CN100399793C - 用于办公设备的安全管理装置及用于办公设备的安全管理方法 - Google Patents

用于办公设备的安全管理装置及用于办公设备的安全管理方法 Download PDF

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Abstract

本发明公开了一种用于办公设备的安全管理装置，以提高办公设备的安全管理的自由度，从而改善办公设备的安全性和可操作性。用于诸如MFP的、具有多种作业功能的办公设备的安全管理装置包括：安全功能设定部，用于对应于每个作业功能设定安全功能；以及安全功能执行部，用于在执行作业时，对应于将要执行的作业，执行由安全功能设定部设定的安全功能。

Description

用于办公设备的安全管理装置及用于办公设备的安全管理方法
技术领域
本发明涉及用于诸如MFP(多功能外围设备)的、具有多种作业功能的办公设备的安全管理装置及安全管理方法。对于本发明而言，办公设备包括复印机、扫描仪、打印机、传真机以及用作图像处理装置的PC。
背景技术
已知具有擦除曾经存储在其中的数据以防止信息泄漏的安全功能的办公设备。例如，已经公开了一种提供视频数据擦除部的技术(例如，参考日本专利申请公开出版物第2004-153516号)，该视频数据擦除部装配有一部件，该部件根据将将被擦除的视频数据作为输出的每个处理模式所需的安全等级，控制将由视频数据擦除部执行的擦除操作的次数，以允许用户任意选择擦除将要擦除的视频数据的次数。
然而，近些年来，办公设备，特别是MFP，被制造为显示复杂的作业功能，因此如果其具有简单擦除数据的安全功能，就将不再令人满意。另一方面，办公设备的部分用户对使用这种安全功能的需求可以根据所述的作业功能有较大变化，并因用户的不同以及作业的不同而有较大变化，所以必须满足不同的需求。另外，在需要改善和扩充这样的安全功能的同时，还要求减少合适作业处理速度的降低。
发明内容
因此，鉴于上文指出的问题，本发明的目的在于提供一种用于办公设备的安全管理装置，以提高办公设备的安全管理的自由度，从而改善办公设备的安全性和可操作性。
在本发明的一个方面，通过提供一种用于具有多种作业功能(feature)的办公设备的安全管理装置来实现上述目的，该装置包括：安全功能设定部，用于对应于每个作业功能设定安全功能，对应于每个作业功能的所述安全功能作为表被设定用于多个用户中的每个用户；以及安全功能执行部，用于对应于将要执行的作业，在作业执行时，执行由安全功能设定部设定的安全功能。
在本发明的另一方面，提供了一种用于管理具有多种作业功能的办公设备的安全的安全管理方法，该方法包括：安全功能设定步骤，用于对应于每个作业功能设定安全功能，对应于每个作业功能的安全功能作为表被设定用于多个用户中的每个用户；以及安全功能执行步骤，用于对应于将要执行的作业，在作业执行时，执行在安全功能设定步骤中设定的安全功能。
如上文中详细限定的，根据本发明，提供了用于办公设备的安全管理装置、安全管理方法以及安全管理程序，以提高办公设备的安全管理的自由度，从而改善办公设备的安全性和可操作性。
附图说明
图1是应用本发明的实施例的图像形成装置(MFP)的示意性框图，示出其结构。
图2是图1的图像形成装置的硬盘的示意图，示出其结构。
图3是为每个作业功能设定安全功能的操作(每个作业功能的安全功能设定操作)的流程图。
图4是用于为每个作业功能设定安全功能的安全功能设定图像的示意图。
图5是用于为用户管理安全功能的表。
图6是用于为用户管理特殊安全功能的表。
图7是为每个作业设定安全功能的操作(每个作业的安全功能设定操作)的流程图。
图8是当为每个作业设定安全功能时，将在显示面板上显示的安全功能设定图像的示意图。
图9是用于管理作业的表。
图10是在PC显示屏幕上的打印机驱动器的UI图像的示意图。
图11是执行作为作业功能的复印功能的操作的流程图。
图12是文件写入程序的流程图。
图13是文件读取程序的流程图。
图14是文件删除程序的流程图。
具体实施方式
现在，将参照示出本发明的优选实施例的附图，更加详细地描述本发明。
图1是应用本发明的实施例的图像形成装置(MFP)的示意性框图，示出其结构；以及图2是图1的图像形成装置的硬盘驱动器(HDD)的示意图，示出其结构。
应用本发明的实施例的图像形成装置包括：扫描仪1、打印机2、操作/显示面板3、HDD4、CPU5和存储器6以及加密/解密部7，如果有必要，加密/解密部7用于将将要存储到HDD4中的数据加密并当读出时将其解密。
HDD4的存储区被划分为S1到Sn的多个分区，以与多种安全功能(例如，加密、擦除等)相对应，这在以下将更详细地描述。已经由CPU5和以下将更详细描述的程序为对应安全功能处理的数据被存储在HDD4的一个分区中，并被从该分区中读出。CPU5以及以下将更详细描述的程序形成本发明的存储数据管理部。通过将为安全功能而处理的数据存储在对应分区中的配置，可以提高数据处理速度。
(为每个作业功能设定安全功能)
现在，将首先参照用于实施例的图3的流程图来描述为每个作业功能设定安全功能的操作。
首先，当用户设定按扭被按下以设定用户(S1，Y)以及安全功能设定按扭被按下以设定安全功能(S2，Y)时，在步骤S3中显示如图4所示的安全功能设定图像。
参照图4，包括“重写”、“加密”等的多种安全功能被显示在安全功能设定区域中，以对应于包括“复印”、“打印”、“文件”、“地址簿”等多种作业功能。当用户按下区域中他(她)想要的一个按钮时，他(她)为作业功能选择了相应安全功能，以及当用户按下“OK”按钮时，他(她)设定了使用所选择的安全功能。如果用户不想要任何安全功能，则他(她)选择相应的“关闭”字段并按下“OK”按钮。
当“OK”按钮被按下时，在步骤S4中，CPU5识别出安全功能被指定(S4，Y)，并将所指定的安全功能寄存在存储器中(S5)。然后，当用户选择作业功能时，CPU5实现为该作业功能而选择的安全功能，同时执行对于该作业功能的处理。
图5和图6是用于管理安全功能的管理表。更具体地，图5是用于为用户管理安全功能的表，以及图6是用于管理图5中所示的特定安全功能的表。因此，在该实施例中，安全功能被设定用于用户和作业功能的每种组合，并被管理。
在上述配置中，对本发明而言，步骤S1到S5是用于为作业功能设定安全功能的安全功能设定部的操作。更具体地，对本发明而言，步骤S1是用户登记部(或步骤)的操作，以及步骤S3和S4是安全功能选择步骤，而步骤S5是管理步骤。
(为每个作业设定安全功能)
现在，将参照图7的流程图描述必要时每当执行作业时(作业对应安全功能设定操作)设定安全功能的操作，作为另一种操作模式。
首先，当按下排列在如图8所示的显示面板上的诸如“复印”、“传真”、“扫描”等多种作业功能指定按扭中的作业功能指定按扭时(S11，Y)，在步骤S12中确定安全功能设定按扭是否被按下。例如，如果将“复印”选择为作业功能，则与复印功能相关的图像被显示为如图8的(a)所示，并确定“安全”按钮是否被按下。
如果确定安全功能设定按扭被按下(S12，Y)，则显示如图8的(b)所示的安全功能设定图像(S13)。安全功能设定图像显示了可用安全功能的类型，并且假设可用安全功能中的一种被选择(S14，Y)，则寄存所选择的安全功能(S15)并且为作业执行所选择的安全功能。图9示出用于管理所寄存的作业的表。换言之，对应于各个作业的安全功能被登记在表上。
虽然图8示出了选择“复制”的情况，但是如果选择“打印”，则可以在如图10所示的PC上显示的关于打印机驱动器的UI图像上设定安全功能。在这种情况下，可以设定诸如加密打印数据的安全功能，用于在打印操作后存储和擦除数据。
可以不依赖于如图3所示的、为每个作业功能设定的安全功能，独立地设定作业对应安全功能设定功能。如果两个功能彼此不同，则优选地给安全功能优先权。在实现本发明的这种模式中，可以转换或取消用户在一个作业接着一个作业的基础上对应于作业功能设定的安全功能。没有完成用户设定的用户也可以在不经过图3的处理的情况下使用安全功能。
在上面的描述中，对于本发明而言，步骤S11到S14是作业对应安全功能设定部和安全功能选择步骤的操作，并且对于本发明而言，步骤S15是管理步骤。
为了擦除数据，可以通过使用随机数数据生成功能，用随机数数据重写将要擦除的数据，来快速地擦除数据，并根据重写的次数提高擦除的确定性。在该实施例中，为了擦除数据，还可以将重写的次数设定为安全功能。
现在，将通过执行用于复印功能的作业应用的实例，在下文中描述如何执行以上述方式设定的安全功能，以及如何形成本发明的安全功能执行部或作业对应安全功能执行部。
图11是执行作为作业功能的复印功能的操作的流程图。首先，当启动键被按下时(S21，Y)，CPU5检测原稿的尺寸(S22)并确保对应于原稿尺寸的存储区(S23)。然后，CPU5打开文件(S24)。随后，其通过扫描原稿台上的原稿获得视频数据并将所获得的视频数据放到存储器中(S25)。然后，其压缩存储器中的视频数据(S26)并通过下文将更详细描述的文件写入程序来调用文件系统，以将压缩数据写到文件上(S27)。然后，其将页数增加一(S28)并返回到启动键。
当结束键被按下时(S21，N)、(S29，Y)，CPU5通过以下更详细描述的文件读出程序将文件读出(S30)。然后，将压缩数据扩展(expend)并展开(unfold)到存储器上(S31)。然后，其将数据传输到打印机(S32)并将页数减一(S33)。然后，重复步骤S30到S33，直到页数变成等于零(S34，Y)，并通过下文中将更详细描述的文件删除程序删除文件(S35)。
现在，以下将参照图12描述步骤S27中使用的文件写入程序。首先，CPU5确定HDD中的、将用于写入数据的分区(S271)。可以基于如图5和图6中所示的安全功能管理表或图9中所示的表中的作业ID，通过确定安全功能来确定分区。
如果所确定的分区是加密指定分区(S272，Y)，则CPU5通过加密/解密部的加密部将文件加密(S273)并将文件写入该分区。另一方面，如果所确定的分区不是加密指定分区(S272，N)，则CPU5不对文件加密并将未加密的文件写入该分区(S274)，然后结束该程序的处理。
现在，以下将参照图13描述步骤S30中使用的文件读出程序。首先，CPU5从作业ID获取作业功能、用户以及安全等级(安全功能)(S301)。然后，CPU5确定该安全功能是否是加密的安全功能(S302)，并且，如果其是加密的安全功能(S302，Y)，则将文件读出(S303)并通过加密/解密部的解密部将文件解密(S304)，以结束该处理。另一方面，如果安全功能不是加密的安全功能(S302，N)，则CPU5将文件读出而无须任何解密(S305)并结束该处理。
现在，将参照图14描述步骤S35中使用的文件删除程序。首先，CPU5确定与该处理相关的分区(或作业)(S351)。然后，如果该分区是有关加密的分区(加密指定分区)(S352，Y)，则CPU5使加密部操作(S353)。然后，如果擦除(重写/擦除)被指定为安全功能(S354，Y)，则CPU5调用用于重写的删除功能并重写以擦除数据(S355)。另一方面，如果重写/擦除没有被指定为安全功能(S354，N)，则CPU调用删除功能并擦除数据(S356)。
在图12到14中示出的用于上述操作的程序中，步骤S272、步骤S302以及步骤S352和S354形成本发明的安全功能确定步骤，而步骤S273、步骤S304以及步骤S353和S355形成本发明的安全功能执行部或作业对应安全功能执行部(步骤)。
在该实施例中，虽然用于在装置内部执行本发明的功能可以预先存储在存储器中，可选地，类似的功能可以从网络下载到装置或者从存储有类似功能的记录介质中安装到装置。对于本发明而言，可以使用的记录介质包括能够存储程序的CD-ROM，只要装置可以读出用于这样的存储介质的程序。仍然可选地，可以通过预先安装或下载获取的功能，可以通过与装置内部的操作系统(OS)协作来实现。
以上所述仅为本发明的优选实施例而已，并不用于限制本发明，对于本领域的技术人员而言，本发明可以有各种更改和变化。凡在本发明的精神和原则之内，所作的任何修改、等同替换、改进等，均应包含在本发明的保护范围之内。

Claims (9)

1.一种用于具有多种作业功能的办公设备的安全管理装置，所述装置包括：
安全功能设定部，用于对应于每种作业功能设定安全功能，对应于每个作业功能的所述安全功能作为表被设定用于多个用户中的每个用户；以及
安全功能执行部，用于对应于将要执行的作业，在作业执行时，执行由所述安全功能设定部设定的所述安全功能。
2.根据权利要求1所述的装置，进一步包括：
用户登记部，用于登记用户；
所述安全功能设定部适于对应于由所述用户登记部登记的所述用户以及所述作业功能，设定安全功能；
所述安全功能执行部适于对应于与执行所述作业相关的用户和所述作业，执行由所述安全功能设定部设定的所述安全功能。
3.根据权利要求1所述的装置，其中
所述安全功能设定部具有作业对应安全功能设定部，所述作业对应安全功能设定部用于在执行所述作业之前，设定所提供的多种安全功能中的期望安全功能，以对应于所述作业；以及
所述安全功能执行部具有作业对应安全功能执行部，所述作业对应安全功能执行部用于在执行所述作业时，执行由所述作业对应安全功能设定部设定的所述安全功能。
4.根据权利要求1所述的装置，进一步包括：
存储数据管理部，用于为每个所述安全功能划分用于存储执行所述作业时处理的数据的非易失性存储器的存储区，并存储所述数据。
5.根据权利要求1所述的装置，其中
所述安全功能包括重写数据以将数据擦除的擦除功能。
6.根据权利要求1所述的装置，其中
所述安全功能包括加密数据的加密功能。
7.一种用于管理具有多种作业功能的办公设备的安全的安全管理方法，所述方法包括：
安全功能设定步骤，用于对应于每个作业功能设定安全功能，对应于每个作业功能的所述安全功能作为表被设定用于多个用户中的每个用户；以及
安全功能执行步骤，用于对应于将要执行的所述作业，在作业执行时，执行在所述安全功能设定步骤中设定的所述安全功能。
8.根据权利要求7所述的方法，进一步包括：
用户登记步骤，用于登记用户；
所述安全功能设定步骤适于对应于由所述用户登记部登记的用户以及所述作业功能设定安全功能，对应于每个作业功能的所述安全功能作为表被设定用于多个用户中的每个用户；
所述安全功能执行步骤适于对应于与所述作业的执行相关的用户和所述作业，执行在所述安全功能设定步骤中设定的所述安全功能。
9.根据权利要求7所述的方法，其中
所述安全功能设定步骤包括作业对应安全功能设定步骤，用于在执行所述作业之前，设定所提供的多种安全功能中的期望安全功能，以对应于所述作业；以及
所述安全功能执行步骤包括作业对应安全功能执行步骤，用于在执行所述作业时，执行在所述作业对应安全功能设定步骤中设定的所述安全功能。
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