WO2012020916A1 - 결의서를 이용한 자동 분개방법 - Google Patents

결의서를 이용한 자동 분개방법 Download PDF

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WO2012020916A1
WO2012020916A1 PCT/KR2011/004475 KR2011004475W WO2012020916A1 WO 2012020916 A1 WO2012020916 A1 WO 2012020916A1 KR 2011004475 W KR2011004475 W KR 2011004475W WO 2012020916 A1 WO2012020916 A1 WO 2012020916A1
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resolution
accounting
credit
payment
user terminal
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PCT/KR2011/004475
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English (en)
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Inventor
심우천
Original Assignee
Sim Woochen
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    • G06Q30/00—Commerce
    • G06Q30/06—Buying, selling or leasing transactions
    • G—PHYSICS
    • G06—COMPUTING; CALCULATING OR COUNTING
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    • G06Q20/00—Payment architectures, schemes or protocols
    • G06Q20/08—Payment architectures
    • G06Q20/20—Point-of-sale [POS] network systems
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    • G—PHYSICS
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    • G06Q20/08—Payment architectures
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    • G06Q20/209—Specified transaction journal output feature, e.g. printed receipt or voice output

Definitions

  • the present invention relates to an automatic journal method using a resolution, and more particularly, categorizes the resolution according to the type of transaction requiring accounting into debit / credit and pre-divides the information required for accounting processing and automatically settles the payment. And at the same time as the journal entry, reflecting the information on the completed resolution of the journal entry in the relevant management ledger to be reused as the input data when the resolution is created in the future, even the general public without expert knowledge of accounting can be easily and quickly performed without errors It relates to an automatic journal entry method using a resolution that enables it.
  • the tax / accounting office performs bookkeeping to organize and classify transactions according to the corresponding accounting method when transactions related to accounting occur in each company.
  • the accountant determines whether the transaction type is a cash transaction or an alternative transaction, and if it is a cash transaction, enters it into the relevant tax / accounting program by depositing or withdrawing it.
  • the document is prepared by journalizing the transaction into debit and credit.
  • journal entry debits the account subjects and amounts if the nature of the transaction is an increase in assets and expenses, a decrease in liabilities or capital, and the accounts and amounts are credited if the assets and expenses are reduced, an increase in debt or capital.
  • the present invention is to solve the above problems, the purpose of which is when the transaction occurs in the accounting processing, the debit and credit according to the transaction type is not classified by the person in charge separately, and is categorized as debit / credit
  • the resolution of the completed resolution of the journal entry can be stored in the relevant management ledger, and then a resolution that can be reused as input data for future resolutions. It is to provide an automatic journaling method.
  • the accounting service providing server 200 accessing the user terminal 100 to the corresponding homepage according to the input of the ID and password (S510) ); (B) the accounting service providing server 200 receiving a selection signal for the resolution from the user terminal 100 (S520); (C) the accounting service providing server 200 determines whether the selection of the resolution from the user terminal 100 is a resolution that is categorized as car / credit or whether the resolution is not categorized as car / credit (S530).
  • step (C) (S540); And (E) when the accounting service providing server 200 receives the approval request signal for payment from the user terminal 100, inserts a sign image corresponding to the ID and password of the user terminal 100 into the payment field. Performing the payment and determining the journal entry by debit and credit (S550).
  • step (F) in the case of selection of a resolution not categorized as difference / credit as a result of the determination in step (C), it is determined whether it is a general slip or general import / expenditure resolution (S535). If the selection of the import / expenditure resolution further comprises the step (S539) of scanning and uploading a receipt for the transaction associated with the transaction to return to step (B) for the accounting process.
  • step (G) at the same time as the step (E), it is determined whether the payment type of the step (D) is an item reflected in the monthly balance related account or an item reflected in the management ledger (S560), In the case of the item reflected in the monthly balance related account, after the temporary data is stored in the matching DB 350 through the step (E), the journal is collected and journalized on a monthly basis without accounting every time (S570). It further includes.
  • step (H) when the determination result of step (G) indicates that the payment type of step (D) is reflected in the management ledger, the data journalized through step (E) is temporarily stored in the matching DB 350. After storing, it is preferable to further include the step (S575) to be returned to the step (B) to be reused when using a later resolution.
  • the tax invoice or transaction statement can be output for the resolution of the journal entry completed by debit and credit, and reflected in the ledger, and the resolution of the journal entry can be retrieved through the resolution search menu. It is preferable to further include (S580).
  • the accounting service providing server 200 receives a signature image corresponding to the ID and password of the user terminal 100 and stores it in the user DB 310.
  • step (D) among the basic items required for the accounting process, items that are automatically calculated, such as the supply value, the VAT, and the total amount, are preferably displayed in a separate color.
  • the automatic journal method using the resolution according to the present invention after the categorization of the resolution according to the transaction type that requires accounting treatment into debit / credit, the settlement and journal entry are automatically performed when information necessary for accounting processing is input and approved. At the same time, by reflecting the information of the completed journal entry resolution to the relevant management ledger to be reused as input data in the subsequent resolution writing, even the general public without expert knowledge of the accounting can be easily and quickly performed without errors.
  • FIG. 1 is a view showing a system applied to the automatic journal method using a resolution according to the present invention.
  • FIG. 2 is a view showing in detail the configuration of FIG.
  • FIG. 3 is a diagram illustrating an example of a menu included in a resolution DB
  • FIG. 4 is a diagram illustrating an example of a resolution search menu
  • 5 is a view showing an example of a general vote decision menu.
  • Fig. 6 is a diagram showing an example of a general income / expenditure letter of advice menu
  • FIG. 7 is a diagram illustrating an example of a monthly sales account menu.
  • FIG. 8 is a diagram illustrating an example of a monthly total purchase account menu
  • FIG. 9 is a view showing an example of a resolution on an import transaction menu.
  • FIG. 10 shows an example of a resolution on a spending transaction menu.
  • 11 is a view showing an example of a resolution on an asset increase and decrease transaction menu.
  • FIG. 12 is a view showing an example of a resolution on a debt increase / decrease transaction menu.
  • FIG. 13 is a view showing an example of a menu included in the management ledger DB.
  • FIG. 14 is a diagram showing an example of a matching relationship between respective resolution menus.
  • 15 is a diagram showing an example of a matching relationship between each resolution menu and a management account book.
  • 16 is a flow chart showing an automatic journal method using a resolution in accordance with the present invention.
  • FIG 17 illustrates an example of basic item input.
  • 18 is a diagram illustrating an example of a screen on which automatic payment and journal entry are made.
  • 19 is a diagram illustrating an example in which data of a resolution is reflected in a monthly account related account.
  • 20 is a diagram illustrating an example in which data of a resolution is reflected in a management account book and reused.
  • FIG. 1 is a view showing a system applied to the automatic journal method using a resolution according to the present invention
  • Figure 2 is a view showing the configuration of FIG.
  • 3 to 15 are diagrams showing examples of a menu applied to the present invention.
  • the system applied to the present invention includes a user terminal 100, an internet network 150, an accounting service providing server 200, and a DB server 300.
  • the user terminal 100 is a means for utilizing various menus related to the accounting processing provided from the accounting service providing server 200, and for exchanging information with the accounting service providing server 200 through the Internet network 150.
  • the interface unit 101 an input unit 103 for inputting a keyword, ID and password for confirming various information related to accounting processing from the user, and a sign image signed by the user, and the accounting service providing server
  • An output unit 105 for displaying various information related to the accounting processing provided from 200, for example, a resolution and a management ledger menu, and outputting a result thereof, and operational information for operating the user terminal 100;
  • a storage unit 107 in which various software and the like are stored, and a control unit 109 for controlling the functions of the units 101, 103, 105, and 107.
  • the interface unit 101 supports a plurality of communication protocols required for data transmission and reception between the user terminal 100 and the accounting service providing server 200 and performs packet conversion between IP packets and Ethernet packets.
  • the input unit 103 may include a keyboard, a mouse, a scanner, and the like
  • the output unit 105 may include a printer and the like.
  • the internet network 150 includes a wireless network such as a TCP / IP protocol that can be connected by wire through various devices capable of computing and a WAP protocol that can be wirelessly connected.
  • a wireless network such as a TCP / IP protocol that can be connected by wire through various devices capable of computing and a WAP protocol that can be wirelessly connected.
  • the accounting service providing server 200 is a means for providing automatic journal information according to the resolution in accordance with the request of the user terminal 100, the information with the user terminal 100 through the Internet network 150
  • a storage unit 207 and each of the unit 201, 203, 205 and 207 is stored in the program unit 205, the operation information for operating the accounting service providing server 200, and various accounting-related calculations, etc. are programmed and stored.
  • Control unit 209 for controlling the function of providing the accounting-related information, that is, automatic journal information according to the resolution to the user terminal 100.
  • the user terminal 100 and the accounting service providing server 200 is a computer device that can communicate, has an Internet browser that can display web content, and includes a personal computer such as a desktop computer, a laptop, and the like. It is recommended to include at least a Windows98 operating system, a pentium-class CPU, and 64Mb of memory.
  • the user terminal 100 has been described as the above-described computer device, as long as it can utilize various accounting-related information provided from the accounting service providing server 200, a mobile phone capable of wireless Internet communication, a PDA (Personal) Digital Assistant) and IMT-2000.
  • a mobile phone capable of wireless Internet communication
  • PDA Personal Digital Assistant
  • IMT-2000 IMT-2000
  • the DB server 300 is a database that stores the accounting processing related information, such as resolutions and management ledger through the accounting service providing server 200, the user DB (310), company DB (320), resolution DB 330, the management ledger DB 340, matching DB 350, payment DB 360, journal entry DB 370 and attachment DB 380.
  • the accounting processing related information such as resolutions and management ledger through the accounting service providing server 200, the user DB (310), company DB (320), resolution DB 330, the management ledger DB 340, matching DB 350, payment DB 360, journal entry DB 370 and attachment DB 380.
  • the user DB 310 is a personal information, such as the name and social security number of the accountant using the user terminal 100, department, job title, ID and password, and signed by the accountant corresponding to the ID and password by hand Stores user information such as sign images.
  • Company DB 320 stores the company information, such as company name, registration number, business status and industry requesting an automatic journal through the resolution.
  • Resolution DB (330) is a database that categorizes the transaction type into a general resolution, debit / credit in advance, categorized as shown in Figure 3, resolution search, general slip resolution, general income / expenditure resolution, monthly sales account, It consists of monthly purchase account, import transaction, expenditure transaction, asset increase transaction, debt and capital increase transaction menu.
  • the resolution search menu is a general slip resolution and general import / expenditure resolution, which are general resolutions, and import transactions, expenditure transactions, asset increase transactions, and liabilities that are categorized into debits and credits in advance.
  • the general slip decision menu is a menu in which the accountant of the user terminal 100 directly enters a debit and credit.
  • the general income / expenditure resolution menu is a menu that allows a general user having difficulty in writing a resolution to scan and upload a proof receipt related to a transaction, and then an accountant in charge of accounting.
  • the monthly sales account menu is collected and temporarily stored in a monthly unit, and then the accounting processing is performed.
  • the transaction data is temporarily stored and reflected by selecting the payment type as the monthly payment of accounts receivable from the goods release resolution, the product release resolution, the daily sales resolution, the service sales resolution, and the reversion of sales.
  • the monthly purchase account menu is collected and stored in a monthly unit and temporarily stored in the same account.
  • the transaction data is temporarily stored and reflected by selecting the payment type as the monthly payment account in the goods receipt resolution, raw materials, etc. and purchase repayment resolution of the expenditure transaction menu described below.
  • the import transaction menu is a set that categorizes and separates the action of generating profits from business activities, that is, accounting for credit accounting.
  • Delivery Resolution Gas Station Dispenser Resolution, Gas Station Home Loyalty Resolution, Product Release Resolution, Non-Inventory_Product Release Resolution, Domestic Local Export Resolution, US-Inventory Local Export Resolution, US-Overseas Export Resolution, US-Inventory Overseas Export Resolution Sales resolutions, service sales resolutions, contracts for ready-made subcontracts, sales contracts, sales agreements, cancellation agreements, lease import resolutions, discounts for sales discounts and sales incentives, unstocked sales receipts, sales return resolutions, non-sales revenue determinations, It consists of resolutions such as foreign currency import resolution, card sales resolution, bank interest income resolution and monthly sales resolution.
  • the expenditure transaction menu is a high set categorized by categorizing resolutions for accounting for debit accounting, that is, incurring expenses through business activities of a company, as shown in FIG. 10. Receipt Resolution, Product Receipt Resolution, Non-Stock _ Product Receipt Resolution, Raw Material Receipt Resolution (Other), Unstocked Receipt Resolution, etc.
  • the asset increase and decrease transaction menu is a set of resolutions for processing transactions in which the assets of the company increase or decrease regardless of the profit or expense of the company.
  • FIG. Savings cancellation agreement foreign currency deposit payment resolution, foreign currency deposit withdrawal resolution, foreign currency deposit withdrawal resolution, securities acquisition resolution, securities (interest / dividend) income resolutions, securities disposal resolution, foreign debt collection resolutions, foreign currency bonds NEGO resolutions, Receipt of Endorsement of Acceptance Bill, Receipt of Receiving Bills and Discounts, Receipt of Receipt of Bills, Resolution of Payment of Payment of Payment, Resolution of Payment of Payment of Payment, Resolution of Payment of Payment of Payment of Evangelism, Resolution of Payment of Payment of Land, Resolution of Land (Paper) Acquisition Acquisition Resolution, Fixed Asset Disposal / Disposal Resolution, Asset Under Construction Acquisition, Asset Substitution Under Construction, Other Asset Growth Resolution, Others Resolutions such as collection resolutions, card sales collections resolutions, monthly sales claim collections, loan payments resolutions, loan collections resolutions, amendments to amendment of tax invoice
  • Debt-increasing transaction menu is a set of resolutions for dealing with transactions in which corporate debt increases or decreases regardless of the company's profits or expenses.
  • FIG. Resolution Bill Check Resolution, Purchase Debt Payment Resolution, Unpaid Card Payment Resolution, Purchase Money Repayment Resolution, Purchase Money Repayment Resolution, Borrowing Money Loan Resolution, Company Bond Issuance Resolution, Company Bond Repayment Resolution, Finance Leasing Payment Repayment Resolution ,
  • foreign currency borrowing resolution foreign currency borrowing repayment resolution, other debt incidence resolution, other debt repayment resolution, capital investment resolution, voluntary loan payment resolution, unpaid payment resolution, lease agreement resolution, lease increase / reduction resolution, lease termination resolution It is composed.
  • the management ledger DB 340 is a database that is categorized in the above-described resolution DB 330 and stored on the previously divided resolutions to store the determined information, and then retrieved in the subsequent resolution to be reused as input data.
  • foreign currency deposit management account book, foreign currency debt, bond management account book, paper bill management account book, securities management book, unmanaged goods management book, land management book, fixed asset management book, asset management book under construction Credit card usage management account book, financial institution borrowing book management book, financial lease payment book management book, bill check book management book, card sales affiliate management book manager, monthly sales claim book manager, subcontract construction manager book It consists of a menu, a rental site manager and a shareholder list manager.
  • Matching DB 350 is a database for matching the sign corresponding to the ID and password of the user, each menu of the resolution DB (330), and the menu of the resolution DB (330) and the menu of the management account (DB) As shown in FIG. 14, information on a product release resolution, a product release resolution, a daily sales resolution, a service sales resolution, and a sales return resolution of the import transaction menu of the resolution DB 330 are displayed in the monthly sales account menu. Information on the Goods Receipt Resolutions, Raw Material Remittance Resolutions, and Purchase Refunds Resolutions of the Spending Transactions Menu will be reflected in the Monthly Purchase Account Menu. In addition, as shown in FIG.
  • the determined data is stored in the management ledger DB ( 340) is reflected in the received bill management account, and can be reused later in the Bill of Acceptance Bill of the asset increase transaction menu.
  • the payment DB 360 is a database that stores payment details for each resolution corresponding to an import transaction, expenditure transaction, asset increase transaction, debt and capital increase transaction menu, and includes a tax invoice, a statement, a credit card, a cash receipt, and other receipts. Receipt types such as, taxable and tax-exempt types, and monthly payments, cash collections, accounts receivables, deposits, drafts, etc.
  • Journal DB 370 is a database that stores the journal entry according to the debit / credit of each resolution corresponding to the import transaction, expenditure transaction, asset increase transaction, debt and capital increase transaction menu.
  • Attachment DB 380 includes attachments such as various receipts uploaded as evidence in resolutions, general slips, and general import / expenditures corresponding to menus for import transactions, expenditure transactions, asset increase transactions, debt and capital increase transactions. Database to store.
  • FIG. 16 is a flowchart illustrating an automatic journaling method using a resolution according to the present invention
  • FIGS. 17 to 20 are diagrams showing examples of menus utilized in the present invention.
  • the user terminal 100 accesses a resolution providing homepage provided from the accounting service providing server 200 through the Internet network 150 by inputting an ID and password (S510).
  • the user terminal 100 receives user information such as a sign image corresponding to the user's ID and password, and the input user information is stored in the user DB 310 of the accounting service providing server 200.
  • the user terminal 100 selects a resolution required for accounting processing from a resolution menu provided through the resolution DB 330 of the accounting service providing server 200 (S520).
  • the accounting service providing server 200 is a menu of any of the resolutions that the selection of the resolutions from the user terminal 100 is categorized as the difference / credit, that is, import transaction, expenditure transaction, asset increase transaction, debt and capital increase transaction. It is determined whether or not the resolution corresponding to the resolution, the resolution that is not categorized as difference / credit, that is, the general slip and general import / expenditure (S530).
  • step S530 when the accounting service providing server 200 selects a resolution that is not categorized as a difference / credit, it is determined whether it is a general slip or general import / expenditure (S535). If the resolution is selected, as shown in FIG. 5, the user of the user terminal 100 directly divides the debit and credit to perform a journal entry after input (S537), and if the general income / expenditure resolution is selected, illustrated in FIG. 6. As described above, after scanning the proof receipt related to the transaction and uploading it to the accounting service providing service 200, the process returns to step S520 to allow the accounting agent to act on accounting (S539).
  • the accounting service providing server 200 is a resolution that is categorized as a car / credit, that is, the selection of any one of the menu, such as import transaction, expenditure transaction, asset increase transaction, debt and capital increase transaction
  • step S540 basic items such as receipt type, VAT type and payment type necessary for accounting are received.
  • step S540 the selection of the product release resolution of the import transaction menu among the resolutions categorized as the difference / credit of step S540 will be described in detail as follows.
  • items that the user of the user terminal 100 needs to directly input such as a payment date, a delivery date, a customer name, an item name, a quantity, and a unit price, which are required input items, are displayed in yellow, It is preferable to display items calculated automatically such as VAT and total amount in light green color to facilitate user input.
  • the shipment details are determined by adding a row, for example, one of the monthly accounts receivables, cash collection, the accounts receivables, deposits, notes received and others. By selecting the payment type, payment details are confirmed.
  • step S540 after the user terminal 100 inputs and confirms the basic item, and selects "save" to request approval for payment, the accounting service providing server 200 is shown in FIG.
  • the user inserts a sign image corresponding to the ID and password of the user terminal 100 into the payment field of the person in charge and performs payment at the same time, and the journal entry is determined by debit and credit (S550).
  • the accounting service providing server 200 is whether the payment type of step S540 is a monthly account payment item reflected in the monthly account related accounts, cash collection, credit account account, deposit payment items reflected in the basic resolution, management account book It is determined whether one of the received bill items reflected in (S560).
  • step S560 if the payment type of step S540 is an example of monthly payment of accounts receivable, which is an example of the payment type reflected in the monthly sales account shown in FIG. 7, the matching DB (350) is performed. After temporary storage, the journal entry is determined on a monthly basis without accounting every time. If the payment type of step S540 is a monthly total payment account reflected in the monthly purchase account shown in FIG. 8, step S550. After temporarily storing the journalized data through the matching DB 350, the journal entry is determined by collecting monthly journals without accounting each time (S570).
  • step S570 an example of selecting the monthly external sales revenue in the payment details of the resolution is reflected in the monthly sales account as follows.
  • journalized data is temporarily stored in the matching DB 350.
  • journal entry contents of a specific trading partner temporarily stored in the matching DB 350 and journalized as monthly total sales are displayed. Searching for a specific account through the monthly statement enables the user to output a tax invoice or statement of transaction after journal entry processing.
  • the matching DB 350 reflects the information on the product release resolution, product release resolution, daily sales resolution, service sales resolution, sales repayment resolution, and sales reversal resolution of the import transaction menu stored in the resolution DB 330 in the monthly sales account menu.
  • the information on the goods receipt resolution, raw materials, etc., and the purchase and return resolution of the expenditure transaction menu are matched to be reflected in the monthly purchase account menu.
  • step S560 if the payment type of step S540 is an example of the payment type reflected in the management book shown in FIGS. 13 and 15, the data classified through the step S550 is converted into the matching DB ( After the temporary storage in 350, the process returns to step S520 to be reused when using a later resolution (S575).
  • step S575 an example that is selected in the bill of payment of the resolution to be reflected in the management ledger will be described as follows.
  • journalized data is temporarily stored in the matching DB (350).
  • the tax invoice or transaction statement can be printed on the final settlement, the debit and credit, and reflected on the ledger, and the resolution on the journal can be searched through the search of the journal. (S580).
  • the automatic journaling method using the resolution according to the present invention can be embodied as computer readable codes on a computer readable recording medium.
  • the computer-readable recording medium includes all kinds of recording devices in which data that can be read by a computer system is stored.
  • Examples of the computer-readable recording medium include ROM, RAM, CD-ROM, magnetic tape, floppy disk, optical data storage device, and the like, and may also be implemented in the form of a carrier wave such as transmission over the Internet. .
  • the computer readable recording medium can also be distributed over network coupled computer systems so that the computer readable code is stored and executed in a distributed fashion.

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Abstract

본 발명은 차변과 대변으로 범주화되어 미리 구분된 결의서를 이용한 자동 분개방법에 관한 것으로, (A) 회계서비스 제공서버가 ID 및 패스워드 입력에 따라 사용자 단말기를 해당 홈페이지에 접속시키는 단계; (B) 회계서비스 제공서버가 결의서에 대한 선택신호를 사용자 단말기로부터 수신하는 단계; (C) 회계서비스 제공서버가 사용자 단말기로부터의 결의서 선택이 차/대변으로 범주화되어 있는 결의서인지, 차/대변으로 범주화되어 있지 않은 결의서인지의 여부를 판단하는 단계; (D) 상기 (C) 단계의 판단 결과, 차/대변으로 범주화되어 있는 결의서의 선택인 경우에는 회계처리에 필요한 영수증유형, 부가세유형 및 결제유형과 같은 기본항목을 입력받는 단계; 및 (E) 회계서비스 제공서버가 사용자 단말기로부터 결제에 대한 승인 요청신호를 수신하면, 상기 사용자 단말기의 ID 및 패스워드에 대응하는 사인 이미지를 결제란에 삽입함과 동시에 결제를 수행하며 차변과 대변으로 분개를 결정하는 단계를 포함하여, 회계에 대한 전문적인 지식이 없는 일반인이라도 쉽고 신속하면서도 오차 없이 회계처리를 수행할 수 있게 한다.

Description

결의서를 이용한 자동 분개방법
본 발명은 결의서를 이용한 자동 분개방법에 관한 것으로, 더욱 상세하게는 회계처리가 필요한 거래유형에 따른 결의서를 차변/대변으로 범주화하여 미리 구분한 후 회계처리에 필요한 정보가 입력 및 승인되면 자동으로 결제 및 분개를 수행함과 동시에, 상기 분개 완료된 결의서의 정보를 관련 관리대장에 반영하여 추후 결의서 작성시 입력 데이터로 재사용하게 함으로써, 회계에 대한 전문적인 지식이 없는 일반인이라도 쉽고 신속하면서도 오차 없이 회계처리를 수행할 수 있게 하는 결의서를 이용한 자동 분개방법에 관한 것이다.
일반적으로, 세무/회계사무소에서는 각각의 기업에서 회계처리와 관련된 거래가 발생되면, 해당하는 회계처리 방식에 따라 거래를 체계화하여 분류하는 부기 작업을 수행한다.
이러한 부기 작업으로서, 종래에는 책자로 만들어진 장부에 각종 거래에 대한 기록을 부기하는 방법을 주로 사용하였다.
또한, 최근에는 세무/회계관련 소프트웨어가 개발됨에 따라 장부 대신 컴퓨터를 이용하여 각종 거래관련 기록을 입력하여 부기하는 방법을 사용하고 있다.
즉, 기업에서 회계처리와 관련된 거래가 발생되면, 회계담당자는 거래유형이 현금거래 또는 대체거래인지를 판단한 후, 현금거래이면 입금 또는 출금으로 구분하여 해당 세무/회계관련 프로그램에 입력하고, 대체거래이면 거래를 차변과 대변으로 구분하여 분개함으로써 전표를 작성한다.
여기서, 상기 분개는 거래의 성격이 자산 및 비용 증가, 부채 또는 자본의 감소이면 계정과목과 금액을 차변으로 분류하고, 자산 및 비용 감소, 부채 또는 자본의 증가이면 계정과목과 금액을 대변으로 분류하는 작업, 즉 거래 내용을 차변과 대변으로 분류하는 행위를 말한다.
한편, 상기 전표 작성시 현금전표는 출금 또는 입금에 상관없이 입력하되, 대체전표는 차변과 대변의 금액일치를 확인하여 입력한다.
즉, 종래의 세무/회계 프로그램에서는 회계담당자가 차변금액과 대변금액을 입력하기 위해 차변/대변에 따른 분개를 미리 판단하는 과정이 반드시 필요하다.
그러나, 상기와 같은 종래의 차변/대변의 분개에 따른 회계처리 방법은, 전문적인 회계지식을 가진 담당자라 하더라도 차변/대변을 판단하는데 시간이 오래 소요되는 문제점이 있다.
또한, 상기와 같은 종래의 차변/대변의 분개에 따른 회계처리 방법을 일반인이 사용시, 회계에 대한 전문적인 지식 없이 거래에 대한 계정과목, 차변/대변을 일일이 분류하여 입력하는 것이 불가능한 문제점이 있다.
따라서, 본 발명은 상기와 같은 문제점을 해결하기 위한 것으로서, 그 목적은 회계처리와 관련된 거래 발생시, 거래유형에 따른 차변과 대변을 담당자가 일일이 구분하여 결의서에 입력하지 않고, 차변/대변으로 범주화되어 미리 구분된 결의서 메뉴에 거래 데이터를 입력하여 자동으로 결제 및 분개를 수행하며, 또한 상기 분개 완료된 결의서의 정보를 관련 관리대장에 저장한 후, 추후 결의서 작성시 입력 데이터로 재사용할 수 있는 결의서를 이용한 자동 분개방법을 제공하는 것이다.
상기의 목적을 달성하기 위한 본 발명에 따른 결의서를 이용한 자동 분개방법은, (A) 회계서비스 제공서버(200)가 ID 및 패스워드 입력에 따라 사용자 단말기(100)를 해당 홈페이지에 접속시키는 단계(S510); (B) 회계서비스 제공서버(200)가 결의서에 대한 선택신호를 사용자 단말기(100)로부터 수신하는 단계(S520); (C) 회계서비스 제공서버(200)가 사용자 단말기(100)로부터의 결의서 선택이 차/대변으로 범주화되어 있는 결의서인지, 차/대변으로 범주화되어 있지 않은 결의서인지의 여부를 판단하는 단계(S530); (D) 상기 (C) 단계의 판단 결과, 차/대변으로 범주화되어 있는 결의서의 선택인 경우에는 회계처리에 필요한 영수증유형, 부가세유형 및 결제유형과 같은 기본항목을 입력받는 단계(S540); 및 (E) 회계서비스 제공서버(200)가 사용자 단말기(100)로부터 결제에 대한 승인 요청신호를 수신하면, 상기 사용자 단말기(100)의 ID 및 패스워드에 대응하는 사인 이미지를 결제란에 삽입함과 동시에 결제를 수행하며 차변과 대변으로 분개를 결정하는 단계(S550)를 포함한다.
바람직하게는, (F) 상기 (C) 단계의 판단 결과, 차/대변으로 범주화되어 있지 않은 결의서의 선택인 경우에는 일반전표결의서 또는 범용수입/지출결의서인지의 여부를 판단(S535)하여, 범용수입/지출결의서의 선택이면 거래와 관련된 증빙 영수증을 스캔하여 업로드한 후 상기 (B) 단계로 리턴하여 회계처리를 대행하게 하는 단계(S539)를 더 포함한다.
더 바람직하게는, (G) 상기 (E) 단계와 동시에, 상기 (D) 단계의 결제유형이 월합계 관련 계정에 반영되는 항목인지 관리대장에 반영되는 항목인지의 여부를 판단(S560)하여, 월합계 관련 계정에 반영되는 항목인 경우에는 상기 (E) 단계를 통해 분개된 데이터를 매칭 DB(350)에 임시 저장한 후, 매번 회계처리를 하지 않고 월 단위로 취합하여 분개하는 단계(S570)를 더 포함한다.
또한, (H) 상기 (G) 단계의 판단 결과, 상기 (D) 단계의 결제유형이 관리대장에 반영되는 항목인 경우에는 상기 (E) 단계를 통해 분개된 데이터를 매칭 DB(350)에 임시 저장한 후, 상기 단계 (B) 단계로 리턴하여 추후 결의서 이용시 재사용되게 하는 단계(S575)를 더 포함하는 것이 바람직하다.
또한, (I) 차변과 대변으로 분개가 완료된 결의서에 대하여 세금계산서 또는 거래명세서를 출력할 수 있게 함과 동시에 회계원장에 반영하며, 결의서 검색 메뉴를 통해 분개가 완료된 결의서를 검색할 수 있게 하는 단계(S580)를 더 포함하는 것이 바람직하다.
또한, 상기 (A) 단계에서, 회계서비스 제공서버(200)가 상기 사용자 단말기(100)의 ID 및 패스워드에 대응하는 서명 이미지를 입력받아 사용자 DB(310)에 저장하는 것이 바람직하다.
또한, 상기 (D) 단계에서, 회계처리에 필요한 기본항목 중, 공급가액, VAT 및 합계금액과 같이 자동으로 계산되는 항목은 별도의 컬러로 표시하는 것이 바람직하다.
본 발명에 따른 결의서를 이용한 자동 분개방법에 따르면, 회계처리가 필요한 거래유형에 따른 결의서를 차변/대변으로 범주화하여 미리 구분한 후 회계처리에 필요한 정보가 입력 및 승인되면 자동으로 결제 및 분개를 수행함과 동시에, 상기 분개 완료된 결의서의 정보를 관련 관리대장에 반영하여 추후 결의서 작성시 입력 데이터로 재사용하게 함으로써, 회계에 대한 전문적인 지식이 없는 일반인이라도 쉽고 신속하면서도 오차 없이 회계처리를 수행할 수 있다.
상기 목적 외에 본 발명의 다른 목적 및 이점들은 첨부한 도면을 참조한 실시 예에 대한 상세한 설명을 통하여 명백하게 드러나게 될 것이다.
도 1은 본 발명에 따른 결의서를 이용한 자동 분개방법에 적용되는 시스템을 나타내는 도면.
도 2는 도 1의 구성을 구체적으로 나타내는 도면.
도 3은 결의서 DB에 포함된 메뉴의 일예를 나타내는 도면.
도 4는 결의서검색 메뉴의 일예를 나타내는 도면.
도 5는 일반전표결의서 메뉴의 일예를 나타내는 도면.
도 6은 범용수입/지출결의서 메뉴의 일예를 나타내는 도면.
도 7은 월합계매출계정 메뉴의 일예를 나타내는 도면.
도 8은 월합계매입계정 메뉴의 일예를 나타내는 도면.
도 9는 수입거래 메뉴에 대한 결의서의 일예를 나타내는 도면.
도 10은 지출거래 메뉴에 대한 결의서의 일예를 나타내는 도면.
도 11은 자산증감거래 메뉴에 대한 결의서의 일예를 나타내는 도면.
도 12는 부채증감거래 메뉴에 대한 결의서의 일예를 나타내는 도면.
도 13은 관리대장 DB에 포함된 메뉴의 일예를 나타내는 도면.
도 14는 각 결의서 메뉴의 매칭관계의 일예를 나타내는 도면.
도 15는 각 결의서 메뉴와 관리대장의 매칭관계의 일예를 나타내는 도면.
도 16은 본 발명에 따른 결의서를 이용한 자동 분개방법을 나타내는 순서도.
도 17은 기본 항목 입력에 대한 일예를 나타내는 도면.
도 18은 자동 결제 및 분개가 이루어진 화면의 일예를 나타내는 도면.
도 19는 결의서의 데이터가 월합계 관련계정에 반영되는 일예를 나타내는 도면.
도 20은 결의서의 데이터가 관리대장에 반영되어 재사용되는 일예를 나타내는 도면.
이하, 첨부한 도면을 참조하여 본 발명에 따른 결의서를 이용한 자동 분개방법을 상세하게 설명하기로 한다.
먼저, 본 발명에 따른 결의서를 이용한 자동 분개방법에 적용되는 시스템을 설명한다.
도 1은 본 발명에 따른 결의서를 이용한 자동 분개방법에 적용되는 시스템을 나타내는 도면이고, 도 2는 도 1의 구성을 구체적으로 나타내는 도면이다.
또한, 도 3 내지 도 15는 본 발명에 적용되는 메뉴의 일예들을 나타내는 도면이다.
도 1 및 도 2에 나타낸 바와 같이, 본 발명에 적용되는 시스템은, 사용자 단말기(100), 인터넷망(150), 회계서비스 제공서버(200) 및 DB 서버(300)를 포함한다.
상기 사용자 단말기(100)는 상기 회계서비스 제공서버(200)로부터 제공되는 회계처리와 관련된 각종 메뉴를 활용하는 수단으로서, 인터넷망(150)을 통해 회계서비스 제공서버(200)와 정보를 교환하기 위한 인터페이스부(101), 사용자로부터 회계처리와 관련된 각종 정보를 확인하기 위한 키워드, ID와 패스워드 및 해당 사용자가 자필 서명한 사인(sign) 이미지 등을 입력하는 입력부(103), 상기 회계서비스 제공서버(200)로부터 제공되는 회계처리와 관련된 각종 정보, 예를 들어 결의서 및 관리대장 메뉴 등을 디스플레이함과 동시에 그 결과물을 출력하는 출력부(105), 상기 사용자 단말기(100)를 운영하기 위한 운영정보와 각종 소프트웨어 등이 저장되어 있는 저장부(107) 및 상기 각 부(101, 103, 105 및 107)의 기능을 제어하는 제어부(109)로 구성된다.
이때, 상기 인터페이스부(101)는 상기 사용자 단말기(100)와 회계서비스 제공서버(200) 간에 데이터 송수신시 요구되는 다수의 통신 프로토콜을 지원함과 동시에 IP 패킷과 이더넷 패킷 상호간의 패킷 변환을 수행한다.
또한, 입력부(103)는 도면에 도시하지는 않았지만 키보드, 마우스 및 스캐너 등을 포함하며, 출력부(105)는 프린터 등을 포함한다.
상기 인터넷망(150)은 컴퓨팅이 가능한 각종 기기를 통하여 유선으로 접속할 수 있는 TCP/IP 프로토콜과 무선으로 접속할 수 있는 WAP 프로토콜 등의 무선 네트워크를 포함한다.
한편, 상기 회계서비스 제공서버(200)는 상기 사용자 단말기(100)의 요청에 따라 결의서에 따른 자동 분개 정보 등을 제공하는 수단으로서, 인터넷망(150)을 통해 상기 사용자 단말기(100)와 정보를 교환하기 위한 인터페이스부(201), 회계서비스 제공서버(200)의 회계처리와 관련된 업데이트 정보를 입력하는 입력부(203), 각종 회계처리 관련정보를 입력할 수 있는 입력화면 및 각종 화면을 디스플레이하는 출력부(205), 상기 회계서비스 제공서버(200)를 운영하기 위한 운영정보 및 각종 회계관련 계산식 등이 프로그램화되어 저장되어 있는 저장부(207) 및 상기 각 부(201, 203, 205 및 207)의 기능을 제어하여 각종 회계 관련정보, 즉 결의서에 따른 자동 분개 정보를 사용자 단말기(100)에 제공하는 제어부(209)로 구성된다.
여기서, 상기 사용자 단말기(100) 및 회계서비스 제공서버(200)는 통신 가능한 컴퓨터 장치로서, 웹 내용을 디스플레이할 수 있는 인터넷 브라우저를 가지고 있고, 데스크 탑 컴퓨터, 노트북 등과 같은 개인용 컴퓨터 등을 포함하며, 최소한 window98 이상의 운영체제, pentium 급 이상의 CPU, 64Mb 이상의 메모리 등을 포함하는 것이 바람직하다.
또한, 상기 사용자 단말기(100)는 상술한 컴퓨터 장치로서 설명하고 있지만, 상기 회계서비스 제공서버(200)로부터 제공되는 각종 회계관련 정보를 활용할 수 있기만 하면, 무선 인터넷 통신이 가능한 이동전화, PDA(Personal Digital Assistant) 및 IMT-2000 등을 포함한다.
한편, 상기 DB 서버(300)는 상기 회계서비스 제공서버(200)를 통해 결의서 및 관리대장과 같은 회계처리 관련 정보를 저장하고 있는 데이터베이스로서, 사용자 DB(310), 업체 DB(320), 결의서 DB(330), 관리대장 DB(340), 매칭 DB(350), 결제 DB(360), 분개 DB(370) 및 첨부파일 DB(380)를 포함한다.
구체적으로, 상기 사용자 DB(310)는 사용자 단말기(100)를 사용하는 회계 담당자의 이름과 주민등록번호와 같은 인적사항, 부서, 직책, ID와 패스워드 및 상기 ID와 패스워드에 대응하는 회계 담당자가 자필 서명한 사인 이미지 등의 사용자 정보를 저장한다.
업체 DB(320)는 결의서를 통해 자동 분개를 요청하는 회사명, 등록번호, 업태 및 업종 등과 같은 업체 정보를 저장한다.
결의서 DB(330)는 거래유형을 일반 결의서, 차변/대변으로 미리 구분하여 범주화한 데이터베이스로서, 도 3에 도시된 바와 같이, 결의서검색, 일반전표결의서, 범용수입/지출결의서, 월합계매출계정, 월합계매입계정, 수입거래, 지출거래, 자산증감거래, 부채 및 자본증감거래 메뉴로 구성된다.
이때, 결의서검색 메뉴는 도 4에 도시된 바와 같이, 일반적인 결의서인 일반전표결의서 및 범용수입/지출결의서와, 차변/대변으로 미리 구분하여 범주화한 결의서인 수입거래, 지출거래, 자산증감거래, 부채 및 자본증감거래 메뉴를 이용하여 결의된 사항을, 결의서명, 결재일 및 거래처 등을 입력하여 검색하는 메뉴이다.
일반전표결의서 메뉴는 도 5에 도시된 바와 같이, 사용자 단말기(100)의 회계담당자가 직접 차변과 대변을 구분하여 입력함으로써 분개하는 메뉴이다.
범용수입/지출결의서 메뉴는 도 6에 도시된 바와 같이, 결의서 작성에 어려움이 있는 일반 사용자가 거래와 관련된 증빙 영수증을 스캔하여 업로드한 후, 회계담당자가 회계처리를 대행할 수 있게 하는 메뉴이다.
월합계매출계정 메뉴는 도 7에 도시된 바와 같이, 동일 거래처에서 매출거래가 반복적으로 발생되는 경우에 매번 회계처리를 하지 않고, 월 단위로 취합하여 임시저장하고 있다가 회계처리를 수행하는 메뉴로서, 후술하는 수입거래 메뉴의 상품출고 결의서, 제품출고 결의서, 일일매출 결의서, 용역매출 결의서, 매출환입 결의서에서 결제유형을 월합계 외상매출금으로 선택함으로써 거래 데이터가 임시 저장되어 반영된다.
월합계매입계정 메뉴는 도 8에 도시된 바와 같이, 동일 거래처에서 매입거래가 반복적으로 발생되는 경우에 매번 회계처리를 하지 않고, 월 단위로 취합하여 임시저장하고 있다가 회계처리를 수행하는 메뉴로서, 후술하는 지출거래 메뉴의 상품입고 결의서, 원재료등입고 결의서, 매입환출 결의서에서 결제유형을 월합계 외상매입금으로 선택함으로써 거래 데이터가 임시저장되어 반영된다.
수입거래 메뉴는 기업의 영업활동으로 수익을 발생시키는 행위, 즉 대변 계정과목의 회계처리에 대한 결의서를 범주화하여 구분해 놓은 집합으로서, 도 9에 도시된 바와 같이, 상품 출고 결의서, 미재고_상품출고결의서, 주유소디스펜서출고결의서, 주유소홈로리출고결의서, 제품출고 결의서, 미재고_제품출고결의서, 국내로컬수출결의서, 미재고_국내로컬수출결의서, 해외직수출 결의서, 미재고_해외직수출결의서, 일일매출결의서, 용역매출결의서, 도급공사기성청구결의서, 분양계약결의서, 분양계약해지결의서, 임대수입결의서, 매출할인및판매장려금지급결의서, 미재고_매출환입결의서, 매출환입결의서, 매출외수익결의서, 외화수입결의서, 카드매출결의서, 은행이자 소득 결의서, 월매출청구결의서와 같은 결의서로 구성된다.
지출거래 메뉴는 기업의 영업활동으로 지출을 발생시키는 행위, 즉 차변 계정과목의 회계처리에 대한 결의서를 범주화하여 구분해 높은 집합으로서, 도 10에 도시된 바와 같이, 상품입고결의서, 미재고_상품입고결의서, 제품 입고 결의서, 미재고_제품입고결의서, 원재료등입고결의서(기타), 미재고_원재료등입고결의서, 미착품지출결의서, 미착품 입고(대체) 결의서, 미재고_미착품입고(대체)결의서, 품목이체결의서, 매입환출결의서, 미재고_매입환출결의서, 매입할인결의서, 출장비지급결의서, 출장비정산결의서, 기부금지급결의서, 경비지급결의서, 급여지급결의서, 노무비지급결의서, 이자지급결의서, 기타비용 지급결의서, 타계정대체결의서, 예수금지급결의서, 원천징수대상지급경비결의서, 타계정원가대체결의서, 배당지급결의서와 같은 결의서로 구성된다.
자산증감거래 메뉴는 기업의 수익이나 비용의 발생과는 상관없이 기업의 자산이 증감하는 거래를 처리하기 위한 결의서의 집합으로서, 도 11에 도시된 바와 같이, 예적금입금결의서, 예금인출이체결의서, 예/적금 해약 결의서, 외화예금입금결의서, 외화예금인출결의서, 외화예금해지결의서, 유가증권취득결의서, 유가증권(이자/배당) 소득 결의서, 유가증권처분결의서, 외상채권회수결의서, 외화채권NEGO결의서, 받을어음 배서양도 결의서, 받을어음회수 및 할인결의서, 부도어음회수결의서, 가지급금지급결의서, 가지급금정산결의서, 전도금정산결의서, 전도금지급결의서, 토지(용지)취득결의서, 토지(용지)처분결의서, 고정자산취득결의서, 고정자산처분/폐기결의서, 건설중인자산취득결의서, 건설중인자산대체결의서, 기타자산증가결의서, 기타자산회수결의서, 카드매출회수결의서, 월매출청구회수결의서, 대여금지급결의서, 대여금회수결의서, 수정세금계산서발행결의서, 채권대손상각결의서, 퇴직금지급결의서, 재고감모증가결의서, 분양미수금회수결의서와 같은 결의서로 구성된다.
부채증감거래 메뉴는 기업의 수익이나 비용의 발생과는 상관없이 기업의 부채가 증감하는 거래를 처리하기 위한 결의서의 집합으로서, 도 12에 도시된 바와 같이, 어음/수표수불결의서, 어음/수표발행결의서, 어음수표결제결의서, 매입채무지급결의서, 카드미지급금상환결의서, 구매자금발생결의서, 구매자금상환결의서, 금융기관차입금발생결의서, 차입금상환결의서, 회사채발행결의서, 회사채상환결의서, 금융리스미지급금상환결의서, 외화차입금발생결의서, 외화차입금상환결의서, 기타부채발생결의서, 기타부채상환결의서, 자본출자결의서, 가수금입금결의서, 가수금지급결의서, 임대차 계약 결의서, 임대차 인상/인하 결의서, 임대차 해지 결의서와 같은 결의서로 구성된다.
관리대장 DB(340)는 상술한 결의서 DB(330)에 범주화되어 미리 구분된 결의서 상에 입력되어 결의된 정보를 저장한 후, 추후 결의서 작성시 검색되어 입력 데이터로 재사용할 수 있게 하는 데이터베이스로서, 도 13에 도시된 바와 같이, 외화예적금관리대장, 외화채무,채권관리대장, 받을어음관리대장, 유가증권등관리대장, 미착품관리대장, 토지관리대장, 고정자산관리대장, 건설중인자산관리대장, 신용카드사용내역관리대장, 금융기관차입금관리대장, 금융리스미지급금 관리대장, 어음수표관리대장, 카드매출가맹관리대장, 월매출청구관리대장, 도급공사관리대장, 분양공사관리대장, 분양내역관리대장, 임대사업장관리대장, 주주명부관리대장 메뉴로 구성된다.
매칭 DB(350)는 해당 사용자의 ID 및 패스워드에 대응하는 사인, 상기 결의서 DB(330)의 각 메뉴, 및 상기 결의서 DB(330)의 메뉴와 관리대장(DB)의 메뉴가 서로 매칭되게 하는 데이터베이스로서, 도 14에 도시된 바와 같이, 상기 결의서 DB(330)의 수입거래 메뉴의 상품출고 결의서, 제품출고 결의서, 일일매출 결의서, 용역매출 결의서, 매출환입 결의서에 대한 정보가 월합계매출계정 메뉴에 반영되며, 지출거래 메뉴의 상품입고 결의서, 원재료등입고 결의서, 매입환출 결의서에 대한 정보가 월합계매입계정 메뉴에 반영된다. 또한, 도 15에 도시된 바와 같이, 일예로서 상기 결의서 DB(330)의 수입거래 메뉴의 상품출고 결의서에 대한 결제유형을 받을어음으로 선택하고 결의서를 완료하면, 상기 결의된 데이터가 관리대장 DB(340)에 저장되어 받을어음관리대장에 반영되며, 추후 자산증감거래 메뉴의 받을어음배서양도결의서에서 재사용될 수 있게 한다.
결제 DB(360)는 수입거래, 지출거래, 자산증감거래, 부채 및 자본증감거래 메뉴에 대응하는 각 결의서에 대한 결제 내역을 저장하는 데이터베이스로서, 세금계산서, 계산서, 신용카드, 현금영수증, 기타영수증과 같은 영수증유형과, 과세 및 면세와 같은 부가세유형과, 월합계외상매출금, 현금회수, 외상매출금, 예금입금, 받을어음 등과 같은 결제유형을 포함한다.
분개 DB(370)는 수입거래, 지출거래, 자산증감거래, 부채 및 자본증감거래 메뉴에 대응하는 각 결의서의 차변/대변에 따른 분개 내역을 저장하는 데이터베이스이다.
첨부파일 DB(380)는 수입거래, 지출거래, 자산증감거래, 부채 및 자본증감거래 메뉴에 대응하는 결의서, 일반전표결의서 및 범용수입/지출결의서에 증빙자료로서 업로드한 각종 영수증과 같은 첨부파일을 저장하는 데이터베이스이다.
한편, 이하에서는 도 16 내지 도 20을 참조하여, 본 발명에 따른 결의서를 이용한 자동 분개방법을 상세하게 설명한다.
도 16은 본 발명에 따른 결의서를 이용한 자동 분개방법을 나타내는 순서도이고, 도 17 내지 도 20은 본 발명에 활용되는 메뉴의 일예들을 나타내는 도면이다.
먼저, 사용자 단말기(100)는 인터넷망(150)을 통해 회계서비스 제공서버(200)로부터 제공되는 결의서 제공 홈페이지에 ID 및 패스워드를 입력하여 접속한다(S510).
여기서, 사용자 단말기(100)는 사용자의 ID 및 패스워드에 대응되는 사인 이미지 등의 사용자 정보를 입력받으며, 입력된 사용자 정보는 회계서비스 제공서버(200)의 사용자 DB(310)에 저장된다.
다음에, 사용자 단말기(100)는 도 3에 도시된 바와 같이, 회계서비스 제공서버(200)의 결의서 DB(330)를 통해 제공되는 결의서 메뉴 중 회계처리에 필요한 결의서를 선택한다(S520).
이때, 회계서비스 제공서버(200)는 사용자 단말기(100)로부터의 결의서 선택이 차/대변으로 범주화되어 있는 결의서, 즉 수입거래, 지출거래, 자산증감거래, 부채 및 자본증감거래중 어느 하나의 메뉴에 대응하는 결의서인지, 차/대변으로 범주화되어 있지 않은 결의서, 즉 일반전표결의서 및 범용수입/지출결의서인지의 여부를 판단한다(S530).
상기 S530 단계의 판단 결과, 회계서비스 제공서버(200)는 차/대변으로 범주화되어 있지 않은 결의서의 선택인 경우에는 일반전표결의서 또는 범용수입/지출결의서인지의 여부를 판단(S535)하여, 일반전표결의서의 선택이면 도 5에 도시된 바와 같이 사용자 단말기(100)의 사용자가 직접 차변과 대변을 구분하여 입력 후 분개를 수행(S537)하도록 하고, 범용수입/지출결의서의 선택이면 도 6에 도시된 바와 같이 거래와 관련된 증빙 영수증을 스캔하여 회계서비스 제공서비스(200)에 업로드한 후, 상기 S520 단계로 리턴하여 회계담당자가 회계처리를 대행(S539)할 수 있게 한다.
한편, 상기 S530 단계의 판단 결과, 회계서비스 제공서버(200)는 차/대변으로 범주화되어 있는 결의서, 즉 수입거래, 지출거래, 자산증감거래, 부채 및 자본증감거래 메뉴중 어느 하나의 선택인 경우에는 회계처리에 필요한 영수증유형, 부가세유형 및 결제유형과 같은 기본항목을 입력받는다(S540).
일예로서, 상기 S540 단계의 차/대변으로 범주화되어 있는 결의서중 수입거래 메뉴의 상품출고 결의서에 대한 선택을 구체적으로 설명하면 다음과 같다.
즉, 도 3 및 도 9에 도시된 바와 같이, 결의서 중에서 수입거래 메뉴 및 상품출고 결의서를 선택하면, 도 17에 도시된 바와 같이 상품출고 결의서가 디스플레이된다.
이때, 상기 상품출고 결의서 디스플레이시, 필수 입력 항목인 결제일, 출고일자, 거래처명, 품목명, 수량 및 단가와 같이 사용자 단말기(100)의 사용자가 직접 입력해야 하는 항목은 노란색으로 표시하고, 공급가액, VAT 및 합계금액과 같이 자동으로 계산되는 항목은 연두색으로 표시하여, 사용자의 입력을 용이하게 하는 것이 바람직하다.
즉, 일반적인 입력 항목인 사용부서, 사용사원 및 출고창고명을 입력하고, 노란색으로 표시된 필수 입력 항목인 결제일, 출고일자, 거래처명, 품목명, 수량 및 단가를 입력하면, 연두색 표시 부분인 공급가액, VAT 및 합계금액이 자동적으로 계산된다.
이때, 상기 입력 항목에 대한 확인 후 입력 데이터에 이상이 없으면 행추가를 통해 출고내역을 확정하며, 예를 들어 월합계외상매출금, 현금회수, 외상매출금, 예금입금, 받을어음 및 기타중 어느 하나의 결제유형을 선택함으로써 결제내역을 확정한다.
한편, 상기 S540 단계에서, 사용자 단말기(100)가 기본 항목을 입력 및 확인한 후, "저장"을 선택하여 결제에 대한 승인을 요청하면, 회계서비스 제공서버(200)는 도 18에 도시된 바와 같이, 상기 사용자 단말기(100) 사용자의 ID 및 패스워드에 대응하는 사인 이미지를 담당자 결제란에 삽입함과 동시에 결제를 수행하며, 차변과 대변으로 분개를 결정한다(S550).
이와 동시에, 회계서비스 제공서버(200)는 상기 S540 단계의 결제유형이 월합계 관련 계정에 반영되는 월합계외상매출금 항목인지, 기본적인 결의서에 반영되는 현금회수, 외상매출금, 예금입금 항목인지, 관리대장에 반영되는 받을어음 항목중 어느 하나인지의 여부를 판단한다(S560).
상기 S560 단계의 판단 결과, 상기 S540 단계의 결제유형이 도 7에 나타낸 월합계매출계정에 반영되는 결제유형의 일예인 월합계외상매출금이면, 상기 S550 단계를 통해 분개된 데이터를 상기 매칭 DB(350)에 임시 저장한 후, 매번 회계처리를 하지 않고 월 단위로 취합하여 분개를 결정하고, 상기 S540 단계의 결제유형이 도 8에 나타낸 월합계매입계정에 반영되는 월합계외상매입금이면, 상기 S550 단계를 통해 분개된 데이터를 상기 매칭 DB(350)에 임시 저장한 후, 매번 회계처리를 하지 않고 월 단위로 취합하여 분개를 결정한다(S570).
구체적으로, 상기 S570 단계중, 결의서의 결제내역에 월합계외상매출금을 선택하여 월합계매출계정에 반영되는 일예를 설명하면 다음과 같다.
즉, 도 19에 도시된 바와 같이, 결의서의 결제유형을 월합계외상매출로 선택하여 분개하면, 분개된 데이터가 매칭 DB(350)에 임시저장된다.
이어서, 월합계매출계정 메뉴를 선택하여 디스플레이시킨 후, 검색기간 및 거래처를 입력하여 검색하면, 상기 매칭 DB(350)에 임시저장되어 월합계외상매출로 분개된 특정 거래처의 분개내용이 디스플레이되며, 월합계처리내역을 통해 특정거래처를 검색하면 분개처리 후 세금계산서 또는 거래명세표를 출력할 수 있게 한다.
이때, 상기 매칭 DB(350)는 결의서 DB(330)에 저장된 수입거래 메뉴의 상품출고 결의서, 제품출고 결의서, 일일매출 결의서, 용역매출 결의서, 매출환입 결의서에 대한 정보가 월합계매출계정 메뉴에 반영되며, 지출거래 메뉴의 상품입고 결의서, 원재료등입고 결의서, 매입환출 결의서에 대한 정보가 월합계매입계정 메뉴에 반영되게 매칭되어 있다.
한편, 상기 S560 단계의 판단 결과, 상기 S540 단계의 결제유형이 도 13 및 도 15에 나타낸 관리대장에 반영되는 결제유형의 일예인 받을어음이면, 상기 S550 단계를 통해 분개된 데이터를 상기 매칭 DB(350)에 임시 저장한 후, 상기 단계 S520 단계로 리턴하여 추후 결의서 이용시 재사용될 수 있게 한다(S575).
구체적으로, 상기 S575 단계중, 결의서의 결제내역에 받을어음을 선택하여 관리대장에 반영되는 일예를 설명하면 다음과 같다.
즉, 도 20에 도시된 바와 같이, 수입거래 매뉴의 상품출고결의서에서 결제유형을 받을어음으로 선택하고 결제내역을 입력 후 분개하면, 분개된 데이터가 매칭 DB(350)에 임시저장된다.
이어서, 관리대장 메뉴중 상기 상품출고결의서와 연계된 받을어음관리대장을 디스플레이시킨 후, 만기일 및 거래처를 입력하여 검색하면, 해당 거래처에 대한 받을어음과 관련된 데이터가 자동으로 검색되며, 추후 결의서 메뉴중 자산증감거래 메뉴의 받을어음배서양도 결의서 이용시, 매칭 DB(350)에 임시 저장된 받을어음관리대장 항목의 데이터를 재사용할 수 있게 한다.
한편, 최종적인 결제 및 차변과 대변으로 분개가 완료된 결의서에 대하여 세금계산서 또는 거래명세서를 출력할 수 있게 함과 동시에 회계원장에 반영하며, 결의서 검색 메뉴를 통해 분개가 완료된 결의서를 검색할 수 있게 한다(S580).
이상에서는 본 발명의 일실시예에 따라 본 발명을 설명하였지만, 본 발명이 속하는 기술분야에서 통상의 지식을 가진 자가 본 발명의 기술적 사상을 벗어나지 않는 범위 내에서 변경 및 변형한 것도 본 발명에 속함은 당연하다.
즉, 본 발명에 따른 결의서를 이용한 자동 분개방법은 컴퓨터로 읽을 수 있는 기록매체에 컴퓨터가 읽을 수 있는 코드로서 구현하는 것이 가능하다. 컴퓨터가 읽을 수 있는 기록매체는 컴퓨터 시스템에 의하여 읽혀질 수 있는 데이터가 저장되는 모든 종류의 기록장치를 포함한다.
상기 컴퓨터가 읽을 수 있는 기록매체의 예로는 ROM, RAM, CD-ROM, 자기 테이프, 플로피디스크, 광데이터 저장장치 등이 있으며, 또한 인터넷을 통한 전송과 같이 캐리어 웨이브의 형태로 구현되는 것도 포함한다. 또한, 컴퓨터가 읽을 수 있는 기록매체는 네트워크로 연결된 컴퓨터 시스템에 분산되어, 분산방식으로 컴퓨터가 읽을 수 있는 코드가 저장되고 실행될 수 있다.

Claims (7)

  1. 차변과 대변으로 범주화되어 미리 구분된 결의서를 이용하여 자동으로 분개하는 방법으로서,
    (A) 회계서비스 제공서버(200)가 ID 및 패스워드 입력에 따라 사용자 단말기(100)를 해당 홈페이지에 접속시키는 단계(S510);
    (B) 회계서비스 제공서버(200)가 결의서에 대한 선택신호를 사용자 단말기(100)로부터 수신하는 단계(S520);
    (C) 회계서비스 제공서버(200)가 사용자 단말기(100)로부터의 결의서 선택이 차/대변으로 범주화되어 있는 결의서인지, 차/대변으로 범주화되어 있지 않은 결의서인지의 여부를 판단하는 단계(S530);
    (D) 상기 (C) 단계의 판단 결과, 차/대변으로 범주화되어 있는 결의서의 선택인 경우에는 회계처리에 필요한 영수증유형, 부가세유형 및 결제유형과 같은 기본항목을 입력받는 단계(S540); 및
    (E) 회계서비스 제공서버(200)가 사용자 단말기(100)로부터 결제에 대한 승인 요청신호를 수신하면, 상기 사용자 단말기(100)의 ID 및 패스워드에 대응하는 사인 이미지를 결제란에 삽입함과 동시에 결제를 수행하며 차변과 대변으로 분개를 결정하는 단계(S550)를 포함하는 것을 특징으로 하는 결의서를 이용한 자동 분개방법.
  2. 제 1항에 있어서,
    (F) 상기 (C) 단계의 판단 결과, 차/대변으로 범주화되어 있지 않은 결의서의 선택인 경우에는 일반전표결의서 또는 범용수입/지출결의서인지의 여부를 판단(S535)하여, 범용수입/지출결의서의 선택이면 거래와 관련된 증빙 영수증을 스캔하여 업로드한 후 상기 (B) 단계로 리턴하여 회계처리를 대행하게 하는 단계(S539)를 더 포함하는 것을 특징으로 하는 결의서를 이용한 자동 분개방법.
  3. 제 1항에 있어서,
    (G) 상기 (E) 단계와 동시에, 상기 (D) 단계의 결제유형이 월합계 관련 계정에 반영되는 항목인지 관리대장에 반영되는 항목인지의 여부를 판단(S560)하여, 월합계 관련 계정에 반영되는 항목인 경우에는 상기 (E) 단계를 통해 분개된 데이터를 매칭 DB(350)에 임시 저장한 후, 매번 회계처리를 하지 않고 월 단위로 취합하여 분개하는 단계(S570)를 더 포함하는 것을 특징으로 하는 결의서를 이용한 자동 분개방법.
  4. 제 3항에 있어서,
    (H) 상기 (G) 단계의 판단 결과, 상기 (D) 단계의 결제유형이 관리대장에 반영되는 항목인 경우에는 상기 (E) 단계를 통해 분개된 데이터를 매칭 DB(350)에 임시 저장한 후, 상기 단계 (B) 단계로 리턴하여 추후 결의서 이용시 재사용되게 하는 단계(S575)를 더 포함하는 것을 특징으로 하는 결의서를 이용한 자동 분개방법.
  5. 제 1항 또는 제 3항에 있어서,
    (I) 차변과 대변으로 분개가 완료된 결의서에 대하여 세금계산서 또는 거래명세서를 출력할 수 있게 함과 동시에 회계원장에 반영하며, 결의서 검색 메뉴를 통해 분개가 완료된 결의서를 검색할 수 있게 하는 단계(S580)를 더 포함하는 것을 특징으로 하는 결의서를 이용한 자동 분개방법.
  6. 제 1항에 있어서,
    상기 (A) 단계에서, 회계서비스 제공서버(200)가 상기 사용자 단말기(100)의 ID 및 패스워드에 대응하는 서명 이미지를 입력받아 사용자 DB(310)에 저장하는 것을 특징으로 하는 결의서를 이용한 자동 분개방법.
  7. 제 1항에 있어서,
    상기 (D) 단계에서, 회계처리에 필요한 기본항목 중, 공급가액, VAT 및 합계금액과 같이 자동으로 계산되는 항목은 별도의 컬러로 표시하는 것을 특징으로 하는 결의서를 이용한 자동 분개방법.
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