KR101145427B1

KR101145427B1 - 결의서를 이용한 자동 분개방법

Info

Publication number: KR101145427B1
Application number: KR1020100076364A
Authority: KR
Inventors: 심우천
Original assignee: 심우천
Priority date: 2010-08-09
Filing date: 2010-08-09
Publication date: 2012-05-15
Also published as: WO2012020916A1; KR20120014359A

Abstract

본 발명은 차변과 대변으로 범주화되어 미리 구분된 결의서를 이용한 자동 분개방법에 관한 것으로, (A) 회계서비스 제공서버가 ID 및 패스워드 입력에 따라 사용자 단말기를 해당 홈페이지에 접속시키는 단계; (B) 회계서비스 제공서버가 결의서에 대한 선택신호를 사용자 단말기로부터 수신하는 단계; (C) 회계서비스 제공서버가 사용자 단말기로부터의 결의서 선택이 차/대변으로 범주화되어 있는 결의서인지, 차/대변으로 범주화되어 있지 않은 결의서인지의 여부를 판단하는 단계; (D) 상기 (C) 단계의 판단 결과, 차/대변으로 범주화되어 있는 결의서의 선택인 경우에는 회계처리에 필요한 영수증유형, 부가세유형 및 결제유형과 같은 기본항목을 입력받는 단계; 및 (E) 회계서비스 제공서버가 사용자 단말기로부터 결제에 대한 승인 요청신호를 수신하면, 상기 사용자 단말기의 ID 및 패스워드에 대응하는 사인 이미지를 결제란에 삽입함과 동시에 결제를 수행하며 차변과 대변으로 분개를 결정하는 단계를 포함하여, 회계에 대한 전문적인 지식이 없는 일반인이라도 쉽고 신속하면서도 오차 없이 회계처리를 수행할 수 있게 한다.

Description

결의서를 이용한 자동 분개방법{METHOD FOR AUTOMATICALLY JOURNALIZING USING AN ACT}

본 발명은 결의서를 이용한 자동 분개방법에 관한 것으로, 더욱 상세하게는 회계처리가 필요한 거래유형에 따른 결의서를 차변/대변으로 범주화하여 미리 구분한 후 회계처리에 필요한 정보가 입력 및 승인되면 자동으로 결제 및 분개를 수행함과 동시에, 상기 분개 완료된 결의서의 정보를 관련 관리대장에 반영하여 추후 결의서 작성시 입력 데이터로 재사용하게 함으로써, 회계에 대한 전문적인 지식이 없는 일반인이라도 쉽고 신속하면서도 오차 없이 회계처리를 수행할 수 있게 하는 결의서를 이용한 자동 분개방법에 관한 것이다.

일반적으로, 세무/회계사무소에서는 각각의 기업에서 회계처리와 관련된 거래가 발생되면, 해당하는 회계처리 방식에 따라 거래를 체계화하여 분류하는 부기 작업을 수행한다.

이러한 부기 작업으로서, 종래에는 책자로 만들어진 장부에 각종 거래에 대한 기록을 부기하는 방법을 주로 사용하였다.

또한, 최근에는 세무/회계관련 소프트웨어가 개발됨에 따라 장부 대신 컴퓨터를 이용하여 각종 거래관련 기록을 입력하여 부기하는 방법을 사용하고 있다.

즉, 기업에서 회계처리와 관련된 거래가 발생되면, 회계담당자는 거래유형이 현금거래 또는 대체거래인지를 판단한 후, 현금거래이면 입금 또는 출금으로 구분하여 해당 세무/회계관련 프로그램에 입력하고, 대체거래이면 거래를 차변과 대변으로 구분하여 분개함으로써 전표를 작성한다.

여기서, 상기 분개는 거래의 성격이 자산 및 비용 증가, 부채 또는 자본의 감소이면 계정과목과 금액을 차변으로 분류하고, 자산 및 비용 감소, 부채 또는 자본의 증가이면 계정과목과 금액을 대변으로 분류하는 작업, 즉 거래 내용을 차변과 대변으로 분류하는 행위를 말한다.

한편, 상기 전표 작성시 현금전표는 출금 또는 입금에 상관없이 입력하되, 대체전표는 차변과 대변의 금액일치를 확인하여 입력한다.

즉, 종래의 세무/회계 프로그램에서는 회계담당자가 차변금액과 대변금액을 입력하기 위해 차변/대변에 따른 분개를 미리 판단하는 과정이 반드시 필요하다.

그러나, 상기와 같은 종래의 차변/대변의 분개에 따른 회계처리 방법은, 전문적인 회계지식을 가진 담당자라 하더라도 차변/대변을 판단하는데 시간이 오래 소요되는 문제점이 있다.

또한, 상기와 같은 종래의 차변/대변의 분개에 따른 회계처리 방법을 일반인이 사용시, 회계에 대한 전문적인 지식 없이 거래에 대한 계정과목, 차변/대변을 일일이 분류하여 입력하는 것이 불가능한 문제점이 있다.

따라서, 본 발명은 상기와 같은 문제점을 해결하기 위한 것으로서, 그 목적은 회계처리와 관련된 거래 발생시, 거래유형에 따른 차변과 대변을 담당자가 일일이 구분하여 결의서에 입력하지 않고, 차변/대변으로 범주화되어 미리 구분된 결의서 메뉴에 거래 데이터를 입력하여 자동으로 결제 및 분개를 수행하며, 또한 상기 분개 완료된 결의서의 정보를 관련 관리대장에 저장한 후, 추후 결의서 작성시 입력 데이터로 재사용할 수 있는 결의서를 이용한 자동 분개방법을 제공하는 것이다.

상기의 목적을 달성하기 위한 본 발명에 따른 결의서를 이용한 자동 분개방법은, (A) 회계서비스 제공서버(200)가 ID 및 패스워드 입력에 따라 사용자 단말기(100)를 해당 홈페이지에 접속시키는 단계(S510); (B) 회계서비스 제공서버(200)가 결의서에 대한 선택신호를 사용자 단말기(100)로부터 수신하는 단계(S520); (C1) 회계서비스 제공서버(200)가 사용자 단말기(100)로부터의 결의서 선택이, 차/대변으로 범주화되어 있지 않은 결의서인지 차/대변으로 범주화되어 있는 결의서인지의 여부를 판단하는 단계(S530); (C2) 상기 (C1) 단계의 판단 결과, 차/대변으로 범주화되어 있지 않은 결의서의 선택인 경우에는, 일반전표결의서 또는 범용수입/지출결의서인지의 여부를 판단(S535)하는 단계; (C3) 상기 (C2) 단계의 판단 결과, 일반전표결의서의 선택이면 사용자 단말기(100)로 차변과 대변을 구분하여 입력하도록 한 후에 사용자 단말기(100)로부터의 차변과 대변의 입력정보에 따라 분개를 수행(S537)하고, 범용수입/지출결의서의 선택이면 거래와 관련된 증빙 영수증을 스캔하여 업로드한 후 상기 (B) 단계로 리턴하여 회계처리를 대행하게 하는 단계(S539); (D) 상기 (C1) 단계의 판단 결과, 차/대변으로 범주화되어 있는 결의서의 선택인 경우에는 회계처리에 필요한 영수증유형, 부가세유형 및 결제유형과 같은 기본항목을 입력받는 단계(S540); 및 (E) 회계서비스 제공서버(200)가 사용자 단말기(100)로부터 결제에 대한 승인 요청신호를 수신하면, 상기 사용자 단말기(100)의 ID 및 패스워드에 대응하는 사인 이미지를 결제란에 삽입함과 동시에 결제를 수행하며 차변과 대변으로 분개를 결정하는 단계(S550)를 포함한다.

삭제

더 바람직하게는, (G) 상기 (E) 단계와 동시에, 상기 (D) 단계의 결제유형이 월합계 관련 계정에 반영되는 항목인지 관리대장에 반영되는 항목인지의 여부를 판단(S560)하여, 월합계 관련 계정에 반영되는 항목인 경우에는 상기 (E) 단계를 통해 분개된 데이터를 매칭 DB(350)에 임시 저장한 후, 매번 회계처리를 하지 않고 월 단위로 취합하여 분개하는 단계(S570)를 더 포함한다.

또한, (H) 상기 (G) 단계의 판단 결과, 상기 (D) 단계의 결제유형이 관리대장에 반영되는 항목인 경우에는 상기 (E) 단계를 통해 분개된 데이터를 매칭 DB(350)에 임시 저장한 후, 상기 단계 (B) 단계로 리턴하여 추후 결의서 이용시 재사용되게 하는 단계(S575)를 더 포함하는 것이 바람직하다.

또한, (I) 차변과 대변으로 분개가 완료된 결의서에 대하여 세금계산서 또는 거래명세서를 출력할 수 있게 함과 동시에 회계원장에 반영하며, 결의서 검색 메뉴를 통해 분개가 완료된 결의서를 검색할 수 있게 하는 단계(S580)를 더 포함하는 것이 바람직하다.

또한, 상기 (A) 단계에서, 회계서비스 제공서버(200)가 상기 사용자 단말기(100)의 ID 및 패스워드에 대응하는 서명 이미지를 입력받아 사용자 DB(310)에 저장하는 것이 바람직하다.

또한, 상기 (D) 단계에서, 회계처리에 필요한 기본항목 중, 공급가액, VAT 및 합계금액과 같이 자동으로 계산되는 항목은 별도의 컬러로 표시하는 것이 바람직하다.

본 발명에 따른 결의서를 이용한 자동 분개방법에 따르면, 회계처리가 필요한 거래유형에 따른 결의서를 차변/대변으로 범주화하여 미리 구분한 후 회계처리에 필요한 정보가 입력 및 승인되면 자동으로 결제 및 분개를 수행함과 동시에, 상기 분개 완료된 결의서의 정보를 관련 관리대장에 반영하여 추후 결의서 작성시 입력 데이터로 재사용하게 함으로써, 회계에 대한 전문적인 지식이 없는 일반인이라도 쉽고 신속하면서도 오차 없이 회계처리를 수행할 수 있다.

상기 목적 외에 본 발명의 다른 목적 및 이점들은 첨부한 도면을 참조한 실시 예에 대한 상세한 설명을 통하여 명백하게 드러나게 될 것이다.

도 1은 본 발명에 따른 결의서를 이용한 자동 분개방법에 적용되는 시스템을 나타내는 도면.
도 2는 도 1의 구성을 구체적으로 나타내는 도면.
도 3은 결의서 DB에 포함된 메뉴의 일예를 나타내는 도면.
도 4는 결의서검색 메뉴의 일예를 나타내는 도면.
도 5는 일반전표결의서 메뉴의 일예를 나타내는 도면.
도 6은 범용수입/지출결의서 메뉴의 일예를 나타내는 도면.
도 7은 월합계매출계정 메뉴의 일예를 나타내는 도면.
도 8은 월합계매입계정 메뉴의 일예를 나타내는 도면.
도 9는 수입거래 메뉴에 대한 결의서의 일예를 나타내는 도면.
도 10은 지출거래 메뉴에 대한 결의서의 일예를 나타내는 도면.
도 11은 자산증감거래 메뉴에 대한 결의서의 일예를 나타내는 도면.
도 12는 부채증감거래 메뉴에 대한 결의서의 일예를 나타내는 도면.
도 13은 관리대장 DB에 포함된 메뉴의 일예를 나타내는 도면.
도 14는 각 결의서 메뉴의 매칭관계의 일예를 나타내는 도면.
도 15는 각 결의서 메뉴와 관리대장의 매칭관계의 일예를 나타내는 도면.
도 16은 본 발명에 따른 결의서를 이용한 자동 분개방법을 나타내는 순서도.
도 17은 기본 항목 입력에 대한 일예를 나타내는 도면.
도 18은 자동 결제 및 분개가 이루어진 화면의 일예를 나타내는 도면.
도 19는 결의서의 데이터가 월합계 관련계정에 반영되는 일예를 나타내는 도면.
도 20은 결의서의 데이터가 관리대장에 반영되어 재사용되는 일예를 나타내는 도면.

이하, 첨부한 도면을 참조하여 본 발명에 따른 결의서를 이용한 자동 분개방법을 상세하게 설명하기로 한다.

먼저, 본 발명에 따른 결의서를 이용한 자동 분개방법에 적용되는 시스템을 설명한다.

도 1은 본 발명에 따른 결의서를 이용한 자동 분개방법에 적용되는 시스템을 나타내는 도면이고, 도 2는 도 1의 구성을 구체적으로 나타내는 도면이다.

또한, 도 3 내지 도 15는 본 발명에 적용되는 메뉴의 일예들을 나타내는 도면이다.

도 1 및 도 2에 나타낸 바와 같이, 본 발명에 적용되는 시스템은, 사용자 단말기(100), 인터넷망(150), 회계서비스 제공서버(200) 및 DB 서버(300)를 포함한다.

상기 사용자 단말기(100)는 상기 회계서비스 제공서버(200)로부터 제공되는 회계처리와 관련된 각종 메뉴를 활용하는 수단으로서, 인터넷망(150)을 통해 회계서비스 제공서버(200)와 정보를 교환하기 위한 인터페이스부(101), 사용자로부터 회계처리와 관련된 각종 정보를 확인하기 위한 키워드, ID와 패스워드 및 해당 사용자가 자필 서명한 사인(sign) 이미지 등을 입력하는 입력부(103), 상기 회계서비스 제공서버(200)로부터 제공되는 회계처리와 관련된 각종 정보, 예를 들어 결의서 및 관리대장 메뉴 등을 디스플레이함과 동시에 그 결과물을 출력하는 출력부(105), 상기 사용자 단말기(100)를 운영하기 위한 운영정보와 각종 소프트웨어 등이 저장되어 있는 저장부(107) 및 상기 각 부(101, 103, 105 및 107)의 기능을 제어하는 제어부(109)로 구성된다.

이때, 상기 인터페이스부(101)는 상기 사용자 단말기(100)와 회계서비스 제공서버(200) 간에 데이터 송수신시 요구되는 다수의 통신 프로토콜을 지원함과 동시에 IP 패킷과 이더넷 패킷 상호간의 패킷 변환을 수행한다.

또한, 입력부(103)는 도면에 도시하지는 않았지만 키보드, 마우스 및 스캐너 등을 포함하며, 출력부(105)는 프린터 등을 포함한다.

상기 인터넷망(150)은 컴퓨팅이 가능한 각종 기기를 통하여 유선으로 접속할 수 있는 TCP/IP 프로토콜과 무선으로 접속할 수 있는 WAP 프로토콜 등의 무선 네트워크를 포함한다.

한편, 상기 회계서비스 제공서버(200)는 상기 사용자 단말기(100)의 요청에 따라 결의서에 따른 자동 분개 정보 등을 제공하는 수단으로서, 인터넷망(150)을 통해 상기 사용자 단말기(100)와 정보를 교환하기 위한 인터페이스부(201), 회계서비스 제공서버(200)의 회계처리와 관련된 업데이트 정보를 입력하는 입력부(203), 각종 회계처리 관련정보를 입력할 수 있는 입력화면 및 각종 화면을 디스플레이하는 출력부(205), 상기 회계서비스 제공서버(200)를 운영하기 위한 운영정보 및 각종 회계관련 계산식 등이 프로그램화되어 저장되어 있는 저장부(207) 및 상기 각 부(201, 203, 205 및 207)의 기능을 제어하여 각종 회계 관련정보, 즉 결의서에 따른 자동 분개 정보를 사용자 단말기(100)에 제공하는 제어부(209)로 구성된다.

여기서, 상기 사용자 단말기(100) 및 회계서비스 제공서버(200)는 통신 가능한 컴퓨터 장치로서, 웹 내용을 디스플레이할 수 있는 인터넷 브라우저를 가지고 있고, 데스크 탑 컴퓨터, 노트북 등과 같은 개인용 컴퓨터 등을 포함하며, 최소한 window98 이상의 운영체제, pentium 급 이상의 CPU, 64Mb 이상의 메모리 등을 포함하는 것이 바람직하다.

또한, 상기 사용자 단말기(100)는 상술한 컴퓨터 장치로서 설명하고 있지만, 상기 회계서비스 제공서버(200)로부터 제공되는 각종 회계관련 정보를 활용할 수 있기만 하면, 무선 인터넷 통신이 가능한 이동전화, PDA(Personal Digital Assistant) 및 IMT-2000 등을 포함한다.

한편, 상기 DB 서버(300)는 상기 회계서비스 제공서버(200)를 통해 결의서 및 관리대장과 같은 회계처리 관련 정보를 저장하고 있는 데이터베이스로서, 사용자 DB(310), 업체 DB(320), 결의서 DB(330), 관리대장 DB(340), 매칭 DB(350), 결제 DB(360), 분개 DB(370) 및 첨부파일 DB(380)를 포함한다.

구체적으로, 상기 사용자 DB(310)는 사용자 단말기(100)를 사용하는 회계 담당자의 이름과 주민등록번호와 같은 인적사항, 부서, 직책, ID와 패스워드 및 상기 ID와 패스워드에 대응하는 회계 담당자가 자필 서명한 사인 이미지 등의 사용자 정보를 저장한다.

업체 DB(320)는 결의서를 통해 자동 분개를 요청하는 회사명, 등록번호, 업태 및 업종 등과 같은 업체 정보를 저장한다.

결의서 DB(330)는 거래유형을 일반 결의서, 차변/대변으로 미리 구분하여 범주화한 데이터베이스로서, 도 3에 도시된 바와 같이, 결의서검색, 일반전표결의서, 범용수입/지출결의서, 월합계매출계정, 월합계매입계정, 수입거래, 지출거래, 자산증감거래, 부채 및 자본증감거래 메뉴로 구성된다.

이때, 결의서검색 메뉴는 도 4에 도시된 바와 같이, 일반적인 결의서인 일반전표결의서 및 범용수입/지출결의서와, 차변/대변으로 미리 구분하여 범주화한 결의서인 수입거래, 지출거래, 자산증감거래, 부채 및 자본증감거래 메뉴를 이용하여 결의된 사항을, 결의서명, 결재일 및 거래처 등을 입력하여 검색하는 메뉴이다.

일반전표결의서 메뉴는 도 5에 도시된 바와 같이, 사용자 단말기(100)의 회계담당자가 직접 차변과 대변을 구분하여 입력함으로써 분개하는 메뉴이다.

범용수입/지출결의서 메뉴는 도 6에 도시된 바와 같이, 결의서 작성에 어려움이 있는 일반 사용자가 거래와 관련된 증빙 영수증을 스캔하여 업로드한 후, 회계담당자가 회계처리를 대행할 수 있게 하는 메뉴이다.

월합계매출계정 메뉴는 도 7에 도시된 바와 같이, 동일 거래처에서 매출거래가 반복적으로 발생되는 경우에 매번 회계처리를 하지 않고, 월 단위로 취합하여 임시저장하고 있다가 회계처리를 수행하는 메뉴로서, 후술하는 수입거래 메뉴의 상품출고 결의서, 제품출고 결의서, 일일매출 결의서, 용역매출 결의서, 매출환입 결의서에서 결제유형을 월합계 외상매출금으로 선택함으로써 거래 데이터가 임시 저장되어 반영된다.

월합계매입계정 메뉴는 도 8에 도시된 바와 같이, 동일 거래처에서 매입거래가 반복적으로 발생되는 경우에 매번 회계처리를 하지 않고, 월 단위로 취합하여 임시저장하고 있다가 회계처리를 수행하는 메뉴로서, 후술하는 지출거래 메뉴의 상품입고 결의서, 원재료등입고 결의서, 매입환출 결의서에서 결제유형을 월합계 외상매입금으로 선택함으로써 거래 데이터가 임시저장되어 반영된다.

수입거래 메뉴는 기업의 영업활동으로 수익을 발생시키는 행위, 즉 대변 계정과목의 회계처리에 대한 결의서를 범주화하여 구분해 놓은 집합으로서, 도 9에 도시된 바와 같이, 상품 출고 결의서, 미재고_상품출고결의서, 주유소디스펜서출고결의서, 주유소홈로리출고결의서, 제품출고 결의서, 미재고_제품출고결의서, 국내로컬수출결의서, 미재고_국내로컬수출결의서, 해외직수출 결의서, 미재고_해외직수출결의서, 일일매출결의서, 용역매출결의서, 도급공사기성청구결의서, 분양계약결의서, 분양계약해지결의서, 임대수입결의서, 매출할인및판매장려금지급결의서, 미재고_매출환입결의서, 매출환입결의서, 매출외수익결의서, 외화수입결의서, 카드매출결의서, 은행이자 소득 결의서, 월매출청구결의서와 같은 결의서로 구성된다.

지출거래 메뉴는 기업의 영업활동으로 지출을 발생시키는 행위, 즉 차변 계정과목의 회계처리에 대한 결의서를 범주화하여 구분해 높은 집합으로서, 도 10에 도시된 바와 같이, 상품입고결의서, 미재고_상품입고결의서, 제품 입고 결의서, 미재고_제품입고결의서, 원재료등입고결의서(기타), 미재고_원재료등입고결의서, 미착품지출결의서, 미착품 입고(대체) 결의서, 미재고_미착품입고(대체)결의서, 품목이체결의서, 매입환출결의서, 미재고_매입환출결의서, 매입할인결의서, 출장비지급결의서, 출장비정산결의서, 기부금지급결의서, 경비지급결의서, 급여지급결의서, 노무비지급결의서, 이자지급결의서, 기타비용 지급결의서, 타계정대체결의서, 예수금지급결의서, 원천징수대상지급경비결의서, 타계정원가대체결의서, 배당지급결의서와 같은 결의서로 구성된다.

자산증감거래 메뉴는 기업의 수익이나 비용의 발생과는 상관없이 기업의 자산이 증감하는 거래를 처리하기 위한 결의서의 집합으로서, 도 11에 도시된 바와 같이, 예적금입금결의서, 예금인출이체결의서, 예/적금 해약 결의서, 외화예금입금결의서, 외화예금인출결의서, 외화예금해지결의서, 유가증권취득결의서, 유가증권(이자/배당) 소득 결의서, 유가증권처분결의서, 외상채권회수결의서, 외화채권NEGO결의서, 받을어음 배서양도 결의서, 받을어음회수 및 할인결의서, 부도어음회수결의서, 가지급금지급결의서, 가지급금정산결의서, 전도금정산결의서, 전도금지급결의서, 토지(용지)취득결의서, 토지(용지)처분결의서, 고정자산취득결의서, 고정자산처분/폐기결의서, 건설중인자산취득결의서, 건설중인자산대체결의서, 기타자산증가결의서, 기타자산회수결의서, 카드매출회수결의서, 월매출청구회수결의서, 대여금지급결의서, 대여금회수결의서, 수정세금계산서발행결의서, 채권대손상각결의서, 퇴직금지급결의서, 재고감모증가결의서, 분양미수금회수결의서와 같은 결의서로 구성된다.

부채증감거래 메뉴는 기업의 수익이나 비용의 발생과는 상관없이 기업의 부채가 증감하는 거래를 처리하기 위한 결의서의 집합으로서, 도 12에 도시된 바와 같이, 어음/수표수불결의서, 어음/수표발행결의서, 어음수표결제결의서, 매입채무지급결의서, 카드미지급금상환결의서, 구매자금발생결의서, 구매자금상환결의서, 금융기관차입금발생결의서, 차입금상환결의서, 회사채발행결의서, 회사채상환결의서, 금융리스미지급금상환결의서, 외화차입금발생결의서, 외화차입금상환결의서, 기타부채발생결의서, 기타부채상환결의서, 자본출자결의서, 가수금입금결의서, 가수금지급결의서, 임대차 계약 결의서, 임대차 인상/인하 결의서, 임대차 해지 결의서와 같은 결의서로 구성된다.

관리대장 DB(340)는 상술한 결의서 DB(330)에 범주화되어 미리 구분된 결의서 상에 입력되어 결의된 정보를 저장한 후, 추후 결의서 작성시 검색되어 입력 데이터로 재사용할 수 있게 하는 데이터베이스로서, 도 13에 도시된 바와 같이, 외화예적금관리대장, 외화채무,채권관리대장, 받을어음관리대장, 유가증권등관리대장, 미착품관리대장, 토지관리대장, 고정자산관리대장, 건설중인자산관리대장, 신용카드사용내역관리대장, 금융기관차입금관리대장, 금융리스미지급금 관리대장, 어음수표관리대장, 카드매출가맹관리대장, 월매출청구관리대장, 도급공사관리대장, 분양공사관리대장, 분양내역관리대장, 임대사업장관리대장, 주주명부관리대장 메뉴로 구성된다.

매칭 DB(350)는 해당 사용자의 ID 및 패스워드에 대응하는 사인, 상기 결의서 DB(330)의 각 메뉴, 및 상기 결의서 DB(330)의 메뉴와 관리대장(DB)의 메뉴가 서로 매칭되게 하는 데이터베이스로서, 도 14에 도시된 바와 같이, 상기 결의서 DB(330)의 수입거래 메뉴의 상품출고 결의서, 제품출고 결의서, 일일매출 결의서, 용역매출 결의서, 매출환입 결의서에 대한 정보가 월합계매출계정 메뉴에 반영되며, 지출거래 메뉴의 상품입고 결의서, 원재료등입고 결의서, 매입환출 결의서에 대한 정보가 월합계매입계정 메뉴에 반영된다. 또한, 도 15에 도시된 바와 같이, 일예로서 상기 결의서 DB(330)의 수입거래 메뉴의 상품출고 결의서에 대한 결제유형을 받을어음으로 선택하고 결의서를 완료하면, 상기 결의된 데이터가 관리대장 DB(340)에 저장되어 받을어음관리대장에 반영되며, 추후 자산증감거래 메뉴의 받을어음배서양도결의서에서 재사용될 수 있게 한다.

결제 DB(360)는 수입거래, 지출거래, 자산증감거래, 부채 및 자본증감거래 메뉴에 대응하는 각 결의서에 대한 결제 내역을 저장하는 데이터베이스로서, 세금계산서, 계산서, 신용카드, 현금영수증, 기타영수증과 같은 영수증유형과, 과세 및 면세와 같은 부가세유형과, 월합계외상매출금, 현금회수, 외상매출금, 예금입금, 받을어음 등과 같은 결제유형을 포함한다.

분개 DB(370)는 수입거래, 지출거래, 자산증감거래, 부채 및 자본증감거래 메뉴에 대응하는 각 결의서의 차변/대변에 따른 분개 내역을 저장하는 데이터베이스이다.

첨부파일 DB(380)는 수입거래, 지출거래, 자산증감거래, 부채 및 자본증감거래 메뉴에 대응하는 결의서, 일반전표결의서 및 범용수입/지출결의서에 증빙자료로서 업로드한 각종 영수증과 같은 첨부파일을 저장하는 데이터베이스이다.

한편, 이하에서는 도 16 내지 도 20을 참조하여, 본 발명에 따른 결의서를 이용한 자동 분개방법을 상세하게 설명한다.

도 16은 본 발명에 따른 결의서를 이용한 자동 분개방법을 나타내는 순서도이고, 도 17 내지 도 20은 본 발명에 활용되는 메뉴의 일예들을 나타내는 도면이다.

먼저, 사용자 단말기(100)는 인터넷망(150)을 통해 회계서비스 제공서버(200)로부터 제공되는 결의서 제공 홈페이지에 ID 및 패스워드를 입력하여 접속한다(S510).

여기서, 사용자 단말기(100)는 사용자의 ID 및 패스워드에 대응되는 사인 이미지 등의 사용자 정보를 입력받으며, 입력된 사용자 정보는 회계서비스 제공서버(200)의 사용자 DB(310)에 저장된다.

다음에, 사용자 단말기(100)는 도 3에 도시된 바와 같이, 회계서비스 제공서버(200)의 결의서 DB(330)를 통해 제공되는 결의서 메뉴 중 회계처리에 필요한 결의서를 선택한다(S520).

이때, 회계서비스 제공서버(200)는 사용자 단말기(100)로부터의 결의서 선택이 차/대변으로 범주화되어 있는 결의서, 즉 수입거래, 지출거래, 자산증감거래, 부채 및 자본증감거래중 어느 하나의 메뉴에 대응하는 결의서인지, 차/대변으로 범주화되어 있지 않은 결의서, 즉 일반전표결의서 및 범용수입/지출결의서인지의 여부를 판단한다(S530).

상기 S530 단계의 판단 결과, 회계서비스 제공서버(200)는 차/대변으로 범주화되어 있지 않은 결의서의 선택인 경우에는 일반전표결의서 또는 범용수입/지출결의서인지의 여부를 판단(S535)하여, 일반전표결의서의 선택이면 도 5에 도시된 바와 같이 사용자 단말기(100)의 사용자가 직접 차변과 대변을 구분하여 입력 후 분개를 수행(S537)하도록 하고, 범용수입/지출결의서의 선택이면 도 6에 도시된 바와 같이 거래와 관련된 증빙 영수증을 스캔하여 회계서비스 제공서비스(200)에 업로드한 후, 상기 S520 단계로 리턴하여 회계담당자가 회계처리를 대행(S539)할 수 있게 한다.

한편, 상기 S530 단계의 판단 결과, 회계서비스 제공서버(200)는 차/대변으로 범주화되어 있는 결의서, 즉 수입거래, 지출거래, 자산증감거래, 부채 및 자본증감거래 메뉴중 어느 하나의 선택인 경우에는 회계처리에 필요한 영수증유형, 부가세유형 및 결제유형과 같은 기본항목을 입력받는다(S540).

일예로서, 상기 S540 단계의 차/대변으로 범주화되어 있는 결의서중 수입거래 메뉴의 상품출고 결의서에 대한 선택을 구체적으로 설명하면 다음과 같다.

즉, 도 3 및 도 9에 도시된 바와 같이, 결의서 중에서 수입거래 메뉴 및 상품출고 결의서를 선택하면, 도 17에 도시된 바와 같이 상품출고 결의서가 디스플레이된다.

이때, 상기 상품출고 결의서 디스플레이시, 필수 입력 항목인 결제일, 출고일자, 거래처명, 품목명, 수량 및 단가와 같이 사용자 단말기(100)의 사용자가 직접 입력해야 하는 항목은 노란색으로 표시하고, 공급가액, VAT 및 합계금액과 같이 자동으로 계산되는 항목은 연두색으로 표시하여, 사용자의 입력을 용이하게 하는 것이 바람직하다.

즉, 일반적인 입력 항목인 사용부서, 사용사원 및 출고창고명을 입력하고, 노란색으로 표시된 필수 입력 항목인 결제일, 출고일자, 거래처명, 품목명, 수량 및 단가를 입력하면, 연두색 표시 부분인 공급가액, VAT 및 합계금액이 자동적으로 계산된다.

이때, 상기 입력 항목에 대한 확인 후 입력 데이터에 이상이 없으면 행추가를 통해 출고내역을 확정하며, 예를 들어 월합계외상매출금, 현금회수, 외상매출금, 예금입금, 받을어음 및 기타중 어느 하나의 결제유형을 선택함으로써 결제내역을 확정한다.

한편, 상기 S540 단계에서, 사용자 단말기(100)가 기본 항목을 입력 및 확인한 후, "저장"을 선택하여 결제에 대한 승인을 요청하면, 회계서비스 제공서버(200)는 도 18에 도시된 바와 같이, 상기 사용자 단말기(100) 사용자의 ID 및 패스워드에 대응하는 사인 이미지를 담당자 결제란에 삽입함과 동시에 결제를 수행하며, 차변과 대변으로 분개를 결정한다(S550).

이와 동시에, 회계서비스 제공서버(200)는 상기 S540 단계의 결제유형이 월합계 관련 계정에 반영되는 월합계외상매출금 항목인지, 기본적인 결의서에 반영되는 현금회수, 외상매출금, 예금입금 항목인지, 관리대장에 반영되는 받을어음 항목중 어느 하나인지의 여부를 판단한다(S560).

상기 S560 단계의 판단 결과, 상기 S540 단계의 결제유형이 도 7에 나타낸 월합계매출계정에 반영되는 결제유형의 일예인 월합계외상매출금이면, 상기 S550 단계를 통해 분개된 데이터를 상기 매칭 DB(350)에 임시 저장한 후, 매번 회계처리를 하지 않고 월 단위로 취합하여 분개를 결정하고, 상기 S540 단계의 결제유형이 도 8에 나타낸 월합계매입계정에 반영되는 월합계외상매입금이면, 상기 S550 단계를 통해 분개된 데이터를 상기 매칭 DB(350)에 임시 저장한 후, 매번 회계처리를 하지 않고 월 단위로 취합하여 분개를 결정한다(S570).

구체적으로, 상기 S570 단계중, 결의서의 결제내역에 월합계외상매출금을 선택하여 월합계매출계정에 반영되는 일예를 설명하면 다음과 같다.

즉, 도 19에 도시된 바와 같이, 결의서의 결제유형을 월합계외상매출로 선택하여 분개하면, 분개된 데이터가 매칭 DB(350)에 임시저장된다.

이어서, 월합계매출계정 메뉴를 선택하여 디스플레이시킨 후, 검색기간 및 거래처를 입력하여 검색하면, 상기 매칭 DB(350)에 임시저장되어 월합계외상매출로 분개된 특정 거래처의 분개내용이 디스플레이되며, 월합계처리내역을 통해 특정거래처를 검색하면 분개처리 후 세금계산서 또는 거래명세표를 출력할 수 있게 한다.

이때, 상기 매칭 DB(350)는 결의서 DB(330)에 저장된 수입거래 메뉴의 상품출고 결의서, 제품출고 결의서, 일일매출 결의서, 용역매출 결의서, 매출환입 결의서에 대한 정보가 월합계매출계정 메뉴에 반영되며, 지출거래 메뉴의 상품입고 결의서, 원재료등입고 결의서, 매입환출 결의서에 대한 정보가 월합계매입계정 메뉴에 반영되게 매칭되어 있다.

한편, 상기 S560 단계의 판단 결과, 상기 S540 단계의 결제유형이 도 13 및 도 15에 나타낸 관리대장에 반영되는 결제유형의 일예인 받을어음이면, 상기 S550 단계를 통해 분개된 데이터를 상기 매칭 DB(350)에 임시 저장한 후, 상기 단계 S520 단계로 리턴하여 추후 결의서 이용시 재사용될 수 있게 한다(S575).

구체적으로, 상기 S575 단계중, 결의서의 결제내역에 받을어음을 선택하여 관리대장에 반영되는 일예를 설명하면 다음과 같다.

즉, 도 20에 도시된 바와 같이, 수입거래 매뉴의 상품출고결의서에서 결제유형을 받을어음으로 선택하고 결제내역을 입력 후 분개하면, 분개된 데이터가 매칭 DB(350)에 임시저장된다.

이어서, 관리대장 메뉴중 상기 상품출고결의서와 연계된 받을어음관리대장을 디스플레이시킨 후, 만기일 및 거래처를 입력하여 검색하면, 해당 거래처에 대한 받을어음과 관련된 데이터가 자동으로 검색되며, 추후 결의서 메뉴중 자산증감거래 메뉴의 받을어음배서양도 결의서 이용시, 매칭 DB(350)에 임시 저장된 받을어음관리대장 항목의 데이터를 재사용할 수 있게 한다.

한편, 최종적인 결제 및 차변과 대변으로 분개가 완료된 결의서에 대하여 세금계산서 또는 거래명세서를 출력할 수 있게 함과 동시에 회계원장에 반영하며, 결의서 검색 메뉴를 통해 분개가 완료된 결의서를 검색할 수 있게 한다(S580).

이상에서는 본 발명의 일실시예에 따라 본 발명을 설명하였지만, 본 발명이 속하는 기술분야에서 통상의 지식을 가진 자가 본 발명의 기술적 사상을 벗어나지 않는 범위 내에서 변경 및 변형한 것도 본 발명에 속함은 당연하다.

즉, 본 발명에 따른 결의서를 이용한 자동 분개방법은 컴퓨터로 읽을 수 있는 기록매체에 컴퓨터가 읽을 수 있는 코드로서 구현하는 것이 가능하다. 컴퓨터가 읽을 수 있는 기록매체는 컴퓨터 시스템에 의하여 읽혀질 수 있는 데이터가 저장되는 모든 종류의 기록장치를 포함한다.

상기 컴퓨터가 읽을 수 있는 기록매체의 예로는 ROM, RAM, CD-ROM, 자기 테이프, 플로피디스크, 광데이터 저장장치 등이 있으며, 또한 인터넷을 통한 전송과 같이 캐리어 웨이브의 형태로 구현되는 것도 포함한다. 또한, 컴퓨터가 읽을 수 있는 기록매체는 네트워크로 연결된 컴퓨터 시스템에 분산되어, 분산방식으로 컴퓨터가 읽을 수 있는 코드가 저장되고 실행될 수 있다.

100 : 사용자 단말기 150 : 인터넷망
200 : 회계서비스 제공서버 101, 201 : 인터페이스부
103, 203 : 입력부 105, 205 : 출력부
107, 207 : 저장부 109, 209 : 제어부
300 : DB 서버 310 : 사용자 DB
320 : 업체 DB 330 : 결의서 DB
340 관리대장 DB 350 : 매칭 DB
360 : 결제 DB 370 : 분개 DB
380 : 첨부파일 DB

Claims

차변과 대변으로 범주화되어 미리 구분된 결의서를 이용하여 자동으로 분개하는 방법으로서,
(A) 회계서비스 제공서버(200)가 ID 및 패스워드 입력에 따라 사용자 단말기(100)를 해당 홈페이지에 접속시키는 단계(S510);
(B) 회계서비스 제공서버(200)가 결의서에 대한 선택신호를 사용자 단말기(100)로부터 수신하는 단계(S520);
(C1) 회계서비스 제공서버(200)가 사용자 단말기(100)로부터의 결의서 선택이, 차/대변으로 범주화되어 있지 않은 결의서인지 차/대변으로 범주화되어 있는 결의서인지의 여부를 판단하는 단계(S530);
(C2) 상기 (C1) 단계의 판단 결과, 차/대변으로 범주화되어 있지 않은 결의서의 선택인 경우에는, 일반전표결의서 또는 범용수입/지출결의서인지의 여부를 판단(S535)하는 단계;
(C3) 상기 (C2) 단계의 판단 결과, 일반전표결의서의 선택이면 사용자 단말기(100)로 차변과 대변을 구분하여 입력하도록 한 후에 사용자 단말기(100)로부터의 차변과 대변의 입력정보에 따라 분개를 수행(S537)하고, 범용수입/지출결의서의 선택이면 거래와 관련된 증빙 영수증을 스캔하여 업로드한 후 상기 (B) 단계로 리턴하여 회계처리를 대행하게 하는 단계(S539);
(D) 상기 (C1) 단계의 판단 결과, 차/대변으로 범주화되어 있는 결의서의 선택인 경우에는 회계처리에 필요한 영수증유형, 부가세유형 및 결제유형과 같은 기본항목을 입력받는 단계(S540); 및
(E) 회계서비스 제공서버(200)가 사용자 단말기(100)로부터 결제에 대한 승인 요청신호를 수신하면, 상기 사용자 단말기(100)의 ID 및 패스워드에 대응하는 사인 이미지를 결제란에 삽입함과 동시에 결제를 수행하며 차변과 대변으로 분개를 결정하는 단계(S550)를 포함하는 것을 특징으로 하는 결의서를 이용한 자동 분개방법.
삭제
제 1항에 있어서,
(G) 상기 (E) 단계와 동시에, 상기 (D) 단계의 결제유형이 월합계 관련 계정에 반영되는 항목인지 관리대장에 반영되는 항목인지의 여부를 판단(S560)하여, 월합계 관련 계정에 반영되는 항목인 경우에는 상기 (E) 단계를 통해 분개된 데이터를 매칭 DB(350)에 임시 저장한 후, 매번 회계처리를 하지 않고 월 단위로 취합하여 분개하는 단계(S570)를 더 포함하는 것을 특징으로 하는 결의서를 이용한 자동 분개방법.
제 3항에 있어서,
(H) 상기 (G) 단계의 판단 결과, 상기 (D) 단계의 결제유형이 관리대장에 반영되는 항목인 경우에는 상기 (E) 단계를 통해 분개된 데이터를 매칭 DB(350)에 임시 저장한 후, 상기 단계 (B) 단계로 리턴하여 추후 결의서 이용시 재사용되게 하는 단계(S575)를 더 포함하는 것을 특징으로 하는 결의서를 이용한 자동 분개방법.
제 1항 또는 제 3항에 있어서,
(I) 차변과 대변으로 분개가 완료된 결의서에 대하여 세금계산서 또는 거래명세서를 출력할 수 있게 함과 동시에 회계원장에 반영하며, 결의서 검색 메뉴를 통해 분개가 완료된 결의서를 검색할 수 있게 하는 단계(S580)를 더 포함하는 것을 특징으로 하는 결의서를 이용한 자동 분개방법.
제 1항에 있어서,
상기 (A) 단계에서, 회계서비스 제공서버(200)가 상기 사용자 단말기(100)의 ID 및 패스워드에 대응하는 서명 이미지를 입력받아 사용자 DB(310)에 저장하는 것을 특징으로 하는 결의서를 이용한 자동 분개방법.
제 1항에 있어서,
상기 (D) 단계에서, 회계처리에 필요한 기본항목 중, 공급가액, VAT 및 합계금액과 같이 자동으로 계산되는 항목은 별도의 컬러로 표시하는 것을 특징으로 하는 결의서를 이용한 자동 분개방법.