WO2009040210A1 - Teilen von emails zwischen zwei benutzern mit hilfe eines servers - Google Patents

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WO2009040210A1
WO2009040210A1 PCT/EP2008/061364 EP2008061364W WO2009040210A1 WO 2009040210 A1 WO2009040210 A1 WO 2009040210A1 EP 2008061364 W EP2008061364 W EP 2008061364W WO 2009040210 A1 WO2009040210 A1 WO 2009040210A1
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WO
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communication
mail
computer device
information
Prior art date
Application number
PCT/EP2008/061364
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English (en)
French (fr)
Inventor
Thomas Lederer
Original Assignee
Siemens Enterprise Communications Gmbh & Co. Kg
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Filing date
Publication date
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Priority to US12/678,613 priority patent/US8260869B2/en
Priority to CN2008801168144A priority patent/CN101868947B/zh
Priority to AT08803363T priority patent/ATE510389T1/de
Publication of WO2009040210A1 publication Critical patent/WO2009040210A1/de

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    • H—ELECTRICITY
    • H04—ELECTRIC COMMUNICATION TECHNIQUE
    • H04L—TRANSMISSION OF DIGITAL INFORMATION, e.g. TELEGRAPHIC COMMUNICATION
    • H04L51/00—User-to-user messaging in packet-switching networks, transmitted according to store-and-forward or real-time protocols, e.g. e-mail
    • H04L51/21—Monitoring or handling of messages
    • H04L51/224—Monitoring or handling of messages providing notification on incoming messages, e.g. pushed notifications of received messages
    • H—ELECTRICITY
    • H04—ELECTRIC COMMUNICATION TECHNIQUE
    • H04L—TRANSMISSION OF DIGITAL INFORMATION, e.g. TELEGRAPHIC COMMUNICATION
    • H04L51/00—User-to-user messaging in packet-switching networks, transmitted according to store-and-forward or real-time protocols, e.g. e-mail
    • H04L51/42—Mailbox-related aspects, e.g. synchronisation of mailboxes

Definitions

  • the invention relates to a method and a communication system for operating a communication connection between communication terminals.
  • the communication partner - referred to below as the second participant - often wishes to also be able to view the e-mail. to better discuss the content.
  • the second subscriber can now ask the first subscriber to forward the e-mail present to the first subscriber to an e-mail address of the second subscriber.
  • the second participant without prolonged delays access to a document - for example, an already received email - to allow.
  • Communication connection between a communication terminal and at least one second communication terminal wherein a coupling is provided to a data processing system, is determined for at least one first document, at least one of the first document associated, each identifying a subscriber first address information on a first computing device interacting with the first communication device opened first document ,
  • a document information identifying the first document is determined.
  • the at least one first address information item is assigned to a second computer unit that is associated with a second computer unit that interacts with the second communication terminal unit
  • At least one second document which is likewise associated with the document information, is subsequently determined in a document memory of the second computer device.
  • the method is advantageous in that it allows a second party to access a document having the same document information as the first document of the first party.
  • the first and second documents are copies of the same document.
  • the second participant it is possible for the second participant to access a document that is at least identical in content but with the first document.
  • any actions can be performed; for example, the second participant may open the second document for reading, or the second document may be further processed manually or computer-controlled in some other way.
  • the first document and thus also the second document are preferably an electronic message such as an e-mail, any document stored on the first computer device or a web page displayed in a web browser.
  • the first document and thus also the second document are preferably an electronic message such as an e-mail, any document stored on the first computer device or a web page displayed in a web browser.
  • Document identifying document information is preferably adapted to the respective document type.
  • e-mail for example, it is part of the so-called e-mail header - the preamble of an e-mail with information regarding e-mail.
  • Sender, recipient, sending time and date addresses of server devices involved in transmitting the e-mail - or a unique ID (identification number) in a mailbox of an e-mail program.
  • the document information is preferably the file name of the document and / or any attributes of the file, such as the creation date.
  • the identifying document information may preferably also be a URL (uniform resource locator).
  • the first and second computer devices are usually workstations used in office environments. platzrechner or at least computer devices that allow a representation of the first or second document.
  • the first address information is preferably an e-mail address contained in or assigned to the first document, which is preferably also displayed to the first user in an output. Alternatively, it may also be a telephone number, an IP address (IP: Internet protocol) or a MAC address (MAC: Media Access Control), which is assigned to the second computer device or the second communication terminal device.
  • IP Internet protocol
  • MAC Media Access Control
  • the communication connection between the first and the second communication terminal device is preferably a connection operated in real time, in particular a connection for voice communication, such as a telephone connection.
  • the first and second communication terminals are thus in particular voice terminals, such as commercially available corded or cordless telephones or mobile telephones. However, it may also be a so-called run on a workstation soft client, which is also provided for a voice communication. But it can also be a real-time multimedia connection between the two communication devices.
  • the communication connection is operated via a different communication medium than a possibly existing connection between the first and the second computer device.
  • the method is particularly advantageous if the first communication terminal device and the first computer device are two separate devices which usually are not directly connected to one another or can access a shared memory.
  • the method can be used particularly advantageously in scenarios in which there is no possibility in the context of the communication connection is to transmit a copy of the first document over the communication link.
  • the operation of a communication connection may preferably be understood to mean the establishment of a communication connection, a call connection or a switched communication connection.
  • states are often referred to as SETUP, ALERT, CONNECT.
  • a rejected communication connection can also be evaluated as operating a communication connection on the grounds that the second communication terminal is busy.
  • the document storage device is, in particular, an e-mail mailbox or an e-mail archive which is set up on the second computer device or can be accessed by the second computer device.
  • the document store may also be a file system or a browser cache, often referred to as a cache.
  • an e-mail traffic between the first subscriber and the second subscriber may have taken place ahead of time according to the method of the invention.
  • the first subscriber establishes a communication connection by calling the second subscriber to the second communication terminal.
  • the first participant informs the second participant that he is referring to the content of an already transmitted e-mail for the following telephone conversation.
  • the e-mail is open in an output window of the first computer device. The method now makes it possible to determine from the open window for the first document of the e-mail traffic containing second subscriber identifying first address information in which one of the send and send addresses of E-mail traffic is detected as the e-mail address of the second party.
  • a unique identifier is determined for the e-mail, for example, the subject line of the e-mail and a timestamp of the e-mail.
  • the method now determines whether one of the sender or recipient addresses is an e-mail address of the second user. If this is the case, the document information identifying the first document is transmitted via the communication connection or via a data connection operated in parallel to the first computer device. This is now in this present e-mail mailbox looking for an e-mail, with the same document information as the first document has. This means that you are looking for an e-mail with the same subject line and the same time stamp as determined in advance. If a hit results, the determined second document can now be displayed to the second user at the second computer device.
  • link - ie an accessibility in the form of a link, often implemented as a so-called hard link or symbolic link - can be generated, which refers to the second document in the document storage, so that the second participant has the possibility to access the second document by means of selection, for example clicking with a mouse as a control element of the second computer device, to the
  • the communication connection can represent a conference circuit between a plurality of communication terminals.
  • An open document is, in particular, a document visible on the screen.
  • this may preferably be that document that is placed in the foreground of several open windows.
  • it can alternatively or additionally be evaluated which of the different windows of a multi-window surface has the input focus and whether this can be used as an active opened document in the sense of the method according to the invention.
  • a restriction to certain configured application types are performed, which are available for the determination of the open document for selection. For example, a restriction may apply to e-mail programs.
  • a content of an output window of this e-mail program can be regarded as an active open document.
  • the selected in the main window of the e-mail program and possibly in A message displayed in a preview window can then preferably be used as an open document for the further course of the procedure.
  • the determination of the address information and / or the document information can be performed independently of a communication connection at any time. If this is already the case when the first and the second communication terminal device are inactive, there is thus the advantage that when establishing the call of the communication connection, the ascertained information regarding address information and / or document information can already be available.
  • the comparison of the first with the second address information can then be carried out preferably at any stage of a connection establishment or a switched connection of the communication link.
  • the adjustment of the address information can preferably be carried out such that from the e-mail traffic for the e-mail addresses of the e-mail traffic, a query in a so-called Directory Service.
  • an analog access to the directory service for the communication connection and in particular for the phone number of the second communication terminal of the second subscriber can be made so that it can be recognized for the e-mail address of the document as well as for the phone number of the second communication terminal, whether it is the same participant - the second participant.
  • the directory service is designed in such a way that there is a data record for each subscriber which has at least one telephone number of the subscriber and an e-mail address of the subscriber. This makes it possible to detect whether the same record is being accessed for both queries. If this is the case, then the e-mail traffic and the communication connection are the same communication partner of the first subscriber, so that the further steps of the method according to the invention can be carried out further.
  • the transmission of document information can be done via any connection.
  • This may preferably be a signaling or a signaling connection of the communication connection.
  • This is, for example, a B channel for an ISDN connection (ISDN: integrated services digital network) or a corresponding signaling packet of a voice communication connection via H.323 or SIP (Session Initiation Protocol), in accordance with the specifications of the ITU-T or IETF (ITU-T: Telecommunications standardization sector of International Telecommunications
  • the transmission can also take place via a data connection between the first computer device and the second computer device, whereby any data protocols can be used It may be advantageous if the document information is transmitted at least in a timely manner so that the second participant is enabled to access the second document at an early point in time.
  • the first document may be an e-mail as well as an attachment of an e-mail.
  • An attachment of an e-mail is characterized by the fact that it is an independent
  • Document within an e-mail As an address information, an e-mail distribution list of the e-mail surrounding the attachment can continue to be analyzed. For the determination of the document information, however, a combination of information associated with the e-mail and information associated with the embedded attachment can preferably be evaluated. Thus, it can preferably be achieved that, provided the first participant has opened an e-mail including its attachment, the second participant is also given the opportunity to directly inspect this attachment. Further advantageous embodiments and further developments are illustrated below with reference to a drawing and are explained in more detail with reference to this.
  • the drawing shows in a schematic representation in
  • FIG. 1 shows a communication arrangement for implementing the method according to the invention.
  • FIG. 1 shows a schematic representation of a data processing system consisting of a first workstation PCn, a second workstation PC T2 as a computer end device according to the invention and a local area network LAN.
  • a communication system comprising a switching system PBX and two telephone terminals shown by way of example - a first telephone terminal T ⁇ l and a second telephone terminal T ⁇ 2 - is shown as a communication terminal according to the invention.
  • the communication system is designed for voice transmission.
  • FIG. 1 shows a directory service DIR which has a connection to the first workstation PC T i.
  • the coupling between the directory service and the first workstation PC T i and the possibility of connecting the first workstation PC T i via the local network LAN to the second workstation PC T2 is illustrated by means of data lines DL as solid lines.
  • the CTI coupling CTIK which is also a data link, is also illustrated as a solid line.
  • the coupling between the first telephone terminal T ⁇ l and the switching system PBX and the second telephone terminal T ⁇ 2 with the same Switching system PBX is illustrated by dashed lines and, unlike the data lines DL, represents a connection based on voice communication protocols.
  • a communication connection KV to be set up or established is indicated in FIG. 1 by a double arrow between the two telephone terminals T T 1 and T T 2 .
  • a send e-mail address SE In addition to the actual content of the e-mail, a send e-mail address SE, a receive e-mail address EE and a subject text of the e-mail BETR are also displayed in the output window AFI.
  • the send e-mail address SE is exemplified in Figure 1 as T2@xy.de, which is to represent a valid e-mail address of the second subscriber T2.
  • the receiving e-mail address is EE as
  • Tl@xy.de where this is to represent a valid e-mail address of the first subscriber Tl.
  • the subject text BETR is indicated in FIG. 1 merely as a character string XXXX.
  • the e-mail content is still indicated by dots only. Further inscription texts in the e-mail window are also indicated as labels Ll, L2 and L3.
  • Another output window AF2 is shown on the surface of the workstation PC T i, wherein the first output window AFI is to be arranged in the foreground in relation to the second output window AF2. This is illustrated by overlapping the output windows AFI and AF2 in FIG. 1, wherein the output window AFI at least partially covers the second output window AF2.
  • FIG. 1 shows an output window AF3, which is shown on the surface of the second workstation PC T2 and contains a link L as a link or link to an e-mail. More details about these two elements of Figure 1 will be explained later.
  • Initial situation is that the subscriber Tl has received an e-mail from the subscriber T2 and based on a telephone consultation with the subscriber T2 would like to perform. For this purpose, he accesses his kgendein- direction T ⁇ l and dials the number of the second participant associated Wegend worn T ⁇ 2 . This process is communicated by the switching system PBX to the first workstation PCn via the CTI coupling CTIK. A parameter of the transmission to the first workstation PC T i is in this case the dialed telephone number of the second telephone terminal T T 2 . This parameter is passed to a resident program running on the first workstation PCn.
  • this program By accessing the directory service DIR, this program now determines a data record which contains all the subscriber-specific data for the transferred telephone number.
  • the e-mail address assigned to the subscriber is extracted from the subscriber data record.
  • the extracted e-mail address is then searched in the active window of the workstation PCn, ie in the output window AFI of the opened e-mail, the sender list and the recipient list, if this corresponds to the e-mail address just determined from the directory service ,
  • the e-mail address matches the send e-mail address SE in the output window AFI. Consequently, it can be assumed that the call setup under construction is set up to a terminal which is assigned to the same subscriber who has sent the e-mail to the first subscriber T1. Then the resident program extracts information from the presented e-mail clear document information, by means of which a unique access to e-mails in an e-mail inbox is possible - for example, a combination of the subject line of the date of the e-mail and possibly more Information associated with the e-mail. The unique document information determined in this way is then at least temporarily stored and stored by the resident program.
  • the resident second program after receiving the document information, can perform a search in its e-mail inbox, whether to the specified document information find the associated document. This should in principle lead to a hit, unless the second participant has already deleted the corresponding e-mail of the previous e-mail traffic on his computer. Now finds the second resident program such an e-mail with the same
  • a third output window AF3 can be opened on the second workstation PC T2 by a link L is displayed graphically or textually, by means of which access to the just-found document is made possible.
  • Subscriber T2 thus results in the possibility, in parallel with existing communication links KV, of opening the same e-mail via the telephone terminals T T 1 and T T 2 which the first subscriber T 1 has already opened on its screen. This is possible by a simple click on the displayed link.
  • the method thus makes it possible for the second subscriber T2 to quickly and easily access the same document which is present to the first subscriber T1 and which the first subscriber T1 has just actively processed or is currently actively watching.
  • a lengthy manual search in a document folder is not required. This is particularly advantageous because in existing e-mail systems a search function is often not very convenient.
  • the found e-mail can be displayed as a link in such a way that it is displayed in the incoming mailbox as the latest received message.
  • the e-mail or the document to be displayed can be immediately opened by the resident program of the second workstation PC T2 on its screen, if it has been identified in the document storage.
  • both e-mail mailboxes of the two workstations PC T i and PC T2 have a similar Indexing of the e-mails, so that a determined index can be used as document information for the first document as a unique access key to the e-mails on the second workstation PC T2 and thus on the second workstation PC T2 an especially fast access to the e-mail Mail inbox becomes possible. This is especially possible if the document storage is always indexed to date, and thus no lengthy search in the document storage is needed.
  • such a service can also be dispensed with if the e-mail program comprises a type of address book or contacts function in which relevant data, such as e-mail address and telephone numbers to potential communication partners are stored. Then only access to this address book or the contacts is sufficient. The same procedure can be followed if the company provides a central company address book, which also stores relevant personal data, such as telephone numbers and e-mail addresses.
  • the method can nevertheless be carried out in such a way that if several hits are detected on the workstation PC T2 , a list of these hits is displayed and the second subscriber can select an entry from the list, preferably by clicking on it.
  • a list of these hits is displayed and the second subscriber can select an entry from the list, preferably by clicking on it.
  • the position of a cursor or the position of markers within the first document can be transmitted from the first workstation PC T i to the second workstation PC T2 , so that the second user T2 also has these markers or the position of the cursor can be displayed.
  • a kind of position information is transferred with and evaluated at the receiving end. This allows the first party T1 to already mark a relevant paragraph, which makes it possible to easily refer to a particular section of the document for longer documents, despite the size of the document, and the second party T2 does not have to search tediously thereafter in the second document.
  • the document information despite all this to the workstation PC T2 to transmit, as part of an extended caller list evaluate the transmitted document information such that in the caller list in addition to the information on the missed call also information about the document in question is displayed - in particular a file name, a subject line or a link to the document.
  • all address fields of an e-mail are preferably evaluated for determining the address information, that is to say the fields usually designated as "To", “CC”, “From” and “BCC” for senders, recipients and other receivers to be informed.
  • the fields usually designated as "To”, "CC”, “From” and “BCC” for senders, recipients and other receivers to be informed.
  • the invention can be provided to automatically determine the relevant open document.
  • the first subscriber explicitly determines a document for which the document information is to be determined.
  • sequence according to the invention can be carried out in such a way that individual ones of the steps depend directly on method stages of the structure of the communication connection. For example, lifting the handset can be used as a trigger to determine which document is the active one. In addition, it can be triggered by determining the first address information and the first document information. In addition, each further state of the communication connection can be evaluated as a trigger for at least one of the method steps according to the invention.
  • the method can also be used analogously for any other type of document.
  • the method may be used such that a first subscriber who has opened a particular source code and scrolls to a particular procedure or method contained therein if a call to a second subscriber is a document and position determining document formation are transmitted to the second participant, so that for this also this source code can be opened for viewing.
  • the document storage would not be an e-mail in this case, but a source code storage on a central server.
  • the document storage can also be merely a file system on the second workstation PC T2 .
  • the sequence of the individual process steps may vary slightly over time.
  • the transmission of the document information is preferably carried out in a new or optional signaling element of a signaling connection of the communication link KV or takes place in a direct or running through a server data connection between the workstations PC T i and PC T2 •
  • Regarding the data connection can be made to any protocol which allows such transmission.
  • transmission via signaling of the communication connection KV has the advantage that security devices present in a network, such as firewalls or proxy servers influencing the data traffic, can not have a negative influence, while in the data network theoretically configurations may be possible Transmission from the first workstation PC T i to the second workstation PC T2 is blocked.
  • a Data connection may thus be required to provide a corresponding network configuration so that a data connection can successfully transmit the document information.
  • a second document can be determined, it may happen that the second participant has already deleted a corresponding document. If the document is still in a wastebasket of the second workstation PC T2 , it is possible to allow the second subscriber also access to the document located in the wastepaper basket. If no document can be found at all for which the second document information matches the first document information, it can be provided to display an output to the second user on the screen of the second workstation as a negative acknowledgment of the method according to the invention.
  • the method was explained by means of a transmission between two subscribers, in which the two subscribers are arranged within and belong to a company and are coupled to a switching system PBX.
  • PBX switching system

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  • Telephonic Communication Services (AREA)

Abstract

Die Erfindung betrifft ein Verfahren und ein Kommunikationssystem zum Betreiben einer Kommunikationsverbindung (KV) zwischen einer ersten Kommunikationsendeinrichtung (TT1) und zumindest einer zweiten Kommunikationsendeinrichtung (TT2), wobei eine Kopplung (CTIK) zu einem Datenverarbeitungssystem vorgesehen ist. Bei dem Verfahren wird für mindestens ein an einer mit der ersten Kommunikationsendeinrichtung (TT1) interagierenden ersten Rechnereinrichtung (PCT1) geöffnetes erstes Dokument mindestens eine dem ersten Dokument zugeordnete jeweils einen Teilnehmer identifizierende erste Adressinformation (SE) ermittelt. Weiterhin wird eine das erste Dokument identifizierende Dokumenteninformation ermittelt. Bei Betreiben der Kommunikationsverbindung (KV) zwischen der ersten Kommunikationsendeinrichtung (TT1) und einer zweiten Kommunikationsendeinrichtung (TT2) wird die mindestens eine erste Adressinformation (SE) mit einer zu einer mit der zweiten Kommunikationsendeinrichtung (TT2) interagierenden zweiten Rechnereinrichtung (PCT2) zugeordneten zweiten Adressinformation auf Übereinstimmung geprüft. Ergibt sich eine Übereinstimmung so wird in einem Dokumentenspeicher der zweiten Rechnereinrichtung (PCT2) mindestens ein zweites Dokument ermittelt, dem ebenfalls die Dokumenteninformation zugeordnet ist.

Description

Beschreibung
TEILEN VON EMAILS ZWISCHEN ZWEI BENUTZERN MIT HILFE EINES SERVERS
Die Erfindung betrifft ein Verfahren und ein Kommunikationssystem zum Betreiben einer Kommunikationsverbindung zwischen Kommunikationsendeinrichtungen .
Im Arbeitsalltag eines Büroangestellten kommt es häufig vor, dass nach einem vorausgegangenen E-Mail-Schriftwechsel ein sich darauf basierendes Telefonat durchgeführt wird. Bei derartigen Telefonaten hat häufig derjenige, der das Telefonat initiiert hat - im Folgenden als erster Teilnehmer bezeichnet -, eine zuletzt vorausgegangene E-Mail an seinem Rechner derart geöffnet, dass er während dem Telefonat den Inhalt der E-Mail lesen kann und sich verbal auf diese E-Mail beziehen kann.
Bezieht sich nun der erste Teilnehmer auf die ihm vorliegende Email, da er den Inhalt eines Abschnitt der E-Mail diskutieren möchte, so besteht beim Kommunikationspartner - im Folgenden als zweiter Teilnehmer bezeichnet - häufig der Wunsch, ebenfalls die E-Mail betrachten zu können, um besser über den Inhalt diskutieren zu können.
Der zweite Teilnehmer kann nun während dem Telefonat den ersten Teilnehmer bitten, die dem ersten Teilnehmer vorliegende E-Mail an eine E-Mail-Adresse des zweiten Teilnehmers weiterzuleiten.
Geht man davon aus, dass der zweite Teilnehmer ebenfalls an dem vorausgegangenen E-Mail-Schriftwechsel als Autor und/oder als Empfänger beteiligt war, so kann er nun in seinem E-Mail- Postfach oder E-Mail-Archiv nach der gleichen E-Mail suchen. Je nach Struktur und Organisation des E-Mail-Postfachs oder - Archivs, kann sich dies jedoch als schwierig, umständlich und/oder zeitaufwendig darstellen.
Es ist Aufgabe der Erfindung, dem zweiten Teilnehmer ohne längere Verzögerungen einen Zugriff auf ein Dokument - beispielsweise eine bereits erhaltene Email - zu ermöglichen.
Gelöst wird diese Aufgabe durch ein Verfahren mit Merkmalen gemäß Patentanspruch 1, sowie durch ein Kommunikationssystem mit Merkmalen gemäß Patentanspruch 16.
Vorteilhafte Ausgestaltungen und Weiterbildungen sind darüber hinaus in den abhängigen Ansprüchen angegeben.
Bei dem erfindungsgemäßen Verfahren zum Betreiben einer
Kommunikationsverbindung zwischen einer Kommunikationsendeinrichtung und zumindest einer zweiten Kommunikationsendeinrichtung, wobei eine Kopplung zu einem Datenverarbeitungssystem vorgesehen ist, wird für mindestens ein an einer mit der ersten Kommunikationsendeinrichtung interagierenden ersten Rechnereinrichtung geöffnetes erstes Dokument, mindestens eine dem ersten Dokument zugeordnete, jeweils einem Teilnehmer identifizierende erste Adressinformation ermittelt. Darüber hinaus wird eine das erste Dokument identifizierende Dokumenteninformation ermittelt. Weiterhin wird bei Betreiben der Kommunikationsverbindung zwischen der ersten Kommunikationsendeinrichtung und einer zweiten Kommunikationsendeinrichtung die mindestens eine erste Adressinformation mit einer zu einer mit der zweiten Kommunikationsendeinrichtung interagie- renden zweiten Rechnereinrichtung zugeordneten zweiten
Adressinformation auf Übereinstimmung geprüft. Bei Übereinstimmung der ersten Adressinformation und der zweiten Adressinformation wird daraufhin in einem Dokumentenspeicher der zweiten Rechnereinrichtung mindestens ein zweites Dokument ermittelt, das ebenfalls der Dokumenteninformation zugeordnet ist. Das Verfahren ist insofern vorteilhaft, als das einem zweiten Teilnehmer ermöglicht wird auf ein Dokument zuzugreifen, das dieselbe Dokumenteninformation hat wie das erste Dokument des ersten Teilnehmers. Vorzugsweise handelt es sich bei dem ersten und dem zweiten Dokument um Kopien desselben Dokuments. Somit besteht für den zweiten Teilnehmer die Möglichkeit auf ein Dokument zuzugreifen, das zumindest inhaltlich aber identisch ist mit dem ersten Dokument.
Nach dem Ermitteln des Dokuments können beliebige Aktionen durchgeführt werden; beispielsweise kann der zweite Teilnehmer das zweite Dokument zum Lesen öffnen oder kann das zweite Dokument manuell oder rechnergesteuert auf irgendeine andere Art und Weise weiterverarbeitet werden.
Bei dem ersten Dokument und somit auch bei dem zweiten Dokument handelt es sich vorzugsweise um eine elektronische Nachricht wie eine E-Mail, um ein beliebiges auf der ersten Rechnereinrichtung abgespeichertes Dokument oder um eine in einem Webbrowser dargestellte Webseite. Die das erste
Dokument identifizierende Dokumenteninformation ist dabei vorzugsweise auf den jeweiligen Dokumententyp abgestimmt. Bei einer E-Mail ist es beispielsweise ein Teil des so genannten E-Mail-Headers - die Präambel einer E-Mail mit Informationen bzgl . Absender, Empfänger, Sendezeit und - Datum, Adressen von an einer Übertragung der E-Mail beteiligten Server- Einrichtungen - oder eine eindeutige ID (Identifikationsnummer) in einem Postfach eines E-Mail-Programms. Bei einem beliebigen Dokument im Dateisystem der ersten Rechnereinrich- tung ist die Dokumenteninformation vorzugsweise der Dateiname des Dokuments und/oder beliebige Attribute der Datei, wie das Erzeugungsdatum. Bei einer Webseite als erstes Dokument kann die identifizierende Dokumenteninformation vorzugsweise auch eine URL (uniform resource locator) sein.
Bei der ersten bzw. der zweiten Rechnereinrichtung handelt es sich üblicherweise um in Büroumgebungen eingesetzte Arbeits- platzrechner oder zumindest um Rechnereinrichtungen, die eine Darstellung des ersten bzw. zweiten Dokuments ermöglichen. Bei der ersten Adressinformation handelt es sich vorzugsweise um eine im ersten Dokument enthaltene oder diesem zugeordnete E-Mail-Adresse, die vorzugsweise auch dem ersten Teilnehmer in einer Ausgabe angezeigt wird. Alternativ kann es sich auch um eine Rufnummer, eine IP-Adresse (IP: internet protocol) oder um eine MAC-Adresse (MAC: Media Access Control) , die der zweiten Rechnereinrichtung oder der zweiten Kommunikations- endeinrichtung zugeordnet ist.
Bei der Kommunikationsverbindung zwischen der ersten und der zweiten Kommunikationsendeinrichtung handelt es sich vorzugsweise um eine in Echtzeit betriebene Verbindung, insbesondere um eine Verbindung zur Sprachkommunikation, wie eine Telefonverbindung. Bei der ersten und der zweiten Kommunikationsendeinrichtung handelt es sich somit insbesondere um Sprachendgeräte, wie handelsübliche schnurgebundene oder schnurlose Telefone bzw. Mobilfunk-Telefone. Weiterhin kann es sich aber auch um einen so genannten auf einem Arbeitsplatzrechner ablaufenden Softclient handeln, der ebenfalls für eine Sprachkommunikation vorgesehen ist. Darüber hinaus kann es sich aber auch um einen Multimedia- Verbindung in Echtzeit zwischen den zwei Kommunikationsein- richtungen handeln.
Vorzugsweise wird für die Kommunikationsverbindung über ein anderes Kommunikationsmedium betrieben, als eine möglicherweise bestehende Verbindung zwischen der ersten und der zweiten Rechnereinrichtung. Darüber hinaus ist das Verfahren besonders vorteilhaft wenn es sich bei der ersten Kommunikationsendeinrichtung und der ersten Rechnereinrichtung um zwei getrennte Geräte handelt, die üblicherweise nicht direkt miteinander in Verbindung stehen oder auf einen gemeinsamen Speicher zugreifen können. Weiterhin lässt sich das Verfahren besonders vorteilhaft einsetzen in Szenarien, in denen im Rahmen der Kommunikationsverbindung keine Möglichkeit besteht, eine Kopie des ersten Dokuments über die Kommunikationsverbindung zu übertragen.
Unter dem Betreiben einer Kommunikationsverbindung kann vorzugsweise ein Aufbau einer Kommunikationsverbindung, eine sich im Rufzustand befindende oder eine durchgeschaltete Kommunikationsverbindung verstanden werden. In Protokollen werden derartige Zustände häufig als SETUP, ALERT, CONNECT bezeichnet. Weiterhin kann ebenso eine abgewiesene Kommunika- tionsverbindung aufgrund dessen, dass die zweite Kommunikationsendeinrichtung besetzt ist, als Betreiben einer Kommunikationsverbindung gewertet werden.
Bei dem erfindungsgemäßen Dokumentenspeicher handelt es sich insbesondere um ein E-Mail-Postfach oder um ein E-Mail- Archiv, das auf der zweiten Rechnereinrichtung eingerichtet ist bzw. auf das durch die zweite Rechnereinrichtung zugegriffen werden kann. Darüber hinaus kann es sich bei dem Dokumentenspeicher auch um ein Dateisystem oder um einen Browserzwischenspeicher, häufig auch als Cache bezeichnet, handeln .
In einer vorteilhaften Ausgestaltung des Verfahrens kann dem erfindungsgemäßen Verfahren zeitlich vorauslaufend ein E- Mail-Verkehr zwischen dem ersten Teilnehmer und dem zweiten Teilnehmer stattgefunden haben. Der erste Teilnehmer baut darauf folgend eine Kommunikationsverbindung durch Anruf beim zweiten Teilnehmer zur zweiten Kommunikationsendeinrichtung auf. Nach Durchschalten der Kommunikationsverbindung teilt der erste Teilnehmer dem zweiten Teilnehmer mit, dass er sich für das folgende Telefongespräch auf den Inhalt einer bereits übermittelten E-Mail bezieht. Die E-Mail sei dabei in einem Ausgabe-Fenster der ersten Rechnereinrichtung geöffnet. Das Verfahren erlaubt es nun aus dem geöffneten Fenster für das erste Dokument des E-Mail-Verkehrs enthaltende zweiten Teilnehmer identifizierende erste Adressinformation zu ermitteln, in dem eine aus den Sende- und Absendeadressen des E-Mail-Verkehrs als E-Mail-Adresse des zweiten Teilnehmers erkannt wird. Außerdem wird für die E-Mail ein eindeutiges Kennzeichen ermittelt, beispielsweise aus der Betreffzeile der E-Mail und einem Zeitstempel der E-Mail. Durch das Verfahren wird nun ermittelt, ob es sich bei einem der Sender- oder Empfangsadressen um eine E-Mail-Adresse des zweiten Teilnehmers handelt. Ist dies der Fall, wird die das erste Dokument identifizierende Dokumenteninformation über die Kommunikationsverbindung oder über eine parallel dazu betriebene Datenverbindung an die erste Rechnereinrichtung übermittelt. An dieser wird nun in diesem vorliegenden E- Mail-Postfach nach einer E-Mail gesucht, mit der gleichen Dokumenteninformation, wie sie das erste Dokument besitzt. D.h. es wird nach einer E-Mail gesucht mit derselben Betreffzeile und demselben Zeitstempel, wie vorab ermittelt. Ergibt sich ein Treffer kann nun das ermittelte zweite Dokument dem zweiten Teilnehmer an der zweiten Rechnereinrichtung angezeigt werden. Alternativ kann lediglich ein Link - d.h. eine Zugriffsmöglichkeit in Form einer Verknüpfung, häufig als so genannter Hard-Link oder symbolischer Link umgesetzt - erzeugt werden, der auf das zweite Dokument im Dokumentenspeicher verweist, so dass für den zweiten Teilnehmer die Möglichkeit besteht, auf das zweite Dokument mittels Selektion, beispielsweise Anklicken mit einer Maus als Bedienelement der zweiten Rechnereinrichtung, auf den
Link und somit auf das zugeordnete zweite Dokument zuzugreifen. Auf diese Weise besteht die Möglichkeit, dass der zweite Teilnehmer die E-Mail mit demselben Inhalt, wie die an der ersten Rechnereinrichtung dargestellte E-Mail, auch auf der ihm zugeordneten und von ihm bedienten zweiten Rechnereinrichtung angezeigt wird.
Bei dem vorstehend erläuterten Ablauf handelt es sich dabei nur um eine von vielen denkbaren Abläufen. Weitere Ausfüh- rungsformen und Abwandelungen sind möglich und werden exemplarisch im Folgenden erläutert. In einer vorteilhaften Weiterbildung der Erfindung kann die Kommunikationsverbindung eine Konferenzschaltung zwischen mehreren Kommunikationsendeinrichtungen darstellen. Hierbei kann besonders vorteilhaft auch ein E-Mail-Verteiler einer E- Mail als erstes Dokument analysiert werden und für jeden der Teilnehmer des E-Mail-Verkehrs ermittelt werden, ob der untersuchte Teilnehmer auch an der gerade stattfindenden Konferenzschaltung beteiligt ist. Ist dies der Fall kann diesem die ermittelte Dokumenteninformation übermittelt werden und die Überprüfung der Dokumenteninformation auf der jeweiligen Rechnereinrichtung durchgeführt werden. Somit kann ermöglicht werden, dass mehreren Teilnehmern einer Konferenzschaltung die vorab E-Mails ausgetauscht haben, an ihren jeweiligen Rechnereinrichtungen den Inhalt der an der ersten Rechnereinrichtung dargestellten E-Mail ebenfalls angezeigt bekommen können.
Bei einem geöffneten Dokument handelt es sich insbesondere um ein am Bildschirm sichtbares Dokument. Darüber hinaus kann es sich dabei vorzugsweise um dasjenige Dokument handeln, dass im Vordergrund von mehreren geöffneten Fenstern platziert ist. Darüber hinaus kann alternativ oder zusätzlich ausgewertet werden, welches der verschiedenen Fenster einer Mehrfensteroberfläche den Eingabefokus besitzt und ob dieses als aktives geöffnetes Dokument im Sinne des erfindungsgemäßen Verfahrens verwendet werden kann. Darüber hinaus kann bei einem Mehrprozessbetriebssystem, bei dem mehrere Anwendungen gleichzeitig auf der ersten Rechnereinrichtung ablaufen können, eine Beschränkung auf bestimmte konfigurierte Applikationstypen durchgeführt werden, die für die Ermittlung des geöffneten Dokumentes zur Auswahl stehen. Beispielsweise kann eine Beschränkung auf E-Mail-Programme erfolgen. Da üblicherweise lediglich ein einziges E-Mail-Programm von einem Benutzer zu einem gewissen Zeitpunkt verwendet wird, kann ein Inhalt eines Ausgabefensters dieses E-Mail-Programms als aktives geöffnetes Dokument angesehen werden. Die im Hauptfenster des E-Mail-Programms selektierte und evtl. in einem Vorschaufenster dargestellte Nachricht kann dann vorzugsweise als geöffnetes Dokument für den weiteren Verfahrensablauf verwendet werden.
Die Ermittlung der Adressinformation und/oder der Dokumenteninformation kann unabhängig von einer Kommunikationsverbindung zu jedem beliebigen Zeitpunkt durchgeführt werden. Erfolgt dies bereits bei Inaktivität der ersten und der zweiten Kommunikationsendeinrichtung ergibt sich somit der Vorteil, dass bei Rufaufbau der Kommunikationsverbindung die ermittelten Informationen bzgl. Adressinformation und/oder Dokumenteninformation bereits zur Verfügung stehen können. Der Abgleich der ersten mit der zweiten Adressinformation kann dann vorzugsweise zu jedem beliebigen Stadium eines Verbindungsaufbaus bzw. einer durchgeschalteten Verbindung der Kommunikationsverbindung durchgeführt werden. Der Abgleich der Adressinformation kann vorzugsweise derart erfolgen, dass aus dem E-Mail-Verkehr für die E-Mail-Adressen des E-Mail-Verkehrs eine Abfrage bei einem sog. Directory Service erfolgt. Weiterhin kann ein dazu analoger Zugriff auf den Directory Service für die Kommunikationsverbindung und zwar insbesondere für die Rufnummer der zweiten Kommunikationsendeinrichtung des zweiten Teilnehmers erfolgen, so dass für die E-Mail-Adresse des Dokuments sowie für die Rufnummer der zweiten Kommunikationsendeinrichtung erkannt werden kann, ob es sich um denselben Teilnehmer - den zweiten Teilnehmer - handelt. Der Directory Service sei dabei derart ausgestaltet, dass für jeden Teilnehmer ein Datensatz besteht der zumindest eine Rufnummer des Teilnehmers und eine E-Mail-Adresse des Teilnehmers aufweist. Somit kann erkannt werden, ob für beide Abfragen auf den gleichen Datensatz zugegriffen wird. Ist dies der Fall, so handelt es sich bei dem E-Mail-Verkehr und bei der Kommunikationsverbindung um denselben Kommunikationspartner des ersten Teilnehmers, sodass die weiteren Schritte des erfindungsgemäßen Verfahrens weiter ausgeführt werden können . Die Übermittlung der Dokumenteninformation kann über einen beliebigen Verbindungsweg erfolgen. Vorzugsweise kann es sich dabei um eine Signalisierung oder eine Signalisierungsverbin- dung der Kommunikationsverbindung handeln. Dies ist bei- spielsweise ein B-Kanal bei einer ISDN-Verbindung (ISDN: integrated Services digital network) bzw. ein entsprechendes Signalisierungspaket einer Sprachkommunikationsverbindung über H.323 bzw. SIP (Session Initiation Protocol) , gemäß der Vorgaben der ITU-T bzw. IETF (ITU-T: Standardisierungssektor Telekommunikation der "International Telecommunications
Union"; IETF: Internet Engineering Task Force) . Alternativ kann die Übermittlung auch über eine Datenverbindung zwischen der ersten Rechnereinrichtung und der zweiten Rechnereinrichtung erfolgen. Hierbei kann auf beliebige Datenprotokolle zurückgegriffen werden. Für eine Übertragung der Dokumenteninformation ist eine Echtzeitanforderung nicht erforderlich, jedoch kann es vorteilhaft sein wenn die Dokumenteninformation zumindest zeitnah übermittelt wird, damit dem zweiten Teilnehmer zu einem frühen Zeitpunkt ein Zugriff auf das zweite Dokument ermöglicht wird.
In einer vorteilhaften Ausgestaltung des Verfahrens kann es sich bei dem ersten Dokument neben einer E-Mail auch um einen Anhang einer E-Mail handeln. Ein Anhang einer E-Mail zeichnet sich dabei dadurch aus, dass es sich um ein eigenständiges
Dokument innerhalb einer E-Mail handelt. Als Adressinformation kann dabei weiterhin ein E-Mail-Verteiler der den Anhang umgebenden E-Mail analysiert werden. Für die Ermittlung der Dokumenteninformation dagegen kann vorzugsweise eine Kombination aus Informationen, die der E-Mail zugeordnet sind, und Informationen die dem eingebetteten Anhang zugeordnet sind, ausgewertet werden. Somit kann vorzugsweise erreicht werden, das sofern der erste Teilnehmer eine E-Mail inkl. dessen Anhang geöffnet hat, dem zweiten Teilnehmer die Möglichkeit gewährt wird auch direkt auf diesen Anhang Einsicht zu nehmen. Weiter vorteilhafte Ausführungsformen und Weiterbildungen sind im Folgenden anhand einer Zeichnung dargestellt und werden anhand dieser näher erläutert.
Die Zeichnung zeigt dabei in schematischer Darstellung in
Figur 1 eine Kommunikationsanordnung zur Umsetzung des erfindungsgemäßen Verfahrens .
In Figur 1 ist in schematischer Darstellung ein Datenverarbeitungssystem, bestehend aus einem ersten Arbeitsplatzrechner PCn, einem zweiten Arbeitsplatzrechner PCT2 als erfindungsgemäße Rechnerendeinrichtung und einem lokalen Netzwerk LAN dargestellt. Darüber hinaus ist ein Kommunikationssystem umfassend einer Vermittlungsanlage PBX und zwei beispielhaft dargestellten Telefonendeinrichtungen - einer ersten Telefonendeinrichtung Tτl und einer zweiten Telefonendeinrichtung Tτ2 - als erfindungsgemäße Kommunikationsendeinrichtungen dargestellt. Das Kommunikationssystem sei dabei für Sprachübertragung ausgebildet.
Weiterhin besteht zwischen dem Kommunikationssystem und dem Datenverarbeitungssystem eine Kopplung, beispielhaft dargestellt durch die CTI-Kopplung CTIK zwischen der Vermittlungsanlage PBX und dem ersten Arbeitsplatzrechner
PCTi . Darüber hinaus ist in Figur 1 ein Directory Service DIR dargestellt, der eine Verbindung zum ersten Arbeitsplatzrechner PCTi aufweist. Die Kopplung zwischen dem Directory Service und dem ersten Arbeitsplatzrechner PCTi sowie die Verbindungsmöglichkeit zwischen dem ersten Arbeitsplatzrechner PCTi über das lokale Netzwerk LAN zum zweiten Arbeitplatzrechner PCT2, ist mittels Datenleitungen DL als durchgehende Linien veranschaulicht. Die CTI-Kopplung CTIK, die ebenfalls eine Datenverbindung darstellt, ist ebenfalls als durchgehende Linie veranschaulicht. Die Kopplung zwischen der erste Telefonendeinrichtung Tτl und der Vermittlungsanlage PBX sowie der zweiten Telefonendeinrichtung Tτ2 mit derselben Vermittlungsanlage PBX, ist durch gestrichelte Linien veranschaulicht und stellt im Gegensatz zu den Datenleitungen DL eine Verbindung basierend auf Sprachkommunikationsprotokollen dar.
Eine aufzubauende bzw. aufgebaute Kommunikationsverbindung KV ist in Figur 1 durch einen Doppelpfeil zwischen den beiden Telefonendeinrichtungen Tτl und Tτ2 angedeutet.
Es sei angenommen dass die Telefonendeinrichtung Tτl und der erste Arbeitsplatzrechner PCTi im Wirkungsumfeld eines ersten Teilnehmers Tl angeordnet sind, so dass dieser beide Endgeräte bedienen kann. Analog gilt dies für die Telefonendeinrichtung Tτ2 und den zweiten Arbeitsplatzrechner PCT2 in Bezug auf den zweiten Teilnehmer T2.
Ausgangssituation für die nun folgenden Ausführungen sei, dass die beiden Telefonendeinrichtungen Tτl und Tτ2 sich jeweils in einem Ruhezustand befinden. Eine Kommunikations- Verbindung KV besteht somit zu Beginn des im Folgenden erläuterten Verfahrens nicht. Darüber hinaus sei angenommen, dass bereits - zeitlich vorauslaufend - zwischen den beiden Teilnehmern Tl und T2 ein E-Mail-Austausch vorgenommen wurde. Auf diesem Austausch von E-Mails basierend sei angenommen, das an dem ersten Arbeitsplatzrechner PCTi eine E-Mail- Anwendung geöffnet ist, in dessen Ausgabefenster AFI eine E- Mail dargestellt ist.
Neben dem eigentlichen Inhalt der E-Mail seien darüber hinaus eine Sende-E-Mail-Adresse SE, eine Empfangs-E-Mail-Adresse EE und ein Betrefftext der E-Mail BETR in dem Ausgabefenster AFI angezeigt. Die Sende-E-Mail-Adresse SE ist dabei in Figur 1 beispielhaft als T2@xy.de angegeben, wobei dies eine gültige E-Mail-Adresse des zweiten Teilnehmers T2 darstellen soll. Darüber hinaus ist die Empfangs-E-Mail-Adresse EE als
Tl@xy.de angegeben, wobei dies eine gültige E-Mail-Adresse des ersten Teilnehmers Tl darstellen soll. Der Betrefftext BETR ist in der Figur 1 lediglich als Zeichenkette XXXX angedeutet. Der E-Mail-Inhalt ist weiterhin lediglich durch Punkte angedeutet. Weitere Beschriftungstexte im E-Mail- Fenster sind darüber hinaus als Beschriftungen Ll, L2 und L3 angedeutet.
Ein weiteres Ausgabefenster AF2 sei auf der Oberfläche des Arbeitsplatzrechners PCTi dargestellt, wobei das erste Ausgabefenster AFI im Vordergrund gegenüber dem zweiten Ausgabefenster AF2 angeordnet sein soll. Dies ist durch Überlappung der Ausgabefenster AFI und AF2 in Figur 1 dargestellt, wobei das Ausgabefenster AFI zumindest partiell das zweite Ausgabefenster AF2 überdeckt.
In Figur 1 ist darüber hinaus ein auf der Oberfläche des zweiten Arbeitsplatzrechners PCT2 dargestelltes Ausgabefenster AF3 angedeutet, das einen Link L als Verweis auf bzw. Verknüpfung zu einer E-Mail enthält. Genaueres zu diesen beiden Elementen der Figur 1 wird später erläutert.
Ausgangssituation sei, dass der Teilnehmer Tl eine E-Mail vom Teilnehmer T2 empfangen hat und basierend darauf eine telefonische Rücksprache mit dem Teilnehmer T2 durchführen möchte. Zu diesem Zweck greift er zu seiner Telefonendein- richtung Tτl und wählt die Rufnummer der dem zweiten Teilnehmer zugeordneten Telefonendeinrichtung Tτ2. Über die CTI- Kopplung CTIK wird dieser Vorgang von der Vermittlungsanlage PBX an den ersten Arbeitsplatzrechner PCn mitgeteilt. Ein Parameter der Übermittlung an den ersten Arbeitsplatzrechner PCTi sei dabei die gewählte Rufnummer der zweiten Telefonendeinrichtung Tτ2. Dieser Parameter wird einem residenten, auf dem ersten Arbeitsplatzrechner PCn ablaufendem Programm übergeben. Dieses Programm ermittelt nun durch Zugriff auf den Directory Service DIR einen Datensatz, der alle teilneh- merspezifischen Daten zu der übergebenen Rufnummer umfasst. Aus dem Teilnehmerdatensatz wird insbesondere die dem Teilnehmer zugeordnete E-Mail-Adresse extrahiert. Mit dieser extrahierten E-Mail-Adresse wird daraufhin im aktiven Fenster des Arbeitsplatzrechners PCn, d.h. im Ausgabefenster AFI der geöffneten E-Mail, die Senderliste und die Empfängerliste durchsucht, ob hierbei eine Übereinstimmung mit der gerade aus dem Directory Service ermittelten E-Mail-Adresse besteht.
Im vorliegenden Ausführungsbeispiel sei angenommen, dass die E-Mail-Adresse mit der Sende-E-Mail-Adresse SE im Ausgabefenster AFI übereinstimmt. Folglich kann davon ausgegangen werden, dass der im Aufbau befindliche Rufaufbau zu einer Endeinrichtung aufgebaut wird die demselben Teilnehmer zugeordnet ist, der die E-Mail an den ersten Teilnehmer Tl geschickt hat. Daraufhin extrahiert das residente Programm aus Informationen der dargestellten E-Mail eine eindeutige Dokumenteninformation, mittels der ein eindeutiger Zugriff auf E-Mails in einem E-Mail-Postfach möglich ist - beispielsweise eine Kombination der Betreffzeile des Absendedatums der E-Mail und evtl. weitere der E-Mail zugeordnete Informationen. Auf diese Weise ermittelte eindeutige Dokumenteninforma- tion wird daraufhin durch das residente Programm zumindest temporär gespeichert und vorgehalten.
Nimmt nun der zweite Teilnehmer T2 mittels der zweiten Telefonendeinrichtung Tτ2 die eingehende Kommunikationsver- bindung KV an und geht somit die rufende Telefonverbindung in einen Gesprächszustand über, so kann die vorgehaltene Dokumenteninformation über Signalisierungen dieser Kommunikationsverbindungen KV oder durch eine parallel dazu bestehende Datenverbindung zwischen den beiden Arbeitsplatzrechnern PCTi und PCT2 an den zweiten Arbeitsplatzrechner PCT2 übermittelt werden und hierbei insbesondere zu einem auf dem zweiten Arbeitsplatzrechner PCT2 ablaufenden residenten zweiten Programm.
Das residente zweite Programm kann nach Erhalt der Dokumenteninformation eine Suche in seinem E-Mail-Postfach durchführen, ob sich zu der angegebenen Dokumenteninformation ein zugehöriges Dokument finden lässt. Dies sollte im Prinzip zu einem Treffer führen, außer der zweite Teilnehmer hat die entsprechende E-Mail des vorausgehenden E-Mail-Verkehrs bereits an seinem Rechner gelöscht. Findet nun das zweite residente Programm eine derartige E-Mail mit derselben
Dokumenteninformation in seinem E-Mail-Postfach, so kann ein drittes Ausgabefenster AF3 auf dem zweiten Arbeitsplatzrechner PCT2 geöffnet werden, indem ein Link L grafisch oder textuell angezeigt wird, mittels dem ein Zugriff auf das soeben gefundene Dokument ermöglicht wird. Für den zweiten
Teilnehmer T2 ergibt sich somit die Möglichkeit, parallel zu bestehenden Kommunikationsverbindungen KV, über die Telefonendeinrichtungen Tτl und Tτ2 dieselbe E-Mail zu öffnen, die der erste Teilnehmer Tl bereits an seinem Bildschirm geöffnet hat. Dies ist durch einen einfachen Klick auf den angezeigten Link möglich.
Das Verfahren ermöglicht somit für den zweiten Teilnehmer T2 schnell und problemlos auf dasselbe Dokument zuzugreifen, das dem ersten Teilnehmer Tl vorliegt und das der erste Teilnehmer Tl gerade aktiv bearbeitet hat bzw. gerade aktiv anschaut. Eine langwierige manuelle Suche in einem Dokumentenordner ist nicht erforderlich. Dies ist schon deshalb besonders vorteilhaft, weil in bestehenden E-Mail-Systemen eine Suchfunktion häufig wenig komfortabel ist.
Verschiedene Varianten dieses Ablaufs sind darüber hinaus denkbar. Beispielsweise kann anstelle eines separaten Ausgabefensters AF3 die gefundene E-Mail als Link derart dargestellt werden, dass sie im Eingangspostfach als neueste eingegangene Nachricht angezeigt wird. Alternativ kann ohne Verwendung eines Links die E-Mail bzw. das anzuzeigende Dokument sofort durch das residente Programm des zweiten Arbeitsplatzrechners PCT2 auf dessen Bildschirm geöffnet werden, sofern es im Dokumentenspeicher identifiziert wurde. Vorzugsweise besitzen darüber hinaus beide E-Mail-Postfächer der beiden Arbeitsplatzrechner PCTi und PCT2 eine gleichartige Indizierung der E-Mails, so dass ein ermittelter Index als Dokumenteninformation für das erste Dokument als eindeutiger Zugriffsschlüssel auf die E-Mails auf dem zweiten Arbeitsplatzrechner PCT2 verwendet werden kann und somit auf dem zweiten Arbeitsplatzrechner PCT2 ein insbesondere schneller Zugriff auf das E-Mail-Postfach möglich wird. Dies ist insbesondere dann möglich, wenn der Dokumentenspeicher immer durchwegs aktuell indiziert ist, und somit keine langwierige Suche im Dokumentenspeicher nötig wird.
Alternativ zur dargestellten Lösung mit einem Directory Service DIR kann auch auf einen derartigen Service verzichtet werden, wenn das E-Mail-Programm eine Art Adressbuch- oder Kontakte-Funktion umfasst, in der relevante Daten wie E-Mail- Adresse und Telefonnummern zu potentiellen Kommunikationspartnern abgespeichert sind. Dann ist lediglich ein Zugriff auf dieses Adressbuch bzw. die Kontakte ausreichend. Ähnlich kann vorgegangen werden, wenn die Firma ein zentrales Firmenadressbuch bereitstellt, in dem ebenfalls relevante Personendaten, wie Rufnummern und E-Mail-Adressen, gespeichert sind.
Da evtl. nicht jeder Teilnehmer diese Funktion ausnutzen möchte und keinen Automatismus bevorzugt der automatisch eine E-Mail auf seinem Arbeitsplatzrechner öffnet, kann vorgesehen sein, dass der zweite Teilnehmer aktiv diese Funktion sperren und/oder freigeben kann. Darüber hinaus kann vorgesehen sein, dass im Sinne von sog. Black- oder White-Listen ein Zugriff auf für bestimmte anrufende Teilnehmer gesperrt oder freigeschaltet werden.
Falls die Dokumenteninformation nicht eindeutig ist, kann das Verfahren trotzdem derart durchgeführt werden, dass falls mehrere Treffer auf dem Arbeitsplatzrechner PCT2 ermittelt werden, eine Liste dieser Treffer angezeigt wird und der zweite Teilnehmer aus der Liste einen Eintrag, vorzugsweise durch Anklicken, auswählen kann. Alternativ kann im Fall von mehreren Treffern auch eine automatische Rückfrage zum ersten Arbeitsplatzrechner PCTi erfolgen, um ein zweites Kriterium für die Auswahl aus der Trefferliste bereitzustellen, mit dem Ziel, mittels diesem zweiten Kriterium eine eindeutige Auswahl durchzuführen.
Zusätzlich zur übermittelten Dokumenteninformation kann vorzugsweise auch die Position eines Cursors oder die Position von Markierungen innerhalb des ersten Dokumentes von ersten Arbeitsplatzrechner PCTi an den zweiten Arbeitsplatzrechner PCT2 mit übertragen werden, so dass dem zweiten Teilnehmer T2 ebenso diese Markierungen oder die Position des Cursors angezeigt werden können. Vorzugsweise wird eine Art Positionsinformation mit übergeben und empfangsseitig ausgewertet. Dies ermöglicht es, dass der erste Teilnehmer Tl bereits einen relevanten Absatz markieren kann, wodurch bei längeren Dokumenten trotz des Umfangs des Dokuments leicht auf einen bestimmten Abschnitts des Dokuments verwiesen werden kann und der zweite Teilnehmer T2 nicht langwierig danach im zweiten Dokument suchen muss.
Selbst wenn die Kommunikationsverbindung KV nicht erfolgreich durchgeschaltet wurde und/oder der Anruf nicht durch den zweiten Teilnehmer T2 angenommen wurde, kann in einer Erweiterung des Verfahrens vorgesehen sein, die Dokumenteninformation trotz alledem an den Arbeitsplatzrechner PCT2 zu übermitteln um, im Rahmen einer erweiterten Anruferliste die übermittelte Dokumenteninformation derart auszuwerten, das in der Anruferliste neben der Information zu dem entgangenen Anruf auch eine Information zum betreffenden Dokument angezeigt wird - insbesondere ein Dateiname, eine Betreffzeile oder ein Link auf das Dokument. Somit kann für den zweiten Teilnehmer T2 bereits bei Betrachten der Anruferliste klar werden, um welches Thema es sich bei dem eingegangenen aber nicht beantworteten Anruf handelt. Vorzugsweise werden in Ausgestaltungen der Verbindung alle Adressfelder einer E-Mail für die Ermittlung der Adressinformation ausgewertet, also die üblicherweise als „To", „CC", „From" und „BCC" bezeichneten Felder für Absender, Empfänger und weitere zu informierende Empfänger. Bei Verwendung von Verteilerlisten kann es dabei erforderlich sein, zuerst eine Auflösung der Verteiler-Bezeichnung in die tatsächliche Liste an E-Mail-Adressen vorzusehen.
In einer Ausgestaltung der Erfindung kann vorgesehen sein, automatisch das relevante geöffnete Dokument zu ermitteln. In einer dazu alternativen Ausgestaltung kann dagegen vorgesehen sein, dass der erste Teilnehmer explizit ein Dokument bestimmt, für das die Dokumenteninformation ermittelt werden soll.
Weiterhin kann der erfindungsgemäße Ablauf derart erfolgen, dass einzelne der Schritte direkt von Verfahrensstadien des Aufbaus der Kommunikationsverbindung abhängen. Beispielsweise kann das Abheben des Hörers als Auslöser verwendet werden, zu ermitteln, welches Dokument das aktive ist. Darüber hinaus kann dadurch getriggert werden, dass die erste Adressinformation und die erste Dokumenteninformation ermittelt werden. Darüber hinaus kann jeder weitere Zustand der Kommunikations- Verbindung als Auslöser für zumindest einen der erfindungsgemäßen Verfahrensschritte ausgewertet werden.
Neben E-Mails, wie im vorliegenden Beispiel erläutert, kann das Verfahren auch analog für jegliche andere Art von Dokumenten eingesetzt werden. Beispielsweise kann in einer Software-Entwicklungsabteilung, in der alle Mitarbeiter auf eine zentrale Software-Ablage zugreifen, das Verfahren derart eingesetzt werden, dass ein erster Teilnehmer, der einen bestimmten Source-Code geöffnet hat und zu einer darin enthaltenen bestimmten Prozedur oder bestimmten Methode gescrollt ist, bei einem Anruf zu einem zweiten Teilnehmer ein das Dokument und die Position bestimmende Dokumentenin- formation an den zweiten Teilnehmer übermittelt werden, so dass für diesen ebenfalls dieser Source-Code zur Betrachtung geöffnet werden kann. Somit besteht die einfache Möglichkeit direkt eine Diskussion über diese geöffnete Code-Stelle zu beginnen. Der Dokumentenspeicher wäre in diesem Falle kein E- Mail-Postfach, sondern eine Source-Code-Ablage auf einem zentralen Server.
In alternativen Ausgestaltungen kann der Dokumentenspeicher jedoch auch lediglich ein Datei-System auf dem zweiten Arbeitsplatzrechner PCT2 sein.
Weiterhin kann in alternativen Ausgestaltungen die Abfolge der einzelnen Verfahrensschritte zeitlich leicht variieren. So ist es zum Beispiel nicht erforderlich erst auf den Aufbau einer Kommunikationsverbindung KV zu warten, sondern es besteht die Möglichkeit, am Arbeitsplatzrechner PCTi bereits mehrere der denkbaren Schritte, beispielsweise die Ermittlung einer Dokumenteninformation bereits im Ruhezustand der Telefonendeinrichtung Tτl durchzuführen.
Die Übermittlung der Dokumenteninformation erfolgt vorzugsweise in einem neuen bzw. optionalen Signalisierungselement einer Signalisierungsverbindung der Kommunikationsverbindung KV oder erfolgt in einer direkten oder über einen Server verlaufenden Datenverbindung zwischen den Arbeitsplatzrechnern PCTi und PCT2 • Bezüglich der Datenverbindung kann dabei auf ein beliebiges Protokoll zurückgegriffen werden, das eine derartige Übertragung ermöglicht. Gegenüber einer Datenver- bindung hat jedoch eine Übertragung über Signalisierungen der Kommunikationsverbindung KV den Vorteil, dass in einem Netzwerk vorhandene Sicherheitseinrichtungen wie Firewalls oder den Datenverkehr beeinflussende Proxy-Server, keinen negativen Einfluss aufweisen können, während im Datennetz theoretisch Konfigurationen möglich sein können, damit eine Übertragung vom ersten Arbeitsplatzrechner PCTi zum zweiten Arbeitsplatzrechner PCT2 geblockt wird. Bei Verwendung einer Datenverbindung kann es somit erforderlich sein, eine entsprechende Netzwerkkonfiguration vorzusehen, damit eine Datenverbindung erfolgreich die Dokumenteninformation übertragen kann.
Während bisher weitgehend auf den erfolgreichen Fall eingegangen wurde, dass für die übermittelte Dokumenteninformation ein zweites Dokument ermittelbar ist, kann es vorkommen, dass der zweite Teilnehmer ein entsprechendes Dokument bereits gelöscht hat. Falls sich das Dokument noch in einem Papierkorb des zweiten Arbeitsplatzrechners PCT2 befindet, so besteht die Möglichkeit, dem zweiten Teilnehmer auch einen Zugriff auf das im Papierkorb befindliche Dokument zu ermöglichen. Falls überhaupt kein Dokument gefunden werden kann, für das die zweite Dokumenteninformation mit der ersten Dokumenteninformation übereinstimmt, so kann vorgesehen sein, dem zweiten Teilnehmer eine Ausgabe am Bildschirm des zweiten Arbeitsplatzrechners als negative Quittung des erfindungsgemäßen Verfahrens anzuzeigen.
Das Verfahren wurde anhand einer Übermittlung zwischen zwei Teilnehmern erläutert, bei dem die zwei Teilnehmer innerhalb einer Firma angeordnet und zu dieser zugehörig sind und an einer Vermittlungsanlage PBX gekoppelt sind. Dies ist jedoch nur ein Beispiel. Jegliche andere Art von Kommunikationsstrukturen und Kommunikationsverfahren sind denkbar und für das erfindungsgemäße Verfahren umsetzbar.

Claims

Patentansprüche
1. Verfahren zum Betreiben einer Kommunikationsverbindung
(KV) zwischen einer ersten Kommunikationsendeinrichtung (Tτl) und zumindest einer zweiten Kommunikationsendeinrichtung (Tτ2) , wobei eine Kopplung (CTIK) zu einem Datenverarbeitungssystem vorgesehen ist, bei dem für mindestens ein an einer mit der ersten Kommunikati- onsendeinrichtung (Tτl) interagierenden ersten Rechnereinrichtung (PCTi) geöffnetes erstes Dokument mindestens eine dem ersten Dokument zugeordnete jeweils einen Teilnehmer identifizierende erste Adressinformation (SE) ermittelt wird, - eine das erste Dokument identifizierende Dokumenteninformation ermittelt wird,
- bei Betreiben der Kommunikationsverbindung (KV) zwischen der ersten Kommunikationsendeinrichtung (Tτl) und einer zweiten Kommunikationsendeinrichtung (Tτ2) die mindes- tens eine erste Adressinformation (SE) mit einer zu einer mit der zweiten Kommunikationsendeinrichtung (Tτ2) interagierenden zweiten Rechnereinrichtung (PCT2) zugeordneten zweiten Adressinformation auf Übereinstimmung geprüft wird, - bei Übereinstimmung der ersten Adressinformation (SE) und der zweiten Adressinformation in einem Dokumentenspeicher der zweiten Rechnereinrichtung (PCT2) mindestens ein zweites Dokument ermittelt wird, dem ebenfalls die Dokumenteninformation zugeordnet ist.
2. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass die Dokumenteninformation von der ersten Rechnereinrichtung (PCTi) und der zweiten Rechnereinrichtung (PCT2) derart bestimmt wird, dass die Dokumenteninformation für alle Dokumente im Dokumentenspeicher eindeutig ist.
3. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass durch die erste Rechnereinrichtung (PCn) und durch die zweite Rechnereinrichtung (PCT2) für zwei identische Dokumente jeweils die gleiche Dokumenteninformation erzeugt wird.
4. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass die Prüfung zu einem der folgenden Zeitpunkte erfolgt:
- bei Rufaufbau der Kommunikationsverbindung (KV) ,
- bei Etablierung der Kommunikationsverbindung (KV) ,
- bei Rufannahme der Kommunikationsverbindung (KV) durch die zweite Kommunikationsendeinrichtung (Tτ2) ,
- bei durchgeschalteter Kommunikationsverbindung (KV) nach Bestätigung an der zweiten Kommunikationsendeinrichtung (Tτ2),
- bei durchgeschalteter Kommunikationsverbindung (KV) nach Bestätigung an der zweiten Rechnereinrichtung
(PCT2) .
5. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass die Dokumenteninformation bei Öffnen eines Dokumentenfensters (AFI) ermittelt wird.
6. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass die Ermittlung Dokumenteninformation zusammen mit der Prüfung, der Prüfung vorlaufend, erfolgt.
7. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass die ermittelte Dokumenteninformation solange vorgehalten wird, bis die Prüfung erfolgt.
8. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass die Kommunikationsverbindung (KV) eine Signalisie- rungsverbindung zwischen der ersten Kommunikationsendein- richtung (Tτl) und der zweiten Kommunikationsendeinrichtung (Tτ2) umfasst, und die Übermittlung der Dokumenteninformation im Rahmen der Signalisierungsverbindung erfolgt.
9. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass zwischen der ersten Rechnereinrichtung (PCn) und der zweiten Rechnereinrichtung (PCT2) eine Datenverbindung aufgebaut wird, und die Übermittlung der Dokumenten- Information im Rahmen der Datenverbindung erfolgt.
10. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass das ermittelte zweite Dokument an der zweiten Rech- nereinrichtung (PCT2) angezeigt wird.
11. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass für das ermittelte zweite Dokument an der zweiten Rechnereinrichtung (PCT2) eine Verknüpfung (L) auf das zweite Dokument eingerichtet und angezeigt wird.
12. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass es sich bei dem ersten Dokument um eine elektronische Nachricht oder um einen Anhang zu einer elektronischen Nachricht handelt.
13. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass es sich bei dem Dokumentenspeicher um ein Email- Postfach oder um ein Email-Archiv handelt.
14. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass durch die erste Rechnereinrichtung (PCn) das Ermit- teln der Dokumenteninformation durch ein residentes erstes Programm durchgeführt wird.
15. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass durch die zweite Rechnereinrichtung (PCT2) das Ermitteln des zweiten Dokuments durch ein residentes zweites Programm durchgeführt wird.
16. Kommunikationssystem, gekennzeichnet durch
Mittel zur Durchführung eines Verfahrens nach einem der vorhergehenden Verfahrensansprüche .
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