KR20040051914A - 전자계약 서비스 방법 - Google Patents

Abstract

본 발명은 계약자마다 자신에 맞는 계약서 업무 흐름을 작성하고 그 자료를 이용하여 계약을 진행시킬 수 있도록 된 전자계약 서비스 방법에 관한 것으로, 본 발명의 전자계약 서비스 방법은 사용자가 자신의 사용자 단말기를 사용하여 데이터 통신망을 거쳐 전자계약 시스템 운영자의 웹사이트에 접속하고 로긴하는 단계; 사용자의 요구에 따라 각각 하나 이상의 업무 프로세스로 이루어진 여러 종류의 계약서를 표시하는 단계와; 사용자의 요구에 따라 상기 여러 종류의 계약서중에서 하나를 선택하고 해당 계약서를 수정/조회할 것인지를 판단하는 단계; 계약서의 수정/조회를 선택하는 경우 사용자의 요구에 따라 프로세스 모델러를 구동하여 해당 계약에 대한 업무 프로세스 화면을 표시하는 단계; 및 사용자의 요구에 따라 기존 업무프로세스를 수정하여 저장하거나 또는 조회하는 단계;로 이루어진 것을 특징으로 한다.

Description

전자계약 서비스 방법{ELECTRONIC CONTRACT SERVICE METHOD}

본 발명은 전자계약 서비스 방법에 관한 것으로써, 보다 상세하게는 계약자마다 자신에 맞는 계약서 업무 흐름을 작성하고 그 자료를 이용하여 계약을 진행시킬 수 있도록 된 전자계약 서비스 방법에 관한 것이다.

인터넷이 많이 보급되고 통신 수단이 발달함에 따라 그를 이용한 다양한 응용 프로그램들이 개발되고 있으며, 전자 계약도 그 중의 한 분야이다. 계약의 특성상 계약자 상대방이 서로 자신에 맞는 조건과 양식을 가지게 마련인데, 이러한 다양한 계약자 상호간의 요구를 충족시키는 전자 계약 시스템이 절실히 요구되는 실정이다. 또한 계약 뿐만 아니라 계약이 완료되기까지의 과정들을 총괄하여 관리하는 시스템이 절실히 요구되고 있는 실정이다.

본 발명은 상기한 바와 같은 종래 기술의 문제점을 해소하기 위한 것으로, 사용자가 자신에 맞는 계약서 양식을 생성/수정 및 관리하며, 현재 계약진행 상태를 조회할 수 있도록 된 전자계약 서비스 방법을 제공함에 그 목적이 있다.

상기한 바와 같은 목적을 달성하기 위한 바람직한 실시예에 따르면, 사용자가 자신의 사용자 단말기를 사용하여 데이터 통신망을 거쳐 전자계약 시스템 운영자의 웹사이트에 접속하고 로긴하는 단계;

사용자의 요구에 따라 각각 하나 이상의 업무 프로세스로 이루어진 여러 종류의 계약서를 표시하는 단계와;

사용자의 요구에 따라 상기 여러 종류의 계약서중에서 하나를 선택하고 해당 계약서를 수정/조회할 것인지를 판단하는 단계;

계약서의 수정/조회를 선택하는 경우 사용자의 요구에 따라 프로세스 모델러를 구동하여 해당 계약에 대한 업무 프로세스 화면을 표시하는 단계; 및

사용자의 요구에 따라 기존 업무프로세스를 수정하여 저장하거나 또는 조회하는 단계;로 이루어진 것을 특징으로 하는 전자계약 서비스 방법이 제공된다.

바람직하게는, 만약 상기 사용자 로긴 단계후에 사용자가 계약 체결을 선택한 경우에는 사용자에게 진행중인 계약 리스트 및 완료된 계약 리스트와 함께 신규계약을 생성할 수 있도록 하는 계약관리화면을 표시하는 단계와;

상기 계약관리 화면에서 신규계약을 선택한 경우, 사용자가 선택한 업무, 협력사, 문구등을 선택하고 확인하는 단계;

사용자 확인한 내용에 따른 계약서를 사용자에게 표시하는 단계; 및

사용자의 확인에 따라 해당 계약서가 저장됨과 동시에 계약 상대방 양측에 통보되는 단계;로 이루어진 것을 특징으로 한다.

또한 바람직하게는, 사용자가 진행중인 계약 리스트 하나의 항목을 선택한 경우 해당 계약에 대한 업무 프로세스가 표시됨과 함께 현재 계약 진행율 및 결재 상황을 나타내는 화면이 표시되는 단계;

자기 결재를 해야 하는 것인지를 판단하여 자기 결재를 하는 단계;

상기 결재후 계약 완료인지 판단하여 계약완료인 경우 인증확인을 하는 단계; 및

상기 인증후 계약완료가 상대방 양측에 통보됨과 함께 해당 계약서가 저장하는 단계;로 이루어진 것을 특징으로 한다.

또한 바람직하게는, 상기 자기결재후 만약 계약이 완료되지 않은 경우에는 이후 다음 업무프로세스 담당자에게 통보하는 단계를 더 포함하는 것을 특징으로 한다.

도 1 은 본 발명에 따른 전자 계약 시스템을 개략적으로 나타내는 블록 구성도이다.

도 2 는 도 1 의 전자 계약 시스템 서버의 상세 구성도이다.

도 3 은 도 2 의 작업흐름 관리부의 상세 구성도이다.

도 4 는 본 발명에 따른 전자 계약 시스템을 통한 전자 계약 서비스 방법을 나타낸 흐름도이다.

도 5a 내지 도 5 c는 본 발명에 따른 전자 계약 서비스 방법에서 실제 적용되는 화면의 실시예를 나타낸 도면이다.

도 6 은 본 발명의 전자 계약 시스템에 따른 전자계약 과정을 나타낸 상세 흐름도이다.

도 7 은 본 발명에 따른 전자 계약 서비스 방법에서 실제 적용되는 화면의 실시예를 나타낸 도면이다.

* 도면의 주요부분에 대한 부호의 설명 *

10: 인증센터 시스템 ECSV: 전자계약 시스템 서버

20: 제어부 30: 작업 흐름 관리부

50: 전자계약 데이터 베이스

이하 본 발명에 따른 전자계약 서비스 방법을 첨부도면을 참조하여 상세히 설명한다.

도 1 은 본 발명에 따른 전자 계약 시스템을 개략적으로 나타내는 블록 구성도이다. 이에 도시한 바와 같이, 다수의 사용자는 웹 브라우저(도시안됨)가 내장된 다수의 사용자 단말기(A1∼An)를 사용하여 데이터 통신망(30), 즉 인터넷 혹은 랜(LAN) 또는 전용선을 통하여 씨지아이(CGI:Common Gateway Interface)(40)를 거쳐 전자계약 시스템 서버(ECSV)에 접속가능하다.

참조 부호 10은 전자 서명등을 수행할 때 동작하는 인증센터 시스템을 나타낸다.

참조 부호 C1∼Cn은 상기 사용자 단말기(A1∼An)에 대응하는 계약 상대방을 나타낸다.

도시되지는 않았지만, 상기 계약 상대방들은 모두 웹브라우저, 계약을 위해 사용되는 서식 프로그램 혹은 계약시 디지털 서명을 위한 서명 처리 프로그램을 내장하고 있다.

도 2 는 도 1 의 전자계약 시스템 서버의 상세 구성을 나타내는 도면이다. 이에 도시한 바와 같이, 전자 계약 시스템 서버(이하 ECSV라 칭함)는 상기 데이터 통신망(30)을 통해 입력되는 신호를 처리하며 전자계약에 관련된 흐름 전반을 수행하기 위한 프로그램을 구동시키기는 응용 프로그램 인터페이스 모듈(220)과, 각종 전자 문서를 처리하기 위한 전자 문서 처리모듈(240) 및 웹상에서 진행되는 모든 문서를 처리하기 위한 웹문서 처리모듈(260)을 포함하는 제어부(20); 상기 ESCV상에서 처리된 계약건에 대한 내용을 저장하는 전자 계약 데이터베이스(50); 상기 제어부(20)의 제어하에 상기 사용자 단말기(A1∼An)의 요구신호에 따라 구동되는 작업 흐름 관리부(30); 상기 작업 흐름 관리부(30)를 통한 각종 자료를 저장하되 본 전자계약 시스템을 이용하는 회원의 신상, 개인정보 등을 저장하는 회원 데이터베이스(32), 계약을 전체적으로 진행하기 위하여 필요한 업무에 관한 자료를 저장하는 업무 데이터 베이스(34), 역시 계약에 필요한 각종 양식등을 저장하는 양식 데이터 베이스(36) 및 계약 과정에서 생성된 문서의 문서번호를 저장하고 있는 문서번호 데이터 베이스(38)를 포함하고 있다.

도 3 은 도 2 의 작업흐름 관리부의 상세 구성도이다. 이에 도시한 바와 같이, 작업 흐름 관리부(30)는 사용자가 새로운 업무 흐름을 위한 구체적인 업무, 양식의 생성/수정 및 회원 정보 수정등의 전체적인 프로세스를 진행하는데 관여하며 작업 흐름 관리부(30)내부 전체적인 각종 모듈을 제어하는 프로세스 매니저(310)와; 사용자가 이미 작업 흐름이 작성된 업무중에서 특정한 문서를 조회하거나 생성한 문서를 저장하는데 사용하는 문서관리 모듈(320)과, 사용자가 이미 작업 흐름이 작성된 업무를 변경하거나 새로운 업무를 추가 하는데 사용하는 업무 관리 모듈(340)과, 사용자가 새로운 업무 흐름을 생성하거나 변경하거나 또는 기존의 문서를 변경하거나 추가하는데 사용하는 프로세스 모델러(360)를 포함하여 구성된다.

한편, 상기 문서 관리 모듈(320)은 계약을 위해 생성된 업무 프로세스중 하나의 업무 프로세스가 끝나고 문서가 생성되면 해당 문서에 문서번호를 생성하여 문서는 전자 계약 데이터베이스(50)에 저장시키고, 해당 문서의 문서번호만을 따로 특정한 형태로 생성, 이를테면 바코드 형태로 암호화하여 문서번호 데이터 베이스(38)에 저장시킨다.

상기와 같이 구성된 본 발명에 따른 전자계약 시스템에 따른 구체적인 동작을 첨부도면을 참조하여 설명한다.

도 4 는 본 발명에 따른 전자 계약 시스템을 통한 전자 계약 서비스 방법을 나타낸 흐름도이다. 이에 도시한 바와 같이, 사용자가 자신의 사용자 단말기(A1∼An)를 사용하여 데이터 통신망(30)을 거쳐 전자계약 시스템 운영자의 웹사이트에 접속한다(S2). 이후 인증서 로긴(LOGIN) 과정을 거치는데(S4), 만약 인증서가 사용자 단말기(A1∼An)에 있는 경우에는 불러오기를 해서 인증서 로긴과정을 수행할 수 있다. 만약 인증서가 없는 경우에는 인증서 발급여부를 확인하고(S6), 사용자의 요구에 따라 인증서를 발급한다.

상기 인증서 로긴 과정을 거친 후에, 운영자는 접속한 사용자가 등록된 사용자인지를 판단한다(S8). 이후 만약 등록된 사용자가 아닌 경우에는 등록할 것인지를 판단하여(S10), 만약 등록한 경우에는 해당 내용을 데이터 베이스에 저장한다(S12). 만약 사용자가 이미 등록된 사용자인 경우에는 관리화면 선택여부를 판단한다(S14).

상기 과정에서 만약 사용자가 관리화면을 선택한 경우에는, 사용자 단말기(A1∼An)의 화면에는 도 5a에 도시된 바와 같이, 사용자가 선택할 수 있는 여러 가지 항목이 열거된 화면이 표시된다. 즉, 회원관리, 업무 프로세스 관리, 협력사 관리 및 계약서 관리 선택 버튼을 가진 화면이 표시된다. 이와 같은 상태에서 만약 사용자가 회원관리 항목 선택 버튼(51)을 클릭한 경우에는(S20), 도 5b에 도시된 바와 같이, 자신의 개인정보 혹은 현재 접속한 사용자의 개인 정보 화면이 자신의 단말기에 표시된다(S22). 물론 사용자가 회사 법인인 경우에는 회사에 대한 내용이 표시될 수 있을 것이다.

사용자는 그 상태에서 확인 또는 수정 버튼을 선택하여 해당 사항을 확인하거나 수정할 수 있는데, 만약 정보를 수정하고자 수정 버튼을 클릭하는 경우에는(S24), 수정내용을 입력할 수 있는 화면이 표시되고, 해당 내용을 입력하는 단계를 거친 후(S25), 입력 완료여부를 판단하여(S26), 만약 수정 내용 입력이 완료된 경우에는 해당 내용을 데이터 베이스에 저장한다(S27).

한편, 상기 도 5a에서 사용자가 만약 업무프로세스 관리 항목 선택 버튼(52)을 클릭한 경우에는(S30), 도 5c에 도시된 바와 같이, 작성된 업무 프로세스 화면이 사용자 단말기(A1∼An)의 화면에 표시된다. 즉, 업무 프로세스는 계약의 종류에 따라 다른 업무 프로세스를 가질 수 있는데, 업무 프로세스는 여러 가지 단계를 가질 수도 있고 단일한 업무 프로세스를 가질 수 있으므로 여러 종류가 나타난다. 도 5c에서는 3개의 업무 프로세스(55,56,57)가 설정되어 있는 것으로 가정하였다. 이러한 여러 종류의 업무 프로세스중에서 사용자가 특정 업무 프로세스를 조회하고자 업무 프로세스 화면중 하나의 화면에 해당하는 버튼, 예를 들면 다수의 업무 프로세스를 가진 버튼(57)을 선택한 경우에는(S34), 도 3 의 프로세스 모델러(360)가 구동되어 기 작성된 업무 프로세스 화면이 도시되며, 사용자는 이 상태에서 수정 또는 종료를 선택하여 업무 프로세스를 수정하거나 조회를 종료할 수 있다.

상기 프로세스 모델러(360)의 구동에 의해 표시되는 화면은 사용자가 업무 프로세스를 수정하거나 확인할 수 있는 다양한 메뉴바가 구비되어 있는 화면이다.

한편, 사용자는 단계 S32에서, 새로운 업무 프로세스 생성을 선택할 수도 있는데(S35), 즉 상기 도 5c에 도시된 화면에서 생성 버튼(58)을 클릭하면, 도 3 의 프로세스 모델러(360)가 구동되어 사용자가 새로운 업무 프로세스를 작성하도록 다양한 메뉴표시바와 함께 작성화면이 도시된다. 이와 같은 상태에서 사용자가 새로운 업무 프로세스를 입력하고(S37), 새로 작성된 업무 프로세스 작성을 완료 즉 저장할 수 있고(S38), 이 경우 물론 그 내용이 데이터 베이스에 저장되며, 물론 작성된 업무 프로세스의 저장을 취소할 수도 있을 것이다.

한편, 사용자가 도 5a에서, 협력사 관리 선택 버튼(53)을 클릭한 경우에는(S50), 해당 협력사 리스트가 표시되며(S52), 이 상태에서 협력사 하나를 선택하면 해당 업체에 대한 상세한 내용과 함께 해당 업체와의 지난 계약등을 볼 수도 있다(S54). 아울러 사용자 해당 관계사를 자세히 알아볼 수 있다.

한편 사용자가 도 5a에서, 계약서 관리 선택 버튼(54)을 클릭한 경우에는(S60), 계약서 양식 관리와 지난 계약 모두보기 항목이 표시되어 사용자가 선택할 수 있다. 만약 사용자가 계약서 양식 관리를 선택한 경우에는, 현재 데이터 베이스에 저장된 계약서 양식이 목록과 함께 간단한 계약내용이 함께 화면에 표시된다(S64). 이 상태에서 사용자는 새로운 계약 양식을 입력하거나 또는 기존 계약서를 조회할 수 있다. 즉, 사용자가 새로운 계약 양식을 입력하고자 하는 경우에는(S68), 도 3 의 문서관리 모듈(320)에 의해 새로운 계약서 양식을 입력할 수 있는 화면이 표시되며 사용자는 이 상태에서 새로운 계약서 내용을 입력하고(S68), 이를 통해 입력된 내용이 양식 데이터 베이스(36)에 저장된다(S70).

한편 상기 단계 S64에서, 사용자가 특정 계약서의 내용을 상세히 보기 위하여 조회, 즉 클릭한 경우에는(S72), 해당 계약서의 내용이 표시되고 이 상태에서 사용자는 계약서 내용을 수정할 수 있다. 수정한 경우에는(S74) 해당 내용이 역시 양식 데이터 베이스(36)에 저장된다.

한편 상기 단계 S60에서 사용자가 지난 계약 모두 보기를 선택한 경우(S75), 계약서의 리스트가 모두 표시되며, 사용자는 이 상태에서 특정 계약 내용의 상세한 내용을 볼 수 있다(S76).

도 6 은 본 발명의 전자 계약 시스템에 따른 전자계약 서비스 방법을 나타낸 상세 흐름도이다. 이에 도시한 바와 같이, 사용자는 상기 도 4의 단계 S14에서 관리화면을 선택하거나 또는 계약 화면을 선택할 수 있는데, 만약 계약 화면을 선택한 경우에는 도 7에 도시된 바와 같이, 신규 계약, 진행중인 사항 조회, 완료계약 조회 항목이 표시된 화면이 사용자 단말기에 표시된다. 이후 사용자가 신규계약 항목 선택 버튼(70)을 선택한 경우에는(S80), 사용자는 신규 계약에 필요한 사항을 입력할 수 있도록 해당 화면이 도시되는데, 항목으로는 예를 들어 업무 프로세스와 관련하여 여러 가지 업무 프로세스중 하나를 선택할 수 있고, 협력사와 관련하여 계약할 협력사를 선택할 수 있고, 여러 종류의 계약서 양식 중 필요한 양식을 선택하고(S82), 이후 사용자가 해당 항목 선택에 대하여 확인 버튼을 클릭하여 확인하면(S84), 이후 상기 도 3 의 문서관리 모듈(340)이 동작하여 상기 선택된 항목에 맞는 일반계약서 전체를 사용자 단말기 상에 표시한다(S86). 이후 사용자는 작성된 계약서를 다시 문구 수정등을 할 수 있으며 그대로 저장할 수도 있을 것이다. 상기 계약서가 작성된 후에는 이러한 진행과정이 해당 업체와 상대방에게 통보된다(S88). 이러한 통보 과정은 본 시스템이 운영되는 전체과정에서 항상 계약 상대방 양측으로 통보되도록 한다.

한편 상기 도 7에서 사용자가 현재 진행중인 계약사항이 표시된 상태에서 특정한 하나의 계약에 대해 조회하고자 조회 버튼(72)을 클릭하는 경우에는(S90,S92), 선택된 해당 계약 내용에 대한 현재 상태가 표시된다(S94). 표시방법으로는 현재 진행중인 계약이 전체 업무 프로세스 중에서 어디까지 진행되었으며 현재 어디에서 멈추어 있는지를 사용자가 알아볼 수 있도록 한다. 이러한 과정을 통해 사용자는 현재 계약 전체 업무 프로세스 중에서 어디까지 진행되었는지 쉽게 알 수 있다. 즉, 계약이 현재 몇 % 진행되었는지 진행율을 표시한다. 이후 상기 상태표시 단계 S94에서, 사용자가 해당 특정 항목을 선택하게 되면, 현재 결재가 누가 해야 하는 상태인지 왜 멈춰있는지 알 수 있다. 만약 사용자가 결재를 해야하는 상태라면, 예를 들어 "결재"버튼을 클릭하면 된다. 만약 사용자가 결재를 수행한 경우에는(S96), 즉시 인증 프로그램이 구동되어 인증과정을 거치게 되며(S98), 이후 인증과정은 인증시스템(10)을 통해 이루어진다. 이후 계약이 모두 종료되었는지를 판단한다(S99). 이 판단과정은 계약이 많은 업무 프로세스로 이루어진 경우에 다른 업무프로세스로 진행해야 할 경우에는 아직 계약이 끝나지 않은 상태이므로 업무 프로세스가 모두 종료되었는지 판단하는 과정이기도 하다. 상기 단계 S99에서 만약 계약이 종료되지 않았으면 다음 단계 담당자에게 계약과정이 통보된다(S100). 이후 해당 내용은 사용자 및 해당업체 양측에 통보되며(S102) 아울러 데이터 베이스에도 저장된다. 상기 과정에서, 만약 상기 결재가 계약 상대방이 해야하는 것으로 조회 결과 밝혀지면, 현재 상태 확인으로 족하며, 그 상태확인의 결과 역시 양측에 통보되어 상대방은 결재를 빨리 하라는 통보를 받게 된다.

상기 결재과정은 일반적으로 하나의 계약이 많은 업무 프로세스를 통해 이루어지는 경우에는 해당 부서에서 각각 결재가 이루어져야 하는데, 예를 들면, 접수, 납기검토, 생산사양 검토, 원가검토, 수주추진 방안 수립결정, 견적서 제출등등의 많은 업무 과정이 있을 수 있고, 이와 같은 과정은 각각의 계약자나 회사마다 다른 업무 흐름을 가질 수 있을 것이다.

한편 사용자가 상기 도 7에서 만약 완료중인 계약을 조회하고자 조회 버튼(72)을 클릭하는 경우에는(S110), 완료 계약 리스트 중에서 하나의 항목을 클릭하게 되면 해당 계약완료 건에 대한 자세한 계약 내용이 표시된다(S112).

상기한 바와 같이 본 발명에 따른 전자 계약 서비스 방법에 의하면, 사용자는 자신의 현재 계약 내용을 알 수 있을 뿐만 아니라 현재 계약 진행상태를 알 수 있고 더불어 현재 결재가 되지 않고 있는 계약 사항에 대한 결재상태를 확인하여 신속히 결재가 이루어지도록 할 수 있으므로, 결과적으로 하나 혹은 다수의 업무 프로세스로 이루어진 하나의 계약을 관리하고 신속히 매듭지을 수 있도록 하는 효과가 있다.

Claims (4)

1. 사용자가 자신의 사용자 단말기를 사용하여 데이터 통신망을 거쳐 전자계약 시스템 운영자의 웹사이트에 접속하고 로긴하는 단계;

   사용자의 요구에 따라 각각 하나 이상의 업무 프로세스로 이루어진 여러 종류의 계약서를 표시하는 단계와;

   사용자의 요구에 따라 상기 여러 종류의 계약서중에서 하나를 선택하고 해당 계약서를 수정/조회할 것인지를 판단하는 단계;

   계약서의 수정/조회를 선택하는 경우 사용자의 요구에 따라 프로세스 모델러를 구동하여 해당 계약에 대한 업무 프로세스 화면을 표시하는 단계; 및

   사용자의 요구에 따라 기존 업무프로세스를 수정하여 저장하거나 또는 조회하는 단계;로 이루어진 것을 특징으로 하는 전자계약 서비스 방법.
2. 제 1 항에 있어서, 만약 상기 사용자 로긴 단계후에 사용자가 계약 체결을 선택한 경우에는 사용자에게 진행중인 계약 리스트 및 완료된 계약 리스트와 함께 신규계약을 생성할 수 있도록 하는 계약관리화면을 표시하는 단계와;

   상기 계약관리 화면에서 신규계약을 선택한 경우, 사용자가 선택한 업무, 협력사, 문구등을 선택하고 확인하는 단계;

   사용자 확인한 내용에 따른 계약서를 사용자에게 표시하는 단계; 및

   사용자의 확인에 따라 해당 계약서가 저장됨과 동시에 계약 상대방 양측에통보되는 단계;로 이루어진 것을 특징으로 하는 전자 계약 서비스 방법.
3. 제 2 항에 있어서, 사용자가 진행중인 계약 리스트 하나의 항목을 선택한 경우 해당 계약에 대한 업무 프로세스가 표시됨과 함께 현재 계약 진행율 및 결재 상황을 나타내는 화면이 표시되는 단계;

   자기 결재를 해야 하는 것인지를 판단하여 자기 결재를 하는 단계;

   상기 결재후 계약 완료인지 판단하여 계약완료인 경우 인증확인을 하는 단계; 및

   상기 인증후 계약완료가 상대방 양측에 통보됨과 함께 해당 계약서가 저장하는 단계;로 이루어진 것을 특징으로 전자 계약 서비스 방법.
4. 제 3 항에 있어서, 상기 자기결재후 만약 계약이 완료되지 않은 경우에는 이후 다음 업무프로세스 담당자에게 통보하는 단계를 더 포함하는 것을 특징으로 하는 전자 계약 서비스 방법.