KR20230049461A - 전자문서 생성 방법 및 장치, 컴퓨터 판독 가능한 기록 매체 및 컴퓨터 프로그램 - Google Patents

전자문서 생성 방법 및 장치, 컴퓨터 판독 가능한 기록 매체 및 컴퓨터 프로그램 Download PDF

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Abstract

실시예의 전자문서 생성 방법은 사용자 단말의 요청에 따라 데이터베이스에 템플릿 정보를 요청하는 단계와, 상기 템플릿 정보에 기초하여 템플릿 추천 리스트를 생성하는 단계와, 상기 템플릿 추천 리스트에 대한 상기 사용자 단말의 입력에 기초하여 확인 요청 문서를 생성하는 단계를 포함할 수 있다.
실시예는 템플릿 추천 리스트를 이용함으로써, 전자문서의 작성 효율을 향상시킬 수 있다.

Description

전자문서 생성 방법 및 장치, 컴퓨터 판독 가능한 기록 매체 및 컴퓨터 프로그램{METHOD AND APPARATUS FOR PRODUCING OF ELECRONIC DOCUMENT, COMPUTER-READABLE STORAGE MEDIUM AND COMPUTER PROGRAM}
실시예는 전자문서를 생성하는 전자 문서 생성 방법 및 장치에 관한 것이다.
일반적으로, 고객사는 시설 점검 항목 또는 계약서 등의 전자문서 양식을 협력 업체에 전달하고, 협력 업체는 전달된 전자문서 양식을 이용하여 전자문서의 작성을 수행하게 된다. 이후, 협력 업체는 작성이 완료된 전자문서를 고객사에 보내주게 된다.
이때, 고객사에 전자문서 양식이 존재하지 않을 경우, 고객사는 협력 업체에게 전자문서 양식 없이 작성 요청을 하게 되고, 협력 업체는 전자문서 양식을 집적 생성한 후, 생성된 전자문서 양식에 내용을 작성하여 고객사에게 보내주게 된다.
하지만, 전자문서 양식을 협력 업체에서 직접 생성하기 때문에 고객사에서 요구하는 작성 항목과는 차이가 있을 수 있으며, 또한 전자문서 양식을 생성하는 데 상당한 시간이 소요되는 문제가 발생된다.
뿐만 아니라, 고객사는 협력 업체에게 전자 문서의 작성 요청을 전화 또는 이메일을 통해 전달하게 되므로, 업무 비효율 및 기간 지연이 발생되는 문제가 있다.
상술한 문제점을 해결하기 위해, 실시예는 전자문서의 작성 효율을 높이기 위한 전자문서 생성 방법 및 장치를 제공하는 것을 그 목적으로 한다.
또한, 실시예는 전자문서의 작성 시간을 줄이기 위한 전자문서 생성 방법 및 장치를 제공하는 것을 다른 목적으로 한다.
실시예의 전자문서 생성 방법은 사용자 단말의 요청에 따라 데이터베이스에 템플릿 정보를 요청하는 단계와, 상기 템플릿 정보에 기초하여 템플릿 추천 리스트를 생성하는 단계와, 상기 템플릿 추천 리스트에 대한 상기 사용자 단말의 입력에 기초하여 확인 요청 문서를 생성하는 단계를 포함할 수 있다.
상기 확인 요청 문서를 기초로 협력사 단말에 상기 확인 요청 문서를 전송하는 단계와, 상기 전송에 대한 응답으로, 상기 협력사 단말로부터 작성이 완료된 확인 완료 문서를 수신하는 단계를 더 포함할 수 있다.
상기 확인 요청 문서를 생성하는 단계에서, 상기 템플릿 추천 리스트에 포함된 복수의 템플릿 중에서 어느 하나가 상기 확인 요청 문서로 선택된 경우, 상기 확인 요청 문서를 전송하는 단계는, 상기 선택된 템플릿에 기초하여 작성된 상기 확인 요청 문서를 상기 협력사 단말에 전송할 수 있다.
상기 템플릿 추천 리스트는 상기 데이터베이스에 저장된 복수의 템플릿 각각의 사용 횟수 및 상기 복수의 템플릿 각각에 설정된 키워드를 기초로 작성될 수 있다.
상기 키워드는 세부 항목 및 제목 중 적어도 하나를 포함할 수 있다.
상기 템플릿 정보를 요청하는 단계 이전에, 외부 시스템과 연동하여 상기 확인 요청 문서에 대한 템플릿의 존재 여부를 확인하는 단계를 포함하고, 상기 요청하는 단계는, 상기 외부 시스템에 상기 템플릿이 존재하지 않으면 데이터베이스에 템플릿 정보를 요청할 수 있다.
상기 확인 요청 문서를 생성하는 단계에서, 상기 확인 요청 문서의 생성에 필요한 템플릿이 선택되지 않은 경우, 템플릿을 포함하지 않는 상기 확인 요청 문서를 상기 협력사 단말에 전송할 수 있다.
상기 템플릿을 포함하지 않는 상기 확인 요청 문서의 전송에 대한 응답으로, 상기 협력사 단말로부터 수신한 상기 확인 완료 문서를, 상기 데이터베이스에 저장하는 단계를 더 포함할 수 있다.
상기 저장하는 단계는, 상기 확인 완료 문서에 대한 적어도 하나의 키워드를 상기 확인 완료 문서와 함께 상기 데이터베이스에 저장할 수 있다.
또한, 실시예의 전자문서 생성 장치는 전자 문서를 생성하기 위한 생성 프로그램이 저장된 메모리와, 상기 메모리에 저장된 생성 프로그램을 실행하는 프로세서를 포함하고, 상기 프로세서는, 사용자 단말의 요청에 따라 데이터베이스에 템플릿 정보를 요청하고, 상기 템플릿 정보에 기초하여 템플릿 추천 리스트를 생성하고, 상기 템플릿 추천 리스트에 대한 상기 사용자 단말의 입력에 기초하여 확인 요청 문서를 생성할 수 있다.
또한, 실시예는 컴퓨터 프로그램을 저장하고 있는 컴퓨터 판독 가능 기록매체로서, 상기 컴퓨터 프로그램은, 사용자 단말의 요청에 따라 데이터베이스에 템플릿 정보를 요청하는 단계와, 상기 템플릿 정보에 기초하여 템플릿 추천 리스트를 생성하는 단계와, 상기 템플릿 추천 리스트에 대한 상기 사용자 단말의 입력에 기초하여 확인 요청 문서를 생성하는 단계를 포함하는 방법을 프로세서가 수행하도록 하기 위한 명령어를 포함할 수 있다.
또한, 실시예는 컴퓨터 판독 가능한 기록매체에 저장되어 있는 컴퓨터 프로그램으로서, 상기 컴퓨터 프로그램은, 사용자 단말의 요청에 따라 데이터베이스에 템플릿 정보를 요청하는 단계와, 상기 템플릿 정보에 기초하여 템플릿 추천 리스트를 생성하는 단계와, 상기 템플릿 추천 리스트에 대한 상기 사용자 단말의 입력에 기초하여 확인 요청 문서를 생성하는 단계를 포함하는 방법을 프로세서가 수행하도록 하기 위한 명령어를 포함할 수 있다.
실시예는 템플릿 추천 리스트를 이용함으로써, 전자문서의 작성 효율을 향상시킬 수 있다.
또한, 실시예는 템플릿에 따라 점검을 수행함으로써, 점검 시간 및 문서 작성 시간이 지연되는 것을 방지할 수 있는 효과가 있다.
도 1은 실시예에 따른 전자문서 생성 시스템을 나타낸 블록도이다.
도 2는 실시예에 따른 전자문서 생성 장치를 나타낸 블록도이다.
도 3은 사용자 단말에 의해 템플릿이 선택된 경우, 전자문서를 생성하는 동작을 나타낸 도면이다.
도 4는 사용자 단말에 의해 템플릿이 선택되지 않은 경우, 전자문서를 생성하는 동작을 나타낸 도면이다.
이하, 도면을 참조하여 실시예를 상세히 설명하기로 한다.
도 1은 실시예에 따른 전자문서 생성 시스템을 나타낸 블록도이다.
도 1을 참조하면, 실시예에 따른 전자문서 생성 시스템 (100)은 전자문서 생성 장치(110)와 협력사 단말(120)과 데이터 베이스(130)를 포함할 수 있다.
전자문서 생성 장치(110)는 템플릿을 포함하는 확인 요청 문서 또는 템플릿을 포함하지 않는 확인 요청 문서를 협력사 단말(120)에 송부할 수 있다. 여기서, 확인 요청 문서는 협력사 단말(120)에 확인을 요청하는 사항이 기재된 문서로서, 예컨대, 시설 점검 체크 리스트, 계약서 등을 포함할 수 있으나, 이에 한정되지 않는다.
전자문서 생성장치(110)는 데이터베이스(130)로부터 수신한 템플릿 정보를 이용하여 템플릿 추천 리스트 생성할 수 있다. 전자문서 생성장치(110)는 생성된 템플릿 추천 리스트에 따른 사용자 단말의 선택에 기초하여 템플릿의 선택 여부를 결정할 수 있다.
데이터베이스(130)는 복수의 템플릿들이 저장될 수 있다. 또한, 데이터베이스(130)에는 복수의 템플릿들 각각에 대한 템플릿 정보가 복수의 템플릿들과 함께 저장될 수 있다. 여기서, 템플릿 정보는 템플릿의 키워드 및 템플릿의 사용 횟수 중에서 적어도 하나를 포함할 수 있다.
협력사 단말(120)은 전자문서 생성 장치(110)에서 전송된 확인 요청 문서를 기초로 확인 완료 문서를 작성할 수 있다. 여기서, 확인 완료 문서는 전자문서 생성장치(110)의 요청에 다라 확인을 완료하였음을 나타내는 문서를 의미하며, 예컨대, 확인 요청 문서에 확인한 사항을 기재하고, 확인 여부에 대한 서명을 기재한 문서를 의미할 수 있다.
협력사 단말(120)은 템플릿이 포함된 확인 요청 문서가 수신되면 템플릿에 세부 항목 작성 및 서명을 수행하여 확인 완료 문서의 작성을 완료할 수 있다.
이와 다르게, 협력사 단말(120)은 템플릿이 포함되지 않은 확인 요청 문서가 수신되면 템플릿을 협력사 내부 또는 외부 시스템을 검색하거나 템플릿을 직접 생성하여 확인 완료 문서의 작성을 완료할 수 있다.
이하에서는 전자문서 생성장치에 대해 보다 상세하게 설명하기로 한다.
도 2는 실시예에 따른 전자문서 생성 장치를 나타낸 블록도이다.
도 2를 참조하면, 실시예에 따른 전자문서 생성 장치(110)는 메모리(111)와, 통신부(113)와, 프로세서(115)를 포함할 수 있다.
메모리(111)는 전자문서를 생성하기 위한 생성 프로그램 등 전반적인 동작을 위한 다양한 데이터가 저장될 수 있다. 구체적으로, 메모리(111)에는 전자문서 생성 장치에서 구동되는 다수의 응용 프로그램, 전자문서 생성 장치(111)의 동작을 위한 데이터 및 명령어를 저장할 수 있다. 또한, 메모리(111)에는 문서 작성이 완료된 확인 완료 문서, 데이터베이스로부터 수신된 템플릿 등의 데이터가 저장될 수 있으나, 이에 한정되지 않는다.
메모리(111)는 자기 저장 매체(magnetic storage media) 또는 플래시 저장 매체(flash storage media)를 포함할 수 있으나, 이에 한정되는 것은 아니다.
통신부(113)는 다른 네트워크 장치와 유무선 연결을 통해 제어 신호 또는 데이터 신호와 같은 신호를 송수신하기 위해 필요한 하드웨어 및 소프트웨어를 포함하는 장치일 수 있다.
예컨대, 통신부(113)는 사용자 단말, 협력사 단말 및 데이터 베이스와 통신을 수행할 수 있다.
통신부(113)는 3G, LTE 및 5G 뿐만 아니라, NB-IoT, LoRa, SigFox, LTE-CAT1 과 같은 LPWN(Low Power Wireless Network) 및 LPWAN(Low Power Wide Area Network)을 이용하여 통신을 수행할 수 있다.
통신부(113)는 유선 LAN(Local Area Network) 뿐만 아니라 WiFi 80211a/b/g/n 와 같은 무선 LAN을 이용한 통신 방법을 이용하여 통신을 수행할 수 있다. 이 외에도 통신부(113)는 NFC, Bluetooth와 같은 통신 방법을 이용하여 외부 장치와 통신을 수행할 수도 있다.
프로세서(115)는 일종의 중앙처리장치로서 전자문서 생성 장치(110)의 전체 동작을 제어할 수 있다.
프로세서(115)는 데이터를 처리할 수 있는 모든 종류의 장치를 포함할 수 있다. 여기서, '프로세서(processor)'는, 예를 들어 프로그램 내에 포함된 코드 또는 명령으로 표현된 기능을 수행하기 위해 물리적으로 구조화된 회로를 갖는, 하드웨어에 내장된 데이터 처리 장치를 의미할 수 있다. 이와 같이 하드웨어에 내장된 데이터 처리 장치의 일 예로써, 마이크로프로세서(microprocessor), 중앙처리장치(central processing unit: CPU), 프로세서 코어(processor core), 멀티프로세서(multiprocessor), ASIC(application-specific integrated circuit), FPGA(field programmable gate array) 등의 처리 장치를 망라할 수 있으나, 이에 한정되는 것은 아니다.
도 3은 사용자 단말에 의해 템플릿이 선택된 경우, 전자문서를 생성하는 동작을 나타낸 도면이고, 도 4는 사용자 단말에 의해 템플릿이 선택되지 않은 경우, 전자문서를 생성하는 동작을 나타낸 도면이다.
도 3에 도시된 바와 같이, 확인 요청 문서에 사용할 템플릿이 사용자 단말에 존재하지 않는 경우, 전자문서 생성 장치(110)는 사용자 단말의 요청에 기초하여 데이터베이스(130)에 템플릿 정보를 요청할 수 있다(S110). 데이터베이스(120)는 전자문서 생성 장치(110)의 요청에 의해 템플릿 정보를 전자문서 생성 장치(110)에 제공할 수 있다(S120).
전자문서 생성 장치(110)는 데이터베이스(120)로부터 제공된 템플릿 정보에 기초하여 템플릿 추천 리스트를 생성할 수 있다(S130).
예컨대, 전자문서 생성 장치(110)는 데이터베이스로부터 템플릿들의 목록 및 템플릿 각각의 키워드와 사용 횟수를 수신하고, 사용자 단말에서 입력한 키워드와, 키워드와 매칭되는 템플릿들의 목록을 키워드 매칭 정도 및 템플릿 사용 횟수에 기초하여 정렬하고, 정렬된 결과를 템플릿 추천 리스트로 제공할 수 있다.
사용자 단말에 따라 템플릿 추천 리스트 중 확인 요청 문서 생성에 필요한 템플릿이 선택된 경우(S140), 전자문서 생성 장치(110)는 선택된 템플릿을 포함하는 확인 요청 문서를 생성하고, 생성된 확인 요청 문서를 협력사 단말(120)에 전송할 수 있다(S150).
전자문서 생성 장치(110)는 협력사 단말(120)로부터 템플릿에 세부 항목 내용(S160) 및 서명(S170)이 완료되어 작성이 완료된 확인 완료 문서를 수신할 수 있다(S180).
전자문서 생성 장치(110)는 작성이 완료된 확인 완료 문서 및 확인 완료 문서에 대한 키워드를 데이터 베이스(130) 또는 내부 메모리에 저장할 수 있다(S190).
이와 다르게, 도 4에 도시된 바와 같이, 확인 요청 문서에 사용할 템플릿이 사용자 단말에 존재하지 않는 경우, 전자문서 생성 장치(110)는 사용자 단말의 요청에의 기초하여 데이터베이스(130)에 템플릿 정보를 요청할 수 있다(S210). 데이터베이스(120)는 전자문서 생성 장치(110)의 요청에 의해 템플릿 정보를 전자문서 생성 장치(110)에 제공할 수 있다(S220).
전자문서 생성 장치(110)는 데이터베이스(120)로부터 제공된 템플릿 정보에 기초하여 템플릿 추천 리스트를 생성할 수 있다(S230).
사용자 단말이 템플릿 추천 리스트에, 확인 요청 문서 생성에 필요한 템플릿에 없다고 판단한 경우, 즉, 사용자 단말이 템플릿 추천 리스트에서 템플릿을 선택하지 않은 경우(S240), 전자문서 생성 장치(110)는 템플릿을 포함하지 않는 즉, 템플릿 없이 작성된 확인 요청 문서를 생성하고, 생성된 확인 요청 문서를 협력사 단말에 전송할 수 있다(S250).
협력사 단말(120)은 협력사 내부 시스템에 확인 완료 문서에 포함할 템플릿의 존재 여부를 확인할 수 있다. 협력사 내부 시스템 또는 협력사 단말(120)에 템플릿이 존재하는 경우, 협력사 단말(120)은 템플릿을 이용하여 확인 완료 문서를 생성하고, 협력사 내부 시스템에 템플릿이 존재하지 않는 경우, 자체 작성된 템플릿을 이용하여 확인 완료 문서를 생성할 수 있다(S260).
이후, 협력사 단말(120)은 세부 항목 내용을 작성하고(S270), 서명을 하여(S280) 작성이 완료된 확인 완료 문서를 전자문서 생성 장치(110)로 전송할 수 있다(S290).
전자문서 생성 장치(110)는 작성이 완료된 확인 완료 문서 및 확인 완료 문서에 대한 키워드를 데이터 베이스(130) 또는 메모리에 저장할 수 있다(S300).
본 문서의 다양한 실시예들은 기기(machine)(예: 컴퓨터)로 읽을 수 있는 저장 매체(machine-readable storage media)(예: 메모리(내장 메모리 또는 외장 메모리))에 저장된 명령어를 포함하는 소프트웨어(예: 프로그램)로 구현될 수 있다. 기기는, 저장 매체로부터 저장된 명령어를 호출하고, 호출된 명령어에 따라 동작이 가능한 장치로서, 개시된 실시예들에 따른 전자 장치를 포함할 수 있다. 상기 명령이 제어부에 의해 실행될 경우, 제어부가 직접, 또는 상기 제어부의 제어하에 다른 구성요소들을 이용하여 상기 명령에 해당하는 기능을 수행할 수 있다. 명령은 컴파일러 또는 인터프리터에 의해 생성 또는 실행되는 코드를 포함할 수 있다. 기기로 읽을 수 있는 저장매체는, 비일시적(non-transitory) 저장매체의 형태로 제공될 수 있다. 여기서, 비일시적은 저장매체가 신호(signal)를 포함하지 않으며 실재(tangible)한다는 것을 의미할 뿐 데이터가 저장매체에 반영구적 또는 임시적으로 저장됨을 구분하지 않는다.
실시예에 따르면, 본 문서에 개시된 다양한 실시예들에 따른 방법은 컴퓨터 프로그램 제품(computer program product)에 포함되어 제공될 수 있다.
일 실시예에 따르면, 컴퓨터 프로그램을 저장하고 있는 컴퓨터 판독 가능 기록매체로서, 상기 컴퓨터 프로그램은, 사용자 단말의 요청에 따라 데이터베이스에 템플릿 정보를 요청하는 단계와, 상기 템플릿 정보에 기초하여 템플릿 추천 리스트를 생성하는 단계와, 상기 템플릿 추천 리스트에 대한 상기 사용자 단말의 입력에 기초하여 확인 요청 문서를 생성하는 단계를 포함하는 방법을 프로세서가 수행하도록 하기 위한 명령어를 포함할 수 있다.
또한, 실시예는 컴퓨터 판독 가능한 기록매체에 저장되어 있는 컴퓨터 프로그램으로서, 상기 컴퓨터 프로그램은, 사용자 단말의 요청에 따라 데이터베이스에 템플릿 정보를 요청하는 단계와, 상기 템플릿 정보에 기초하여 템플릿 추천 리스트를 생성하는 단계와, 상기 템플릿 추천 리스트에 대한 상기 사용자 단말의 입력에 기초하여 확인 요청 문서를 생성하는 단계를 포함하는 방법을 프로세서가 수행하도록 하기 위한 명령어를 포함할 수 있다.
상기에서는 도면 및 실시예를 참조하여 설명하였지만, 해당 기술 분야의 숙련된 당업자는 하기의 특허청구범위에 기재된 실시예의 기술적 사상으로부터 벗어나지 않는 범위 내에서 실시예는 다양하게 수정 및 변경시킬 수 있음은 이해할 수 있을 것이다.
110: 전자문서 생성장치
120: 협력사 단말
130: 데이터베이스

Claims (10)

  1. 사용자 단말의 요청에 따라 데이터베이스에 템플릿 정보를 요청하는 단계;
    상기 템플릿 정보에 기초하여 템플릿 추천 리스트를 생성하는 단계; 및
    상기 템플릿 추천 리스트에 대한 상기 사용자 단말의 입력에 기초하여 확인 요청 문서를 생성하는 단계;
    를 포함하는 전자문서 생성 방법.
  2. 제1항에 있어서,
    상기 확인 요청 문서를 기초로 협력사 단말에 상기 확인 요청 문서를 전송하는 단계; 및
    상기 전송에 대한 응답으로, 상기 협력사 단말로부터 작성이 완료된 확인 완료 문서를 수신하는 단계
    를 더 포함하는 전자문서 생성 방법.
  3. 제2항에 있어서,
    상기 확인 요청 문서를 생성하는 단계에서, 상기 템플릿 추천 리스트에 포함된 복수의 템플릿 중에서 어느 하나가 상기 확인 요청 문서로 선택된 경우,
    상기 확인 요청 문서를 전송하는 단계는, 상기 선택된 템플릿에 기초하여 작성된 상기 확인 요청 문서를 상기 협력사 단말에 전송하는 전자문서 생성 방법.
  4. 제1항에 있어서,
    상기 템플릿 추천 리스트는 상기 데이터베이스에 저장된 복수의 템플릿 각각의 사용 횟수 및 상기 복수의 템플릿 각각에 설정된 키워드를 기초로 작성된 전자문서 생성 방법.
  5. 제3항에 있어서,
    상기 키워드는 세부 항목 및 제목 중 적어도 하나를 포함하는 전자 문서 생성 방법.
  6. 제1항에 있어서,
    상기 템플릿 정보를 요청하는 단계 이전에,
    외부 시스템과 연동하여 상기 확인 요청 문서에 대한 템플릿의 존재 여부를 확인하는 단계를 포함하고,
    상기 요청하는 단계는, 상기 외부 시스템에 상기 템플릿이 존재하지 않으면 데이터베이스에 템플릿 정보를 요청하는 전자 문서 생성 방법.
  7. 제1항에 있어서,
    상기 확인 요청 문서를 생성하는 단계에서, 상기 확인 요청 문서의 생성에 필요한 템플릿이 선택되지 않은 경우, 템플릿을 포함하지 않는 상기 확인 요청 문서를 상기 협력사 단말에 전송하는 전자문서 생성방법.
  8. 제7항에 있어서,
    상기 템플릿을 포함하지 않는 상기 확인 요청 문서의 전송에 대한 응답으로, 상기 협력사 단말로부터 수신한 상기 확인 완료 문서를, 상기 데이터베이스에 저장하는 단계를 더 포함하는 전자문서 생성방법.
  9. 제8항에 있어서,
    상기 저장하는 단계는,
    상기 확인 완료 문서에 대한 적어도 하나의 키워드를 상기 확인 완료 문서와 함께 상기 데이터베이스에 저장하는 전자 문서 생성 방법.
  10. 전자 문서를 생성하기 위한 생성 프로그램이 저장된 메모리; 및
    상기 메모리에 저장된 생성 프로그램을 실행하는 프로세서를 포함하고,
    상기 프로세서는,
    사용자 단말의 요청에 따라 데이터베이스에 템플릿 정보를 요청하고, 상기 템플릿 정보에 기초하여 템플릿 추천 리스트를 생성하고, 상기 템플릿 추천 리스트에 대한 상기 사용자 단말의 입력에 기초하여 확인 요청 문서를 생성하는 전자 문서 생성 장치.
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