KR101182280B1 - 문서관리방법 및 문서관리장치 - Google Patents

Abstract

본 발명은 문서관리방법 및 문서관리장치에 관한 것이다. 본 발명에 따른 문서관리방법은 문서에 대한 식별정보에 기초하여 카테고리 리스트를 생성하는 단계; 및 상기 카테고리 리스트에 포함된 카테고리 중 적어도 하나의 카테고리를 상기 문서에 설정하는 단계를 포함하는 것을 특징으로 한다. 이에 의하여, 효율적인 카테고리 설정이 가능하다.

Description

문서관리방법 및 문서관리장치{DOCUMENT MANAGEMENT METHOD AND DOCUMENT MANAGEMENT APPARATUS}

본 발명은 문서관리방법 및 문서관리장치에 관한 것이다. 보다 상세하게는 카테고리에 의해 문서를 검색하는 문서관리방법 및 문서관리장치에 관한 것이다.

일반적으로, 컴퓨터의 보급이 확대됨에 따라, 기존에는 수기로 작성하던 각종 서류들을 워드프로세서와 같은 응용프로그램을 사용하여 작성함으로써, 각종 서류들을 파일 단위로 컴퓨터 및 기타 저장매체에 저장하여 관리하고 있다. 또한, 각종 서류들뿐만 아니라, 사진과 같은 이미지도 파일 단위로 관리하는 것이 가능하다.

최근에는 컴퓨터에서 문서 작성을 위한 응용프로그램들이 사용 용도에 따라 그 종류가 다양해짐에 따라, 대부분의 서류들이 컴퓨터를 사용하여 작성되고 있는 추세이다. 이에 따라, 컴퓨터에서 관리해야 하는 문서들의 종류가 다양해짐은 물론 그 개수가 수십 혹은 수백 개로 증가하였다.

이에 따라, 컴퓨터에 설치되는 운영체제에서는 많은 수의 문서파일 관리를 위하여 윈도우 탐색기를 제공한다. 윈도우 탐색기는 폴더의 생성 및 삭제가 가능하 여 문서파일을 폴더별로 관리할 수 있으며, 검색 기능에 의해 문서파일의 위치를 모르는 경우에도 손쉽게 문서파일을 검색할 수 있도록 한다.

이러한 윈도우 탐색기는 대부분 문서파일명을 통해 문서파일의 내용을 판단하여야 하기 때문에, 문서파일의 내용을 미리 보기 형식으로 제공함과 함께 문서파일에 대한 간단한 조작이 가능한 문서관리 프로그램이 안출되었다.

종래의 문서관리 프로그램을 살펴보면, 다수의 문서파일 중 원하는 문서파일을 쉽고 빠르게 찾을 수 있도록 문서파일에 설정된 카테고리를 검색하는 카테고리 검색기능과 찾은 카테고리에 포함되어 있는 문서파일들의 내용을 미리 보기 형식으로 제공하여 간단한 조작이 가능한 작업기능을 제공한다.

상기한 카테고리 검색기능을 위해서는 사용자가 카테고리 검색을 원하는 문서파일을 선택한 후 미리 설정된 여러 개의 카테고리 리스트 중에서 원하는 카테고리를 선택하는 방식으로 문서파일에 카테고리 설정을 하고 있다. 이에 따라, 사용자가 문서파일을 찾고자 할 때 카테고리 검색메뉴에서 검색하고자 하는 카테고리를 선택하는 것에 의해서 선택된 카테고리가 설정된 문서파일이 표시되기 때문에 사용자는 찾고자 하는 문서파일을 찾을 수 있게 된다.

하지만, 종래에는 카테고리 리스트에서 활용 가능한 카테고리 명이 일률적으로 고정되어 있다. 보통, 카테고리 명으로 “비즈니스”, “선물”, “휴일”, “아이디어”, “개인”, “국제” 등이 사용된다. 이는 시스템의 폴더 명이나 사용자가 실제 사용하고 있는 폴더 명과 거리가 있다. 따라서, 사용자가 카테고리를 분별하기 어려워 카테고리 검색이 상대적으로 어렵게 느껴질 뿐만 아니라 그만큼 문 서파일을 찾는 데 소요되는 시간도 많이 걸리는 문제점이 있다.

또한, 종래에는 사용자가 문서파일에 대하여 카테고리 설정을 일일이 해야 하기 때문에 카테고리 설정에 많은 시간과 노력이 소요되는 문제점이 있다.

따라서, 본 발명은 문서파일이 속한 디렉토리 구조의 각 디렉토리 명의 카테고리로 이루어진 카테고리 리스트를 생성하여 용이하게 카테고리 설정하고 카테고리에 대한 분별력을 높일 수 있는 문서관리방법 및 문서관리장치를 제공하는 것을 목적으로 한다.

또한, 본 발명은 설정된 카테고리 중 검색의 필요성이 낮은 카테고리는 제외시킴으로써 효율적인 카테고리 설정을 수행할 수 있도록 하는 문서관리방법 및 문서관리장치를 제공하는 것을 목적으로 한다.

그리고, 본 발명은 검색 키워드가 포함된 문서를 특정한 카테고리로 설정함으로써 원하는 문서를 용이하게 검색할 수 있는 문서관리방법 및 문서관리장치를 제공하는 것을 목적으로 한다.

상기 목적은, 문서관리방법에 있어서, 문서에 대한 식별정보에 기초하여 카테고리 리스트를 생성하는 단계; 및 상기 카테고리 리스트에 포함된 카테고리 중 복수 개의 카테고리를 상기 문서에 설정하는 단계를 포함하는 것을 특징으로 하는 문서관리방법에 의해 달성된다.

여기서, 상기 식별정보는 상기 문서가 속한 하위 디렉토리명 및 상기 문서에 포함된 키워드 중 적어도 어느 하나를 포함하는 것이 바람직하다.

그리고, 상기 디렉토리명에 기초하여 생성된 카테고리 중 적어도 하나의 디렉토리명이 제외 가능한 것이 바람직하다.

또한, 상기 카테고리를 설정하는 단계는, 상기 키워드가 포함된 문서에 기설정된 카테고리를 설정할 수 있다.

그리고, 기설정된 카테고리 리스트 중 사용자의 선택에 따라 상기 카테고리를 설정하는 단계를 더 포함하는 것이 바람직하다.

또한, 상기 기설정된 카테고리 리스트에 포함된 카테고리는 편집이 가능한 것이 바람직하다.

여기서, 상기 생성된 카테고리 리스트를 전면에 표시하는 단계를 더 포함하는 것이 바람직하다.

그리고, 상기 설정된 카테고리에 따라 상기 문서를 검색하는 단계를 더 포함할 수 있다.

한편, 문서관리장치에 있어서, 문서를 저장하는 저장부와; 상기 문서에 대한 식별정보에 기초하여 카테고리 리스트를 생성하는 카테고리 생성부와; 상기 카테고리 리스트에 포함된 카테고리 중 복수 개의 카테고리를 상기 문서에 설정하는 제어부를 포함하는 것을 특징으로 하는 문서관리장치에 의해서도 상기 목적은 달성된다.

여기서, 상기 식별정보는 상기 문서가 속한 하위 디렉토리명 및 상기 문서에 포함된 키워드 중 적어도 어느 하나를 포함하는 것이 바람직하다.

그리고, 상기 제어부는, 상기 디렉토리명에 기초하여 생성된 카테고리 중 적어도 하나의 디렉토리명을 제외하도록 상기 카테고리 생성부를 제어하는 것이 바람직하다.

또한, 상기 제어부는, 상기 키워드가 포함된 문서에 기설정된 카테고리를 설정하는 것이 바람직하다.

그리고, 상기 제어부는, 기설정된 카테고리 리스트 중 사용자의 선택에 따라 상기 카테고리를 설정할 수 있다.

또한, 상기 제어부는, 상기 기설정된 카테고리 리스트에 포함된 카테고리를 편집하는 것이 바람직하다.

여기서, 상기 제어부는, 상기 생성된 카테고리 리스트를 전면에 표시할 수 있다.

그리고, 상기 제어부는, 상기 설정된 카테고리에 따라 상기 문서를 검색할 수 있다.

본 발명에 따른 문서관리방법 및 문서관리장치에 의하면 문서파일이 속한 디렉토리 구조의 각 디렉토리 명의 카테고리로 이루어진 카테고리 리스트를 생성하여 용이하게 카테고리 설정하고 카테고리에 대한 분별력을 높일 수 있다.

또한, 본 발명에 따른 문서관리방법 및 문서관리장치에 의하면 설정된 카테고리 중 검색의 필요성이 낮은 카테고리는 제외시킴으로써 효율적인 카테고리 설정 을 수행할 수 있다.

그리고, 본 발명에 따른 문서관리방법 및 문서관리장치에 의하면 검색 키워드가 포함된 문서를 특정한 카테고리로 설정함으로써 원하는 문서를 용이하게 검색할 수 있다.

이하, 첨부된 도면을 참조하여 본 발명에 따른 문서관리방법 및 그 장치에 대해 설명한다.

도 1은 본 발명의 일실시예에 따른 문서관리장치(100)의 구성을 도시한 도면이다. 도 1에 도시된 바와 같이, 본 발명의 일실시예에 따른 문서관리장치(100)는 저장부(10)와, 카테고리 생성부(20)와, 제어부(30)를 포함한다. 본 발명에 따른 문서관리장치(100)는 PC 뿐만 아니라, PDA(Personal Digital Assistants) 등 문서를 디렉토리 구조로 분류하여 저장할 수 있는 장치라면 모두 가능하다.

저장부(10)는 문서를 저장하며, 하드디스크와 같은 대용량의 저장매체 뿐만 아니라, 플래쉬 메모리 등의 비휘발성 메모리 등으로도 구현될 수 있다. 여기서, 저장부(10)는 디렉토리 구조로 문서를 저장한다.

카테고리 생성부(20)는 문서에 대한 식별정보에 기초하여 카테고리 리스트를 생성한다. 여기서, 문서의 식별정보란 문서가 속한 각각의 하위 디렉토리명 및 문서에 포함된 키워드 중 적어도 어느 하나를 포함한다.

제어부(30)는 카테고리 리스트에 포함된 카테고리 중 적어도 하나의 카테고리를 문서에 설정한다. 그리고, 제어부(30)는 문서에 카테고리가 설정된 후, 설정 된 카테고리에 따라 문서의 검색을 수행할 수 있다. 본 발명에 따른 제어부(30)는 소프트웨어 프로그램으로 구현될 수 있으며, 카테고리 생성부(20)에 의한 카테고리 리스트 생성기능, 문서파일에 대한 카테고리 설정기능, 카테고리 검색기능, 문서파일 표시기능 등을 포함하는 전반적인 문서관리를 수행한다.

이하, 도 2를 참조하여 본 발명의 또다른 실시예에 따른 문서관리장치(200)에 대해 설명한다. 본 발명의 또다른 실시예에 따른 문서관리장치(200)는 UI생성부(40)와, 디스플레이부(50)와, 사용자입력부(60)를 더 포함한다.

UI생성부(40)는 저장부(10)에 저장된 문서파일에 대한 인덱스정보 표시영역(A), 데이터 탐색을 위한 데이터 탐색영역(C), 카테고리 추가를 위한 카테고리 추가영역(D), 문서 표시를 위한 문서 표시영역(E,F) 등의 영역을 표시하기 위한 UI를 생성한다. 본 발명에 따른 UI생성부(40)에 의해 생성된 UI에 대한 설명은 별도의 도면을 통해 후술하기로 한다.

디스플레이부(50)는 UI생성부(40)에 의해 생성된 UI 및 문서를 저장하는 디렉토리 구조와, 검색된 문서를 표시한다. 그리고, 사용자입력부(60)는 카테고리 설정 및 문서의 검색 등을 위한 사용자의 지시를 입력받는다.

이하, 도 3을 참조하여 본 발명에 따른 UI생성부(40)에 의해 생성된 사용자 인터페이스(300)에 대해 설명한다.

도 3에 도시된 바와 같이, 인덱스정보 표시영역(300a)에는 인덱스정보가 표시되며, 인덱스정보로는 날짜(Date), 데이터의 타입(File Type) 등이다.

데이터 탐색영역(300b)은 통상의 윈도우 탐색기와 유사한 기능을 제공하는 것으로, 저장부(10)에 저장되어 있는 데이터들을 트리 구조로 표시한다. 데이터 탐색영역(300b)에서는 데이터들의 선택, 복사 및 이동과 같은 간단한 작업의 수행이 가능하다.

카테고리 추가영역(300c)은 카테고리 생성부(20)에 의해 생성된 카테고리를 표시하여, 사용자가 원하는 문서에 카테고리를 추가하기 위한 영역이다. 여기서, 카테고리 추가영역(300c)이 응용프로그램의 인터페이스 중 별도의 인터페이스로 마련되어항상 응용프로그램의 전면에 표시되므로 사용자는 문서에 대한 카테고리의 설정이 용이하다.

문서 표시영역(300d, 300e)은 제어부(30)에 의해 문서의 검색이 수행된 경우, 카테고리에 의해 검색된 문서를 표시하기 위한 영역으로, 검색된 문서를 썸네일 또는 미리 보기 형태로 표시한다. 이때, 검색을 원하는 카테고리가 복수인 경우, 검색된 문서파일을 카테고리별로 구분하여 다중 표시한다.

예를 들어, 사용자가 “OCR” 이라는 카테고리가 설정된 문서를 검색하고자 하는 경우, 카테고리 리스트 중에서 “OCR”을 선택하면, 제어부(30)는 저장부(10)에 저장된 문서 중에서 “OCR”이라는 카테고리가 설정된 문서를 검색하여 문서 표시영역에 표시한다. 그리고, 사용자가 "Favorites", "Confidential", "OCR"이라는 카테고리를 모두 선택하여 검색한 경우, 제어부(30)는 저장부(10)에 저장된 문서 중에서 "Favorites", "Confidential", "OCR"의 카테고리가 모두 설정된 문서를 검색하여 문서 표시영역에 표시한다. 도 3은 문서 표시영역이 2개인 경우를 일예로서 설명하고 있지만, 사용자의 검색회수에 따라 문서표시영역의 개수 및 사이즈는 조 절될 수 있으며, 경우에 따라 스크롤바가 추가될 수 있다. 도 4는 문서관리화면에서 카테고리 메뉴를 선택한 경우 표시되는 카테고리 검색영역(300f)의 일예를 도시한 도면이다.

이하, 도 5를 참조하여 본 발명에 따른 문서관리장치(100, 200)가 문서에 카테고리를 설정하는 과정에 대해 설명한다.

도 5에 도시된 바와 같이, “Project”와, “Application”과, “Office2”와, “Recommendation”과, “Document” 디렉토리의 하위에 저장된 문서에 대해 제어부(30)는 각각의 디렉토리명을 카테고리로 설정하도록 카테고리 생성부(20)를 제어한다. 이로써, 문서에 대해 카테고리를 용이하게 설정하면서도 사용자의 경험을 통한 효율적인 카테고리 설정이 가능하다.

한편, 도 6a 내지 도 6c는 본 발명에 따른 문서관리장치(100, 200)가 저장부(10)에 저장된 문서에 대해 카테고리를 설정하는 데 있어서의 다양한 실시예를 도시한 도면이다.

도 6a는 기설정된 카테고리의 리스트를 표시하고, 사용자의 입력에 의해 원하는 카테고리의 설정이 가능하도록 할 수 있다. 즉, 기설정된 카테고리의 이름을 수정하거나, 새로운 카테고리를 추가하거나 기존에 저장된 카테고리를 삭제할 수 있다.

도 6b는 문서가 저장되어 있는 디렉토리의 전체 경로에 대해 각 디렉토리명을 카테고리로 설정하여 표시한다. 예를 들어, 선택된 문서가 “C:\Document and Settings\Kang\My Documents\Office Desktop”인 경우 제어부(30)는 “Document and Settings”와, “Kang”과, “My Documents”와, “Office Desktop”의 각각 카테고리로 생성하여 설정하도록 카테고리 생성부(20)를 제어한다.

여기서, “Document and Settings”와 같은 디렉토리명은 카테고리로서 의미가 크지 않기 때문에 사용자는 생성된 카테고리 중에서 “Document and Settings”를 제외할 수 있다.

도 6c는 검색 키워드가 문서에 포함되어 있는 경우, 문서를 기설정된 카테고리로 설정하는 과정을 도시한 도면이다. 도 6c에 도시된 바와 같이, 사용자가 특정한 검색 키워드, 즉 “Kickoff” 또는 “Kang”를 지정하면 제어부(30)는 검색 키워드가 포함되어 있는 문서에 대해 “Confidential”이라는 카테고리로 설정되도록 할 수 있다. 이로써, 사용자는 일일이 문서를 검색할 필요없이 원하는 카테고리를 용이하게 설정할 수 있다. 물론, 검색에 사용된 키워드 자체를 카테고리로 설정하도록 하는 것도 가능하다.

이하, 도 7을 통해 본 발명에 따른 문서관리방법에 대해 설명한다.

먼저, 제어부(30)는 문서에 대한 식별정보에 기초하여 카테고리 리스트를 생성하도록 카테고리 생성부(20)를 제어한다(S10). 여기서, 단계 S10은 카테고리 리스트에 의해 생성된 카테고리가 디렉토리명인 경우 기설정된 크기 이상의 디렉토리명 및 운영체제에 공통적으로 필요한 디렉토리명 중 적어도 하나를 제외할 수 있다.

그리고, 제어부(30)는 단계 S10에서 생성된 카테고리 리스트에 포함된 카테고리 중 적어도 하나의 카테고리를 문서에 설정한다(S20).

여기서, 본 발명에 따른 문서관리방법은 키워드가 포함된 문서를 키워드와는 무관한 기설정된 카테고리로 설정하는 단계를 더 포함할 수 있다. 이로써, 사용자는 일일이 문서를 검색할 필요없이 원하는 카테고리를 용이하게 설정할 수 있다.

또한, 본 발명에 따른 문서관리방법은 기설정된 카테고리 리스트 중 사용자의 선택에 따른 적어도 하나의 카테고리를 설정하는 단계를 더 포함할 수 있다.

여기서, 기설정된 카테고리 리스트에 포함된 카테고리는 편집 가능하므로, 사용자는 기설정된 카테고리의 이름을 수정하거나, 새로운 카테고리를 추가하거나 기존에 저장된 카테고리를 삭제할 수 있다.

도 8은 본 발명의 또다른 실시예에 따른 문서관리방법을 도시한 흐름도이다.

먼저, 사용자가 적어도 하나의 문서를 선택하고(S110), 문서가 선택된 상태에서 마우스 오른쪽 버튼을 클릭한 다음(S120), 카테고리 옵션을 선택한다(S130). 여기서, 선택 가능한 카테고리의 옵션으로는 기설정된 카테고리 중 적어도 하나의 카테고리를 설정하는 옵션과, 문서가 속한 하위 디렉토리명에 따른 카테고리를 설정하는 옵션과, 문서에 포함된 키워드를 카테고리로 설정하는 옵션이 있다.

단계 S130에서 카테고리 옵션이 선택되면, 선택된 문서에 선택된 카테고리를 설정한다(S140). 문서에 카테고리가 설정된 후, 카테고리를 통한 검색을 위한 사용자 인터페이스를 표시한다(S150).

사용자가 검색하고자 하는 카테고리를 선택하면(S160), 제어부(30)는 선택된 카테고리에 따라 문서를 검색한다(S170). 그리고, 제어부(30)는 검색된 문서를 표시한다(S180).

이상, 바람직한 실시예를 통하여 본 발명에 관하여 상세히 설명하였으나, 본 발명은 이에 한정되는 것은 아니며 특허청구범위 내에서 다양하게 실시될 수 있다.

도 1은 본 발명의 일실시예에 따른 문서관리장치의 구성을 도시한 블록도이며,

도 2는 본 발명의 또다른 실시예에 따른 문서관리장치의 구성을 도시한 블록도이며,

도 3은 본 발명에 따른 문서관리장치에서 문서의 검색에 필요한 사용자 인터페이스를 도시한 도면이며,

도 4는 본 발명에 따른 문서관리장치의 문서관리화면에서 카테고리 메뉴를 선택한 경우 표시되는 카테고리 검색영역의 일예를 도시한 도면이며,

도 5는 본 발명에 따른 문서관리장치가 문서에 카테고리를 설정하는 과정을 도시한 도면이며,

도 6a 내지 도 6c는 본 발명에 따른 문서관리장치가 문서에 카테고리를 설정하는 다양한 실시예를 도시한 도면이며,

도 7은 본 발명에 따른 문서관리방법을 도시한 흐름도이며,

도 8은 본 발명의 또다른 실시예에 따른 문서관리방법을 도시한 흐름도이다.

10 : 저장부 20 : 카테고리 생성부

30 : 제어부 40 : UI 생성부

50 : 디스플레이부 60 : 사용자입력부

100, 200 : 문서관리장치 300 : 사용자 인터페이스

Claims (16)

1. 문서관리방법에 있어서,

   문서에 대한 식별정보에 기초하여 카테고리 리스트를 생성하는 단계; 및

   상기 카테고리 리스트에 포함된 카테고리 중 적어도 하나의 카테고리를 상기 문서에 설정하는 단계를 포함하며,

   상기 식별정보는 상기 문서가 속한 하위 디렉토리명을 포함하는 것을 특징으로 하는 문서관리방법.
2. 제1항에 있어서,

   상기 식별정보는 상기 문서에 포함된 키워드를 더 포함하는 것을 특징으로 하는 문서관리방법.
3. 제2항에 있어서,

   상기 디렉토리명에 기초하여 생성된 카테고리 중 적어도 하나의 디렉토리명이 제외 가능한 것을 특징으로 하는 문서관리방법.
4. 제2항에 있어서,

   상기 카테고리를 설정하는 단계는, 상기 문서와 상이한 적어도 하나의 문서에 기설정된 카테고리와 동일한 카테고리를 설정하는 것을 특징으로 하는 문서관리방법.
5. 제1항에 있어서,

   상기 문서와 상이한 적어도 하나의 문서에 기설정된 카테고리를 포함하는 카테고리 리스트 중 적어도 하나의 카테고리를 사용자의 선택에 따라 상기 문서에 설정하는 단계를 더 포함하는 것을 특징으로 하는 문서관리방법.
6. 제5항에 있어서,

   상기 기설정된 카테고리 리스트에 포함된 카테고리는 편집이 가능한 것을 특징으로 하는 문서관리방법.
7. 제1항에 있어서,

   상기 생성된 카테고리 리스트를 전면에 표시하는 단계를 더 포함하는 것을 특징으로 하는 문서관리방법.
8. 제1항에 있어서,

   상기 설정된 카테고리에 따라 상기 문서를 검색하는 단계를 더 포함하는 것을 특징으로 하는 문서관리방법.
9. 문서관리장치에 있어서,

   문서를 저장하는 저장부와;

   상기 문서에 대한 식별정보에 기초하여 카테고리 리스트를 생성하는 카테고리 생성부와;

   상기 카테고리 리스트에 포함된 카테고리 중 적어도 하나의 카테고리를 상기 문서에 설정하는 제어부를 포함하며,

   상기 식별정보는 상기 문서가 속한 하위 디렉토리명을 포함하는 것을 특징으로 하는 문서관리장치.
10. 제9항에 있어서,

    상기 식별정보는 상기 문서에 포함된 키워드를 더 포함하는 것을 특징으로 하는 문서관리장치.
11. 제10항에 있어서,

    상기 제어부는, 상기 디렉토리명에 기초하여 생성된 카테고리 중 적어도 하나의 디렉토리명을 제외하도록 상기 카테고리 생성부를 제어하는 것을 특징으로 하는 문서관리장치.
12. 제10항에 있어서,

    상기 제어부는, 상기 키워드가 포함된 문서에, 상기 문서와 상이한 적어도 하나의 문서에 기설정된 카테고리와 동일한 카테고리를 설정하는 것을 특징으로 하는 문서관리장치.
13. 제9항에 있어서,

    상기 제어부는, 상기 문서와 상이한 적어도 하나의 문서에 기설정된 카테고리를 포함하는 카테고리 리스트 중 적어도 하나의 카테고리를 사용자의 선택에 따라 상기 문서에 설정하는 것을 특징으로 하는 문서관리장치.
14. 제13항에 있어서,

    상기 제어부는, 상기 기설정된 카테고리 리스트에 포함된 카테고리를 편집하는 것을 특징으로 하는 문서관리장치.
15. 제9항에 있어서,

    상기 제어부는, 상기 생성된 카테고리 리스트를 전면에 표시하는 것을 특징으로 하는 문서관리장치.
16. 제9항에 있어서,

    상기 제어부는, 상기 설정된 카테고리에 따라 상기 문서를 검색하는 것을 특징으로 하는 문서관리장치.

Images