JPS63240669A - 文書処理装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 ［発明の目的］ （産業上の利用分野） 本発明は、支出作成中に他のファイルやデータベース内
のデータを容易かつフレキシブルに結合し、文書の表示
、編集を制υ１１する文書処理装置ｄに関する。

（従来の技術） 従来、日本語ワードプロセッサ等の文書９！！１理シス
テムでは、文書中に池のファイル中のｆ−夕を取込む方
法として、差込み印刷と呼ばれる方法を用いていた。こ
の方法は、第７図に示すように、文１中のファイルのデ
ータを読込みたい位置に、差込みマークＳを入れておき
、又、別ファイルには、このマークに対応して、差込み
データを作成しておき、これを印刷時に合成していた。

上記した手段は、他のファイルからのデータの読込みよ
り、寧ろ同一内容で日付、宛先のみを変更した文書を多
数作成することを目的として成されたもので、次のよう
な欠点があった。

（１）文書の編集中は、データ取込み位置に差込みマー
クが表示されるだけなので、どのような内容が記述され
ているかは、印刷してみないとわからない。

（２）差込みデータを供給する側のファイルが、文書側
の特定のフォーマットに従っていなければならず、池の
システムで作成されたデータを文書中に取込むのが容易
でない。

（３）文書と差込みデータが１対１に存在することを前
提としてＪ５す、現数の文書から同−停込みデータを参
照し、文書間の整合を取るということができない。

（発明が解決しようとする問題点） 上記したように、従・来の文１ｆｆｉ理システムでは、
文書作成中に池からのデータの取込みを行なう場合、柔
軟性に乏しかった。

本発明は上記のような点に鑑みてなされたもので、主に
水崩造等、所定のデータ構造をもとに作成された文書を
対象に、他のファイル費データベース内１こ格納された
データを容易に、かつ、フレキシブルに文書中に取込む
ことを可能にすることより、特にラフ１〜ウエア仕ｌ！
占などの技術文書の文ｍ間で記述の整合性を高め、文書
の品質を向上することができるとともに、他の文書や他
のシステムにより、ファイル、データベース等に格納さ
れたデータを再利用することで、文書作成の効率を向上
させることのできる文書処理装置を提供ケることを目的
とする。

［発明の構成］ （問題点を解決するだめの手段） 本発明は、支出内へ読込む結合対象データを参照キーに
よりレコードを特定できるデータ構造にてデータファイ
ルに格納し、同データファイルへの参照キーをもつ支出
構造データと特定フオームの参照情報を介在してなる文
書データとからなる木＠造等、所定データ構造の文書情
報を文書格納ファイルに格納して、同文書格納ファイル
に格納された文書データから上記参照情報を検出したと
き、同情報に対応する文書構造データを検索して同デー
タが示す参照キーに対応づる結合対象データをデータフ
ァイルから読込み上記文書データ内の参照情報位置に介
挿し同文書を表示する構成としたものである。

（作用） 文書格納ファイルに格納された文書データの文字列から
特定フオームの参照情報を検出すると、その参照情報に
対応する文書構造データを検索して、そのデータ内の参
照キーに対応する結合対象データをデータファイルから
読込み、上記文書データ内の参照情報位置に介挿して、
その更新文書を表示装置に表示する。これにより、池の
ファイル１″）データベース内に格納されたデータを容
易、かつフレキシブルに文書中に取込むことができ、文
１編集中に於いて、データベース等から取込まれたデー
タを表示できることから、正しいデータが取込まれたか
否かを印刷前に於いて容易に確認できる。

又、データベース等より取込まれた文書に対して変更が
１ｈ示された場合も、上記同様に、文書構造データ及び
参照情報を用いてデータベース内のレコード、フィール
ドを特定することによりデータベース内の対応するデー
タを更新することができる。

（実施例） 以下、図面を参照して本発明の一実施例を説明する。

第１図は本発明の一実施ＰＡ１こよる文磨処理装躍校正
を示すブロック図である。

図中、１は支出格納ファイルであり、本発明によるデー
タ結合手段によって作成された文書を格納する。２はデ
ータベースであり、文書中に取込まれるデータ（結合対
象データ）を格納する。３は文ｍα理ｔｌｉ構部であり
、内部のメモリ１こ格納された文自処理プログラムに従
い、文虐格納フフ・イル１に格納された文席とデータベ
ース２に格納されたデータとを結合して表示装置４に表
示したり、オペレータの指示に従い、文書ファイル、及
びデータベースを更新する。

第２図は、上記実施例に於ける文書の構造例を詳細に示
したものである。図中、５は文書構造データであり、文
書のもつ構造（例えば記入瀾）を表わすために用いられ
る。６は文書データであり、文書中に記述された内容（
例えば記入データ）が格納される。

上記文書構造データ５の中には、＠３図に示すように、
文書構造情報７に加えて、参照番号８と、データベース
参照キー９が格納される。

第４図は、上記第２図に示す文書データＧ内に於ける、
データベースへの参照情報部分を詳細に示したものであ
る。ここで、参照マーク１０は参照情報を他の文字情報
１１と区別するために用いられろ。参照番号１２は、文
書構造データ中の参照番号８と対応する。又、データｌ
ベースレコード内オフセッ１−１３、データ長１４、デ
ータ型１５、編集モード１６等の各情報はデータベース
レコード内のフィールドを特定するために用いられる。

第５図は、上記データベース２に格納されるデータベー
スレコードの詳細を示したものである。

ここでデータベース参照キー１７は、データベース２中
に格納されるレコードに対して、それぞれ＝Ｒな１直を
持つ。又、データ部１８は、図示するように複数のフィ
ールド１９．・・・に分れ、それぞれ各種の情報を格納
する。

第６図は本発明の一実施例による動作を説明り−るだめ
のもので、同図（ａ＞は文書データＧ内より参照マーク
１０を検出したときの文書に結合Ｊるデータの検索手順
を説明するための動作説明図、同図（ｂ）はその動作結
果として表示装置４に表示される文書結合例を示す図で
ある。

ここで上記第１図乃至第６図を参照して一実施例の動作
を説明する。

まず文書表示の際には、文書処理Ｔａ構部３の制御の下
に支出格納ファイル１がアクセスされて、文よデータ６
が文書構造情報７に従い表示装置４上に配置され表示さ
れる。

このとぎ文書処理機構部３は、文書中より参照マーク１
０を検出すると（第６図（ａ）のａ）、同マーク１０に
続く参照番号１２と同じ参照番号８を持つ文書構造デー
タを文書格納ファイル１より捜しく第６図の（ａ）のｂ
）、そこに格納されているデータベース参照キー９を用
いてデータベース２をアクセスし、該当レコードを取出
す。

次に文書処理機構部３は、上記参照番号１２に続くデー
タベースレコード用オフセット１３とデータ長１４より
フィールド１９を特定しく第６図（ａ）のｃ、ｄ）、こ
れをデータ型１５、及び編集モード１Ｇに従って変換し
、文書中に表示する。この際、これらの文字列にはデー
タベース２より取込まれたことを示す属性（色、輝度等
）を付加して、他の文字列と区別できるようにする。

この結果として表示される文書例を第６図（ｂ）に示す
。

又、データベース２より取込まれた文書に対して変更が
指示された場合に於いても、上記同様に参照情報を参照
してデータベース内のレコード、フィールドを特定する
ことにより、データベース２内の対応するデータを更新
することができる。

このようにして、文書の編集中に、データベース２から
取込まれたデータを文複内の指定位置に表示し、正しい
データが取込まれているか否かを容易に確認できる。

また、参照情報（１２〜１Ｇ）は、レコード内のオフセ
ットとデータ長の形で構成されるため、データベースの
構造を任意に定めることができ、曲のアプリケーション
とのデータ互換性が取り易い。

更に複数の文鳥から同一のレコードを参照できるため、
文書間の整合性を保つことができ、又、参照情報中の編
集方法により文書毎に異なった形式で表示づることも可
能である。

史に、データベースレコードへの参照キーが参照情報中
ではなく、支出構造データ中１こ置かれろため、ある構
造内での参照キーを一括して変更できる。例えば、この
構造を表と対応付（プることにより、表の行毎に参照レ
コードを変更し、データベース内のデータを文書中に表
の形で表現できる。

以上は構造を持った文書を例にしたが、他の応用例とし
て、通常作成される文書にも章、節、パラグラフ、行等
の構造をみとめることができ、これらを単位として参照
キーを保持することにより上記同様の効果がＩＩｉられ
る。また、文書に限らず、表に対してし同様にその行を
中位として参照キーを持つことで応用が可能である。

［発明の効果］ 以上のように本発明によれば、文書内へ読込む結合対象
データを参照キーによりレコードを特定できるデータ構
造にてデータファイルに格納し、同データファイルへの
参照キーをもつ文書構造データと特定フオームの参照情
報を介在してなる文書データとからなる機構造等、所定
データ構造の支出情報を支出格納ファイルに格納して、
同文富格納ファイルに格納された文書データから上記参
照情′ｔｌ１１を検出したとき、同情報に対応する文書
構造データを検索して同データが示す参照キーに対応す
る結合対象データをデータファイルから読込み上記文書
データ内の参照情報位置に介挿し同文古を表示づる構成
としたことにより、他のファイルヤ）データベース内に
格納されたデータを容易、かつフレキシブルに立国中に
取込むことができ、文書編集中にＦＪ′！いて、データ
ベース等から取込まれたデータを表示できることから、
正しいデータか取込まれたか否かを印刷前に於いて容易
にｇｌ認できる。又、データベース等より取込まれた文
書に対して変更が指示された場合も、上記同様に、文１
構造データ及び参照情報を用いてデータベース内のレコ
ード、フィールドを特定することによりデータベース内
の対応するデータを更新することができる。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明の一実施例に上る文書処理装置の構成を
示すブロック図、第２図は上記実施例に於ける文書構造
例を示す図、第３図は上記実施例に於ける文書構造デー
タのフォーマットを示す図、第４図は上記実施例に於け
る文書データ中のデータベースへの参照情報部分のフｔ
−マットを示す図、第５図は上記実施例に於けるデータ
ベースレコードのフォーマットを示す図、第６図（ａ＞
、（ｂ）はそれぞれ上記実施例の動作を説明をするため
の図、第７図は従来の差込み印刷手段を説明するための
図である。 １・・・文出格納ファイル、２・・・データベース、３
・・・支出処理プログラム、４・・・表示装置、５・・
・文書構造データ、６・・・文書データ、７・・・文書
構造情報、８・・・参照番号、９・・・データベース参
照キー、１ｏ・・・３照マーク、１１・・・文字情報、
１２・・・参照番号（情÷１４）、１３・・・データベ
ースレコード内オフセット（情報）、１４・・・データ
長（情報）、１５・・・データ型（情？１（）１Ｇ・・
・編集〔−ド（情報）１７・・・データベース参照キー
（情報）、１８・・・データ部、１９・・・フィールド
。 出願人代理人　弁理士　鈴　江　武　彦第２図 第３図 第４図 第５図 天ふ５ｈテ°’−７ 第７図

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 参照キーによりレコードを特定できるデータ構造の結合
   対象データを格納するデータファイルと、同データファ
   イルへの参照キーをもつ文書構造データと特定フォーム
   の参照情報を介在してなる文書データとからなる文書情
   報を格納する文書格納ファイルと、同文書格納ファイル
   に格納された文書データから上記参照情報を検出する手
   段と、上記参照情報が検出されたとき同情報に対応する
   文書構造データを検索し、同データが示す参照キーに対
   応する結合対象データをデータファイルから読込み上記
   文言データ内の参照情報位置に介挿する手段と、同文書
   データに従う文書を表示する手段とを具備してなること
   を特徴とする文書処理装置。