JPS6272058A

JPS6272058A - 文書作成方法

Info

Publication number: JPS6272058A
Application number: JP61193034A
Authority: JP
Inventors: ケネス・アレン・ブラツドシヨウ
Original assignee: International Business Machines Corp
Current assignee: International Business Machines Corp
Priority date: 1985-09-24
Filing date: 1986-08-20
Publication date: 1987-04-02
Also published as: EP0216063A2; EP0216063A3; US4730252A

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】Ａ、産業上の利用分野本発明はワードプロセシングシステムに関し、さらに詳
しくいえば、文書作成方法に関する。

Ｂ、従来技術及びその問題点現在、マイクロコンピュータ及びコンピュータワークス
テーションと共に、レターやメモの形で通信文を作成す
る作業（この他、ハードコピーを必要とするような電送
用の他の文書を作成する作業）を容易にするワードプロ
セシングプログラムが多数普及している。そのようなプ
ログラムは、ユーザが文書の内容を決定し好適な書式で
必要な内容の項目を構成するのを容易にするため様々な
態様で改善されてきた。

このようなワードプロセシングプログラムによって、い
わゆる標準形式のレターを作成することができ、また、
ＶＤＴ　（ｖｉｄｅｏ　　ｄｉｓｐｌａｙｔｅｒｍｉｎ
ａｌ　）の１つのファイル両面上で個別的なファイルと
しているいろなレターを識別することができる。ＶＤＴ
のオペレータは、そのファイル画面をディスプレイし、
その画面にどのファイル（すなわちどのレター）をディ
スプレイするかを選択し、その前のファイルを現在の状
態にカスタマイズするためどのような変更をなすべきか
を選択し、そして新しく作成された文書を新しいファイ
ルに保管することができる。しかしながらこのプロセス
においては、普通、オペレータの打鍵の回数は非常に多
い。というのは、多くの場合、上書き、題目、メイルの
宛先、及び内容等は全て変更しなければならないからで
ある。そればかりか、レターの内容の変更は非常に時間
もかかる。

何故なら、このような変更にはレターのテキスト部分に
ついての識別及び削除が必ず必要であり、しかも新たな
テキスト部分は、文書を最終的な形に印刷する前に、識
別、打鍵、挿入、及び校正をしなげればならないからで
ある。

Ｃ１問題点を解決するための技術的手段従って本発明の
目的は、オペレータの打鍵の回数を減らし且つ文書作成
に要する時間を少なくすることにある。

この目的を達成するため、本発明の文書作成方法は、ｆ
ａ）文書を構成するパーツの選択枝を生成するステップ
と、（ｂｌパーツの各々に対し識別子を割り当てるステ
ップと、（ｃ）識別子を用いて選択枝の所望のセットを
ディスプレイするステップと、（ｄ）識別子で所望のパ
ーツを選択するステップと、ｆｅ）ステップ（ｃ）でデ
ィスプレイされた選択枝のセットについてステップ（ｄ
）を繰り返すステップと、（ｆ）選択されたパーツで文
書を組み立てるステップと、を有することを特徴として
いる。

本発明によれば、オペレータは文書のパーツについての
暗示的な目録を作成し及び保管して、要求される文書に
入れたいパーツを選択的に指定することによって新たな
文書を容易に作成することができる。

Ｄ、実施例ワードプロセシング機能と共に使用される本実施例に基
づく文書作成プログラムはメモ又は文書に関する指定さ
れたパーツについての簡単な識別子及びリストを含む。

一意的な各パーツはそのパーツについての基本的なテキ
スト及び書式の対照標準を有する１つの関連するファイ
ルへのアクセス潅を有する。このプログラムのユーザは
単にカーソルの参照だけで又は指定されたパーツの名前
を打鍵するだけで主画面にディスプレイされるノζ−ツ
目録から文書を組み立てて、この新しく生成された文書
を、多くの場合他の画面を参照することなく、ディスプ
レイし又は印刷することができる。

本実施例は、文書のパーツ目録のファイルを生成し及び
変更する際に利用される基本的な編集機能を有する代表
的なワードプロセシングプログラムと共に走行するか又
はそのようなワードプロセシングプログラムに加えて走
行するように企図されたものである。基本的な編集機能
は市場で入手できるもので又よく知られている。以下の
記載で”Ｘ　Ｅ　Ｄ　Ｉ　Ｔ　”機能というときは、そ
うした基本的な編集機能のことを意味するものとする。

例えば、ディスプレイされた文書にテキストを挿入した
り又は削除したりできるようなテキスト処理能力である
。

実施例ではインプリメンテーションコードは、ネットワ
ークにおいてＩ　ＢＭ３０８１メインフレームコンピユ
ータに接続されたＩＢＭパーソナルコンピュータＸＴに
関連して使用される。ＩＢＭ３０８１はＶＭ／Ｓ　Ｐ　
（Ｖｉｒｔｕａｌ　ＭａｃｈｉｎｅＳｙｓｔｅｍ　　Ｐ
ｒｏｄｕｃｔ）を走行させる。

第１表は、メモのパーツ目録（メモパーツインターフェ
ースシステム）Ｋついての主メニューを表わしている。

この主メニューがディスプレイの画面にディスプレイさ
れる。この画面は２４行（Ｒ１ないしＲ２４）Ｘｌ　５
列（ＣＩないしＣ１３）で構成される。ユーザがＶＭシ
ステムにログオンしてＶＤＴｆイ＝’／ヤル”ＭＰ　Ｉ
　”を打鍵シ″ＥＮ　Ｔ　Ｅ　Ｒ”キーを押すとこの画
面がディスプレイされる。

主メニューの列Ｃ１はそのプログラムに利用できる制御
ファンクションを指定するものである。

画面上の’　Ｐ　Ｆ　１　”ないし”　Ｐ　Ｆ　１２　
”はオペレータのキーボード上の対応するファンクショ
ンキーヲ指すもので、ＩＢＭパーソナルコンピュータＸ
ＴではＦｌないしＦｌｏならびにシフトキーを使ったＦ
９及びＦｌｏに対応する。

列Ｃ２において、典型的な文書の構成部分が識別される
。これらの構成部分は本発明に基づいて作成される文書
についてのパーツ目録を有する。

列Ｃ６においては、パーツ目録の中から選択されたパー
ツがディスプレイされる。列Ｃ３の短〜・識別フィール
ドは現に作成されている文書について選択された対応す
るファイルを指定するか、又は、オペレータによって未
だ特定されていない事象ファイルのデフオールド名称を
指定する。

列Ｃ４から列０１３は一般的には特定のファイルについ
ての短い識別子を示すものである。これらのファイルは
既に生成されたもの及びユーザが現に作成中の文書に入
れるために選択可能なものである。第１表の例では、文
書の送り先”Ｔｏ”のパーツ目録は６行Ｘ１０列、すな
わち、５０個のファイルを含む。各ファイルは、そのメ
モが頻繁に送られるところの人又は部門の名前を含んで
いる。この例では画面上に６０個のファイルしかあられ
れていないが、゛５０個以上のファイルを生成し記憶す
ることができる。画面にあられれていないファイルは、
”Ｔｏ”フィールドにおいてカーノルをどこかに動かし
てリスト画面移動“５ＣＲＯＬＬ　　ＬＩＳＴ”機能で
あるファンクションキーＰＦ４を押すことによって見る
ことが可能である。また、”　Ｔ　Ｏ”に関するファイ
ルのリストのスペースを多くするか又は少なくすると、
主文”Ｂ　ＯＤ　Ｙ　”又は他のパーツのファイルが減
るか又は増えるかしてディスプレイされる量は一定に保
たれる。

行Ｒ７には、その文書に関して適用できる様々な分類”
ＣＬＡＳ”が示される。例えば、行Ｒ７列Ｃ４のところ
の”Ｎ　ＯＮ　Ｅ　”は作成中の文書はどのようにも分
類されないことを意味する。列Ｃ２における名称が対応
する列Ｃ３においてユーザの入力があるかどうかに関係
なく（すなわち選択がなされたかどうかに関係な（）、
作成中のメモのハードコピー上にあられれるようにする
こと又はあられれないようにすることのいずれもプログ
ラムすることができる。行Ｒ８列Ｃ２のところでメモの
日付けが指定される。この例ではデフオールドの日付け
、すなわち、その日の日付けが自動的に指定される。も
ちろん別の日を指定することもできる。

行Ｒ９においては、そのメモが送られるところの１０の
人又は部門を識別するため列が１０個ある。この機構は
、メモを送る又は受は取る可能性のある多くの人に対し
て１以上の秘書がタイプするような部門において有益で
ある。さらに、これらのファイルは送り手の特定のアド
レス情報を含むように構成され、部門内でも個人の電話
番号又は仮想計算機の端末ＩＤ（ＶＭＩＤ）のように個
々に異なる項目を含むことができる。送り先″ＴＯ”、
送り主”　ＦＲＯＭ”、及び主文″Ｂ　ＯＤ　Ｙ　”と
して識別される文書のパーツは、この実施例では少なく
ともこれらの６つの項目がメモを送る前にユーザの入力
を必要とするものであることを示すために記号“＊”′
を付しである。もし不足しているパーツがあれば、その
ことを示すようエラーメツセージがディスプレイされる
。

行Ｒ１０及び行Ｒ１１には、標準的な題目”５ＵＢＪ”
を記憶するための列がそれぞれ１０個ある。列Ｃ３ない
し列Ｃ１５に含まれるフィールドの各々は、４文字の指
定情報のためのスペースを有している（これより少ない
文字のファイル指定情報を用いてもよい）。例えば、考
えられる参照”ＲＥＦ’″を含む行Ｒ１２においては、
列Ｃ４は”１１０５”を指定する。”　Ｉ　１０５　”
は企業の指令を表わし、企業の業務の特定の領域に関す
る会社の方針を示すことができる。これらの業務は企業
の経営により実現が要求されるものである。

この場合、企業の特定の指令は、多くの異なる内部的な
規約で参照されるであろう。このような規約の各々は、
総括的な方針でカバーされる１つだけの業務に関する報
告書や通信文を含むこととなろう。

行Ｒ１３ないし行Ｒ１５には、合計６０個の考えうるフ
ァイル識別子用に各々１０個の列がある。

これらのファイル識別子の各々は１つの異なる”標準形
式″に関して１つの規約の特定の主文゛ＢＯＤＹ”を指
定する。例えば、行Ｒ１３列Ｃ４のところのファイルは
、”ＲＰＴＭ”として識別される。”　ＲＰ　Ｔ　Ｍ　
”は、参照される企業の指令”Ｉ　１０５　”に従って
提出しなければならない毎月の報告書を表わすものであ
る。行Ｒ１３列Ｃ５のところのファイル”ＲＰＴＷ”は
毎週の報告書を表わし、行Ｒ１３列Ｃ６のところのファ
イル”ＢＧ　Ｔ　Ｒ”は予算要求に関する標準的な主文
″ＢＯＤＹ”を表わす。一般的には、これらの主文のフ
ァイルは考慮しているファイルに関する成る通信文を有
するものとなる（１つの一般的なファイルに対応して幾
つかの主文のファイルがあってもよい）。例えば、行Ｒ
１０列Ｃ８のところで、”ＮＡＰＲ”において指定され
る’　Ｓ　Ｕ　Ｂ　Ｊ　”のファイルは一般的には新し
い製品の名称に関する認可”Ｎ　Ａ　Ｐ　Ｒ”を表わす
。この一般的な題目の下で、日常的に送られる手続的な
文書が幾つか考えられる。例えば、行Ｒ１３列Ｃ８のと
ころでＢＯＤＹ”のファイル″ＮＡＰ　１”は名称の認
可手続きの下で第１の標準的な通信文を表わす。この通
信文は、例えば、提案された名称の同意及び認可につい
ての１つの部門から別の部門への要求であってもよい。

また、行Ｒ１３及び列Ｃ９のところの”ＮｉＦ２”は、
新しい製品について提案された名称が必要な認可を受け
たということを様々な部門に送るための通知となる１つ
のメモの主文の部分を有する記憶されたファイルである
。

行Ｒ１６及び行Ｒ１７には、考えられる２０個のファイ
ルの識別子用のスペースがある。この場合、これらのフ
ァイルは、メモのカーボンコピーが頻繁に送られるとこ
ろの人の名前である。

以上説明した如（、本実施例で特定の文書の各パーツに
ついて特定数のファイルを示したが、各パーツについて
利用できるファイルの個数はアプリケーションに応じて
ユーザの間で変えてもよい。

また、基本的なプログラムと共に第１表に示した主メニ
ューは、必要なファイル数に関する特定の要件を満たす
よう必要に応じて変更できる。

行Ｒ１８のところの列Ｃ４ないし列Ｃ１３には、作成さ
れるメモ又は文書を受は取る人又は部門に関する異なる
２０個の配布リスト”ＤＩＳＴ”を識別するための考え
られる２０個のファイルがある。行Ｒ２０列Ｃ２の付属
物”　Ａ　Ｔ　Ｔ　”は、作成されるメモに付属物があ
るか否かを示すものである。行Ｒ２１列Ｃ３のところの
エントリにより、ユーザは、システムメモリにおいて電
気的に記憶されている別のファイル゛’ＡＴＴＦＩ”を
付けることが可能となる。

ユーザは行Ｒ２２列Ｃ３で印刷すべきメモのコ。

ヒー“ｃｏｐｙｓ”の部数を指定することができ、また
、行Ｒ２２の列Ｃ５及び列Ｃ６で所望の字体”　ＦＯＮ
Ｔ″を指定することができる。行Ｒ２３はメモが印刷さ
れるプリンタ″ＰＲＮＴＲ”の特定の種類を指定し、行
Ｒ２４列Ｃ３は作成されたメモが印刷されるプリンタの
場所”Ｐ　ＲＴ　Ｉ　Ｄ　”を指定する。

第１Ａ図ないし第１Ｃ図は本発明を具体化するにあたっ
てプログラムにより実行される機能を論理的な流れで示
したものである。以下、これらの図を参照して例示的な
オペレーションについて説明する。

このプログラムは開始ステップ１から始まる。

判断ステップ３では、このプログラムの最初の使用であ
るか否かを判断する。もしこれが最初の使用なら、一連
の”ＨＥＬＰ”画面がディスプレイされる（ステップ５
）。これらの画面にはその使用に関する命令とプログラ
ムのオペレーションが含まれている。その後、主画面す
なわち主メニューが構成され（ステップ７）、プログラ
ムフローはステップ１５への点９に合流する。ステップ
１５はパーツリストの構成及びリフレッシュ（更新）の
機能を遂行する。２回目以降の使用の場合は、ＨＥＬＰ
画面はディスプレイされず、プログラムはメモリから画
面のレコードを読み取る（ステップ１１）。参照番号１
５を介して他のステップからも点９に合流する。ステッ
プ１５でパーツリストが構成又はリフレッシュされると
、画面のレコードが保管される（ステップ１７）。ここ
で、これが１回目の通過であるかどうかを判断する（ス
テップ１９）。１回目の通過であると判断されたときは
、さらに、”ＬＯＧ”ファイルが存在するか否かを判断
する（ステップ２１）。“ＬＯＧ’“ファイルは、本発
明に基づいて作成され最終的な形式で印刷された前の文
書への短時間の参照を含む。これについては後で説明す
る。”ＬＯＧ’”ファイルは、前に印刷されたメモ又は
通信文で用いられるような送り先”　Ｔｏ　＋ｖ、送り
主″ＦＲＯＭ”、日付け”ＤＡＴＥ”、題目”　Ｓ　Ｕ
　Ｂ　Ｊ　”、及び参照”ＲＥＦ”のエントリ（すなわ
ちファイル）を含む。”　ＬＯＧ”ファイルは、さらに
、そのメモを作成するのに選択された短い識別子の一意
的なセットに関する識別子を含んでいる。この例では、
ＬＯＧ”ファイルは幾つかの画面でディスプレイされる
。各画面は、以前に印刷された文書に関して６つの独立
した要約を含んでいる。“ＬＯＧ”ファイルは、１つの
文書が最終的な形式で印刷されると自動的に生成される
もので、ファンクションキーＰＦ１１（”ＶＩＥＷ　　
ＬＯＧ”）を押せばアクセスできる。この“ＶＩＥＷ　
　ＬＯＧ”ファンクションは、プロ°グラムにおいて多
数のファイルの短い識別子をユーザが特定の文書につい
て覚えることができないようなときに有益である。

新しい文書を作成する前にユーザは、既に記述された文
書とその文書を構成する正確なファイルを識別する目的
でその”　Ｌ　ＯＧ　”ファイルをレビュ−することが
できる。しかしながら、たいていは、ユーザはそれらの
ファイルに関する主メニュー上の短い識別子とそれらの
ファイルの内容とを関係付けて、その”ＬＯＧ”′ファ
イルを全く参照することなく新しい文書を作成すること
ができるであろう。

第１Ａ図の説明に戻る。ステップ２１で”ＬＯＧ　Ｉ＋
ファイルが存在すると判断されれば、プログラムはその
ログレコードを読み取って、主メニューがディスプレイ
されたとき列Ｃ３”５ＥＬＥＣＴＩＯＮＳ”においてそ
れらのファイルのエントリをディスプレイする。これが
ステップ１９の１回目の通過でないときはステップ２１
及び２５はバイパスされ、プログラムはステップ２５で
これらの選択枝を再記憶し又はデフオールド値を入手し
、ステップ２９で主メニューがディスプレイされたとき
に列Ｃ３″’５ＥＬＥＣＴＩＯＮＳ”をディスプレイす
る。第１Ｃ図に示す如くプログラムの後の部分でオペレ
ータの入力が要求されないときは参照番号２７のところ
を介してステップ２５に戻る。オペレータの入力が検知
されたときは参照番号１６を介してステップ１５に戻り
、ステップ２９においてリフレッシュされた主メニュー
をディスプレイする前にステップ１５でディスプレイを
更新し又はリフレッシュすることができる。

ステップ１９の１回目の通過では、列Ｃ４ないし列０１
５の全てのファイル識別子は、考えうる種々の分類を含
む行Ｒ７とその日の日付をディスプレイする行Ｒ８で選
択されたようなものを除いてブランクである。もちろん
アプリケーションに応じてこれと異なる構成をとること
もできる。

この例においては再構成された形式を有する内部的メモ
である最初の文書をユーザが作成するに際し、ユーザは
行Ｒ４列Ｃ２でカーソルを最初の入力ブランクの下に位
置させて、例えばメモの送り先の人のイニシャルをタイ
プする。この時点で、カーソルが行Ｒ４列Ｃ３のフィー
ルドにあることを確認した後、ユーザは列Ｃ１のファン
クションキーＰＦ８”ＸＥＤＩＴ”を起動する。このと
き、ユーザがメモの送り先の人のフルネームと、その人
に関する特定の場所（州及び市）とを挿入することがで
きるように下記の第２表の如きファイルの画面がディス
プレイ上にあられれる。

第２表に示す如く、この例においては、オペレータはカ
ーソルを”、５ｅａ＝”、”、５ｅｂ＝”、及び“、ｓ
ｅ　　ｃ＝“のところに動かして１つの引用符内にデー
タを入力する。ファイル画面の形式はアプリケーション
及びプログラムが働く特定の機構に応じて異なっていて
もよい。特定のデータを入力すると、ユーザは入力情報
を１つのファイルに保管するための’　Ｆ　Ｉ　Ｌ　Ｅ
　”コマンドを起動するファンクションキーＰＦ１２を
押すこととなる。このファイルは、それが生成された後
で列Ｃ３にあるイニシャルをカーソルで参照することに
よって後発的にアクセスすることができる。ＰＦ１２に
は、ユーザが主メニューに戻るというファンクションも
ある。か（して、列Ｃ３にもともとタイプされて〜・た
イニシャルは行Ｒ５列Ｃ４のところにあられれる。すな
わち、これはこのようなイニシャルを有するファイルが
既に生成され、同じ人のところに送られるメモについて
後発的にアクセスすることができることを意味する。

ステップ２９で主メニューがディスプレイされると、オ
ペレータがこのプログラムから出たいのかどうかを判断
する（ステップ３１）。オペレータがプログラムから出
たいというのは、ファンクションキーＰＦｉ”ＱＵＩＴ
’を押したときに生ずる。ファンクションキーＰＦ１が
押されたときは、プログラムは３３で終了して、プログ
ラム制御（すなわち“ＶＭ”）の次のレベルに戻る。キ
ーＰＦ１が押されなかったときは、ステップ３５でカー
ソル選択機能が呼び出されたかどうかを判断する。この
呼出しは、例えば、オペレータが列Ｃ４ないし列Ｃ１３
のフィールドのうちの１つにカーソルを位置付けて何ら
かのキーを起動した場合に生ずる。カーソル選択機能が
選択された場合は、ステップ３７でプログラムは選択さ
れたフィールドを列″５ＥＬＥＣＴＩＯＮＳ”に移動さ
せる（すなわち、列Ｃ４ないし列Ｃ１３のうちの１つか
ら列Ｃ６に移動させる）。その後、プログラムは、この
カーソル選択機能が呼び出されたかどうかに応じて、画
面上で選択枝を取得し又は編集する（ステップ３９）。

次にステップ４１でエラ−の有無をチェックし、もしエ
ラーがなければ゛。

５ＥＬＥＣＴＩＯＮＳ”のリストを再記憶して（ステッ
プ４５）、オペレータの入力があるかどうかをみる（第
６図のステップ４９以降）。ステップ４１でエラーがあ
った場合は、ステップ４５の”５ＥＬＥＣＴＩＯＮＳ”
リストを再記憶の前にステップ４６でエラーメツセージ
を画面に出す。

はじめの送り先”ＴＯ°′のファイルが生成されると、
ユーザは行Ｒ７列Ｃ６の最初の文字ブランクの下にカー
ソルを位置させ、作成中の文書についての分類”　ＣＬ
ＡＳ”を入力することによってその文書のパーツ目録の
構成を続行する。この例では、文書は分類されないもの
としたので、そのスペースには単語”Ｎ　ＯＮ　Ｅ　”
が挿入される。ユーザがそのメモの日付けとしてその日
の日付を付けたいものと仮定すれば、ユーザは行Ｒ９列
Ｃ３のところの最初のスペースに進む。ここは、そのメ
モの送り主”　Ｆ　ＲＯＭ　”のパーツに関する識別子
である。ここでユーザは自分のイニシャル又は秘書がメ
モをタイプするならそのメモを要求した人のイニシャル
を入力する。行Ｒ９列Ｃ３のところの４つのスペースの
うちの１つにカーソルがあることを確認すると、ユーザ
はファンクションキーＰＦ８’ＸＥＤＩＴ”を押す。そ
うするとプログラムはそのオペレータからの入力に関す
る別のファイル画面をディスプレイする。下記の第６表
に示すような送り主”Ｆ　ＲＯＭ　”のファイル画面は
、そのメモに示すべき送り手のフルネーム及びアドレス
を要求する。さらに、電話番号やＶＭ／ＩＤ、その他の
関連情報を要求することもある。

七のような情報を入力した後、オペレータはファンクシ
ョンキーＰＦ１２を押してその情報をファイルする。そ
して主メニュー画面に戻る。その後、このファイルは、
このファイルを生成したイニンヤルの下にカーソルを位
置させキーＰＦ８を押すことによってアクセスすること
ができる（又は、指示通りにカーソルを位置させ”ＥＮ
ＴＥＲ’“キーを押すことによって後発的に生成される
メモに関して単に゛選択゛′することができる）。

ユーザは、普通、行Ｒ１０列Ｃ６のところに４つまでの
文字から成る題目ファイルの識別子を入力することによ
って題目ファイル“Ｓ　Ｕ　Ｂ　Ｊ　”　全生成する。

オペレータがそのフィールドの下にカーノルを位置させ
てファンクションキーＰＦ８を押すと、識別された題目
ファイルの画面があられれる。この画面は必要に応じて
ユーザによって完成されるべくブランクを有する。ユー
ザは、文書にあられれるであろう題目を完全に入力しそ
の入力をファイルする。そうして主メニュー画面に戻る
。題目ファイルの画面の例を下記の第４表に示す。

これと同様にしてユーザは、第１表に示したＲＥ　Ｆ　
”ファイル及びその他のファイルを生成する。エディタ
機能は、あらかじめ定められたファイルのスペースがそ
のメモの主文のテキストについて十分なものでない場合
に新しいパラグラフを付加し及び新しいラインを付加す
ることのできる手段を含んでいる。主文”ＢＯＤＹ”の
ファイル画面を例示的に下記の第５表に示す。

リスティングの機能（これは書式対照標準の一部である
）が主文ファイル画面にあられれ、これによりユーザは
適切な順序で自動的に順番付けされるデータの項目を挿
入することができる。

列Ｃ２に示すような文書のパーツのカテゴリの一定のも
のは、ファンクションキーＰ　Ｆ　８　ヲ押ｆことによ
っては変更することができないことに留意されたい。す
なわち、文書の幾つかのパーツは関連するファイルを持
っていない。例えば、行Ｒ７の分類はあらかじめ指定さ
れた３つの”分類パのうちの１つを含み、もし異なる”
分類”が要求された場合は、関連するファイル画面に入
力するのではなく行ＲＺ列Ｃ８のところから主メニュー
画面でその入力を入れる。

ファンクションキーＰＦ１”ＱＵＩＴ”カ押すれると、
もとのプログラムに戻る（このプログラムからパーツプ
ログラムがアクセスされたのである）。パーツプログラ
ムのユーザは、ファンクションキーＰＦ２”ＣＨＥＣＫ
　　５ＰＥＬＬＩＮＧ”により、基本のＶＭプログラム
においてその機能をアクセスすることができる。ユーザ
はキーＰＦ６”ＶＩＥＷ　　ＭＥＭＯ’“によりメモが
作成された後であってプリンタに送られる前にそのメモ
の全体をレビューすることができる。ユーザがシステム
を使って最初のメモを作成した後、キーＰＦ３を起動す
６場合がありそのとき、主画面の右下隅に１つのメツセ
ージがあられれる。このメツセージは、選択されたパー
ツからメモがまとめられているということを示すもので
ある。この後すぐに、校正のため、生成されたメモが画
面に出てくる。このブｏ−＋＝スはＰＦ’３（”ＶＩＥ
Ｗ　　ＭＥＭＯ”）、ＰＦ５、又はＰＦ６が呼び出され
るたびに発生する。すなわち、列Ｃ３の”　５ＥＬＥＣ
ＴＩ　ＯＮ　Ｓ　”に挿入されたパーツで新しいメモが
まとめられるたびに発生する。

ファンクションキーＰＦ４”５ＣＲＯＬＬ　　ＬＩＳＴ
”は、画面のスペースの制限から画面の列Ｃ４ないし列
Ｃ１３にはあられれていないが生成されてはいるファイ
ルを画面移動させるものである。ファンクションキーＰ
Ｆ５″ＰＲＩＮＴ　　ＡＤＲＡＦＴ　　Ｃ０ＰＹ”は、
文書を組み立てて、これを草稿の形式で指定されたプリ
ンタに印刷するものであるが、この文書を°’　Ｌ　Ｏ
Ｇ　”ファイルにログすることはしない。ファンクショ
ンキーＰＦ６”ＰＲＩＮＴ　　Ａ　　ＦＩＮＡＬ　　Ｃ
０ＰＹ”は作成された文書の写しを最終的な形式で指定
されたプリンタに印刷し、その文書の要約を自動的に作
成してこの要約を’ＬＯＧ”ファイルに保管するもので
ある。これについては後で説明する。

何らかの理由でファイルを消去したいときは、消去すべ
き列Ｃ４ないし列Ｃ１３の１つにカーソルを位置させて
からＥ　Ｎ　Ｔ　Ｅ　Ｒ”キーを押す。このプロセスで
、特別に識別されたファイルが列Ｃ３°’　Ｓ　ＥＬＥ
ＣＴ　Ｉ　ＯＮＳ　”に移って、そのときユーザはファ
ンクションキーＰＦ７”ＥＲＡＳＥ”を押す。安全のた
め、キーＰＦ７をもう一度押すとそのファイルが消去さ
れるということを知らせるメツセージが出る。ここで実
際にキーＰＦ７をもう一度押せば消去が完了する。前述
の如く、ファンクションキーＰＦ８”Ｘ　Ｅ　Ｄ　Ｉ　
Ｔ　”を使って、その画面のファイルに情報を付加し又
はその画面のファイルから情報を削除し、ファンクショ
ンキーＰＦ９”５ＣＲＯＬＬ　　ＬＯＧ　　ＦＯＲＷＡ
ＲＤ　ｎ及びファンクションキーＰＦ１０”５ＣＲＯＬ
Ｌ　　ＬＯＧ　　ＢＡＣＫＷＡＲＤ”を使って、“Ｌ　
ＯＧ　”ファイルに要約を移し、これに応じて”Ｓ　Ｅ
ＬＥＣＴ　ｌ０ＮＳ”のリストを変更する。ファンクシ
ョンキーＰＦ１１”ＶＩＥＷ　　ＬＯＧ”は、主メニニ
ーから”ＬＯＧ”ファイ−ルの最初の画面をディスプレ
イするのに使用する。ファンクションキーＰＦ１２”Ｈ
Ｌｌ：ＬＰ”は、パーツプログラムを使用するにあたっ
ての種々の指図をディスプレイするのに用いる。

新しいパーツの生成に伴ってこれらが列Ｃ４ないし列Ｃ
１３のブランクスペースに自動的に付加され後のアクセ
スに備えて保管されるということに留意されたい。列（
，５”５ＥＬＥＣＴＩＯＮＳ”は、生成された最新の文
書又は″ＬＯＧ″ファイルからの文書について選択され
た特定の文書パーツを常忙表わしている。新しいパーツ
を指定するｉ合、ユーザは、前のファイルの内容を壊す
ことなく列Ｃ６にあられれている識別文字の上にタイプ
することができる。換言すれば、ファイル識別子は、そ
れが現在の文書について選択されたということだけを示
す列Ｃ３の他に、常に列Ｃ４ないしＣ１３におけるファ
イルの１つとしてあられれるのである。

第１Ｂ図及び第１Ｃ図を参照して、ファンクションキー
によって呼び出される機能について詳しく説明する。こ
れらの図かられかるように、このプログラムは割込み向
きのもので、ファンクションキーが起動されない場合は
これらのファンクションに関連する判断ステップを通っ
て第１Ａ図の点９に戻りフログラムが循環する。

ファンクションキーＰＦ７を起動することによって消去
”ＥＲＡＳＥ”機能が呼び出されたとステップ４９で判
断したときは、ステップ５７でキーＰＦ７の起動が１回
目なのか２回目なのかを判断する。１回目の起動である
と判断したときは、２回目のキーＰＦ７の起動で、指定
されたファイルが消去されるということを示すフラグを
セットする（ステップ５９）。

このようにキーＰＦ７が１回しか押されていなかったと
きはフラグがセットされプログラムが循環し、オペレー
タにメツセージをディスプレイして、次のスキャンの際
に２回目の起動を検出することが可能となる。

ファンクションキーＰＦ５”ＶＩＥＷ　　ＭＥＭＯ′°
機能が起動されたとステップ５１で判断され、かつ、メ
モが未だ組み立てられていないとステップ６３で判断さ
れたときは、ステップ６５で選択されたパーツを連結し
て、ユーザにディスプレイするためにステップ６７でこ
れを書式化する。もしメモが列Ｃ３”５ＥＬＥＣＴＩＯ
ＮＳ″′に示されるように既に組み立てられていれば、
そのメモをディスプレイする前にステップ６９でこれが
書式北隣であるかどうかを判断する。もしメモが以前に
書式化されていなければ、ディスプレイに先立ってこれ
を書式化する（ステップ６７）。こうしてステップ７１
でユーザが書式化されたメモをみた後、第１Ａ図の点９
に戻る。

ステップ５５に示す如（、ファンクションキーＰＦ５°
’ＰＲＩＮＴ　　Ａ　　ＤＲＡＦＴ　　Ｃ０ＰＹ”機能
又はキーＰＦ６”ＰＲＩＮＴ　　Ａ　　ＦＩＮＡＬ　　
Ｃ０ＰＹ”機能が起動された場合に印刷ルーチンの開始
が可能となる。これらのキーのいずれかが起動され、か
つ、メモが未だ組み立てられていないとステップ７６で
判断されたときは、ステップ７５で選択されたパーツを
連結して、ステップ８１の印刷に先立ってこれを書式化
する（ステップ７７）。メモが既に組み立てられて（・
る場合は、ステップ７９へ行（。ステップ７９でメモが
以前に書式化されていないと判断したときは、ステップ
８１の印刷に先立ってこれを書式化する（ステップ７７
）。

キーＰＦ６とキーＰＦ５との機能の違いは、判断ステッ
プ８３を含むサブルーチン及びステップ８５に示すＬＯ
Ｇ　’”ファイルの更新プロセスとで図示されている。

印刷されるメモの外観はどちらのキーが起動されるかに
は関係なく同じである。

しかしながら、印刷されるメモがステップ８３で判断さ
れるように最終的な草稿であるときは、後の参照に備え
て”　ＬＯＧ”ファイルがステップ８５で更新される。

そして第２図の点９に戻る。もしユーザが大雑把な草稿
だけを印刷したいときは、”　Ｌ　ＯＧ”ファイルは更
新されず、この大雑把な草稿が印刷された後、プログラ
ムは第１Ａ図の点９に戻って、ファンクションキーの起
動の検出のサイクルを続行する。

キーＰＦ５及びキーＰＦ６のいずれもが起動されない場
合は、このスキャンプロセスを続行する。

したがって第１Ｃ図のステップ８７に続く。このルーチ
ンはファンクションキーＰ　Ｆ　２　”　ＣＨＥ　ＣＫ
　　５ＰＥＬＬＩＮＧ”に対応するものである。

このキーが起動されると、”スペルチェッカ″ルーチン
と協働してファイルをディスプレイすることが可能とな
る（ステップ９９）。゛スペルチェッカ′”ルーチンは
ワードプロセシングコードの一部であり、同様なルーチ
ンは良（知られているのでステップ８７及びステップ９
９の説明は省略する。

選択のためにスキャンされる次の機能はステップ８９に
示す如（”５ＣＲＯＬＬ　　ＬＯＧ″′機能であり、こ
れは、ファンクションキーＰＦ９”５ＣＲＯＬＬ　　Ｌ
ＯＧ　　ＦＯＲＷＡＲＤ″又はファンクションキーＰＦ
１０°’５ＣＲＯＬＬ　　ＬＯＧＲＡＣＫＷＡＲＤ”の
起動に対応する。この５ＣＲＯＬＬ　　ＬＯＧ’“又は
更新のファンクションキーが起動された場合には、どの
ファンクションキーが起動されたかに応じて、”　ＬＯ
Ｇ″ファイルの次の６つの要約のエントリ又は前の要約
のエントリで５ＥＬＥＣＴＩＯＮ！５”リストがリフレ
ッシュされ又は更新される。”５ＣＲＯＬＬＬＯＧ’”
機能は、”’ＰＲＩＮＴ　　Ａ　　ＦＩＮＡＬＣＯＰ　
Ｙ　”機能を実行することＫよってユーザが”　Ｌ　Ｏ
Ｇ　”ファイルに最初に文書の要約を作成した後でなげ
れば利用できないということに留意された℃・。プログ
ラムはユーザの入力があるかどうかをスキャンし続ける
ので、この例ではステップ４９．５１．５６、及び８７
ないし９７の順番に特に意味はない。従って、開示され
たルーチンと共にこれらのファンクション自体、ならび
にこれらのルーチン及び機能の相互関係の方に注目され
たい。

ファンクションキーＰＦ１２’ＨＥＬＰ”はステップ９
１に示す如くヘルプルーチンを呼び出す。

これで、メモのパーツ目録（すなわちインターフェース
プログラム）のオペレーションについての特定の指図を
含む”ＨＥ　Ｌ　Ｐ　”ファイルをディスプレイするこ
とが可能となる（ステップ１０６）。

前述の如＜、オペレータはファンクションキーＰＦ１１
″’ＶＩＥＷ　　ＬＯＧ”を起動することができ、その
場合、既に選択され最終的な形式で印刷されたメモにつ
いてのパーツの組合せの１ＬＯＧ”ファイルをディスプ
レイすることとなる（ステップ１０５）。

この例では、図面に示した記号”ＣＩ　’”に至る全て
のルーチンは、主メニューがディスプレイされこの主メ
ニューの更新を必要とするオペレータの入力を画面が未
だ受領していない第１Ａ図のステップ２５に戻る。また
、図面に示した記号ＩＩ　Ａ１′′に至るようなプログ
ラムすなわちルーチンは、主メニューのディスプレイ前
でオペレータの入力を受ける主メニューのリフレッシュ
又は更新を遂行するための第１Ａ図の点９に戻る。

ファンクションキーＰＦ８″Ｘ　Ｅ　Ｄ　Ｉ　Ｔ　”の
起動がステップ９５で検出されると、オペレータが新し
いパーツを生成するか否かの判断を行うステップ１０７
に行く。このファンクションキーが起動されてカーソル
の位置付けられたフィールドにおけるイニシャルすなわ
ち文字に関連するファイルがないという事実によってオ
ペレータが新しいパーツを作成中である場合は、オペレ
ータのディスプレイ及び後のオペレータの入力に備えて
１つのブランクファイルが処理される（ステップ１０９
）。オペレータが前に生成されたファイルを呼び出した
場合は、ステップ１１１で既存のファイルを呼び出して
オペレータにディスプレイしく第１Ａ図のステップ２９
）、このファイルに変更に関するオペレータの入力を待
つ。オペレータによる何らかの入力を処理する編集機能
もまた既存のワードプロセシングプログラムの一部なの
で説明は省略する。

ファンクションキーＰＦ４”５ＣＲＯＬＬ　　ＬＩＳＴ
”の起動はステップ９７で検出される。前述の如く、こ
の機能により、次のことが可能となる。すなわち、保管
されてはいるが画面のサイズの制限から主メニューの画
面上にはディスプレイされていない短い識別子のリスト
を画面移動することである。例えば、実施例でいう送り
先”Ｔ　Ｏ”のパーツは各々１０列の行６つ分のスペー
スを有する。すなわち、３０個のファイルであり、これ
は短い識別子を画面上にディスプレイするためのもので
ある。従ってプログラムは、画面にはディスプレイされ
ていないが５ＣＲＯＬＬ　　ＬＩＳＴ”機能によって選
択的にディスプレイすることのできる別の短い識別子を
受は取ることとなる。

ファンクションキーＰＦ４が起動された場合には、ステ
ップ１１３でカーソルが有効領域にあるかどうかをみて
、もしそうならステップ１１５で次の短い識別子がアク
セスされこれが画面の適切な領域て出てくる。”５ＣＲ
ＯＬＬ　　ＬＩＳＴ’“機能を実施する場合にはカーソ
ルは画面上の成る有効領域に存在しなければならないこ
とに留意されたい。すなわち、プログラムが短い識別子
のどのグループが画面移動されるのかについての入力を
受は取れるようカーソルは列Ｃ４ないしＣ１４にあられ
れるフィールドのうちの１つフィールド内に存在しなけ
ればならない。ファンクションキーＰＦ４が起動された
ときにカーソルが例えば’ＤＡＴ　Ｅ　”フィールドに
あるとすれば、オペレータにエラーメツセージが提示さ
れ（ステップ１１７）、プログラムは第１Ａ図の点９に
戻る。

以上の如（本発明に基づき、綿密に設計されたメニュー
と順次的な判断論理機能を用いることにより、システム
において以前に生成され記憶された文書のパーツを単に
参照するだけで非常に簡単に文書を作成することができ
る。本明細書には、文書のパーツ目録プログラムの一例
を示したが、本発明は他の様々な形式及びアプリケーシ
ョンにおいても実現できることは（・うまでもない。

実施例の流れ図は一般的な高水準プロシージャで書かれ
ている。このプロン−ジャは任意の高水準言語に容易に
変換することができる。ここに記述した機能を実現する
のに必要な実際の言語は、使われるシステムによって異
なるが、そのような変更は当業者には容易であろう。

Ｅ０発明の詳細な説明したように本発明によれば、ワードプロセシング
システムにおいてオペレータの打鍵の回数を減らし且つ
文書作成に要する時間を少なくすることができる。

【図面の簡単な説明】

第１Ａ図ないし第１Ｃ図は本発明の実施例のオペレーシ
ョンを説明する流れ図である。

Claims

【特許請求の範囲】ディスプレイ手段を具備するワードプロセシングシステ
ムにおける文書作成方法であつて、（ａ）文書を構成す
るパーツの選択枝を生成するステップと、（ｂ）前記パーツの各々に対し識別子を割り当てるステ
ップと、（ｃ）前記識別子を用いて前記選択枝の所望のセットを
ディスプレイするステップと、（ｄ）前記識別子で所望のパーツを選択するステップと
、（ｅ）前記ディスプレイされた選択枝のセットについて
前記ステップ（ｄ）を繰り返すステップと、（ｆ）選択
されたパーツで文書を組み立てるステップと、を有することを特徴とする文書作成方法。