JPH11213009A - 履歴情報の保存システムおよび検索システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 端末ユーザによる書類の更新履歴の破壊や、
業務プロセスの履歴の破壊を防ぎ、かつ利用し易い検索
画面レイアウトを端末ユーザに提供する。 【解決手段】 複数の端末装置１と、書類ＣＦが格納さ
れる書類記憶領域２１１、書類属性ファイルが格納され
る属性記憶領域２１２、および書類または書類属性ファ
イルの作成・更新情報が記憶される操作ログリスト記憶
領域２１３を含むデータベース記憶装置を有するホスト
装置２とから保存システムを構築し、何れかの端末装置
において、書類が新規に作成され、当該書類がデータベ
ース記憶装置の書類記憶領域にアップロードされるとき
は、各端末装置は、その書類の書類属性ファイルを作成
し、ホスト装置は、（イ）書類を書類記憶領域に格納
し、（ロ）書類属性ファイルを書類に関連付けして属性
記憶領域に格納し、（ハ）操作ログリスト記憶領域に、
書類および書類属性ファイルの作成日時情報からなるロ
グ情報を追加する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、ホスト装置が、デ
ータベース記憶装置を有し、当該ホスト装置は、端末装
置からアップロードされる書類を効率よく管理できる企
業業務の履歴情報の保存システム、および端末ユーザか
らのデータベース利用要求に応じて、ホスト装置が検索
画面レイアウトを端末装置にダウンロードし、従業者ま
たは従業者グループが、業務遂行の過程においてそれぞ
れ前記端末装置により作成した書類を、効率よく検索し
て閲覧することができる検索システムに関する。

【０００２】

【技術背景】ネットワークを利用した従来の企業内デー
タベースシステムでは、図９に示すように、複数の端末
装置１００（図９では１つのみを示す）にユーザ（本明
細書では、「端末ユーザ」と称する）が、ホスト装置２
００のデータベース２１０に、ネットワーク３００を介
してアクセスする。この種のデータベースシステムで
は、端末ユーザが、自己が作成した書類をデータベース
に登録しようとするときには、所定書式の書類属性ファ
イルの記入欄に、作成者名、書類内容のキーワード等を
書き込んだ後に、当該書類属性ファイルを前記書類とと
もにホスト装置にアップロードする。

【０００３】ホスト装置では、これらの書類と書類属性
ファイルとを関連付けてデータベースに登録する。この
とき、端末ユーザが、過去にアップロードした書類を更
新（書き直し）した場合には、更新した書類は、更新前
の書類に上書きされて登録されるか、または更新前の書
類とは別個に（更新前の書類はそのまま残して）登録さ
れる。このため、書類の更新ごとに、端末ユーザが当該
更新書類を、上書きすることなく登録しておかない限
り、当該書類を作成した端末ユーザ以外の端末ユーザ
（たとえば、書類を作成した端末ユーザの業務の管理
者）は、最初に書類を作成した日時はいつか、書類がい
つ更新されたか、等の更新履歴、または更新前や更新後
の書類の内容を知ることができない（すなわち、書類の
更新履歴が破壊される）という問題がある。

【０００４】また、従来、ホスト装置に、業務プロセス
等を表示したブロックチャート等を用意しておき、各ブ
ロックに、当該ブロックが示す業務に関連する書類を関
連付けして登録しておく場合もある。しかし、この場合
にも、書類の更新ごとに当該更新書類を全て登録してお
かない限り、当該書類を作成した端末ユーザ以外のユー
ザは、書類の更新履歴を知ることができない。たとえ
ば、企業の研究開発部門において、あるプロジェクトの
あるメンバー（端末ユーザ）が、過去に存在した（たと
えば、数年前に存在した）他のプロジェクトの業務プロ
セスにおける履歴（当該他のプロジェクトのメンバーが
作成した書類の作成・更新履歴や、書類自体）を参照し
たい場合がある。しかし、従来の検索システムでは、業
務プロセス等を表示したブロックチャート等自体が書き
換えられる（すなわち、業務プロセスの履歴が破壊され
る）ので、もはや当該他のプロジェクトの業務プロセス
を表示したブロックチャートや、これに関する書類の履
歴を知ることができないという問題がある。

【０００５】また、一般に、データベースシステムで
は、データベースを利用するためのソフトウェア（汎用
の通信ソフトウェアや、専用のブラウザ等）は、端末装
置１００に用意される。端末装置１００は、ネットワー
ク３００を介してホスト装置２００から提供される検索
画面レイアウト（端末装置１００のディスプレイ１０１
に表示される）にしたがって、必要な項目を入力するこ
とにより、データベースから希望する情報を入手するこ
とができる。この検索画面レイアウトには、端末ユーザ
が自由に検索画面レイアウトをカスタマイズできるもの
もあろうが、せっかく端末ユーザが、自己の要求に合わ
せて検索画面レイアウトをカスタマイズしても、上述し
たように、検索した書類の履歴がわからなかったり、デ
ータベースに更新前あるいは更新後の書類があるにもか
かわらずその書類の内容を閲覧できなかったりする場合
が予想される。このような場合には、端末ユーザが自由
に検索画面レイアウトをカスタマイズできることによる
利便性が低下してしまう。

【０００６】

【発明の目的】本発明の履歴情報の保存システムは、デ
ータベースシステムにおける上記のような問題を解決す
るために提案されたものであり、端末ユーザによる書類
の更新履歴の破壊や、業務プロセスの履歴の破壊を防ぐ
ことを目的とする。

【０００７】また、本発明の検索システムは、利用し易
い検索画面レイアウトを端末ユーザに提供すること、お
よび業務遂行の過程において作成した書類の履歴情報を
他の従業者または従業者グループが利用できるようにす
ることを目的とする。

【０００８】

【発明の概要】本発明の履歴情報の保存システムは、複
数の端末装置とホスト装置とがネットワークを介して接
続されてなるもので、このシステムにより、複数の従業
者または複数の従業者グループが、業務遂行の過程にお
いてそれぞれ前記端末装置により作成した書類が管理さ
れる。ここで、ホスト装置は、書類が格納される書類記
憶領域、書類属性ファイル（通常、複数の欄を含み、当
該複数の欄には、書類作成者欄、書類内容のキーワード
欄の少なくとも１つが含まれる）が格納される属性記憶
領域、および前記書類または書類属性ファイルの作成・
更新情報が記憶される操作ログリスト記憶領域を含むデ
ータベース記憶装置を有している。

【０００９】本発明の履歴情報の保存システムでは、
（１）何れかの前記端末装置において、前記書類が新規
に作成され、当該書類が前記データベース記憶装置の前
記書類記憶領域にアップロードされる場合と、（２）何
れかの前記端末装置において、前記データベース記憶装
置から、前記書類記憶装置に格納されている書類がダウ
ンロードされ、この後当該書類が更新されて前記データ
ベース記憶装置の前記書類記憶領域にアップロードされ
る場合とでは処理が異なる。

【００１０】上記（１）の場合には、以下の（ａ）また
は（ｂ）の処理が行われる。 （ａ）前記各端末装置は、その書類の書類属性ファイル
を作成する。一方、前記ホスト装置は、（イ）前記書類
を前記書類記憶領域に格納し、（ロ）前記書類属性ファ
イルを前記書類に関連付けして前記属性記憶領域に格納
し、（ハ）前記書類の作成日時情報等からなるログ情報
を、前記操作ログリスト記憶領域に追加する。 （ｂ）前記各端末装置は、すでに前記属性記憶領域に格
納されている書類属性ファイルを指定する。一方、前記
ホスト装置は、（イ）前記書類を前記指定された書類属
性ファイルに関連付けして前記書類記憶領域に格納し、
（ロ）前記書類の作成日時情報等からなるログ情報を、
前記操作ログリスト記憶領域に追加する。

【００１１】上記（２）の場合には、以下の処理が行わ
れる。すなわち、前記ホスト装置は、（イ）前記書類
を、前記書類属性ファイルに関連付けして前記属性記憶
領域に格納し（ロ）前記書類の作成日時情報等からなる
ログ情報を、前記操作ログリスト記憶領域に追加する。

【００１２】また、前記書類属性ファイルが作成され、
または更新されたときは、その作成・更新履歴を前記操
作ログリスト記憶領域に格納することもできる。

【００１３】上記の履歴情報の保存システムでは、仮
に、端末ユーザが、過去にアップロードした書類を更新
（書き直し）したとしても、他の端末ユーザ（たとえ
ば、書類を作成した端末ユーザの業務の管理者）は、少
なくとも最初に書類を作成した日時、書類が更新された
日時等の更新履歴を知ることができるし、さらには更新
前や更新後の書類の内容をも知ることができるので、研
究開発の進捗状況管理等の業務管理の円滑化が図られ
る。

【００１４】データベース記憶装置は、さらに業務内容
の全体または一部が、階層またはブロックチャートによ
り体系表示されて格納される業務情報記憶領域を含むこ
とができる。何れかの前記端末装置において、前記書類
が新規に作成され、または更新されたときは、前記ホス
ト装置は、前記業務情報記憶領域の前記階層の所定階層
または前記ブロックチャートの所定ブロックに、前記書
類または／および前記書類属性ファイルの関連付け情報
を追加する。この場合、前記体系表示が更新されたとき
は、当該更新前の体系表示を、前記業務情報記憶領域に
保存しておくことができる。これにより、たとえば、企
業の研究開発部門において、あるプロジェクトのある端
末ユーザが、過去に存在したプロジェクトの業務プロセ
スにおける履歴（すなわち業務プロセス等を表示したブ
ロックチャート、当該業務プロセスに関する書類の作成
・更新履歴やその書類自体）を閲覧等できるので、これ
らの履歴を企業内における過去の研究・開発資産として
有効に活用することができる。

【００１５】本発明の検索システムは、上記の履歴情報
の保存システムを用いたもので、前記ホスト装置のデー
タベース記憶装置は、検索画面レイアウトを含む端末ユ
ーザコンソールを格納するコンソール記憶領域をさらに
有している。前記端末ユーザは、書類の検索に際して、
前記ホスト装置の前記コンソール情報記憶領域から前記
端末ユーザコンソールを、前記端末装置にダウンロード
して、前記検索画面レイアウトにより、前記データベー
ス記憶装置の書類記憶領域に格納された書類、および／
または前記データベース記憶装置の前記属性記憶装置に
格納された書類属性ファイルの検索を行うことができ
る。上記の検索画面レイアウトには、前記操作ログリス
ト記憶領域に格納された操作ログリストによる検索メニ
ューを含むことができるし、また前記業務情報記憶領域
に格納された階層または／およびブロックチャートによ
る検索メニューを含むこともできる。

【００１６】本発明の検索システムは、端末ユーザが、
自己の要求に合わせて検索画面レイアウトをカスタマイ
ズすることができ、書類の検索に際して作成・更新履歴
に際して加える条件に自由度を持たせることができる。
たとえば、ある端末ユーザは、階層または／およびブロ
ックチャートによる検索メニューのみによる画面レイア
ウトを持つことができるし、また他のユーザは、操作ロ
グリストによる検索メニューのみによる画面レイアウト
を持つことができる。この検索画面レイアウトは、端末
ユーザそれぞれに応じて作成されることもあるし、複数
の端末ユーザがある共通の従業者グループに所属してい
るときには、当該従業者グループ単位で検索画面レイア
ウトを作成することもできる。このように、画面レイア
ウトのカスタマイズに自由度を持たせても、書類の履歴
の破壊防止は、前述した履歴情報の保存システムにより
図られているので、当該履歴情報等を知ることができな
いといった問題は生じない。

【００１７】

【実施例】以下、本発明の実施例を説明する。 〔システム構成〕図１は、本発明の履歴情報の保存シス
テムを、研究支援に応用した場合を示す説明図である。

【００１８】図１において、端末装置１と、ホスト装置
２とは、ネットワーク３００を介して接続されている。
図１では、便宜上１つの端末装置１のみを示してある
が、実際には複数の端末装置が、ネットワーク３００に
接続される。端末装置１は、一般的なアプリケーション
ソフトウェア（これらを、符号ＧＡで示す）、および端
末用ソフトウェアＴＵが搭載された記憶装置１１を備え
るとともに、通信装置１２によりネットワーク３００に
接続されている。ここで、アプリケーションソフトウェ
アＧＡは、たとえばワードプロセッサプログラム、描画
プログラム、表計算プログラムであり、端末用ソフトウ
ェアＴＳは、後述する属性ファイル作成モジュールＡＦ
Ｍ、通信モジュールＣＭ、メニュー作成モジュールＭＢ
Ｍを含む、履歴情報の保存システムを利用するための端
末用ソフトウェアＴＳである。

【００１９】ホスト装置２には、書類記憶領域２１１、
属性記憶領域２１２、操作ログリスト記憶領域２１３、
業務情報記憶領域２１４、コンソール記憶領域２１５を
有するデータベース記憶装置２１が備えられている。書
類記憶領域２１１には書類ＣＦが格納され、属性記憶領
域２１２には書類属性ファイルＲＣＤが格納され、操作
ログリスト記憶領域２１３には書類ＣＦおよび書類属性
ファイルＲＣＤの作成・更新情報ＬＯＧが記憶され、業
務情報記憶領域２１４には業務内容（ここでは、その全
体）がブロックチャートにより体系表示されて格納さ
れ、コンソール記憶領域２１５には端末ユーザコンソー
ルＴＵＣが格納されている。また、ホスト装置２は、通
信モジュールＣＭを含むホスト用ソフトウェアＨＳを搭
載（ここでは、便宜上データベース記憶装置２１に格納
された状態で示してある）するとともに、通信装置２２
によりネットワーク３００に接続されている。

【００２０】企業の研究開発部門における、過去のプロ
ジェクトおよび現在進行しているプロジェクトを体系的
に表すと、図２のようなブロックチャートのファイルＣ
_０，Ｃ_１，・・・，Ｃ_ｋ−１，Ｃ_ｋで表示することがで
きる。これらのファイルは、過去のある時期からの全て
のプロジェクトを業務チャート（内容をＪＣで示す）に
より示すものであり、同図の太線矢印Ａは、プロジェク
ト発生時の時間経過を示している。図３は、現在進行し
ているプロジェクトを体系表示したブロックチャートの
ファイルの内容（業務チャートＪＣ）を示す図である。
ここでは、複数の従業者グループ（本実施例では、研究
者グループＬＧ１，ＬＧ２，ＬＧ３の３グループ）が、
それぞれの研究開発業務を遂行している場合が示されて
いる。各グループの研究開発業務におけるステップは、
それぞれチャート要素Ｃａ１，Ｃａ２，・・・、Ｃｂ
１，Ｃｂ２，・・・、Ｃｃ１，Ｃｃ２，・・・で表され
ている。

【００２１】〔書類のアップロード〕端末ユーザにより
作成された書類ＣＦが、ホスト装置２にアップロードさ
れるときの、端末装置１における処理の流れ、およびホ
スト装置２における処理の流れを、図４および図５を参
照して説明する。ある端末ユーザが端末装置１におい
て、あるアプリケーションソフトウェアＧＡを用いて書
類（たとえば、文書）を新規作成したものとする。

【００２２】端末ユーザは、当該書類が書類記憶領域２
１１に登録されるべきものである場合には、ホスト装置
２のコンソール記憶領域２１５から、検索画面レイアウ
トＤＬの作成・表示機能を持つ端末ユーザコンソールＴ
ＵＣをダウンロードする（ステップＳ１１１）。端末用
ソフトウェアＴＳは、端末ユーザが端末ユーザコンソー
ルＴＵＣの、「書類登録」を指定したか否かを判断でき
る（ステップＳ１１２）。なお、端末ユーザコンソール
ＴＵＣの一例（ただし、コンソールの全体は示されてい
ない）を後述する図６に示してあるので、参照された
い。ここでは、書類は新規作成されたとしているので、
端末用ソフトウェアＴＳは、ポインタ等を用いたユーザ
インターフェースにより、書類属性ファイルを作成する
ためのモジュール（属性ファイル作成モジュール）ＡＦ
Ｍを起動する（ステップＳ１１３）。

【００２３】属性ファイル作成モジュールＡＦＭは、当
該書類ＣＦの属性を示す情報（書類作成者ＩＤ，書類作
成者名，書類作成者が属するグループ名，書類のキーワ
ード，ならびに図３で説明したチャート要素等の項目）
を、端末ユーザに入力させ、書類属性ファイルＡＴＢを
作成する（ステップＳ１１４）。

【００２４】端末用ソフトウェアＴＳは、当該ソフトウ
ェアに含まれる通信モジュールＣＭを起動し、ホスト装
置２にアップロードの許可を要求する（ステップＳ１１
５）。アップロードに際しては、端末用ソフトウェアＴ
Ｓは、ホスト用ソフトウェアＨＳに、当該書類ＣＦが共
有書類である旨の通知を行う。そして、端末用ソフトウ
ェアＴＳは、後述するアップロードの許可があったとき
は、書類ＣＦを書類属性ファイルＡＴＢとともにホスト
装置２にアップロードし（ステップＳ１１８）、アップ
ロードの許可がなかったときは処理を中止する（ステッ
プＳ１１７）。

【００２５】一方、ホスト装置２では、ホスト用ソフト
ウェアＨＳは、端末装置１からアップロードの許可の要
求があると、端末ユーザのＩＤ，パスワードの確認等を
行い、端末ユーザにアップロードの資格があるか否かを
判断する（ステップＳ１２１）。

【００２６】端末ユーザにアップロードの資格があると
判断したときには、アップロードを許可し（ステップＳ
１２２）、アップロードの資格がないと判断したときに
は、アップロードの拒否を端末装置１の端末用ソフトウ
ェアＴＳに返す（ステップＳ１２３）。

【００２７】ホスト用ソフトウェアＨＳは、アップロー
ドを許可した場合には、書類ＣＦを端末装置１から受け
取り、当該書類が、新規書類か後述する更新書類か否か
の判定を行う（ステップＳ１２４）。ここでは、アップ
ロードされた書類が新規書類であるので、ホスト用ソフ
トウェアＨＳは、当該書類ＣＦを書類記憶領域２１１に
登録し、当該書類に添付されている書類属性ファイルＡ
ＴＢを属性記憶領域２１２に登録し、作成・更新情報Ｌ
ＯＧ（この場合には、書類作成情報）を操作ログリスト
記憶領域２１３に登録（格納）する（ステップＳ１２
５）。なお、作成・更新情報ＬＯＧは、本実施例では、
書類属性ファイルＡＴＢおよび書類ＣＦに関連付けされ
た、書類名や作成日時情報が付された情報である。ま
た、通常、書類属性ファイルＡＴＢ、作成・更新情報Ｌ
ＯＧ、書類ＣＦ、図３で説明したチャート要素は相互に
関連付けされている。たとえば、書類属性ファイルＡＴ
Ｂには、作成・更新情報ＬＯＧや書類ＣＦのＩＤ、ある
いは各記憶領域上のアドレスが記載されている（なお、
詳しくは、後述する図６参照）。

【００２８】なお、詳述はしないが、新規作成した書類
ＣＦ′を、すでに作成されている書類属性ファイルＡＴ
Ｂに関連付けて、書類記憶領域２１１に登録することも
できる。この場合には、書類ＣＦ′については書類属性
ファイルは作成されず、書類属性ファイルＡＴＢには、
もともと関連付けされていた書類ＣＦと、新たな書類Ｃ
Ｆ′とが関連付けられる。

【００２９】端末ユーザは、書類記憶領域２１１に格納
されている自己が作成した書類ＣＦを更新することもで
きる。端末ユーザは、端末ユーザコンソールＴＵＣをダ
ウンロードし（図４のステップＳ１１１）、後述する検
索により、書類記憶領域２１１から、自己が作成した書
類ＣＦを端末装置１にダウンロードした後に、書類ＣＦ
を更新する。なお、本実施例では、端末用ソフトウェア
ＴＳは、書類ＣＦ（書類ＩＤが付属する）のダウンロー
ドと同時に、当該書類の更新に必要なアプリケーション
ソフトウェアＧＡを起動させることができる。

【００３０】端末ユーザが、書類ＣＦの更新を行い、書
類ＣＦの更新を終了する（当該書類ＣＦの更新画面を保
存する）と、端末用ソフトウェアＴＳは、前述した図４
のステップＳ１１２において当該書類が更新されたもの
と判断し、アップロードの許可要求を行い、アップロー
ド許可を受けた後、書類ＣＦをホスト装置２の書類記憶
領域２１１にアップロードする（ステップＳ１１９）。

【００３１】一方、書類ＣＦが更新されたものである場
合には、ホスト装置２は、端末装置１からアップロード
の許可要求を受け取ると、前述したステップＳ１２１に
おいて、アップロードの資格があると判断する。アップ
ロードの資格があると判断した場合は、ホスト用ソフト
ウェアＨＳは、当該書類ＣＦを、更新前の書類ＣＦとと
もに、または更新前の書類ＣＦに代えて、データベース
記憶装置２１の書類記憶領域２１１に格納するととも
に、作成・更新情報ＬＯＧ（この場合には、更新情報）
を操作ログリスト記憶領域２１３に格納する（ステップ
Ｓ１２６）。

【００３２】なお、詳述はしないが、書類属性ファイル
ＲＣＤのみの更新もできる。この場合には、操作ログリ
スト記憶領域２１３に、最初に書類属性ファイルＲＣＤ
が作成された日時、書類が更新された日時等の更新履歴
が格納される。また、属性記憶領域２１２には更新前の
書類属性ファイルＲＣＤが格納されこともある。

【００３３】〔書類の管理〕図６は、データベース記憶
装置２１の内部関連付け（内部リンク）の様子を示す図
である。図６では、多数の書類ＣＦ（ＣＦ_ｍ，ＣＦ
_ｍ−１，・・・，ＣＦ_０）と、多数の書類属性ファイル
ＲＣＤ（ＲＣＤ_ｎ，ＲＣＤ_ｎ−１，・・・・・・，ＲＣ
Ｄ_０）と、ブロックチャートファイルＣ（Ｃ_ｋ，Ｃ
_ｋ−１，・・・，Ｃ_０）、および作成・更新情報ＬＯＧ
が示されている。図６の太線矢印により、書類ＣＦと、
書類属性ファイルＲＣＤと、ブロックチャートファイル
Ｃと、作成・更新情報ＬＯＧとが互いに関連付けされた
様子が示されている。本実施例では、端末ユーザコンソ
ールＴＵＣに、端末ユーザ情報ＴＵＩも付随しており、
本実施例では、この端末ユーザ情報ＴＵＩには、端末ユ
ーザによるデータベースの利用を制限するための情報
（たとえば次に説明する検索メニューの作成を制限する
ための情報）も含まれている。

【００３４】〔検索画面レイアウトの作成およびダウン
ロード〕端末ユーザが、データベースを利用する場合を
説明する。端末装置１の端末ユーザが、端末用ソフトウ
ェアＴＳの通信モジュールＣＭを用いてホスト装置２に
データベース利用要求を行うと、ホスト装置２のホスト
用ソフトウェアＨＳは端末ユーザＩＤ，パスワードをチ
ェックし、端末ユーザコンソールＴＵＣを端末装置１に
ダウンロードする（端末ユーザコンソールＴＵＣのダウ
ンロードについては、図４のステップＳ１１１の説明も
参照されたい）。端末ユーザコンソールＴＵＣには、検
索画面レイアウトＤＬが付属しており、端末ユーザは、
特定の端末装置からアクセスしなくても（すなわち、ど
の端末装置からアクセスしても）、自己の検索画面レイ
アウトＤＬをホスト装置からダウンロードすることがで
きる。なお、検索画面レイアウトＤＬは、端末ユーザが
カスタマイズできる。図示はしないが、端末用ソフトウ
ェアＴＳは、検索画面レイアウトＤＬを端末装置１のデ
ィスプレイ１３に表示することができる。

【００３５】図７は、検索画面レイアウトＤＬにより表
示されたメニュー構成を示す図である。このメニューで
は、検索画面レイアウトＤＬは、多階層に構成されてい
る。メインメニューｍＭは、複数欄（ここでは、第１欄
から第４欄）、すなわち「端末ユーザ固有の業務内容定
義１」欄，「端末ユーザ固有の業務内容定義２」欄，
「端末ユーザ固有の業務内容定義３」欄、および「研究
フロー」欄からなる。「端末ユーザ固有の業務内容定義
１」欄，「端末ユーザ固有の業務内容定義２」欄，・・
・，「端末ユーザ固有の業務内容定義３」欄の下位に
は、それぞれ、それぞれ複数欄（ここでは、第１欄〜第
５欄）の中階層メニューからなる「端末ユーザ固有の機
能定義１」，「端末ユーザ固有の機能定義２」，「端末
ユーザ固有の機能定義３」が存在している。ここで、第
１欄〜第５欄には、たとえば、ワードプロセッサプログ
ラムからの登録、表計算プログラムからの登録等の項目
が記載される。そして、第１欄〜第５欄までの中階層メ
ニューの下位には、それぞれ複数欄（ここでは、第１欄
〜第１０欄）の下階層メニューからなる「端末ユーザ固
有のデータ定義１」，「端末ユーザ固有のデータ定義
２」，「端末ユーザ固有のデータ定義３」が存在してい
る。ここで、第１欄〜第１０欄には、たとえば、ＸＸＸ
研究報告書、ＸＸＸ解析データファイル等の項目が記載
される。また、「研究フロー」欄からは、端末ユーザ固
有の研究フロー（業務チャート）が存在している。「研
究フロー」欄からは、図２に示したような、チャート要
素欄がグラフィック表示された業務チャートが表示され
る。

【００３６】図７に示すメインメニューｍＭの「研究者
グループ」欄と「業務チャート」欄の下位階層を図８に
示す。図８において、「研究者グループ」欄からはグル
ープ名「ｇｒｏｕｐ１＿ｍｅｍｂｅｒ」，「ｇｒｏｕｐ
２＿ｍｅｍｂｅｒ」，「ｇｒｏｕｐ３＿ｍｅｍｂｅｒ」
が表示された、第１サブメニューｓＭ１１，ｓＭ１２，
ｓＭ１３が分岐している。「ｇｒｏｕｐ１＿ｍｅｍｂｅ
ｒ」欄からは「研究者Ｐ１１」，「研究者Ｐ１２」，・
・・，「研究者Ｐ１４」が表示された第２サブメニュー
ｓＭ２１１，ｓＭ２１２，・・・，ｓＭ２１４が、「ｇ
ｒｏｕｐ２＿ｍｅｍｂｅｒ」欄からは「研究者Ｐ２
１」，「研究者Ｐ２２」，・・・，「研究者Ｐ２５」が
表示された第２サブメニューｓＭ２２１，ｓＭ２２２，
・・・，ｓＭ２２５が、「ｇｒｏｕｐ３＿ｍｅｍｂｅ
ｒ」欄からは「研究者Ｐ３１」，「研究者Ｐ３２」，・
・・，「研究者Ｐ３４」が表示された第２サブメニュー
ｓＭ２３１，ｓＭ２３２，・・・，ｓＭ２３４が分岐し
ている。また、「業務チャート」欄からは、図２に示し
た、チャート要素欄がグラフィック表示された複数の業
務チャートＪＣが表示される。

【００３７】他の端末ユーザのために、ホスト用ソフト
ウェアＨＳが作成するメニューの構成も、概略図７や図
８と同様である。

【００３８】端末ユーザによっては、たとえば書類の作
成期間を限定できるメニューを作成することができる。
通常は、各端末ユーザは、制限を受けない範囲で、固有
のメニューを作成することが多いことが予想される。端
末ユーザによるメニューの作成は、端末用ソフトウェア
ＴＳにメニュー作成モジュールＭＢＭを用意しておき、
当該モジュールＭＢＭを用いて行うことができる。端末
ユーザがメニュー作成モジュールＭＢＭを起動すると、
端末用ソフトウェアＴＳは、ホスト用ソフトウェアＨＳ
から、当該端末ユーザについての、メニュー作成に際し
ての制限情報を取得し、制限される事項については、メ
ニューの作成ができないようにすることができる。

【００３９】〔書類の検索〕端末ユーザは、図７に示し
た検索画面レイアウトの「端末ユーザ固有のデータ定義
ｎ」（ｎ＝１，２，３）の第１欄〜第１０欄をポインタ
等により指定すること、または「研究フロー」の業務チ
ャートのチャート要素欄を指定することで、ユーザ定義
に応じた書類ＣＦや書類属性ファイルＲＣＤの検索を行
い閲覧することができる。また、図８の「研究者」の欄
を指定することで、当該研究者が過去に作成した書類の
リストを取得することができる。さらに、図８の複数の
業務チャートＪＣから、所望の業務チャートを閲覧する
ことで（図８ではこれらの複数の業務チャートは、ペー
ジ構成されており、ブラウジングすることができる）、
他のプロジェクトの業務の流れ等を把握することもでき
るし、所定チャート要素欄を指定することで、ある研究
者グループの所定の業務部分に関する書類を閲覧するこ
ともできる。これにより、たとえばある研究者グループ
のある研究課題がどの程度進捗しているかを知ることも
できる。

【００４０】

【発明の効果】本発明では、以下のような効果を奏する
ことができる。 （１）端末ユーザによる書類の更新履歴の破壊や、業務
プロセスの履歴の破壊を防ぐことができる。 （２）利用し易い検索画面レイアウトを端末ユーザに提
供することができるので、検索効率が高くなる。また業
務遂行の過程において作成した書類の履歴情報を他の従
業者または従業者グループが利用することができるの
で、過去の研究・開発資産（過去に作成された書類等）
を有効利用することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の履歴情報の保存システムの全体を示す
説明図である。

【図２】企業の研究開発部門における、過去のプロジェ
クトおよび現在進行しているプロジェクトを体系的に示
すブロックチャートである。

【図３】本発明における、各研究者グループの研究開発
業務のチャート表示図である。

【図４】本発明において、端末ユーザにより作成された
書類が、ホスト装置にアップロードされるときの、端末
装置における処理の流れを示す図である。

【図５】本発明において、端末ユーザにより作成された
書類が、ホスト装置にアップロードされるときの、ホス
ト装置における処理の流れを示す図である。

【図６】本発明における、データベースの構成を示す説
明図である。

【図７】本発明におけるメニュー構成の一部を詳細に示
す図である。

【図８】図７のメニュー構成の、他の部分を詳細に示す
図である。

【図９】ネットワークを利用した従来のデータベースシ
ステムを示す図である。

【符号の説明】

１ 端末装置 １１ 記憶装置 １２ 通信装置 １３ ディスプレイ ２ ホスト装置 ２１ 記憶装置 ２１１ 書類記憶領域 ２１２ 属性記憶領域 ２１３ 操作ログリスト記憶領域 ２１４ 業務情報記憶領域 ２１５ コンソール記憶領域 ２２ 通信装置 ３００ ネットワーク ＧＡ アプリケーションソフトウェア ＴＳ 端末用ソフトウェア ＨＳ ホスト用ソフトウェア Ｃａ１，Ｃａ２，・・・、Ｃｂ１，Ｃｂ２，・・・、Ｃ
ｃ１，Ｃｃ２，・・・チャート要素 ＣＦ，ＣＦ１，ＣＦ２，・・・ 書類 ＡＴＢ 書類属性ファイル ＲＣＤ１，ＲＣＤ２，・・・ 書類属性ファイル ＴＵＩ 端末ユーザ情報 ＡＦＭ 属性ファイル作成モジュール ＣＭ 通信モジュール ＭＢＭ メニュー作成モジュール ＤＬ 検索画面レイアウト ＪＣ 業務チャート

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 大塚 長典 埼玉県幸手市権現堂1134−２ コスモ石油 株式会社研究開発センター内

Claims (8)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 複数の端末装置と、 書類が格納される書類記憶領域、書類属性ファイルが格
   納される属性記憶領域、および前記書類または書類属性
   ファイルの作成・更新情報が記憶される操作ログリスト
   記憶領域を含むデータベース記憶装置を有するホスト装
   置と、がネットワークを介して接続されてなる、複数の
   従業者または複数の従業者グループが、業務遂行の過程
   においてそれぞれ前記端末装置により作成した書類を管
   理するための、企業内業務の履歴情報の保存システムで
   あって、（１）何れかの前記端末装置において、前記書
   類が新規に作成され、当該書類が前記データベース記憶
   装置の前記書類記憶領域にアップロードされるときは、 （ａ）前記各端末装置は、その書類の書類属性ファイル
   を作成し、 前記ホスト装置は、 （イ）前記書類を前記書類記憶領域に格納し、 （ロ）前記書類属性ファイルを前記書類に関連付けして
   前記属性記憶領域に格納し、 （ハ）前記書類および前記書類属性ファイルのログ情報
   を前記操作ログリスト記憶領域に追加し、 （ｂ）前記各端末装置は、すでに前記属性記憶領域に格
   納されている書類属性ファイルを指定し、 前記ホスト装置は、 （イ）前記書類を前記指定された書類属性ファイルに関
   連付けして前記書類記憶領域に格納し、 （ロ）前記書類のログ情報を前記操作ログリスト記憶領
   域に追加し、（２）何れかの前記端末装置において、前
   記データベース記憶装置から、前記書類記憶装置に格納
   されている書類がダウンロードされ、この後当該書類が
   更新されて前記データベース記憶装置の前記書類記憶領
   域にアップロードされるときは、 前記ホスト装置は、 （イ）前記書類を、前記書類属性ファイルに関連付けし
   て前記属性記憶領域に格納し、 （ロ）前記書類のログ情報を前記操作ログリスト記憶領
   域に追加する、ことを特徴とする履歴情報の保存システ
   ム。
2. 【請求項２】 前記書類属性ファイルが作成され、また
   は更新されたときは、その作成・更新履歴を前記操作ロ
   グリスト記憶領域に格納することを特徴とする請求項１
   に記載の履歴情報の保存システム。
3. 【請求項３】 データベース記憶装置は、さらに業務内
   容の全体または一部が、階層またはブロックチャートに
   より体系表示されて格納される業務情報記憶領域を含む
   請求項１または２に記載の履歴情報の保存システムであ
   って、 何れかの前記端末装置において、前記書類が新規に作成
   され、または更新されたときは、前記ホスト装置は、前
   記業務情報記憶領域の前記階層の所定階層または前記ブ
   ロックチャートの所定ブロックに、前記書類または／お
   よび前記書類属性ファイルの関連付け情報を追加する、
   ことを特徴とする履歴情報の保存システム。
4. 【請求項４】 前記体系表示が更新されたときは、当該
   更新前の体系表示を前記業務情報記憶領域に保存してお
   くことを特徴とする請求項３に記載の履歴情報の保存シ
   ステム。
5. 【請求項５】 前記書類属性ファイルは複数の欄を含
   み、当該複数の欄には、書類作成者欄、書類内容のキー
   ワード欄の少なくとも１つを含むことを特徴とする請求
   項１〜４の何れかに記載の履歴情報の保存システム。
6. 【請求項６】 前記ホスト装置のデータベース記憶装置
   が、検索画面レイアウトを含む端末ユーザコンソールを
   格納するコンソール記憶領域を有する、請求項１〜５の
   何れかに記載の履歴情報の保存システムを用いた検索シ
   ステムであって、 前記端末ユーザは、書類の検索に際して、前記ホスト装
   置の前記コンソール情報記憶領域から前記端末ユーザコ
   ンソールを、前記端末装置にダウンロードして、前記検
   索画面レイアウトにより、前記データベース記憶装置の
   書類記憶領域に格納された書類、および／または前記デ
   ータベース記憶装置の前記属性記憶装置に格納された書
   類属性ファイルの検索を行う、ことを特徴とする検索シ
   ステム。
7. 【請求項７】 前記検索画面レイアウトには、前記操作
   ログリスト記憶領域に格納された操作ログリストによる
   検索メニューを含むことを特徴とする請求項６に記載の
   検索システム。
8. 【請求項８】 前記検索画面レイアウトには、前記業務
   情報記憶領域に格納された階層または／およびブロック
   チャートによる検索メニューを含むことを特徴とする請
   求項６に記載の検索システム。