JPH10283407A - 名刺管理システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 従来からの名刺の使用を可能としながらも、
来場者がカタログ等の資料送付を希望するごとに名刺を
提出する必要がなく、また各企業ごとに名刺情報をデー
タ入力する必要がなく、さらに名刺情報以外の企業情報
を得ることができる名刺管理システムを提供する。 【解決手段】 来場者ファイル１５と企業情報データベ
ース１６を有する主装置１１、この主装置１０とネット
ワーク接続し、夫々資料送付希望者ファイル１９を有す
る複数台の端末装置１２、情報の書き込み／読み出しが
可能なＩＤタグ１３を備え、主装置１０は、来場者の名
刺情報の来場者ファイル１５への書き込み及びＩＤタグ
１３への転送を行い、更に各端末装置１２からの企業情
報データベースの検索を可能にし、各端末装置１２は、
ＩＤタグ１３から名刺情報の読み取りを行うと共に読み
取った名刺情報と企業情報データベース１６の検索結果
とを資料送付希望者ファイル１９へ保存する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、名刺管理システム
に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、商品見本市などの展示場におい
て、来場者はカタログ等の資料送付を希望する場合には
出展側の企業に対して自分の名刺を渡すようにしてい
る。名刺を受け取った企業側は展示会終了後に名刺に記
された企業名、所属、氏名等をパソコン等に入力してフ
ァイルを作成し、その後、ファイルより宛名書きシール
等を作成して資料を送付するようにしている。

【０００３】ここで、図５は名刺を受け取ってからパソ
コンに入力するまでの過程を示したものである。来場者
１はカタログ等の資料送付を希望するブース２で自分の
名刺３を担当者４に渡す。担当者４は展示会終了後に来
場者１の名刺３の内容をパソコン５に入力し、資料送付
希望者ファイル６を作成する。

【０００４】ところで、近年、名刺交換に要する経費削
減から名刺を電子化したものが案出されている。例えば
特開平１−１１５６８９号公報に示されたものは、従来
の名刺（紙片に印刷を施したもの）と略同一形状のカー
ド本体内に、記憶手段と、表示手段と、データ通信手段
とを設けたものである。この場合、記憶手段には企業
名、所属、氏名等の名刺情報が記憶され、表示手段には
記憶手段に記憶されたデータが表示される。データ通信
手段は同一の他のカードとデータの交換を行う。

【０００５】また、電子化した名刺を用いた名刺管理シ
ステムとしては、例えば特開昭６３−２７９３６６号公
報に示されたものがある。これは、企業名、所属、氏名
等の名刺情報を記憶するＩＣメモリカードと、このＩＣ
メモリカードからデータを読み出したり、データを書き
込んだりするＩＣメモリカード入出力装置と、このＩＣ
メモリカード入出力装置により読み出されたデータの加
工、記憶、検索、表示、印刷等を行ったり、ＩＣメモリ
カードに新たなデータを書き込む電子計算機システムと
を備えるものである。

【０００６】名刺を電子化することでこれを一つだけ所
持すれば良く、しかも所属、電話番号、肩書き等に変更
があった場合にデータを変更するだけで済み、従来の名
刺のように新たに作成しなけらばならないといった煩わ
しさがなく、また長期的に見て経済的でもある。さらに
名刺情報をデータとして管理するので、検索や整理が容
易になるという利点も得られる。

【０００７】そして、この電子化した名刺を商品見本市
などの展示場において扱うことができるようにすれば、
カタログ等の資料の送付に伴う名刺情報のパソコンへの
入力作業の効率化を図ることが可能になる。

【０００８】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、このよ
うな電子化された名刺は、現時点では従来からの名刺に
比べて高価であることから普及率が低く、展示会場等で
扱っても経済的に見合わない。また、名刺を電子化して
も同一の来場者に対して各企業ごと即ち各ブースごとに
名刺情報をデータ入力することになるので、名刺管理の
作業効率が改善されない。さらに各企業側は名刺情報し
か得ることができないので、営業上の活動に十分に活用
できなかったり、来場者の所属や立場に応じた適切な情
報提供ができない。

【０００９】そこで本発明は、従来からの名刺の使用を
可能としながらも、来場者がカタログ等の資料送付を希
望するごとに名刺を提出する必要がなく、また各企業ご
とに名刺情報をデータ入力する必要がなく、さらに名刺
情報以外の企業情報を得ることができる名刺管理システ
ムを提供することを目的としている。

【００１０】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
の本発明に係る名刺管理システムは、携帯可能な形状に
形成され、情報の書き込み／読み出しが可能なＩＤタグ
と、来場者情報を保存する来場者ファイルを有し、名刺
に記された内容を読み取って前記来場者ファイルに保存
すると共に前記ＩＤタグに転送する主装置と、来場者情
報を保存する資料送付希望者ファイルを有し、前記主装
置と双方向通信を行って前記来場者ファイルに保存され
た名刺情報を読み取り、また前記ＩＤタグから送信され
る名刺情報を受信して前記資料送付希望者ファイルに保
存する少なくとも１台の端末装置と、を備えるものであ
る。

【００１１】この構成によれば、端末装置にＩＤタグの
名刺情報を読み取らせることで、名刺情報がその端末装
置の資料送付希望者ファイルに保存される。

【００１２】したがって、商品見本市などの展示場にお
いて、カタログ等の資料送付を希望するごとに企業側に
名刺を提出する必要がなくなり、経費の大幅な節減が可
能になり、また名刺を名刺入れ等から取り出す煩わしさ
が解消される。

【００１３】また、主装置に複数の企業の情報を記憶し
た企業情報データベースを設けて、端末装置から企業情
報を検索できるようにし、さらにその検索結果を名刺情
報と共に資料送付希望者ファイルに保存できるようにし
ても良い。このようにすることで、端末装置を扱う企業
側は、名刺情報のみでは分からない情報を取得すること
ができ、よりきめの細かい営業活動を行うことができ
る。

【００１４】また、端末装置に表示装置を設けて、その
表示装置上に名刺情報と企業情報を表示するようにして
も良い。このようにすることで、端末装置を扱う企業側
は、カタログ等の資料送付を希望してきた来場者がどの
ような立場でどのような仕事をしているのかを概ね把握
することができるので、その場で適切な情報提供ができ
る。

【００１５】

【発明の実施の形態】以下、図面を参照して本発明の実
施の形態について説明する。

【００１６】＜名刺管理システムの構成＞図１は本発明
に係る名刺管理システムの実施の形態の構成を示すブロ
ック図である。この実施の形態の名刺管理システム１０
は、１台の主装置１１と、この主装置１０とネットワー
ク接続され、双方向通信が可能な複数台の端末装置１２
0-1、１２-2、１２-3、…と、各来場者に貸与するＩＤ
タグ（応答機）１３とを備えている。主装置１１は展示
会場の受付けに設置され、端末装置１２-1、１２-2、１
２-3、…は各ブースに少なくとも１台設置される。

【００１７】主装置１１には、来場者の名刺の内容を読
み取るスキャナー（図示略）と、このスキャナーによっ
て読み取られた名刺情報をＩＤタグ１３に書き込むデー
タ書込機（図示略）と、来場者ファイル１５と、企業情
報データベース１６とが設けられている。データ書込機
は名刺情報を電波で送信することでＩＤタグ１３に名刺
情報の書き込みを行う。来場者ファイル１５には上記ス
キャナーで読み取られた名刺情報が保存される。企業情
報データベース１６には国内外の各企業の情報が記憶さ
れている。

【００１８】ＩＤタグ１３は、主装置１１のデータ書込
機から送信される電波や、後述する質問機１８から送信
される電波による誘導電磁界によって誘起する起電力に
より動作電源を作り、その電源により動作してメモリ
（図示略）への名刺情報の書き込みやメモリに書き込ま
れた名刺情報の送信を行う。各端末装置１２にはＩＤタ
グ１３から名刺情報を読み取るための質問機１８が設け
られており、質問機１８は電波を常時送信すると共に電
波の届く範囲（例えば半径５０ｃｍ）内に入ったＩＤタ
グ１３からの送信電波を受信し、そのときの受信信号か
ら名刺情報を復調して端末装置１２に供給する。各端末
装置１２には資料送付希望者ファイル１９が設けられて
おり、カタログ等の資料送付を希望する来場者の名刺情
報が保存される。各端末装置１２からは主装置１１に対
して来場者ファイルの参照や企業情報データベース１６
の検索ができるようになっている。

【００１９】＜名刺管理システムの動作＞次に、この名
刺管理システム１０の動作について図２〜図４に示すフ
ローチャートを参照しながら説明する。

【００２０】《主装置１１の動作》 （ａ）メインフロー 図２は主装置１１の動作を示すゼネラルフローである。
このメインフローでは、名刺情報の読み取りか否か、来
場者ファイルの参照か否か、企業情報データベースの検
索であるか否か、その他の処理であるか否かをそれぞれ
判定し、名刺情報の読み取りであれば名刺情報読取処理
を実行し（ステップＳ１００、１０２）、来場者ファイ
ル１５の参照であれば来場者ファイル参照処理を実行し
（ステップＳ２００、２０２）、企業情報データベース
１６の検索であればデータベース検索処理を実行し（ス
テップＳ３００、３０２）、その他の処理では他の処理
を実行する（ステップＳ４００、４０２）。

【００２１】名刺情報読取処理については後述する。来
場者ファイル参照処理では、各端末装置１２から来場者
を参照する要求があったときに来場者ファイル１５に対
してアクセスできるようにする。また、データベース検
索処理では、各端末装置１２から企業情報を参照する要
求があったときに企業情報データベース１６に対してア
クセスできるようにする。

【００２２】（ｂ）名刺情報読取処理 図３は名刺情報読取処理を示すフローチャートである。
スキャナーに名刺が設定されると、名刺に記された企業
名、所属、氏名等の読み取りを行い、来場者ファイル１
５に保存する。次いで、来場者ファイル１５より来場者
の企業名、所属、氏名等のデータをＩＤタグ１３に転送
してＩＤタグ１３を発行する（ステップＳ１０〜ステッ
プＳ１６）。

【００２３】《端末装置１２の動作》図４は端末装置１
２の動作を示すフローチャートである。まず、ＩＤタグ
１３より応答があるか否かを判定し、ＩＤタグ１３より
応答があれば応答があったＩＤタグ１３からの名刺情報
を読み取る。次いで、読み取った名刺情報を元に主装置
１１の企業情報データベース１６をアクセスし、企業情
報を読み取る。そして、名刺情報と企業情報とを資料送
付希望者ファイルに保存する（ステップＳ３０〜ステッ
プＳ３６）。

【００２４】一方、ＩＤタグ１３より応答が無い場合に
は、来場者ファイル参照要求があるか否かを判定する。
すなわち、来場者の名刺情報を参照するための操作が行
われたか否かを判定する。この判定において、来場者フ
ァイル参照要求があると判断すると、ＩＤタグ１３から
の名刺情報が既に読み取られているか否かを判定し、名
刺情報が既に読み取られていれば、主装置１１の来場者
ファイル１５をアクセスして目的とする名刺情報を読み
取り、その結果を表示装置上に表示する（ステップＳ３
８〜ステップＳ４４）。なお、ＩＤタグ１３からの名刺
情報が既に読み取られているか否かを判定するのは、名
刺情報の読み取りが行われていない状態での来場者ファ
イル参照要求を排除するためである。

【００２５】来場者ファイル参照要求が無いと判断する
と、ステップＳ４６で他の処理を行う。

【００２６】このように、この実施の形態の名刺管理シ
ステム１０は、来場者の名刺情報を記憶させたＩＤタグ
１３の名刺情報を各端末装置１２の質問機１８で読み取
り、主装置１１の企業情報データベース１６に記憶され
ている企業情報と共に資料送付希望者ファイル１９に保
存する。各端末装置１２では、主装置１１の来場者ファ
イル１５とアクセスしてＩＤタグ１３を所持した来場者
の企業名、所属、氏名等を参照することができる。

【００２７】したがって、来場者は、名刺情報を記憶さ
せたＩＤタグ１３を所持し、カタログ等の資料送付を希
望する場合には、それを希望するブースの端末装置１２
の質問機１８にＩＤタグ１３の名刺情報を読み取らせる
だけで良いので、名刺の提出は受け付けに提出する１枚
だけで済むので、経費の大幅な節減が可能になり、また
名刺を名刺入れ等から取り出す煩わしさを解消できる。

【００２８】また、来場者がカタログ等の資料送付を希
望した時点でその来場者の名刺情報が資料送付希望者フ
ァイルに保存されるので、各企業側は来場者の名刺情報
のデータ入力を行う必要がないので、名刺管理の作業効
率が大幅に改善される。また、各企業側は、名刺情報を
得た来場者の企業情報の検索が行えるので、名刺情報の
みでは分からない情報を取得することができ、よりきめ
の細かい営業活動を行うことができる。また、カタログ
等の資料送付を希望してきた来場者がどのような立場で
どのような仕事をしているのかを概ね把握することがで
き、その場で適切な情報提供ができる。

【００２９】なお、上記実施の形態では、電波を利用し
てＩＤタグ１３の名刺情報を送信するようにしたが、電
波の他に光や音を利用することも勿論可能である。ま
た、コネクタを使用して質問機１８と電気的に接続する
ようにしても良いし、質問機１８に磁気ヘッドを設けて
磁気的に読み取らせるようにしても良い。

【００３０】また、上記実施の形態では、主装置１１を
１台しか設けなかったが、その数に限定はない。

【００３１】

【発明の効果】以上説明したように、本発明の名刺管理
システムによれば、予め名刺情報をＩＤタグに記憶させ
ておき、このＩＤタグの名刺情報を端末装置に名刺情報
を読み取らせることで、その端末装置の資料送付希望者
ファイルに名刺情報を保存するようにしたので、商品見
本市などの展示場において、来場者がカタログ等の資料
送付を希望するごとに企業側に名刺を提出する必要がな
くなり、経費の大幅な節減が可能になる。また、名刺入
れ等から名刺を取り出す煩わしさを解消することもでき
る。

【００３２】また、端末装置から主装置の企業情報デー
タベースを検索でき、さらに検索結果を名刺情報と共に
資料送付希望者ファイルに保存するようにしたので、端
末装置を扱う企業側は、名刺情報のみでは分からない情
報を取得することができ、よりきめの細かい営業活動を
行うことができる。

【００３３】また、端末装置にてＩＤタグから読み取っ
た名刺情報及び企業情報を見ることができるので、端末
装置を扱う企業側は、カタログ等の資料を要求してきた
来場者がどのような立場でどのような仕事をしているの
かを概ね把握することができるので、その場で適切な情
報提供ができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明に係る名刺管理システムの実施の形態の
概略構成を示す図である。

【図２】同実施の形態の名刺管理システムの動作を示す
フローチャートである。

【図３】同実施の形態の名刺管理システムの動作を示す
フローチャートである。

【図４】同実施の形態の名刺管理システムの動作を示す
フローチャートである。

【図５】従来の名刺管理の手順を説明するための図であ
る。

【符号の説明】

１０ 名刺管理システム １１ 主装置 １２-1、１２-2、１２-3、… 端末装置 １３ ＩＤタグ １５ 来場者ファイル １６ 企業情報データベース １８ 質問機 １９ 資料送付希望者ファイル

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 携帯可能な形状に形成され、情報の書き
   込み／読み出しが可能なＩＤタグと、 来場者情報を保存する来場者ファイルを有し、名刺に記
   された内容を読み取って前記来場者ファイルに保存する
   と共に前記ＩＤタグに転送する主装置と、 来場者情報を保存する資料送付希望者ファイルを有し、
   前記主装置と双方向通信を行って前記来場者ファイルに
   保存された名刺情報を読み取り、また前記ＩＤタグから
   送信される名刺情報を受信して前記資料送付希望者ファ
   イルに保存する少なくとも１台の端末装置と、 を備えたことを特徴とする名刺管理システム。
2. 【請求項２】 請求項１に記載の名刺管理システムにお
   いて、 前記主装置は、企業の情報を記憶した企業情報データベ
   ースを更に有し、前記端末装置から企業情報の検索要求
   があった場合に該端末装置の前記企業情報データベース
   へのアクセスを可能にし、 前記端末装置は、前記企業情報データベースを検索した
   結果を名刺情報と共に前記資料送付希望者ファイルに保
   存することを特徴とする名刺管理システム。
3. 【請求項３】 請求項１、または２に記載の名刺管理シ
   ステムにおいて、 前記端末装置は、表示装置を更に備え、前記ＩＤタグか
   ら読み取った名刺情報及び前記主装置の企業情報データ
   ベースから検索した企業情報を前記表示装置上に表示す
   ることを特徴とする名刺管理システム。