JPH10269205A

JPH10269205A - 文書管理装置

Info

Publication number: JPH10269205A
Application number: JP9091378A
Authority: JP
Inventors: Jiyunji Danhata; 純二段畠
Original assignee: Nisshin Steel Co Ltd
Current assignee: Nippon Steel Nisshin Co Ltd
Priority date: 1997-03-27
Filing date: 1997-03-27
Publication date: 1998-10-09

Abstract

(57)【要約】【課題】改定前後の文書を比較抽出し、改定内容を比
較検討し易くする。【解決手段】新旧の文書を管理できる文書管理装置に
おいて、前記文書に段落番号を付与する段落番号付け手
段と、段落番号付けされた新旧文書データを比較して相
違部分を抽出する比較抽出手段とから成る改定部抽出手
段を具備する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】この発明は、文字コードで記
憶される文書等、修正、改定が必要な規定、標準等のド
キュメントを管理する文書管理装置、特に改定前の文書
に対して改定部分を抽出提供できるようにした文書管理
装置に関するものである。

【０００２】

【従来の技術】従来の文書管理装置としては、例えば、
特開平８−１０１７８５号公報、特開平７−３３４５７
４号公報等に示されているようなものがある。前記特開
平８−１０１７８５号公報記載の発明は、文書及びデー
タを管理する手順を予め設定しておき、その手順に基づ
き監査検印し、配布し、配布文書の受領を管理自動化し
たものである。そして、後者の特開平７−３３４５７４
号公報の発明は、法令文書の改定作業で、改定法令の制
定、蓄積、検索、改定、審査承認及公布、データ更新ま
での作業を統括的に一元化し、常に最新状態の法令を参
照できることを目的に、改定ルールテーブルを使用した
新旧差分抽出手段を具備した法令文書検索改定システム
である。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、従来の
前記特開平８−１０１７８５号公報記載の装置は、文書
データの改定、配布、配布確認等の管理は自動的に行え
るが、改定部抽出手段が無いため、該文書のどの部分が
どのように改定されたか承認者、受領者等には改定文書
と改定前文書を読み比べてみないと理解し難いという課
題がある。また、後者の特開平７−３３４５７４号公報
の発明は、法令文書を対象としており、新旧差分抽出手
段を備えているため、改定前後の訂正個所は理解できる
が、法令文書と言う特殊文書を対象としており、構造化
文書、改定ルールテーブル等を構成要件としたものであ
るため、通常の文書管理には利用できず汎用性にかける
と言う課題がある。そこで本発明は、規定、標準等の一
般文書で、改定、配布、配布確認等の管理が自動的に行
え、且つ自動的に新旧の改定部分を抽出可能とする文書
管理装置の提供を目的としている。

【０００４】

【課題を解決するための手段】上記の目的を達成するた
めに、請求項１記載の発明は、新旧の文書を管理できる
文書管理装置において、前記文書に段落番号を付与する
段落番号付け手段と、段落番号付けされた新旧文書デー
タを比較して相違部分を抽出する比較抽出手段とから成
る改定部抽出手段を具備するようにしたものである。次
の請求項２記載の発明は、作成又は改定した文書データ
と共に当該文書データを管理する文書管理データを登録
する文書データ登録手段と、当該文書管理データにより
指定された承認者及びその承認ルートに基づいて承認を
実行する文書データ承認手段と、当該承認済文書データ
を前記文書管理データに基づいて、指定された配布先へ
配布を行う文書データ配布制御手段と、前記文書データ
を前記配布先の受領するべき者が受領したことを配布文
書データ受領情報として該文書データの前記文書管理デ
ータに付加する受領管理データ付加手段を具備する文書
管理装置に、前記請求項１記載の改定部抽出手段を追加
したものである。

【０００５】

【発明の実施の形態】以下本発明の好適な実施の形態に
ついて、図１を参照して説明する。図１は、本発明の処
理関連図で改定部抽出手段を説明するための一実施例で
ある。まず、請求項１の発明について説明すると下記の
如くなっている。改定前文書データ、改定後文書データ
が記憶された文書管理装置において、段落番号区切り識
別記号テーブルと段落番号表示法テーブルを用意し、該
テーブルに任意データを設定する。例えば、段落番号区
切り識別記号には、“。”、“スペース”を設定し、段
落番号表示法には、段落番号桁数と追加段落桁数を設定
する。この桁数に３と１を設定した場合は、合計４桁
（ＸＸＸＡ）となり、Ａは、文書を追加した時の段落番
号に使用され、ＸＸＸは、元の文書の段落番号に使用さ
れる。

【０００６】ここで、段落番号付け処理を行うと、改
定前文書データを取り込み文書データの先頭から段落番
号区切り識別記号（例えば、“。”、“スペース”）を
検索し、文書データ内に該当識別記号があれば、その部
分に段落番号を自動的に付与する。これを順次実施する
ことで改定前文書データには、‘。’又は‘スペース’
があった個所に、例えば、文書の先頭から００１０、０
０２０、…と段落番号を付与することができる。同様に
改定後文書データにも段落番号を付け、改定前後の文書
データに段落番号を付け終わると、該データをそれぞれ
比較元段落番号付き文書データ、比較先段落番号付き文
書データとして記憶しておく。

【０００７】そして、次に比較抽出処理を実施する。こ
こでも差異比較外記号テーブル、差異識別表示記号テー
ブル、段落内比較区切記号テーブルは、事前に任意設定
されているものである。これらのテーブルを説明すると
例えば、差異比較外記号テーブルは、改行記号後の文字
で比較からは無視したい記号名を選択方式で選べるよう
にしてあり、英字、数字、カタカナ、【】付き、（）付き等選択された認識記号が記憶されて
いる。また、差異識別表示記号テーブルは、追加、修
正、削除、変更無しに対して識別したい任意の文字を設
定記憶している。そして、段落内比較区切記号テーブル
は、一つの段落番号が付いた文書同士を比較する場合、
どのような文節単位で分解し比較するかを任意指定した
記号を記憶している所で、例えば“、”等が入力されて
いる。

【０００８】比較抽出処理を実行すると、前記各テーブ
ルの条件に基づいて、比較元段落付き文書データと比較
先段落付き文書データが、比較元を基本として段落番号
毎で、且つ段落内文節毎に比較でき、追加、修正、削
除、変更無しを識別できる。そして、その比較識別結果
は、改定部抽出比較文書データイメージのデータとして
改定部抽出比較文書データとして記憶する。この改定部
抽出比較文書データは、文書管理装置に具備しているた
め、表示、印字等は任意に可能であり、改定後文書とい
っしょに印字等することができ、改定部の確認検査や認
識が容易にできる。尚、前述したように改定部抽出条件
を全て任意設定できるテーブル構成としているため、英
文、和文又は規則、作業標準等どのような文書であって
も対応でき汎用的装置として有効である。

【０００９】次に請求項２記載の発明は、従来技術であ
る特開平８−１０１７８５号公報記載の文書管理装置
に、前記請求項１記載の発明である改定部抽出手段を追
加した発明であり、実施の形態の説明は省略するが、こ
の発明によりＩＳＯ９０００等で必要なドキュメント管
理や一般文書の、改定、配布、配布確認等一連の文書管
理が自動的に行え、且つ自動的に新旧の改定部分を抽出
可能とするができる。

【００１０】

【実施例】以下、この発明の一実施例を、図２ないし図
４の流れ図を参照して、詳細に説明する。

【００１１】図２は、本発明の一例である段落番号付け
手段２の流れ図である。ステップ１００では、段落番号
付けの対象とする改定前後の文書データ４を指定するた
め、該文書データ名を処理条件として取り込み、ステッ
プ１１０では、段落番号付けの方法を決めるため、段落
番号区切り識別記号テーブル１０（以下、例えばこの識
別記号が“。”とされたとして説明する。）及び段落番
号表示法テーブル１１を取り込む。そして、次に処理条
件として、改定前後の文書データ４を対象とするのであ
れば、まず、ステップ１２０で改定前文書データ４ａを
読み込み、ステップ１３０で段落番号を付加する。

【００１２】ステップ１３０の処理では、段落番号区切
り識別記号テーブル１０に等しい文字（“。”）を、前
記文書データ４ａの先頭から順に探し、等しい文字が見
つかればその次の個所に段落番号を付加する。尚、段落
番号は、段落番号表示法１１に基づいて自動加算した連
番である。すなわち、段落番号表示方法テーブル１１と
して段落番号桁数が３桁で、追加段落桁数が１桁と指定
されている場合は、段落番号区切り識別記号１
０（“。”）が見つかるごとに、００１０、００２０、
００３０、…、１２２０、１２３０のように段落番号が
付与される。前記文書データ４ａの全ての検索、段落番
号付けが終了すると、ステップ１４０で当該段落番号付
き文書データ４ａを比較元段落番号付き文書データ５ａ
として記憶する。

【００１３】次に、ステップ１５０では、処理条件で取
り込んだ文書データ名の処理が全て終了したか判断し、
終了していないならばステップ１５５で、次の文書デー
タである改定後文書データ４ｂに対して前記と同様に段
落番号をつけるため、文書データ名を更新する。以上の
処理で改定後文書データ４ｂにも段落番号付けが終了
し、該データを比較先段落番号付き文書データ５ｂに記
憶し、次の比較部抽出処理に移る。

【００１４】図３は、前記比較部抽出処理３の流れ図で
ある。ステップ２００では、前記段落番号付け処理２に
引き続き処理するため、前記処理の結果である比較元段
落番号付き文書データ５ａ及び比較先段落番号付き文書
データ５ｂ名等の処理条件を取り込み処理を開始する。
ステップ２１０では、本比較処理条件となる段落番号表
示法テーブル１１、差異比較外記号１２、差異識別表示
記号１３、段落内比較区切記号１４の各テーブルを読み
込み、次いでステップ２２０で比較対象である比較元及
び比較先段落番号付き文書データ５を読み込む。

【００１５】そして、比較元を基本として比較部抽出す
るため、ステップ２３０で比較元先頭段落番号、例えば
（００１０）を初期セットし、順次段落番号毎に以下の
繰り返し処理を行う。ステップ２４０は、段落番号毎の
文書データを相手の文書データ全体から検索し、比較結
果である「一致無し」、「全部一致」、「一部一致」の
ものが有るか調べる処理であり、詳細は別途説明する。
次にステップ２５０で、前記比較結果を判断し、「一致
なし」であればステップ２５２で該当段落番号と共に
「削除」記号を改定部抽出比較文書データ６に記憶す
る。また、「全部一致」の場合はステップ２５４で、該
当段落番号と「同じ」記号を、「一部一致」の場合は、
ステップ２５６で、同様に該当段落番号と「修正」記号
と、それに加え相手の文書そのものも追記記憶する。

【００１６】ステップ２６０、２６５は、前記の処理を
繰り返し、段落番号の先頭から順次実施させる処理で、
比較元文書データ５ａについて全て終了すると次のステ
ップに進む。ステップ２７０以降は、比較元文書データ
５ａに対して追加された文書を探す処理であり、ここで
は、前記とは逆に比較先段落番号付き文書データ５ｂの
先頭段落番号をセットする。そして、ステップ２８０、
ステップ２９０で前記と同じ方法で比較結果を求め、
「一致なし」の場合は、比較元に対して文書が追加され
ていることとなるため、ステップ３００で該当文書が追
加された比較元文書データ５ａの段落番号を探し、ステ
ップ３１０で該段落番号に相当する改定部抽出比較文書
データ６へカウントアップした段落番号、「追加」記号
及び該当文書を挿入記憶する。なお、前記カウントアッ
プは、段落番号表示法テーブル１１に基づいて行う。
尚、ステップ２９０の判断で、「全部一致」、「一部一
致」であった場合は、既に処理済であるためステップ３
２０へスキップする。

【００１７】ステップ３２０では、比較先段落番号付き
文書データ５ｂについて全て比較が終了したか判断し、
終了していない場合はステップ３２５で段落番号を次の
段落番号に更新し、文書の先頭から終了までの間にある
追加文書を抽出する。以上記述した処理を行うことによ
り、その結果として改定部抽出比較文書データイメージ
６ａの新旧文書の改定部抽出を行うことができる。

【００１８】次に、前記比較抽出処理３の内部処理であ
る段落内文書検索処理Ｓ２４０，Ｓ２８０について、図
４の流れ図を用いて説明しておく。この処理は、一つの
段落番号に対応する文書単位、例えば、“。”で区切ら
れた文書について他の文書と比較する場合において、こ
の一文を、段落内比較区切記号１４（以下例えばこの記
号を“、”とする。）と差異比較外記号の条件１２（以
下例えばこの条件を数字とする。）に基づいて、文節に
分解し、その文節を単位として比較することにより、
「全部一致」、「一部一致」及び「一致無し」の比較結
果を求めるものである。尚、差異比較外記号１２は、文
書を追加、削除した場合に、項番号がずれるがこのずれ
は、変更に当たらないとするためのものである。

【００１９】ステップ４００は、比較元段落内文書の取
り込みで、例えば対象文書である“。”で区切られた一
文を読み込む処理である。ステップ４１０では、該当文
書を文節に分解する処理で、例えば該当一文の中に項番
号で数字があれば、その数字を無視し、段落内比較区切
記号１４“、”のある文節に分解する。ステップ４２０
では本処理の比較結果をいれるエリアを初期化してお
く。ついで、比較先段落付き文書データ５ｂの全文と比
較するため、ステップ４３０で比較先先頭段落番号を初
期セットし以下の繰り返し処理に移る。

【００２０】ステップ４４０では、今度は比較先文書を
対象にして前記ステップ４１０と同様に該当一文を文節
に分解する。ステップ４５０では、分解された比較元と
比較先の文節を全文節を対象にそれぞれ比較する。例え
ば、比較元ａ、ｂ、ｃ。と比較先Ａ、Ｂ、Ｃ、Ｄ。の一
文同士の比較では、ａとＡＢＣＤ，ｂとＡＢＣＤ、ｃと
ＡＢＣＤの総てに対して比較する。ここで、ａ＝Ａ，ｂ
＝Ｂ，ｃ＝Ｃの場合は、全部一致と一部一致の違いを判
断することが困難なため、互いの文節の数も等しい時の
み全部一致と判断する。当然ながら小文字文節と大文字
文節に全く一致するものが無ければ一致無しである。こ
のように比較した結果、「全部一致」ならばステップ４
７０に進み比較結果エリアに全部一致記号をセットし復
帰し、「一部一致」の場合はステップ４７２で一部一致
記号をセットし復帰する。しかし、「一致無し」の場合
は、次の比較先文書と比較するため、ステップ４６０で
比較先段落番号が総て比較し終えたか判断し、終わって
いない時は、ステップ４６５で次の比較先段落番号へ更
新する。ステップ４６０で総てを終了してステップ４７
２へ進む時は、一致する文節が全くなかったことになる
ため、比較結果へ一致無し記号を入れて復帰元へ復帰す
る。

【００２１】

【発明の効果】この発明にかかる改定部抽出手段は、以
上説明した如き内容のものなので、文書管理業務におけ
る承認者、受領者にとって、改定前後の文書を簡単に比
較検討できるという効果がある。以上説明したように、
この発明のうち請求項1記載の発明は、改定部抽出条件
を任意に決めることのできる構成としているため、いろ
んな文書管理装置に適用できると言う効果があり、また
請求項２記載の発明はさらに改定、配布、配布確認の文
書管理装置に組み込んでいるため、ＩＳＯ９０００のド
キュメント管理が自動且つ容易にできる効果がある。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例で、改定部抽出手段の処理
関連図である。

【図２】本発明の一実施例である段落番号付け手段の
流れ図である。

【図３】本発明の一実施例である比較抽出手段の流れ
図である。

【図４】図３の中で行う段落内文書検索処理の流れ図
である。

【符号の説明】

１改定部抽出手段２段落番号付け処理３比較抽出処理４文書データ４ａ改定前文書データ４ｂ改定後文書データ５段落番号付き文書データ５ａ比較元段落番号付き文書データ５ｂ比較先段落番号付き文書データ６改定部抽出比較文書データ６ａ改定部抽出比較文書データイメージ１０段落番号区切り識別記号テーブル１１段落番号表示法テーブル１２差異比較外記号テーブル１３差異識別表示記号テーブル１４段落内比較区切記号テーブル

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】新旧の文書を管理できる文書管理装置にお
いて、前記文書に段落番号を付与する段落番号付け手段
（２）と、段落番号付けされた新旧文書データ（５）を
比較して相違部分を抽出する比較抽出手段（３）とから
成る改定部抽出手段（１）を具備することを特徴とする
文書管理装置。
【請求項２】請求項１記載の文書管理装置が、作成又は
改定した文書データと共に当該文書データを管理する文
書管理データを登録する文書データ登録手段と、当該文
書管理データにより指定された承認者及びその承認ルー
トに基づいて承認を実行する文書データ承認手段と、当
該承認済文書データを前記文書管理データに基づいて、
指定された配布先へ配布を行う文書データ配布制御手段
と、前記文書データを前記配布先の受領するべき者が受
領したことを配布文書データ受領情報として該文書デー
タの前記文書管理データに付加する受領管理データ付加
手段を具備する文書管理装置であることを特徴とする文
書管理装置。