JPH08314958A - 議会議事録検索システムにおけるデータ登録方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】議会議事録検索システムにおいて、書誌項目及
び本文の全文検索を実現するために、規約に基づいたデ
ータファイル、及び定義ファイルを作成するだけで、デ
ータチェック及び区切りコードを付与しながら編集し、
全文検索用データベースへ一括登録する事が可能なデー
タ登録方法。 【構成】データ登録方法は、主に図１のＡＰＰ定義ファ
イル５、データ一括変換処理部６、標準テキストファイ
ル７、標準テキストヘッダファイル８、データ一括登録
処理部９で構成され、規約に基づいたデータファイル及
び定義ファイルから、データのチェック及び区切りコー
ド付与をしながら文書編集し、全文検索用データベース
へ一括登録する。 【効果】本発明により、規約に基づいたデータファイル
及び定義ファイルを作成するだけで、議会議事録検索の
ための全文検索用データベースへ登録できるため、デー
タ作成及びデータ登録作業の効率向上が図れる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、議会議事録における全
文検索システムのデータ入力装置のデータ登録方法に係
り、特に項目間に必要な区切りコードの付与、及び文書
の編集の場合に好適なデータ登録方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来の全文検索システムの例として、特
開平０４−２７４５５７号公報に記載されているもの等
がある。このシステムは、登録する際に文書の本文デー
タの他に、繰り返し現れる単語の重複を排除して作成さ
れる圧縮データの凝縮本文、及び凝縮本文中に現れる文
字の重複を排除して作成される圧縮データの文字成分表
を作成する。検索の際には、文字・単語・文書の順に検
索の対象範囲を段階的に広げていくことで、検索にかか
る時間を短縮しようとしている。これに対し議会議事録
の全文検索の場合は、本文データの全文検索のみなら
ず、会議名や日付などの書誌項目のみで検索したり、本
文データと書誌項目の両方を検索条件として検索する事
が多い。この際に、前記従来技術は複数項目を持つデー
タを登録する方法について配慮されておらず、複数項目
の区切りを識別するための特殊なコードを別途入力する
手間がかかってしまうという問題があった。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】議会議事録に対する書
誌項目及び本文の全文検索を実現するために、データ登
録の際に各項目間の区切りコードを付与することにより
項目の区別を明確にする必要があるが、区切りコードが
特殊な文字コードのため入力に手間と労力がかかる。ま
た、各文書を切り分ける文書ＩＤを管理するためのファ
イルを作成する必要があるため、複数文書の一括登録が
非常に難解なものとなっていた。

【０００４】本発明の目的は、このような問題点を解決
するため、規約に基づいたファイルを作成することによ
り、議会議事録の全文検索用データベースへ容易に登録
できるデータ登録方法を提供することにある。

【０００５】

【課題を解決するための手段】項目名と書誌データを記
述し一件分の記述が終わったら一レコード目に改行コー
ドを入力するなどの規約に基づいた書誌データファイ
ル、及び１件毎にファイル名がユニークな本文データフ
ァイルを設ける。このファイルを用いて、全文検索用デ
ータベースの項目情報や項目長、及び各項目への入力可
能文字種などの全文検索用データベースの定義情報を格
納したＡＰＰ定義ファイルに基づいて、書誌データファ
イル内の項目情報及び各項目の書誌データの入力文字種
のチェックを行う。更に、各項目間に必要な区切りコー
ドを付与し、全文検索用データベースへの一括登録処理
を行うために標準テキストファイル及び標準テキストヘ
ッダファイルを作成する手段を設ける。次に、全文検索
用データベースへ標準テキストファイル及び標準テキス
トヘッダファイルから一括登録する処理コマンドを実行
する手段を設ける。これら２つの手段を有することによ
り、規約に基づいたファイル群を作成することで、全文
検索用データベースへ複数文書を一括登録することを達
成している。

【０００６】

【作用】規約に基づいたデータファイル及びＡＰＰ定義
ファイルを用いて、基準テキストファイル及び基準テキ
ストヘッダファイルを作成する手段は、項目間の区切り
コードの付与及び文書として編集する働きをし、標準テ
キストファイル及び標準テキストヘッダファイルは全文
検索用データベースへ複数文書を一括して登録できるよ
う整理する働きをし、標準テキストファイル及び標準テ
キストヘッダファイルから一括登録する処理コマンドの
作成及び実施手段は、登録者が一括登録処理コマンドを
知らなくても、一括登録処理が行える働きをする。

【０００７】これにより、規約に基づいたデータファイ
ル及び定義ファイルからデータ登録が行えるので、上記
従来技術の課題を解決できる。

【０００８】

【実施例】以下、本発明の一実施例を図面により詳細に
説明する。

【０００９】図１は本発明に係るデータ入力装置のブロ
ック図、図２は各文書の書誌項目が格納されている書誌
データファイルのレコード形式、図３は議事録本文が格
納されている本文データファイル群のファイル形式及び
レコード形式、図４は全文検索用データベースの項目情
報などの定義情報を格納しているＡＰＰ定義ファイルの
レコード形式、図５は全文検索用データベースへ一括し
て登録するための文書を格納した標準テキストファイル
のファイル形式、図６は全文検索用データベースへ一括
して登録するための文書ＩＤ及び文書長を格納した標準
テキストヘッダファイル、図７はそれらの動作フローチ
ャートである。

【００１０】図１において、１はキーボード、２はディ
スプレイ、３は書誌データファイル、４は本文データフ
ァイル群、５はＡＰＰ定義ファイル、６はデータ一括変
換処理部、７は標準テキストファイル、８は標準テキス
トヘッダファイル、９はデータ一括登録処理部、１０は
全文検索用データベースである。

【００１１】図２において、２１は議会議事録文書一件
分の書誌項目、２２は複数件数の書誌項目の境界を示す
改行コードである。

【００１２】図３において、３１は議会議事録文書一件
分の本文の質問部分、３２は議会議事録文書一件分の本
文の答弁部分であり、３１と３２で議会議事録文書一件
分の本文となっている。図２及び図３において、図２の
２１における最初の一件分の情報が、図３の３１の文書
１．００１及び３２の文書１．００２に対応し、図２の
次の一件分の情報が、図３の３１の文書２．００１及び
３２の文書２．００２に対応している。

【００１３】図４において、４１は全文検索用データベ
ースの書誌項目及び本文の分類及び項目名である。分類
は０１が親となり、０２及び０３となる毎に子・孫の関
係となる。４２は項目に入力可能な文字種の属性を指定
する入力文字属性情報である。定例会名の入力文字属性
情報は、「ＷｉｄｅＣｈｅｃｋ」となっており、全角文
字のみ入力可能な文字であることを意味する。

【００１４】図５において、５１は分類０１の区切りコ
ード、５２は分類０２の区切りコード、５３は議会議事
録一件分の書誌情報及び本文である。

【００１５】図６において、６１は一件分の文書ＩＤ、
６２は６１の文書の文書長である。以下、本実施例の動
作について説明する。まず図１を用いてデータ入力装置
の動作概要を説明する。

【００１６】キーボード１より入力されたデータ登録要
求に対し、データ一括変換処理部６はＡＰＰ定義ファイ
ル５に格納されている全文検索用データベース１０の項
目名や入力可能な文字種の属性などの定義情報を読み込
み、各項目の定義情報を記憶する。書誌データファイル
３及び本文データファイル群４から、文書１件毎にデー
タ内容のチェック及び項目間の区切りコードを付与しな
がら標準テキストファイル７へ格納する。キーボード１
から入力された先頭の文書ＩＤから自動採番した文書Ｉ
Ｄ及び文書長を標準テキストヘッダファイル８へ格納し
ている。

【００１７】このようにして作成された標準テキストフ
ァイル７及び標準テキストヘッダファイル８は、データ
一括登録処理部９によって自動作成された処理コマンド
によって、全文検索用データベース１０へ登録される。

【００１８】次に本発明に係るデータ一括変換プログラ
ム及びデータ一括登録処理プログラムを用いたデータ登
録動作について、図１、図２、図３、図４、図５、図６
及び図７を用いて説明する。

【００１９】書誌データファイル３及び本文データファ
イル群４の会議議事録データは、キーボード１より入力
されたデータ登録要求に対応するデータ一括変換処理部
６、及び全文検索用データベース１０の項目情報などの
定義情報を格納したＡＰＰ定義ファイル５に制御されて
いる。

【００２０】ＡＰＰ定義ファイル５に格納されている全
文検索用データベース１０の項目情報や、各項目の項目
長及び入力可能文字種などの定義情報を読み込み、各項
目の各種定義情報を記憶する（１０１）。図４の４１が
各項目における項目名及び項目長、４２が入力可能文字
種の情報である。例えば、項目名「定例会名」は、項目
長３０バイト、入力可能文字種は全角文字のみといった
情報となる。書誌データファイル３及び本文データファ
イル群４の終わりまで一件分の書誌項目データ及び本文
データを読み込み（１０２）、書誌データ及び本文デー
タと図４の書誌項目及び本文の項目情報４１及び入力文
字属性情報４２とを照合する。図２の２１において、定
例会名の情報である「平成３年２月定例会」は、項目長
が１８バイト、入力文字種は全て全角文字であるため、
照合の結果、定義に合った項目長、文字列であることが
わかる。定義に合った場合には（１０３）書誌項目及び
本文の項目情報４１の分類に従い、区切りコード及び書
誌もしくは本文のデータを図５の議会議事録一件分の書
誌情報及び本文５３へ格納する（１０４）。例えば図４
の４１において、項目名「定例会名」は、分類０１のた
め、図５の５１である分類０１の区切りコードを付与し
ている。１０４で格納した文書の文書長をバッファへ加
算する（１０５）。これを図２の議会議事録文書一件分
の書誌項目２１、及び図３の議会議事録文書一件分の本
文３１、３２が終わるまで繰り返す。一件分照合が終わ
ったら（１０６）、キーボード１より入力された文書Ｉ
Ｄに基づいて、図６の一件分の文書ＩＤ６１を格納し、
一件分の文書の文書長を格納したバッファを、図６の６
１の文書の文書長６２へ格納する（１０７）。例えば、
キーボード１に入力された文書ＩＤが「１０１」の場
合、図６の６１の１レコード目は「１０１」となる。そ
の後次の文書を読み込むため、文書ＩＤを加算し文書の
文書長を格納するためのバッファをクリアする（１０
８）。先程の例の場合、図６の６１の２レコード目は
「１０２」となる。書誌データファイル３及び本文デー
タファイル群４の終わりまで処理を行った後、標準テキ
ストファイル７及び標準テキストヘッダファイル８を全
文検索用データベースへ登録するため、データ一括登録
処理コマンドを実行する（１０９）。

【００２１】以上述べた如き方法を用いることにより、
規約に基づいたファイル群を作成することで、全文検索
用データベースへ複数文書を一括登録を容易に実現して
いるため、データ作成及びデータ登録作業の効率向上が
図れる。

【００２２】

【発明の効果】議会議事録の書誌項目及び本文を作成す
る際、規約に基づいた書誌データファイル、本文データ
ファイル群及び全文検索用データベースの項目情報等の
定義情報を格納したＡＰＰ定義ファイルを作成すること
で、議会議事録の全文検索用データベースへ容易に登録
できるため、データ作成及びデータ登録作業の効率向上
が図れる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明に係るデータ入力装置のブロック図であ
る。

【図２】各文書の書誌項目が格納されている書誌データ
ファイルのレコード形式である。

【図３】議事録本文が格納されている本文データファイ
ル群のファイル形式及びレコード形式である。

【図４】全文検索用データベースの項目情報などの定義
情報を格納しているＡＰＰ定義ファイルのレコード形式
である。

【図５】全文検索用データベースへ一括して登録するた
めの文書を格納した標準テキストファイルのファイル形
式である。

【図６】全文検索用データベースへ一括して登録するた
めの文書ＩＤ及び文書長を格納した標準テキストヘッダ
ファイルである。

【図７】それらの動作フローチャートである。

【符号の説明】

１…キーボード、 ２…ディスプレイ、 ３…
書誌データファイル、４…本文データファイル群、５…
ＡＰＰ定義ファイル、６…データ一括変換処理部、７…
標準テキストファイル、８…標準テキストヘッダファイ
ル、９…データ一括登録処理部、 １０…全文検索
用データベース。

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】データ入力装置において、議会議事録の書
   誌項目及び本文の全文検索を行う場合、規約に基づいた
   データファイルについて、項目情報を格納している定義
   ファイルに従ってデータチェックを行い、各項目間に全
   文検索に必要な区切りコードを付与しながら編集し、全
   文検索用データベース登録用ファイルを作成する手段、
   及び全文検索用データベースへ登録する処理コマンドを
   作成し実施する手段を有し、書誌項目と本文との併用し
   た全文検索のためのデータ登録方法。