JPH10224394A - 電子メール管理方法 - Google Patents

電子メール管理方法

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JPH10224394A
JPH10224394A JP9018951A JP1895197A JPH10224394A JP H10224394 A JPH10224394 A JP H10224394A JP 9018951 A JP9018951 A JP 9018951A JP 1895197 A JP1895197 A JP 1895197A JP H10224394 A JPH10224394 A JP H10224394A
Authority
JP
Japan
Prior art keywords
mail
reply
header
request field
management table
Prior art date
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Pending
Application number
JP9018951A
Other languages
English (en)
Inventor
Tatsuo Kusunoki
達夫 楠
Current Assignee (The listed assignees may be inaccurate. Google has not performed a legal analysis and makes no representation or warranty as to the accuracy of the list.)
Hazama Corp
Original Assignee
Hazama Gumi Ltd
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Filing date
Publication date
Application filed by Hazama Gumi Ltd filed Critical Hazama Gumi Ltd
Priority to JP9018951A priority Critical patent/JPH10224394A/ja
Publication of JPH10224394A publication Critical patent/JPH10224394A/ja
Pending legal-status Critical Current

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Abstract

(57)【要約】 【課題】 電子メールを統括的に処理する中央装置を持
たずとも、受信者が電子メールを開封したか否かを発信
者が把握することのできる電子メール管理方法及びメー
ルサーバーを提供すること。 【解決手段】 電子メールのヘッダー部に返信要求フィ
ールドを自動生成し、受信時には、このフィールドの存
在により返信メールを自動生成する。返信メールの受信
記録は管理テーブルに記録され、発信者はこれを確認す
ることにより受信者の開封状況を確認することができ
る。

Description

【発明の詳細な説明】
【0001】
【発明の属する技術分野】本発明は、電子メールに関
し、詳細には、発信した電子メールに対する受信者の未
読・既読を確認するための電子メール管理方法及びメー
ルサーバーに関する
【0002】。
【従来の技術と解決課題】コンピュータの普及により、
情報の伝達をより円滑化するためいわゆる電子メールが
利用されている。係る電子メールは、遠隔地であっても
瞬時に文書等を発信することができるという利点を有す
るが、発信しただけでは受信者が当該文書等を開封した
か否かが不明なため、特に急を要する文書等を発信した
場合には、別途電話等によりこれを確認する必要があっ
た。この煩雑さを解決する方法として、例えば特開平5
−344148号には、受信者が電子メールを開封した
か否かの情報を発信者に通知する電子メール装置が提案
されている。この電子メール装置は、電子メールの通信
を統括的に処理する中央装置が、発信した電子メールを
受信者が開封したか否かを識別し、発信者にその旨を通
知するものである。
【0003】しかし、例えば、電子メールの通信手段と
して今日最も利用されているインターネットでは、電子
メールを統括的に処理する中央装置が存在しないため、
上記発明のインターネットによる電子メールの送受信へ
の適用は困難である。一方で、インターネットによる電
子メールでは、世界的規模で通信が行われることが普通
であり、受信者の電子メールの未読・既読を発信者が容
易に把握できる方法が一層要望されている。
【0004】従って、本発明の目的は、電子メールを統
括的に処理する中央装置を持たずとも、受信者が電子メ
ールを開封したか否かを発信者が把握することのできる
電子メール管理方法及びメールサーバーを提供すること
にある。
【0005】
【課題を解決するための手段】本発明によれば、発信側
メールサーバーにおいては、返信状況欄を含む電子メー
ルの発信情報が発信者毎に管理テーブルに登録され、発
信せんとする電子メールのヘッダー部に返信要求フィー
ルドが自動生成され、受信側メールサーバーにおいて
は、前記電子メールが開封されることにより当該ヘッダ
ー部が解析され、前記返信要求フィールドが存在した場
合に返信メールが自動生成され、前記発信側メールサー
バーにこれが返信され、発信側メールサーバーにおいて
はさらに当該返信メールに対応する前記管理テーブルの
発信情報の返信状況欄が変更されてなる電子メール管理
方法が提供される。
【0006】前記メールサーバーとは、一般的には、ユ
ーザーとインターネットプロバイダ等との間に介在し、
複数のユーザーの電子メールを統括管理する装置を意味
するが、本発明においては更に、電子メールの通信機能
を備える個人ユーザーが所有するコンピュータをも含む
意味である。前記発信情報としては、電子メールアドレ
ス、発信の日付、時間等がある。前記ヘッダー部とは、
電子メールにおいて一般に言われるところのヘッダー部
と同義であり、発信者に関する電子メールアドレス等の
情報、及び受信者の電子メールアドレスや、当該アドレ
スに至る中継情報等、電子メールの通信処理に関する情
報が所定の書式によって記載された電子メールの一部分
である。
【0007】通常、電子メールは、このヘッダー部と、
メールの中核をなす文書等が記載されたボディ部とから
なる。前記返信要求フィールドとは、他のフィールドと
区別した所定の書式によって表された返信命令であっ
て、発信メールを識別するために必要な情報をも含むも
のである。
【0008】また、本発明によれば、返信状況欄を含む
電子メールの発信情報を発信者毎に記録する管理テーブ
ルと、発信する電子メールのヘッダー部に、返信要求フ
ィールドを自動的に追加するフィールド生成部と、受信
した電子メールの開封によりそのヘッダー部を解析し、
前記返信要求フィールドの有無を識別するヘッダー部解
析手段と、前記返信要求フィールドが存在した場合に、
当該発信者に対する返信メールを自動生成するメール生
成手段と、受信した返信メールに基づいて対応する前記
管理テーブルの発信情報の返信状況欄を変更する手段と
からなるメールサーバーが提供される。
【0009】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の好適な実施の形態を添付図面に基づ
いて説明する。図1は、本発明に係る電子メール管理方
法が実施される環境を略式に表したものであり、当該方
法を実施するためには発信側、受信側の2つのメールサ
ーバー1及びインターネット回線1aの存在が前提とな
る。次に、メールサーバー1の内部ブロックを図2のブ
ロック図を用いて説明する。 メールサーバー1は、主
としてメール管理部2と、メールの配送処理部3と、受
信メール処理部4とからなる。
【0010】メール管理部2は、電子メールの返送要求
の設定と、送受信状況の記録とを行うものであって、発
信せんとする電子メールのヘッダー部に返信要求フィー
ルドを追加するフィールド生成部2aと、発信した電子
メールの情報を記録する管理テーブル2bとを有する。
管理テーブル2bは、発信者毎に作成され、文書毎に付
される文書認識番号、受信側アドレスを示す送信アドレ
ス、発信日・時間、そして返信状況の有無を記録したも
のである(図3)。文書認識番号は文書毎に与えられる
ため、同一文書を複数人に発信する場合には同一番号が
付されるが、受信側アドレスが異なるため、各々区別さ
れる。これにより、受信者毎に電子メールを開封したか
否かを個別に確認できる。
【0011】フィールド生成部2aは、例えば、電子メ
ールのヘッダー部に、返信要求のための”Request for
reply" をフィールド名とし、前記文書認識番号をその
値としたフィールドを生成する。当該フィールド名は、
発信者を示す"From"や、文書内容を示す"Subject"等の
フィールド名と区別できるものであれば良い。
【0012】配送処理部3は、電子メールのヘッダー部
に記載された発信情報に基づいて、当該発信先への電子
メールの転送を実行するものであるが、必要に応じて前
記ヘッダー部において中継情報等の追加、削除をも行う
ものである。係る配送処理部12は、従来の電子メール
処理装置が採用するもので十分である。受信メール処理
部4は、メールボックス5に蓄積された受信メールをユ
ーザーが開封することにより起動するものであって、当
該メールのヘッダー部を解析するヘッダー解析部4a
と、当該ヘッダー部に返信要求フィールドがあった場合
に、返信メールを自動生成する返信メール生成部4bと
を有し、更に、電子メールのボディ部に記載された事項
を表示する手段(図中省略)をも有する。
【0013】ヘッダー解析部4aは、ヘッダー部におけ
る上述した"Request for reply"と表された返信要求フ
ィールドの存在の有無を認識するものである。返信メー
ル生成部4bは、例えば、ヘッダー部の”Subject"フィ
ールドの値として「○月×日の電子メールを受領しまし
た」等と記載した返信メールの定形文書を備え、ヘッダ
ー解析部4aの解析結果により、この定形文書に基づい
て返信メールを生成する。
【0014】また、返信メールの生成では、定形文書の
ヘッダー部に、当該電子メールが返信メールであること
を表す応答フィールド、例えば"Reply"をフィールド名
とし、その値を受信メールの返信要求フィールドに記載
された文書認識番号としたものを追加する。文書認識番
号をその値とするのは、返信メールを受け取った者が、
いずれの発信メールに対する返信メールかを明確にする
ためである。但し、文書認識番号が不明な場合は不明な
ものとして返信する。メールサーバー1には、複数のユ
ーザーの端末器6がそれぞれ接続されており、各ユーザ
ーがそれぞれ電子メールの授受を行うことができる。
【0015】係る構成によるメールサーバー1の電子メ
ールの処理手順について、発信時及び受信時についてそ
れぞれ説明する。電子メールの発信時において、ユーザ
ーが作成した文書等は、メール管理部2に送られ、フィ
ールド生成部2aにおいて、そのヘッダー部に返信要求
フィールドが追加される。同時に、管理テーブル2aに
おいて、当該文書等に付された個別の文書認識番号と共
に、上述した発信情報が登録される。この時、当該発信
情報の返信状況欄は「未返信」である。
【0016】フィールド生成部2aにおいて、処理され
た文書等は、配送処理部3に転送され、インターネット
1a上に発信される。次に受信時の処理について説明す
る。図4は受信時のメールサーバー1の処理を表したフ
ローチャートである。メールボックス5aに蓄積された
電子メールをユーザーが開封(100)すると、ヘッダ
ー解析部4aが起動し、当該電子メールのヘッダー部が
解析される。そして、返信要求フィールドあるいは応答
フィールドの存在の有無により、これが通常の電子メー
ルか、発信した電子メールに対する返信メールか否か、
が判断される(101)。
【0017】通常の電子メールの場合には(101:N
o)、当該ヘッダー部に返信要求フィールドがあるか否
かが確認され(105)、フィールドがあった場合に
は、更に返信メール生成部4bが起動し、ヘッダー部に
記載された発信者の情報に基づいて返信メールが作成さ
れる(106)。返信メールはこの後、通常の電子メー
ルの発信と同様に処理され、配送処理部3から発信され
る(106)。また、この返信メールの作成に関する処
理と並行して、あるいはその後に、電子メールのボディ
部、すなわち文書等の内容が端末器6に表示される(1
04)。 返信フィールドがなかった場合には、返信メ
ールが生成されずに(105:No)電子メールのボデ
ィ部が表示される。
【0018】一方、受信した電子メールが返信メールで
あった場合には(101:Yes)、メール管理部2に
おいて当該返信メールのヘッダー部から発信情報が特定
され(102)、管理テーブル2aの該当する情報の返
信状況欄が「既返信」に更新される(103)。ユーザ
ーは必要に応じて、この管理テーブル2aを呼び出し、
相手が開封したか否かを確認することができる。この
際、同一文書を複数人に発信した場合でも、一目で返信
状況が確認できる(図3の文書認識番号”A0123
6”の欄)。
【0019】
【発明の効果】以上述べてきたとおり、本発明によれ
ば、発信する電子メールのヘッダー部に所定の処理を施
し、受信側ではこれに基づいて返信メールが自動生成さ
れるので、受信者の当該返信メールを作成する手間を省
くことができる。発信した電子メールは、その諸情報が
管理テーブルに登録され、また、当該管理テーブルは返
信メールの受信により返信状況欄が更新されるので、発
信者はこの管理テーブルを確認することにより、電子メ
ールを受信者が開封したか否かを認識することができ
る。
【0020】すなわち、電子メールを統括的に処理する
中央装置を必要とせずに、受信者が電子メールを開封し
たか否かを発信者が把握することのできる。さらに、本
発明においては、電子メールのヘッダー部のみが処理さ
れ、ボディ部は処理されないので、必要な情報等は何ら
改変されることなく発信される。
【図面の簡単な説明】
【図1】本発明の電子メール管理方法が実施される環境
を略式に示した図である。
【図2】メールサーバー1の内部ブロックを示す図であ
る。
【図3】管理テーブル2bを示す図である。
【図4】受信時におけるメールサーバー1の処理を示す
フローチャートである。
【符号の説明】
1.メールサーバー 1a.インターネット回線 2.メール管理部2 2a.フィールド生成部 2b.管理テーブル 3.配送処理部 4.受信メール処理部 5.メールボックス 6.端末器

Claims (2)

    【特許請求の範囲】
  1. 【請求項1】 発信側メールサーバーにおいては、返信
    状況欄を含む電子メールの発信情報が発信者毎に管理テ
    ーブルに登録され、発信せんとする電子メールのヘッダ
    ー部に返信要求フィールドが自動生成され、受信側メー
    ルサーバーにおいては、前記電子メールが開封されるこ
    とにより当該ヘッダー部が解析され、前記返信要求フィ
    ールドが存在した場合に返信メールが自動生成され、前
    記発信側メールサーバーにこれが返信され、発信側メー
    ルサーバーにおいてはさらに当該返信メールに対応する
    前記管理テーブルの発信情報の返信状況欄が変更されて
    なる電子メール管理方法。
  2. 【請求項2】 返信状況欄を含む電子メールの発信情報
    を発信者毎に記録する管理テーブルと、発信する電子メ
    ールのヘッダー部に、返信要求フィールドを自動的に追
    加するフィールド生成部と、受信した電子メールの開封
    によりそのヘッダー部を解析し、前記返信要求フィール
    ドの有無を識別するヘッダー部解析手段と、前記返信要
    求フィールドが存在した場合に、当該発信者に対する返
    信メールを自動生成するメール生成手段と、受信した返
    信メールに基づいて対応する前記管理テーブルの発信情
    報の返信状況欄を変更する手段とからなるメールサーバ
    ー。
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Cited By (3)

* Cited by examiner, † Cited by third party
Publication number Priority date Publication date Assignee Title
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