JPH09330323A - 情報処理方法及びその装置と前記方法を実施するプログラムを記憶したコンピュータにより読取り可能な記憶媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 データベースに含まれるキーワードを自動的
に削除できる情報処理方法及びその装置と前記方法を実
施するプログラムを記憶したコンピュータにより読取り
可能な記憶媒体を提供する。 【解決手段】 文書データの登録時にその文書データの
キーワードを作成して文書データとともに登録し、その
登録されたキーワードの削除対象期間が指示されると削
除対象期間記憶部１９に記憶する。キーワード参照頻度
算出部１６は、登録されているキーワードが検索のため
に使用されて参照された回数を算出しており、キーワー
ド削除部２０は、この算出された参照回数と指示された
削除対象期間とに基づいてキーワードを削除する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、データとそのデー
タのキーワードを記憶するデータファイルのデータをキ
ーワードを用いてアクセスできる情報処理装置及びその
方法と前記方法を実施するプログラムを記憶したコンピ
ュータにより読取り可能な記憶媒体に関するものであ
る。

【０００２】

【従来の技術】従来の文書ファイル等のデータベースで
は、文書データの登録時に、その文書データに関連付け
られたキーワードとともに登録している。そして、その
文書データの検索時には、ユーザが検索のために入力し
たキーワードと、そのデータベースの全てのキーワード
とを照合することにより目的の文書データを検索してい
た。また、文書データを圧縮することにより、そのデー
タベースの容量を軽減した文書検索装置も存在してい
る。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、これら
の従来のデータベースでは、そのデータベースに一度登
録されたキーワードは、そのキーワードに関連付けられ
た文書データが削除されない限りデータベース中に残存
してしまう。従って、例え長期間検索に使われていない
キーワードであっても、そのキーワードをそのデータベ
ースから削除することができず、データベースの領域が
無駄に使用されるという問題があった。

【０００４】また、文書データ等を圧縮して記憶するこ
とにより、データベースの容量を削減したデータベース
においても、圧縮して登録することによりデータベース
の容量を削減できるものの、長期間使われていないキー
ワードがデータベースから削除できないため、データベ
ース領域に無駄な領域が生じるという問題が残されてい
た。

【０００５】また会議等のスケジュールを手作業で登録
し、その登録されたスケジュールに従ってスケジュール
管理を行う装置が知られている。しかし、このような従
来の装置では、電子メール等の電子化された文書によ
り、例えば会議等の通知を知らされた場合でも、ユーザ
がその内容を把握し、その知らされた内容に応じて手作
業でスケジュールを新たに登録しなければならず、その
登録作業が煩雑になっていた。

【０００６】本発明は上記従来例に鑑みてなされたもの
で、データベースに含まれるキーワードを自動的に削除
できる情報処理方法及びその装置と前記方法を実施する
プログラムを記憶したコンピュータにより読取り可能な
記憶媒体を提供することを目的とする。

【０００７】また本発明の目的は、所定時間が経過し、
かつ使用される回数が所定数以下のキーワードを自動的
にデータベースから削除することにより、データベース
の無駄に使用される領域を削減した情報処理方法及びそ
の装置と前記方法を実施するプログラムを記憶したコン
ピュータにより読取り可能な記憶媒体を提供することに
ある。

【０００８】また本発明の目的は、電子化された文書か
ら必要事項を抽出して、自動的にスケジュール情報の登
録ができる情報処理方法及びその装置と前記方法を実施
するプログラムを記憶したコンピュータにより読取り可
能な記憶媒体を提供することにある。

【０００９】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
に本発明の情報処理装置は以下のような構成を備える。
即ち、データと前記データのキーワードを記憶するデー
タファイルのデータをキーワードを用いてアクセスでき
る情報処理装置であって、前記データファイルへのデー
タの登録時、前記データのキーワードを作成して登録す
るキーワード登録手段と、前記キーワード登録手段によ
って登録された各キーワードの削除対象期間を指示する
指示手段と、前記キーワード登録手段によって登録され
た各キーワードが参照された回数を算出する参照度算出
手段と、前記参照度算出手段によって算出された参照回
数と、前記指示手段により指示された削除対象期間とに
基づいてキーワードを削除するキーワード削除手段とを
有する。

【００１０】また上記目的を達成するために本発明の情
報処理方法は以下のような工程を備える。即ち、データ
と前記データのキーワードを記憶するデータファイルの
データをキーワードを用いてアクセスできる情報処理装
置における情報処理方法であって、前記データファイル
へのデータの登録時、前記データのキーワードを作成し
て登録するキーワード登録工程と、前記キーワード登録
工程によって登録された各キーワードの削除対象期間を
指示する工程と、前記キーワード登録工程によって登録
された各キーワードが参照された参照回数を算出する工
程と、前記参照回数と前記削除対象期間とに基づいてキ
ーワードを削除するキーワード削除工程とを有する。

【００１１】

【発明の実施の形態】以下、添付図面を参照して本発明
の好適な実施の形態を詳細に説明する。

【００１２】［実施の形態１］図１は、本発明の実施の
形態１の文書検索装置の機能構成を示す機能ブロック図
である。

【００１３】図１において、１は本実施の形態１の文書
検索装置を示している。この文書検索装置１は、文書登
録部１１、文書記憶部１２、キーワード登録部１３、キ
ーワード記憶部１４、キーワード検索部１５、キーワー
ド参照頻度算出部１６、キーワード参照頻度記憶部１
７、削除対象期間登録部１８、削除対象期間記憶部１
９、キーワード削除部２０とを備えている。以下、各構
成要素を説明する。

【００１４】文書登録部１１は、文書データを印刷した
紙やフロッピィ・ディスクなどから文書データを読み込
み、その読み込んだ文書データを文書記憶部１２に格納
する。文書記憶部１２は、例えばハードディスク等の記
憶部で、文書登録部１１によって読み込まれた文書デー
タを入力して格納する。キーワード登録部１３は、文書
記憶部１２に記憶された文書データを検索するためのキ
ーワードをキーワード記憶部１４に登録しており、文書
記憶部１２から入力された文書データに対応したキーワ
ードを抽出して登録している。この際、キーワード記憶
部１４には、文書記憶部１２に記憶された文書データと
キーワード登録部１３によって登録されたキーワードと
の対応関係も記憶される。

【００１５】キーワード検索部１５は、ユーザによって
指定されたキーワードに基づいてキーワード記憶部１４
に記憶されているキーワードを指示し、文書データとの
関連を求めて文書記憶部１２に記憶されている文書デー
タを検索する。キーワード参照頻度算出部１６は、キー
ワード記憶部１４に記憶されている各キーワードが、キ
ーワード検索部１５によって参照された回数を算出す
る。キーワード参照頻度記憶部１７は、キーワード記憶
部１４に記憶されたキーワードと、キーワード参照頻度
算出手段１６によって算出された参照頻度の対応関係を
記憶する。

【００１６】削除対象期間登録部１８は、キーワード登
録部１３によってキーワード記憶部１４に登録された各
キーワードに対して、文書データの検索時に一度も参照
されなかったキーワードを削除する対象期間（ユーザに
より入力される）を削除対象期間記憶部１９に登録す
る。削除対象期間記憶部１９は、キーワード記憶部１４
に記憶されたキーワードと削除対象期間登録部１８から
入力される削除対象期間との対応関係を記憶する。キー
ワード削除部２０は、削除対象期間記憶部１９に記憶さ
れた削除対象期間と、キーワード参照頻度記憶部１７に
記憶されている参照頻度とを参照することにより、削除
対象期間内に一度も文書データの検索に使われなかった
キーワードを求め、そのキーワードをキーワード記憶部
１４から削除する。

【００１７】以上のような構成の文書検索装置１によれ
ば、長期間検索に使用されなかったキーワードがデータ
ベースに存在する場合、そのキーワードをデータベース
から削除することにより、データベースのメモリ領域が
無駄に使用されるのを削減できる。

【００１８】以下、図面を参照して本実施の形態１の文
書検索装置の構成、動作を具体的に説明する。

【００１９】図２は、本実施の形態１における文書検索
装置のハードウェア構成を示すブロック図である。

【００２０】図２において、１０１は装置全体の動作を
制御するＣＰＵ（マイクロプロセッサ等）である。この
ＣＰＵ１０１は文書データの登録、キーワードの登録、
削除対象期間の登録、キーワードによる文書データ検索
などを行うため、即ち、上記の各機能構成を実現するた
め、バス１０２を介して、このバス１０２に接続された
各構成要素を制御している。尚、このバス１０２は、ア
ドレスバス、コントロールバス、および、データバスか
らなる共通バスである。即ち、このバス１０２を利用し
て、バス１０２に接続された各機器相互間のアドレス信
号、制御信号、および各種データの転送が行われること
になる。尚、ＣＰＵ１０１は、時間を計時するためのタ
イマ２０１を有しており、このタイマにより時間が計時
されて現在の日時が求められる。

【００２１】１０３は入力装置で、例えばキーボードや
マウスなどを有し、本実施の形態１の文書検索装置にお
ける文書データの登録、検索作業に係わる動作を指示す
るための選択機能をもったスイッチ等が設けられてい
る。１０４はスキャナであり、記録紙等に印刷された文
書データを光電的に読み込み、画像データとして或は文
字認識等を行って本実施の形態１の文書検索装置に取り
込むことができる。尚、本実施の形態１では、このスキ
ャナ１０４は読み込まれた画像データから文字を認識し
て抽出するＯＣＲ機能を備えており、画像データより抽
出・認識された文字を文字コードに変換して文書記憶部
１２に記憶することも可能である。

【００２２】１０５はＲＯＭ、即ち、読み出し専用メモ
リである。このＲＯＭ１０５には、予めＣＰＵ１０１の
制御手順を実行する制御プログラムが記憶されており、
これにより文書データの登録、キーワードの登録、削除
対象期間の登録、検索、キーワードの削除などの本実施
の形態１に係わる各種処理を行うことができる。１０６
はＲＡＭ（ランダムアクセスメモリ）であり、文書デー
タの登録、キーワードの登録、削除対象期間の登録、検
索、キーワードの削除、検索結果の集計、表示データの
作成などの各種処理をＣＰＵ１０１が実行するためのワ
ークメモリ、各構成要素の制御のための一時記憶として
用いられる。尚、ＣＰＵ１０１により実行される制御プ
ログラムはＲＯＭ１０５に記憶されているものに限ら
ず、例えば外部記憶装置１０７に記憶されているプログ
ラムがＲＡＭ１０６にロードされて実行される形式であ
っても良い。

【００２３】１０７は外部記憶装置であり、電源を切っ
ても記憶内容が消滅しない二次記憶を提供しており、ハ
ードウェアディスク光ディスク等であっても、或は更に
フロッピィディスク等の記憶媒体を読み取るドライバを
備えているのが望ましい。この外部記憶装置１０７は、
検索対象の文書データを記憶する文書記憶部１２（デー
タファイル）、キーワード及びキーワードと文書データ
との関連を記憶するキーワード記憶部１４、キーワード
の参照頻度を記憶するキーワード参照頻度記憶部１７、
削除対象期間を記憶する削除対象期間記憶部１９等の記
憶領域（キーワードテーブル）を提供している。

【００２４】１０８は表示制御部であり、ＲＡＭ１０６
に記憶されている表示データを表示器１０９に表示する
ための表示制御を行う。表示器１０９は、例えば陰極線
管や液晶などで構成される表示器である。１１０はキャ
ラクタジェネレータ（ＣＧ）であり、文書データ或はメ
ッセージ等を構成する文字コードに基づいて、その文字
コードに該当する文字イメージを発生しており、この文
字イメージはＲＡＭ１０６に表示データとして格納され
る。

【００２５】図３は、本実施の形態１におけるキーワー
ド記憶部１４に記憶される文書データの検索のためのキ
ーワード・インデックス１４ａのデータ構成を示す図で
ある。

【００２６】１４ａはキーワードインデックスを示し、
文書記憶部１２に登録されている文書データの文書番号
と、この登録された文書データとキーワードとの関係及
びキーワードの登録日時とを記憶している。例えば、図
３の例では、文書番号「ＡＡＡ」の登録文書データは
「スポーツ」というキーワードと対応付けられている。
キーワードインデックス１４ａにおけるこのようなキー
ワードと登録文書データとの対応付けは、キーワード登
録部１３によって行われる。即ち、キーワード登録部１
３は、文書データの登録時に、その文書データから自動
的にキーワードを抽出して、キーワード記憶部１４のキ
ーワードインデックス１４ａに登録する。これと同時
に、その登録される文書データの文書番号をそのキーワ
ードに対応付けて登録する。尚、このキーワードインデ
ックス１４ａに既に同じキーワードが存在する場合は、
そのキーワードの文書番号の領域に文書番号のみが追加
される。この場合、そのキーワードの登録日時は、最も
最近の登録日に更新される。

【００２７】図４は、キーワード参照頻度記憶部１７に
記憶されるキーワードの参照頻度１７ａのデータ構成例
を示す図である。

【００２８】１７ａはキーワードの参照頻度を示し、キ
ーワードインデックス１４ａに登録されたキーワード
と、登録されてから現在まで、文書データの検索時に検
索のための単語として参照された頻度との対応関係を記
憶する。例えば、図４の例では、キーワード「スポー
ツ」は、登録されてから現在まで文書データの検索時の
検索用単語として１５回参照されているのに対し、キー
ワード「スパイ」は、文書データの検索時に一度も参照
されていないということを示している。

【００２９】図５は、削除対象期間記憶部１９に記憶さ
れる削除対象期間１９ａのデータ構成を示す図である。

【００３０】１９ａはキーワードの削除対象期間を記憶
する削除対象期間記憶部１９のデータ構成を示し、キー
ワードインデックス１４ａで登録されたキーワードと、
このキーワードが登録されてから現在まで、文書データ
の検索時に一度も参照されなかった場合に削除する対象
になる期間を記憶する。例えば、図５の例では、「スポ
ーツ」というキーワードは、登録されてから１年間が削
除対象期間となっていることが分かる。

【００３１】図６は、本実施の形態１におけるキーワー
ド参照頻度と削除対象期間を用いたキーワード削除処理
を説明する図である。

【００３２】図６では、「スポーツ」、「スパイ」、
「スタッフ」、「スタミナ」の各キーワードは同じ日付
で登録されていて、且つ登録されてから１年が経過した
状態を示している。ここで、削除対象期間テーブル６１
より削除対象期間が１年である「スポーツ」、「スパ
イ」の２つのキーワード６１ａ、６１ｂが削除対象キー
ワードの候補として得られる。次に、キーワード参照頻
度テーブル６２から参照頻度が「０」である「スパイ」
というキーワード６２ａが、削除対象キーワードの候補
として得られる。その結果、以上の２つの処理で得られ
たキーワードのうち、両方の条件に合致するキーワード
「スパイ」が削除対象のキーワードとなり、図６のキー
ワードインデックス６３で示すように、このデータベー
スのキーワード記憶部１４から削除される。このキーワ
ードの削除に伴って、そのキーワードのキーワードイン
デックス情報も削除されることは当然である。

【００３３】図７は、本実施の形態１の文書検索装置に
おける文書データの登録とキーワードの登録手順を示す
フローチャートで、この処理を実行する制御プログラム
はＲＯＭ１０５に記憶されていても良く、或は外部記憶
装置１０７に記憶されていてＲＡＭ１０６にダウンロー
ドされて実行されても良い。

【００３４】まずステップＳ１で、例えばスキャナ１０
４により原稿画像を読み取って文書データを入力する。
次にステップＳ２に進み、その文書データに基づいてキ
ーワードを発生し、ステップＳ３でその文書データを文
書登録部１１に登録する。そしてステップＳ４に進み、
ステップＳ２で発生したキーワードと、その文書データ
の文書番号とを対応付けてキーワード記憶部１４に登録
すると共に、タイマ２０１による計時に基づいて、その
キーワードの登録日時がセットされる。即ち、図３に示
すように、キーワードインデックス１４ａへの登録が行
われる。続いて、ステップＳ５に進み、削除対象期間の
登録が行われる。この削除対象期間は、予め全てのキー
ワードに一律に設定された期間であっても良く、或は各
キーワード毎に入力装置１０３から入力されて指示され
る期間であっても良い。

【００３５】このようにして文書データの登録と、それ
に対応するキーワードの登録及びその削除期間の登録が
行われる。

【００３６】図８は、本実施の形態１の文書検索装置に
おけるキーワード削除処理を示すフローチャートで、こ
の処理を実行する制御プログラムはＲＯＭ１０５に記憶
されていても良く、或は外部記憶装置１０７に記憶され
ていてＲＡＭ１０６にダウンロードされて実行されても
良い。

【００３７】まずステップＳ１１で、タイマ２０１によ
り計時されている現在の日時と、登録されているキーワ
ードの登録日時及び削除対象期間とを比較し、削除対象
となっているキーワードがあるかどうかを判断する。削
除対象となっているキーワードがある時はステップＳ１
２に進み、そのキーワードの参照回数を調べる。そのキ
ーワードの参照回数が「０」か、或は予め定められてい
る数（入力装置１０３により予め設定されている）より
も小さいかどうかを調べ、そうであればステップＳ１３
に進む。ステップＳ１３では、入力装置１０３により、
そのキーワードの削除が許可されているかどうかを判断
し、そうであればステップＳ１４に進み、そのキーワー
ド及びそのキーワードに関する情報を、キーワード記憶
部１４、キーワード参照頻度記憶部１７及び削除対象期
間記憶部１９から削除する。

【００３８】尚、本実施の形態１では、ステップＳ１４
で、そのキーワードを削除しても良いかどうかの指示が
与えられているかどうかにより削除するかどうかを決定
したが、これに限定されるものでなく、ステップＳ１１
及びステップＳ１２の条件を満足していれば無条件に、
そのキーワードを削除するようにしても良い。またステ
ップＳ１２における判定基準としては、予めその参照回
数の閾値を入力して設定しておき、その回数以下であれ
ば削除するようにしても良く、また参照回数が「０」の
場合のみ削除可能にするようにしても良い。

【００３９】以上説明したように本実施の形態１によれ
ば、指定した期間に亙って全く検索に使用されていない
か、或は所定数に満たない参照回数のキーワードがデー
タベースに存在する場合に、そのキーワードをデータベ
ースから削除できるため、データベースのメモリ領域を
有効に活用できる。

【００４０】またこれにより、キーワード・インデック
スの領域が縮小されるため、データベースの検索速度が
向上できるという効果がある。

【００４１】尚、本実施の形態１では、データベースの
データが文書データの場合で説明したが、これに限定さ
れるものでなく、例えば画像ファイルを含むデータベー
ス等であっても良い。その場合は、その画像データのキ
ーワードはユーザが手入力で指示するようにしても良
い。

【００４２】［実施の形態２］次に本発明の実施の形態
２である、入力された文書データに含まれているスケジ
ュールに関する情報を抽出して、自動的にスケジュール
を作成して登録する実施の形態について説明する。

【００４３】図９は本発明の実施の形態２のスケジュー
ル管理装置３０の機能構成を示す機能ブロック図であ
る。

【００４４】図９において、２１は電子文書作成部で、
スケジュールを作成するためのキーワード、即ち、例え
ば周知のワードプロセッサ機能などを用いて、スケジュ
ール・キーワード（図１１を参照して後述する）を抽出
可能な定型書式の電子文書を作成し、電子文書記憶部２
２に文書データを格納する。尚、この電子文書は、後述
するスキャナ１０４（図１０）により読み取られて文字
認識された文書データでも、或はＬＡＮボード１１１
（図１０）等を介して回線等から受信した文書データで
あっても良い。電子文書記憶部２２は、電子文書作成部
２１によって作成された電子化された文書データ（電子
文書）を格納する。スケジュールキーワード抽出部２３
は、電子文書記憶部２２に記憶された電子文書からスケ
ジュールを登録するのに必要なスケジュール・キーワー
ドを抽出する。スケジュールキーワード登録部２４は、
スケジュールキーワード抽出部２３により抽出されたス
ケジュール・キーワードを入力して、スケジュールキー
ワード記憶部２５に格納する。スケジュールキーワード
記憶部２５は、スケジュールキーワード登録部２４によ
り登録されたスケジュール・キーワードを格納する。ス
ケジュール自動登録部２６は、スケジュールキーワード
登録部２４により登録されたスケジュール・キーワード
を参照して、その電子文書に含まれているスケジュール
情報を自動的に登録する。スケジュール登録部２７は、
スケジュールキーワード自動登録部２６を介さずに、従
来と同様にして、ユーザが手作業でスケジュール情報を
登録する。

【００４５】このような構成のスケジュール管理装置３
０において、電子文書により会議などの通知を受けた場
合は、ユーザがスケジュール登録部２７を用いて手作業
で登録すること無く、スケジュール自動登録部２６によ
り、その電子文書に含まれているスケジュール情報を抽
出して、自動的にスケジュール記憶部２８に登録するこ
とができる。

【００４６】図１０は本実施の形態２のスケジュール管
理装置３０のハードウェア構成を示すブロック図で、前
述の図２の構成と共通する部分は同じ番号で示し、その
説明を省略する。

【００４７】ＲＯＭ１０５ａは、ＣＰＵ１０１により実
行される制御手順を記憶したプログラムが記憶されてお
り、これにより電子文書データの作成（電子文書作成部
２１の機能）、スケジュール・キーワードの抽出（スケ
ジュールキーワード抽出部２３の機能）、スケジュール
キーワードの登録（スケジュールキーワード登録部２４
の機能）、及びスケジュールの登録（スケジュール自動
登録部２６の機能、スケジュール登録部２７の機能）な
どの、本実施の形態２に係わる各種処理が実行される。
外部記憶装置１０７ａは、電子文書記憶部２２、スケジ
ュールキーワード記憶部２５及びスケジュール記憶部２
８のための記憶領域を提供している。１１１はＬＡＮボ
ードで、ネットワークとの通信を制御しており、このＬ
ＡＮボード１１１を介して電子メール等の電子文書を受
信している。尚、ＣＰＵ１０１により実行される制御プ
ログラムはＲＯＭ１０５に記憶されているものに限ら
ず、例えば外部記憶装置１０７に記憶されているプログ
ラムがＲＡＭ１０６にロードされて実行される形式であ
っても良い。

【００４８】図１１は、本実施の形態２の電子文書作成
部２１で作成される電子文書の一例を示す図である。
尚、この電子文書としては、入力装置１０３を用いてワ
ードプロセッサ機能などを利用して作成された文書デー
タ、スキャナ１０４により読み取られた原稿画像を文字
認識して作成された文書データ、ＬＡＮボード１１１を
介して受信した電子メール、外部記憶装置１０７ａ等に
記憶されている文書データなどが挙げられる。

【００４９】図１１に示すように、定型の書式として、
「タイトル」、「開催日」、「開始時間」、「終了時
間」、「開催場所」、「出席者」などの各フィールドが
存在する。これら各フィールドの識別は、その識別子
“［”，“］”により囲まれたエリアに含まれる文字列
に応じてなされるが、このような識別子は本実施の形態
に限定されるものではない。これら各フィールドに記入
されているデータ（文字列）がスケジュール・キーワー
ドである。例えば、「タイトル」ならば『企画検討会
議』、「開催日」ならば月を表す『１２』、日を表す
『４』がスケジュール・キーワードとなる。

【００５０】図１２は、本実施の形態２のスケジュール
キーワード記憶部２５に記憶されているデータ構成例を
示す図である。

【００５１】この記憶されている情報は、電子文書作成
部２１で作成された、或はＬＡＮボード１１１を介して
受信した定型書式の電子文書の「タイトル」、「開催
日」、「開始時間」、「終了時間」、「開催場所」、
「出席者」の各フィールドから抽出されたキーワードが
登録されている。尚、これらの各スケジュール・キーワ
ードは日付（開催日）の古い順に登録されている。ま
た、図１２の例では、登録されているデータは、左から
「開催日」、「タイトル」、「開始時間」、「終了時
間」、「開催場所」、「出席者」の順である。

【００５２】図１３は、本実施の形態２の定型書式の電
子文書からスケジュール・キーワードを抽出してスケジ
ュールキーワード記憶部２５に登録する過程を示す図で
ある。

【００５３】例えば図１１に示す電子文書から、「タイ
トル」を表す『企画検討会議』、「開催日」を表す『１
２（月）』と『４（日）』、「開始時間」を表す『１３
（時）』と『３０（分）』、「終了時間」を表す『１４
（時）』と『３０（分）』、「開催場所」を表す『本部
会議室』、「出席者」を表す氏名『佐藤』、『鈴木』、
『田中』がそれぞれスケジュール・キーワードとして抽
出され、スケジュール・キーワード記憶部２５に登録さ
れる。

【００５４】図１４は、スケジュールキーワード記憶部
２５に登録されたスケジュール・キーワードを参照する
ことによりスケジュール記憶部２８にスケジュールを自
動的に登録する過程を示す図である。

【００５５】図１４において、１４０は図１３で説明し
たスケジュールキーワード記憶部２５に記憶されたキー
ワード情報を示し、１４１はそれに基づいて、スケジュ
ールをスケジュール記憶部２８に登録し、それを読み出
して表示した例を示している。本実施の形態２のスケジ
ュール自動登録部２６は、スケジュールキーワード記憶
部２５に記憶されている各スケジュール・キーワードを
参照し、スケジュールとして記憶するためのデータフォ
ーマットに変換してスケジュール情報として自動的に登
録する。

【００５６】なお、スケジュールキーワード記憶部２５
には、記憶しているスケジュールキーワードを外部から
参照できるインターフェースを備えている。

【００５７】図１４では、例えば日時を指定することに
より、その日のスケジュールが表示され、例えばその表
示されているスケジュール項目欄１４２（企画検討会
議）をマウスなどを使用してダブルクリックすることに
より、１４３で示すような、そのスケジュールの詳細が
表示される。

【００５８】図１５（Ａ）（Ｂ）は、それぞれ異なるス
ケジュール作成プログラム（図１７のフローチャートを
参照して後述する）によるスケジュールの表示例を示す
図である。尚、この表示の基になるスケジュール情報
は、前述のようにしてスケジュールキーワード記憶部２
５にキーワードとして記憶されているものとする。

【００５９】図１５において、「自動登録」ボタンは、
スケジュール・キーワードを参照して、スケジュール情
報を自動的に登録する（スケジュール自動登録部２６の
機能）ように指示するボタンである。「登録」ボタン
は、スケジュール自動登録部２６の機能を使用せずに、
ユーザが手作業でスケジュール情報を入力してスケジュ
ールを登録する（スケジュール登録部２７の機能）よう
に指示するボタンである。「編集」ボタンは、手作業に
よるスケジュール情報の変更、削除、追加などの編集を
指示するボタンである。

【００６０】このように、異なるスケジュール作成プロ
グラムによりスケジュール・キーワードを参照してスケ
ジュール情報を登録・編集できるようにすることによ
り、特定のスケジュール作成プログラムに依存すること
なく、各種形態のスケジュール情報を登録することがで
きる。

【００６１】以上説明した本実施の形態２のスケジュー
ル管理装置３０の動作について、図１６及び図１７のフ
ローチャートを参照して更に説明する。尚、これらフロ
ーチャートで示された処理を実行する制御プログラムは
ＲＯＭ１０５ａに記憶されていても、或は外部記憶装置
１０７ａに記憶されていてＲＡＭ１０６にロードされて
実行されても良い。

【００６２】図１６は、本実施の形態２におけるスケジ
ュール・キーワードの登録処理を表すフローチャートで
ある。この処理は、スケジュール・キーワードを抽出可
能な定型書式の電子文書や、電子メール、またはスキャ
ナ１０４のＯＣＲ機能により原稿画像データから文字コ
ードに変換された文書データに含まれるスケジュール・
キーワードを抽出してスケジュール情報として登録する
ものである。

【００６３】まずステップＳ２１で初期設定を行い、ス
テップＳ２２では、電子文書作成部２１で作成された電
子文書、即ち、送信されてきた電子メール又はスキャナ
１０４で読み取られ、ＯＣＲ機能により画像データから
文字コードに変換された文書データ等を読み込む。尚、
これらの電子文書は、図１１を参照して前述したよう
に、スケジュール・キーワードを抽出可能な定型書式で
作成されているものとする。次にステップＳ２３に進
み、その読み込んだ電子文書の「タイトル」、「開催
日」などの各キーワードフィールドから、そこに格納さ
れているスケジュール・キーワードを抽出する。次にス
テップＳ２４に進み、その抽出されたスケジュール・キ
ーワードを外部記憶装置１０７ａに登録する。次にステ
ップＳ２５に進み、他にスケジュール・キーワードの登
録処理を行なっていない電子文書が有るか否かを判定
し、未処理の電子文書があればステップＳ２２へ戻り、
その未処理の電子文書について前述と同様にしてスケジ
ュールキーワードの登録を行う。以上のような処理によ
って、スケジュール・キーワードが登録される。

【００６４】図１７は、本実施の形態２におけるスケジ
ュール管理装置３０のスケジュール登録の処理手順を示
すフローチャートである。

【００６５】まずステップＳ３１で初期設定を行い、次
にステップＳ３２に進み、入力装置１０３を用いてユー
ザにより指示された登録方法を判定する。この処理内容
の指示は、例えば図１５を参照して示した「自動登録」
ボタンが指示されるか、或は「登録」ボタンが指示され
ることによりなされる。「自動登録」ボタンが指示され
るとステップＳ３３へ進み、スケジュールキーワード記
憶部２５に記憶されているスケジュール・キーワードを
読み出して取得する。次にステップＳ３４に進み、その
取得したスケジュール・キーワードをスケジュール管理
プログラムで使用可能なデータフォーマットに変換し、
スケジュール情報としてスケジュール記憶部２８に登録
する。

【００６６】一方、ステップＳ３２において通常の登録
を指示する「登録」ボタンが指示されるとステップＳ３
６へ進み、周知のスケジュールを手動で登録する通常の
登録処理が行われる。そしてステップＳ３５に進み、ス
テップＳ３４或はステップＳ３６で登録されたスケジュ
ール情報に基づいて、表示器１０９に表示するためのス
ケジュール表示データ（図１５参照）を作成する。

【００６７】以上説明したように本実施の形態２によれ
ば、自動登録或は通常の登録処理を選択してスケジュー
ル登録を行うことが可能となり、図１５に示すようなス
ケジュール表示を行うことができる。

【００６８】以上説明したように本実施の形態２によれ
ば、電子化された文書データからスケジュールの作成に
必要な事項を自動的に抽出し、スケジュール情報作成し
て登録することができる。これにより、スケジュール登
録時の操作の煩雑さが軽減でき、かつ電子化された文書
データの有効利用を図ることができる。

【００６９】なお、本発明は複数の機器（例えばホスト
コンピュータ、インターフェース機器、リーダ、プリン
タなど）から構成されるシステムに適用しても、一つの
機器からなる装置（例えば、複写機、ファクシミリ装置
など）に適用してもよい。

【００７０】また本発明の目的は、前述した実施形態の
機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録
した記憶媒体を、システムあるいは装置に供給し、その
システムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵや
ＭＰＵ）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読
出し実行することによっても達成される。

【００７１】この場合、記憶媒体から読出されたプログ
ラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現するこ
とになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は
本発明を構成することになる。

【００７２】プログラムコードを供給するための記憶媒
体としては、例えば、フロッピディスク、ハードディス
ク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ
−Ｒ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭな
どを用いることができる。

【００７３】また、コンピュータが読出したプログラム
コードを実行することにより、前述した実施形態の機能
が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示
に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレ
ーティングシステム）などが実際の処理の一部または全
部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が
実現される場合も含まれる。

【００７４】更に記憶媒体から読出されたプログラムコ
ードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコ
ンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモ
リに書込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づ
き、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣ
ＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行い、その処
理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も
含まれる。

【００７５】本発明を上記記憶媒体に適用する場合、そ
の記憶媒体には、先に説明したフローチャートに対応す
るプログラムコードを格納することになるが、簡単に説
明すると、図１８のメモリマップ例に示す各モジュール
を記憶媒体に格納することになる。即ち、図１８（Ａ）
のように、少なくとも「登録工程モジュール」、「削除
期間を指示する工程モジュール」、「算出工程モジュー
ル」及び「キーワード削除工程モジュール」の各モジュ
ールのプログラムコードを記憶媒体に格納すればよい。

【００７６】また図１８（Ｂ）に示すように、少なくと
も「入力工程モジュール」、「抽出工程モジュール」、
「キーワード記憶工程モジュール」及び「スケジュール
登録工程モジュール」を格納すれば良い。

【００７７】

【発明の効果】以上説明したように本発明によれば、デ
ータベースに含まれるキーワードを自動的に削除できる
という効果がある。

【００７８】また本発明によれば、所定時間が経過し、
かつ使用される回数が所定数以下のキーワードを自動的
にデータベースから削除することにより、データベース
の無駄に使用される領域を削減できるという効果があ
る。

【００７９】また本発明によれば、電子化された文書か
ら必要事項を抽出して、自動的にスケジュール情報の登
録ができるという効果がある。

【００８０】

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施の形態１における文書検索装置の
機能構成を示す機能ブロック図である。

【図２】本実施の形態１の文書検索装置のハードウェア
構成を示すブロック図である。

【図３】本実施の形態１のキーワード記憶部に記憶され
る文書検索のためのキーワードインデックスのデータ構
成を示す図である。

【図４】本実施の形態１のキーワード参照頻度記憶部に
記憶されるキーワードの参照頻度のデータ構成を示す図
である。

【図５】本実施の形態１の削除対象期間記憶部に記憶さ
れる削除対象期間のデータ構成を示す図である。

【図６】本実施の形態１のキーワード参照頻度と削除対
象期間を用いたキーワード削除処理を説明する図であ
る。

【図７】本実施の形態１におけるキーワードの登録手順
を示すフローチャートである。

【図８】本実施の形態１におけるキーワードの削除手順
を示すフローチャートである。

【図９】本発明の実施の形態２におけるスケジュール管
理装置の機能構成を示す機能ブロック図である。

【図１０】本実施の形態２におけるスケジュール管理装
置のハードウェア構成を示すブロック図である。

【図１１】本実施の形態２における定型書式の電子文書
の一例を示す図である。

【図１２】本実施の形態２のスケジュール・キーワード
記憶部のデータ構成例を示す図である。

【図１３】本実施の形態２における定型書式の電子文書
からスケジュール・キーワードを抽出し、スケジュール
キーワード記憶部に登録する過程を説明する図である。

【図１４】本実施の形態２において、登録されたスケジ
ュールキーワードを参照することによりスケジュール情
報を登録する処理を示す図である。

【図１５】異なるスケジュール作成プログラムによるス
ケジュールの表示例を示す図である。

【図１６】本発明の実施の形態２におけるスケジュール
・キーワードの抽出とスケジュール・キーワードの登録
処理を表すフローチャートである。

【図１７】本実施の形態２のスケジュール管理装置にお
けるスケジュール情報の登録手順を示すフローチャート
である。

【図１８】本実施の形態のプログラムを記憶した記憶媒
体のメモリマップを示す図である。

【符号の説明】

１１ 文書登録部 １２ 文書記憶部 １３ キーワード登録部 １４ キーワード記憶部 １５ キーワード検索部 １６ キーワード参照頻度算出部 １７ キーワード参照頻度記憶部 １８ 削除対象期間登録部 １９ 削除対象期間記憶部 ２０ キーワード削除部 ２３ スケジュールキーワード抽出部 ２５ スケジュールキーワード記憶部 ２６ スケジュール自動登録部 ２８ スケジュール記憶部

Claims (24)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 データと前記データのキーワードを記憶
   するデータファイルのデータをキーワードを用いてアク
   セスできる情報処理装置であって、 前記データファイルへのデータの登録時、前記データの
   キーワードを作成して登録するキーワード登録手段と、 前記キーワード登録手段によって登録された各キーワー
   ドの削除対象期間を指示する指示手段と、 前記キーワード登録手段によって登録された各キーワー
   ドが参照された回数を算出する参照度算出手段と、 前記参照度算出手段によって算出された参照回数と、前
   記指示手段により指示された削除対象期間とに基づいて
   キーワードを削除するキーワード削除手段と、を有する
   ことを特徴とする情報処理装置。
2. 【請求項２】 前記データファイルは文書データファイ
   ルであることを特徴とする請求項１に記載の情報処理装
   置。
3. 【請求項３】 前記キーワード登録手段は、前記文書デ
   ータに含まれるワードに基づいてキーワードを作成する
   ことを特徴とする請求項２に記載の情報処理装置。
4. 【請求項４】 前記キーワード削除手段は、削除対象期
   間が経過したキーワードであって、当該キーワードの参
   照回数が所定値以下の時に当該キーワードを削除するこ
   とを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の
   情報処理装置。
5. 【請求項５】 前記所定値を指示する手段を更に有する
   ことを特徴とする請求項４に記載の情報処理装置。
6. 【請求項６】 前記キーワード削除手段によるキーワー
   ドの削除の許可、不許可を指示する手段を更に有するこ
   とを特徴とする請求項１乃至５のいずれか１項に記載の
   情報処理装置。
7. 【請求項７】 スケジュールに関連するキーワード含む
   文書データを入力する入力手段と、 前記入力手段により入力された文書データに含まれるキ
   ーワードを抽出する抽出手段と、 前記抽出手段により抽出されたキーワードを前記スケジ
   ュールの日時に対応付けて記憶するキーワード記憶手段
   と、 前記キーワード記憶手段に記憶されたキーワードに基づ
   いてスケジュール情報を作成して記憶するスケジュール
   登録手段と、を有することを特徴とする情報処理装置。
8. 【請求項８】 前記抽出手段は、前記文書データに含ま
   れる所定事項に付随するデータをキーワードとして抽出
   することを特徴とする請求項７に記載の情報処理装置。
9. 【請求項９】 前記所定事項は少なくとも日時、場所に
   関する事項を含むことを特徴とする請求項８に記載の情
   報処理装置。
10. 【請求項１０】 前記所定事項は識別子により識別され
    ることを特徴とする請求項８又は９に記載の情報処理装
    置。
11. 【請求項１１】 前記スケジュール登録手段により登録
    されたスケジュール情報を表示する表示手段を更に有す
    ることを特徴とする請求項８乃至１０のいずれか１項に
    記載の情報処理装置。
12. 【請求項１２】 データと前記データのキーワードを記
    憶するデータファイルのデータをキーワードを用いてア
    クセスできる情報処理装置における情報処理方法であっ
    て、 前記データファイルへのデータの登録時、前記データの
    キーワードを作成して登録するキーワード登録工程と、 前記キーワード登録工程によって登録された各キーワー
    ドの削除対象期間を指示する工程と、 前記キーワード登録工程によって登録された各キーワー
    ドが参照された参照回数を算出する工程と、 前記参照回数と前記削除対象期間とに基づいてキーワー
    ドを削除するキーワード削除工程と、を有することを特
    徴とする情報処理方法。
13. 【請求項１３】 前記データファイルは文書データファ
    イルであることを特徴とする請求項１２に記載の情報処
    理方法。
14. 【請求項１４】 前記キーワード登録工程では、前記文
    書データに含まれるワードに基づいてキーワードが作成
    されることを特徴とする請求項１３に記載の情報処理方
    法。
15. 【請求項１５】 前記キーワード削除工程は、削除対象
    期間が経過したキーワードであって、当該キーワードの
    参照回数が所定値以下の時に当該キーワードを削除する
    ことを特徴とする請求項１２乃至１４のいずれか１項に
    記載の情報処理方法。
16. 【請求項１６】 前記所定値を指示する工程を更に有す
    ることを特徴とする請求項１５に記載の情報処理方法。
17. 【請求項１７】 前記キーワード削除工程におけるキー
    ワードの削除の許可、不許可を指示する工程を更に有す
    ることを特徴とする請求項１２乃至１６のいずれか１項
    に記載の情報処理方法。
18. 【請求項１８】 スケジュールに関連するキーワード含
    む文書データを入力する入力工程と、 前記入力工程により入力された文書データに含まれるキ
    ーワードを抽出する抽出工程と、 前記抽出工程により抽出されたキーワードを前記スケジ
    ュールの日時に対応付けて記憶するキーワード記憶工程
    と、 前記キーワード記憶工程により記憶されたキーワードに
    基づいてスケジュール情報を作成して記憶する工程と、
    を有することを特徴とする情報処理方法。
19. 【請求項１９】 前記抽出工程では、前記文書データに
    含まれる所定事項に付随するデータをキーワードとして
    抽出することを特徴とする請求項１８に記載の情報処理
    方法。
20. 【請求項２０】 前記所定事項は少なくとも日時、場所
    に関する事項を含むことを特徴とする請求項１９に記載
    の情報処理方法。
21. 【請求項２１】 前記所定事項は識別子により識別され
    ることを特徴とする請求項１９又は２０に記載の情報処
    理方法。
22. 【請求項２２】 登録されたスケジュール情報を表示す
    る工程を更に有することを特徴とする請求項１９乃至２
    １のいずれか１項に記載の情報処理方法。
23. 【請求項２３】 データと前記データのキーワードを記
    憶するデータファイルのデータをキーワードを用いてア
    クセスできる情報処理装置における情報処理方法を実施
    するプログラムを記憶したコンピュータにより読取り可
    能な記憶媒体であって、 前記データファイルへのデータの登録時、前記データの
    キーワードを作成して登録するキーワード登録工程モジ
    ュールと、 登録された各キーワードの削除対象期間を指示する工程
    モジュールと、 登録された各キーワードが参照された参照回数を算出す
    る工程モジュールと、 前記参照回数と前記削除対象期間とに基づいてキーワー
    ドを削除するキーワード削除工程モジュールと、を有す
    ることを特徴とする記憶媒体。
24. 【請求項２４】 スケジュールに関連するキーワード含
    む文書データを入力する入力工程モジュールと、 入力された文書データに含まれるキーワードを抽出する
    抽出工程モジュールと、 抽出されたキーワードを前記スケジュールの日時に対応
    付けて記憶するキーワード記憶工程モジュールと、 記憶されたキーワードに基づいてスケジュール情報を作
    成して記憶する工程モジュールと、を有することを特徴
    とするコンピュータにより読取り可能な記憶媒体。