JPH10171841A - 文書情報管理装置及び文書情報管理方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 文書情報の検索時に入力するキーワードの選
択に使用者が困惑する状況を解消すると共に、キーワー
ドの入力作業を簡易化し、入力ミスにより文書情報が二
度と検索できなくなる不具合を解消すること等を可能と
した文書情報管理装置及び文書情報管理方法を提供す
る。 【解決手段】 キーボード２により入力されたキーワー
ドの集合からなると共にキーボード２によりキーワード
の選択が可能なキーワードリスト７と、キーボード２に
より入力されたキーワードがキーワードリスト７に存在
しない場合はキーワードリスト７に当該キーワードを追
加し、入力されたキーワードがキーワードリスト７に存
在する場合は追加を行わないＣＰＵ１とを具備する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、文書情報管理装置
及び文書情報管理方法に係り、更に詳しくは、電子ファ
イル等に代表される文書情報管理装置及び文書情報管理
方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来より、文書等の情報を電子的に保存
するための大容量記憶システムである電子ファイルと称
される文書情報管理装置が普及している。図８は従来の
文書情報管理装置の構成を示すブロック図である。文書
情報管理装置は、ＣＰＵ１０１と、キーボード（Ｋeybo
ard）１０２と、ディスプレイ（Ｄisplay）１０３と、
スキャナ（Ｓcanner）１０４と、データベースファイル
（ｄatabase ｆile）１０５、ドキュメントファイル
（ｄocument ｆile）１０６を有するハードディスク１
０７と、バス１０８とを備えて構成されている。

【０００３】文書情報管理装置では、文書原稿はＣＣＤ
（電荷結合素子）等の光電変換素子を備えたスキャナ１
０４により画像入力されて電気信号となり、ＣＰＵ１０
１の制御のもとにハードディスク１０５に記憶・格納さ
れる。使用者は文書原稿をスキャナ１０４によって画像
入力してハードディスク１０５に記憶させた後、記憶さ
せた文書原稿に関連するキーワードをキーボード１０２
から入力する。入力されたキーワードはハードディスク
１０７内のデータベースファイル１０５のレコードとし
て格納される。データベースファイル１０５は、図８に
示す如く、記憶した画像情報であるところの文書ファイ
ルのハードディスク１０７上における位置とキーボード
１０２から入力されたキーワードとの関係を示す表であ
る。

【０００４】検索に際しては、使用者はキーボード１０
２からキーワードを入力すると共に、キーボード１０２
から検索の開始をＣＰＵ１０１に指示する。ＣＰＵ１０
１は検索を指示されるとデータベースファイル１０５内
を探索し、検索のために入力されたキーワードに一致す
るレコードを探す。例えば図８において、keyword-１が
入力された場合は、位置情報position-１と位置情報pos
ition-２を含むレコードが探し出される。ＣＰＵ１０１
は次に探し出されたレコードの情報をディスプレイ１０
３に表示する。

【０００５】本例では、使用者は［keyword-１、keywor
d-５］、［keyword-１、keyword-９］という２つのレコ
ード表示を見て、例えば［keyword-１、keyword-９］の
レコードをやはりキーボード１０２を用いて指定する。
ＣＰＵ１０１は［keyword-１、keyword-９］のレコード
に含まれるドキュメントファイルのハードディスク１０
７上における位置、即ち、position-３の位置を読み出
し、読み出した画像情報をディスプレイ１０３へ供給す
る。これにより、［keyword-１、keyword-９］のキーワ
ードが付いた画像がディスプレイ１０３に表示されるこ
ととなる。

【０００６】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上述し
た従来の文書情報管理装置においては、使用者はハード
ディスク１０７に記録した文書原稿の情報に関連するキ
ーワードを入力する際、及び当該文書原稿の情報を検索
する際に、キーボード１０２によってキーワードを入力
しなければならないが、これは次のような問題を生ずる
ことになる。

【０００７】例えば会議のメモをスキャナ１０４から入
力し、“ミーティング”というキーワードを付加したと
する。しかし、会議メモの記録作業から長い時間が経過
した後の検索の際には、キーワードが“ミーティング”
であったか、或いは“議事録”であったか、或いは“会
議メモ”であったかは、使用者にとって不確かなものと
なっている。従って、検索時のキーワードとして例えば
“議事録”と指定すると、“ミーティング”というキー
ワードが付加された文書情報は検索することができな
い。

【０００８】更に、使用者はキーボード１０２を用いて
キーワードを１文字１文字入力しなければならないため
に、文書情報の記録時或いは検索時にキーボード１０２
の打ち間違いをすると、使用者が所望する文書情報を検
索することはできない。特に、文書情報の記録時にキー
ボード１０２の打ち間違いを行うと、その文書情報は二
度と検索できなくなる可能性が高い。また、キーボード
１０２を用いてキーワードを１文字１文字入力する作業
は、キーボード１０２に不慣れな使用者にとっては煩雑
な作業である。

【０００９】本発明は、上述した点に鑑みなされたもの
であり、文書情報の検索時に入力するキーワードの選択
に使用者が困惑する状況を解消すると共に、キーワード
の入力作業を簡易化し、入力ミスにより文書情報が二度
と検索できなくなる不具合を解消すること等を可能とし
た文書情報管理装置及び文書情報管理方法を提供するこ
とを目的とする。

【００１０】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するた
め、請求項１の発明は、入力された文書情報を記憶する
記憶手段と、文書情報に関連付けたキーワードを入力す
る入力手段と、前記記憶手段に記憶された文書情報とキ
ーワードとの関連を格納するデータベースと、該データ
ベースを参照して前記記憶手段から文書情報を検索する
検索手段とを備えた文書情報管理装置において、前記入
力手段により入力されたキーワードの集合からなるキー
ワードリストと、該キーワードリストからキーワードを
選択する選択手段と、前記入力手段により入力されたキ
ーワードが前記キーワードリストに存在しない場合は当
該キーワードリストに当該キーワードを追加し、前記入
力されたキーワードが前記キーワードリストに存在する
場合は追加を行わない追加制御手段とを具備することを
特徴とする。

【００１１】上記目的を達成するため、請求項２の発明
は、前記請求項１記載の文書情報管理装置において、他
の文書情報管理装置からキーワードを取り込む取り込み
手段と、該取り込み手段により取り込まれたキーワード
が前記キーワードリストに存在しない場合は当該キーワ
ードリストに当該キーワードを追加し、前記取り込まれ
たキーワードが前記キーワードリストに存在する場合は
追加を行わない追加制御手段とを具備することを特徴と
する。

【００１２】上記目的を達成するため、請求項３の発明
は、前記請求項１または２記載の文書情報管理装置にお
いて、前記入力手段により少なくともひとつの第１のキ
ーワードと第２のキーワードが指定入力された場合に、
前記データベース或いは前記キーワードリストに存在す
る前記第１のキーワードを前記第２のキーワードに統合
する統合手段を具備することを特徴とする。

【００１３】上記目的を達成するため、請求項４の発明
は、前記請求項１、２または３記載の文書情報管理装置
において、前記入力手段により新規にキーワードを入力
すること及び前記キーワードリストからキーワードを選
択入力することの両方を併用することが可能であること
を特徴とする。

【００１４】上記目的を達成するため、請求項５の発明
は、前記請求項１、２、３または４記載の文書情報管理
装置において、前記キーワードリストは、辞書順、選択
頻度順、選択日付順等に従って並べ替えて表示すること
が可能であることを特徴とする。

【００１５】上記目的を達成するため、請求項６の発明
は、入力された文書情報を記憶手段に記憶する記憶ステ
ップと、文書情報に関連付けたキーワードを入力手段に
より入力する入力ステップと、前記記憶手段に記憶され
た文書情報とキーワードとの関連をデータベースに格納
する格納ステップと、該データベースを参照して前記記
憶手段から文書情報を検索する検索ステップとを有する
文書情報管理方法において、前記入力手段により入力さ
れたキーワードが前記入力手段により入力されたキーワ
ードの集合からなると共に選択手段によりキーワードの
選択が可能なキーワードリストに存在しない場合は当該
キーワードリストに当該キーワードを追加し、前記入力
されたキーワードが前記キーワードリストに存在する場
合は追加を行わない追加制御ステップを有することを特
徴とする。

【００１６】上記目的を達成するため、請求項７の発明
は、前記請求項６記載の文書情報管理方法において、他
の文書情報管理装置からキーワードを取り込み手段によ
り取り込む取り込みステップと、取り込まれたキーワー
ドが前記キーワードリストに存在しない場合は当該キー
ワードリストに当該キーワードを追加し、前記取り込ま
れたキーワードが前記キーワードリストに存在する場合
は追加を行わない追加制御ステップとを有することを特
徴とする。

【００１７】上記目的を達成するため、請求項８の発明
は、前記請求項６または７記載の文書情報管理方法にお
いて、前記入力手段により少なくともひとつの第１のキ
ーワードと第２のキーワードが指定入力された場合に、
前記データベース或いは前記キーワードリストに存在す
る前記第１のキーワードを前記第２のキーワードに統合
する統合ステップを有することを特徴とする。

【００１８】上記目的を達成するため、請求項９の発明
は、前記請求項６、７または８記載の文書情報管理方法
において、前記入力手段により新規にキーワードを入力
すること及び前記キーワードリストからキーワードを選
択入力することの両方を併用することが可能であること
を特徴とする。

【００１９】上記目的を達成するため、請求項１０の発
明は、前記請求項６、７、８または９記載の文書情報管
理方法において、前記キーワードリストは、辞書順、選
択頻度順、選択日付順等に従って並べ替えて表示するこ
とが可能であることを特徴とする。

【００２０】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態を図面
を参照して説明する。

【００２１】先ず、第１の実施の形態に係る文書情報管
理装置の構成を図１に基づき説明する。文書情報管理装
置（system−Ａ）１１は、ＣＰＵ１と、キーボード（Ｋ
eyboard）２と、ディスプレイ（Ｄisplay）３と、スキ
ャナ（Ｓcanner）４と、ネットワークインタフェース
（Ｎetwork Ｉnterface）５と、キーワードリスト（ｋe
yword ｌist）７、ドキュメントファイル（ｄocument
ｆile）８、データベースファイル（ｄatabase ｆile）
９を有するハードディスク６と、バス１０とを備える構
成となっている。

【００２２】また、文書情報管理装置（system−Ａ）１
１には、ネットワークインタフェース５及びネットワー
クライン１２を介して、文書情報管理装置（system−
Ａ）１１と同様構成を有する文書情報管理装置（system
−Ｂ）１３が接続されている。図中符号１４は文書情報
管理装置（system−Ｂ）１３のドキュメントファイルで
ある。文書情報管理装置（system−Ａ）１１と文書情報
管理装置（system−Ｂ）１３との接続には、例えば、一
般にＬＡＮ（Ｌocal Ａrea Ｎetwork）などと称せられ
る公知の接続手段が用いられている。

【００２３】文書情報管理装置（system−Ａ）１１の各
部の構成を説明すると、ＣＰＵ１は、後述する図２乃至
図７のフローチャートで示されるような制御プログラム
に従って各部の制御を行う。キーボード２は、各種キー
を備えており、キーワード等の入力に用いる。ディスプ
レイ３は、ＣＰＵ１の制御に基づきキーワードリスト、
レコードの一覧、レコードが示す文書、メッセージ等を
表示する。スキャナ４は、ＣＣＤ（電荷結合素子）等の
光電変換素子を備えた文書入力手段であり、原稿画像の
スキャンを行う。

【００２４】ネットワークインタフェース５は、ネット
ワークライン１２を介して文書情報管理装置（system−
Ｂ）１３と接続されており、文書情報管理装置（system
−Ｂ）１３内に存在する文書ファイルをネットワークラ
イン１２を介して文書情報管理装置（system−Ａ）１１
に取り込む。即ち、ネットワークインタフェース５及び
ネットワークライン１２は、文書を取り込む手段である
と共に、キーワード取り込み手段を構成している。

【００２５】ハードディスク６のキーワードリスト７に
は、ＣＰＵ１の制御に基づきキーワード（例えばkeywor
d-１、keyword-２、・・・keyword-９）の書き込み／削
除が行われる。ハードディスク５のドキュメントファイ
ル８には、ＣＰＵ１の制御に基づき文書情報管理装置
（system−Ｂ）１３から受信したドキュメントファイル
１４等が書き込まれる。ハードディスク５のデータベー
スファイル９は、記憶した画像情報であるところのドキ
ュメントファイルのハードディスク５上における位置と
キーボード２から入力されたキーワードとの関係を示す
表であり、ＣＰＵ１の制御に基づき新規なレコードの書
き込みや、キーワードの書き換えが行われる。

【００２６】尚、文書情報管理装置（system−Ｂ）１３
の各部の構成は、上述した文書情報管理装置（system−
Ａ）１１の各部の構成と同様であるため説明は省略す
る。

【００２７】次に、上記の如く構成してなる文書情報管
理装置（system−Ａ）１１における文書情報の記録動
作、検索動作、文書取り込み動作、キーワード統合動作
の各々について、図２乃至図７のフローチャートに基づ
き説明する。

【００２８】［記録動作］（図２、図３） 使用者は文書原稿の記録に際して、文書情報管理装置
（system−Ａ）１１のスキャナ４により文書原稿の画像
データを入力することにより原稿画像をスキャンする
（ｓｔｅｐ１）。スキャナ４による原稿画像のスキャン
に伴い、ＣＰＵ１は電気信号化された画像情報を含んだ
文書ファイルを、当該ＣＰＵ１にバス１０を介して接続
されている記憶手段であるところのハードディスク６へ
書き込む（ｓｔｅｐ２）。次に、ＣＰＵ１はディスプレ
イ３に、キーワードリスト７から既存のキーワードを選
択して入力するか、或いは新規のキーワードをキーボー
ド２から入力するかを使用者に問うメッセージを表示す
る。

【００２９】使用者はディスプレイ３に表示されたメッ
セージを目視し、既存のキーワードを選択するか新規キ
ーワードを入力するかをキーボード２を用いて応答する
（ｓｔｅｐ３）。新規のキーワードを入力することを選
択した場合は、記録した文書に関連するキーワードをキ
ーボード２から入力する（ｓｔｅｐ４）。これに伴い、
ＣＰＵ１はキーボード２から入力されたキーワードがキ
ーワードリスト７内に既に存在するものであるか否かを
判定する（ｓｔｅｐ５）。

【００３０】上記ｓｔｅｐ５において、キーボード２か
ら入力されたキーワードがキーワードリスト７内に存在
しないキーワードであった場合は、入力されたキーワー
ドをキーワードリスト７に書き込む（ｓｔｅｐ６）。他
方、キーボード２から入力されたキーワードがキーワー
ドリスト７内に既に存在するキーワードであった場合
は、キーワードリスト７には何も変更を加えない。

【００３１】上記ｓｔｅｐ３において、キーワードリス
ト７から既存のキーワードを選択して入力することを選
択した場合は、ＣＰＵ１はキーワードリスト７をディス
プレイ３に表示する（ｓｔｅｐ７）。使用者はディスプ
レイ３に表示されたキーワードリスト７を目視し、その
中から記録した文書に関連するキーワードをキーボード
２を使用して選択する（ｓｔｅｐ８）。尚、当該選択操
作に使用する入力手段はキーボード２に限定されるもの
ではなく、例えばマウス等の公知のポインティングデバ
イスを使用してもよい。

【００３２】上記入力されたキーワード或いはキーワー
ドリスト７から選択されたキーワードは文書ファイルの
内部に書き込まれる（ｓｔｅｐ９）。次に、ＣＰＵ１は
ディスプレイ３に、キーワードの入力作業を終了するか
否かを使用者に問うメッセージを表示する。使用者はデ
ィスプレイ３に表示されたメッセージを目視し、キーワ
ード入力作業を終了するか否かをキーボード２を用いて
応答する（ｓｔｅｐ１０）。

【００３３】使用者が更に次のキーワードを入力するこ
とを選択した場合は、上記ｓｔｅｐ３へ移行する。他
方、使用者がキーワードの入力作業を終了することをキ
ーボード２を介してＣＰＵ１へ指示した場合は、ＣＰＵ
１は入力した文書についてのレコードをデータベースフ
ァイル９に追加する（ｓｔｅｐ１１）。ここで、追加さ
れるレコードは、図１に示す如く、上記文書ファイルの
ハードディスク６上における位置情報と、新規に与えら
れた或いは選択入力された全てのキーワードからなるレ
コードである。

【００３４】上述したＣＰＵ１による制御は、ハードデ
ィスク６上に格納されたプログラムがメモリ（図示略）
へ転送され、ＣＰＵ１がメモリからプログラムを逐次読
み出し・実行することによって行われる。

【００３５】［検索動作］（図４） 検索においては、ＣＰＵ１はハードディスク６上のキー
ワードリスト７をディスプレイ３に表示する（ｓｔｅｐ
２１）。使用者はディスプレイ３に表示されたキーワー
ドリストを目視し、その中から探そうとする文書に関連
するキーワードを選択する（ｓｔｅｐ２２）。ＣＰＵ１
は使用者により選択されたキーワードを含むレコードを
データベースファイル９から抽出する（ｓｔｅｐ２
３）。尚、当該抽出動作の際に実行されたプログラムは
上述した如くハードディスク６から読み出されたもので
あるが、そのプログラム及びＣＰＵ１が検索手段を構成
している。

【００３６】ここで、使用者が選択するキーワードは複
数であってもよく、また複数のキーワードについてその
全てがキーワードとして与えられている文書を検索す
る、或いはその何れかが与えられている文書を検索す
る、等の指定及びそのような複合検索制御が上記プログ
ラムに備えられていてもよい。

【００３７】データベースファイル９からのレコードの
抽出後、ＣＰＵ１は抽出したレコードの一覧をディスプ
レイ３に表示する（ｓｔｅｐ２４）。例えば、図１にお
いてkeyword-１が“販売”を意味し、keyword-８が“資
材”を意味し、keyword-９が“議事録”を意味している
と仮定した場合、使用者がkeyword-９の“議事録”を選
択して検索を行うと、ディスプレイ３にはkeyword-９を
含む２つの文書のレコードが下記の如く表示される。

【００３８】 検索文書−１ キーワード： 販売、 議事録 検索文書−２ キーワード： 資材、 議事録 使用者はディスプレイ３に上記の如く表示されたレコー
ドの中から所望するレコードを選択する（ｓｔｅｐ２
５）。例えば、上述した２つのレコードをディスプレイ
３で目視して検索文書−２をキーボード２の操作によっ
て選択すると、ＣＰＵ１はkeyword-８及びkeyword-９が
付いたレコード内のファイル位置情報、即ち、ハードデ
ィスク６上で図１におけるposition-４で示される位置
に格納されているファイルを読み出し、当該ファイルに
含まれる画像データをディスプレイ３に表示する（ｓｔ
ｅｐ２６）。これにより、使用者は所望する画像を閲覧
することができる。

【００３９】［文書取り込み動作］（図５、図６） 文書取り込み動作では、上記構成で説明した如く、文書
情報管理装置（system−Ａ）１１にネットワークライン
１２及びネットワークインタフェース５を介して接続さ
れた文書情報管理装置（system−Ｂ）１３内に存在する
文書ファイルを文書情報管理装置（system−Ａ）１１に
取り込むという動作が行われる。ここでは文書情報とそ
の文書に与えられたキーワードが同一のファイルに格納
される形態を想定する。即ち、ネットワークインタフェ
ース５及びネットワークライン１２は、上述した如く、
文書を取り込む手段であると共に、キーワード取り込み
手段を構成している。

【００４０】文書情報管理装置（system−Ａ）１１のＣ
ＰＵ１は文書情報管理装置（system−Ｂ）１３から文書
ファイル（ドキュメントファイル）１４をネットワーク
ライン１２及びネットワークインタフェース５を介して
受信すると（ｓｔｅｐ３１）、先ず受信した文書ファイ
ル１４をハードディスク６へ書き込む（ｓｔｅｐ３
２）。次に、ハードディスク６へ書き込んだ文書ファイ
ルに含まれているキーワードを１つ読み出し（ｓｔｅｐ
３３）、当該キーワードがキーワードリスト７内に既に
存在するか否かを判定する（ｓｔｅｐ３４）。

【００４１】上記ｓｔｅｐ３４において、読み出したキ
ーワードがそれまでキーワードリスト７内に存在してい
なかったキーワードであった場合は、当該キーワードを
キーワードリスト７に追加するが（ｓｔｅｐ３５）、当
該キーワードがキーワードリスト７内に既に存在してい
た場合は、何も変更は加えない。次に、ＣＰＵ１は読み
出したキーワードが取り込みを行った文書ファイル中の
最後のキーワードであるか否かを判定する（ｓｔｅｐ３
６）。

【００４２】上記ｓｔｅｐ３６において、読み出したキ
ーワードが取り込みを行った文書ファイル中の最後のキ
ーワードでない場合は、上記ｓｔｅｐ３３へ戻り、次の
キーワードに対して同様な処理を行う。他方、読み出し
たキーワードが取り込みを行った文書ファイル中の最後
のキーワードである場合は、取り込みを行った文書につ
いてのレコードをデータベースファイル９に追加する
（ｓｔｅｐ３７）。ここで、追加されるレコードは、図
１に示す如く、取り込みを行った文書ファイルのハード
ディスク６上における位置情報と、文書ファイルに含ま
れていた全てのキーワードからなるレコードである。

【００４３】尚、上記文書取り込み動作では、文書情報
とその文書に与えられたキーワードが同一のファイルに
格納されている形態を想定しているが、必ずしも同一フ
ァイルである必要はなく、先ず文書ファイルを取り込
み、次いでキーワードを取り込むといった形態であって
もよい。

【００４４】更に、上記文書取り込み動作では、ＬＡＮ
等のネットワークからキーワード及び文書情報を取り込
む場合について記述したが、例えば光磁気ディスク等の
ディスク媒体を用いてもよいし、また、文書と共にキー
ワードを取り込む手段については、スキャナにバーコー
ドやマークシート読み取り機能を持たせたり或いはスキ
ャンした画像情報から公知の文字認識処理等によって、
キーワードを取り出すものであってもよい。それらの場
合でも、バーコード、マークシート、文字認識等に基づ
いて発生するキーワードについて、キーワードリスト７
を更新する処理が行われる。

【００４５】［キーワード統合動作］（図７） 上述した如く他の文書情報管理装置から当該文書情報管
理装置へ文書を取り込んだ場合は、同じ意味を持つキー
ワードが別の表現で文書ファイル内に書き込まれている
可能性がある。例えば図１における文書情報管理装置
（system−Ａ）１１の使用者は議事録文書に対して常に
“議事録”というキーワードを与えているが、文書情報
管理装置（system−Ｂ）１３の使用者は議事録文書に対
して“会議メモ”という表現を使用していたということ
が起こり得る。

【００４６】従って、検索時にはキーワードリスト７に
“議事録”と“会議メモ”という似かよった２つのキー
ワードが含まれることとなり、使用者はキーワードの選
択に窮する。そこで、キーワード統合動作により、上記
のような似かよったキーワードを指定し統合する処理が
必要となる。

【００４７】先ず、ＣＰＵ１はキーワードリスト７をデ
ィスプレイ３に表示する（ｓｔｅｐ４１）。使用者はデ
ィスプレイ３に表示されたキーワードリスト７から統合
元キーワードと統合先キーワードとをキーボード２を用
いて指定する（ｓｔｅｐ４２）。例えば、統合元キーワ
ードとして図１のkeyword-１を、また統合先キーワード
としてkeyword-３を指定する。

【００４８】次に、ＣＰＵ１はデータベースファイル９
中の全てのレコードについて、keyword-１をkeyword-３
に書き換える（ｓｔｅｐ４３）。これにより、図１のデ
ータベースファイル９のうちposition-１及びposition-
３に位置する文書ファイルのキーワードが書き換えら
れ、それらのレコードは下記のようになる。

【００４９】 position-１ keyword-３、 keyword-５ position-３ keyword-３、 keyword-９ 次に、ＣＰＵ１はデータベースファイル９中の文書ファ
イルの位置情報を参照しながら、全ての文書ファイル中
のkeyword-１をkeyword-３に書き換える（ｓｔｅｐ４
４）。最後にキーワードリスト７に含まれているkeywor
d-１を削除する（ｓｔｅｐ４５）。

【００５０】上記キーワード統合動作の際に実行された
プログラムは上述した如くハードディスク６から読み出
されたものであるが、当該プログラム及びＣＰＵ１が統
合手段を構成している。

【００５１】上記キーワード統合処理により、例えば上
述した例における“会議メモ”というキーワードは文書
情報管理装置（system−Ａ）１１から取り除かれ、以降
は検索時のキーワード選択の際に“会議メモ”か“議事
録”の何れを選択してよいか判断できないという事態に
は至らなくなる。

【００５２】上述したように、本実施の形態によれば、
文書情報管理装置は、キーボード２により入力されたキ
ーワードの集合からなるキーワードリスト７と、キーボ
ード２により入力されたキーワードがキーワードリスト
７に存在しない場合はキーワードリスト７に当該キーワ
ードを追加し、入力されたキーワードがキーワードリス
ト７に存在する場合は追加を行わないＣＰＵ１とを具備
しているため、文書情報管理装置において、記録した原
稿に関連するキーワードを入力する際、既に使用されて
いるキーワードを選択入力することが可能となり、同じ
ような意味を持つ別のキーワードを付加しなくとも済
む。これにより、例えば一旦“議事録”というキーワー
ドを使用すると、次の議事録文書の記録時にも“議事
録”というキーワードを選択して入力することが可能と
なるので、後の検索時に、例えば“議事録”というキー
ワードを入力すべきか“会議メモ”というキーワードを
入力すべきか困惑する状況を回避することができる。

【００５３】また、本実施の形態によれば、キーワード
リスト７からキーワードを選択することが可能となるた
め、従来の如くキーボードでキーワードを１文字１文字
入力する手間と比較し、簡易な操作でキーワードを付与
することが可能となる。

【００５４】また、本実施の形態によれば、従来の如く
キーボードでキーワードを１文字１文字入力した場合は
入力ミスが発生しやすいが、本実施の形態ではキーワー
ドの選択入力が可能となるため、従来の如くキーワード
を付加する際に入力ミスが発生したことに伴い二度と検
索できなくなるといった事態を回避することができる。

【００５５】また、本実施の形態によれば、検索時にお
いては、当該文書情報管理装置において使用されている
キーワードリストからの選択入力が可能となるので、使
用者はキーワードリストを見て所望する文書に関連する
キーワードを選択するという、使用者の記憶に頼らない
検索が可能となる。例えば初めて文書情報管理装置を操
作する使用者であっても、キーワードリストからキーワ
ードを選択するという容易な作業により、所望の文書を
検索することが可能となる。

【００５６】また、本実施の形態によれば、他の文書情
報管理装置から文書に伴ってキーワードを取り込む際に
も、その文書に付加されているキーワードについてキー
ワードリストの更新処理を行うため、他の文書情報管理
装置から取り込んだ文書であっても、上記と同様に検索
を行うことができる。

【００５７】また、本実施の形態によれば、キーワード
統合動作を実行するプログラム及びＣＰＵ１からなるキ
ーワード統合手段を設けているため、例えば上述した如
く他の文書情報管理装置からキーワードを取り込むこと
によって似たような意味を持つキーワードが使用される
ことになっても、それを１つに統合することが可能であ
るため、似たような意味あいのキーワードが複数存在し
続けることよって検索が困難になることも回避すること
ができる。

【００５８】尚、本実施の形態では、キーボード２から
新規にキーワードを入力するか、或いはキーワードリス
ト７から選択入力するかの２通りの場合を例に上げて説
明したが、この２つを併用しても構わない。例えばキー
ワードリスト７に“議事録”というキーワードが含まれ
ていた場合、先ずキーワードリスト７から“議事録”を
選択し、その後ろに例えば“１９９５年”等とキーボー
ド２から入力し、これらを合わせて“議事録１９９５
年”というキーワードにすることも可能である。その場
合は、検索時にキーワードリスト７から“議事録”を選
択し、その後ろに周知のワイルドカード記号、例えば
“＊”を付加し、“議事録＊”という周知のワイルドカ
ード検索を行うことにより、所望の文書に到達すること
が可能となる。

【００５９】また、本実施の形態では、キーワードリス
ト７のディスプレイ３に対する表示に際して、辞書順、
選択頻度順、選択日付順等に従って並べ替えて表示する
ようにしても構わない。これにより、使用者はキーワー
ドリストにおけるキーワードの選択を容易に行うことが
できる。

【００６０】尚、本発明は、複数の機器から構成される
システムに適用しても、１つの機器からなる装置に適用
してもよい。前述した実施形態の機能を実現するソフト
ウエアのプログラムコードを記憶した記憶媒体を、シス
テム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコ
ンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記憶媒体に格納
されたプログラムコードを読み出し実行することによっ
ても、達成されることは言うまでもない。

【００６１】この場合、記憶媒体から読み出されたプロ
グラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現する
ことになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体
は本発明を構成することになる。

【００６２】プログラムコードを供給するための記憶媒
体としては、例えば、フロッピディスク、ハードディス
ク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ
−Ｒ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭな
どを用いることができる。

【００６３】また、コンピュータが読出したプログラム
コードを実行することにより、前述した実施形態の機能
が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示
に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳなどが実
際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前
述した実施形態の機能が実現される場合も含まれること
は言うまでもない。

【００６４】更に、記憶媒体から読出されたプログラム
コードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードや
コンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメ
モリに書込まれた後、そのプログラムコードの指示に基
づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わる
ＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行い、その
処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合
も含まれることは言うまでもない。

【００６５】

【発明の効果】以上説明したように、請求項１の発明に
よれば、入力された文書情報を記憶する記憶手段と、文
書情報に関連付けたキーワードを入力する入力手段と、
前記記憶手段に記憶された文書情報とキーワードとの関
連を格納するデータベースと、該データベースを参照し
て前記記憶手段から文書情報を検索する検索手段とを備
えた文書情報管理装置において、前記入力手段により入
力されたキーワードの集合からなるキーワードリスト
と、該キーワードリストからキーワードを選択する選択
手段と、前記入力手段により入力されたキーワードが前
記キーワードリストに存在しない場合は当該キーワード
リストに当該キーワードを追加し、前記入力されたキー
ワードが前記キーワードリストに存在する場合は追加を
行わない追加制御手段とを具備するため、文書情報管理
装置において、記録した原稿（文書情報）に関連するキ
ーワードを入力する際、既に使用されているキーワード
を選択入力することが可能となり、同じような意味を持
つ別のキーワードを付加しなくとも済む。これにより、
例えば一旦“議事録”というキーワードを使用すると、
次の議事録文書の記録時にも“議事録”というキーワー
ドを選択して入力することが可能となるので、後の検索
時に、例えば“議事録”というキーワードを入力すべき
か“会議メモ”というキーワードを入力すべきか困惑す
る状況を回避することができる。また、検索時において
は、当該文書情報管理装置において使用されているキー
ワードリストからの選択入力が可能となるので、使用者
はキーワードリストを見て所望する文書に関連するキー
ワードを選択するという、使用者の記憶に頼らない検索
が可能となる。例えば初めて文書情報管理装置を操作す
る使用者であっても、キーワードリストからキーワード
を選択するという容易な作業により、所望の文書を検索
することが可能となる。更に、従来の如くキーボードで
キーワードを１文字１文字入力した場合は入力ミスが発
生しやすいが、本発明ではキーワードの選択入力が可能
となるため、従来の如くキーワードを付加する際に入力
ミスが発生したことに伴い二度と検索できなくなるとい
った事態を回避することができる。

【００６６】請求項２の発明によれば、前記請求項１記
載の文書情報管理装置において、他の文書情報管理装置
からキーワードを取り込む取り込み手段と、該取り込み
手段により取り込まれたキーワードが前記キーワードリ
ストに存在しない場合は当該キーワードリストに当該キ
ーワードを追加し、前記取り込まれたキーワードが前記
キーワードリストに存在する場合は追加を行わない追加
制御手段とを具備するため、他の文書情報管理装置から
文書に伴ってキーワードを取り込む際にも、その文書に
付加されているキーワードについてキーワードリストの
更新処理を行うことが可能となり、他の文書情報管理装
置から取り込んだ文書であっても検索を行うことができ
る。

【００６７】請求項３の発明によれば、前記請求項１ま
たは２記載の文書情報管理装置において、前記入力手段
により少なくともひとつの第１のキーワードと第２のキ
ーワードが指定入力された場合に、前記データベース或
いは前記キーワードリストに存在する前記第１のキーワ
ードを前記第２のキーワードに統合する統合手段を具備
するため、例えば他の文書情報管理装置からキーワード
を取り込むことによって似たような意味を持つキーワー
ドが使用されることになっても、それを１つに統合する
ことが可能となり、似たような意味あいのキーワードが
複数存在し続けることよって検索が困難になることも回
避することができる。

【００６８】請求項４の発明によれば、前記請求項１、
２または３記載の文書情報管理装置において、前記入力
手段により新規にキーワードを入力すること及び前記キ
ーワードリストからキーワードを選択入力することの両
方を併用することが可能であるため、例えばキーワード
リストに“議事録”というキーワードが含まれていた場
合、先ずキーワードリストから“議事録”を選択し、そ
の後ろに例えば“１９９５年”等と入力手段から入力
し、これらを合わせて“議事録１９９５年”というキー
ワードにすることも可能である。その場合は、検索時に
キーワードリストから“議事録”を選択し、その後ろに
周知のワイルドカード記号、例えば“＊”を付加し、
“議事録＊”という周知のワイルドカード検索を行うこ
とにより、所望の文書に到達することが可能となる。

【００６９】請求項５の発明によれば、前記請求項１、
２、３または４記載の文書情報管理装置において、前記
キーワードリストは、辞書順、選択頻度順、選択日付順
等に従って並べ替えて表示することが可能であるため、
使用者はキーワードリストにおけるキーワードの選択を
容易に行うことができる。

【００７０】請求項６の発明によれば、入力された文書
情報を記憶手段に記憶する記憶ステップと、文書情報に
関連付けたキーワードを入力手段により入力する入力ス
テップと、前記記憶手段に記憶された文書情報とキーワ
ードとの関連をデータベースに格納する格納ステップ
と、該データベースを参照して前記記憶手段から文書情
報を検索する検索ステップとを有する文書情報管理方法
において、前記入力手段により入力されたキーワードが
前記入力手段により入力されたキーワードの集合からな
ると共に選択手段によりキーワードの選択が可能なキー
ワードリストに存在しない場合は当該キーワードリスト
に当該キーワードを追加し、前記入力されたキーワード
が前記キーワードリストに存在する場合は追加を行わな
い追加制御ステップを有するため、文書情報管理装置に
おいて、記録した原稿（文書情報）に関連するキーワー
ドを入力する際、既に使用されているキーワードを選択
入力することが可能となり、同じような意味を持つ別の
キーワードを付加しなくとも済む。これにより、例えば
一旦“議事録”というキーワードを使用すると、次の議
事録文書の記録時にも“議事録”というキーワードを選
択して入力することが可能となるので、後の検索時に、
例えば“議事録”というキーワードを入力すべきか“会
議メモ”というキーワードを入力すべきか困惑する状況
を回避することができる。また、検索時においては、当
該文書情報管理装置において使用されているキーワード
リストからの選択入力が可能となるので、使用者はキー
ワードリストを見て所望する文書に関連するキーワード
を選択するという、使用者の記憶に頼らない検索が可能
となる。例えば初めて文書情報管理装置を操作する使用
者であっても、キーワードリストからキーワードを選択
するという容易な作業により、所望の文書を検索するこ
とが可能となる。更に、従来の如くキーボードでキーワ
ードを１文字１文字入力した場合は入力ミスが発生しや
すいが、本発明ではキーワードの選択入力が可能となる
ため、従来の如くキーワードを付加する際に入力ミスが
発生したことに伴い二度と検索できなくなるといった事
態を回避することができる。

【００７１】請求項７の発明によれば、前記請求項６記
載の文書情報管理方法において、他の文書情報管理装置
からキーワードを取り込み手段により取り込む取り込み
ステップと、取り込まれたキーワードが前記キーワード
リストに存在しない場合は当該キーワードリストに当該
キーワードを追加し、前記取り込まれたキーワードが前
記キーワードリストに存在する場合は追加を行わない追
加制御ステップとを有するため、他の文書情報管理装置
から文書に伴ってキーワードを取り込む際にも、その文
書に付加されているキーワードについてキーワードリス
トの更新処理を行うことが可能となり、他の文書情報管
理装置から取り込んだ文書であっても検索を行うことが
できる。

【００７２】請求項８の発明によれば、前記請求項６ま
たは７記載の文書情報管理方法において、前記入力手段
により少なくともひとつの第１のキーワードと第２のキ
ーワードが指定入力された場合に、前記データベース或
いは前記キーワードリストに存在する前記第１のキーワ
ードを前記第２のキーワードに統合する統合ステップを
有するため、例えば他の文書情報管理装置からキーワー
ドを取り込むことによって似たような意味を持つキーワ
ードが使用されることになっても、それを１つに統合す
ることが可能となり、似たような意味あいのキーワード
が複数存在し続けることよって検索が困難になることも
回避することができる。

【００７３】請求項９の発明によれば、前記請求項６、
７または８記載の文書情報管理方法において、前記入力
手段により新規にキーワードを入力すること及び前記キ
ーワードリストからキーワードを選択入力することの両
方を併用することが可能であるため、例えばキーワード
リストに“議事録”というキーワードが含まれていた場
合、先ずキーワードリストから“議事録”を選択し、そ
の後ろに例えば“１９９５年”等と入力手段から入力
し、これらを合わせて“議事録１９９５年”というキー
ワードにすることも可能である。その場合は、検索時に
キーワードリストから“議事録”を選択し、その後ろに
周知のワイルドカード記号、例えば“＊”を付加し、
“議事録＊”という周知のワイルドカード検索を行うこ
とにより、所望の文書に到達することが可能となる。

【００７４】請求項１０の発明によれば、前記請求項
６、７、８または９記載の文書情報管理方法において、
前記キーワードリストは、辞書順、選択頻度順、選択日
付順等に従って並べ替えて表示することが可能であるた
め、使用者はキーワードリストにおけるキーワードの選
択を容易に行うことができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施の形態に係る文書情報管理装置及
び当該文書情報管理装置にネットワークラインを介して
接続された他の文書情報管理装置の構成を示すブロック
図である。

【図２】本発明の実施の形態に係る文書情報管理装置に
おける記録動作を示すフローチャートである。

【図３】本発明の実施の形態に係る文書情報管理装置に
おける記録動作を示すフローチャートである。

【図４】本発明の実施の形態に係る文書情報管理装置に
おける検索動作を示すフローチャートである。

【図５】本発明の実施の形態に係る文書情報管理装置に
おける文書取り込み動作を示すフローチャートである。

【図６】本発明の実施の形態に係る文書情報管理装置に
おける文書取り込み動作を示すフローチャートである。

【図７】本発明の実施の形態に係る文書情報管理装置に
おけるキーワード統合動作を示すフローチャートであ
る。

【図８】従来例に係る文書情報管理装置の構成を示すブ
ロック図である。

【符号の説明】

１ ＣＰＵ ２ キーボード ３ ディスプレイ ４ スキャナ ５ ネットワークインタフェース ６ ハードディスク ７ キーワードリスト ８ ドキュメントファイル ９ データベースファイル １１ 文書情報管理装置 １２ ネットワークライン １３ 文書情報管理装置 １４ ドキュメントファイル

Claims (10)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 入力された文書情報を記憶する記憶手段
   と、文書情報に関連付けたキーワードを入力する入力手
   段と、前記記憶手段に記憶された文書情報とキーワード
   との関連を格納するデータベースと、該データベースを
   参照して前記記憶手段から文書情報を検索する検索手段
   とを備えた文書情報管理装置において、 前記入力手段により入力されたキーワードの集合からな
   るキーワードリストと、該キーワードリストからキーワ
   ードを選択する選択手段と、前記入力手段により入力さ
   れたキーワードが前記キーワードリストに存在しない場
   合は当該キーワードリストに当該キーワードを追加し、
   前記入力されたキーワードが前記キーワードリストに存
   在する場合は追加を行わない追加制御手段とを具備する
   ことを特徴とする文書情報管理装置。
2. 【請求項２】 前記請求項１記載の文書情報管理装置に
   おいて、他の文書情報管理装置からキーワードを取り込
   む取り込み手段と、該取り込み手段により取り込まれた
   キーワードが前記キーワードリストに存在しない場合は
   当該キーワードリストに当該キーワードを追加し、前記
   取り込まれたキーワードが前記キーワードリストに存在
   する場合は追加を行わない追加制御手段とを具備するこ
   とを特徴とする文書情報管理装置。
3. 【請求項３】 前記請求項１または２記載の文書情報管
   理装置において、前記入力手段により少なくともひとつ
   の第１のキーワードと第２のキーワードが指定入力され
   た場合に、前記データベース或いは前記キーワードリス
   トに存在する前記第１のキーワードを前記第２のキーワ
   ードに統合する統合手段を具備することを特徴とする文
   書情報管理装置。
4. 【請求項４】 前記請求項１、２または３記載の文書情
   報管理装置において、前記入力手段により新規にキーワ
   ードを入力すること及び前記キーワードリストからキー
   ワードを選択入力することの両方を併用することが可能
   であることを特徴とする文書情報管理装置。
5. 【請求項５】 前記請求項１、２、３または４記載の文
   書情報管理装置において、前記キーワードリストは、辞
   書順、選択頻度順、選択日付順等に従って並べ替えて表
   示することが可能であることを特徴とする文書情報管理
   装置。
6. 【請求項６】 入力された文書情報を記憶手段に記憶す
   る記憶ステップと、文書情報に関連付けたキーワードを
   入力手段により入力する入力ステップと、前記記憶手段
   に記憶された文書情報とキーワードとの関連をデータベ
   ースに格納する格納ステップと、該データベースを参照
   して前記記憶手段から文書情報を検索する検索ステップ
   とを有する文書情報管理方法において、 前記入力手段により入力されたキーワードが前記入力手
   段により入力されたキーワードの集合からなると共に選
   択手段によりキーワードの選択が可能なキーワードリス
   トに存在しない場合は当該キーワードリストに当該キー
   ワードを追加し、前記入力されたキーワードが前記キー
   ワードリストに存在する場合は追加を行わない追加制御
   ステップを有することを特徴とする文書情報管理方法。
7. 【請求項７】 前記請求項６記載の文書情報管理方法に
   おいて、他の文書情報管理装置からキーワードを取り込
   み手段により取り込む取り込みステップと、取り込まれ
   たキーワードが前記キーワードリストに存在しない場合
   は当該キーワードリストに当該キーワードを追加し、前
   記取り込まれたキーワードが前記キーワードリストに存
   在する場合は追加を行わない追加制御ステップとを有す
   ることを特徴とする文書情報管理方法。
8. 【請求項８】 前記請求項６または７記載の文書情報管
   理方法において、前記入力手段により少なくともひとつ
   の第１のキーワードと第２のキーワードが指定入力され
   た場合に、前記データベース或いは前記キーワードリス
   トに存在する前記第１のキーワードを前記第２のキーワ
   ードに統合する統合ステップを有することを特徴とする
   文書情報管理方法。
9. 【請求項９】 前記請求項６、７または８記載の文書情
   報管理方法において、前記入力手段により新規にキーワ
   ードを入力すること及び前記キーワードリストからキー
   ワードを選択入力することの両方を併用することが可能
   であることを特徴とする文書情報管理方法。
10. 【請求項１０】 前記請求項６、７、８または９記載の
    文書情報管理方法において、前記キーワードリストは、
    辞書順、選択頻度順、選択日付順等に従って並べ替えて
    表示することが可能であることを特徴とする文書情報管
    理方法。