JPH09138824A - ワークフローの書類回覧方法及びその管理方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】回覧中の書類に不備があるおそれのあるときで
も、キャンセルせずに一時停止して調査することによ
り、ワークフローシステム上の書類回覧を迅速かつきめ
細かに行うことが可能となる。 【解決手段】書類の回覧にポーズ（一時停止）を設定
し、そのポーズを解除することにより、ポーズ設定中に
不備の可能性のある書類の確認を行う。またポーズ設定
時に開始可能日時を入力することにより、その日時が過
ぎると自動的にポーズを解除し、回覧を再開することが
できる。さらに書類に追加または修正があった場合に
は、ポーズを設定し、回覧が完了している回覧者に対し
て、同時に追加または修正された書類を送付する。承認
結果を回収した後、前の書類と追加・変更後の書類の回
覧を再開する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、ワークフローシス
テムを用いた書類回覧方法及びその管理方法に関し、特
に書類の回覧を一時的に停止させて調査等を行う際に好
適なワークフロー書類回覧方法及びその管理方法に関す
る。

【０００２】

【従来の技術】従来より、オフィスにおける書類の回覧
業務の効率を向上させるインフラストラクチャ（情報
（処理）基盤）の一つとして、ワークフローシステムが
ある。ここでワークフローシステムとは、例えば日経コ
ンピュータ1994年5.2号（日経BP社）pp.57〜60に記載さ
れているように、複数の人がかかわる業務の流れをあら
かじめ定義しておけば、それにしたがって処理が進むシ
ステムであり、書類を電子化してネットワーク上で回覧
を行うものである。ワークフローシステムでは、回覧順
序を予めワークフローサーバに登録しておくことによ
り、その順序に沿って自動的に回覧することができる。
ワークフロー管理ソフトウェアは、定型的な基幹システ
ムと非定型的な処理である電子メール等の電子コミュニ
ケーションの中間に位置付けられ、例えばＬＡＮ等を介
して利用者、例えば社員から上司、上司から経理等に渡
って回覧する。また、書類の回覧がどこまで進んでいる
かという回覧進捗情報を表示する機能を備えている。さ
らに、いつ回覧が開始されて、いつどこの部署を通過し
たかというように、回覧に要した時間を記録する機能も
備えている。従来のワークフローシステムでは、書類の
回覧途中で書類に何らかの不備が見つかった場合、回覧
をキャンセルすることができる。ここでキャンセルと
は、任意の時点で書類の回覧を取り消すことであって、
その理由は、主として書類の不備、誤りなどの理由によ
り書類の回覧を途中で取りやめたい場合に用いている。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】前述のような従来の方
法においては、次のような問題点がある。すなわち、
回覧を開始した書類に不備や誤りがなかったか否か、自
信が持てないため、もう一度確認したいとき、回覧をキ
ャンセルする方法では、実は不備ではなかったときに同
一の書類を再度最初から回覧する必要がある。また、
不備であった場合にも、その不備が簡単な修正や資料の
追加ですむ場合には、既に回覧が完了した回覧者に同じ
様な書類を再度読ませることになる。その結果、このよ
うに安易にキャンセルする方法では、同一あるいは類似
した書類を何度も回覧することになるので、回覧者間に
混乱を招くとともに、回覧時間が余計にかかり、非効率
的である。また、回覧ルートに登録された人のうち、
ある回覧者（仮にＡとする）には予め設定された日時以
後に回覧したいというように、日時を指定してその日時
までは回覧を中断したい場合がある。このような中断処
理を、従来の方法で実現するならば、Ａの直前の回覧者
がその日時まで回覧を保留しておく必要がある。つま
り、従来の方法では、特別な運用によって対処しなけれ
ばならない。例えば、書類回覧の管理者が、特別にＡの
直前の回覧者に回覧を保留することを伝えることにな
る。しかも、Ａの直前の回覧者は、回覧再開を忘れる可
能性もあり、必ずしも安全な方法とはいえなかった。こ
のように、従来の方法では、回覧を開始した書類を回覧
者が中断して、何等かの処置をしたい場合には、それを
実現する具体的手段が非常に非効率的であり、また、回
覧に時限性を持たせたい場合には、特別に人の手を煩わ
さなければならない、という問題があった。

【０００４】本発明の第１の目的は、回覧を始めた書類
に不備や誤りの可能性があるとき、書類の回覧をキャン
セルすることなく、効率的な不備の確認並びに修正のみ
ができるワークフロー書類回覧方法及びその管理方法を
提供することにある。本発明の第２の目的は、ある回覧
者以降に対し予め設定された日時以後に回覧したい場合
にも、該当回覧者の直前担当者の特別な手助けを必要と
しないワークフロー書類回覧方法及びその管理方法を提
供することにある。本発明の第３の目的は、不備書類の
確認並びに修正中に、他の回覧者が確認並びに修正中で
あることを簡単に確認でき、かつ不備書類の確認並びに
修正に伴う作業時間の変化に対応した統計情報を活用で
きるワークフロー書類回覧方法及びその管理方法を提供
することにある。

【０００５】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するた
め、本発明のワークフロー書類回覧方法は、ワークフロ
ーシステム上で回覧されている書類に対して、書類毎の
案件管理テーブルを持ち、端末からの入力情報によりそ
のテーブルに書類の一時停止情報、一時停止命令者を記
録し、書類配送時にワークフローサーバがその情報を参
照することにより、回覧の一時停止を行なう。この際
に、一時停止を行う権限もチェックする。また、一時停
止処理時に記録した案件管理テーブルの内容を再度更新
することにより、一時停止された回覧を再開する（一時
停止の解除）。また、日時を指定し、その日時までは回
覧を中断したい場合には、上記一時停止処理の際に、一
時停止を解除してもよい日時をあらかじめ案件管理テー
ブルに入力しておく。サーバは利用者がログインする度
毎に、案件管理テーブルをチェックし、その日時が過ぎ
ている案件のテーブルを更新することにより、自動的に
回覧を再開する。さらに、書類に修正または追加があっ
た場合は、上記の方法で回覧を一時停止した後、案件管
理テーブルから回覧が既に完了している回覧者を検索し
て、同時に追加または修正した新書類を配送し、同時並
行して承認をとる。承認の結果、一時停止を解除し、新
書類で再び回覧を開始する。

【０００６】

【発明の実施の形態】本発明においては、書類回覧を自
由に一時停止可能とすることにより、不備の可能性があ
る書類は停止中に内容を確認することができる。確認の
結果、不備ではなかった場合、キャンセルしてしまう
と、同一の書類を再び初めから回覧しなければならない
が、一時停止および一時停止の解除を用いることによ
り、回覧時間が短縮され、同一の書類を回覧することに
よる混乱を最小限に抑えることができる。また、一時停
止、一時停止解除を行う権限は、ワークフローへ案件を
投入した利用者、システム管理者に限定することなく、
ワークフローシステムの運用に合わせて設定することが
できる。携わるある時期まで回覧を止めておきたい場合
にも、他の担当者に余計な負担をかけることなく、停
止、再開することができる。これにより、回覧をキャン
セルしてしまうよりも回覧時間が短縮され、また混乱を
最小限に抑えることができる。さらに、回覧を一時停止
する際に、誰が、いつ、なぜ停止したかという情報を案
件管理テーブルに格納することにより、進捗情報や統計
情報を記録・表示する際に、一時停止という事実を反映
したデータを使用できる。これにより、他の回覧者や管
理者に、業務の停滞は回覧者の怠惰のためではなく、あ
る回覧者が書類の内容を調査中であるために一時停止中
であるというように、業務の停滞理由がわかるので、き
め細かな管理が可能となる。

【０００７】

【実施例】以下、本発明の実施例を、図面により詳細に
説明する。図３は、本発明が適用されるクライアント
（端末）とサーバおよびデータベースとの関係を示す全
体ブロック図である。サーバ２０１には、回覧経路テー
ブル３００、案件管理テーブル４００、追加・修正書類
テーブル５００、および追加回覧経路テーブル６００が
接続されている。また、サーバ２０１には、バスを介し
て複数個のクライアント（端末）（Ａ〜Ｅ）２０２が接
続されている。図３において、クライアント２０２から
の入力によって、サーバ２０１は回覧経路テーブル３０
０にワークフローの回覧経路情報を格納する。回覧経路
テーブル３００に定義された回覧経路に沿って、利用者
に書類が回覧されると、利用者はクライアント（端末）
２０２から処理を行う。例えば、クライアント２０２で
照合あるいは承認等の処理を行うことにより、その結果
がサーバ２０１に送られ、サーバ２０１は案件管理テー
ブル４００を更新する。利用者が回覧書類を追加または
修正すると、追加・修正書類テーブル５００に追加・修
正のファイル情報が記録される。この場合、サーバ２０
１は追加回覧経路テーブル６００を作成し、それに従っ
て既回覧者へ新しい書類が回覧される。

【０００８】図４は、ワークフローの回覧経路を定義す
るための図３に示す回覧経路テーブルのデータ構成図で
ある。図４において、識別番号３０１は回覧経路に登録
されている利用者を識別する番号、例えば回覧される社
員の番号であり、登録ユーザ名３０２は利用者の登録ユ
ーザ名、例えば回覧される社員の氏名であり、アドレス
３０３は各登録ユーザのメールアドレス、例えば社員番
号（部屋番号）または内線番号等である。次の回覧者３
０４は、回覧順序が登録ユーザ名３０２にある登録ユー
ザの次である登録ユーザ名であり、次の回覧者がいない
場合（最終回覧者の場合）は、ＮＵＬＬが入る。回覧経
路ＩＤ３０５は、回覧経路を識別する番号である。回覧
書類の起案者は、クライアント２０２からサーバ２０１
に回覧経路テーブル３００の内容を記述して登録するこ
とにより、ここに登録された順序で回覧書類が送達され
る。

【０００９】図５は、回覧案件ごとの状態を管理するた
めの図３に示す案件管理テーブルのデータ構成図であ
る。図５において、識別番号４０１は回覧経路テーブル
３００の識別番号３０１と対応するものであり、回覧す
るユーザを識別するための番号を示すものである。書類
存在点４０２は現在書類がある地点を示す項目であり、
その値が"０"ならばその回覧者に書類はなく、"１"なら
ばその地点に書類が存在することを意味する。ポーズ発
行者４０３は、ポーズを設定した利用者を示す項目であ
り、その値が"１"ならばその利用者がポーズを設定して
いることを意味する。ここでポーズとは、一時的に書類
の回覧を止めておくことであり、一時停止と同義であ
る。なお、ポース発行者は必ずしも書類の起案者とは限
らない。開始可能日時４０４は、ポーズを設定した書類
に対して自動的にポーズを解除し、回覧を再開する日時
を利用者が指定した値であり、通常はポーズ発行者が指
示して、登録するが、権限者と予め定められた者も解除
することができる。ポーズ発行日時４０５はポーズを設
定した日時である。ポーズ終了日時４０６はポーズを解
除した日時であり、ポーズ発行日時４０５とともに書類
の回覧に関する統計情報を計算する際に用いる。コメン
ト４０７は、ポーズを設定する時に利用者が入力するポ
ーズ設定の理由や注意事項である。回覧経路ＩＤ４０８
は回覧経路を識別する番号であり、案件ＩＤ４０９は、
ある回覧経路に回覧中である案件を識別する番号であ
る。

【００１０】図６は、回覧する書類ファイルを案件ごと
に管理するための図３に示す追加・修正書類テーブルの
データ構成図である。図６において、追加・修正書類テ
ーブル５００は、書類を追加・修正して回覧する場合
に、回覧するファイル名を参照するテーブルである。案
件ＩＤ５０１は、ある回覧経路に回覧中である案件を識
別する番号であり、回覧ファイル５０２はある案件で回
覧されている書類のファイル名を示す。図６に示すよう
に、追加・修正された回覧書類のファイル名を追加・修
正された順序に１，２，３・・・と登録していく。テー
ブルがファイル名で満杯になったときには、最古のファ
イル名から消去していく。

【００１１】図７は、書類回覧中に新たに書類の追加ま
たは修正をする際に、既回覧者（既に回覧が完了してい
る回覧者）へ新しい書類を回覧する回覧経路を追加定義
する図３に示す追加回覧経路テーブルのデータ構成図で
ある。図７において、追加回覧経路テーブル６００およ
び６１０は、それぞれ追加・修正書類ができた場合に、
回覧が完了している回覧者へ同時に追加書類を送付する
ための回覧経路テーブルである。登録ユーザ名６０１は
回覧経路に登録されている利用者の登録ユーザ名であ
り、アドレス６０２は各登録ユーザのメールアドレス、
例えば住所、部屋番号、内線番号等である。次の回覧者
６０３は次の回覧者の登録ユーザ名であり、次の回覧者
がいない場合（最終回覧者の場合）は、ＮＵＬＬが入
る。テーブル６００の場合には、回覧者Ａ〜ＥのうちＢ
以外の者には修正書類を同時に回覧したので、そのとき
に不在であった残りのＢのみに回覧する。ここで、Ａは
書類発行者であるため、最初と最後に自分に書類が戻る
ように設定している。テーブル６０１の場合にも、修正
書類を未だ見ていないＣのみに回覧するため、Ａ〜Ｃ〜
Ａの順序で回覧する。

【００１２】図８は、利用者が案件を処理する際にクラ
イアントに表示させる案件名表示例を示す図である。図
８において、案件名表示例７００は、利用者が書類の表
示や送付などの案件処理を行う場合に、クライアントの
画面上に案件名を表示する例である。項番７０１は案件
名を識別する番号であり、案件名７０２は案件内容を示
す名称である。ポーズ発行者７０３はポーズを設定した
登録ユーザ名であり、備考７０４は、図５の案件管理テ
ーブル４００のコメント４０７に入力されているものを
示しており、開始可能日時７０５はポーズを設定してい
る案件がいつから再開されるかの予定を示したものであ
る。一方、表示例の上方には、複数個の機能ボタンが配
置されている。表示ボタン７１１は選択された案件の内
容を表示させるためのボタンであり、送付ボタン７１２
は案件を次の回覧者へ送付するためのボタンであり、ポ
ーズボタン７１３はポーズを設定するためのボタンであ
り、ポーズ解除ボタンはポーズを解除するためのボタン
である。追加・修正ボタン７１５は既に回覧している書
類に追加または修正を行うためのボタンであり、削除ボ
タン７１６は追加・修正をした案件について、回覧が終
了した回覧者からの承認結果により、案件を削除する場
合に用いるボタンである。終了ボタン７１７は案件名表
示および書類表示、送付、ポーズ、ポーズ解除などの処
理を終了するためのボタンである。利用者は各クライア
ント２０２から図８示す表示例の画面を参照して、ボタ
ン７１１〜７１７の１つを押下することにより、サーバ
２０１に処理の指示を与える。図８は、矢印（カーソ
ル）で示すように、表示ボタン７１１を押下することに
より、カーソルで示した項番０００１の案件『旅費伝票
１』の表示欄のランプが表示されている。

【００１３】図１，図２は、本発明の一実施例を示すワ
ークフローの書類回覧方法および管理方法の処理手順フ
ローチャートである。図１，図２のフローチャートに基
づいて、図３の各部の動作を説明する。まず、利用者が
ログインすると、サーバ２０１は図５に示す全案件の案
件管理テーブル４００の開始可能日時４０４を参照し、
ポーズ中の案件の開始可能日時と現在日時を比較する。
開始可能日時が過ぎている案件があれば、ポーズ発行者
４０３の値を"１"から"０"に更新し、ポーズ終了日時４
０６に現在の日時を入力し、ポーズ状態を解除する（ス
テップ１０１）。利用者がサーバ２０１に対してクライ
アント２０２から処理するべき回覧経路を指定すること
により、クライアント２０２は図８に示す案件名表示例
７００のように、その回覧経路にある案件を一覧表示す
る（ステップ１０２）。利用者は、案件名表示画面７０
０から処理すべき案件を選択し、さらに表示７１１,送
付７１２,ポーズ７１３,ポーズ解除７１４,追加・修正７
１５,終了７１６の処理内容ボタンのうち、どれかを押
下することにより、サーバ２０１は処理案件と処理内容
を認識する（ステップ１０３）。サーバ２０１は、押下
されたボタンから処理内容を判断し（ステップ１０４，
１０５，１０６）、その判断結果によって次の処理を実
行する。

【００１４】押下されたボタンが表示７１１であれば、
案件の書類を案件名の一覧表示の下部分に表示する。た
だし、選択した案件がポーズ中のものであれば”この案
件はポーズが設定されているため表示できません”とい
うメッセージが表示される（ステップ１０７）。その
後、再び利用者が処理案件および処理内容の指定ができ
る状態となる。押下されたボタンが送付７１２であれ
ば、まず現在の書類が存在する点である利用者の識別番
号４０１の番号（図５では４）と同じ番号を回覧経路テ
ーブル３００の識別番号３０１から検索する。検索した
行の次の回覧者３０４から、次の回覧者の登録ユーザ名
（図４ではＤ）を認識する。その登録ユーザ名（Ｅ）を
登録ユーザ名３０２から検索し、見つかればその行の識
別番号３０１の番号（図４では４）とアドレス（Ｄ@iab
s.hitachi.co.jp)を認識する。そして、そのアドレスに
対して、追加・修正書類テーブル５００の回覧ファイル
５０２にあるファイルを送付する。再び案件管理テーブ
ル４００の識別番号４０１から送付元の回覧者の登録ユ
ーザの番号（４）を検索し、その行の書類存在点４０２
の値を"１"から"０"に更新する。同様に、識別番号４０
１から次の回覧者の番号（５）を検索し、その行の書類
存在点４０２の値を"０"から"１"に更新する（ステップ
１０８）。その後は、再び利用者が処理案件および処理
内容の指定ができる状態となる。

【００１５】次に、押下されたボタンがポーズ７１３で
あれば、当該案件のポーズ発行者４０３の値がすべて"
０"となっていればポーズ中ではないので、その欄をチ
ェックすることによって、ポーズ中であるかどうかを判
断する（ステップ１０９）。ポーズ中でなければ、現在
ログインしている利用者の識別番号がある行のポーズ発
行者４０３の値を"１"にし、ポーズ発行日時４０５に現
在の日時を登録する。また、開始可能日時を設定するか
どうか、コメントを入力するか否かを問い合わせるウィ
ンドウが表示されるので、設定する場合には、利用者は
開始可能日時、コメントを入力する。コメント４０７に
は”調査中”などの、ポーズをかけている理由を他のユ
ーザに知らせるために使用する。また、実際に回覧開始
から回覧終了までに要した時間や承認処理に要する時間
を管理する場合には、ポーズ発行日時４０５やポーズ終
了日時４０６を利用して、実際はポーズを設定していた
時間を差し引いて各情報を計算することができる。開始
可能日時４０４には入力された日時が、コメント４０７
にはコメントがそれぞれ登録される（ステップ１１
０)。開始可能日時４０４が入力されてあれば、サーバ
はその開始可能日時を過ぎた時にポーズを自動解除する
（前述のステップ１０１）。その後は、再び利用者が処
理案件および処理内容の指定ができる状態となる。ポー
ズ中かどうかの判断（ステップ１０９）で、当該案件が
ポーズ中である場合には、”既にポーズされている案件
なのでポーズはかけることができません”といったメッ
セージを表示し（ステップ１１１)、再び利用者が処理
案件および処理内容の指定ができる状態となる。

【００１６】次に、押下されたボタンがポーズ解除７１
４であれば、当該案件のポーズ発行者４０３のどこか
に"１"の値があるときにはポーズ中であるので、それに
よってポーズ中かどうかを判断する（ステップ１１
２）。ポーズ中ならば、さらに現在ログインしている利
用者の登録ユーザ名が、ポーズを設定した登録ユーザ名
と同じであるか否かをチェックし、ポーズ解除する権限
があるかどうかを判断する（ステップ１１３）。そのた
めには、ポーズ発行者４０３の値が"１"となっている行
の識別番号４０１の番号を認識し、その番号と同じ番号
を回覧経路テーブル３００の識別番号３０１から検索す
る。見つかった行の登録ユーザ名３０２の登録ユーザ名
と現在ログインしているユーザ名が同じであれば、ポー
ズ解除の権限があるユーザであるといった判断をする
（ステップ１１３）。ポーズ解除の権限については、
「ポーズを設定した本人」や「システム管理者」などワ
ークフローの運用に応じて設定することができる。ポー
スを解除する権限があると判断すれば、サーバ２０１は
次のようなポーズ解除処理を行う。

【００１７】ポーズ解除処理では、まず当該案件の案件
管理テーブル４００の開始可能日時４０４に日時が入力
されてあるか否かを判断する。日時が入力されてあれ
ば、”開始可能日時が××年×月×日と設定されてあり
ますが、ポーズ解除してもよいですか”といった問合わ
せのメッセージが表示され、利用者はそれに対してＹＥ
ＳまたはＮＯを選択する。利用者の応答がＹＥＳであれ
ば、案件管理テーブル４００のポーズ発行者４０３の値
が"１"になっている行の値を"０"に、同じ行のポーズ終
了日時４０５には現在の日時を入力し、コメント４０７
を空白にする（ステップ１１４）。また、問合わせのメ
ッセージに対して、利用者の応答がＮＯであれば、再び
利用者が処理案件および処理内容の指定ができる状態へ
戻る。ポーズ解除の権限についての判断（ステップ１１
３）で、利用者にポーズ解除する権限がない場合は”ポ
ーズを設定したユーザまたはポーズする権限があるシス
テム管理者でなければポーズ解除はできません”、とい
ったメッセージを表示する（ステップ１１５）。その
後、利用者が処理案件および処理内容の指定ができる状
態へ戻る。当該案件がポーズ中かどうかの判断（ステッ
プ１１２）で、ポーズ中でない場合は、”この案件はポ
ーズが設定されていないため、ポーズ解除の処理は適切
ではありません”といったメッセージを表示し（ステッ
プ１１６）、その後、利用者が処理案件および処理内容
の指定ができる状態へ戻る。

【００１８】次に、押下されたボタンが追加・修正７１
５の場合、当該案件のポーズ発行者４０３のどこかに"
１"の値があればポーズ中であるので、それによって、
ポーズ中かどうかを判断する（ステップ１１７）。ポー
ズ中ならば、さらに現在ログインしている利用者の登録
ユーザ名が、ポーズを設定した登録ユーザ名と同じであ
るかなどをチェックし、書類を追加・修正する権限があ
るかどうかを判断する。そのためには、ポーズ発行者４
０３の値が"１"となっている行の識別番号４０１の番号
を認識し（図５の場合には１）、その番号と同じ番号を
回覧経路テーブル３００の識別番号３０１を検索する。
見つかった行の登録ユーザ名３０２の登録ユーザ名（図
４の場合にはＡ）と現在ログインしているユーザ名が同
一であれば、書類の追加・修正の権限があるユーザであ
ると判断をする（ステップ１１８）。書類の追加・修正
の権限については、ポーズ解除時と同様に「ポーズを設
定した本人」や「システム管理者」などワークフローの
運用に応じて設定することができる。

【００１９】また、利用者が書類の追加や修正をする書
類ファイルを指定することにより、追加・修正書類テー
ブル５００の回覧ファイル５０２に新しい書類が追加さ
れる（ステップ１１９）。次に、サーバ２０１は、回覧
が既に完了している回覧者に追加・修正書類を送付する
ために、追加回覧経路テーブル６００を作成する。その
ために、サーバ２０１は次のような手順で既に回覧が完
了している回覧者のアドレスを得る。例えば、登録ユー
ザ名Ａの利用者がポーズをかけている案件に追加して書
類を送りたいとする。図５に示す案件管理テーブル４０
０の例では、書類存在点４０２の値が"１"である行の識
別番号４０１の番号（図５では番号は４）を認識する。
その番号と同一の番号を回覧経路テーブル３００の識別
番号３０１から検索し、その番号が見つかった行の登録
ユーザ名３０２の登録ユーザ名（図４ではＤ）とアドレ
ス３０３のアドレス（図４ではD@iabs.hitachi.co.jp）
を認識する。登録ユーザ名Ｄの地点で回覧にポーズが設
定されており、登録ユーザ名Ｄは回覧が終了していない
ため、Ｄ以降の回覧者にはまだ追加・修正書類は送付せ
ずに、Ｄより前の回覧者に追加・修正書類を同時に送付
する。

【００２０】Ｄの一つ前の回覧者を検索するため、まず
次の回覧者３０４から登録ユーザ名Ｄを検索する。その
行の登録ユーザ名３０２とアドレス３０３から得られる
登録ユーザ名（Ｃ）およびアドレス（C@iabs.hitachi.c
o.jp）は、登録ユーザＤの一つ前の回覧者のものであ
る。さらに、Ｃの一つ前の回覧者を検索するために、次
の回覧者３０４から登録ユーザ名Ｃを検索する。その行
の登録ユーザ名３０２とアドレス３０３から得られる登
録ユーザ名（Ｂ）およびアドレス（B@iabs.hitachi.co.
jp）は、ユーザＣの一つ前の回覧者のものである。同様
にして、登録ユーザ名Ｂの一つ前の回覧者の登録ユーザ
名（Ａ）およびアドレス（A@iabs.hitachi.co.jp）もわ
かる。さらに、Ａの一つ前の回覧者を検索するため、ま
ず次の回覧者３０４から登録ユーザ名Ａを検索する。こ
こで、登録ユーザ名Ａは見つからないので、登録ユーザ
名Ａが書類をワークフローに最初に投入したことがわか
る。そのため、追加書類を送付する対象は登録ユーザ
Ｃ、ＢおよびＡであるが、書類の追加は登録ユーザ名Ａ
が行うので、結局追加書類を送付するのはＣとＢだけで
よい。そこでサーバは、登録ユーザ名Ａから登録ユーザ
名Ｂへ追加書類を送付し、追加書類について承認するか
否かの承認結果を再び登録ユーザ名Ａに戻す回覧経路で
ある追加回覧経路テーブル６００と登録ユーザ名Ａから
登録ユーザ名Ｃへ追加書類を送付し、追加書類について
承認するか否かの承認結果を再び登録ユーザ名Ａに戻す
回覧経路である追加回覧経路テーブル６１０を作成す
る。サーバは、このテーブルをもとにＢとＣに同時に追
加書類を送付し（ステップ１２０）、その後Ａは同時に
送付した全員（この例ではＢとＣ）からの追加書類につ
いての承認結果を待つ。全ての承認結果を回収した後、
回収した結果によって、Ａはポーズを設定していたＤ以
降の回覧を継続するか、案件を削除するかを選択する。

【００２１】回覧を継続する場合は、Ａがポーズ解除ボ
タン７１４を押下することにより、前述のステップ１１
２からステップ１１６の手順にしたがってポーズ解除の
処理を行う。すなわち、ポーズ中の案件であるか、ポー
ズ解除する権限があるユーザであるかをチェックする。
ポーズ解除する権限があると判断すれば、案件管理テー
ブルのポーズ発行者４０３の値が"１"になっている行の
値を"０"に、同じ行のポーズ終了日時には現在の日時を
入力し、コメント４０７を空白にする。サーバは、追加
・修正処理以前の書類と追加・修正以後の書類のファイ
ルを追加・修正書類テーブル５００にある回覧ファイル
から認識し、書類存在点の値が"１"であるユーザから書
類回覧を開始する。また、承認結果を回収した後、それ
以降の回覧を中止して案件を削除する場合は、利用者は
削除ボタン７１６を押下することにより、サーバは現在
ログインしているユーザが案件の削除を行う権限がある
かどうかをチェックし、権限があると判断すれば案件管
理テーブルの書類存在点４０２、ポーズ発行者４０３の
値をすべて"０"にし、コメント４０７を空白にする。
（ステップ１２３）。

【００２２】追加・修正ボタンを押下した場合に、当該
案件がポーズ中ではないと判断されれば（ステップ１１
７）、”ポーズを設定してから追加・修正処理を行って
下さい”、というメッセージが表示される（ステップ１
２１）。また、追加・修正ボタンを押下した場合に、ロ
グインした登録ユーザ名に追加・修正の権限がないと判
断されれば、”ポーズを設定したユーザまたは追加・修
正する権限があるシステム管理者でなければポーズ解除
はできません”、というメッセージを表示する（ステッ
プ１２２）。押下されたボタンが終了ボタン７１７であ
る場合、サーバは書類の表示、送付、ポーズ、ポーズ解
除、追加・修正および削除の処理を終了する（ステップ
１２４）。上述の実施の形態で、回覧経路にはないオブ
ザーバ（監視はするが承認などは行わない人物）がポー
ズを設定するということも考えられる。この場合には、
回覧経路テーブル３００にオブザーバを加え、登録ユー
ザ名３０２、アドレス３０３を入力し、次の回覧者３０
４の値を"ＮＵＬＬ"とする。これにより、案件管理テー
ブル４００の対応する識別番号４０１から、オブザーバ
によるポーズも識別できる。

【００２３】

【発明の効果】以上述べたように、本発明によれば、ワ
ークフローの案件管理テーブルを作成して一時停止に関
する情報を格納しておくことにより、回覧中の書類に不
備のある可能性があるときでも、回覧を一時停止して調
査することが可能となる。その結果、不備でなかった場
合には回覧を再開できるので、回覧をキャンセルした場
合より迅速かつ混乱なく回覧を終了できる。一方、不備
であった場合にも、修正した書類を既に回覧が完了した
人にパラレルに送って承認を得、しかる後に新書類で停
止中の回覧を再開することにより、迅速な回覧を実現で
きる。また、一時停止を時間情報により自動的に再開可
能にしたため、ある時期まで回覧を待って再開すること
ができる。さらに、コメント欄に回覧一時停止の理由を
明記することにより、回覧が滞留しているのは、回覧者
の怠惰によるものか、正当な理由がある原因によるもの
かが他のユーザにわかり、回覧者間の誤解や混乱を防ぐ
ことができる。さらに、進捗情報や統計情報の表示時に
一時停止に関する情報を利用できるので、きめ細かな現
状把握・管理が可能となる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例を示すワークフローの書類回
覧及び管理方法の動作フローチャートである。

【図２】図１と同じくワークフローの書類回覧及び管理
方法のフローチャートの他の一部である。

【図３】本発明が適用されるワークフローシステムのサ
ーバとクライアント、およびテーブルの関連を示すブロ
ック図である。

【図４】本発明におけるワークフローの回覧経路を格納
しておくテーブルのデータ構成図である。

【図５】本発明における書類回覧の一時停止に関する情
報を格納するテーブルのデータ構成図である。

【図６】本発明におけるワークフローで回覧される案件
毎に、回覧されているファイルの名称を格納するテーブ
ルのデータ構成図である。

【図７】本発明における書類回覧中に発生した一時的な
ワークフローの回覧経路を格納しておくテーブルのデー
タ構成図である。

【図８】本発明における回覧の一時停止や再開、または
書類回覧の進捗情報を表示するための画面を示す図であ
る。

【符号の説明】

２０１…ワークフローサーバ、２０２…ワークフローク
ライアント、３００…回覧経路テーブル、４００…案件
管理テーブル、５００…追加・修正書類テーブル、６０
０…追加回覧経路テーブル、７１１…表示ボタン、７１
２…送付ボタン、７１３…ポーズボタン、７１４…ポー
ズ解除ボタン、７１５…追加・修正ボタン、７１６…削
除ボタン、 ７１７…終了ボタン、７００…案件名表示例画面、６１
０…追加回覧経路テーブル。

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 大村 善秀 神奈川県横浜市都筑区加賀原二丁目２番 株式会社日立製作所ビジネスシステム開発 センタ内 (72)発明者 酒井 克彰 東京都大田区大森北三丁目２番16号 日立 システムエンジニアリング株式会社内

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】電子的に業務や書類回覧の流れをあらかじ
   め定義しておき、該定義に従って処理を進めるワークフ
   ローシステムにおいて、 回覧されている書類に対して、端末からの入力情報によ
   り書類の回覧を一時的に停止させ、 該書類の内容を調査した後に、該端末からの入力情報に
   より書類の回覧を再開あるいは強制終了させることを特
   徴とするワークフロー書類回覧方法。
2. 【請求項２】請求項１に記載のワークフローシステムに
   おいて、 前記一時停止された書類に対して、端末から予め入力し
   ておく回覧再開の日時の情報により、該書類の回覧を自
   動的に再開させ、 回覧を再開する際に、書類に何らかの変更があったとき
   には、一時停止前に既に回覧が完了していた回覧者に変
   更書類を自動送付し、該書類の変更に対する承認を得た
   後に、まだ回覧が済んでいない回覧者に変更書類の回覧
   を再開することを特徴とするワークフロー書類回覧方
   法。
3. 【請求項３】電子的に業務や書類回覧の流れをあらかじ
   め定義しておき、該定義に従って処理を進めるワークフ
   ローシステムにおいて、 ワークフローの書類回覧進捗情報表示時に、一時停止に
   関する情報も併せて表示し、 また書類の回覧に関する統計情報を記録及び出力する際
   には、一時停止による情報の変化に対応させ記録及び出
   力することを特徴とするワークフロー管理方法。