JPH09114894A - 電子文書承認システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 多種多様なフォーマットを有する文書作成ア
プリケーションで作成された電子文書に対する承認作業
を、電子文書を用紙上に印刷することなく、電子化され
た状態のままで承認行為を行う。 【解決手段】 パスワードチェック回路３１はパスワー
ドファイルのパスワードと入力パスワードとを比較す
る。承認履歴生成・更新回路３６はパスワードが一致し
た時に送られてくる個人名と、新規情報入力とに基づい
て承認履歴管理情報を新規に生成し、承認情報入力に基
づいて承認ファイルから読込んで分割した承認履歴管理
情報を更新する。ファイル合成回路３７は承認ファイル
または電子文書ファイルから読込まれた電子文書と、承
認イメージファイルから読込まれた承認イメージと、生
成または更新された承認履歴管理情報とを合成して承認
ファイルを作成して出力する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は電子文書承認システ
ムに関し、特にワードプロセッサ等の情報処理装置によ
って電子化された文書に対する捺印やサイン等の承認行
為を文書が電子化された状態のままで行う電子文書承認
システムに関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、この種の電子文書承認システムに
おいては、電子化された文書（以下、電子文書とする）
を文書データファイルに記憶させ、その文書データファ
イルから読出した電子文書を表示装置上に表示させて確
認を行った後に、その電子文書に対して予め承認イメー
ジファイルに格納された印章やサイン等の画像を付加す
ることで承認行為を行っている。

【０００３】すなわち、図１８に示すように、承認者が
承認装置６から文書管理データベース９を介して検索し
た電子文書８を表示装置１１上で確認し、承認装置６か
ら文書データハンドリング装置１０に承認指示を与える
と、文書データハンドリング装置１０は電子文書８と承
認者固有の承認イメージ７とを合成し、表示装置１１上
に表示する。

【０００４】これによって、電子文書８を用紙上に印刷
することなく、電子化された状態のままで承認行為を行
えるようにしている。その際、捺印やサイン等の盗用を
防止するために、個人識別情報をチェックするというセ
キュリティ対策がとられている。

【０００５】また、電子文書８と印章やサイン等の画像
とは文書データハンドリング装置１０で論理和演算また
は排他的論理和演算が行われて合成され、表示装置１１
上に表示されるようになっている。上記の技術について
は、特開平３−１４９６５１号公報に詳述されている。

【０００６】

【発明が解決しようとする課題】上述した従来の電子文
書承認システムでは、電子文書と印章やサイン等の画像
とを文書データハンドリング装置で合成して電子文書上
に承認印影を作成し、電子文書の用紙上への印刷作業の
省力化を図っている。

【０００７】しかしながら、電子文書のフォーマットが
文書データハンドリング装置で処理できるものでなけれ
ばならず、電子文書の作成に多種多様な文書作成アプリ
ケーションを用いることはできない。

【０００８】現在、文書作成アプリケーションとして
は、夫々文書フォーマットの異なる多種多様なものが市
販されており、しかも次々に新しい機能を実現すべく改
良や改版（いわゆるバージョンアップ）が行われてい
る。したがって、電子文書のフォーマットを文書データ
ハンドリング装置で処理できるものにするためには、承
認システム内で同一の文書作成アプリケーションを使用
するか、あるいは文書データハンドリング装置で処理可
能なフォーマットが得られるように文書作成アプリケー
ションを改版しなければならない。

【０００９】そこで、本発明の目的は上記の問題点を解
消し、多種多様なフォーマットを有する文書作成アプリ
ケーションで作成された電子文書に対する承認作業を、
電子文書を用紙上に印刷することなく、電子化された状
態のままで行うことができる電子文書承認システムを提
供することにある。

【００１０】

【課題を解決するための手段】本発明による電子文書承
認システムは、複数の端末装置のうちの一つが生成した
承認対象である電子文書を他の端末装置で閲覧し、当該
電子文書に承認を与えるための電子文書承認システムで
あって、前記電子文書の文書作成アプリケーション名と
前記電子文書のファイル名とを含む承認履歴管理情報を
生成する生成手段と、前記電子文書と前記承認履歴管理
情報とを合成して回覧すべき承認ファイルを作成する作
成手段と、前記承認ファイルから前記電子文書と前記承
認履歴管理情報とを分割する分割手段と、前記電子文書
の承認時に前記分割手段で分割された前記承認履歴管理
情報に承認情報を付加して更新する更新手段とを備えて
いる。

【００１１】本発明による他の電子文書承認システム
は、上記の構成のほかに、前記電子文書を格納する第１
の格納手段と、前記作成手段で作成された前記承認ファ
イルを格納する第２の格納手段と、前記第２の格納手段
から読出されて前記分割手段で分割された前記電子文書
を請求元の端末装置の記憶手段に複写する複写手段と、
前記複写手段で複写された前記電子文書と前記第１の格
納手段から読出した前記電子文書とを照合する照合手段
とを具備している。

【００１２】本発明による別の電子文書承認システム
は、上記の構成のほかに、承認者の少なくとも印章をイ
メージ情報として記憶する記憶手段と、前記記憶手段か
ら前記イメージ情報を読出して前記承認情報として出力
する手段とを具備している。

【００１３】本発明によるさらに別の電子文書承認シス
テムは、上記の構成のほかに、前記分割手段で分割され
た前記承認履歴管理情報を表示する表示手段を具備して
いる。

【００１４】本発明によるさらにまた別の電子文書承認
システムは、上記の構成において、前記端末装置が前記
電子文書を表示する時に、前記承認履歴管理情報の前記
文書作成アプリケーション名を基に起動したアプリケー
ションで前記電子文書を読出すよう構成している。

【００１５】

【発明の実施の形態】まず、本発明の作用について以下
に述べる。

【００１６】電子文書の新規作成時に、電子文書の文書
作成アプリケーション名と電子文書のファイル名とを基
に承認履歴管理情報を承認装置の承認履歴生成・更新回
路で生成し、ファイル合成回路で電子文書と承認履歴管
理情報とを合成して回覧すべき承認ファイルを作成する
とともに、電子文書の承認時に承認ファイル分割回路で
分割された承認履歴管理情報を承認履歴生成・更新回路
で更新してからファイル合成回路でその承認履歴管理情
報に承認者の印影等の承認イメージを合成する。

【００１７】これによって、照合装置や承認装置で電子
文書を表示することなく、承認作業を行うことができ
る。このとき、電子文書は単なるデータの並びとして扱
うことができるので、照合装置や承認装置で電子文書の
ファイル形式（フォーマット）を意識する必要がない。

【００１８】よって、多種多様なフォーマットを有する
文書作成アプリケーションで作成された電子文書に対す
る承認作業を、電子文書を用紙上に印刷することなく、
電子化された状態のままで行うことができる。

【００１９】また、承認作業中及び承認作業後に電子文
書の内容を参照したい場合には、電子文書複写回路によ
って電子文書を作成された状態のまま複写できるように
しているので、端末装置において文書作成アプリケーシ
ョンを立上げれば、好きな時に電子文書の内容を参照す
ることができる。

【００２０】次に、本発明の一実施例について図面を参
照して説明する。図１は本発明の一実施例のシステム構
成を示すブロック図である。図において、本発明の一実
施例による電子文書承認システムはデータ処理部１と、
ファイル部４と、端末装置５とから構成されている。
尚、端末装置５には表示装置やキーボード、及び記憶装
置等の周辺装置が備えられている。

【００２１】データ処理部１は承認対象の電子化された
文書（以下、電子文書とする）の複写とその照合とを行
う照合装置２と、承認対象の電子文書の文書名や文書作
成アプリケーション名を含む承認履歴管理情報に対して
承認イメージ（印章やサイン等のラスタイメージ情報等
の承認情報）を合成する承認処理を行う承認装置３とか
ら構成されている。

【００２２】ファイル部４は承認対象の電子文書と承認
履歴管理情報とからなる承認ファイルを蓄積する承認フ
ァイル４１と、承認対象の電子文書を蓄積する電子文書
ファイル４２と、承認イメージを蓄積する承認イメージ
ファイル４３と、予め作業者毎に設定されたログイン名
とパスワードと個人名と印章やサイン等のラスタイメー
ジ情報を保持する印章ファイル名（先頭アドレス等でも
よい）とからなるレコードを蓄積しかつログイン名で検
索可能なパスワードファイル４４とから構成されてい
る。

【００２３】図２は図１の照合装置２の構成を示すブロ
ック図である。図において、照合装置２は照合先ファイ
ル読込み回路２１と、承認ファイル読込み回路２２と、
承認ファイル分割回路２３と、照合回路２４と、承認状
況表示回路２５と、電子文書複写回路２６と、画面会話
回路２７とから構成されている。

【００２４】照合先ファイル読込み回路２１は承認ファ
イル４１から照合先ファイルの電子文書を読込んで照合
回路２４に出力する。承認ファイル読込み回路２２は承
認ファイル４１から承認ファイルを読込んで承認ファイ
ル分割回路２３に出力する。

【００２５】承認ファイル分割回路２３は承認ファイル
読込み回路２２から送られてきた承認ファイルを電子文
書と承認履歴管理情報とに分割し、電子文書を照合回路
２４及び電子文書複写回路２６に出力するとともに、承
認履歴管理情報を承認状況表示回路２５に出力する。

【００２６】照合回路２４は照合先ファイル読込み回路
２１から送られてきた電子文書と承認ファイル分割回路
２３から送られてきた電子文書とを照合し、それらの一
致不一致を示す照合結果を端末装置５に出力する。

【００２７】承認状況表示回路２５は承認ファイル分割
回路２３から送られてきた承認履歴管理情報を端末装置
５に出力して表示する。電子文書複写回路２６は承認フ
ァイル分割回路２３から送られてきた電子文書を端末装
置５に出力し、端末装置５の記憶装置（図示せず）に複
写する。

【００２８】画面会話回路２７は端末装置５から照合情
報入力や承認状況確認、及び複写情報入力等の指示情報
が入力されると、その指示情報を対応する各回路に出力
して各回路各々の処理動作を促す。

【００２９】図３は図１の承認装置３の構成を示すブロ
ック図である。図において、承認装置３はパスワードチ
ェック回路３１と、承認ファイル読込み回路３２と、承
認ファイル分割回路３３と、電子文書読込み回路３４
と、承認イメージ読込み回路３５と、承認履歴生成・更
新回路３６と、ファイル合成回路３７と、画面会話回路
３８とから構成されている。

【００３０】パスワードチェック回路３１は画面会話回
路３８を介して端末装置５から承認者のログイン名やパ
スワードが入力されると、ログイン名でパスワードファ
イル４４を検索して対応するレコードを読出す。

【００３１】パスワードチェック回路３１は読出したレ
コードのパスワードと入力されたパスワードとを比較す
る。パスワードチェック回路３１はそれらの一致が検出
されると、読出したレコードの個人名を承認履歴生成・
更新回路３６に出力するとともに、印章ファイル名を承
認イメージ読込み回路３５に出力する。

【００３２】承認ファイル読込み回路３２は承認ファイ
ル４１から承認ファイルを読込んで承認ファイル分割回
路３３に出力する。承認ファイル分割回路３３は承認フ
ァイル読込み回路３２から送られてきた承認ファイルを
電子文書と承認履歴管理情報とに分割し、電子文書をフ
ァイル合成回路３７に出力するとともに、承認履歴管理
情報を承認履歴生成・更新回路３６に出力する。

【００３３】電子文書読込み回路３４は電子文書ファイ
ル４２から電子文書を読込んでファイル合成回路３７に
出力する。承認イメージ読込み回路３５はパスワードチ
ェック回路３１から送られてきた印章ファイル名に基づ
いて承認イメージファイル４３から承認イメージを読込
んでファイル合成回路３７に出力する。

【００３４】承認履歴生成・更新回路３６は画面会話回
路３８から承認履歴管理情報の新規登録指示が送られて
きた場合、パスワードチェック回路３１から送られてき
た個人名と、画面会話回路３８から送られてきた新規情
報入力とに基づいて承認履歴管理情報を新規に生成して
ファイル合成回路３７に出力する。

【００３５】また、承認履歴生成・更新回路３６は画面
会話回路３８から承認履歴管理情報の更新指示（電子文
書の承認等による更新指示）が送られてきた場合、パス
ワードチェック回路３１から送られてきた個人名と、画
面会話回路３８から送られてきた承認情報入力とに基づ
いて承認ファイル分割回路３３から送られてきた承認履
歴管理情報を更新してファイル合成回路３７に出力す
る。

【００３６】ファイル合成回路３７は承認ファイル分割
回路３３または電子文書読込み回路３４から送られてき
た電子文書と、承認イメージ読込み回路３５から送られ
てきた承認イメージと、承認履歴生成・更新回路３６か
ら送られてきた承認履歴管理情報（新規登録の承認履歴
管理情報または更新された承認履歴管理情報）とを合成
して承認ファイルを作成し、その承認ファイルを端末装
置５及び承認ファイル４１に出力する。

【００３７】画面会話回路３８は端末装置５からパスワ
ード等の指示情報が入力されると、その指示情報を対応
する各回路に出力して各回路各々の処理動作を促す。

【００３８】図４は本発明の一実施例による承認作業の
流れを示す図である。図において、電子文書ファイル４
２の電子文書と承認イメージファイル４３の承認イメー
ジとは承認装置３で結合され、承認ファイルとして承認
ファイル４１に蓄積される。

【００３９】承認ファイル４１に蓄積された承認ファイ
ルは照合装置２で電子文書と承認履歴管理情報とに分割
され、電子文書は端末装置５に複写され、承認履歴管理
情報は承認状況表示回路２５によって承認状況として端
末装置５に表示される。また、端末装置５に複写された
電子文書は照合回路２４によって照合先の承認ファイル
内の電子文書と照合される。

【００４０】図５は図１の承認イメージファイル４３の
構成を示す図である。図において、承認イメージファイ
ル４３にはログイン名「ｎｙｏｓｉｏｋａ」と、パスワ
ード「ａｂｃｄ」と、個人名「吉岡」と、印章ファイル
名「／ｓｔａｍｐ／ｙｏｓｈｉ」とからなるレコードが
蓄積されており、各レコードはログイン名で検索可能と
なっている。

【００４１】図６は本発明の一実施例による承認履歴管
理情報の構成を示す図である。図において、承認履歴管
理情報は文書名「取り扱い説明書」と、文書作成アプリ
ケーション名「△△△」と、コメントと、承認内容「作
成」，「査閲」，「承認」と、承認者名「吉岡信也」，
「××」，「○○」と、承認日付「１９９５．３．２
０」と、承認印章（承認者の承認イメージ）とからなっ
ている。

【００４２】図７は図１の端末装置５に表示される画面
情報を示す図である。図において、端末装置５の表示画
面５ａにはＴＯＰ画面（メニュー画面）として、新規登
録ａと、承認ｂと、照合ｃと、承認状況確認ｄと、電子
文書の複写ｅと、保守ｆとが表示される。これらのうち
のいずれかを選択すると、選択された処理の詳細な処理
内容が表示される。

【００４３】図８は図７の新規登録ａのメッセージを示
す図である。図８（ａ）は新規登録ａの新規登録パスワ
ード入力ａ１のメッセージを示し、図８（ｂ）は新規登
録ａの新規情報入力ａ２のメッセージを示し、図８
（ｃ）は新規登録ａの新規登録確認ａ３のメッセージを
示している。

【００４４】新規登録パスワード入力ａ１のメッセージ
としては、「ＩＤコードとパスワードを入力してくださ
い」というメッセージと、ＩＤの入力欄と、パスワード
の入力欄とが表示される。

【００４５】新規情報入力ａ２のメッセージとしては
「文書情報の詳細を入力してください」というメッセー
ジと、ファイル名の入力欄と、作成アプリケーション名
の入力欄と、文書形式の入力欄と、文書タイトル名の入
力欄と、コメントの入力欄とが表示される。

【００４６】新規登録確認ａ３のメッセージとしては
「登録内容は以下でよろしいですか（Ｙ／Ｎ）？」とい
うメッセージと、新規情報入力ａ２によって入力された
情報を基に作成された登録内容（承認履歴管理情報）と
が表示される。

【００４７】図９は図７の承認ｂのメッセージを示す図
である。図９（ａ）は承認ｂの承認パスワード入力ｂ１
のメッセージを示し、図９（ｂ）は承認ｂの承認情報入
力ｂ２のメッセージを示し、図９（ｃ）は承認ｂの承認
登録確認ｂ３のメッセージを示している。

【００４８】承認パスワード入力ｂ１のメッセージとし
ては、「ＩＤコードとパスワードを入力してください」
というメッセージと、ＩＤの入力欄と、パスワードの入
力欄とが表示される。

【００４９】承認情報入力ｂ２のメッセージとしては
「承認情報を入力してください」というメッセージと、
ファイル名の入力欄と、承認内容の入力欄と、コメント
の入力欄とが表示される。

【００５０】承認登録確認ｂ３のメッセージとしては
「承認内容は以下でよろしいですか（Ｙ／Ｎ）？」とい
うメッセージと、承認情報入力ｂ２によって入力された
情報を基に作成された承認内容（承認履歴管理情報）と
が表示される。

【００５１】図１０は図７の照合ｃのメッセージを示す
図である。図１０（ａ）は照合ｃの照合情報入力ｃ１の
メッセージを示し、図９（ｂ）及び図９（ｃ）は照合ｃ
の照合結果ｃ２，ｂ３のメッセージを示している。

【００５２】照合情報入力ｃ１のメッセージとしては
「照合情報を入力してください」というメッセージと、
照合元ファイル名の入力欄と、照合先ファイル名の入力
欄とが表示される。

【００５３】照合結果ｃ２のメッセージとしては「照合
結果 一致しました」というメッセージが表示される。
照合結果ｃ３のメッセージとしては「照合結果 一致し
ませんでした」というメッセージが表示される。

【００５４】図１１は図７の承認状況確認ｄのメッセー
ジを示す図である。図において、承認状況確認ｄのメッ
セージとしては、「承認確認」のメッセージと、それま
での全ての承認履歴管理情報とが表示される。

【００５５】図１２は図７の電子文書の複写ｅのメッセ
ージを示す図である。図において、電子文書の複写ｅの
メッセージとしては、「複写します ファイルを指定し
てください」というメッセージと、複写元ファイル名の
入力欄と、複写先ファイル名の入力欄とが表示される。

【００５６】図１３は図７の保守ｆのメッセージを示す
図である。図１３（ａ）は保守ｆの保守パスワード入力
ｆ１のメッセージを示し、図１３（ｂ）は保守ｆの保守
選択ｆ２のメッセージを示している。

【００５７】保守パスワード入力ｆ１のメッセージとし
ては、「ＩＤコードとパスワードを入力してください」
というメッセージと、ＩＤの入力欄と、パスワードの入
力欄とが表示される。

【００５８】保守選択ｆ２のメッセージは「保守の内容
を選択してください」というメッセージと、「利用者追
加」のメッセージと、「利用者更新」のメッセージと、
「利用者削除」のメッセージとが表示される。

【００５９】図１４は本発明の一実施例による承認手順
を示すフローチャートであり、図１５は図１４の登録確
認処理の手順を示すフローチャートであり、図１６は図
１４の複写処理の手順を示すフローチャートであり、図
１７は図１４の照合処理の手順を示すフローチャートで
ある。これら図１〜図１７を用いて本発明の一実施例に
よる承認手順について説明する。

【００６０】まず、作成されたオリジナルの電子文書を
承認作業が可能な承認ファイルに変換する必要がある。
そこで、電子文書の作成者が端末装置５の表示画面５ａ
に表示されたＴＯＰ画面を参照して新規登録ａを指示す
ると（図１４ステップＳ１）、端末装置５は表示画面５
ａに新規登録パスワード入力ａ１のメッセージを表示す
る。

【００６１】作成者が新規登録パスワード入力ａ１のメ
ッセージ内のＩＤの入力欄とパスワードの入力欄とに夫
々ＩＤとパスワードとを入力すると（図１４ステップＳ
２）、承認装置３のパスワードチェック回路３１は画面
会話回路３８を介して端末装置５から入力された作成者
のログイン名（ＩＤ）でパスワードファイル４４を検索
して対応するレコードを読出す。

【００６２】パスワードチェック回路３１は読出したレ
コードのパスワードと入力されたパスワードとを比較し
（図１４ステップＳ３）、それらが一致すると、読出し
たレコードの個人名を承認履歴生成・更新回路３６に出
力するとともに、印章ファイル名を承認イメージ読込み
回路３５に出力する。

【００６３】承認イメージ読込み回路３５はパスワード
チェック回路３１から送られてきた印章ファイル名に基
づいて承認イメージファイル４３から承認イメージを読
込んでファイル合成回路３７に出力する。

【００６４】但し、パスワードチェック回路３１はそれ
らパスワードが不一致になると、その旨を端末装置５に
通知するので、端末装置５は表示画面５ａに操作不許可
を表示して処理を終了する。

【００６５】また、パスワードチェック回路３１はそれ
らパスワードが一致すると、その旨を端末装置５に通知
するので、端末装置５は表示画面５ａに新規情報入力ａ
２のメッセージを表示する。

【００６６】作成者が新規情報入力ａ２のメッセージ内
のファイル名の入力欄と作成アプリケーション名の入力
欄と文書形式の入力欄と文書タイトル名の入力欄とコメ
ントの入力欄とに夫々情報を入力すると（図１４ステッ
プＳ４）、端末装置５はそれら新規情報入力ａ２の情報
を承認装置３の画面会話回路３８に出力する。

【００６７】承認履歴生成・更新回路３６は画面会話回
路３８から承認履歴管理情報の新規登録指示と新規情報
入力ａ２の情報とが送られてくると、パスワードチェッ
ク回路３１から送られてきた個人名と、画面会話回路３
８から送られてきた新規情報入力ａ２の情報とに基づい
て承認履歴管理情報を新規に生成してファイル合成回路
３７に出力する。このとき、電子文書読込み回路３４は
電子文書ファイル４２から作成者が作成した電子文書を
読込んでファイル合成回路３７に出力する。

【００６８】ファイル合成回路３７は電子文書読込み回
路３４から送られてきた電子文書と、承認イメージ読込
み回路３５から送られてきた承認イメージと、承認履歴
生成・更新回路３６から送られてきた新規登録の承認履
歴管理情報とを合成して承認ファイルを作成し、その承
認ファイルを端末装置５及び承認ファイル４１に出力す
る（図１４ステップＳ５）。

【００６９】この後に、承認履歴生成・更新回路３６は
承認履歴管理情報を新規に生成した旨を端末装置５に通
知するので、端末装置５は表示画面５ａに新規登録確認
ａ３のメッセージを表示する。

【００７０】すなわち、端末装置５は新規情報入力ａ２
が完了し（図１５ステップＳ２１）、新規登録確認と判
断すると（図１５ステップＳ２２）、ファイル合成回路
３７から送られてきた承認ファイルを読出す（図１５ス
テップＳ２３）。

【００７１】端末装置５は読出した承認ファイルを「登
録内容は以下でよろしいですか（Ｙ／Ｎ）？」というメ
ッセージとともに表示画面５ａに表示する（図１５ステ
ップＳ２４）。作成者が新規登録確認ａ３のメッセージ
内の承認ファイルを確認して「Ｙ」を入力すると（図１
５ステップＳ２５）、端末装置５は新規登録確認を終了
する。

【００７２】以降、作成者が作成した電子文書に対する
承認作業は新規に作成された承認ファイルに対して行わ
れる。尚、作成者は承認ファイル内に合成された電子文
書を確認する場合、承認ファイル内の承認履歴管理情報
に記載した文書作成アプリケーションを起動し、その文
書作成アプリケーションで電子文書を読出してその内容
を確認する。

【００７３】承認者が上記の電子文書に対して承認作業
を行う場合、承認状況を参照したり、承認対象となる電
子文書の内容を確認して承認するかどうかの判断を行
う。この場合、承認ファイル４１に蓄積された承認ファ
イルはパスワードの入力無しで閲覧することができる。

【００７４】そこで、承認者が端末装置５の表示画面５
ａに表示されたＴＯＰ画面を参照して承認状況確認ｄを
指示すると（図１４ステップＳ１）、端末装置５は表示
画面５ａに承認状況確認ｄのメッセージを表示するとと
もに、承認状況の読出しを照合装置２の画面会話回路２
７に出力する。

【００７５】照合装置２の承認ファイル読込み回路２２
は端末装置５から承認状況の読出しが通知されると、承
認ファイル４１から全ての承認ファイルを読込んで承認
ファイル分割回路２３に出力する。

【００７６】承認ファイル分割回路２３は承認ファイル
読込み回路２２から送られてきた承認ファイルを電子文
書と承認履歴管理情報とに分割し、承認履歴管理情報を
承認状況表示回路２５に出力する。

【００７７】承認状況表示回路２５は承認ファイル分割
回路２３から送られてきた承認履歴管理情報を端末装置
５に出力して表示する。よって、それまでに承認ファイ
ル４１に蓄積された全ての承認履歴管理情報が承認状況
確認ｄのメッセージとして表示画面５ａに表示されるの
で、承認者は表示画面５ａに表示された承認履歴管理情
報によって承認状況を確認することができる（図１４ス
テップＳ９）。

【００７８】また、電子文書の内容を確認するには端末
装置５でその電子文書を作成した文書作成アプリケーシ
ョンを起動しなければならないので、電子文書を端末装
置５の記憶装置に一旦複写しなければならない。

【００７９】そこで、承認者が端末装置５の表示画面５
ａに表示されたＴＯＰ画面を参照して電子文書の複写ｅ
を指示すると（図１４ステップＳ１）、端末装置５は表
示画面５ａに電子文書の複写ｅのメッセージを表示する
（図１６ステップＳ３１）。

【００８０】承認者が電子文書の複写ｅのメッセージ内
の複写元ファイル名の入力欄と複写先ファイル名の入力
欄とに夫々入力すると、端末装置５はそれらファイル名
を照合装置２の画面会話回路２７に出力し、複写元の承
認ファイルの有無を確認する（図１６ステップＳ３
２）。

【００８１】端末装置５は複写元の承認ファイルが存在
することを確認すると（図１６ステップＳ３３）、その
旨を照合装置２の画面会話回路２７に出力する。承認フ
ァイル読込み回路２２は承認ファイル４１から複写元の
承認ファイルを読込んで承認ファイル分割回路２３に出
力する。

【００８２】承認ファイル分割回路２３は承認ファイル
読込み回路２２から送られてきた承認ファイルを電子文
書と承認履歴管理情報とに分割し（図１６ステップＳ３
４）、電子文書を電子文書複写回路２６に出力する。電
子文書複写回路２６は承認ファイル分割回路２３から送
られてきた電子文書を端末装置５に出力し、端末装置５
の記憶装置（複写先ファイル）に複写する（図１６ステ
ップＳ３５）。これによって、複写元の承認ファイルに
合成されていた電子文書を記憶装置に複写することがで
きる（図１４ステップＳ１０）。

【００８３】この場合、承認ファイル分割回路２３で複
写元の承認ファイルから分割された承認履歴管理情報は
承認状況表示回路２５に出力される。承認状況表示回路
２５は承認ファイル分割回路２３から送られてきた承認
履歴管理情報を端末装置５に出力して表示する。

【００８４】よって、複写元の承認ファイルの承認履歴
管理情報が表示画面５ａに表示されるので、承認者は表
示画面５ａに表示された承認履歴管理情報によって文書
作成アプリケーションを知ることができ、端末装置５で
その文書作成アプリケーションを起動することにより電
子文書の内容を確認することができる。

【００８５】承認者が上記の電子文書の承認を行う場
合、端末装置５の表示画面５ａに表示されたＴＯＰ画面
を参照して承認ｂを指示すると（図１４ステップＳ
１）、端末装置５は表示画面５ａに承認ｂの承認パスワ
ード入力ｂ１のメッセージを表示する。

【００８６】承認者が承認パスワード入力ｂ１のメッセ
ージ内のＩＤの入力欄とパスワードの入力欄とに夫々Ｉ
Ｄとパスワードとを入力すると（図１４ステップＳ
６）、承認装置３のパスワードチェック回路３１は画面
会話回路３８を介して端末装置５から入力された承認者
のログイン名（ＩＤ）でパスワードファイル４４を検索
して対応するレコードを読出す。

【００８７】パスワードチェック回路３１は読出したレ
コードのパスワードと入力されたパスワードとを比較し
（図１４ステップＳ７）、それらが一致すると、読出し
たレコードの個人名を承認履歴生成・更新回路３６に出
力するとともに、印章ファイル名を承認イメージ読込み
回路３５に出力する。

【００８８】承認イメージ読込み回路３５はパスワード
チェック回路３１から送られてきた印章ファイル名に基
づいて承認イメージファイル４３から承認イメージを読
込んでファイル合成回路３７に出力する。

【００８９】但し、パスワードチェック回路３１はそれ
らパスワードが不一致になると、その旨を端末装置５に
通知するので、端末装置５は表示画面５ａに操作不許可
を表示して処理を終了する。

【００９０】また、パスワードチェック回路３１はそれ
らパスワードが一致すると、その旨を端末装置５に通知
するので、端末装置５は表示画面５ａに承認情報入力ｂ
２のメッセージを表示する。

【００９１】承認者が新規情報入力ａ２のメッセージ内
のファイル名の入力欄と承認内容の入力欄とコメントの
入力欄とに夫々情報を入力すると（図１４ステップＳ
８）、端末装置５はそれら承認情報入力ｂ２の情報を承
認装置３の画面会話回路３８に出力する。

【００９２】承認履歴生成・更新回路３６は画面会話回
路３８から承認履歴管理情報の承認指示と承認情報入力
ｂ２の情報とが送られてくると、パスワードチェック回
路３１から送られてきた個人名と、画面会話回路３８か
ら送られてきた承認情報入力ｂ２の情報とに基づいて承
認履歴管理情報を更新してファイル合成回路３７に出力
する。このとき、承認ファイル読込み回路３２は承認フ
ァイル４１から指定された承認ファイルを読込んで承認
ファイル分割回路３３に出力する。

【００９３】承認ファイル分割回路３３は承認ファイル
読込み回路３２から送られてきた承認ファイルを電子文
書と承認履歴管理情報とに分割し、電子文書をファイル
合成回路３７に出力し、承認履歴管理情報を承認履歴生
成・更新回路３６に出力する。承認履歴生成・更新回路
３６では上記のようにして承認履歴管理情報の更新を行
う。

【００９４】ファイル合成回路３７は承認ファイル分割
回路３３から送られてきた電子文書と、承認イメージ読
込み回路３５から送られてきた承認イメージと、承認履
歴生成・更新回路３６から送られてきた更新後の承認履
歴管理情報とを合成して承認ファイルを作成し、その承
認ファイルを端末装置５及び承認ファイル４１に出力す
る。

【００９５】その後に、承認履歴生成・更新回路３６は
承認履歴管理情報を更新した旨を端末装置５に通知する
ので、端末装置５は表示画面５ａに承認登録確認ｂ３の
メッセージを表示する。

【００９６】すなわち、端末装置５は承認情報入力ｂ２
が完了し（図１５ステップＳ２１）、承認登録確認と判
断すると（図１５ステップＳ２２）、ファイル合成回路
３７から送られてきた承認ファイルを読出す（図１５ス
テップＳ２６）。このときの承認ファイルは承認内容で
更新されたものである。

【００９７】端末装置５は読出した承認ファイルを「登
録内容は以下でよろしいですか（Ｙ／Ｎ）？」というメ
ッセージとともに表示画面５ａに表示する（図１５ステ
ップＳ２７）。承認者が承認登録確認ｂ３のメッセージ
内の承認ファイルを確認して「Ｙ」を入力すると（図１
５ステップＳ２５）、端末装置５は承認登録確認を終了
する。

【００９８】作成者あるいは承認者が端末装置５の記憶
装置に複写された電子文書に修正が加えられたかどうか
を確認する場合、端末装置５の表示画面５ａに表示され
たＴＯＰ画面を参照して照合ｃを指示すると（図１４ス
テップＳ１）、端末装置５は表示画面５ａに照合ｃの照
合情報入力ｃ１のメッセージを表示する（図１７ステッ
プＳ４１）。

【００９９】作成者あるいは承認者が照合情報入力ｃ１
のメッセージ内の照合元ファイル名の入力欄と照合先フ
ァイル名の入力欄とに夫々入力すると、端末装置５はそ
れらファイル名を照合装置２の画面会話回路２７に出力
し、照合元・照合先の承認ファイルの有無を確認する
（図１７ステップＳ４２）。

【０１００】端末装置５は照合元・照合先の承認ファイ
ルが存在することを確認すると（図１７ステップＳ４
３）、その旨を照合装置２の画面会話回路２７に出力す
る。承認ファイル読込み回路２２は承認ファイル４１か
ら照合元の承認ファイルを読込んで承認ファイル分割回
路２３に出力する。

【０１０１】承認ファイル分割回路２３は承認ファイル
読込み回路２２から送られてきた承認ファイルを電子文
書と承認履歴管理情報とに分割し（図１７ステップＳ４
４）、電子文書を照合回路２４に出力する。照合先ファ
イル読込み回路２１は承認ファイル４１から照合先ファ
イルの電子文書を読込んで照合回路２４に出力する（図
１７ステップＳ４５）。

【０１０２】照合回路２４は照合先ファイル読込み回路
２１から送られてきた電子文書と承認ファイル分割回路
２３から送られてきた電子文書とを照合する（図１７ス
テップＳ４６）。

【０１０３】照合回路２４はそれらの一致を検出する
と、その旨を端末装置５に通知するので、端末装置５で
は照合結果ｃ２のメッセージ、つまり「照合結果 一致
しました」というメッセージを表示する（図１７ステッ
プＳ４７）。

【０１０４】照合回路２４はそれらの不一致を検出する
と、その旨を端末装置５に通知するので、端末装置５で
は照合結果ｃ３のメッセージ、つまり「照合結果 一致
しませんでした」というメッセージを表示する（図１７
ステップＳ４８）。

【０１０５】これによって、作成者あるいは承認者は端
末装置５の記憶装置に複写された電子文書に修正が加え
られたかどうかを確認することができる（図１４ステッ
プＳ１１）。

【０１０６】承認ファイル４１内の承認ファイルに対し
てはパスワードによる新規登録や承認情報の入力のみを
可能とすることで、不正な変更を行えないようにしてい
る。また、承認作業中もしくは承認作業後に行われる承
認ファイルの内容の閲覧及び複写に対しては制約を持た
せないこと、つまりパスワード入力無しに自由に行える
ようにしていることで、承認ファイルに対する取り扱い
の自由度を高めている。

【０１０７】このように、電子文書の新規作成時に、電
子文書の文書作成アプリケーション名と電子文書のファ
イル名とを基に承認履歴管理情報を承認装置３の承認履
歴生成・更新回路３６で生成し、ファイル合成回路３７
で電子文書と承認履歴管理情報とを合成して回覧すべき
承認ファイルを作成するとともに、電子文書の承認時に
承認ファイル分割回路３３で分割された承認履歴管理情
報を承認履歴生成・更新回路３６で更新してからファイ
ル合成回路３７でその承認履歴管理情報に承認イメージ
を合成することによって、照合装置２や承認装置３で電
子文書を表示することなく、承認作業を行うことができ
る。

【０１０８】このとき、電子文書は単なるデータの並び
として扱うことができるので、照合装置２や承認装置３
で電子文書のファイル形式（フォーマット）を意識する
必要がない。

【０１０９】よって、多種多様なフォーマットを有する
文書作成アプリケーションで作成された電子文書に対す
る承認作業を、電子文書を用紙上に印刷することなく、
電子化された状態のままで承認作業を行うことができ
る。

【０１１０】また、承認作業中及び承認作業後に電子文
書の内容を参照したい場合には、電子文書複写回路２６
によって電子文書を作成された状態のまま複写できるよ
うにしているので、端末装置５において文書作成アプリ
ケーションを立上げれば、好きな時に電子文書の内容を
参照することができる。

【０１１１】

【発明の効果】以上説明したように本発明によれば、複
数の端末装置のうちの一つが生成した承認対象である電
子文書を他の端末装置で閲覧し、当該電子文書に承認を
与えるための電子文書承認システムにおいて、電子文書
の文書作成アプリケーション名と電子文書のファイル名
とを含む承認履歴管理情報を生成し、電子文書と承認履
歴管理情報とを合成して回覧すべき承認ファイルを作成
するとともに、電子文書の承認時に承認ファイルから分
割された承認履歴管理情報に承認イメージを付加して更
新することによって、多種多様なフォーマットを有する
文書作成アプリケーションで作成された電子文書に対す
る承認作業を、電子文書を用紙上に印刷することなく、
電子化された状態のままで承認行為を行うことができる
という効果がある。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例のシステム構成を示すブロッ
ク図である。

【図２】図１の照合装置の構成を示すブロック図であ
る。

【図３】図１の承認装置の構成を示すブロック図であ
る。

【図４】本発明の一実施例による承認作業の流れを示す
図である。

【図５】図１の承認イメージファイルの構成を示す図で
ある。

【図６】本発明の一実施例による承認履歴管理情報の構
成を示す図である。

【図７】図１の端末装置に表示される画面情報を示す図
である。

【図８】（ａ）は図７の新規登録の新規登録パスワード
入力のメッセージを示す図、（ｂ）は図７の新規登録の
新規情報入力のメッセージを示す図、（ｃ）は図７の新
規登録の新規登録確認のメッセージを示す図である。

【図９】（ａ）は図７の承認の承認パスワード入力のメ
ッセージを示す図、（ｂ）は図７の承認の承認情報入力
のメッセージを示す図、（ｃ）は図７の承認の承認登録
確認のメッセージを示す図である。

【図１０】（ａ）は図７の照合の照合情報入力のメッセ
ージを示す図、（ｂ）及び（ｃ）は図７の照合の照合結
果のメッセージを示す図である。

【図１１】図７の承認状況確認のメッセージを示す図で
ある。

【図１２】図７の電子文書の複写のメッセージを示す図
である。

【図１３】（ａ）は図７の保守の保守パスワード入力の
メッセージを示す図、（ｂ）は図７の保守の保守選択の
メッセージを示す図である。

【図１４】本発明の一実施例による承認手順を示すフロ
ーチャートである。

【図１５】図１４の登録確認処理の手順を示すフローチ
ャートである。

【図１６】図１４の複写処理の手順を示すフローチャー
トである。

【図１７】図１４の照合処理の手順を示すフローチャー
トである。

【図１８】従来例による承認作業の流れを示す図であ
る。

【符号の説明】

１ データ処理部 ２ 照合装置 ３ 承認装置 ４ ファイル部 ５ 端末装置 ５ａ 表示画面 ２１ 照合先ファイル読込み回路 ２２，３２ 承認ファイル読込み回路 ２３，３３ 承認ファイル分割回路 ２４ 照合回路 ２５ 承認状況表示回路 ２６ 電子文書複写回路 ２７，３８ 画面会話回路 ３１ パスワードチェック回路 ３４ 電子文書読込み回路 ３５ 承認イメージ読込み回路 ３６ 承認履歴生成・更新回路 ３７ ファイル合成回路 ４１ 承認ファイル ４２ 電子文書ファイル ４３ 承認イメージファイル ４４ パスワードファイル

Claims (5)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 複数の端末装置のうちの一つが生成した
   承認対象である電子文書を他の端末装置で閲覧し、当該
   電子文書に承認を与えるための電子文書承認システムで
   あって、前記電子文書の文書作成アプリケーション名と
   前記電子文書のファイル名とを含む承認履歴管理情報を
   生成する生成手段と、前記電子文書と前記承認履歴管理
   情報とを合成して回覧すべき承認ファイルを作成する作
   成手段と、前記承認ファイルから前記電子文書と前記承
   認履歴管理情報とを分割する分割手段と、前記電子文書
   の承認時に前記分割手段で分割された前記承認履歴管理
   情報に承認情報を付加して更新する更新手段とを有する
   ことを特徴とする電子文書承認システム。
2. 【請求項２】 前記電子文書を格納する第１の格納手段
   と、前記作成手段で作成された前記承認ファイルを格納
   する第２の格納手段と、前記第２の格納手段から読出さ
   れて前記分割手段で分割された前記電子文書を請求元の
   端末装置の記憶手段に複写する複写手段と、前記複写手
   段で複写された前記電子文書と前記第１の格納手段から
   読出した前記電子文書とを照合する照合手段とを含むこ
   とを特徴とする請求項１記載の電子文書承認システム。
3. 【請求項３】 承認者の少なくとも印章をイメージ情報
   として記憶する記憶手段と、前記記憶手段から前記イメ
   ージ情報を読出して前記承認情報として出力する手段と
   を含むことを特徴とする請求項１または請求項２記載の
   電子文書承認システム。
4. 【請求項４】 前記分割手段で分割された前記承認履歴
   管理情報を表示する表示手段を含むことを特徴とする請
   求項１から請求項３のいずれか記載の電子文書承認シス
   テム。
5. 【請求項５】 前記端末装置において前記電子文書を表
   示する時に、前記承認履歴管理情報の前記文書作成アプ
   リケーション名を基に起動したアプリケーションで前記
   電子文書を読出すよう構成したことを特徴とする請求項
   １から請求項４のいずれか記載の電子文書承認システ
   ム。