JP5146479B2 - 文書管理装置、文書管理方法、文書管理プログラム - Google Patents

Description

この発明は、文書管理装置、文書管理方法および文書管理プログラムに関し、特に文書中の変更を通知する文書管理装置、その文書管理装置で実行される文書管理方法および文書管理プログラムに関する。

ファイルサーバ等を用いて文書を複数人で共有する場合、あるユーザが文書を変更した場合に、その文書が変更されたことまたは変更の内容を他のユーザに通知する必要がある。特開２００６−１７２４５３号公報には、文書に対する修正を追跡するためのコンピュータ実施方法であって、前記文書に含まれるオブジェクトに関連付けられる変更リストを作成することと、前記オブジェクトが修正されたときを判定することと、前記修正されたオブジェクトに関連付けられる情報を前記変更リスト中に記憶することと、前記オブジェクトが修正されたことをユーザに通知することと、を備えることを特徴とする方法が記載されている。

しかしながら、従来の文書に対する修正を追跡するためのコンピュータ実施方法は、文書に含まれるオブジェクトが予め定められているため、予め定められたオブジェクト単位でしかユーザに通知することができないといった問題がある。あるユーザは、オブジェクトよりも小さい範囲で変更があった場合に通知を望む場合があるし、別のユーザはオブジェクトよりも大きな範囲で変更があった場合に通知を望む場合がある。
特開２００６−１７２４５３号公報

この発明は上述した問題を解決するためになされたもので、この発明の目的の１つは、文書中でユーザに関連する部分が変更された場合のみ通知することが可能な文書管理装置を提供することである。

この発明の他の目的は、文書中でユーザに関連する部分が変更された場合のみ通知することが可能な文書管理方法を提供することである。

この発明のさらに他の目的は、文書中でユーザに関連する部分が変更された場合のみ通知することが可能な文書管理プログラムを提供することである。

この発明は上述した問題を解決するためになされたもので、この発明のある局面によれば、文書管理装置は、文書を記憶する文書記憶手段と、ユーザを識別するためのユーザ識別情報と該ユーザに割り当てられた送信先アドレスとを関連付けるアドレスデータを記憶するアドレスデータ記憶手段と、記憶された文書の指定を受け付ける指定受付手段と、外部から音声を受け付ける音声受付手段と、受け付けられた音声を文字データとして認識する音声認識手段と、受け付けられた音声に基づいてユーザを識別する音声識別手段と、音声識別手段により識別された音声が認証された発表者である第１のユーザの音声である場合に、記憶された文書のうち指定受付手段により指定された文書中で、音声認識手段により認識された文字データと一致する文字列を検索し、該検索された文字列を含む対象部分を指定部分に設定する指定部分設定手段と、指定部分設定手段により指定部分が設定された状態において、音声受付手段によって受け付けられた音声が、第１のユーザとは異なる第２のユーザの音声であると識別された場合に、該第２のユーザのユーザ識別情報と関連付けられた送信先アドレスを通知先に設定する通知先設定手段と、設定された指定部分と、設定された通知先とを関連付ける関連付手段と、記憶された文書を変更する変更手段と、変更手段により記憶された文書中で変更された変更部分の少なくとも一部が指定部分に含まれる場合、該指定部分と関連付けられた通知先に通知する通知手段と、を備える。

この局面に従えば、文書中で発表者である第１のユーザの音声を認識した文字データと一致する文字列を検索し、該検索された文字列を含む対象部分が指定部分に設定され、指定部分が設定された状態において、第２のユーザの音声が受け付けられると、第２のユーザの送信先アドレスが通知先に設定され、変更された変更部分が指定部分に含まれる場合、該指定部分と関連付けられた通知先に変更が通知される。このため、指定部分と通知先とを、二人のユーザの音声に基づいて決定することができる。その結果、文書中でユーザに関連する部分が変更された場合のみ通知することが可能な文書管理装置を提供することができる。
好ましくは、記憶された文書のうち指定受付手段により指定された文書中で第１または第２のユーザにより指定された任意の部分を指定部分として受け付ける指定部分受付手段と、第１または第２のユーザより通知先を受け付ける通知先受付手段と、をさらに備え、関連付手段は、受け付けた指定部分と、受け付けた通知先とを関連付ける。
この局面によれば、ユーザが変更されたら通知を望む部分を任意に指定することができるので、ユーザは関連のある部分を指定部分とすることができる。

好ましくは、変更手段により変更された後の文書と変更される前の文書との差分に基づいて文書中の変更された部分を変更部分として検出する変更部分検出手段をさらに備え、関連付手段は、文字数で定まる変更レベルを指定部分にさらに関連付け、通知手段は、差分に含まれる文字数が指定部分と関連付けられた変更レベルによって定まる文字数以上であることを条件に、指定部分と関連付けられた通知先に通知する。

この局面に従えば、変更レベルによって定まる文字数に満たない文書中の変更を通知しないようにすることができる。

好ましくは、記憶された文書に状態を設定する状態設定手段と、記憶された文書に新たな状態が状態設定手段により設定される場合、文書と関連付けられた通知先に状態が変更されたことを通知する状態通知手段を、さらに備える。

この局面に従えば、記憶された文書に新たな状態が設定される場合、文書と関連付けられた通知先に状態が変更されたことが通知されるので、通知先で特定されるユーザに、文書の状態が変更された時点で、文書の状態が変わったことを通知することができる。また、文書の内容が変更されるタイミングと、文書の状態が変更されるタイミングの両方をユーザに通知することができる。

この発明の他の局面によれば、文書管理方法は、文書を記憶するステップと、ユーザを識別するためのユーザ識別情報と該ユーザに割り当てられた送信先アドレスとを関連付けるアドレスデータを記憶するステップと、記憶された文書の指定を受け付ける指定受付ステップと、外部から音声を受け付ける音声受付ステップと、受け付けられた音声を文字データとして認識する音声認識ステップと、受け付けられた音声に基づいてユーザを識別する音声識別ステップと、音声識別ステップにおいて識別された音声が認証された発表者である第１のユーザの音声である場合に、記憶された文書のうち指定受付ステップにおいて指定された文書中で、音声認識ステップにおいて認識された文字データと一致する文字列を検索し、該検索された文字列を含む対象部分を指定部分に設定する指定部分設定ステップと、指定部分設定ステップにおいて指定部分が設定された状態において、音声受付ステップにおいて受け付けられた音声が、第１のユーザとは異なる第２のユーザの音声であると識別された場合に、該第２のユーザのユーザ識別情報と関連付けられた送信先アドレスを通知先に設定する通知先設定ステップと、設定された指定部分と、設定された通知先とを関連付けるステップと、記憶された文書を変更するステップと、記憶された文書中で変更された変更部分の少なくとも一部が指定部分に含まれる場合、該指定部分と関連付けられた通知先に通知するステップと、を含む。

この局面に従えば、文書中でユーザに関連する部分が変更された場合のみ通知することが可能な文書管理方法を提供することができる。
好ましくは、記憶された文書のうち指定受付ステップにおいて指定された文書中で第１または第２のユーザにより指定された任意の部分を指定部分として受け付ける指定部分受付ステップと、第１または第２のユーザより通知先を受け付ける通知先受付ステップと、をさらに含み、関連付けるステップは、受け付けた指定部分と、受け付けた通知先とを関連付けるステップを含む。

好ましくは、変更するステップにおいて変更された後の文書と変更される前の文書との差分に基づいて文書中の変更された部分を変更部分として検出するステップをさらに含み、関連付けるステップは、文字数で定まる変更レベルを指定部分にさらに関連付けるステップを含み、通知するステップは、差分に含まれる文字数が指定部分と関連付けられた変更レベルによって定まる文字数以上であることを条件に、指定部分と関連付けられた通知先に通知するステップを含む。

好ましくは、記憶された文書に状態を設定するステップと、記憶された文書に新たな状態が状態を設定するステップにおいて設定される場合、文書と関連付けられた通知先に状態が変更されたことを通知するステップとを、さらに含む。

この発明のさらに他の局面によれば、文書管理プログラムは、文書を記憶するステップと、ユーザを識別するためのユーザ識別情報と該ユーザに割り当てられた送信先アドレスとを関連付けるアドレスデータを記憶するステップと、記憶された文書の指定を受け付ける指定受付ステップと、外部から音声を受け付ける音声受付ステップと、受け付けられた音声を文字データとして認識する音声認識ステップと、受け付けられた音声に基づいてユーザを識別する音声識別ステップと、音声識別ステップにおいて識別された音声が認証された発表者である第１のユーザの音声である場合に、記憶された文書のうち指定受付ステップにおいて指定された文書中で、音声認識ステップにおいて認識された文字データと一致する文字列を検索し、該検索された文字列を含む対象部分を指定部分に設定する指定部分設定ステップと、指定部分設定ステップにおいて指定部分が設定された状態において、音声受付ステップにおいて受け付けられた音声が、第１のユーザとは異なる第２のユーザの音声であると識別された場合に、該第２のユーザのユーザ識別情報と関連付けられた送信先アドレスを通知先に設定する通知先設定ステップと、設定された指定部分と、設定された通知先とを関連付けるステップと、記憶された文書を変更するステップと、記憶された文書中で変更された変更部分の少なくとも一部が指定部分に含まれる場合、該指定部分と関連付けられた通知先に通知するステップと、をコンピュータに実行させる。

この局面に従えば、文書中でユーザに関連する部分が変更された場合のみ通知することが可能な文書管理プログラムを提供することができる。
好ましくは、記憶された文書のうち指定受付ステップにおいて指定された文書中で第１または第２のユーザにより指定された任意の部分を指定部分として受け付ける指定部分受付ステップと、第１または第２のユーザより通知先を受け付ける通知先受付ステップと、をさらにコンピュータに実行させ、関連付けるステップは、受け付けた指定部分と、受け付けた通知先とを関連付けるステップを含む。

好ましくは、変更するステップにおいて変更された後の文書と変更される前の文書との差分に基づいて文書中の変更された部分を変更部分として検出するステップをさらにコンピュータに実行させ、関連付けるステップは、文字数で定まる変更レベルを指定部分にさらに関連付けるステップを含み、通知するステップは、差分に含まれる文字数が指定部分と関連付けられた変更レベルによって定まる文字数以上であることを条件に、指定部分と関連付けられた通知先に通知するステップを含む。

好ましくは、記憶された文書に状態を設定するステップと、記憶された文書に新たな状態が状態を設定するステップにおいて設定される場合、文書と関連付けられた通知先に状態が変更されたことを通知するステップとを、さらにコンピュータに実行させる。

本発明の実施の形態の１つにおける会議システムの一例を示す図である。 ＭＦＰのハードウエア構成の一例を示すブロック図である。 ＭＦＰが備えるＣＰＵに構成される機能の概要をＨＤＤに記憶されるデータとともに示すブロック図である。 設定画面の一例を示す図である。 指定情報の一例を示す図である。 アドレス帳の一例を示す図である。 ステータステーブルの一例を示す図である。 指定情報設定処理の流れの一例を示すフローチャートである。 自動指定情報設定処理の流れの一例を示すフローチャートである。 通知処理の流れの一例を示すフローチャートである。

以下、本発明の実施の形態について図面を参照して説明する。以下の説明では同一の部品には同一の符号を付してある。それらの名称および機能も同じである。したがってそれらについての詳細な説明は繰返さない。

図１は、本発明の実施の形態の１つにおける会議システムの一例を示す図である。図１を参照して、会議システム１は、ＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉｆｕｎｃｔｉｏｎ Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）１００と、ＰＣ２００，２００Ａ〜２００Ｄと、プロジェクタ２１０と、ホワイトボード２１１と、を含む。ＭＦＰ１００と、ＰＣ２００，２００Ａ〜２００Ｄと、プロジェクタ２１０とは、ローカルエリアネットワーク（以下「ＬＡＮ」という）２に接続される。

ＭＦＰ１００は、文書管理装置の一例であり、文書管理機能に加えて、スキャナ機能、プリンタ機能、コピー機能、ファクシミリ機能等の複数の機能を備える。ＭＦＰ１００は、ＬＡＮ２を介してプロジェクタ２１０およびＰＣ２００，２００Ａ〜２００Ｄと通信可能である。なお、ＭＦＰ１００と、ＰＣ２００，２００Ａ〜２００Ｄと、プロジェクタ２１０とをＬＡＮ２で接続する例を示すが、通信が可能であれば、シリアル通信ケーブルで接続してもよいし、パラレル通信ケーブルで接続するようにしてもよい。なお、通信形態は、有線に限らず、無線であってもよい。

本実施の形態における会議システム１においては、会議の発表者が発表用の資料である文書を、ＭＦＰ１００に記憶させる。文書は、コンピュータで表示することが可能なデータであればよく、例えば、画像、文字、グラフ、またはそれらを組み合わされたデータである。

ＭＦＰ１００は、プロジェクタ２１０を制御して、プロジェクタ２１０に文書の少なくとも一部の画像を投影させることにより、ホワイトボード２１１に画像を表示させる表示制御装置として機能する。具体的には、ＭＦＰ１００は、文書の少なくとも一部を表示部分とし、表示部分の画像を表示画像としてプロジェクタ２１０に送信し、プロジェクタ２１０に表示画像を表示させる。表示画像は、プロジェクタが表示可能な画像のサイズと同じである。したがって、文書の全体が表示画像のサイズよりも大きい場合は、文書の一部が表示部分に設定され、文書の全体が表示画像のサイズ以下の場合は、文書の全部が表示部分に設定される。

なお、ＭＦＰ１００からプロジェクタ２１０に文書を送信しておき、ＭＦＰ１００からプロジェクタ２１０を遠隔操作することによって、プロジェクタに表示画像を表示させても良い。この場合においても、文書の少なくとも一部が表示部分に設定され、文書の表示部分の表示画像が表示される。ＭＦＰ１００からプロジェクタ２１０に送信される表示画像は、プロジェクタ２１０が受信および解釈可能であれば、そのフォーマットは限定されない。

プロジェクタ２１０は、液晶表示装置、レンズおよび光源を備え、ＭＦＰ１００から受信する表示画像をホワイトボード２１１の描画面に投影する。液晶表示装置は表示画像を表示し、光源から発せられる光は、液晶表示装置を透過し、レンズを介してホワイトボード２１１に照射される。プロジェクタ２１０から照射される光が、ホワイトボード２１１の描画面に照射されると、液晶表示装置に表示された表示画像を拡大した表示画像が描画面に映し出される。ここでは、ホワイトボード２１１の描画面を、プロジェクタ２１０が表示画像を投影する投影面としている。

ＰＣ２００，２００Ａ〜２００Ｄは、一般的なコンピュータであり、そのハードウエア構成および機能は周知なのでここでは説明を繰り返さない。ここでは、ＭＦＰ１００が、プロジェクタ２１０に表示させている表示画像と同じ表示画像をＰＣ２００，２００Ａ〜２００Ｄに送信する。このため、ＰＣ２００，２００Ａ〜２００Ｄそれぞれのディスプレイにおいて、ホワイトボード２１１に表示された表示画像と同じ表示画像が表示される。したがって、ＰＣ２００，２００Ａ〜２００Ｄのユーザは、ホワイトボード２１１またはＰＣ２００，２００Ａ〜２００Ｄのディスプレイのいずれかに表示された表示画像を見ながら、会議の進行を確認することができる。

また、ＰＣ２００，２００Ａ〜２００Ｄは、ＭＦＰ１００が備えるハードディスクドライブ（ＨＤＤ）１１６（図２参照）にアクセスが可能であり、ＨＤＤ１１６に記憶された文書をダウンロードし、ダウンロードされた文書の画像を表示する。

図２は、ＭＦＰのハードウエア構成の一例を示すブロック図である。図２を参照して、ＭＦＰ１００は、メイン回路１１０と、原稿を読み取るための原稿読取部２０と、原稿を原稿読取部２０に搬送するための自動原稿搬送装置１０と、原稿読取部２０が原稿を読み取って出力する静止画像を用紙等に形成するための画像形成部３０と、画像形成部３０に用紙を供給するための給紙部４０と、ユーザインターフェースとしての操作パネル１２１と、音を集音するマイクロホン１２３と、を含む。

メイン回路１１０は、ＣＰＵ１１１と、通信インターフェース（Ｉ／Ｆ）部１１２と、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）１１３と、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）１１４と、ＥＥＰＲＯＭ（Ｅｌｅｃｔｒｉｃａｌｌｙ Ｅｒａｓａｂｌｅ ａｎｄ Ｐｒｏｇｒａｍｍａｂｌｅ ＲＯＭ）１１５と、大容量記憶装置としてのハードディスクドライブ（ＨＤＤ）１１６と、ファクシミリ部１１７と、ネットワークＩ／Ｆ１１８と、メモリカード１１９Ａが装着されるカードインターフェース（Ｉ／Ｆ）１１９とを含む。ＣＰＵ１１１は、自動原稿搬送装置１０、原稿読取部２０、画像形成部３０、給紙部４０および操作パネル１２１と接続され、ＭＦＰ１００の全体を制御する。

ＲＯＭ１１３は、ＣＰＵ１１１が実行するプログラム、およびそのプログラムを実行するために必要なデータを記憶する。ＲＡＭ１１４は、ＣＰＵ１１１がプログラムを実行する際の作業領域として用いられる。

操作パネル１２１は、ＭＦＰ１００の上面に設けられ、表示部１２１Ａと操作部１２１Ｂとを含む。表示部１２１Ａは、液晶表示装置、有機ＥＬＤ（Ｅｌｅｃｔｒｏｌｕｍｉｎｅｓｃｅｎｃｅ Ｄｉｓｐｌａｙ）等の表示装置であり、ユーザに対する指示メニューや取得した表示データに関する情報等を表示する。操作部１２１Ｂは、複数のキーを備え、キーに対応するユーザの操作による各種の指示、文字、数字などのデータの入力を受け付ける。操作部１２１Ｂは、表示部１２１Ａ上に設けられたタッチパネルをさらに含む。

通信Ｉ／Ｆ部１１２は、ＭＦＰ１００を他の装置とシリアル通信ケーブルで接続するためのインターフェースである。なお、接続形態は、有線であっても無線であってもよい。

ファクシミリ部１１７は、公衆交換電話網（ＰＳＴＮ）に接続され、ＰＳＴＮにファクシミリデータを送信する、またはＰＳＴＮからファクシミリデータを受信する。ファクシミリ部１１７は、受信したファクシミリデータを、ＨＤＤ１１６に記憶する、または画像形成部３０に出力する。画像形成部３０は、ファクシミリ部１１７により受信されたファクシミリデータを用紙に印刷する。また、ファクシミリ部１１７は、ＨＤＤ１１６に記憶されたデータをファクシミリデータに変換して、ＰＳＴＮに接続されたファクシミリ装置に送信する。

ネットワークＩ／Ｆ１１８は、ＭＦＰ１００をＬＡＮ２に接続するためのインターフェースである。ＣＰＵ１１１は、ネットワークＩ／Ｆ１１８を介してＬＡＮ２に接続されたＰＣ２００，２００Ａ〜２００Ｄおよびプロジェクタ２１０と通信が可能である。また、ＣＰＵ１１１は、ＬＡＮ２がインターネットに接続されている場合、インターネットに接続されたコンピュータと通信可能である。インターネットに接続されるコンピュータには、電子メールを送受信する電子メールサーバを含む。ネットワークＩ／Ｆ１１８はＬＡＮ２に限らず、インターネット、ワイドエリアネットワーク（ＷＡＮ）、公衆交換電話網等に接続するようにしてもよい。

マイクロホン１２３は、音を集音し、集音した音をＣＰＵ１１１に出力する。ここでは、ＭＦＰ１００が会議室に設置され、マイクロホン１２３は、会議室の音を集音する。なお、ＭＦＰ１００にマイクロホン１２３を有線または無線で接続するようにして、会議室にいる発表者または参加者がマイクロホン１２３に音声を入力するようにしてもよい。この場合には、ＭＦＰ１００を会議室に設置する必要はない。

カードＩ／Ｆ１１９は、メモリカード１１９Ａが装着される。ＣＰＵ１１１は、カードＩ／Ｆ１１９を介してメモリカード１１９Ａにアクセス可能であり、メモリカード１１９Ａに記憶されたプログラムをＲＡＭ１１４にロードして実行可能である。なお、ＣＰＵ１１１が実行するプログラムは、メモリカード１１９Ａに記憶されたプログラムに限られず、他の記憶媒体に記憶されたプログラムでもよく、ＨＤＤ１１６に記憶されたプログラムであってもよく、さらに、通信Ｉ／Ｆ部１１２を介してＬＡＮ２に接続された他のコンピュータによりＨＤＤ１１６に書き込みされたプログラムであってもよい。

なお、プログラムを記憶する記憶媒体としては、メモリカード１１９Ａに限られず、光ディスク（ＭＯ（Ｍａｇｎｅｔｉｃ Ｏｐｔｉｃａｌ Ｄｉｓｃ）／ＭＤ（Ｍｉｎｉ Ｄｉｓｃ）／ＤＶＤ（Ｄｉｇｉｔａｌ Ｖｅｒｓａｔｉｌｅ Ｄｉｓｃ））、ＩＣカード、光カード、マスクＲＯＭ、ＥＰＲＯＭ（Ｅｒａｓａｂｌｅ Ｐｒｏｇｒａｍｍａｂｌｅ ＲＯＭ）、ＥＥＰＲＯＭ（Ｅｌｅｃｔｒｉｃａｌｌｙ Ｅｒａｓａｂｌｅ ａｎｄ Ｐｒｏｇｒａｍｍａｂｌｅ ＲＯＭ）などの半導体メモリでもよい。

ここでいうプログラムは、ＣＰＵ１１１が直接実行可能なプログラムだけでなく、ソースプログラム、圧縮処理されたプログラム、暗号化されたプログラム等を含む。

図３は、ＭＦＰが備えるＣＰＵに構成される機能の概要をＨＤＤに記憶されるデータとともに示すブロック図である。図３に示す機能は、ＭＦＰ１００が備えるＣＰＵ１１１が、ＲＯＭ１１３またはメモリカード１１９Ａに記憶された文書管理プログラムを実行することにより、実現される。

図３を参照して、ＣＰＵ１１１は、ユーザの操作を受け付ける操作受付部１３１と、ユーザを認証するユーザ認証部１３３と、通知先を受け付ける通知先受付部１３５と、変更レベルを受け付ける変更レベル受付部１３７と、通知先を決定する通知先決定部１３９と、文書中の指定部分と通知先とを関連付ける関連付部１４１と、音声を受け付ける音声受付部１４３と、音声を識別する音声識別部１４５と、文書を変更する変更部１５１と、文書中の変更部分を決定する変更部分決定部１５３と、変更を通知する通知部１５５と、文書の状態を設定する状態設定部１５７と、設定された状態を通知する状態通知部１５９と、を含む。

ＨＤＤ１１６には、アドレス帳１６１と、指定情報１６３と、ステータステーブル１６５と、文書１６７と、が記憶される。アドレス帳１６１は、ユーザ識別情報と通知先情報とを含む通知先レコードを含む。ユーザ識別情報は、ユーザを識別するためにそのユーザに割り当てられた名称であり、通知先情報は、そのユーザに割り当てられた電子メールアドレスである。本実施の形態においては、アドレス帳を作成するための画面を表示部１２１Ａに表示し、ユーザが操作部１２１Ｂに名称と電子メールアドレスとを入力すれば、入力された名称と電子メールアドレスとを含む通知先レコードがアドレス帳１６１に追加して記憶される。

指定情報１６３は、指定部分と通知先情報とを関連付ける情報である。指定部分は、ＨＤＤ１１６に記憶された文書１６７を識別するためのファイル名と、ファイル名で識別される文書１６７中の部分を特定するための範囲情報とを含む。ここでは、指定情報１６３は、指定部分ごとに、指定レコードを含む。指定レコードは、ファイル名と、範囲情報と、通知先情報とを含む。範囲情報は、文書１６７中の部分を特定する情報であればよく、例えば、文書１６７が複数ページを有していればページ番号で表され、１ページが複数行を有していれば行番号で表される。また、文書中の文字列または数値で表してもよい。文書１６７が複数の章等で区切られていれば章番号で表してもよい。また、ページ番号、行番号、章番号を組み合わせてもよい。さらに、文書１６７の全体を座標系で示し、範囲情報を文書１６７中の部分を座標値で表してもよい。

ステータステーブル１６５は、文書１６７を識別するためのファイル名とその文書１６７の状態を示す状態情報とを関連付ける状態レコードを含む。状態情報は、文書１６７によって異なるが、例えば、文書が社員により作成された提案資料を例に説明する。提案資料は、作成された後は、課長承認され、部長承認される。この提案資料における、状態情報は、提案資料が作成された状態を示す「提案」、課長により承認された状態を示す「課長承認」、部長により承認された状態を示す「部長承認」を含む。文書１６７は、ユーザによる指示により、ＨＤＤ１１６に記憶されたデータである。文書１６７は、例えば、ＰＣ２００，２００Ａ〜２００Ｄが実行するアプリケーションプログラムで作成されたデータ、ＭＦＰ１００が原稿読取部２０に原稿を読み取って得られる画像データ、ファクシミリ部１１７が受信したファクシミリデータ、ネットワークＩ／Ｆ１１８がＷｅｂサーバ等外部のコンピュータからダウンロードしたデータを含む。

操作受付部１３１は、表示部１２１Ａに操作画面を表示し、ユーザが操作部１２１Ｂに入力する操作を受け付ける。また、ユーザがＰＣ２００，２００Ａ〜２００Ｄいずれかを用いてＭＦＰ１００を遠隔操作する場合、ユーザがＰＣ２００，２００Ａ〜２００Ｄのディスプレイに操作画面を表示し、ユーザがＰＣ２００，２００Ａ〜２００Ｄに入力する操作を受け付ける。例えば、ユーザがＰＣ２００を用いてＭＦＰ１００を遠隔操作する場合、操作受付部１３１が画面をＰＣ２００にネットワークI／Ｆ１１８を介して送信すれば、ＰＣ２００の備えるディスプレイに画面が表示される。また、ユーザがＰＣ２００の備えるマウスまたはキーボードに操作を入力すれば、ＰＣ２００は入力された操作をＭＦＰ１００に送信する。ネットワークＩ／Ｆ１１８がＰＣ２００から送信される操作を受信すると、操作受付部１３１は、ネットワークＩ／Ｆ１１８から操作を受け付ける。

以下、特に言及しない限り、ユーザがＰＣ２００を用いてＭＦＰ１００を遠隔操作する場合を例に説明する。

ユーザ認証部１３３は、ＭＦＰ１００を操作するユーザを認証する。ユーザがＰＣ２００にユーザＩＤおよびパスワードの組を入力すれば、ＰＣ２００は、入力されたユーザＩＤおよびパスワードの組をＭＦＰ１００に送信する。ＭＦＰ１００のネットワークＩ／Ｆ１１８がＰＣ２００から送信されるユーザＩＤおよびパスワードの組を受信すると、ユーザ認証部１３３は、受信されたユーザＩＤおよびパスワードの組を、予め記憶されたユーザＩＤとパスワードとの組と比較し、一致する組が存在すれば、ＰＣ２００を操作するユーザを認証するが、一致する組が存在しなければ認証しない。ユーザ認証部１３３は、ユーザを認証する場合、以降、入力される操作を、認証されたユーザにより入力されたものとして扱う。

操作受付部１３１は、ＰＣ２００から指定情報の設定指示を受け付けると、設定画面をネットワークＩ／Ｆ１１８を介してＰＣ２００に送信する。ＰＣ２００においては、受信された設定画面をディスプレイに表示する。設定画面は、指定情報を設定するための画面である。

図４は、設定画面の一例を示す図である。設定画面２２０は、ユーザ名を入力するための領域２２１と、ファイル名を入力するための領域２２３と、範囲情報を入力するための領域２２５と、変更レベルを入力するための領域２２７と、通知先を入力するための領域２２９と、「ＯＫ」の文字列が表示されたＯＫボタン２３１と、を含む。領域２２１は、ユーザ認証部１３３により認証されたユーザの名称が表示される。ユーザが操作部１２１Ｂを指示することにより領域２２３にファイル名を入力すると、領域２２３にファイル名が表示される。また、領域２２３は、入力されたファイル名をＭＦＰ１００に送信するコマンドが割り当てられている。ユーザが領域２２３にファイル名を入力すると、ＰＣ２００は、ＭＦＰ１００にファイル名を送信する。

ＭＦＰ１００が備えるＣＰＵ１１１の操作受付部１３１は、ネットワークＩ／Ｆ１１８がＰＣ２００からファイル名を受信すると、ファイル名で特定される文書をＨＤＤ１１６から読み出し、読み出した文書をネットワークＩ／Ｆ１１８を介してＰＣ２００に送信する。ＰＣ２００は、ＭＦＰ１００から文書１６７を受信すると、ディスプレイに受信された文書１６７を表示する。これにより、ユーザが文書１６７中の任意の部分を指定することが可能となる。例えば、ユーザがマウス等のポインティングデバイスを用いて、ディスプレイに表示された文書１６７中の任意の矩形部分をドラッグアンドドロップ操作で指定すれば、矩形部分に含まれるページ番号、行番号または、文字列そのものが範囲情報としてＰＣ２００に入力される。また、ユーザがＰＣ２００が備えるキーボードを用いて、ページ番号、行番号または、文字列そのものを入力するようにしてもよい。ＰＣ２００は、範囲情報が入力されると、範囲情報を領域２２５に表示する。

ユーザがＰＣ２００が備えるキーボードで領域２２７に文字数を入力すれば、文字数が変更レベルとしてＰＣ２００に入力される。ユーザがＰＣ２００が備えるキーボードで領域２２９に電子メールアドレスを入力すれば、電子メールアドレスが通知先としてＰＣ２００に入力される。

ユーザがＰＣ２００が備えるキーボードまたはマウスでＯＫボタン２３１を指示すると、領域２２１〜領域２２９に入力されたユーザの名称、ファイル名、範囲情報、変更レベルおよび通知先がＭＦＰ１００に送信される。

図３に戻って、操作受付部１３１は、ネットワークＩ／Ｆ１１８が設定画面を送信したＰＣ２００からユーザの名称、ファイル名、範囲情報、変更レベルおよび通知先を受信すると、ファイル名および範囲情報を指定部分受付部１４７に出力し、変更レベルを変更レベル受付部１３７に出力し、通知先を通知先受付部１３５に出力する。

指定部分受付部１４７は、操作受付部１３１からファイル名および範囲情報が入力されると、それらを関連付部１４１に出力する。

通知先受付部１３５は、操作受付部１３１から通知先が入力されると、電子メールアドレスを関連付部１４１に出力する。変更レベル受付部１３７は、操作受付部１３１から変更レベルが入力されると、変更レベルを関連付部１４１に出力する。

関連付部１４１は、指定部分受付部１４７から入力されるファイル名および範囲情報と、通知先受付部１３５から入力される通知先と、変更レベル受付部１３７から入力された変更レベルと、を関連付ける。具体的には、関連付部１４１は、ファイル名と、範囲情報と、通知先と、変更レベルとを含む指定レコードを生成し、生成された指定レコードをＨＤＤ１１６の指定情報１６３に追加して記憶する。

図５は、指定情報の一例を示す図である。指定情報１６３は、指定部分ごとに指定レコードを含む。図５では、４つの指定レコードを含む場合を示している。指定レコードは、範囲情報の項目と、通知先の項目と、変更レベルの項目と、を含む。ファイル名の項目にファイル名が設定され、範囲情報の項目に範囲情報が設定され、通知先の項目に通知先が設定され、変更レベルの項目に変更レベルが設定される。

図３に戻って、関連付部１４１は、新たに生成した指定レコードのファイル名の項目に指定部分受付部１４７から入力されたファイル名を設定し、指定レコードの範囲情報の項目に指定部分受付部１４７から入力された範囲情報を設定し、指定レコードの通知先の項目に通知先受付部１３５から入力された通知先を設定し、指定レコードの変更レベルの項目に変更レベル受付部１３７から入力された変更レベルを設定する。

本実施の形態におけるＭＦＰ１００は、プレゼンテーション中に指定情報１６３をＨＤＤ１１６に記憶する。この場合、発表者と参加者とがいるが、発表者と参加者とが発生する音声をマイクロホン１２３で受け付け、音声からユーザを識別することによって、指定情報１６３をＨＤＤ１１６に記憶する。この場合、発表者がユーザ認証部１３３により認証されており、ＨＤＤ１１６に記憶された文書１６７を表示する指示を、ＭＦＰ１００に操作部１２１Ｂから入力し、プロジェクタ２１０に文書１６７の画像を表示させる。

指定部分受付部１４７は、ＨＤＤ１１６に記憶された文書１６７を表示する指示が操作部１２１Ｂに入力されると、指示された文書１６７をＨＤＤ１１６から読み出し、ネットワークＩ／Ｆ１１８を介してプロジェクタ２１０に送信し、プロジェクタ２１０に文書１６７の画像を表示させる。なお、発表者であるユーザは、ＰＣ２００からＭＦＰ１００にログインし、ＭＦＰ１００を遠隔操作することによって、プロジェクタ２１０を制御するようにしてもよい。

音声受付部１４３は、マイクロホン１２３から入力された音声を受付ける。音声受付部１４３は、音声自動トレース機能がＯＮに設定されていると、音声を受付ける。ここで、音声自動トレース機能は、ユーザがＭＦＰ１００に予め設定することにより、ＯＮまたはＯＦＦのいずれかに設定される。音声受付部１４３は、受け付けた音声を音声識別部１４５および指定部分受付部１４７に出力する。

音声識別部１４５は、音声受付部１４３から入力された音声からユーザを識別する。具体的には、音声識別部１４５は、声紋を比較することにより音声を発したユーザを識別する。音声識別部１４５は、ユーザの音声とそのユーザの氏名との組をＨＤＤ１１６に予め記憶しており、音声受付部１４３から入力される音声の声紋と同じ声紋を含む組をＨＤＤ１１６から抽出することによりユーザを識別する。音声識別部１４５により抽出された組に含まれるユーザの名称が、ユーザ認証部１３３により認証されたユーザの名称と一致する場合、音声受付部１４３から入力される音声は、ユーザ認証部１３３により認証されたユーザ、ここでは発表者の音声である。この場合、音声識別部１４５は、音声受付部１４３から入力された音声から識別したユーザの名称を指定部分受付部１４７に出力する。逆に、音声識別部１４５により抽出された組に含まれるユーザの名称が、ユーザ認証部１３３により認証されたユーザの名称と一致しない場合、音声受付部１４３から入力される音声は、参加者の音声である。この場合、音声識別部１４５は、音声受付部１４３から入力された音声から識別したユーザの名称を通知先決定部１３９に出力する。

指定部分受付部１４７は、音声認識部１４９を含む。音声認識部１４９は、音声受付部１４３から入力された音声を認識する。具体的には、予めＨＤＤ１１６に記憶されている音声パターンを参照することにより入力された音声を文字データに変換する。

ここで、発表者は、通常、ホワイトボード２１１に投影された表示画像に従って、発声する。このため、発表者が発声する単語を含む部分が、現在議論されている部分である可能性が高い。指定部分受付部１４７は、プロジェクタ２１０に表示されている文書１６７中で、音声認識部１４９により認識された音声の文字列と同じ文字列を含む部分と、その部分から予め定められた範囲に含まれる部分とを含む部分を指定範囲に設定する。指定部分受付部１４７は、プロジェクタ２１０に表示されている文書１６７のファイル名と、指定範囲とを、関連付部１４１に出力する。

通知先決定部１３９は、音声識別部１４５からユーザの名称が入力される場合、ＨＤＤ１１６に記憶されたアドレス帳１６１から入力された名称が設定された通知先レコードを抽出し、抽出された通知先レコードの通知先の項目に設定されている電子メールアドレスを通知先に決定する。通知先決定部１３９に音声識別部１４５からユーザの名称が入力されるのは、音声識別部１４５によって識別されたユーザが参加者の場合である。

図６は、アドレス帳の一例を示す図である。図６を参照して、アドレス帳１６１は、４つの通知先レコードを含む。通知先レコードは、ユーザ名の項目と、通知先の項目と、を含む。ユーザ名の項目にはユーザの名称が設定され、通知先の項目には、そのユーザに割り当てられた電子メールアドレスが設定される。

図３に戻って、通知先決定部１３９は、音声識別部１４５から入力された組に含まれる参加者の氏名が設定された通知先レコードをアドレス帳１６１から抽出し、抽出した通知先レコードに含まれる電子メールアドレスを関連付部１４１に出力する。

関連付部１４１は、通知先決定部１３９から通知先として電子メールが入力される場合、その電子メールアドレスと、指定部分受付部１４７から入力されるファイル名および範囲情報とを関連付けて指定情報１６３に記憶する。具体的には、指定レコードのファイル名の項目に指定部分受付部１４７から入力されるファイル名を設定し、範囲情報の項目に指定部分受付部１４７から入力される範囲情報を設定し、通知先の項目に通知先決定部１３９から入力される電子メールアドレスを設定した指定レコードを、ＨＤＤ１１６に記憶されている指定情報１６３に追加して記憶する。

通知先決定部１３９に音声識別部１４５からユーザの名称が入力されるのは、音声識別部１４５によって識別されたユーザが参加者の場合である。この場合、音声受付部１４３において受け付けられた音声が、参加者の発声した音声であり、参加者が質問または議論のために発言した場合である。この前の段階において、指定部分受付部１４７において、発表者の音声に基づいてプロジェクタ２１０に表示されている文書１６７中において議論の対象となっている指定部分が決定されている。したがって、質問または議論のために発言した参加者は、議論の対象となっている指定部分が変更された場合に、変更されたこと、または変更の内容が通知されるように、自動的に指定情報１６３が設定される。

操作受付部１３１は、ＨＤＤ１１６に記憶された文書１６７を変更する指示を受け付けると、変更指示を変更部１５１に出力する。変更指示は、例えば、ＨＤＤ１１６に記憶された文書１６７を、変更後の文書でオーバーライトする指示である。ユーザがＰＣ２００において、変更後の文書を作成し、ＨＤＤ１１６にオーバーライトする指示を入力すれば、変更後の文書を含むオーバーライトコマンドがＭＦＰ１００に送信される。ネットワークＩ／Ｆ１１８がＰＣから変更指示を受信すると、操作受付部１３１は、変更指示を受け付け、受け付けた変更指示を変更部１５１に出力する。また、ユーザが操作部１２１Ｂを操作して、ＣＰＵ１１１が実行するアプリケーションプログラムによって、ＨＤＤ１１６に記憶された文書１６７を変更する場合にも、変更指示を受け付ける。

変更部１５１は、変更指示が入力されると、ＨＤＤ１６７に記憶されている文書１６７のうち変更指示で特定される文書を、変更指示に含まれる変更後の文書で変更する。

変更部分決定部１５３は、変更部１５１により変更される前の文書と変更された後の文書の差分に基づいて、文書中の変更された変更範囲を決定する。変更部分決定部１５３は、変更部１５１により文書が変更される前に、変更の対象となる文書１６７のバックアップを作成しておき、変更前後の文書間の差分を算出する。変更部分決定部１５３は、変更の対象となった文書１６７のファイル名と変更範囲と差分とからなる変更部分を通知部１５５に出力する。

通知部１５５は、変更部分決定部１５３から入力された変更部分を含む指定部分が指定情報１６３に含まれる場合、その指定部分に関連付けられた通知先に通知する。具体的には、通知部１５５は、変更部分決定部１５３から変更部分が入力されると、その変更部分のファイル名と同じファイル名がファイル名の項目に設定されており、変更部分の変更範囲を含む範囲情報が範囲情報の項目に設定された指定レコードを指定情報１６３から抽出する。通知部１５５は、変更部分に含まれる差分に含まれる文字数が、抽出された指定レコードの変更レベルの項目に設定された文字数以上ならば、抽出された指定レコードの通知先の項目に設定された電子メールアドレスを宛先とし、ファイル名、変更後の文書１６７とを含む、電子メールを生成する。通知部１５５は、生成した電子メールを、ネットワークＩ／Ｆ１１８を介して電子メールサーバに送信する。

操作受付部１３１は、ネットワークＩ／Ｆ１１８を介してＰＣ２００から文書の状態を変更する状態変更指示を受け付けると、状態変更指示を状態設定部１５７に出力する。状態変更指示は、文書のファイル名と、変更後の状態とを含む。

状態設定部１５７は、操作受付部１３１から入力される状態変更指示に基づいて、ステータステーブル１６５を更新する。

図７は、ステータステーブルの一例を示す図である。ステータステーブル１６５は、状態レコードを含む。状態レコードは、ファイル名の項目と、状態の項目と、を含む。図７では、３つの状態レコードが示されている。

図３に戻って、状態設定部１５７は、操作受付部１３１から状態変更指示が入力されると、入力される状態変更指示に含まれるファイル名と同じファイル名がファイル名の項目に設定された状態レコードを抽出し、抽出された状態レコードの状態の項目を状態変更指示に含まれる変更後の状態で更新する。状態設定部１５７は、状態レコードを更新すると、状態変更指示を状態通知部１５９に出力する。

状態通知部１５９は、文書の状態が変更されたことを通知する。状態通知部１５９は、状態設定部１５７から状態変更指示が入力されると、ＨＤＤ１１６に記憶された指定情報１６３のうちから状態変更指示に含まれるファイル名を含む指定レコードを指定情報１６３から抽出する。状態通知部１５９は、抽出された指定レコードに含まれる電子メールアドレスを宛先に設定し、状態変更指示の状態の項目に設定された状態を含む電子メールを生成し、生成した電子メールを、ネットワークＩ／Ｆ１１８を介して電子メールサーバに送信する。

図８は、指定情報設定処理の流れの一例を示すフローチャートである。指定情報設定処理は、ＭＦＰ１００が備えるＣＰＵ１１１が、ＲＯＭ１１３またはメモリカード１１９Ａに記憶された文書管理プログラムを実行することによりＣＰＵ１１１により実行される処理である。図８を参照して、ＣＰＵ１１１は、ユーザの認証が成功したか否かを判断する（ステップＳ０１）。ユーザの認証が成功するまで待機状態となり（ステップＳ０１でＮＯ）、ユーザの認証が成功すると（ステップＳ０１でＹＥＳ）、処理をステップＳ０２に進める。

ステップＳ０２においては、設定画面を表示し、処理をステップＳ０３に進める。設定画面は、ファイル名、範囲情報、変更レベルおよび通知先を設定するための画面である。ここでは、図４に示した設定画面をＰＣ２００に送信することにより、ＰＣ２００のディスプレイに設定画面が表示される。

ステップＳ０３においては、文書を選択する操作を受け付けたか否かを判断する。文書を選択する操作を受け付けたならば、処理をステップＳ０４に進めるが、そうでなければ、処理をステップＳ０５に進める。ステップＳ０４においては、ステップＳ０３において選択された文書中の部分を示す範囲を受け付けたか否かを判断する。範囲を受け付けるまで待機状態となり（ステップＳ０４でＮＯ）、範囲を受け付けたならば（ステップＳ０４でＹＥＳ）、処理をステップＳ０７に進める。

ステップＳ０５においては、通知先を受け付けたか否かを判断する。通知先を受け付けたならば処理をステップＳ０７に進めるが、そうでなければ処理をステップＳ０６に進める。ステップＳ０６においては、変更レベルを受け付けたか否かを判断する。変更レベルを受け付けたならば処理をステップＳ０７に進めるが、そうでなければ処理をステップＳ０３に戻す。なお、ステップＳ０３、ステップＳ０５およびステップＳ０６においては、文書の項目、通知先の項目および変更レベルの項目について入力を受け付ける順番に優先度を設けておらず、どの項目から入力してもよい。

ステップＳ０７においては、全設定項目の入力を受け付けたか否かを判断する。全設定項目の入力を受け付けたならば処理をステップＳ０８に進めるが、そうでなければ処理をステップＳ０３に戻す。全設定項目とは、ステップＳ０３において選択された文書のファイル名、ステップＳ０４において受け付けられた範囲情報、ステップＳ０５において受け付けられた通知先、ステップＳ０６において受け付けられた変更レベルである。なお、ここでは、全設定項目が入力されたことを条件に、処理をステップＳ０８に進めるようにしたが、少なくとも必須項目が設定されることを条件に処理をステップＳ０８に進めるようにしてもよい。必須項目とは、ステップＳ０３において選択された文書のファイル名、ステップＳ０４において受け付けられた範囲情報、ステップＳ０５において受け付けられた通知先、である。また、アドレス帳等、ユーザと通知先とを関連付けたデータが予め記憶されている場合には、ステップＳ０１において認証されたユーザに関連付けられた通知先を設定することができ、この場合には、通知先は必須項目ではない。

ステップＳ０８においては、指定レコードを生成し、処理をステップＳ０９に進める。具体的には、ステップＳ０３において選択された文書のファイル名をファイル名の項目に設定し、ステップＳ０４において受け付けられた範囲を範囲情報の項目に設定し、ステップＳ０５において受け付けられた通知先を通知先の項目に設定し、ステップＳ０６において受け付けられた変更レベルを変更レベルの項目に設定した指定レコードを生成する。

ステップＳ０９においては、ステップＳ０８において生成された指定レコードをＨＤＤ１１６に記憶された指定情報１６３に追加し、指定情報設定処理を終了する。

図９は、自動指定情報設定処理の流れの一例を示すフローチャートである。自動指定情報設定処理は、ＭＦＰ１００が備えるＣＰＵ１１１が、ＲＯＭ１１３またはメモリカード１１９Ａに記憶された文書管理プログラムを実行することによりＣＰＵ１１１により実行される処理である。図９を参照して、ＣＰＵ１１１は、ユーザの認証が成功したか否かを判断する（ステップＳ１１）。ユーザの認証が成功するまで待機状態となり（ステップＳ１１でＮＯ）、ユーザの認証に成功すると（ステップＳ１１でＹＥＳ）、処理をステップＳ１２に進める。ここで、認証されるユーザは、会議の発表者である。

ステップＳ１２においては、文書が指定されたか否かを判断する。文書が指定されるまで待機状態となり（ステップＳ１２でＮＯ）、ＨＤＤ１１６に記憶されている文書１６７のいずれかが指定されたならば（ステップＳ１２でＹＥＳ）、処理をステップＳ１３に進める。

ステップＳ１３においては、ステップＳ１２において指定された文書１６７をＨＤＤ１１６から読み出し、読み出された文書１６７をプロジェクタ２１０に表示させる。次のステップＳ１４においては、音声を受け付けたか否かを判断する。音声を受け付けたならば処理をステップＳ１５に進めるが、そうでなければ処理をステップＳ２４に進める。

ステップＳ１５においては、ステップＳ１４において受け付けられた音声に基づいて音声識別し、処理をステップＳ１６に進める。具体的には、受け付けられた音声から、その音声を発声したユーザを識別する。ＨＤＤ１１６に予め記憶されたユーザの声紋とそのユーザの氏名との組を用いて、ステップＳ１４において受け付けられた音声の声紋と同じ声紋を含む組を抽出することによりユーザを識別する。

ステップＳ１６においては、ステップＳ１５において識別されたユーザが発表者か否かを判断する。識別されたユーザが発表者ならば処理をステップＳ１７に進めるが、そうでなければ処理をステップＳ２０に進める。

ステップＳ１７においては、ステップＳ１４で受け付けられた音声を認識し、処理をステップＳ１８に進める。ステップＳ１８においては、ステップＳ１７において音声認識して得られた文字列に基づいて発表部分を特定する。具体的には、ステップＳ１２において指定された文書１６７中で、音声認識して得られた文字列に一致する文字列を検索し、音声認識して得られた文字列に一致する文字列を含む部分を発表部分に特定する。

次のステップＳ１９においては、ステップＳ１８において特定された発表部分を指定部分に設定し、処理をステップＳ２４に進める。具体的には、ステップＳ１２において指定された文書１６７のファイル名と、発表部分の範囲情報と、を指定部分に設定する。なお、ステップＳ２４において終了指示を受け付けるまでステップＳ１４〜ステップＳ２４の処理が繰り返される。

処理がステップＳ２０に進むのは、ステップＳ１５において識別された音声が参加者の音声の場合である。ステップＳ２０においては、アドレス帳１６１を検索し、処理をステップＳ２１に進める。具体的には、アドレス帳１６１に含まれる通知先レコードのうちから、ステップＳ１５において識別されたユーザの名称を含む通知先レコードを抽出する。

次のステップＳ２１においては、通知先を決定し、処理をステップＳ２２に進める。ステップＳ２０において抽出された通知先レコードの通知先の項目に設定されている電子メールアドレスを通知先に決定する。

ステップＳ２２においては、指定レコードを生成し、処理をステップＳ２３に進める。具体的には、ステップＳ１９において設定された指定部分で特定される範囲情報を範囲情報の項目に設定し、ステップＳ２１において決定された電子メールアドレスを通知先の項目に設定した指定レコードを生成する。

ステップＳ２３においては、ステップＳ２２において生成された指定レコードをＨＤＤ１１６に記憶されている指定情報１６３に追加して記憶し、処理をステップＳ２４に進める。

ステップＳ２４においては、終了指示を受け付けたか否かを判断する。終了指示を受け付けたならば自動指定情報設定処理を終了するが、そうでなければ処理をステップＳ１４に戻す。

図１０は、通知処理の流れの一例を示すフローチャートである。通知処理は、ＭＦＰ１００が備えるＣＰＵ１１１が、ＲＯＭ１１３またはメモリカード１１９Ａに記憶された文書管理プログラムを実行することによりＣＰＵ１１１により実行される処理である。図１０を参照して、ＣＰＵ１１１は、ユーザの認証が成功したか否かを判断する（ステップＳ３１）。ユーザの認証に成功するまで待機状態となり（ステップＳ３１でＮＯ）、ユーザの認証に成功すると（ステップＳ３１でＹＥＳ）、処理をステップＳ３２に進める。

ステップＳ３２においては、文書が変更されたか否かを判断する。文書が変更されたならば処理をステップＳ３３に進めるが、そうでなければ処理をステップＳ４３に進める。ステップＳ４３においては、文書状態が設定されたか否かを判断する。文書状態が設定されたならば処理をステップＳ４４に進めるが、そうでなければ処理をステップＳ５０に進める。ステップＳ５０においては、ログオフする操作を受け付けたか否かを判断する。ログオフする操作を受け付けたならば通知処理を終了するが、そうでなければ処理をステップＳ３２に戻す。すなわち、ログオフする操作が受け付けるまでの間に、文書が変更された場合にはステップＳ３３〜ステップＳ４２の処理が実行され、文書の状態が設定された場合にはステップＳ４４〜ステップＳ４９の処理が実行される。

ステップＳ３３においては、ステップＳ３２において変更された文書を特定し、処理をステップＳ３４に進める。

ステップＳ３４においては、ステップＳ３３において特定された文書の変更前後の差分を抽出し、処理をステップＳ３５に進める。具体的には、変更前の文書と変更後の文書とを比較し、変更前後で異なる部分を抽出する。

ステップＳ３５においては、ステップＳ３４において抽出された差分に基づいて変更部分を決定し、処理をステップＳ３６に進める。具体的には、ステップＳ３４において変更前後の２つの文書の差分として抽出された部分を変更部分に決定する。

ステップＳ３６においては、ＨＤＤ１１６に記憶されている指定情報１６３を読出し、処理をステップＳ３７に進める。ステップＳ３７においては、ステップＳ３６において読み出された指定情報１６３に含まれる指定レコードのうちから１つを処理対象に選択し、処理をステップＳ３８に進める。

ステップＳ３８においては、処理対象に設定された指定レコードの指定部分が変更部分を含むか否かを判断する。指定部分が変更部分を含むならば処理をステップＳ３９に進めるが、そうでなければ処理をステップＳ４２に進める。具体的には、処理対象に設定された指定レコードのファイル名の項目に設定されたファイル名がステップＳ３３において特定された文書のファイル名と同じであり、かつ、指定レコードの範囲情報の項目に設定されている範囲情報がステップＳ３５において決定された変更部分を含むならば、指定レコードの指定部分が変更部分を含むと判断する。

ステップＳ３９においては、処理対象に設定された指定レコードの変更レベルの項目に設定された変更レベルが変更部分の文字数以下か否かを判断する。変更レベルが変更部分の文字数以下ならば処理をステップＳ４０に進めるが、そうでなければ処理をステップＳ４２に進める。

ステップＳ４０においては、ステップＳ３７において処理対象に設定された指定レコードの通知先の項目に設定されている電子メールアドレスを通知先に決定する。次のステップＳ４１においては、ステップＳ４０において決定された通知先に文書変更情報を通知し、処理をステップＳ４２に進める。具体的には、処理対象に設定された指定レコードの通知先の項目に設定されている電子メールアドレスを宛先アドレスとし、変更後の文書を添付した電子メールを生成し、生成された電子メールを電子メールサーバに送信する。

ステップＳ４２においては、ステップＳ３６において読み出された指定情報に含まれる指定レコードのうちに処理対象に設定されていない指定レコードが存在するか否かを判断する。未処理の指定レコードが存在するならば処理をステップＳ３７に戻すが、存在しなければ処理をステップＳ３２に戻す。

ステップＳ４３においては、文書状態が設定されたか否かを判断する。文書状態が設定されたならば処理をステップＳ４４に進めるが、そうでなければ処理をステップＳ５０に進める。具体的には、ＨＤＤ１１６に記憶されるステータステーブル１６５が変更されたか否かを判断する。

ステップＳ４４においては、状態が設定された文書を特定し、処理をステップＳ４５に進める。ステータステーブル１６５に含まれる状態レコードのうちで、状態の項目が変更された状態レコードのファイル名を取得する。ステップＳ４５においては、ステップＳ４４において特定された文書のファイル名がファイル名の項目に設定された指定レコードを、ＨＤＤ１１６に記憶された指定情報１６３から抽出する。

ステップＳ４６においては、ステップＳ４５において抽出された指定レコードのうちから１つを処理対象に選択し、処理をステップＳ４７に進める。

ステップＳ４７においては、処理対象に設定された指定レコードの通知先の項目に設定されている電子メールアドレスを通知先として取得し、処理をステップＳ４８に進める。ステップＳ４８においては、ステップＳ４７において取得された通知先に文書の状態が変更されたことを通知し、処理をステップＳ４９に進める。具体的には、処理対象に設定された指定レコードの通知先の項目に設定されている電子メールアドレスを宛先アドレスとし、ステップＳ４４において特定された文書のファイル名と、ステップＳ４３において設定された状態とを含む電子メールを生成し、生成された電子メールを電子メールサーバに送信する。

ステップＳ４９においては、ステップＳ４５において抽出された指定レコードのうちに処理対象に設定されていない指定レコードが存在するか否かを判断する。未処理の指定レコードが存在するならば処理をステップＳ４６に戻すが、存在しなければ処理をステップＳ３２に戻す。

ステップＳ５０においては、ログオフする操作を受け付けたか否かを判断する。ログオフする操作を受け付けたならば通知処理を終了するが、そうでなければ処理をステップＳ３２に戻す。

以上説明したように本実施の形態における会議システム１において、文書管理装置として機能するＭＦＰ１００は、文書１６７をＨＤＤ１１６に記憶し、文書１６７中でユーザにより指定された任意の部分を指定部分として受け付け、受け付けられた指定部分と、通知先とを関連付けた指定情報１６３を記憶し、文書１６７が変更される場合、変更された変更部分の少なくとも一部が指定部分に含まれる場合、該指定部分と関連付けられた通知先に通知する。このため、ユーザが変更されたら通知を望む部分を任意に指定することができるので、ユーザは関連のある部分を指定部分とすることができる。その結果、文書中でユーザに関連する部分が変更された場合のみ通知することができる。

また、変更された後の文書１６７と変更される前の文書１６７との差分に基づいて文書中の変更された部分を変更部分として検出し、指定情報１６３は、文字数で定まる変更レベルを指定部分にさらに関連付けており、差分に含まれる文字数が指定部分と関連付けられた変更レベルによって定まる文字数以上であることを条件に、指定部分と関連付けられた通知先に通知する。このため、変更レベルによって定まる文字数に満たない場合には、文書中の変更を通知しないようにすることができる。

さらに、文書１６７のうち発表者が指定した文書中で、発表者の音声を認識した文字列から選択された１以上の文字列を含む部分を指定部分に設定し、発表者の音声とは別の音声に基づいて識別された参加者のユーザ識別情報とアドレス帳によって関連付けられた通知先アドレスが通知先に設定される。このため、指定部分と通知先とを、二人のユーザの音声に基づいて自動的に決定することができる。

さらに、文書１６７に新たな状態が設定されると、文書１６７と関連付けられた通知先に状態が変更されたことが通知されるので、通知先で特定されるユーザに、文書の状態が変更された時点で、文書の状態が変わったことを通知することができる。文書の内容が変更されるタイミングと、文書の状態が変更されるタイミングの両方をユーザに通知することができる。

なお、本実施の形態においては、文書管理装置の一例としてＭＦＰ１００を例に説明したが、図８〜図９に示した処理をＭＦＰ１００を実行させるための文書管理方法、または、文書管理方法をＭＦＰ１００を制御するＣＰＵ１１１に実行させるための文書管理プログラムとして発明を捉えることができるのは言うまでもない。

今回開示された実施の形態はすべての点で例示であって制限的なものではないと考えられるべきである。本発明の範囲は上記した説明ではなくて特許請求の範囲によって示され、特許請求の範囲と均等の意味および範囲内でのすべての変更が含まれることが意図される。

１ 会議システム、１０ 自動原稿搬送装置、２０ 原稿読取部、３０ 画像形成部、４０ 給紙部、１００ ＭＦＰ、１１０ メイン回路、１１１ ＣＰＵ、１１２ 通信Ｉ／Ｆ部、１１３ ＲＯＭ、１１４ ＲＡＭ、１１５ ＥＥＰＲＯＭ、１１６ ＨＤＤ、１１７ ファクシミリ部、１１８ ネットワークＩ／Ｆ、１１９ カードＩ／Ｆ、１１９Ａ メモリカード、１２１ 操作パネル、１２１Ａ 表示部、１２１Ｂ 操作部、１２３ マイクロホン、１３１ 操作受付部、１３３ ユーザ認証部、１３５ 通知先受付部、１３７ 変更レベル受付部、１３９ 通知先決定部、１４１ 関連付部、１４３ 音声受付部、１４５ 音声識別部、１４７ 指定部分受付部、１４９ 音声認識部、１５１ 変更部、１５３ 変更部分決定部、１５５ 通知部、１５７ 状態設定部、１５９ 状態通知部、１６１ アドレス帳、１６３ 指定情報、１６５ ステータステーブル、１６７ 文書、２１０ プロジェクタ、２１１ ホワイトボード。

Claims (12)

1. 文書を記憶する文書記憶手段と、
   ユーザを識別するためのユーザ識別情報と該ユーザに割り当てられた送信先アドレスとを関連付けるアドレスデータを記憶するアドレスデータ記憶手段と、
   前記記憶された文書の指定を受け付ける指定受付手段と、
   外部から音声を受け付ける音声受付手段と、
   前記受け付けられた音声を文字データとして認識する音声認識手段と、
   前記受け付けられた音声に基づいてユーザを識別する音声識別手段と、
   前記音声識別手段により識別された音声が認証された発表者である第１のユーザの音声である場合に、前記記憶された文書のうち前記指定受付手段により指定された文書中で、前記音声認識手段により認識された文字データと一致する文字列を検索し、該検索された文字列を含む対象部分を指定部分に設定する指定部分設定手段と、
   前記指定部分設定手段により指定部分が設定された状態において、前記音声受付手段によって受け付けられた音声が、前記第１のユーザとは異なる第２のユーザの音声であると識別された場合に、該第２のユーザのユーザ識別情報と関連付けられた送信先アドレスを前記通知先に設定する通知先設定手段と、
   前記設定された指定部分と、前記設定された通知先とを関連付ける関連付手段と、
   前記記憶された文書を変更する変更手段と、
   前記変更手段により前記記憶された文書中で変更された変更部分の少なくとも一部が前記指定部分に含まれる場合、該指定部分と関連付けられた前記通知先に通知する通知手段と、を備えた文書管理装置。
2. 前記記憶された文書のうち前記指定受付手段により指定された文書中で前記第１または第２のユーザにより指定された任意の部分を指定部分として受け付ける指定部分受付手段と、
   前記第１または第２のユーザより通知先を受け付ける通知先受付手段と、をさらに備え、
   前記関連付手段は、前記受け付けた指定部分と、前記受け付けた通知先とを関連付ける、請求項１に記載の文書管理装置。
3. 前記変更手段により変更された後の文書と変更される前の文書との差分に基づいて前記文書中の変更された部分を前記変更部分として検出する変更部分検出手段をさらに備え、
   前記関連付手段は、文字数で定まる変更レベルを前記指定部分にさらに関連付け、
   前記通知手段は、前記差分に含まれる文字数が前記指定部分と関連付けられた前記変更レベルによって定まる文字数以上であることを条件に、前記指定部分と関連付けられた前記通知先に通知する、請求項１または２に記載の文書管理装置。
4. 前記記憶された文書に状態を設定する状態設定手段と、
   前記記憶された文書に新たな状態が前記状態設定手段により設定される場合、前記文書と関連付けられた前記通知先に状態が変更されたことを通知する状態通知手段とを、さらに備えた請求項１〜３のいずれかに記載の文書管理装置。
5. 文書を記憶するステップと、
   ユーザを識別するためのユーザ識別情報と該ユーザに割り当てられた送信先アドレスとを関連付けるアドレスデータを記憶するステップと、
   前記記憶された文書の指定を受け付ける指定受付ステップと、
   外部から音声を受け付ける音声受付ステップと、
   前記受け付けられた音声を文字データとして認識する音声認識ステップと、
   前記受け付けられた音声に基づいてユーザを識別する音声識別ステップと、
   前記音声識別ステップにおいて識別された音声が認証された発表者である第１のユーザの音声である場合に、前記記憶された文書のうち前記指定受付ステップにおいて指定された文書中で、前記音声認識ステップにおいて認識された文字データと一致する文字列を検索し、該検索された文字列を含む対象部分を指定部分に設定する指定部分設定ステップと、
   前記指定部分設定ステップにおいて指定部分が設定された状態において、前記音声受付ステップにおいて受け付けられた音声が、前記第１のユーザとは異なる第２のユーザの音声であると識別された場合に、該第２のユーザのユーザ識別情報と関連付けられた送信先アドレスを前記通知先に設定する通知先設定ステップと、
   前記設定された指定部分と、前記設定された通知先とを関連付けるステップと、
   前記記憶された文書を変更するステップと、
   前記記憶された文書中で変更された変更部分の少なくとも一部が前記指定部分に含まれる場合、該指定部分と関連付けられた前記通知先に通知するステップと、を含む文書管理方法。
6. 前記記憶された文書のうち前記指定受付ステップにおいて指定された文書中で前記第１または第２のユーザにより指定された任意の部分を指定部分として受け付ける指定部分受付ステップと、
   前記第１または第２のユーザより通知先を受け付ける通知先受付ステップと、をさらに含み、
   前記関連付けるステップは、前記受け付けた指定部分と、前記受け付けた通知先とを関連付けるステップを含む、請求項５に記載の文書管理方法。
7. 前記変更するステップにおいて変更された後の文書と変更される前の文書との差分に基づいて前記文書中の変更された部分を前記変更部分として検出するステップをさらに含み、
   前記関連付けるステップは、文字数で定まる変更レベルを前記指定部分にさらに関連付けるステップを含み、
   前記通知するステップは、前記差分に含まれる文字数が前記指定部分と関連付けられた前記変更レベルによって定まる文字数以上であることを条件に、前記指定部分と関連付けられた前記通知先に通知するステップを含む、請求項５または６に記載の文書管理方法。
8. 前記記憶された文書に状態を設定するステップと、
   前記記憶された文書に新たな状態が前記状態を設定するステップにおいて設定される場合、前記文書と関連付けられた前記通知先に状態が変更されたことを通知するステップとを、さらに含む請求項５〜７のいずれかに記載の文書管理方法。
9. 文書を記憶するステップと、
   ユーザを識別するためのユーザ識別情報と該ユーザに割り当てられた送信先アドレスとを関連付けるアドレスデータを記憶するステップと、
   前記記憶された文書の指定を受け付ける指定受付ステップと、
   外部から音声を受け付ける音声受付ステップと、
   前記受け付けられた音声を文字データとして認識する音声認識ステップと、
   前記受け付けられた音声に基づいてユーザを識別する音声識別ステップと、
   前記音声識別ステップにおいて識別された音声が認証された発表者である第１のユーザの音声である場合に、前記記憶された文書のうち前記指定受付ステップにおいて指定された文書中で、前記音声認識ステップにおいて認識された文字データと一致する文字列を検索し、該検索された文字列を含む対象部分を指定部分に設定する指定部分設定ステップと、
   前記指定部分設定ステップにおいて指定部分が設定された状態において、前記音声受付ステップにおいて受け付けられた音声が、前記第１のユーザとは異なる第２のユーザの音声であると識別された場合に、該第２のユーザのユーザ識別情報と関連付けられた送信先アドレスを前記通知先に設定する通知先設定ステップと、
   前記設定された指定部分と、前記設定された通知先とを関連付けるステップと、
   前記記憶された文書を変更するステップと、
   前記記憶された文書中で変更された変更部分の少なくとも一部が前記指定部分に含まれる場合、該指定部分と関連付けられた前記通知先に通知するステップと、をコンピュータに実行させる文書管理プログラム。
10. 前記記憶された文書のうち前記指定受付ステップにおいて指定された文書中で前記第１または第２のユーザにより指定された任意の部分を指定部分として受け付ける指定部分受付ステップと、
    前記第１または第２のユーザより通知先を受け付ける通知先受付ステップと、をさらに前記コンピュータに実行させ、
    前記関連付けるステップは、前記受け付けた指定部分と、前記受け付けた通知先とを関連付けるステップを含む、請求項９に記載の文書管理プログラム。
11. 前記変更するステップにおいて変更された後の文書と変更される前の文書との差分に基づいて前記文書中の変更された部分を前記変更部分として検出するステップをさらに前記コンピュータに実行させ、
    前記関連付けるステップは、文字数で定まる変更レベルを前記指定部分にさらに関連付けるステップを含み、
    前記通知するステップは、前記差分に含まれる文字数が前記指定部分と関連付けられた前記変更レベルによって定まる文字数以上であることを条件に、前記指定部分と関連付けられた前記通知先に通知するステップを含む、求項９または１０に記載の文書管理プログラム。
12. 前記記憶された文書に状態を設定するステップと、
    前記記憶された文書に新たな状態が前記状態を設定するステップにおいて設定される場合、前記文書と関連付けられた前記通知先に状態が変更されたことを通知するステップとを、さらに前記コンピュータに実行させる請求項９〜１１のいずれかに記載の文書管理プログラム。
    

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