JPH0840514A - 書類の自動管理システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 必要とする書類を迅速に出し入れすることが
でき、しかも、小型で設置し易い書類の自動管理システ
ムを提供する。 【構成】 自動取出機構を備えた第１の格納庫１０と、
発光チップを取り付けたホルダーにファイリングされた
状態で書類を格納するオートラック方式の第２の格納庫
２０と、通常のオートラック方式の第３の格納庫３０
と、一般の倉庫である第４の格納庫４０と、前記第１の
格納庫１０、第２の格納庫２０、第３の格納庫３０のそ
れぞれに接続され、特に、それぞれの格納庫１０、２
０、３０、４０における書類の入出庫を総合的に管理す
ると共に前記第１の格納庫１０の前記自動出入機構及び
第２の格納庫２０における前記発光チップの作動を制御
する制御手段としての管理用コンピュータ５０を有して
いる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、例えば、医療用カルテ
のような各人毎の種々の書類を入手容易に保管・管理す
る書類の自動管理システムに関する。

【０００２】

【従来の技術】近年、自動格納庫あるいは自動格納シス
テム（以下、単に自動格納システムと呼ぶ。）として、
多数の書類を格納庫の所定の棚に格納しておき、これを
キーボードその他の信号入力手段から所定物品の位置コ
ードを入力させることによって、当該書類を自動的に格
納庫外へ取り出し、また、自動的に返却し得るような種
々の装置あるいはシステムが開発されている。これらの
うち病院におけるカルテ等の自動管理システムとして実
用化されているものとしては、例えば、特開昭５２−１
４９号公報、特開昭５６−１０８６０１号公報、特開昭
６２−７４８０８号公報等に開示されているものがあ
る。

【０００３】例えば特開昭５６−１０８６０１号公報に
開示されたものは、一時に多数の書類を出し入れする場
合、台車が出入りできる入出庫部をファイル格納棚の一
側面に設け、搬送台にて挟持した書類を前記入出庫部と
格納棚の所定位置との間を往復して書類の出し入れを行
う一方、格納棚毎に単体の出庫部を設けて、臨時にひと
つの格納棚を装置外に取り出すように構成している。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上述し
たような従来の自動管理システムでは、例えば病院にお
ける外来患者の個人用カルテ等のようなアクティブな書
類、即ち頻繁に出し入れする書類と、同じく病院におけ
る入院患者のカルテ等のようにインアクティブな書類、
即ちめったに出し入れしない書類とを、同じ格納棚に格
納しておき、必要に応じてこれらのうちから選択して所
望の書類を取り出すようにしているので、格納している
書類の総数もその分多くならざるを得ず、頻繁に出し入
れし、しかも短時間で取り出すことが必要なアクティブ
な書類、即ち、外来患者の個人用カルテ等を迅速に出し
入れすることが困難であった。

【０００５】また、薄手のファイルホルダーに保持され
たカルテ等のように薄手の書類と、厚手のファイルホル
ダーに保持されたカルテ等のような厚手の書類やＸ線フ
ィルム等の大きな書類とを同じ格納棚に格納しておき、
必要に応じてこれらのうちから選択して所望の書類を取
り出すようにしているので、書類の格納スペースも必然
的に大きくならざるを得ず、個々の収納空間も空いてい
る部分が多くなり不経済であった。

【０００６】また、このようにシステム全体が大型化す
ると、病院内に設置場所を確保するのも大変であり、設
置スペースを確保できないためにせっかくのシステムを
利用できないというケースも多く見られている。

【０００７】そこで、この発明の課題は、必要とする書
類を迅速に出し入れすることができ、しかも、小型で設
置し易い書類の自動管理システムを提供することにあ
る。

【０００８】

【課題を解決するための手段】上記の課題を解決するた
め、この発明は、格納又は取出指令に応じて、コード符
号が付された所定厚み以下でかつ使用頻度の高い書類を
自動出入機構によって自動的に格納し、又は取出すよう
にした第１の格納庫と、格納される書類に、格納又は取
出指令に応じて作動する表示手段を備えたホルダーを取
付け、このホルダーと共に前記所定厚み以上でかつ使用
頻度の高い書類を格納するようにした第２の格納庫と、
使用頻度の低い書類を格納する第３の格納庫と、極めて
使用頻度の低い書類を格納する第４の格納庫と、必要な
書類のコード及び格納又は取出指令を入力する入力手段
と、前記各格納庫に格納されている各書類のコード及び
各書類の行き先コードを記憶する記憶手段と、前記各格
納庫に保管されている各書類の保管情報を出力する出力
手段と、前記入力手段から取出指令が入力された書類の
コードに応じて、その書類がいずれの格納庫に格納され
ているかを検索し、第１の格納庫に格納されている場合
には前記自動出入機構を作動させてその書類を取出し、
第２の格納庫に格納されている場合にはその書類に取り
付けられたホルダーの前記表示手段を作動させ、第３の
格納庫又は第４の格納庫に格納されている場合には、ど
ちらの格納庫に格納されているかを前記出力手段に出力
する制御手段とを備えた書類の自動管理システムを提供
するものである。

【０００９】また、書類の格納に際して、原則として第
１の格納庫に格納し、前記第１の格納庫に格納できない
前記所定厚み以上の厚さを有する書類については前記第
２の格納庫に格納するようにしておくとよい。

【００１０】さらに、前記第１の格納庫及び第２の格納
庫に収容された書類のうち所定期間出庫要求のなかった
書類については、前記第３の格納庫に収容するように
し、前記第３の格納庫に収容された書類のうち所定期間
出庫要求のなかった書類については、前記第４の格納庫
に収容するようにしてもよい。

【００１１】

【作用】以上のように構成された書類の自動管理システ
ムにおいて格納された書類を取り出す場合、アクティブ
でかつ薄手の書類は第１の格納庫に格納されてるので、
これらの書類についての取出指令を入力手段に入力する
と、自動出入機構によって自動的にその書類が取出され
る。

【００１２】また、アクティブでかつ厚手の書類は表示
手段を備えたホルダーと共に第２の格納庫に格納される
ので、これらの書類について入力手段に取出指令が入力
されると、その書類に取り付けられたホルダーの表示手
段が作動して取出すべき書類が指示され、作業者は直ち
に書類の取出しが行える。

【００１３】また、使用頻度の低い書類については第３
の格納庫に、さらに使用頻度の低い書類については第４
の格納庫にそれぞれ格納されるので、これらの書類につ
いての取出し指令を入力手段に入力すると、第３又は第
４のいずれの格納庫にその書類が格納されているのかが
出力手段に示され、作業者は、その指示にしたがって、
第３又は第４の格納庫から書類を取り出す。

【００１４】一方、書類を格納する場合は、原則とし
て、第１の格納庫に格納され、厚手の書類については、
第２の格納庫に格納されるので、頻繁に使用される書類
は必然的に第１又は第２の格納庫に集まり、書類の取り
出しが迅速に行われる。

【００１５】また、第１の格納庫及び第２の格納庫に収
容された書類のうち所定期間出庫要求のなかった書類に
ついて、第３の格納庫に保管するようにしておくと、第
１の格納庫及び第２の格納庫内に使用頻度の低い書類が
蓄積することがなく、格納庫の有効利用が図れる。

【００１６】さらに、第３の格納庫に収容された書類の
うち所定期間出庫要求のなかった書類について第４の格
納庫に保管するしておくと、使用頻度の極めて低い廃棄
処分に相当する書類が第４の格納庫に集まってくる。

【００１７】

【実施例】以下、実施例について図面を参照して説明す
る。図１に示すように、この書類の自動管理システム
は、ホルダーにファイリングされた状態で複数の保管棚
に格納された書類をピッカーによって自動的に取り出し
たり、返却したりする自動取出機構を備えた第１の格納
庫１０と、表示手段として発光チップを取り付けたホル
ダーにファイリングされた状態で各々の書類を格納する
移動自在の複数の保管棚を備えたオートラック方式の第
２の格納庫２０と、移動自在の複数の保管棚を備えた通
常のオートラック方式の第３の格納庫３０と、一般の倉
庫である第４の格納庫４０と、前記第１の格納庫１０、
第２の格納庫２０、第３の格納庫３０のそれぞれに接続
され、特に、それぞれの格納庫１０、２０、３０、４０
における書類の入出庫を総合的に管理すると共に前記第
１の格納庫１０の前記自動出入機構及び第２の格納庫２
０における前記発光チップの作動を制御する制御手段と
しての管理用コンピュータ５０を有している。また、こ
の管理用コンピュータ５０は、ホストコンピュータ６０
にも接続されている。

【００１８】なお、前記自動出入機構を備えた第１の格
納庫１０としては、例えば特開昭６２−７４８０８号公
報記載の自動倉庫を用いることができる。

【００１９】前記第２の格納庫２０は、上述したよう
に、発光チップを取り付けたホルダーを、格納棚に格納
することにより、前記発光チップが格納棚に設けられた
コネクタに接続されるようになっている。一方、格納棚
に設けられたコネクタは、信号線を介して前記管理コン
ピュータに接続されており、管理コンピュータからの指
令に基づいて、任意のホルダーに取り付けられた発光チ
ップを点灯させることができるようになっている。

【００２０】前記第１の格納庫１０には、例えば、厚さ
３０ｍｍ以下のホルダーに保持されたカルテ等の薄手の
書類で、しかも、外来患者の個人用カルテのようにアク
ティブな書類が保管格納されており、前記第２の格納庫
２０には、例えば、厚さ３０ｍｍ以上のホルダーに保持
されたカルテ等で、しかも、外来患者の個人用カルテの
ようにアクティブな書類が保管格納されている。

【００２１】前記第３の格納庫３０には、前記第１の格
納庫１０及び第２の格納庫２０に格納されていた書類の
うち一定期間取出し要求のなかったカルテ等の使用頻度
の低い書類やＸ線フィルム等の大きな書類が保管格納さ
れており、前記第４の格納庫４０には、ほとんど使用さ
れることのないカルテ等が保管格納されている。

【００２２】前記管理用コンピュータ５０には、入力手
段としてのバーコードリーダ５１及びキーボード５２、
出力手段としてのプリンタ５３及び複数台のモニタ５４
がそれぞれ接続されている。なお、前記モニタ５４は、
各格納庫１０、２０、３０、４０のほか、病院内の所用
箇所にそれぞれ設置されている。

【００２３】以上のように構成された書類の自動管理シ
ステムにおけるカルテの取出しについて、図２〜図４に
示すフローチャートに基づいて説明する。

【００２４】まず、図２に示すように、外来患者が所定
の用紙に必要事項を記入し、病院内の受付けに提出する
と、受付け嬢は当該患者の氏名・生年月日等所定のデー
タをホストコンピュータ６０に入力し、ホストコンピュ
ータ６０から管理用コンピュータ５０に転送される。又
は、管理用コンピュータ５０の入力端末機としてのキー
ボード５２により入力する（Ｓ１）。この入力されたデ
ータは管理用コンピュータ５０からホストコンピュータ
６０に転送されると共に、当該患者のＩＤ番号が登録さ
れているか否かがチェックされ、登録されている場合に
はこのＩＤ番号を検索して当該患者の個人用カルテがど
のような状態にあるか、即ち、当該患者のカルテが第１
〜第４の格納庫１０，２０，３０，４０のうちいずれの
格納庫に入庫中なのか、或いは、貸出中なのかを検出す
る（Ｓ２）。

【００２５】この検索は、マスターファイル及び取出フ
ァイルからなる管理ファイルを検索することにより行わ
れる。前記マスターファイルには、図６に示すように、
当該ＩＤ番号を付されたカルテ等の各格納庫１０、２
０、３０、４０における状態（保管されている格納
庫）、それぞれのカルテ等の送付先、当該送付先へ送付
した日付及びロケーションが記録・保存されている。

【００２６】従って、このマスターファイルを検索する
ことにより当該患者の関係ファイルが今どの様な状態に
あるか、例えば、当該患者のカルテがいずれの格納庫に
入庫中なのか否かが分かる。仮に当該患者のカルテがい
ずれの格納庫にも入庫されていない場合には、当該カル
テの送付先、送付した日付等をチェックする。

【００２７】また、前記取出ファイルは、前記第１ない
し第３格納庫１０、２０、３０については、保管棚
（「ＸＸ」号機）毎にそれぞれ設けられており、前記第
１格納庫の取出ファイルには、図８に示すように、ＩＤ
番号、取出種別、送付先、ロケーション、出庫口、フラ
グが、前記第２及び第３格納庫２０、３０の取出ファイ
ルには、図９に示すように、ＩＤ番号、取出種別、送付
先、ロケーション、フラグが記録・保存されている。前
記第４格納庫４０については、格納庫全体として取出フ
ァイルが設けられており、この取出ファイルには、ＩＤ
番号、取出種別、送付先、ロケーション、フラグが記録
・保存されている。

【００２８】従って、この取出ファイルを検索すること
によって、例えば、第１の格納庫１０について言えば、
当該ファイルがどの保管棚に保管されており、どの出庫
口から取り出すことができるのかが分かる。

【００２９】以上のチェック結果をもとに当該患者のカ
ルテ等が取り出し可能か否かを判断し、当該患者のカル
テが第１〜第４の格納庫１０、２０、３０、４０のうち
いずれの格納庫に入庫中であり、取出可能と判断すれ
ば、以下に示すようにしてカルテが取出される。

【００３０】なお、ステップＳ１において、入力ミス等
があれば、前記プリンタ５３又はモニタ５４に出力され
（Ｓ２４）、再度入力操作を行うことになる。

【００３１】（１）当該カルテが第１の格納庫に保管さ
れている場合 図３に示すように、前記管理用コンピュータ５０が、前
記取出ファイルに基づいて第１の格納庫１０の複数の出
庫口のうち最適の出庫口を決定し（Ｓ３）、当該ファイ
ルが保管されている保管棚を受け持つ前記自動出入機構
に当該カルテの出庫指示を出す（Ｓ４）。すると、前記
自動出入機構が作動して当該カルテを取出し、決定され
た前記出庫口から台車に載せて送り出す。ここで、取り
出されたカルテが目的のカルテであるかどうかを確認し
（Ｓ５）、目的のカルテであれば以下に示すように管理
ファイルを更新する（Ｓ２３）。即ち、図７に示すよう
に、当該ＩＤ番号を付されたカルテまたはＸ線フィルム
につき状態を「取出中」と改め、また送付先を「ＸＸ
Ｘ」、日付を「ＸＸＸＸＸＸ］というようにそれぞれ改
める。マスターファイルの更新に続いて取出しファイル
についても同様に更新される。

【００３２】（２）当該カルテが第２の格納庫に保管さ
れている場合 図４に示すように、前記管理用コンピュータ５０が、前
記取出ファイルに基づいて当該カルテが保管されている
保管棚の通路表示ランプを点灯させる（Ｓ６）。ここ
で、自動モードか手動モードかの判断を行い（Ｓ７）、
自動モードの場合には、自動的にオートラックが移動し
て取出通路が形成され（Ｓ９）、手動モードの場合に
は、オペレータが点灯している保管棚に設けられた通路
形成スイッチを押すと（Ｓ８）、オートラックが移動し
て取出通路が形成される（Ｓ９）。

【００３３】この時、前記管理用コンピュータ５０が、
当該カルテをファイリングしているホルダーに取り付け
られた発光チップを点灯させているので（Ｓ１０）、オ
ペレータは目的のカルテを直ちに見つけることができ、
そのカルテを取り出す（Ｓ１１）。

【００３４】そして、取り出したカルテに付されたバー
コードを前記バーコードリーダ５１に読みとらせるか、
或いはキーボード５２に入力すると（Ｓ２２）、そのデ
ータが前記管理コンピュータ５０に送られ、前記管理コ
ンピュータ５０は上述したように管理ファイルを更新す
る（Ｓ２３）。

【００３５】（３）当該カルテが第３の格納庫に保管さ
れている場合 図５に示すように、前記管理用コンピュータ５０が、前
記取出ファイルに基づいて前記プリンタ５３又はモニタ
５４に、当該カルテが保管されている保管棚番号及びロ
ケーションデータを印刷又は表示し（Ｓ１２）、当該カ
ルテが保管されている保管棚の通路表示ランプを点灯さ
せる（Ｓ１３）。ここで、自動モードか手動モードかの
判断を行い（Ｓ１４）、自動モードの場合には、自動的
にオートラックが移動して取出通路が形成され（Ｓ１
６）、手動モードの場合には、オペレータが点灯してい
る保管棚に設けられた通路形成スイッチを押すと（Ｓ１
５）、オートラックが移動して取出通路が形成されるの
で（Ｓ１６）、オペレータは、形成された通路に入り、
前記保管棚から目的のカルテを探して取り出す（Ｓ１
７）。

【００３６】そして、取り出したカルテに付されたバー
コードを前記バーコードリーダ５１に読みとらせるか、
或いはキーボード５２に入力すると（Ｓ２２）、そのデ
ータが前記管理コンピュータ５０に送られ、前記管理コ
ンピュータ５０は上述したように管理ファイルを更新す
る（Ｓ２３）。

【００３７】（４）当該カルテが第４の格納庫に保管さ
れている場合 図２に示すように、前記管理用コンピュータ５０が、前
記取出ファイルに基づいて前記プリンタ５３又はモニタ
５４に、ロケーションデータを印刷又は表示する（Ｓ１
８）。オペレータは、このロケーションデータにより当
該カルテを探して取り出す（Ｓ１９）。

【００３８】そして、取り出したカルテに付されたバー
コードを前記バーコードリーダ５１に読みとらせるか、
或いはキーボードに入力すると（Ｓ２２）、そのデータ
が前記管理コンピュータ５０に送られ、前記管理コンピ
ュータ５０は上述したように管理ファイルを更新する
（Ｓ２３）。

【００３９】一方、当該カルテが貸出中の場合には、前
記プリンタ５３又はモニタ５４に、「貸出中」であるこ
と及びその「送付先」が印刷又は表示されるので（Ｓ２
０）、その送付先より当該カルテを入手し（Ｓ２１）、
当該カルテに付されたバーコードを前記バーコードリー
ダ５１に読みとらせるか、或いはキーボード５２に入力
すると（Ｓ２２）、そのデータが前記管理コンピュータ
５０に送られ、前記管理コンピュータ５０は上述したよ
うに管理ファイルを更新する（Ｓ２３）。

【００４０】次に、以上のようにして取り出されたカル
テを入庫する場合について、図１０に示すフォローチャ
ートに従って説明する。カルテを入庫する場合は、原則
として前記第１の格納庫１０に戻すものとしている。

【００４１】図１０に示すように、オペレータは、入庫
しようとするカルテに付された患者のＩＤ番号を、前記
バーコードリーダ５１に読みとらせるか、或いはキーボ
ード５２に入力する（Ｓ３１）。

【００４２】次に、入庫しようとするカルテをファイリ
ングしているホルダーの交換が必要か否かを判断する
（Ｓ３２）。つまり、第２、第３、第４の格納庫２０、
３０、４０から取り出したカルテを入庫する場合は、第
１の格納庫１０用のホルダーに交換する必要がある。ホ
ルダーを交換する必要がある場合には、第１の格納庫１
０用のホルダーにを交換した後（Ｓ３３）、カルテを入
出庫用の台車にセットする（Ｓ３４）。また、ホルダー
を交換する必要がない場合には、そのままカルテを台車
にセットする（Ｓ３４）。

【００４３】そして、その台車を入庫口から第１の格納
庫１０に送り込むと、前記自動取出機構に設けられてい
る厚み検知センサによって当該カルテの厚みが検出さ
れ、そのカルテが第１の格納庫１０に格納可能な厚みで
あるか否かが判断される（Ｓ３５）。ここで、第１の格
納庫に格納可能な厚みである場合には、前記自動出入機
構によって引き続き入庫作業が行われる。

【００４４】入庫動作が完了すると、入庫状態が前記モ
ニタ５４に表示されるので入庫確認を行い（Ｓ３６）、
入庫が完了している場合は入庫完了信号が前記管理コン
ピュータ５０に送信され、管理コンピュータ５０が前記
管理ファイルを更新する（Ｓ３７）。一方、ステップＳ
３６において、入庫が適切に行われなかった場合は、再
度入庫作業を行う。

【００４５】前記ステップＳ３５において、カルテが第
１の格納庫１０に格納可能な厚みでない場合には、以下
に示すように、第２の格納庫２０に入庫することとなる
（Ｓ３８）。まず、入庫しようとするカルテをファイリ
ングしているホルダーが、第１の格納庫１０用のホルダ
ーになっているので、これを第２の格納庫２０用のホル
ダーに交換する（Ｓ３９）。

【００４６】そして、ＩＤ番号及び発光チップ番号を前
記キーボード５２から入力し（Ｓ４０）、当該カルテを
棚の任意のロケーションに収納する（Ｓ４１）。ここ
で、前記発光チップの点灯確認を行い（Ｓ４２）、発光
チップが正常に点灯すれば、入庫カルテ番号を前記管理
コンピュータ５０に入力する。前記管理コンピュータ５
０は入力されたデータに基づいて管理ファイル及び取出
しファイルを更新する（Ｓ３７）。

【００４７】以上のように、この書類の自動管理システ
ムでは、取り出したカルテを原則として自動出入機構を
備えた第１の格納庫１０に返却し、第１の格納庫１０に
は保管できない厚手のカルテのみを取出し容易な発光チ
ップを備えた第２の格納庫２０に返却するようにしたた
め、使用頻度の高いカルテが、常時第１又は第２の格納
庫１０、２０に集まり、出庫及び入庫が迅速に行える。

【００４８】次に、リロケーション処理及びパージ処理
について、図１１及び図１２に示すフローチャートに基
づいて説明する。ここにいうリロケーション処理とは、
第１又は第２の格納庫１０、２０に保管されているカル
テのうち、患者が所定期間来院しないため、その間に出
庫及び入庫を行わなかったカルテをインアクティブなカ
ルテとして第３の格納庫３０に入庫する処理をいい、パ
ージ処理とは、第３の格納庫３０に保管されているイン
アクティブなカルテのうち、一定期間出庫及び入庫を行
わなかったカルテを廃棄するという意味で第４の格納庫
４０に入庫する処理をいう。

【００４９】リロケーション処理は、図１１に示すよう
に、まず、オペレータがその旨の指示を前記キーボード
５２から前記管理コンピュータ５０に入力すると（Ｓ５
１）、前記プリンタ５３又はモニタ５４にリロケーショ
ン処理すべきカルテのＩＤ番号、保管場所及び第３の格
納庫３０の格納すべき指定ロケーションが印刷又は表示
される（Ｓ５２）。

【００５０】当該カルテが第１の格納庫１０に保管され
ている場合は、前記自動出入機構によって当該カルテが
自動的に取り出される（Ｓ５３、Ｓ５４）。また、当該
カルテが第２の格納庫２０に保管されている場合は、上
述したように、当該カルテが保管されている保管棚の通
路表示ランプが点灯し、自動モードの場合には、自動的
にオートラックが移動して取出通路が形成されると共
に、当該カルテをファイリングしているホルダーに取り
付けられた発光チップが点灯するので（Ｓ５３）、オペ
レータは前記取出通路に入ってその点灯した発光チップ
に基づいて当該カルテを取り出す（Ｓ５４）。

【００５１】オペレータは、当該ファイルを取り出した
後に、カルテがファイリングされているホルダーを第３
の格納庫３０用のホルダーに交換し（Ｓ５５）、これを
前記指定ロケーションに基づいて、第３の格納庫３０に
入庫する（Ｓ５６）。

【００５２】最後に、オペレータが入庫確認を行うと、
前記管理コンピュータ５０が管理ファイル及び取出しフ
ァイルを更新する（Ｓ５７）。

【００５３】パージ処理は、図１２に示すように、ま
ず、オペレータがその旨の指示を前記キーボード５２か
ら前記管理コンピュータ５０に入力すると（Ｓ６１）、
前記プリンタ５３又はモニタ５４にリロケーション処理
すべきカルテのＩＤ番号、第３の格納庫３０において当
該カルテが保管されている保管棚番号、ロケーションデ
ータ及び第４の格納庫４０の格納すべき指定ロケーショ
ンが印刷又は表示される（Ｓ６２）。

【００５４】そして、上述したように、当該カルテが保
管されている保管棚の通路表示ランプが点灯し、自動モ
ードの場合には、自動的にオートラックが移動して取出
通路が形成されるので（Ｓ６３）、オペレータは前記取
出通路に入って前記保管棚から当該カルテを取り出す
（Ｓ６４）。

【００５５】オペレータは、当該ファイルを取り出した
後に、カルテがファイリングされているホルダーを第４
の格納庫４０用のホルダーに交換し（Ｓ６５）、これを
前記指定ロケーションに基づいて、第４の格納庫４０に
入庫する（Ｓ６６）。

【００５６】最後に、オペレータが入庫確認を行うと、
前記管理コンピュータ５０が管理ファイル及び取出しフ
ァイルを更新する（Ｓ６７）。

【００５７】以上のように、定期的にリロケーション処
理を行うと、第１及び第２の格納庫１０、２０に使用頻
度の低いカルテが長期間保管されることがなく、カルテ
の取り出しを迅速に行える第１及び第２の格納庫１０、
２０には、常時使用頻度の高いカルテのみが保管される
こととなり、格納庫を効率的に使用することができる。

【００５８】また、同様に定期的にパージ処理を行うこ
とにより、廃棄すべきカルテが第４の格納庫４０に集め
られ、カルテの廃棄が円滑に行える。

【００５９】なお、この実施例では病院におけるカルテ
の管理について本発明を適用した場合を説明したが、特
にこれに限定されるものではなく、一般の事務書類等の
管理にも適用できることは言うまでもない。

【００６０】

【発明の効果】以上のように、この発明の書類の自動管
理システムは、書類の使用頻度に応じて保管する格納庫
を分け、使用頻度の高い書類が保管される格納庫には自
動出入機構や表示手段を設けるようにしたため、使用頻
度の高い書類を迅速に出し入れすることができ、作業効
率を向上させることができる。特に、使用頻度の高い書
類については、その厚さによって格納庫を変えるように
したため、収納空間の有効利用が図れるという利点もあ
る。従って、本発明によれば、必要とする書類を迅速に
出し入れすることができる上に小型で設置し易い書類物
品の自動管理システムを提供し得る。

【００６１】また、一度取り出された書類は、原則とし
て迅速に出し入れできる第１及び第２の格納庫に返却す
るようにしたので、使用頻度の高い書類を第１及び第２
の格納庫に自然に集めることができる。

【００６２】さらに、第１及び第２の格納庫に保管され
た書類のうち、一定期間取り出し要求のなかった書類に
ついては、第３の格納庫に移し変えるようにしたため、
第１及び第２の格納庫に使用頻度の低い書類が長期間保
管されることがなく、書類を迅速に出し入れできる第１
及び第２の格納庫を有効に使用することができる。ま
た、第３の格納庫に保管された書類のうち、一定期間取
り出し要求のなかった書類については、第４の格納庫に
移し変えるようにしたため、廃棄処分に相当する書類が
一箇所に集まり、書類の廃棄処理を円滑に行うことがで
きる。

【図面の簡単な説明】

【図１】この発明に係る一実施例を示す書類の自動管理
システムの構成図である。

【図２】同上の書類の自動管理システムにおける書類の
出庫工程を示すフローチャートである。

【図３】同上の書類の自動管理システムにおける書類の
出庫工程を示すフローチャートである。

【図４】同上の書類の自動管理システムにおける書類の
出庫工程を示すフローチャートである。

【図５】同上の書類の自動管理システムにおける出庫処
理を示すフローチャートである。

【図６】マスターファイルを示す概念図である。

【図７】マスターファイルを更新した状態を示す概念図
である。

【図８】取出ファイルを示す概念図である。

【図９】取出ファイルを示す概念図である。

【図１０】同上の書類の自動管理システムにおける入庫
処理を示すフローチャートである。

【図１１】同上の書類の自動管理システムにおけるリロ
ケーション処理を示すフローチャートである。

【図１２】同上の書類の自動管理システムにおけるパー
ジ処理を示すフローチャートである。

【符号の説明】

１０ 第１の格納庫 ２０ 第２の格納庫 ３０ 第３の格納庫 ４０ 第４の格納庫 ５０ 管理用コンピュータ ５１ バーコードリーダー ５２ キーボード ５３ プリンター ５４ モニタ

Claims (4)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 格納又は取出指令に応じて、コード符号
   が付された所定厚み以下でかつ使用頻度の高い書類を自
   動出入機構によって自動的に格納し、又は取出すように
   した第１の格納庫と、 格納される書類に、格納又は取出指令に応じて作動する
   表示手段を備えたホルダーを取付け、このホルダーと共
   に前記所定厚み以上でかつ使用頻度の高い書類を格納す
   るようにした第２の格納庫と、 使用頻度の低い書類を格納する第３の格納庫と、 極めて使用頻度の低い書類を格納する第４の格納庫と、 必要な書類のコード及び格納又は取出指令を入力する入
   力手段と、 前記各格納庫に格納されている各書類のコード及び各書
   類の行き先コードを記憶する記憶手段と、 前記各格納庫に保管されている各書類の保管情報を出力
   する出力手段と、 前記入力手段から取出指令が入力された書類のコードに
   応じて、その書類がいずれの格納庫に格納されているか
   を検索し、第１の格納庫に格納されている場合には前記
   自動出入機構を作動させてその書類を取出し、第２の格
   納庫に格納されている場合にはその書類に取り付けられ
   たホルダーの前記表示手段を作動させ、第３の格納庫又
   は第４の格納庫に格納されている場合には、どちらの格
   納庫に格納されているかを前記出力手段に出力する制御
   手段とを備えた書類の自動管理システム。
2. 【請求項２】 書類の格納に際して、原則として第１の
   格納庫に格納し、前記第１の格納庫に格納できない前記
   所定厚み以上の厚さを有する書類については前記第２の
   格納庫に格納するようにした請求項１記載の書類の自動
   管理システム。
3. 【請求項３】 前記第１の格納庫及び第２の格納庫に収
   容された書類のうち所定期間出庫要求のなかった書類に
   ついては、前記第３の格納庫に収容するようにした請求
   項１又は２に記載の書類の自動管理システム。
4. 【請求項４】 前記第３の格納庫に収容された書類のう
   ち所定期間出庫要求のなかった書類については、前記第
   ４の格納庫に収容するようにした請求項１、２又は３に
   記載の書類の自動管理システム。