JP2013054488A - 書類管理システム及び書類管理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】書類の作成から廃棄に至るまで、紙の書類自体を管理する。
【解決手段】書類情報を読み込む書類データ入力手段と、前記書類情報を表示するための表示手段と、前記書類情報を記憶する書類データ記憶手段と、前記書類の保管場所を決定する書類位置決定手段と、前記書類を特定するためのデータが記載されたバーコードを印刷する書類ラベル印刷手段と、書類情報を検索する書類検索手段と、前記書類の保管期限に関する情報を前記表示手段に表示させる書類保管期限管理手段とを備えた書類管理システム。
【選択図】図１

Description

本発明は、紙ベースの書類を管理するための書類管理システム及び書類管理プログラムに関し、特に、書類の作成から廃棄に至るまでの全期間にわたって書類を管理するための書類管理システム及び書類管理プログラムに関する。

従来、作成された書類は、カテゴリごとのファイルにとじられて棚等に保管され、年数がたった書類は、箱等に入れられて保管庫に保存されてきた。この場合、必要な書類を探すのが大変であり、特に保管庫に保存されている古い書類を探すのは、一つ一つ人間が目で見て調べる必要があり、労力と時間とを要していた。

また、オフィスの引っ越しがある場合は、引っ越し先のどこに保管したか分からなくなり、必要な書類を探すことが極めて大変であった。また、保管期限経過後廃棄する際には、廃棄対象の書類を探しだし、集めるのは極めて労力と時間とを要していた。

そこで、書類をスキャナで読み込み電子データとして保存管理する方法が開発されてきた。例えば、特許文献１に記載の文書管理装置は、登録されたプリンタと、紙面に記載された内容をイメージ情報として読み取るスキャナとを備え、登録される文書に固有の文書番号を付加する文書管理手段と、文書印刷時にこの文書番号を文書上の所定位置に印刷するプリント制御手段と、スキャナにより読み取られた文書番号を認識する文字認識手段とを有している。
これにより、利用者が文書名やキーワードなどを入力しなくても文書を取り出すことができ、かつ、文書番号を記憶しておいたり入力したりする必要がないとしている。

特開平１１−９６１４８公報

しかしながら、特許文献１に記載された従来の文書管理装置等では、データ化された書類、即ち、イメージデータ等の書類は管理できても、紙の書類自体の管理はできなかった。

また、全ての文書のイメージデータ等を保管したとしても、原本としての紙の書類自体は現在においてやはり必要であり、その紙の書類自体を管理する必要がある。
本発明は、かかる実情に鑑み、紙の書類自体をその作成から廃棄に至るまでの全期間にわたって管理することを可能にする書類管理システム及び書類管理プログラムを提供しようとするものである。

本発明の課題は、下記の各発明によって解決することができる。
即ち、本発明の書類管理システムは、書類の作成時から前記書類の廃棄時までの全期間にわたって前記書類を管理するシステムであって、前記書類に関する情報である書類情報を読み込む書類データ入力手段と、前記書類情報を表示するための表示手段と、前記書類データ入力手段によって読み込まれた前記書類情報を記憶する書類データ記憶手段と、前記書類情報に基づいて、または、所定の分類に基づいて、または、オペレータからの指示に基づいて前記書類の保管場所を決定する書類位置決定手段と、前記書類を収納する書類収納容器に貼付するための印刷媒体に前記書類を特定するためのデータが記載されたバーコードを印刷する書類ラベル印刷手段と、前記書類データ記憶手段に記憶されている書類情報を検索する書類検索手段と、前記書類データ記憶手段に記憶されている書類情報中の前記書類の保管期限に関する情報に基づいて、前記書類の保管期限に関する情報を前記表示手段に表示させる書類保管期限管理手段とを備えたことを主要な特徴にしている。
これにより、書類の作成時から廃棄時に至るまで紙の書類自体を管理することができる。

また、本発明の書類管理システムは、前記印刷手段により印刷された前記バーコードを読み込むための持ち運び自在な第１の外部端末を更に備え、前記第１の外部端末は、読み込んだ前記バーコードに記載された情報を、ネットワークを介して前記書類検索手段に送信し、前記書類検索手段は、受信した前記バーコードに記載された情報が特定する書類情報を検索し、検索した書類情報を前記第１の外部端末に送信し、前記第１の外部端末は、受信した前記書類情報を表示する、ことを主要な特徴にしている。
これにより、書類を収納手段からいちいち取り出して読まなくても収納手段に収納されている書類について知ることができる。

更に、本発明の書類管理システムは、書類を特定するための情報が記憶されているICタグと、前記ICタグの情報を読み込むための持ち運び自在な第２の外部端末を更に備え、前記第２の外部端末は、読み込んだ前記ICタグの情報を、ネットワークを介して前記書類検索手段に送信し、前記書類検索手段は、受信した前記ICタグの情報が特定する書類情報を検索し、検索した書類情報を前記第２の外部端末に送信し、前記第２の外部端末は、受信した前記書類情報を表示する、ことを主要な特徴にしている。
これにより、書類を収納手段からいちいち取り出して読まなくても収納手段に収納されている書類について知ることができる。

更にまた、本発明の書類管理システムは、前記ICタグの情報を読み込むための第３の外部端末を更に備え、前記第３の外部端末は、前記書類を保管するための部屋の出入り口に設置され、前記第３の外部端末は、前記ICタグが貼付された前記収納手段が前記第３の外部端末の前を通過する際、前記収納手段に貼付された前記ICタグの情報を読み込み、読み込んだ情報を、ネットワークを経由して前記書類位置決定手段に送信し、前記書類位置決定手段は、前記ICタグ受信機の設置位置の情報に基づいて、前記書類データ記憶手段に記憶されている、受信した情報が特定する書類の位置に関する情報を変更することを主要な特徴にしている。
これにより、書類の位置を例えば他の部屋等に移動させた場合でも、自動的に書類位置に関する情報が更新される。

また、本発明の書類管理プログラムは、コンピュータとプリンタと記憶装置とディスプレイとを含んだコンピュータシステムに書類の作成時から前記書類の廃棄時までの全期間にわたって前記書類を管理させるための書類管理プログラムであって、前記コンピュータシステムを、前記書類に関する情報である書類情報を読み込む書類データ入力手段と、前記書類情報を表示するための表示手段と、前記書類データ入力手段によって読み込まれた前記書類情報を記憶する書類データ記憶手段と、前記書類情報に基づいて、または、所定の分類に基づいて、または、オペレータからの指示に基づいて前記書類の保管場所を決定する書類位置決定手段と、前記書類を収納する書類収納容器に貼付するための印刷媒体に前記書類を特定するためのデータが記載されたバーコードを印刷する書類ラベル印刷手段と、前記書類データ記憶手段に記憶されている書類情報を検索する書類検索手段と、前記書類データ記憶手段に記憶されている書類情報中の前記書類の保管期限に関する情報に基づいて、前記書類の保管期限に関する情報を前記表示手段に表示させる書類保管期限管理手段として機能させることを主要な特徴にしている。
これにより、書類の作成時から廃棄時に至るまで紙の書類自体を管理することができる。

更に、本発明の書類管理プログラムは、前記印刷手段により印刷された前記バーコードを読み込むための持ち運び自在な第１の外部端末が読み込んだ前記バーコードに記載された情報を、ネットワークを介して受信する機能と、受信した前記バーコードに記載された情報が特定する書類情報を検索し、検索した書類情報を前記第１の外部端末に送信する機能と、を更に実現させることを主要な特徴にしている。
これにより、書類を収納手段からいちいち取り出して読まなくても収納手段に収納されている書類について知ることができる。

更にまた、本発明の書類管理プログラムは、ICタグに記憶されている書類を特定するための情報を読み込むための持ち運び自在な第２の外部端末から送信された前記ICタグの情報を、ネットワークを介して受信する機能と、受信した前記ICタグの情報が特定する書類情報を検索し、検索した書類情報を前記第２の外部端末に送信する機能と、を主要な特徴にしている。
これにより、書類を収納手段からいちいち取り出して読まなくても収納手段に収納されている書類について知ることができる。

また、本発明の書類管理プログラムは、前記書類を保管するための部屋の出入り口に設置され前記ICタグの情報を読み込むための第３の外部端末が受信した情報を、ネットワークを介して受信する機能と、受信した前記情報と、前記ICタグ受信機の設置位置の情報に基づいて、前記書類データ記憶手段に記憶されている、受信した情報が特定する書類の位置に関する情報を変更する機能を更に実現させることを主要な特徴にしている。
これにより、書類の位置を例えば他の部屋等に移動させた場合でも、自動的に書類位置に関する情報が更新される。

紙の書類自体を書類の作成から廃棄に至るまで管理することができる。

本発明の書類管理システムの機能ブロックを示した機能ブロック図である。 本発明の書類管理システムの実施形態を示す概念図である。 本発明の書類管理システムの実施形態を示す説明図である。

以下、添付図面を参照しながら、本発明を実施するための形態を詳細に説明する。ここで、図中、同一の記号で示される部分は、同様の機能を有する同様の要素である。

＜書類管理システムの構成＞

本発明の書類管理システムは、書類の作成時からその書類の廃棄時または永久保管までの全期間にわたってその書類を管理するシステムである。
本発明の一実施形態について図面を参照して説明する。図１は、本発明の書類管理システムの機能ブロックを示した機能ブロック図である。

図１に示すように、本発明の書類管理システムは、本体１と外部端末７０とを主に備えて構成される。本体１は、書類データ入力手段１０と、書類データ記憶手段２０と、書類位置決定手段３０と、書類ラベル印刷手段４０と、書類検索手段５０と、書類保管期限管理手段６０と、表示手段８０とを主に備えて構成される。

書類データ入力手段１０は、作成された書類Ｓに関する情報である書類情報を読み込み、書類データ記憶手段２０は、読み込まれた書類情報を記憶する。書類情報とは、例えば、書類作成日時、書類題名、書類作成者、書類作成部門、書類のカテゴリ、書類中のキーワード、その書類Ｓに関連づけられる業務の種類、書類の保管場所、書類の位置、書類の保管期限、書類の保管期限終了後の書類Ｓの処理方法等のうち少なくとも１以上を含むものである。また、上記以外のものであっても書類Ｓに関する情報ならば書類情報に含まれる。

書類データ入力手段１０によるこれらの書類Ｓに関する情報の読み込みは、書類データ入力手段１０が、書類作成時に作成された書類Ｓのテキストデータを読み込むことによって行うこともできるし、書類作成者がキーボードやマウス等の入力手段によって入力した情報を書類データ入力手段１０が読み込むことによって行うこともできる。また、書類データ入力手段１０は、あらかじめ作成された書類Ｓに関する情報のデータを記録媒体から、あるいはネットワーク経由等で読み込むこともできる。書類データ入力手段１０は、コンピュータ、キーボード、マウス、スキャナ、OCR等によって構成することができる。

書類データ記憶手段２０は、書類データ入力手段１０によって読み込まれた書類情報や、書類位置決定手段３０によって決定された書類Ｓの位置情報等を記憶する。書類データ記憶手段２０は、ハードディスク記録装置、SSDやフラッシュメモリ等の半導体記録装置、ブルーレイ記録装置、DVD記録装置、CD記録装置等の様々な記録装置で構成することができる。

書類位置決定手段３０は、コンピュータ等で構成され、書類データ入力手段１０によって読み込まれた書類情報に基づいて、その書類Ｓを保管する場所を決定する。書類Ｓの保管場所の決定は、あらかじめ定められた分類に基づいて決定されても良いし、オペレータからの指示を受信することによって決定されても良い。保管場所の決定は、様々なタイミングで行うことができ、複数回決定を行っても良い。すなわち、書類保管中に別の場所に保管することを決定することにより、保管場所を変更することができる。

書類ラベル印刷手段４０は、書類Ｓを収める箱Ｂ、袋Ｆ、キャビネ、棚Ｔ等（本発明では総称して書類収納容器と称する）に貼付するためのラベルＰ等の印刷媒体にその書類Ｓを特定可能な情報として、バーコードを印刷する。このとき、該ラベルＰには、書類作成日時、書類題名、書類作成者、書類作成部門、書類のカテゴリ、書類中のキーワード、その書類Ｓに関連づけられる業務の種類、書類の保管場所、書類の位置、書類の保管期限、書類の保管期限終了後の書類Ｓの処理方法等が必要に応じて目視でも確認できるように印刷されることが望ましい。但し、と供にこのバーコードは、バーコードリーダ等を含んで構成される外部端末７０によって読み取られる。

書類検索手段５０は、書類データ入力手段１０から入力されたデータに基づいて、そのデータが特定する書類情報を、書類データ記憶手段２０内を検索することにより取得する。書類検索手段５０は、取得したデータを表示手段８０に表示させることができる。また、書類検索手段５０は、外部端末７０からネットワークを経由して受信したデータに基づいて、このデータが特定する書類情報を検索することができる。

書類検索手段５０は、検索することにより得られた書類情報を外部端末７０にネットワークを経由して送信することもできるし、検索によって得られた書類情報によって示される書類Ｓと、あらかじめ設定された書類Ｓとが同一か否かを判断しその結果を示すデータを、ネットワークを経由して外部端末７０に送信することもできる。

これにより、特定の書類Ｓを探すときは、書類庫内の書類を収める箱Ｂ、棚Ｔ等に貼付されたラベルＰに印刷されたバーコードを外部端末７０によって読み込むことにより、外部端末にバーコードによって特定される書類情報が表示され、あるいは、バーコードによって特定される書類Ｓが探している書類Ｓか否かの情報が表示されるので、容易に探している書類Ｓを見つけることができる。

書類保管期限管理手段６０は、書類データ記憶手段２０内に記憶されている書類情報内の書類保管期限に基づいて、書類Ｓの保管期限を管理する。具体的には、書類Ｓの保管期限が所定の期間内に近づいた時に、その書類Ｓに関する情報、その書類Ｓの保管期限、その書類Ｓの保管期限終了後のその書類Ｓの処理方法等を表示することができる。

外部端末７０は、ネットワーク１００を経由して本体１と通信することができる。この通信は、双方向であっても良いし、一方向であっても良い。外部端末７０は、持ち運びが容易な携帯端末であっても良いし、本体とは別の部屋、あるいは別の建物に据え置かれた端末であっても良い。外部端末７０は、複数存在しても良い。

外部端末７０が、携帯端末である場合は、バーコードスキャナを備えることが望ましい。これにより、携帯端末のバーコードスキャナで書類庫内の書類Ｓを収める箱Ｂ、棚Ｔ等に貼付されたラベルＰに印刷されたバーコードを読み込むことにより、携帯端末がネットワーク１００を経由してバーコードとして記載された情報を本体１に送信することができる。

本体１の書類検索手段５０は、書類データ記憶手段２０内を検索することにより、送信されたデータによって特定される書類情報を取得し、この情報を携帯端末にネットワーク１００を経由して送信することができる。携帯端末は、送信された書類情報を受信し、これを表示することができる。ここで、携帯端末と本体１とは、無線LAN等の無線通信を用いてネットワーク１００に接続することが好ましい。持ち歩きの自由度が増すからである。

また、バーコードと併用して、あるいは、バーコードの代わりにICタグ、RFID、非接触IC（これらを総称してICタグと称する）を使用し、書類Ｓあるいは書類Ｓを収納している収納体にこのICタグを装着することもできる。ICタグには、バーコードが有しているのと同じ情報を入力することができる。この場合、携帯端末はICタグとの通信が可能なICタグ通信装置を備えることが好ましい。これにより、携帯端末を書類収納体に近づけてICタグの情報を読み込むことにより、上述したようなバーコードを読み込んだのと同じ動作をすることができる。

さらに、外部端末７０として、ICタグ通信装置を備えたものを各書類庫の出入り口、各棚Ｔ等に設置することができる。これにより、ICタグが貼付された書類Ｓや、書類容器を移動させたとき、例えば、書類庫から持ち出したり、持ち込んだりしたときは、書類庫の出入り口の外部端末７０が、移動させた書類Ｓ等に貼付されたICタグの情報を読み込み、これをネットワーク１００を経由して本体１に送信することにより、本体１は、ICタグにより特定される書類Ｓが書類庫に入ったこと、あるいは、書類庫から出たことを識別することができる。

このようにして、いろいろな場所に、ICタグ通信装置を備えた外部端末７０を設置することにより、本体１は、書類Ｓの移動や、書類Ｓが収納されている場所を簡単に把握することができる。

なお、本体１のみをスタンドアローンで使用する構成にしても良い。

＜書類管理システムの実施形態＞
次に、本発明の書類管理システムの一実施形態について、図２を参照して説明する。図２は、本発明の書類管理システムの実施形態を示す概念図である。図３は、本発明の書類管理システムの実施形態を示す説明図である。

図２に示すように、本発明の書類管理システムは、ネットワーク１００を介して接続されたコンピュータ装置１１０、外部コンピュータ装置１２０、携帯装置１３０を主に備えて構成される。また、本発明の書類管理システムは、ネットワーク１００を経由して接続されたICタグ受信機１４０を更に備えても良い。

外部コンピュータ装置１２０は、図１に示す本体１として機能するものであり、外部コンピュータ装置１２０と、携帯装置１３０と、ICタグ受信機１４０とは、図１に示す外部端末７０として機能するものである。

コンピュータ装置１１０は、書類データ入力手段１０として機能するキーボード、マウス、スキャナ等の入力装置と、書類データ記憶手段２０として機能するハードディスク等の記録装置と、書類位置決定手段３０、書類検索手段５０、書類保管期限管理手段６０として機能するコンピュータと、書類ラベル印刷手段４０として機能するプリンタと、表示手段８０として機能するディスプレイとを備えている。

コンピュータ装置１１０は、書類情報に関するデータをネットワーク１００経由で、或いは、CD、DVD、USBメモリ、磁気ディスク等の記録媒体から、或いは、キーボードから受信しその情報をハードディスクの記録装置に記録する。

外部コンピュータ装置１２０は、コンピュータ装置１１０とは、別の部屋あるいは別の建物に設置されて、ネットワーク１００を経由してコンピュータ装置１１０に接続されている。外部コンピュータ装置１２０は、ネットワーク１００を経由してコンピュータ装置１１０の機能を使用することができる。これにより、コンピュータ装置１１０が設置されていない場所でも、コンピュータ装置１１０の機能を使用することができる。外部コンピュータ装置１２０は、コンピュータ装置１１０と同じハードウエア構成にすることができる。

この際、コンピュータ装置１１０の機能のうち一部あるいはすべてを外部コンピュータ装置１２０自体で動作できる構成にしても良い。すなわち、コンピュータ装置１１０を本体１として動作させるコンピュータソフトウエアの一部または全部が外部コンピュータ装置１２０にインストールされていても良い。この際には、コンピュータ装置１１０と外部コンピュータ装置１２０とは、データを共有できるように構成する必要がある。

携帯装置１３０は、上述した外部端末７０として機能するものであり、例えば、バーコードスキャナとモバイルコンピュータとから構成される。あるいは、バーコードスキャナを備えた専用のハードウエアであっても良い。

携帯装置１３０は、無線LANなどの無線通信によりコンピュータ装置１１０に接続される。書類Ｓを探すときには、書庫において、各書類保管容器、書類箱Ｂ等に貼付されたバーコードをこの携帯装置１３０のバーコードスキャナで読み込むことにより、携帯装置１３０はコンピュータ装置１１０と通信してこのバーコードが貼付された書類Ｓに関するデータを表示することができる。

バーコードに代えて、あるいは、バーコードと平行してICタグを使用することができる。この場合、携帯装置１３０は、ICタグ受信機１４０を備えることができる。これにより、バーコードを読み込む代わりに、各書類保管容器、書類箱Ｂ等に貼付されたICタグの情報を非接触にICタグ受信機によって読み込むことにより、バーコードを読み取ったと同様にコンピュータ装置１１０と通信してこのICタグが貼付された書類Ｓに関する情報を表示することができる。ここで、ICタグにはバーコードよりも多くの情報を入力することができるので、携帯装置１３０は、コンピュータ装置１１０と通信することなく、ICタグに入力されているこのICタグが貼付されている書類に関する情報を読み取ってそれを表示しても良い。

ICタグ受信機１４０は、書庫の出入り口、廊下、棚Ｔ等に設置されて有線、または、無線によりネットワーク１００を経由して、あるいは直接にコンピュータ装置１１０に接続されても良い。これにより、ICタグが貼付された書類Ｓや書類保管容器を移動させたとき、移動路や移動先の保管場所に設置されたICタグ受信機１４０が、書類Ｓや書類保管容器に貼付されたICタグの情報を読み込み、コンピュータ装置１１０に送信することができる。コンピュータ装置１１０は、その送信された情報を読み込むことにより書類Ｓの移動先をオペレータによって入力されることなく認識し、書類保管場所に関するデータを更新することができる。

これは、バーコードを用いて手動で行っても良い。ICタグ受信機が設置される場所に、コンピュータ装置１１０と有線、または、無線でネットワーク１００を経由してあるいは直接に接続されたバーコードリーダを設置することにより、その場所において書類保管容器等に貼付されたバーコードを読み取らせることができる。これにより、コンピュータ装置１１０は、書類Ｓの移動位置を認識し書類Ｓの場所に関するデータを更新することができる。

コンピュータを本体１として機能させるプログラムをコンピュータ装置１１０にインストールして実行することによって、コンピュータ装置１１０を本体１として機能させることができる。

＜作動＞
次に本発明の書類管理システムの作動の一実施形態について図２を参照して説明する。コンピュータ装置１１０は、新規書類Ｓが作成されたとき、その書類Ｓに関する、書類作成日時、書類題名、書類作成者、書類作成部門、書類のカテゴリ、書類中のキーワード、その書類に関連づけられる業務の種類、書類の保管場所、書類の位置、書類の保管期限、書類の保管期限終了後の書類の処理方法等の書類情報をキーボードから、或いは、データとして外部から受信する。

コンピュータ装置１１０は、受信した書類情報をハードディスク等の記憶装置に記録する。外部からの指示に従って、或いは、所定のタイミングでコンピュータ装置１１０は、その書類Ｓを保管すべき場所をディスプレイに表示しても良い。これにより、その書類を取り扱う者である書類取扱者が、その書類Ｓを保管すべき場所を容易に知ることができる。

また、コンピュータ装置１１０は、その書類Ｓを特定するための情報をバーコードにして、シール、用紙等に印刷し、バーコード印刷物であるラベルＰを作成する。書類取扱者は、その書類Ｓを所定の保管場所に保管する際に、その書類Ｓを収納する容器に、または、その書類Ｓを収納する棚Ｔにバーコード印刷物を貼付することができる。

ここで、バーコード印刷物の代わりに、或いは併用してその書類Ｓを特定する情報が入力されたICタグである書類情報ICタグを使用することもできる。その場合は、ICタグリーダー、ICタグライターが本システムの構成に含まれることになる。書類情報ICタグは、バーコード印刷物の代わりに、或いは、一緒に書類Ｓを保管する容器に貼付することができる。

コンピュータ装置１１０は、外部からの指示により、或いは所定のタイミングで、その書類の廃棄予定日時を表示することができる。これにより、書類取扱者は、廃棄予定日時を容易に知ることができるので、書類Ｓを確実に廃棄することができる。また、まだ廃棄してはならない書類Ｓを廃棄するミスを防ぐこともできる。

書類Ｓを別の場所に移動させる場合は、キーボードから、或いは、携帯端末から新しい移動先を入力することにより、コンピュータ装置１１０は、移動先を新しい保管先として記憶装置に記録する。この際、ICタグを使用する場合は、ICが貼付された容器ごと新しい保管先に持ってゆき、新しい保管先のICタグ受信機でそのICタグを読み込ませても良い。

これにより、ICタグ受信機１４０がその書類Ｓを特定する情報をネットワーク１００経由でコンピュータ装置１１０に送信するので、コンピュータ装置１１０は、そのICタグ受信機が設置された場所にその書類Ｓが移動したことを認識することができる。コンピュータ装置１１０は、その書類Ｓが移動したことを認識すると、その書類Ｓの保管場所をそのICタグ受信機１４０が設置されている場所として新しく記憶装置に記録する。

書類取扱者が書類Ｓを探す場合、キーボードから或いは携帯装置１３０から探す書類Ｓに関するいずれかの情報を入力することにより、コンピュータ装置１１０は、入力された情報を書類情報として有する書類Ｓの一覧をディスプレイに或いは携帯装置に表示させる。これにより、書類取扱者は、容易に探す書類Ｓを検索することができる。また、コンピュータ装置１１０は、書類情報の中の書類保管場所を表示することもできるので、書類取扱者は、探している書類Ｓの保管場所を容易に知ることができる。

また、書類取扱者は、書類保管庫に行き、携帯装置１３０に付属するバーコードリーダで書類容器に貼付されたバーコードを読み込むことができる。これにより、携帯装置１３０は、バーコードに記載された情報をネットワーク１００経由でコンピュータ装置１１０に送信し、コンピュータ装置１１０は、そのバーコードに記載された情報が特定する書類Ｓを特定し、その書類Ｓに関する書類情報を携帯装置１３０に送信して携帯装置１３０に表示させることができる。これにより、書類取扱者は、いちいち書類容器から書類Ｓを出して中身を確認することなく、携帯装置１３０に表示された情報を見るだけで、その書類容器に収納されている書類Ｓについて知ることができる。

コンピュータ装置１１０が設置されていない部屋や建物に外部コンピュータ装置１２０を設置することができる。外部コンピュータ装置１２０は、コンピュータ装置１１０とネットワーク１００を介して接続され、コンピュータ装置１１０をサーバとして使用することができる。

これにより、書類取扱者は、コンピュータ装置１１０が設置されていない部屋や建物からでもコンピュータ装置１１０を使用することができる。このとき、外部コンピュータ装置１２０は、コンピュータ装置１１０をサーバとして使用するのではなく、外部コンピュータ装置１２０自体がコンピュータ装置１１０と同じ機能を有するように、たとえば、コンピュータ装置１１０と同じプログラムがインストールされていても良い。この場合は、データを共通に使用できるように、例えば、記憶装置を共有化することが好ましい。

図３は、本発明の書類管理システムの実施形態を示す説明図である。書類Ｓは、書類収納容器である箱Ｂや袋Ｆなどに収容され、該書類収納容器がキャビネや棚Ｔ等に収められるのが一般的である。ここで、保管室や保管庫が多数あるような場合では、モニターに保管位置が表示されただけではわかりにくい場合もある。そこで、膨大な資料を保管する施設等では、新規の書類Ｓを収容する場合や、古い書類を捜し出す時などにおいて、本発明の書類管理システムにより指定された保管位置をより明確かつ明瞭にするため、棚Ｔに複数色のランプＬを備え、例えば、探す場合であれば、検索目的の書類Ｓが所在する保管室、保管庫、並びに保管位置の棚Ｔの該当部分が緑色に点灯し、前記バーコードやＩＣタグを介して、持ち出した場合には点滅や異なる発色のランプＬを点灯させる。また、本来あるべき所でない場所に書類Ｓが存在する場合は、外部コンピュータ装置１２０や、コンピュータ装置１１０に、誤収容されている書類Ｓがあること、及び本来あるべき位置を警告することなども可能である。

また、書類Ｓを保管室等から外へ持ち出す場合や、廃棄処分にする場合など、該保管室から書類Ｓが外部へ持ち出されたことを認識できるように、該保管室の出入り口ドア付近にICタグ受信機１４０を備えて管理したり、或いは機密文書などで持ち出し禁止の書類ＳがICタグ受信機１４０によりドア付近まで近づくと、警報が鳴るなどの防犯システムとしても機能させることも可能である。

以上、本発明の書類管理システムについて、具体的な実施の形態を示して説明したが、本発明はこれらに限定されるものではない。当業者であれば、本発明の要旨を逸脱しない範囲内において、上記実施形態における書類管理システムの構成及び機能に様々な変更・改良を加えることが可能である。

本発明の書類管理システムは、コンピュータのＣＰＵ、メモリ、記憶装置、ディスプレイ等を含むハードウエア資源上に構築されたＯＳ、アプリケーション、バーコードリーダ等によって実現されるものであり、書類Ｓに関する情報である書類情報を管理することにより、紙の書類Ｓを管理するという処理が上記のハードウエア資源を用いて具体的に実現されるものであるから、自然法則を利用した技術的思想に該当するものであり、書類Ｓを管理することが必要な様々な分野において利用することができるものである。

１ 本体
１０ 書類データ入力手段
２０ 書類データ記憶手段
３０ 書類位置決定手段
４０ 書類ラベル印刷手段
５０ 書類検索手段
６０ 書類保管期限管理手段
７０ 外部端末
８０ 表示手段
１００ ネットワーク
１１０ コンピュータ装置
１２０ 外部コンピュータ装置
１３０ 携帯装置
１４０ ICタグ受信機
Ｓ 書類
Ｂ 箱
Ｆ 袋
Ｐ ラベル
Ｔ 棚
Ｌ ランプ

本発明の課題は、下記の各発明によって解決することができる。
即ち、本発明の書類管理システムは、書類の作成時から前記書類の廃棄時までの全期間にわたって前記書類を管理する書類管理システムであって、前記書類に関する情報である書類情報を読み込む書類データ入力手段と、前記書類情報を表示するための表示手段と、前記書類データ入力手段によって読み込まれた前記書類情報を記憶する書類データ記憶手段と、前記書類情報に基づいて、または、所定の分類に基づいて、または、オペレータからの指示に基づいて前記書類の保管場所を決定する書類位置決定手段と、前記書類を収納する書類収納容器に貼付するための印刷媒体に前記書類を特定するためのデータが記載されたバーコードを印刷する書類ラベル印刷手段と、前記書類データ記憶手段に記憶されている書類情報を検索する書類検索手段と、前記書類データ記憶手段に記憶されている書類情報中の前記書類の保管期限に関する情報に基づいて、前記書類の保管期限に関する情報を前記表示手段に表示させる書類保管期限管理手段と、前記書類の保管場所に設置されたランプとを備え、前記書類管理システムは、探す対象の書類に関する情報を前記書類データ入力手段から読み込んだとき、前記表示手段に前記探す対象の書類の保管場所を表示させ、前記探す対象の書類の保管場所に設置されたランプを点灯させる書類管理システムを備えたことを主要な特徴にしている。
これにより、書類の作成時から廃棄時に至るまで紙の書類自体を管理することができる。

更にまた、本発明の書類管理システムは、前記ICタグの情報を読み込むための第３の外部端末を更に備え、前記第３の外部端末は、前記書類を保管するための部屋の出入り口に設置され、前記第３の外部端末は、前記ICタグが貼付された前記収納手段が前記第３の外部端末の前を通過する際、前記収納手段に貼付された前記ICタグの情報を読み込み、読み込んだ情報を、ネットワークを経由して前記書類位置決定手段に送信し、前記書類位置決定手段は、前記ICタグ受信機の設置位置の情報に基づいて、前記書類データ記憶手段に記憶されている、受信した情報が特定する書類の位置に関する情報を変更することを主要な特徴にしている。
これにより、書類の位置を例えば他の部屋等に移動させた場合でも、自動的に書類位置に関する情報が更新される。また更に、前記書類管理システムは、警報手段を更に備え、前記書類が部屋の出入り口に近づいたとき、前記第３の外部端末が読み込んだ前記書類の情報に基づいて、前記警報手段を鳴動させる構成を備えた書類管理システムとすることもできる。

また、本発明の書類管理プログラムは、コンピュータとプリンタと記憶装置とディスプレイとを含んだコンピュータシステムに書類の作成時から前記書類の廃棄時までの全期間にわたって前記書類を管理させるための書類管理プログラムであって、前記コンピュータシステムを、前記書類に関する情報である書類情報を読み込む書類データ入力手段と、前記書類情報を表示するための表示手段と、前記書類データ入力手段によって読み込まれた前記書類情報を記憶する書類データ記憶手段と、前記書類情報に基づいて、または、所定の分類に基づいて、または、オペレータからの指示に基づいて前記書類の保管場所を決定する書類位置決定手段と、前記書類を収納する書類収納容器に貼付するための印刷媒体に前記書類を特定するためのデータが記載されたバーコードを印刷する書類ラベル印刷手段と、前記書類データ記憶手段に記憶されている書類情報を検索する書類検索手段と、前記書類データ記憶手段に記憶されている書類情報中の前記書類の保管期限に関する情報に基づいて、前記書類の保管期限に関する情報を前記表示手段に表示させる書類保管期限管理手段と、
前記書類の保管場所に設置されたランプを点灯させる点等手段と、して機能させ、探す対象の書類に関する情報を前記書類データ読み込み手段から読み込んだとき、前記表示手段に前記探す対象の書類の保管場所を表示させる機能と、前記探す対象の書類の保管場所に設置されたランプを点灯させる機能とを実現して機能させることを主要な特徴にしている。これにより、書類の作成時から廃棄時に至るまで紙の書類自体を管理することができる。

また、本発明の書類管理プログラムは、前記書類を保管するための部屋の出入り口に設置され前記ICタグの情報を読み込むための第３の外部端末が受信した情報を、ネットワークを介して受信する機能と、受信した前記情報と、前記ICタグ受信機の設置位置の情報に基づいて、前記書類データ記憶手段に記憶されている、受信した情報が特定する書類の位置に関する情報を変更する機能を更に実現させることを主要な特徴にしている。
これにより、書類の位置を例えば他の部屋等に移動させた場合でも、自動的に書類位置に関する情報が更新される。
そしてまた、前記コンピュータシステムを、警報装置を鳴動させる警報手段として更に機能させ、前記書類が部屋の出入り口に近づいたとき、前記第３の外部端末が読み込んだ前記書類の情報に基づいて、前記警報手段を鳴動させる機能を実現させる請求項９に記載の書類管理プログラムとすることも有効である。

本発明の課題は、下記の各発明によって解決することができる。

即ち、本発明の書類管理システムは、書類の作成時から前記書類の廃棄時までの全期間にわたって前記書類を管理する書類管理システムであって、前記書類に関する情報である書類情報を読み込む書類データ入力手段と、前記書類情報を表示するための表示手段と、 前記書類データ入力手段によって読み込まれた前記書類情報を記憶する書類データ記憶手段と、前記書類情報に基づいて、または、所定の分類に基づいて、または、オペレータからの指示に基づいて前記書類の保管場所を決定する書類位置決定手段と、前記書類を収納する書類収納容器に貼付するための印刷媒体に前記書類を特定するためのデータが記載されたバーコードを印刷する書類ラベル印刷手段と、前記書類データ記憶手段に記憶されている書類情報を検索する書類検索手段と、前記書類データ記憶手段に記憶されている書類情報中の前記書類の保管期限に関する情報に基づいて、前記書類の保管期限に関する情報を前記表示手段に表示させる書類保管期限管理手段と、前記書類の保管場所に設置されたランプと、を備え、前記書類管理システムは、探す対象の書類に関する情報を前記書類データ入力手段から読み込んだとき、前記表示手段に前記探す対象の書類の保管場所をテキストデータによる表示と保管位置を視覚的に特定できる画面をモニターに表示させ、更に、前記探す対象の書類の保管場所に設置されたランプを検索の目的の種類毎に、異なる点滅パターンと異なる発色による発光を組み合わせて点灯させると共に、外部からの指示によらなくとも保管期限経過タイミング以後は自動で点灯させる書類管理システムを備えたことを主要な特徴にしている。これにより、書類の作成時から廃棄時に至るまで紙の書類自体を管理することができる。

また、本発明の書類管理プログラムは、コンピュータとプリンタと記憶装置とディスプレイとを含んだコンピュータシステムに書類の作成時から前記書類の廃棄時までの全期間にわたって前記書類を管理させるための書類管理プログラムであって、前記コンピュータシステムを、前記書類に関する情報である書類情報を読み込む書類データ入力手段と、前記書類情報を表示するための表示手段と、前記書類データ入力手段によって読み込まれた前記書類情報を記憶する書類データ記憶手段と、前記書類情報に基づいて、または、所定の分類に基づいて、または、オペレータからの指示に基づいて前記書類の保管場所を決定する書類位置決定手段と、前記書類を収納する書類収納容器に貼付するための印刷媒体に前記書類を特定するためのデータが記載されたバーコードを印刷する書類ラベル印刷手段と、前記書類データ記憶手段に記憶されている書類情報を検索する書類検索手段と、前記書類データ記憶手段に記憶されている書類情報中の前記書類の保管期限に関する情報に基づいて、前記書類の保管期限に関する情報を前記表示手段に表示させる書類保管期限管理手段と、前記書類の保管場所に設置されたランプを点灯させる点等手段として機能させ、 探す対象の書類に関する情報を前記書類データ入力手段から読み込んだとき、前記表示手段に前記探す対象の書類の保管場所をテキストデータによる表示と保管位置を視覚的に特定できる画面をモニターに表示させ、更に、前記探す対象の書類の保管場所に設置されたランプを検索の目的の種類毎に、異なる点滅パターンと異なる発色による発光を組み合わせて点灯させると共に、外部からの指示によらなくとも保管期限経過タイミング以後は自動で点灯させる機能とを実現させることを主要な特徴にしている。これにより、書類の作成時から廃棄時に至るまで紙の書類自体を管理することができる。

Claims (8)

1. 書類の作成時から前記書類の廃棄時までの全期間にわたって前記書類を管理するシステムであって、
   前記書類に関する情報である書類情報を読み込む書類データ入力手段と、
   前記書類情報を表示するための表示手段と、
   前記書類データ入力手段によって読み込まれた前記書類情報を記憶する書類データ記憶手段と、
   前記書類情報に基づいて、または、所定の分類に基づいて、または、オペレータからの指示に基づいて前記書類の保管場所を決定する書類位置決定手段と、
   前記書類を収納する書類収納容器に貼付するための印刷媒体に前記書類を特定するためのデータが記載されたバーコードを印刷する書類ラベル印刷手段と、
   前記書類データ記憶手段に記憶されている書類情報を検索する書類検索手段と、
   前記書類データ記憶手段に記憶されている書類情報中の前記書類の保管期限に関する情報に基づいて、前記書類の保管期限に関する情報を前記表示手段に表示させる書類保管期限管理手段と
   を備えた書類管理システム。
2. 前記印刷手段により印刷された前記バーコードを読み込むための持ち運び自在な第１の外部端末を更に備え、
   前記第１の外部端末は、読み込んだ前記バーコードに記載された情報を、ネットワークを介して前記書類検索手段に送信し、
   前記書類検索手段は、受信した前記バーコードに記載された情報が特定する書類情報を検索し、検索した書類情報を前記第１の外部端末に送信し、
   前記第１の外部端末は、受信した前記書類情報を表示する、
   請求項１に記載の書類管理システム。
3. 書類を特定するための情報が記憶されているICタグと、
   前記ICタグの情報を読み込むための持ち運び自在な第２の外部端末を更に備え、
   前記第２の外部端末は、読み込んだ前記ICタグの情報を、ネットワークを介して前記書類検索手段に送信し、
   前記書類検索手段は、受信した前記ICタグの情報が特定する書類情報を検索し、検索した書類情報を前記第２の外部端末に送信し、
   前記第２の外部端末は、受信した前記書類情報を表示する、
   請求項１または２に記載の書類管理システム。
4. 前記ICタグの情報を読み込むための第３の外部端末を更に備え、
   前記第３の外部端末は、前記書類を保管するための部屋の出入り口に設置され、
   前記第３の外部端末は、前記ICタグが貼付された前記収納手段が前記第３の外部端末の前を通過する際、前記収納手段に貼付された前記ICタグの情報を読み込み、読み込んだ情報を、ネットワークを経由して前記書類位置決定手段に送信し、
   前記書類位置決定手段は、前記ICタグ受信機の設置位置の情報に基づいて、前記書類データ記憶手段に記憶されている、受信した情報が特定する書類の位置に関する情報を変更する、
   請求項１〜３のいずれか一つに記載の書類管理システム。
5. コンピュータとプリンタと記憶装置とディスプレイとを含んだコンピュータシステムに書類の作成時から前記書類の廃棄時までの全期間にわたって前記書類を管理させるための書類管理プログラムであって、
   前記コンピュータシステムを、
   前記書類に関する情報である書類情報を読み込む書類データ入力手段と、
   前記書類情報を表示するための表示手段と、
   前記書類データ入力手段によって読み込まれた前記書類情報を記憶する書類データ記憶手段と、
   前記書類情報に基づいて、または、所定の分類に基づいて、または、オペレータからの指示に基づいて前記書類の保管場所を決定する書類位置決定手段と、
   前記書類を収納する書類収納容器に貼付するための印刷媒体に前記書類を特定するためのデータが記載されたバーコードを印刷する書類ラベル印刷手段と、
   前記書類データ記憶手段に記憶されている書類情報を検索する書類検索手段と、
   前記書類データ記憶手段に記憶されている書類情報中の前記書類の保管期限に関する情報に基づいて、前記書類の保管期限に関する情報を前記表示手段に表示させる書類保管期限管理手段と、
   して機能させる書類管理プログラム。
6. 前記印刷手段により印刷された前記バーコードを読み込むための持ち運び自在な第１の外部端末が読み込んだ前記バーコードに記載された情報を、ネットワークを介して受信する機能と、
   受信した前記バーコードに記載された情報が特定する書類情報を検索し、検索した書類情報を前記第１の外部端末に送信する機能と、
   を更に実現させる請求項５に記載の書類管理プログラム。
7. ICタグに記憶されている書類を特定するための情報を読み込むための持ち運び自在な第２の外部端末から送信された前記ICタグの情報を、ネットワークを介して受信する機能と、
   受信した前記ICタグの情報が特定する書類情報を検索し、検索した書類情報を前記第２の外部端末に送信する機能と、
   を更に実現させる請求項５または６に記載の書類管理プログラム。
8. 前記書類を保管するための部屋の出入り口に設置され前記ICタグの情報を読み込むための第３の外部端末が受信した情報を、ネットワークを介して受信する機能と、
   受信した前記情報と、前記ICタグ受信機の設置位置の情報に基づいて、前記書類データ記憶手段に記憶されている、受信した情報が特定する書類の位置に関する情報を変更する機能を更に実現させる請求項５から７のいずれか一つに記載の書類管理プログラム。