JPH08329151A

JPH08329151A - ワークフローシステムの制御方法

Info

Publication number: JPH08329151A
Application number: JP13430895A
Authority: JP
Inventors: Manabu Minoya; 学美濃谷; Katsunari Tsuri; 克成釣; Hiroshi Kuwabara; 宏桑原
Original assignee: Hitachi Ltd
Current assignee: Hitachi Ltd
Priority date: 1995-05-31
Filing date: 1995-05-31
Publication date: 1996-12-13
Also published as: US6104869A

Abstract

(57)【要約】【目的】ワークフローシステムにおいて効率かつ柔軟
な作業分担を図る。【構成】ノード情報管理テーブル２００、トランザク
ション管理テーブル３００、分割・結合情報管理テーブ
ル４００の各々にアクセスするノード管理部５０５、ト
ランザクション管理部５０６、データ管理部５０７をワ
ークフロー制御エンジン５０３に設け、マンマシン部５
０２を介して、システム構築者５０１が回覧データの分
割や結合に関する各種情報を定義し、ワークフロー制御
エンジン５０３にネットワーク５０８、アプリケーショ
ン５０４を介してアクセスする作業者５００には、ノー
ド情報管理テーブル２００、トランザクション管理テー
ブル３００、分割・結合情報管理テーブル４００にて予
め定義されたデータが回覧されるとともに、作業者５０
０によるノード情報管理テーブル２００、トランザクシ
ョン管理テーブル３００、分割・結合情報管理テーブル
４００の再定義を可能にした。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、ワークフローシステム
の制御技術に関し、特に、小規模なグループ間や大規模
な部署間で、作業を電子的に移動させるワークフローシ
ステムの制御に適用して有効な技術関する。

【０００２】

【従来の技術】たとえば、保険・金融業における審査シ
ステム、製造業における受注−出荷システム、伝票審査
業務、共同設計業務等のように、産業分野には、多数の
作業者の参加によってデータの入力、編集や認証、管理
等を遂行する作業形態が存在する。そして、最近では、
このような作業形態をコンピュータネットワークを介し
て遂行させることにより、たとえば書類等の削減や排
除、さらには作業完遂までの時間短縮、作業工数の削減
を図る、いわゆるワークフローシステムが用いられるに
至っている。

【０００３】従来、上述のようなワークフローシステム
では、同一データを各作業者にそのまま回覧・処理させ
ることが一般的であった。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】前述のように、従来の
技術では回覧処理されるデータが分割できなかったた
め、個々の作業者は、たとえば自己に回覧されて来たデ
ータの中から、別の作業者が処理したほうが効率が良い
と思われるデータを発見した場合でも、即座に適切な担
当者に引き渡す等の柔軟な処理を行うことができず、結
果的に作業効率が低下していた。

【０００５】また、多数の作業者にデータの内容が全て
一律に回覧されて開示されるため、たとえば、データの
種類に応じて、作業者の組織内における順位等の情報に
基づいてデータ内容の開示範囲を予め制限する等の操作
ができないため、データのセキュリティの管理に不便で
あった。

【０００６】なお、情報処理システムにおけるデータの
分離や結合に関しては、たとえば特開平６−１３１３９
５号公報に開示される技術が知られているが、この技術
では、ファイル内のレコード属性でのパラメータに基づ
いて結合ファイルおよび被結合ファイル間のデータを比
較し、データの一致するレコードのみをファイル結合の
対象として確定する、という操作を行うことにより、結
合／分離ファイルを短時間に生成しようとするものであ
り、前述のようなワークフローシステムを流れるデータ
の結合や分離に関する技術課題の認識は見られない。

【０００７】本発明の目的は、ワークフローシステムに
おいて効率かつ柔軟な作業分担を実現させることが可能
なワークフローシステムの制御技術を提供することにあ
る。

【０００８】本発明の他の目的は、複数の作業者に回覧
されるデータに関するセキュリティの向上を実現するこ
とが可能なワークフローシステムの制御技術を提供する
ことにある。

【０００９】

【課題を解決するための手段】本発明は、情報ネットワ
ークを介して複数の作業者にデータを回覧することによ
り、事前に定義された作業を遂行するワークフローシス
テムにおいて、ワークフローシステムの管理者や個々の
作業者が、ワークフローシステム中で処理されるデータ
に対して、分割および結合情報の少なくとも一方を随
時、定義し、定義に基づいて、個々の作業者に配付され
るデータの結合および分割処理の少なくとも一方を自動
的に行うようにしたものである。

【００１０】また、作業実行者が、随時、ワークフロー
システム中の他の作業実行者の業務進行状態と分割また
は結合されたデータを把握する手段を備えたものであ
る。

【００１１】また、ワークフローシステムの各作業者の
処理により増減する書類に、自動的に通し番号を付ける
ようにしたものである。

【００１２】また、複数のルートから送られてくるデー
タの中から、任意のデータを選択できるようにしたもの
である。

【００１３】

【作用】本発明によれば、作業開始前にデータの分割・
統合情報をあらかじめ定義することにより、コンピュー
タネットワーク中で回覧・処理されるデータを任意に分
割・統合できる。これにより、たとえば、ワークフロー
システム中で処理されるべきデータは任意に分割して担
当者に引き渡すことができ、自分では処理できない、ま
たは、処理することが難しいデータを、迅速に適切な担
当者へ送付して作業させ、処理後にデータを再結合す
る、等の柔軟な処理を行うことができる。このため、従
来よりも効率的な作業分担が可能となり、かつ問題発生
時に柔軟に対処することができる。

【００１４】また、たとえばデータの内容をセキュリテ
ィのレベルに応じて切りわけ、個々の作業者のセキュリ
ティに関する順位等に応じて、データの一部のみを選択
的に回覧する等の処理が可能となり、複数の作業者に回
覧されるデータに関するセキュリティを向上させること
ができる。

【００１５】

【実施例】以下、本発明の実施例を図面を参照しながら
詳細に説明する。

【００１６】図１は、本発明の一実施例であるワークフ
ローシステムの制御方法におけるデータの流れの一例を
示す概念図であり、図２、図３、図４は、本実施例のワ
ークフローシステムの制御方法において用いられる制御
情報の一例を示す概念図である。また、図５は、本実施
例のワークフローシステムの制御方法が実施されるワー
クフローシステムの構成の一例を示す概念図である。

【００１７】まず、図５によって本実施例のワークフロ
ーシステムの構成の一例を説明する。個々の作業者５０
０は、アプリケーション５０４およびネットワーク５０
８を介して、ワークフロー制御エンジン５０３に接続さ
れている。アプリケーション５０４は、たとえば、電子
メールソフトウェア、表計算ソフトウェア、文書処理ソ
フトウェア、データ認証ソフトウェア等、データの読み
書きや処理を実行するあらゆるソフトウェアを用いるこ
とができる。

【００１８】また、ワークフロー制御エンジン５０３に
は、マンマシン部５０２が接続されており、このマンマ
シン部５０２を介してシステム構築者５０１による、後
述のような各種情報の設定が可能になっている。

【００１９】本実施例の場合、ワークフロー制御エンジ
ン５０３は、ノード管理部５０５、トランザクション管
理部５０６、データ管理部５０７の各制御論理を備えて
おり、これらの各部は、たとえば外部記憶装置に設定さ
れる、後述のようなノード情報管理テーブル２００、ト
ランザクション管理テーブル３００、分割・結合情報管
理テーブル４００にアクセスして、ワークフローシステ
ムの機能の設定および制御を実行する。

【００２０】次に、図１を参照して本実施例のワークフ
ローシステムにおける全体のデータの流れの一例を簡単
に説明する。図１中のボックスで示される部分をノード
とする。各ノードにデータが受け渡された時点で、各ノ
ードに割り当てられた担当者（作業者５００）は処理を
実行する。この図１の例では１０１のノードＮ１での処
理完了後に、１０２のノードＮ２、１０３のノードＮ
３、１０４のノードＮ４の処理を開始する。また、ノー
ドＮ３とノードＮ４が両方とも完了した時点で１０６の
ノードＮ６が開始される。本実施例では、このような各
ノードＮ１〜Ｎ７におけるデータの流れをワークフロー
と呼ぶことにする。

【００２１】図２は、図１に示したワークフロー定義を
管理するノード情報管理テーブル２００である。この場
合、図２中のエントリ２０１は各ノード名を示し、エン
トリ２０２は各ノードにおける作業担当者または複数の
担当者が属する部署やグループを指定する。エントリ２
０３は各ノードの直前に行われるノードを、エントリ２
０４は直後に行われるノードを示す。エントリ２０５、
エントリ２０６は、各ノードにおける分割や結合の実行
の有無を示すフラグ情報が設定される。

【００２２】図３は、図１に例示したワークフロー定義
に基づいて実行されるトランザクション（意味のある個
々の処理単位）を管理するトランザクション管理テーブ
ル３００である。エントリ３０１は各トランザクション
のＩＤ（識別情報）を示す。エントリ３０２は各ノード
を示し、エントリ３０３は各ノードの進行状態を示す。
また、エントリ３０４およびエントリ３０５は、各ノー
ドに与えられるデータにおけるデータ開始ページおよび
データ終了ページの各情報を示している。なお、このエ
ントリ３０４およびエントリ３０５の情報は、通常の帳
票等におけるページ番号等に限らず、たとえば、ページ
内の行数等の情報、さらにはアプリケーション５０４が
表計算ソフトウェアやリレーショナルデータベースソフ
トウェア等の場合には、データセルの範囲を表すものと
してもよい。

【００２３】このトランザクションＴ１の場合、ノード
Ｎ４が実行中のためノードＮ６およびノードＮ７はノー
ドＮ４の処理完了を待機している状態にある。ワークフ
ロー制御エンジン５０３は、この状態からワークフロー
を進めるにあたり、まず図３のトランザクション管理テ
ーブル３００を参照し、ノードＮ４の処理が完了し次
第、次のノードを開始する。次の作業を開始するにあた
り、ワークフロー制御エンジン５０３は、図２のノード
情報管理テーブル２００を参照し、ノードＮ３とノード
Ｎ４のエントリ２０４の後ノード情報から次に開始され
るノードがノードＮ６であることを認識する。同様にし
て、ノードＮ６が終了した時点でノードＮ７が実行され
る。

【００２４】本実施例では、以上の一連の図により定義
されるワークフロー中で処理されるデータに対して、任
意に分割、結合を行うものである。図１の各ボックス下
にあるＡnnは、各ノードで処理されるデータを示してい
る。この場合、ノードＮ１で処理されたデータＡは、Ａ
１１、Ａ１２、Ａ１３の３つに分割され、それぞれノー
ドＮ２、ノードＮ３、ノードＮ４へと引き渡される。ノ
ードＮ３およびノードＮ４で処理が完了したデータＡ１
２およびＡ１３はノードＮ６で結合されデータＡ２１と
なる。一方、ノードＮ２およびノードＮ５を通過したデ
ータＡ１１は、ノードＮ７においてノードＮ６からのデ
ータＡ２１と結合され、最終的にデータＡ３１となる。

【００２５】図４はこのようなデータ分割および結合を
制御するための、分割・結合情報管理テーブル４００で
ある。この分割・結合情報管理テーブル４００は、シス
テム構築時に、システム構築者５０１がマンマシン部５
０２から入力した情報をもとに、ワークフロー制御エン
ジン５０３が作成するか、または、ワークフロー実行中
に何等かの必要が生じた場合、ノードＮ１〜Ｎ７の各々
の担当者（作業者５００）によって更新される。ただ
し、この場合、担当者が変更できるのは、自分のノード
よりも後で発生する処理のみである。

【００２６】分割・結合情報管理テーブル４００におい
て、エントリ４０１は、分割、結合において作成される
データの名前である。なおこのデータ名サフィックス
は、実際に流れるトランザクションのデータ名に付加さ
れる。例えば、トランザクションＴ１が処理するデータ
名がＸなら、実際のデータ名はＸ、Ｘ１１、Ｘ１２、Ｘ
１３....などと現される。エントリ４０２は各ノード名
を示す。エントリ４０３はデータの分割数を示す。エン
トリ４０４は分割により生成されたデータのリストを示
し、エントリ４０５は結合するデータのリストを示す。
エントリ４０６は分割されるデータの分割開始位置を示
し、エントリ４０７は分割終了位置を示すものである。
エントリ４０８は結合処理を実行する際のデータ結合順
を示す。

【００２７】この場合、図１でノードＮ１で処理された
データＡは、図２のノード情報管理テーブル２００のエ
ントリ２０５の分割指示および、エントリ４０３の分割
数をもとに、ワークフロー制御エンジン５０３により３
つのデータに分割される。この際、ワークフロー制御エ
ンジン５０３は、被分割データに対するそれぞれのデー
タの開始位置および終了位置を示すエントリ４０６、エ
ントリ４０７を参照し、データＡに対してＳ１１〜Ｓ１
３、Ｅ１１〜Ｅ１３なるデータ分割情報を得る。このデ
ータを元に、被分割データＡは、Ｓ１１〜Ｅ１１までが
Ａ１１に、Ｓ１２〜Ｅ１２までがＡ１２に、Ｓ１３〜Ｅ
１３がＡ１３に格納される。

【００２８】一方、ノードＮ６ではデータＡ１２、Ａ１
３に対してエントリ２０６で結合が指示されており、エ
ントリ４０５により２つのデータがエントリ４０８に指
示された順番で結合され、作成されたデータはエントリ
４０１を参照してＡ２１に格納される。ノードＮ３また
はノードＮ４が実行中の場合、ワークフロー制御エンジ
ン５０３はこの処理を開始しない。

【００２９】再び図５を参照して、上述の図２、図３、
図４の各種テーブルを用いたワークフロー制御エンジン
５０３の動作を説明する。システム構築者５０１が、作
業以前にシステムを構築する場合、システム構築者はマ
ンマシン部５０２を用いて、ノードＮ１〜Ｎ７および、
各ノードにおけるデータの分割、結合情報を入力する。
この情報を元に、ワークフロー制御エンジン５０３は図
２、図３、図４の各種テーブルに情報を書き込む。作業
者５００からアプリケーション５０４を通じて、そのノ
ードで行われる作業リストの要求がなされた場合、ワー
クフロー制御エンジン５０３は、ノード管理部５０５、
トランザクション管理部５０６、データ管理部５０７を
参照して、そのノードでの作業リストおよび処理される
データを返す。ワークフロー制御エンジン５０３から受
け取った情報を元に、作業者５００が処理を完了する
と、作業完了情報はアプリケーション５０４を通じてワ
ークフロー制御エンジン５０３に送られる。この情報を
もとに、ワークフロー制御エンジン５０３はノード管理
部５０５〜データ管理部５０７を介して、ノード情報管
理テーブル２００、トランザクション管理テーブル３０
０、分割・結合情報管理テーブル４００の各情報を更新
する。

【００３０】以下、本実施例のワークフローシステムの
制御方法の作用の一例を説明する。図６はシステム構築
時に、システム構築者がマンマシンを用いて入力した情
報をもとに、ワークフロー制御エンジン５０３がデータ
の分割・結合情報を作成するためのフローチャートであ
る。

【００３１】まず、ステップ６０１で作成を開始する
と、ステップ６０２において図２のノード情報管理テー
ブル２００を作成する。次にステップ６０３で当該ノー
ドにおけるデータ分割の要否を判定し、分割する場合に
は、ステップ６０４は分割数を指定する。さらにステッ
プ６０５で分割により生ずるデータサフィックス名を生
成し、ステップ６０６で分割される個々のデータに対す
るデータの開始位置および終了位置を指定する。

【００３２】一方、ステップ６０３で分割を選択しない
場合、ステップ６０７でデータの結合処理を実行するか
否か判断する。データを結合する場合は、ステップ６０
８〜６１０が実行され、そこで入力されたデータがノー
ド情報管理テーブル２００に書き込まれる。すなわち、
ステップ６０８では結合されるデータのリストを作成
し、ステップ６０９において、それらのデータの結合順
を指定する。ステップ６１０では結合されてできるデー
タサフィックス名を作成する。

【００３３】ステップ６０７で、データの結合を行わな
いと判定された場合、ステップ６０８〜６１０をスキッ
プしてデータの分割結合は行われない。

【００３４】こうして、一つのノードに対して分割、結
合情報が図４に示される分割・結合情報管理テーブル４
００に書き込まれると、処理はステップ６１１に移り、
次のノードがあった場合はステップ６０３から作業を繰
り返し、ない場合はステップ６１２で作業を終了する。

【００３５】図７はある作業者の処理実行通知を受け取
ったワークフロー制御エンジン５０３が、データの分
割、結合を行う処理の一例を示すフローチャートであ
る。このノードの作業者５００がデータの分割、結合情
報を再設定したい場合、ステップ７０１で処理を開始
し、ステップ７０２で、ノード情報管理テーブル２００
に示されるノード情報およびデータ分割、結合情報にア
クセスし、エントリ２０５、エントリ２０６を再設定す
る。ステップ７０３、ステップ７０５では、自分が作業
しているノードの次のノードで、データが結合される
か、されないかを認識する。後ノードで結合されない場
合は、分割・結合情報管理テーブル４００のエントリ４
０４、エントリ４０６、エントリ４０７の情報をもと
に、ステップ７０４で新たなデータを作成してデータを
分割する。後ノードでデータを結合する場合、ステップ
７０６で分割・結合情報管理テーブル４００のエントリ
４０５、エントリ４０８の情報を書き換える。このよう
にして新たな分割、結合情報を作成し、このノードにお
ける作業が管理した時点で、ステップ７０７においてト
ランザクション管理テーブル３００が更新され、ステッ
プ７０８で処理が終了する。

【００３６】このように、本実施例のワークフローシス
テムの制御方法によれば、ワークフローに関わる複数の
ノードＮ１〜Ｎ７を流れるデータの分割や結合を随時、
実行することができるので、たとえば特定のノードにお
いて、別の作業者が処理したほうが効率が良いと思われ
るデータを発見した場合には、データを分割して当該デ
ータを対応する別の作業者に迅速に送付する等の柔軟な
処理を容易に行うことができる。また、必要なデータの
みが効率よく必要なノードに与えられるので、各ノード
におけるデータの処理効率、さらには、ネットワーク５
０８等におけるトラヒック低減等の効果がある。

【００３７】また、各ノードに対して当該ノードのワー
クフローシステム内におけるセキュリティ順位等に応じ
てデータを切りわけて配付することにより、特定のデー
タを特定のノードのみで参照および更新可能にしたり、
特定のノードに対してデータの一部を選択的に隠蔽する
等の操作を容易に実現でき、ワークフローシステムのセ
キュリティを向上させることができる。

【００３８】なお、ノードＮ１〜Ｎ７からなる本実施例
のワークフローシステムを流れるデータに対して、以下
のような処理により自動的に通し番号を付加する処理を
実現できる。すなわち、ワークフロー制御エンジン５０
３は、図３に示されるトランザクション管理テーブル３
００のエントリ３０４およびエントリ３０５を参照す
る。エントリ３０４、エントリ３０５はそれぞれ、ノー
ドでの処理後に増減するデータの開始ページと終了ペー
ジを示す。通し番号付加処理は、このトランザクション
に示されるデータ増減と、図４の分割・結合情報管理テ
ーブル４００における分割・結合データをもとに実行さ
れる。また、通し番号は、各ノードの処理が完了した時
点で更新する。

【００３９】たとえば、図３に示す例のトランザクショ
ン管理テーブル３００の場合、ノードＮ４の処理が実行
中である。この処理が終了すると、ワークフロー制御エ
ンジン５０３はエントリ３０４、エントリ３０５を参照
しノードＮ２のデータＡ１１のページを最初に決定す
る。その後、ノードＮ２のデータに付けられたページか
ら、ノードＮ３のデータＡ１２のページが決定される。
最後に、データＡ１１、Ａ１２のページ数情報を元に、
ノードＮ４のデータＡ１３のページ番号が決定される。
ノードＮ６のようにデータの結合が生ずる場合、ワーク
フロー制御エンジン５０３はエントリ３０４、エントリ
３０５および４０８に示される結合順を元に、データの
ページ数を決定できる。これにより、各ノードに分割し
て配付されたデータ処理における操作性の向上や管理の
容易化を実現できる。

【００４０】一方、ノードＮ１〜Ｎ７の各々において、
複数のルートから到来するデータの中から任意のデータ
を取捨選択する操作は以下のようにして実現できる。す
なわち、図７のフローチャートのステップ７０６で、ワ
ークフロー制御エンジン５０３から図４の分割・結合情
報管理テーブル４００における結合情報を読み出し作業
者５００に表示する。このデータをもとに、作業者５０
０は指定したデータのみを採用し、それ以外のデータを
破棄できる。これにより、各ノードでの自発的な多様な
データ処理が可能となる。

【００４１】以上本発明者によってなされた発明を実施
例に基づき具体的に説明したが、本発明は前記実施例に
限定されるものではなく、その要旨を逸脱しない範囲で
種々変更可能であることはいうまでもない。

【００４２】

【発明の効果】本発明のワークフローシステムの制御方
法によれば、ワークフローシステムにおいて効率かつ柔
軟な作業分担を実現させることができる、という効果が
得られる。

【００４３】本発明のワークフローシステムの制御方法
によれば、複数の作業者に回覧されるデータに関するセ
キュリティの向上を実現することができる、という効果
が得られる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例であるワークフローシステム
の制御方法におけるデータの流れの一例を示す概念図で
ある。

【図２】本発明の一実施例であるワークフローシステム
の制御方法において用いられるノード情報管理テーブル
の一例を示す概念図である。

【図３】本発明の一実施例であるワークフローシステム
の制御方法において用いられるトランザクション管理テ
ーブルの一例を示す概念図である。

【図４】本発明の一実施例であるワークフローシステム
の制御方法において用いられる分割・結合情報管理テー
ブルの一例を示す概念図である。

【図５】本発明の一実施例であるワークフローシステム
の制御方法が実施されるワークフローシステムの構成の
一例を示す概念図である。

【図６】本発明の一実施例であるワークフローシステム
の制御方法の作用の一例を示すフローチャートである。

【図７】本発明の一実施例であるワークフローシステム
の制御方法の作用の一例を示すフローチャートである。

【符号の説明】

１０１〜１０７（Ｎ１〜Ｎ７）…ノード、２００…ノー
ド情報管理テーブル、３００…トランザクション管理テ
ーブル、４００…分割・結合情報管理テーブル、５００
…作業者、５０１…システム構築者、５０２…マンマシ
ン部、５０３…ワークフロー制御エンジン、５０４…ア
プリケーション、５０５…ノード管理部、５０６…トラ
ンザクション管理部、５０７…データ管理部、５０８…
ネットワーク、Ａ，Ａ１１，Ａ１２，Ａ１３，Ａ２１，
Ａ３１…データ。

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】情報ネットワークを介して複数の作業者
にデータを回覧することにより、事前に定義された作業
を遂行するワークフローシステムの制御方法であって、
前記ワークフローシステム中で処理されるデータに対し
て、分割および結合情報の少なくとも一方を定義する管
理情報を設け、前記管理情報に基づいて、個々の前記作
業者に配付される前記データの結合および分割処理の少
なくとも一方を自動的に行うことを特徴とするワークフ
ローシステムの制御方法。