JPH08320854A - 情報管理システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【構成】コンピュータ上に非定型な情報の収集方法を記
述した情報ベースを定義する定義操作部３１、定義内容
を格納する情報バインダ８２、定義内容に従って自動的
に情報提供依頼を発行する情報エージェント４０、依頼
するユーザの複数の電子メールアドレスを格納するアド
レスブック８１を設け、情報エージェント４０が依頼を
送る際に利用可能な電子メールシステムから依頼者の適
切な電子メールアドレスを割りだし、情報提供依頼を送
付する。 【効果】システムが利用可能な電子メールシステムに応
じて自動的にメールアドレスの変換を行うため、ユーザ
が状況に応じて設定を変更する必要がなくなり、使い勝
手が向上する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明はコンピュータを利用して
情報の収集／検索を行う情報処理システムに係り、特
に、電子メールを利用して電子化された情報の収集／検
索を行う情報管理システムに関する。

【０００２】

【従来の技術】情報収集の手段として「他人に聞く」こ
とは古来広く行われている。近年、電子通信手段の発達
とともに、電子メールを利用して他人に問い合わせるこ
とが広まりつつある。

【０００３】電子メールによる問い合わせでは、問い合
わせ内容や回答がディジタル情報として記録されるた
め、情報の二次加工が容易であるという利点を持つ。

【０００４】通常、電子メールシステムでは送られてき
たメールを分類するのはユーザの手作業であるが、分類
を容易にするためにメールのタイトル等から受信したメ
ールを自動的に分類してフォルダに格納する機能が実現
されている。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】上記メールの分類機能
では、分類する条件はユーザが手動で設定する必要があ
り、大量の条件設定を行うことは困難である。また、一
人のユーザがＰＣをＬＡＮに直結して使用している場合
と、電話回線を通じて利用している場合用に異なる電子
メールシステム上の異なるメールアドレスを使い分けて
いるような場合、実際は同じユーザであるにも関わら
ず、メールアドレスが異なるために同一ユーザと認識さ
れず、分類がうまくいかないという問題点があった。

【０００６】本発明の目的は、一人のユーザが複数の電
子メールアドレスを利用している場合にも対応した情報
の収集管理システムを提供することにある。

【０００７】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
に、本発明は一つ以上の電子メールシステムとのインタ
ーフェースを備えた情報処理機器上に、非定型情報の構
造及び内容が仮想用紙として格納される情報ベースと、
上記情報ベースを複数まとめて格納する情報バインダ
と、上記情報バインダの管理を行う仮想用紙管理部と、
情報ベースの定義／参照を行う定義操作部と、情報ベー
スの内容に基づいて電子メールを送受信し、情報の収集
／検索を行う情報エージェント部と、他者からの情報収
集要求の表示や返答の作成を行う着信操作部と、論理的
なユーザ名称と電子メールアドレスの対応関係を保持す
るアドレスブックと、アドレスブックを管理する環境操
作部とを備える。

【０００８】

【作用】情報ベースはユーザが情報の収集を行いたいあ
る特定のテーマに関して、そのテーマの内容、形式、収
集周期、情報提供を依頼するグループメンバ等の定義情
報と、各情報提供者から収集した情報を一括して格納す
る。

【０００９】情報バインダは、情報ベースを一つ以上格
納する。

【００１０】アドレスブックは、論理的なユーザ名称
と、一つ以上の電子メールシステムに対する、各メール
システム毎のユーザ名称と電子メールアドレスの対応表
を格納する。

【００１１】仮想用紙管理部は、情報ベースの内容に矛
盾が生じないように、情報定義や情報内容の格納を行
う。

【００１２】定義操作部は、仮想用紙管理部を利用し、
ユーザからの指示に従って情報ベースへ定義内容を格納
する。

【００１３】着信操作部は、他のユーザからの情報提供
依頼等をユーザに表示し、また返答を行う。

【００１４】情報エージェント部は、情報ベースの定義
内容に基づいて、情報提供依頼の電子メールを送信し、
また電子メールで提供された情報の格納を行う。このと
き、エージェント部はその時点でシステムで利用可能な
電子メールシステムと、アドレスブックの内容に基づい
て自動的に各ユーザのメールアドレスを割り出してメー
ルの送信を行う。

【００１５】環境操作部は、アドレスブックの内容の参
照／更新を行う。

【００１６】各部がこのように動作することで、所定の
目的を達成することができる。

【００１７】

【実施例】本発明の一実施例を図面を用いて説明する。

【００１８】まず始めに、本発明を利用してユーザが情
報の収集／公開を行う場合の基本的な処理の流れを説明
する。

【００１９】あるユーザが特定のテーマ（例えば「パソ
コン用電子メールシステムの今後の見通し」や「雑木林
における昆虫分布の変遷」等）の情報を本システムを利
用して収集する場合、ユーザはまず関心のあるテーマに
関する情報ベースを定義することから始める。情報ベー
スの定義には名称、テーマの内容、情報提供を依頼する
ユーザ名、収集した情報を公開するユーザ名、収集開始
日、収集完了日、収集周期といった事を指定する。ある
情報ベースを定義したユーザをその情報ベースの提唱者
と呼ぶ。

【００２０】さらに、このテーマに関して、より詳細な
情報の分類を行い、情報項目として定義する。例えばテ
ーマが「パソコン用電子メールシステムの今後の見通
し」であれば、項目としては「主力製品のシェアの動
向」「ユーザの利用事例」「各社の製品計画」といった
ものが想定できる。各項目には項目毎の依頼内容が、依
頼者を指定する。

【００２１】各項目毎の依頼者は情報ベースの依頼者の
中から選択する。一つの項目に複数の依頼者を指定する
ことが出来るし、一人のユーザに複数項目の依頼を指定
することも出来る。

【００２２】各項目にはまた項目のデータ種別も指定す
る。データ種別としてはテキスト、図、表などがある。

【００２３】提唱者が定義を終え、情報バインダに情報
ベースを格納すると、システムがその定義内容から自動
的に情報提供依頼要求を伝える電子メールを作成し、依
頼者へと送信する。依頼されたユーザは着信操作部を使
用して依頼内容を確認し、必要な情報を書き込んで提唱
者へと返送する。

【００２４】提唱者の元へ返送された情報は情報エージ
ェントが自動的に受信し、対応する情報ベースへと格納
される。情報ベース内では各項目毎に情報提供者／世代
毎に分類されて情報が格納される。

【００２５】こうして集められた情報は情報ベースの公
開機能を利用して、提唱者以外のユーザから参照するこ
とが可能である。

【００２６】あるユーザが公開している情報ベースの検
索は以下の手順で行われる。

【００２７】検索を行うユーザ（検索者）はまず検索し
たいユーザに対して検索用紙の請求を電子メールで行
う。

【００２８】被検索ユーザ側では、検索用紙の請求を情
報エージェントが自動的に受信し、請求元ユーザに対し
て公開されている情報ベースの検索用紙を作成し、要求
元へと返送する。検索用紙は、ある情報ベースに対し
て、その内容を検索するために必要な情報を記述した仮
想用紙である。公開されている情報ベースがｎ個あれ
ば、ｎ個の検索用紙が作成されて返送される。

【００２９】検索者は、返送された検索用紙の束から、
必要とする情報が記述されている情報ベース用の検索用
紙を選び、検索条件を記入して提唱者へと送付する。検
索条件は、その情報ベース内の項目と選択と、必要とす
る情報の作成期間を指定する。

【００３０】検索用紙は情報エージェントが自動的に受
信し、検索条件に従って情報ベースの内容を検索して、
その結果を検索元へと自動的に返送する。

【００３１】検索者は着信操作部を用いて検索結果を参
照することが出来る。

【００３２】さて、操作の中でユーザを指定する部分が
多数存在する。このユーザは最終的には電子メールアド
レスで特定される存在であるが、ユーザが他のユーザを
指定する際に、電子メールアドレスを直接指定する事は
困難であるため、日常的に使用しているユーザの名前で
指定できることが望ましい。そこで、アドレスブックと
いうユーザ名称と電子メールアドレスの対応関係を管理
するデータを用意し、ユーザが指定する場合には分かり
やすい名称（日本で使用するのであれば、漢字で記述さ
れたユーザの氏名等）で指定させ、電子メールを送る場
合はユーザ名称をメールアドレスに変換して利用する。

【００３３】以上説明したような情報収集システムを実
現する為の具体的な処理内容を以下で説明する。

【００３４】本発明では全てのユーザの立場は対等であ
る。従ってクライアント／サーバシステムのように中心
となるサーバは存在せず、全てのユーザのマシンは対等
の立場で動作する。もちろん、これは情報収集に関する
事であり、他のサービス（ファイルアクセス、印刷等）
がクライアント／サーバモデルに従って提供されること
を妨げるものではない。

【００３５】図１は本発明の一実施例のシステム構成を
表す図面である。上述したように、全てのマシンは同様
の構成であるため、一台分の構成が示してある。システ
ムは同様のマシンが任意台数集まって構成される。

【００３６】図２は本発明を動作させるのに必要なハー
ドウェア構成の一例を示す図面である。各マシンは本体
１０、ハードディスク１１、ディスプレイ１２、キーボ
ード１３、マウス１４よりなる。ハードディスク１１は
プログラムやデータを格納する。ディスクプレイ１２は
処理結果や各種状態の表示を行う。キーボード１３及び
マウス１４はユーザからの各種指示を入力する。

【００３７】本体１０にはＣＰＵ（中央処理装置）１０
０１、メモリ１００２、ディスクコントローラ１００
３、ディスプレイコントローラ１００４、キーボードコ
ントローラ１００５、マウスコントローラ１００６、ネ
ットワークコントローラ１００７により構成される。Ｃ
ＰＵ１００１はマシン全体の動作を制御する。メモリ１
００２はプログラムやデータを格納する。ディスクコン
トローラ１００５はハードディスク１１の制御を行う。
ディスプレイコントローラ１００４はディスプレイ１２
の制御を行う。キーボードコントローラ１００５はキー
ボード１３の制御を行う。マウスコントローラ１００６
はマウス１４の制御を行う。ネットワークコントローラ
１００７は他のマシンとのデータ交信を制御する。

【００３８】本システムを構成する各マシンは論理的に
同等の機能を実現していれば物理的に同等の構成である
必要はない。

【００３９】本システムは定義操作部３１、着信操作部
３２、環境操作部３３、情報エージェント４０、仮想用
紙管理部５０、一つ以上の電子メール管理部６０（ａ，
ｂ，．．．）の各種プログラムと、アドレスブック８
１、情報バインダ８２、着信ボックス８３の各種データ
からなる。定義操作部３１、着信操作部３２、環境操作
部３３、情報エージェント４０、仮想用紙管理部５０は
メモリ１００２上に読み込まれ、ＣＰＵ１００１が解釈
して実行する。アドレスブック８１、情報バインダ８
２、着信ボックス８３はハードディスク１１上に格納さ
れる。

【００４０】定義操作部３１、着信操作部３２、環境操
作部３３はユーザから対話的に指示を受けて動作するプ
ログラムである。一方、情報エージェント４０は一旦起
動された後はバックグラウンドで動作し、特にユーザか
らの指示を受けずに動作するプログラムである。

【００４１】定義操作部３１は情報ベースの定義操作を
行うプログラムである。

【００４２】着信操作部は、他者からの情報提供依頼等
の他者から送られた情報の閲覧を行うとともに、それら
に対する対応、例えば提供依頼に対する返答等を行うプ
ログラムである。

【００４３】環境操作部は、検索用紙の請求といった、
自分から他者へ能動的に働きかける処理を行うプログラ
ムである。

【００４４】情報エージェント４０は、電子メール管理
部６０を使用して、他のマシンとの間で仮想封筒の送受
信を行う。また、仮想封筒の内容が情報ベースの検索要
求といった自動応答を要求するものであった場合は、そ
の内容を解釈して実行し、結果の返送を行う。

【００４５】定義操作部３１、着信操作部３２、環境操
作部３３はユーザがそれら操作を行いたい場合に起動さ
れて実行されるのに対し、情報エージェント４０はシス
テムの起動とともに起動／実行され、ユーザが、例え
ば、文書編集といった本システムによる情報収集とは直
接関係のない処理をマシン上で行っている場合でも常に
動作を続ける。

【００４６】仮想用紙管理部５０は他のプログラムから
呼ばれて動作するライブラリプログラムであり、アドレ
スブック８１、情報バインダ８２、着信ボックス８３の
各種データへのアクセスを制御する。

【００４７】電子メール管理部６０もまたライブラリプ
ログラムであり、他のマシンとの電子メールの送受信の
制御を行う。電子メール管理部６０は対応する電子メー
ルシステムに応じて６０ａ，６０ｂ，・・・と一つ以上
存在する。

【００４８】アドレスブック８１は本システムで利用さ
れるユーザ名、各ユーザが持つ電子メールアドレスとの
対応関係を格納するデータである。

【００４９】情報バインダ８２は、先ほどの処理の流れ
で説明したように、非定型な情報の一形態である情報ベ
ースを格納する。

【００５０】着信ボックス８３は、他者からの検索依頼
などの、他者から送られ、人が処理する必要のある情報
を格納する。

【００５１】これら各種情報の格納には仮想用紙と呼ぶ
概念に基づいたデータ構造を使用する。仮想用紙コンセ
プトとは、情報収集／検索といった一連の処理を、デー
タだけでなくそのデータに対する処理手順をも記述した
仮想用紙を互いに送付することで記述しようとするもの
であり、オブジェクト指向に従った概念である。

【００５２】本実施例では仮想用紙を通常のデータ構造
と、その処理プログラムの組み合わせとして実装してい
る。

【００５３】図３に示すように、仮想用紙９０はディレ
クトリの下に共通定義データ９００１と種別毎固有デー
タ９００２を持つ。共通定義データ９００１は「用紙種
別」と「名称」という情報を持っている。仮想用紙の種
別は「定義用紙」、「情報用紙」、「依頼用紙」、「検
索用紙」、「検索用紙請求用紙」、「アドレスブッ
ク」、「アドレスブック請求用紙」、「フォルダ」があ
る。

【００５４】仮想用紙の名称は漢字で２０文字以内の文
字列であり、実装するコンピュータのファイルシステム
に依存しない名前を実現する。

【００５５】共通定義データ９００１は全ての種別の仮
想用紙に共通して存在し、そのデータ形式も同一である
が、種別毎固有データ９００２は用紙種別により異なっ
た内容であり、単一のファイルの場合もあれば階層的な
ディレクトリ構造を持つ場合もある。

【００５６】図４はフォルダ９１のデータ構成を示す。

【００５７】フォルダ９１はフォルダを含む他の仮想用
紙９０をその構成要素として格納し、通常のファイルシ
ステムでのディレクトリに相当する役割をはたす。フォ
ルダは共通定義データとして格納される名称と合わせ、
下位のファイルシステムとは独立した仮想用紙の階層的
な名前空間を提供する為に使用される。

【００５８】図５に情報バインダ８２の構成を示す。情
報バインダ８２はその下に複数の情報ベースを格納する
が、各情報ベースはフォルダ９１として実現される。情
報バインダ８２自身もフォルダである。

【００５９】情報ベースはフォルダ９１の下に定義用紙
９２と情報用紙９３の対を格納した特定の形式のフォル
ダとして実現される。定義用紙９２は情報ベースの定義
時に作成される用紙であり、各種定義内容を格納する。
一方、情報用紙９３は定義内容に従って収集された情報
が世代別／項目別／提供者別に格納される。

【００６０】以下、各種仮想用紙のデータ構成を説明す
る。

【００６１】図６に定義用紙９２のデータ構成を示す。
定義用紙９２には情報ベース全体の定義情報である情報
定義データ９２０２と、各項目に関する情報が種別毎固
有データとして格納される。項目は任意個数定義できる
ため、仮想用紙の内部構造として項目毎のディレクトリ
を作成し、各ディレクトリに一つの項目に関する情報を
格納する。項目の情報は項目定義要素９２０３と項目Ａ
Ｐ初期フィルタ９２０４の対で格納する。

【００６２】図７に情報定義データ９２０２の構成を示
す。情報定義データ９２０２は概要９２１１、グループ
メンバ一覧９２１２、公開者一覧９２１３、収集開始フ
ラグ９２１４、収集開始日９２１５、収集完了日９２１
６、収集周期９２１７、定義日付９２１８、提唱者名称
９２１９、最大項目番号９２２０、最大ページ番号９２
２１の各要素を持つ。

【００６３】概要９２１１はその情報ベースがどのよう
な情報を収集することを目的としているかという説明用
の文章を格納する。

【００６４】グループメンバ一覧９２１２はその情報ベ
ースに情報を提供することを依頼するユーザ名称（一人
以上）を格納する。

【００６５】公開者一覧９２１３はその情報ベースに格
納されている情報の検索を許可するユーザ名称（一人以
上）を格納する。情報提供を依頼したユーザであっても
公開者に記述されていなければ情報の検索は行えない。
逆に情報の提供はしていないが検索が行えるユーザも存
在し得る。

【００６６】収集開始フラグ９２１４はその情報ベース
が情報の定義が完了し、情報の収集を始めているかどう
かという状態を示す。

【００６７】収集開始日９２１５は情報提供依頼の送付
を始めるべき日付を格納する。

【００６８】収集完了日９２１６は情報提供依頼の送付
を終えるべき日付を格納する。この日付をすぎると新た
な情報の提供依頼は送付されなくなる。

【００６９】収集周期９２１７は情報提供依頼の送付を
行う周期を規定する情報を格納する。周期は何日毎とい
う指定と、何曜日という指定の二種類の指定が可能であ
る。

【００７０】定義日付９２１８はこの情報ベース定義が
初めて作成された日付を格納する。

【００７１】提唱者名称９２１９はこの情報ベースの定
義を行ったユーザ名称、すなわち、このマシンのユーザ
の名称が格納される。

【００７２】最大項目番号９２２０はこの情報ベースに
定義されている項目の数を格納する。

【００７３】最大ページ番号９２２１はこの情報ベース
の項目内容を表示する際のページ数を格納する。

【００７４】図８に項目定義要素９２０３の構成を示
す。

【００７５】項目定義要素９２０３は名称９２３１、概
要９２３２、ＡＰ種別９２３３、依頼者一覧９２３４、
表示位置９２３５、ページ番号９２３６の各要素を持
つ。

【００７６】名称９２３１はその項目の名称が格納され
る。

【００７７】概要９２３２は項目毎の提供を依頼する情
報の説明が文章として格納される。

【００７８】ＡＰ種別９２３３はその項目の情報を読み
書きする際に利用するアプリケーションプログラムの名
称を格納する。

【００７９】依頼者一覧９２３４はその項目への情報提
供を依頼するユーザ名称が格納される。この内容はグル
ープメンバ一覧９２１２のサブセットとなる。

【００８０】表示位置９２３５はその項目の内容を表示
する際のディスプレイ上の表示位置を格納する。

【００８１】ページ番号９２３６はその項目の内容を表
示する際の表示ページ番号を格納する。

【００８２】図９に情報用紙９３の構成を示す。

【００８３】情報用紙９３は種別毎固有データとして情
報用紙管理データ９３０２と世代毎／項目毎／提供者毎
の項目情報を持つ。項目情報の格納はまず世代毎のディ
レクトリを持ち、各世代のディレクトリには項目毎のデ
ィレクトリが作成される。そして、各項目ディレクトリ
には複数のユーザから提供された情報を項目要素９３０
３と実際の情報が格納された項目ＡＰファイル９３０４
との対で格納する。ここで、実際の情報が格納された項
目ＡＰファイル９３０４は、本システムが実装されたマ
シン上で稼働する任意のアプリケーションプログラムで
作成されたファィルであり、その内容の読み書きはアプ
リケーションプログラムを利用する。

【００８４】図１０に情報用紙管理データ９３０２の構
成を示す。

【００８５】情報用紙管理データ９３０２は収集要求発
行日９３１１、現世代番号９３１２、収集中世代番号９
３１３、収集状況９３１４、有効期間９３１５、最終更
新日９３１６の各要素を持つ。

【００８６】収集要求発行日９３１１は最新の収集要求
を送った日付を格納する。

【００８７】現世代番号９３１２は全ての提供依頼者か
らの情報が到着し、収集が完了している世代のなかで、
最も新しい世代を示す。

【００８８】収集中世代番号９３１３は、収集要求発行
日９３１１に格納されている日付で収集要求を行った情
報が第何世代に相当するかということを格納する。

【００８９】収集状況９３１４は収集中世代番号９３１
３で示される世代の、各情報提供依頼者毎の返答到着状
況を格納する。尚、一つの世代の収集が完了する前に次
の世代の収集を開始する場合は、収集状況９３１４は複
数世代の返答到着状況を格納する。

【００９０】有効期間９３１５は、各世代毎に、その世
代の情報の有効期間を示す。ある世代の有効期間とは、
その世代の収集要求を発行した日から、全ての情報提供
依頼者からの返答が揃った日付までである。

【００９１】最終更新日９３１６は、その情報用紙に項
目情報が格納された最新の日付を示す。

【００９２】図１１に項目要素９３０３の構成を示す。

【００９３】項目要素９３０３は提供ユーザ名９３２
１、提供日９３２２、ＡＰタイプ９３２３、項目ＡＰフ
ァイル名９３２４の各要素を持つ。

【００９４】提供ユーザ名９３２１はその項目情報を提
供したユーザの名称を格納する。

【００９５】提供日９３２２はその項目情報を情報用紙
内に格納した日付を示す。

【００９６】ＡＰタイプ９３２３は、その項目情報を作
成したアプリケーションプログラムの名称を示す。

【００９７】項目ＡＰファイル名９３２４は、その名の
通りこの項目要素で記述されている項目ＡＰファイルの
名称を格納する。

【００９８】図１２に依頼用紙の種別毎固有データ９４
０２の構成を示す。依頼用紙の種別毎固有データ９４０
２は、依頼日９４１１、作成期限９４１２、提唱者名称
９４１３、依頼返送日９４１４、送信者名称９４１５、
情報ベース名称９４１６、作成依頼項目名称９４１７の
各要素を持つ。依頼日９４１１、作成期限９４１２、提
唱者名称９４１３、情報ベース名称９４１６、作成依頼
項目名称９４１７は依頼の発送者側で記述する要素であ
り、依頼返送日９４１４、送信者名称９４１５は依頼の
返送者側で記述する要素である。依頼日９４１１は依頼
用紙を作成した日付を示す。作成期限９４１２は、この
依頼に対する返送の期限、すなわち締め切りの日付を示
す。提唱者名称９４１３は、依頼を行うユーザの名称を
示す。依頼返送日９４１４は、依頼を受けたユーザが返
送を行った日付を示す。送信者名称９４１５は、依頼の
返送を行うユーザの名称を示す。情報ベース名称９４１
６は、依頼を行う情報ベースの名称を示す。作成依頼項
目名称９１４７は、情報ベース名称９４１６で示される
情報ベース内の、情報提供を依頼する項目の名称（一つ
以上）を示す。

【００９９】図１３に検索用紙の種別毎固有データ９５
０２の構成を示す。検索用紙の種別毎固有データ９５０
２は、検索用紙作成日９５１１、作成者名称９５１２、
検索用紙送信日９５１３、送信者名称９５１４、情報ベ
ース名称９５１５、検索項目名称９５１６、検索条件９
５１７、検索日９５１８、検索結果９５１９の各要素を
持つ。

【０１００】検索用紙作成日９５１１、作成者名称９５
１２、情報ベース名称９５１５は検索用紙請求により検
索要求が作成される際に記述され、検索用紙送信日９５
１３、送信者名称９５１４、検索項目名称９５１６、検
索条件９５１７は検索用紙を受け取ったユーザが検索を
行う際に記述される。一方、検索日９５１８、検索結果
９５１９は、検索用紙を受け取り、実際に情報の検索を
行う際に記述される。

【０１０１】検索用紙作成日９５１１は、この検索用紙
が作成された日付を示す。作成者名称９５１２は、この
検索用紙を作成したユーザの名称であり、この検索用紙
の対象となる情報ベースの所有者を示す。情報ベース名
称９５１５は、この検索名称を利用して検索を行う対象
となる情報ベースの名称を示す。

【０１０２】検索項目名称９５１６は、情報ベース名称
９５１５で示される情報ベース内で、検索の対象とする
項目の名称を示す。検索条件９５１７は、検索を行う際
の検索条件を示す。検索条件は、必要とする情報の作成
期間を指定する。検索日９５１８は、検索を実施した日
付を示す。検索結果９５１９は、検索の結果、検索条件
９５１７に合致した世代の番号を示す。検索条件のチェ
ックは世代単位で行い、個々の情報の提供日では行わな
い。

【０１０３】図１４に検索用紙請求用紙の種別毎固有デ
ータ９６０２の構成を示す。

【０１０４】検索用紙請求用紙の種別毎固有データ９６
０２は送信者名称９６１１と送信日９６１２の各要素を
持つ。送信者名称９６１１は、この検索用紙請求用紙を
作成したユーザの名称を示す。送信日９６１２は、この
検索用紙請求用紙を作成した日付を示す。

【０１０５】図１５にアドレスブック請求用紙の種別毎
固有データ９７０２の構成を示す。

【０１０６】アドレスブック請求用紙の種別毎固有デー
タ９７０２は送信者名称９７１１と送信日９７１２の各
要素を持つ。各要素の役割は検索用紙請求用紙の種別毎
固有データ９６０２の場合と同一である。

【０１０７】図１６にアドレスブックの種別毎固有デー
タ９８０２の構成を示す。アドレスブックの種別毎固有
データ９８０２は、ユーザ名簿９８１０と、一つ以上の
アドレス名簿９８２０からなる。

【０１０８】図１７はユーザ名簿９８１０の構成であ
る。ユーザ名簿９８１０はユーザ番号９８１１とユーザ
名９８１２を要素とする配列である。ユーザ番号９８１
１はユーザを識別するためにシステムの内部で利用する
互いにユニークな数字である。ユーザ名９８１２は実際
にユーザに対して表示される名称であり、通常は本人の
名前をそのまま利用する。

【０１０９】図１８はアドレス名簿９８２０の構成であ
る。アドレス名簿９８２０はユーザ番号９８２１と電子
メールアドレス９８２２を要素とする配列である。ユー
ザ番号９８２１はユーザ名簿９８１０のユーザ番号９８
１１と同様のユーザ番号を格納する。電子メールアドレ
ス９８２２は、あるユーザの電子メールアドレスを格納
する。ユーザ名簿９８１０とアドレス名簿９８２０で同
じユーザ番号の値を持つ配列要素どうしが、あるユーザ
の名称と、そのユーザの持つ電子メールアドレスを表
す。

【０１１０】以上の各種仮想用紙を使用して情報の定
義、格納、収集、検索を実現する。本システムのユーザ
間で情報の授受を行う場合、仮想封筒と呼ぶデータ構造
を使用する。

【０１１１】図１９に仮想封筒のデータ構成を示す。仮
想封筒は電子メールの本文部分に仮想封筒としての受信
先、送信元、及び封筒内容としての仮想用紙を格納した
ものであり、電子メールシステムに依存しないデータ構
造である。

【０１１２】仮想封筒は情報エージェントで自動認識し
て処理を行うために、その主題として通常のメッセージ
の主題として使われる可能性がほとんどない主題であ
る”＃＋＃ＶｉｒｔｕａｌＥｎｖｅｌｏｐｅ＃−＃”を
使用する。

【０１１３】次に、各プログラムの動作を説明する。

【０１１４】図２０は定義操作部３１のフローチャート
である。定義操作部３１はイベント駆動型のプログラム
であり、起動されるとまずステップ３１０１でユーザか
らの指示入力待ち状態となり、ユーザからの指示を受け
取るとステップ３１０２に進んで、指示内容に従った処
理に分岐する。対応する処理が完了すれば再びステップ
３１０１に戻り、次の処理が入力されるのを待つ。

【０１１５】ユーザ指示内容が定義情報の入力であれ
ば、ステップ３１０３へ進んで入力された情報を情報ベ
ースの定義用紙へと格納する。このとき、定義用紙のア
クセスは仮想用紙管理部５０が提供する機能を利用す
る。

【０１１６】ユーザ指示内容が収集開始の指示であれ
ば、ステップ３１０４へ進んで情報ベースの定義用紙へ
収集開始の印を書き込む。収集が始まった定義用紙は書
き込み禁止となり、以後、定義操作部を利用しての更新
は行えなくなる。

【０１１７】ユーザの指示がその他の一般的な指示、例
えばカーソルの移動や文字の削除といった処理の場合は
ステップ３１０５に進んで対応する処理を行う。ステッ
プ３１０５の処理は多岐に渡るが、対話的な入力処理は
よく知られた処理であるため、詳細の説明は省略する。

【０１１８】そしてユーザの指示が終了指示であった場
合は、イベントループを抜けてプログラムを終了する。

【０１１９】着信操作部３２の処理内容は以下の通りで
ある。

【０１２０】着信操作部３２は他者からの情報提供依
頼、検索用紙請求に対して返送される検索用紙、検索要
素に対して返送される検索結果の三種類の情報を閲覧
し、情報提供依頼に対しては内容の閲覧、提供する情報
の書き込み、依頼元への返送という操作が行える。

【０１２１】検索用紙に対しても同様に内容の閲覧、検
索情報の書き込み、検索要求の送付という操作が行え
る。また、検索結果に対しては内容の閲覧が行える。

【０１２２】図２１は着信操作部３２のフローチャート
である。着信操作部３２も定義操作部３１と同様のイベ
ント駆動型のプログラムであり、まず、ステップ３２０
１でユーザ指示を入力してステップ３２０２で対応する
処理に分岐し、その後再びステップ３２０１へと戻って
次の指示を待つという動作を繰り返す。

【０１２３】ユーザの指示が着信ボックス内の各種情報
の表示／更新要求であった場合はステップ３２０４へ進
み、着信ボックス８３の内容の参照／更新を行う。

【０１２４】ユーザ指示が検索指示であった場合は、ス
テップ３２０３へ進み、検索用紙を情報ベースの提唱者
へと送付する。ユーザ指示が情報提供依頼に対して返送
する情報を書き込むことであった場合は、ステップ３２
０６へ進んで、依頼された各項目の内容を依頼用紙に添
付されている定義用紙へと書き込む。ユーザ指示が情報
の返送であった場合は、ステップ３２０５で依頼元へ依
頼用紙と情報の書き込まれた定義用紙を返送する。ユー
ザの指示がその他の一般的な指示の場合はステップ３２
０７に進んで対応する処理を行う。ステップ３２０７の
詳細な説明は省略する。そしてユーザの指示が終了指示
であった場合は、イベントループを抜けてプログラムを
終了する。

【０１２５】次に環境操作部３３の処理内容を示す。図
２２は環境操作部３３のフローチャートである。環境操
作部３３もイベント駆動型のプログラムであり、ステッ
プ３３０１でユーザ指示を入力し、ステップ３３０２で
対応する処理に分岐し、処理後再び３３０１へと戻って
次の処理を行う。ユーザ指示がアドレスブックの請求で
ある場合、ステップ３３０３へと進んでアドレスブック
請求用紙を送付する。ユーザ指示が検索用紙の請求であ
る場合、ステップ３３０４へ進んで検索用紙請求用紙を
送付する。ユーザ指示がその他の一般的な指示の場合は
ステップ３３０５に進んで対応する処理を行う。ステッ
プ３３０５の詳細な説明は省略する。そしてユーザの指
示が終了指示であった場合、イベントループを抜けてプ
ログラムを終了する。

【０１２６】引き続き情報エージェント４０の処理内容
を示す。図２３は情報エージェント４０のフローチャー
トである。情報エージェント４０もイベント駆動型プロ
グラムであるが、定義操作部３１等とは異なり、ユーザ
からの対話的処理要求に関するイベントの処理は行わな
い。情報エージェント４０はまずステップ４００１で一
定周期でタイマイベントを受け取るように自らを設定
し、ステップ４００２でイベント待ちとなる。イベント
を受け取るステップ４００３へ進み、イベントがプログ
ラムの終了イベントであるかをチェックする。終了イベ
ントであった場合はステップ４００６へ進み、ステップ
４００１で行ったタイマイベントの設定を解除して、プ
ログラムの実行を終える。

【０１２７】次にステップ４００４でイベントがタイマ
イベントかどうかをチェックし、そうであればステップ
４１のタイマイベント処理（後述）を実行する。それ以
外のイベントであればステップ４００５へ進み、対応す
る処理を行う。ステップ４００５の詳細な説明は省略す
る。

【０１２８】図２４はタイマイベント処理４１のフロー
チャートである。タイマイベント処理４１はまずステッ
プ４１０４で電子メールシステム上に未読のメッセージ
があるかどうかをチェックし、ある場合はステップ４１
０２、ない場合はステップ４３へと進む。未読メッセー
ジがある場合はステップ４１０２でそのメッセージの主
題（タイトル）を読み込み、そのメッセージが仮想封筒
であるかどうかをチェックする。仮想封筒であった場合
はステップ４１０３へと進んでその処理を行う。一方、
仮想封筒ではなく、通常のメッセージであった場合はそ
のまま電子メールシステム上にメッセージを残して後で
ユーザが読み出せるようにしておき、ステップ４１０１
へと戻って次のメッセージの処理を行う。ステップ４１
０３では電子メールシステムよりメッセージの本文を読
み込み、仮想用紙を取り出してファイルとして格納す
る。次にステップ４２で、受け取った仮想封筒の内容を
処理（詳細は後述）し、ステップ４１０４で電子メール
システム上から処理の終わった仮想封筒メッセージを削
除し、ステップ４１０４へと戻って次のメッセージの処
理を行う。未処理のメッセージがなくなってステップ４
３に進むと、今度は自マシン上の情報バインダ８２の内
容をチェックし、他者に情報提供依頼を送る必要がない
かを調べる（詳細は後述）。そしてステップ４１０５へ
進んで送出待ちのメッセージがないかを調べ、あればス
テップ４４へ進んでメッセージを送出して（詳細は後
述）処理を終える。送出待ちメッセージがない場合はそ
のまま処理を終える。

【０１２９】図２５は仮想封筒処理ルーチン４２のフロ
ーチャートである。仮想封筒処理ルーチン４２はまずス
テップ４２０１でその内容が提供依頼に対する経そうで
あるかを調べ、その場合はステップ４５へと進み返送内
容を情報ベースに格納する。以下順に内容を調べ検索用
紙請求であれば（ステップ４０２）検索用紙を返送し
（ステップ４６）、検索要求であれば（ステップ４２０
３）、検索を行ってその結果を返送し（ステップ４２０
７）、アドレスブックの請求であれば（ステップ４２０
４）、アドレスブックを返送し（ステップ４２０８）、
アドレスブックの返送であれば（ステップ４２０５）、
送られたアドレスブックを自らのアドレスブックの内容
に付け加える（ステップ４２０９）。

【０１３０】以上の何れでもない場合は、自動応答では
なく、ユーザの操作が必要な内容であるから、ステップ
４２０６で受信した内容を着信ボックス８３へと移動す
る。

【０１３１】図２６は情報ベース格納処理４５のフロー
チャートである。情報ベース格納処理４５はまずステッ
プ４５０１で返送された情報を情報ベース中の情報用紙
の収集中世代の該当する項目へと格納し、併せて情報用
紙管理データ９３０２の収集状況９３１４、最終更新日
９３１６を更新する。

【０１３２】次にステップ４５０２で、収集中世代の全
依頼者からの情報が返送され、格納されたかをチェック
する。そして、揃っていない場合はそのまま処理を終了
し、揃っている場合はステップ４５０３へと進む。ステ
ップ４５０３では情報用紙９３中の情報用紙管理データ
９３０２の現世代番号９３１２、収集状況９３１４、有
効期間９３１５を更新し、その世代の情報収集を完了さ
せる。

【０１３３】図２７は検索用紙返送処理４６のフローチ
ャートである。検索用紙返送処理４６はまずステップ４
６０１で情報バインダ８２から情報ベースを一つ選ぶ。
既に全ての情報ベースのチェックが終わっている場合は
ステップ４６０２で判定してステップ４６０５へと進
む。情報ベースが選べた場合はステップ４６０３に進
み、その情報ベースの定義用紙９２の情報定義データ９
２０２の公開者一覧９２１３に検索用紙請求用紙の送信
者が含まれているかどうかをチェックし、入っていない
場合はステップ４６０１へと戻って次の情報ベースのチ
ェックを行う。公開が許可されている場合はステップ４
６０４に進み、定義用紙９２の内容に従って検索用紙を
作成し、返送用のワークエリアに追加する。そして、ス
テップ４６０１に戻って次の情報ベースのチェックを行
う。各情報ベースのチェックが終わると、ステップ４６
０５で返送用ワークエリアに検索用紙があるかどうかを
調べ、あればステップ４６０６、なければ４６０７へ進
む。

【０１３４】ステップ４６０６では返送用ワークエリア
の内容を検索用紙の請求者に返送し、処理を終える。検
索用紙がなかった場合のステップ４６０７では公開情報
はない旨を検索用紙の請求者に通知し、処理を終える。

【０１３５】図２８は情報バインダチェック処理４３の
フローチャートである。情報バインダチェック処理４３
はまずステップ４３０１で情報バインダ８２から情報ベ
ースを一つ選ぶ、既に全ての情報ベースのチェックが終
わっている場合にはステップ４３０２で判定し、情報バ
インダチェック処理を終了する。情報ベースが選べた場
合はステップ４３０３へ進み、その情報ベースの定義用
紙９２の情報定義データ９２０２の収集開始フラグ９２
１４の値を調べ、情報ベースが情報収集中であるかを判
定する。収集中でない場合はステップ４３０１へ戻り、
次の情報ベースのチェックを行う。収集中であれば、ス
テップ４３０４へ進み、収集開始日９２１５の値を調べ
て、今日の日付が収集開始日より前であればまだ収集を
始められないので、ステップ４３０１へ戻る。今日が収
集開始日より後であれば、ステップ４３０５へ進み、収
集完了日９２１６の値を調べ、今日の日付が収集完了日
より後であれば、ステップ４３０１へ戻る。

【０１３６】そうでない場合はステップ４３０６に進
み、その情報ベースの情報用紙９３の情報用紙管理デー
タ９３０２の収集要求発行日９３１１の値を調べ、既に
一度でも収集依頼を送ったことがあるかどうかをチェッ
クする。送ったことがない場合は周期のチェックは行わ
ずにステップ４３０８に進み、依頼を行う。

【０１３７】既に依頼を行ったことがある場合は、ステ
ップ４３０７に進み、収集周期９２１７の値を利用し
て、前回の依頼から収集周期以上の日数が経過している
かどうかを調べる。まだ経過していない場合はステップ
４３０１へと戻る。

【０１３８】経過している場合は、ステップ４３０８へ
と進み、グループメンバ一覧９２１２に示される各ユー
ザに対する依頼用紙を作成し、ステップ４３０９で各メ
ンバに依頼を行って、この情報ベースに対する処理を完
了し、ステップ４３０１へと戻って次の情報ベースの処
理を行う。

【０１３９】図２９はメッセージ送出処理４４のフロー
チャートである。

【０１４０】メッセージ送出処理４４では、まずステッ
プ４４０１で、現在利用可能な電子メールシステムを獲
得し、次にステップ４４０２でアドレスブック８１を調
べ、送信先ユーザは現在利用可能な電子メールシステム
にアドレスを保有しているかどうかを確認する。保有し
ている場合はステップ４４０６に進み、そのユーザ宛に
電子メールを送信し、ステップ４４０７で送信済のメー
ル原稿を削除して送出処理を終える。

【０１４１】アドレスを有していない場合は、ステップ
４４０３に進み、現在利用可能な電子メールシステム
に、他のメールシステムへのゲートウェイ機能があるか
どうかをチェックする。ない場合は、メールの送出は出
来ないので、処理を終える。

【０１４２】ゲートウェイ機能がある場合は、ステップ
４４０４で、ゲートウェイ可能なメールシステム上に送
信先ユーザのアドレスが存在するかをチェックし、ない
場合は送出処理を追える。ある場合はステップ４４０５
に進み、送信先ユーザのアドレスをゲートウェイ経由形
式に変換し、ステップ４４０６に進んで、上述したよう
に送出処理を行う。

【０１４３】以上説明したように各プログラムが動作す
ることで、情報の定義、収集、検索処理が実現できる。

【０１４４】本実施例によれば、ユーザは必要な情報を
他人から集める場合、欲しい情報の内容と、提供を依頼
するユーザの一覧を定義するだけで、自動的に情報の収
集を行うことが出来る。

【０１４５】また、集まった情報は世代毎、提供者毎に
格納され、その内容を第三者が自動的に検索することが
可能となる。

【０１４６】また、こうした情報の収集／検索には電子
メールを利用するが、ユーザが複数の電子メールを使い
分けている場合でも、適切に情報収集／検索が行える。

【０１４７】

【発明の効果】本発明によれば、ユーザが複数の電子メ
ールシステムを利用している場合でも、適切に情報収集
の依頼や情報の検索が行える。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例のシステムのブロック図。

【図２】本発明の一実施例のハードウェアのブロック
図。

【図３】仮想用紙９０のデータ構成を示す説明図。

【図４】フォルダ９１のデータ構成を示す説明図。

【図５】情報バインダ８２のデータ構成を示す説明図。

【図６】定義用紙９２のデータ構成を示す説明図。

【図７】情報定義データ９２０２のデータ構成を示す説
明図。

【図８】項目定義要素９２０３のデータ構成を示す説明
図。

【図９】情報用紙９３のデータ構成を示す説明図。

【図１０】情報用紙管理データ９３０２のデータ構成を
示す説明図。

【図１１】項目要素９３０３のデータ構成を示す説明
図。

【図１２】依頼用紙の種別毎固有データ９４０２のデー
タ構成を示す説明図。

【図１３】検索用紙の種別毎固有データ９５０２のデー
タ構成を示す説明図。

【図１４】検索用紙請求用紙の種別毎固有データ９６０
２のデータ構成を示す説明図。

【図１５】アドレスブック請求用紙の種別毎固有データ
９７０２のデータ構成を示す説明図。

【図１６】アドレスブックの種別毎固有データ９８０２
のデータ構成を示す説明図。

【図１７】ユーザ名簿９８０１のデータ構成を示す説明
図。

【図１８】アドレス名簿９８０２のデータ構成を示す説
明図。

【図１９】仮想封筒のデータ構成を示す説明図。

【図２０】定義操作部３１のフローチャート。

【図２１】着信操作部３２のフローチャート。

【図２２】環境操作部３３のフローチャート。

【図２３】情報エージェント４０のフローチャート。

【図２４】タイマイベント処理４１のフローチャート。

【図２５】仮想封筒処理ルーチン４２のフローチャー
ト。

【図２６】情報ベース格納処理４５のフローチャート。

【図２７】検索用紙返送処理４６のフローチャート。

【図２８】情報バインダチェック処理４３のフローチャ
ート。

【図２９】メッセージ送出処理４４のフローチャート。

【符号の説明】 １０…本体、 １１…ハードディスク、 ３１…定義操作部、 ３２…着信操作部、 ３３…環境操作部、 ４０…情報エージェント、 ５０…仮想用紙管理部、 ６０…電子メール管理部、 ８１…アドレスブック、 ８２…情報バインダ、 ８３…着信ボックス。

Claims (2)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】ある主題に関する情報を電子メールシステ
   ムを利用して複数人から収集する情報管理システムにお
   いて、 収集する情報の内容と、収集を依頼するユーザと、収集
   の周期をあらかじめ定義し、 上記定義情報に基づいて電子メールシステムを用いて自
   動的に情報提供依頼を周期的に発送し、上記情報提供依
   頼に従って上記電子メールシステムを用いて提供された
   情報を提供者別、周期別に自動的に分類して格納する事
   を特徴とする情報管理システム。
2. 【請求項２】電子メールシステムが複数種類利用可能な
   情報管理システムにおいて、上記電子メールシステム毎
   のユーザとメールアドレスの対応表であるアドレスブッ
   クを備え、収集する情報の内容と、収集を依頼するユー
   ザと、収集の周期をあらかじめ定義し、 上記定義情報に基づき、上記アドレスブックを利用して
   使用可能な電子メールシステムを用いて自動的に情報提
   供依頼を周期的に発送し、上記情報提供依頼に従って電
   子メールシステムを用いて提供された情報を提供者別、
   周期別に自動的に分類して格納する事を特徴とする情報
   管理システム。