JPH08317155A - ファイリング方法およびファイリング装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 メモリを無駄にせず、効率よく入力や検索で
き、さらに、ファイリング文書内のデータの時間的経過
情報を知ることができるファイリング方法および装置を
提供することを目的とする。 【構成】 文書をスキャナで読み取りファイリングする
際に、ある文書がすでにファイリングされている文書Ａ
の更新文書Ｂである場合、上記文書Ｂと上記文書Ａとを
比較して追加情報画像を抽出し、上記追加情報画像を上
記文書Ａに階層的に追加する。また、ファイリング文書
Ｃをプリントする際に、選別符号をプリント上に印刷
し、新しい情報が追加された上記選別符号付き文書Ｄを
スキャナで読み取る際に、上記選別符号から元のファイ
リング文書Ｃを認識し、文書Ｄと文書Ｃを比較して追加
情報画像を抽出して、追加情報画像を上記文書Ｃに階層
的に追加する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、電子文書ファイリング
技術に関する。

【０００２】

【従来の技術】一般に、電子文書ファイリングは、ペー
パーレス、検索容易、修正容易なデータベース技術であ
り、今後さらに普及することが予想される。

【０００３】図１１は、従来の電子文書ファイリングの
登録作業を示すフローチャートである。なお、以下に説
明する各フローチャートにおいて、図中の黒星印はユー
ザの介入が必要な処理を示すものとする。

【０００４】スキャナに原稿をセットしてスキャナをス
タートする（１００１）。そして、スキャナで読み取っ
た原稿の名前をオペレータが入力し（１００２）、さら
に、読み取った原稿のキーワードをオペレータが入力し
て（１００３）、登録終了となる。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】ところで、上記従来の
ファイリング方法においては、以前登録したが、プリン
トアウトして会議などで利用し、書き込みをした場合、
また、新たに登録する（手段１）か、キーボードから書
き込み事項を入力して更新する（手段２）という必要が
あった。

【０００６】しかしながら、手段１では、似たような文
書がいくつも存在することになり、メモリを無駄にして
しまうという欠点がある。また、検索の際に混乱してし
まうという欠点がある。

【０００７】さらに、以前の文書を削除したとしても、
その文書内のデータの時間的経過情報がわからず、不便
を来すという欠点がある。

【０００８】一方、手段２では、入力にかなりの時間が
必要となり、非効率的であるという欠点がある。

【０００９】本発明は、メモリを無駄にせず、効率よく
入力や検索でき、さらに、ファイリング文書内のデータ
の時間的経過情報を知ることができるファイリング方法
および装置を提供することを目的とする。

【００１０】

【課題を解決するための手段】本出願の第１の発明（請
求項１、６）は、画像データを入力しファイリングする
際に、前記入力した画像データがすでにファイリングさ
れている文書Ａの更新文書Ｂである場合、上記文書Ａを
特定する特定手段と、上記文書Ｂと上記文書Ａとを比較
して追加画像を抽出する抽出手段と、上記追加画像に関
する情報を入力する入力手段と、上記抽出手段で抽出し
た追加情報および上記入力手段で入力した情報を記憶す
る記憶手段とを有する。

【００１１】また、第２の発明（請求項２、７）は、フ
ァイリング文書Ｃをプリントする際に、選別符号をプリ
ント上に印刷する印刷手段と、新しい情報が追加された
上記選別符号付き文書Ｄを入力する際に、上記選別符号
から元のファイリング文書Ｃを認識する認識手段と、文
書Ｄと文書Ｃを比較して追加画像を抽出する抽出手段
と、上記追加画像を上記文書Ｃに階層的に追加する追加
手段とを有する。

【００１２】そして、第３の発明（請求項３、８）は、
上記第２の発明において、文書Ｄを入力する際に、上記
選別符号から原稿の傾きを補正する補正手段を有する。

【００１３】さらに、第４、第５の発明（請求項４、
５、９、１０）では、以上の発明において、抽出された
追加画像に関する情報として追加時刻の情報を添付する
手段や、キーワードを入力する手段を有する。

【００１４】

【作用】上記第１および第２の発明では、追加画像を抽
出して、元のファイリング文書に階層的に追加すること
から、メモリを有効に使うことができ、検索も容易であ
る。

【００１５】また、上記第２の発明では、プリントする
際に選別符号をもプリントすることにより、文書Ｃを特
定する必要をなくすことができる。そして、上記第３の
発明では、この選別符号により傾き補正を行うことによ
り、その後の処理の精度向上に役立たせることができ
る。

【００１６】上記第４の発明では、追加画像を階層的に
追加する際に、時間情報も添付することにより、ファイ
リング文書内のデータの時間的情報がわかる。上記第５
の発明では、追加画像を階層的に追加する際に、キーワ
ードを添付することで情報の機密性を確保することがで
きる。

【００１７】

【実施例】図１は、本発明の実施例におけるシステム構
成を示すブロック図である。

【００１８】図示のように、このファイリング装置は、
原稿を読み取って電気信号に変換するスキャナ１と、画
像を記録紙上に出力するプリンタ２と、オペレータが各
種キー入力を行う操作部３と、ファイル原稿等の各種情
報を表示するとともに、タッチパネルとしての操作画面
を表示する表示部４と、システム全体を制御する制御部
５と、ファイル原稿等を格納するメモリ６とを有する。

【００１９】図２は、本発明の第１実施例による動作を
示すフローチャートである。

【００２０】まず、スキャナ１に原稿をセットしてファ
イリング登録作業をスタートすると、スキャナ１が起動
し、原稿を読み込む。この読み込み原稿を文書Ｂとする
（Ｓ１０１）。

【００２１】次に、Ｓ１０２において、文書Ｂはすでに
メモリ６内に登録済みの文書の更新文書か否かをユーザ
に問う。

【００２２】この問い方として、例えば図３の表示画面
２０１に示すような表示を行う。ユーザはマウスを用い
て（Ｙｅｓ）または（Ｎｏ）のボタンをクリックする。
なお、（Ｎｏ）のボタンの囲みが太いのは、（Ｎｏ）が
リターンキーを押した時のデフォルトで選択されるボタ
ンであることを示す。

【００２３】初登録の文書であったら、Ｓ１０３に進
み、文書名を入力する。この入力の仕方として、例えば
図３の表示画面２０２に示すような表示を行う。四角の
中にキーボードで入力して（ＯＫ）ボタン、またはリタ
ーンキーを押す。なお、この実施例では、ユーザに入力
させることにしたが、ＯＣＲ（文字認識）機能を持って
いる場合、文字認識結果を用いてフォントサイズが大き
い、または先頭に位置している言葉を数パタン表示し、
ユーザに選択させてもよい。

【００２４】次に、Ｓ１０４で文書本体のキーワードを
入力する。図３の表示画面２０３は、キーワード入力の
表示例を示す。まお、名前入力と同様に、ＯＣＲ機能を
用いて頻繁に出現する言葉を自動的にキーワードとして
登録しても良い。この場合、Ｓ１０４の黒星印はなくな
る。

【００２５】一方、Ｓ１０２で更新原稿である場合、Ｓ
１０５に進み、更新原稿の元となる文書（以下、文書Ａ
という）を指定する。ここでは、図３の表示画面２０４
に示すような表示を行う。この表示画面２０４におい
て、２０４１はディレクトリレベルの切替えボタンで、
このボタンを押すとプルダウンメニューが出てきてディ
レクトリ移動ができる。また、２０４２は、ボタン２０
４１に表示されたディレクトリ内にある文書の名前であ
る。

【００２６】ファイリングでは、複数のディレクトリに
所属することが可能である。その方が人間が検索する際
に便利だからである。

【００２７】そして、Ｓ１０５で文書Ａを選択したら、
Ｓ１０６では文書Ａと文書Ｂを比較する。

【００２８】この比較の仕方として、本実施例では、二
値化を行い画素単位で比較するが、単純に比較するとス
キャナの読み取りレベル（γ）や、原稿傾きによってず
れが生じる。図４は、ずれの例を示しており、文書Ａと
文書Ｂの一部分であるＡという文字を拡大して示したも
のである。

【００２９】文書Ａ３０１は、読み取りレベルが低くス
キャンされたため、黒文字部分が多い。また、文書Ｂ３
０２は、文書Ａ３０１と比較すると黒部分が少なく、画
素単位で比較すると×で示された１２画素が異なってし
まう。

【００３０】次に、文書比較して異なるブロックを抽出
する方法（Ｓ１０６）の一例を図５のフローチャートに
示す。

【００３１】まず、Ｓ４０１で、解像度を１／４にす
る。この１／４という数値はスキャナの特性（解像度、
立ち上がり特性、その他）によってチューニングするべ
きもので、１／８が良いかも知れないし、１／１６が良
いかも知れない。しかし、あまり粗過ぎると拾えない情
報も出現する。

【００３２】また、解像度変換の仕方は、この実施例で
は４×４画素中に１画素でも黒があったら黒とする処理
とする。

【００３３】この処理によって、図４の文書Ａは、図６
の５０１に示すようになり、図４の文書Ｂは、図６の５
０２に示すようになる。

【００３４】次に、Ｓ４０２で解像度の粗い画像を１、
０（二値画像であるので）の２レベルで画素毎に比較
し、異なる時は１、同じ時は０という画像を作成する。
図６の例では、×印のところが１、その他は０になる。

【００３５】この処理を図７の画像例を用いて説明す
る。図７の６０１は、文書Ａの解像度を１／４にした画
像で、６０２は文書Ｂの解像度を１／４にした画像であ
る。これをＳ４０２で画像比較し、画像Ｃ（画像６０
３）を作成する。６０３には、図６の５０２では×で表
した孤立ドットが複数出現している。

【００３６】次に、Ｓ４０３で画像Ｃの孤立ドットを取
り除く処理をする。この実施例では、画素細め処理を２
次元で行うことにする。

【００３７】Ｓ４０４では、さらに解像度を粗くして、
隣接した黒ドットを同一グループに振り分けて、矩形
（開始点（ｓｘ，ｓｙ）、大きさ（ｘ，ｙ））を作る。

【００３８】Ｓ４０５において、Ｓ４０４で作成した矩
形の中に入る文書Ｂ（スキャナの解像度）のイメージを
切りとって追加画像を抽出する。

【００３９】以上が図２のＳ１０６についての説明であ
る。

【００４０】Ｓ１０７では、抽出されたブロック数をｍ
に代入する。図７の例ではｍ＝５となる。そして、Ｓ１
０８、Ｓ１０９、Ｓ１１３でループを介してＳ１１０〜
Ｓ１１２の作業をｍ回繰り返す。

【００４１】Ｓ１１０では、抽出された画像をユーザに
表示してキーワードを添付するかどうか問う。

【００４２】キーワードを入力する場合、Ｓ１１１に進
み、キーワードを入力する。このキーワード入力作業の
一例の表示画面を図８に示す。

【００４３】抽出した画像毎に、キーワードを入力する
かの問いと、同時にこの画像を追加するか削除するかを
問うようにしてもよい。図８では（追加）（削除）ボタ
ンの選択とキーワード入力を同時に行う例にしている。

【００４４】次に、Ｓ１１２で削除されなかった追加画
像に時間情報（月、日、時）を添付する。そして、Ｓ１
１０〜Ｓ１１２の処理をｍ回繰り返す。

【００４５】以上の処理により、追加画像情報を作成し
た。これをユーザが見る時には、メニュー等で追加画像
情報を「表示する」「表示しない」を選べることにす
る。

【００４６】このキーワードは、ＩＤとしてキーワード
が入力がなければ、そのブロックを可視化できないよう
にしても良い。また、キーワードは、そのブロックの識
別子として用いるだけでも良い。

【００４７】また、追加画像を２度クリックすると、そ
の時間情報、キーワードなどの追加画像情報が表示され
るようにしても良い。

【００４８】以上のようにして、抽出した画像およびそ
の画像に関する情報（キーワードや時間情報）は、メモ
リ６に文書Ａと対応付けて格納しておく。これにより、
文書Ｂに関しては、追加された部分を記憶しておけばよ
く、メモリを節約できる。

【００４９】さらに、文書Ｂを変更した文書Ｂ’をスキ
ャナ１から読み込ませる場合には、文書Ｂからさらに変
更されたブロックを抽出し、キーワードや時間情報を添
付する。そして、この抽出した画像およびその画像に関
する情報（キーワードや時間情報）は、メモリ６に文書
Ａと対応付けて格納しておく。

【００５０】これにより、文書Ａから順次変更された画
像の内容や、その画像のキーワードや、いつ変更された
かといった情報も容易に判別できる。また、変更された
ブロックを記憶するので、メモリ容量を節約できる。

【００５１】また、文書Ａから文書Ｂで変更された部分
が文書Ｂ’で再び変更された場合は、まず文書Ｂ’の内
容を表示し、その部分をもう一度クリックするなどの操
作により、文書Ｂの内容を表示するようにしてもよい。

【００５２】次に、本発明の第２実施例について説明す
る。

【００５３】本実施例では、前提として、ファイリング
文書をプリントする際に選別符号をプリントアウトする
ことになる。

【００５４】図９は、本実施例におけるプリント動作を
示すフローチャートである。

【００５５】まず、Ｓ８０１でユーザに選別符号をつけ
るか否かを問う。そして、選別符号をつける場合には、
Ｓ８０２で選別符号を例えば原稿の右上角にプリントア
ウトする。これは、人間が解読可能な文字でも良いし、
バーコードでも良いが、ここではバーコードにする。当
然、文書を示す符号の他にいろいろな情報をプリントす
ることも可能である。

【００５６】次に、Ｓ８０３では、プリントアウトを行
う。

【００５７】次に、以上のような選別符号プリントを前
提としてファイリング動作を行う。図１０は、この第２
実施例のファイリング動作を示すフローチャートであ
る。

【００５８】図１０において、上記図２と異なる部分
は、Ｓ９０２、Ｓ９０３、Ｓ９０４である。

【００５９】まず、スキャナに原稿をセットしてファイ
リング登録作業をスタートすると、スキャナが起動し、
原稿を読み込む。この読み込み原稿を文書Ｄとする（Ｓ
９０１）。

【００６０】次に、Ｓ９０２で、右上角の選別符号を探
す。そして、選別符号があったならば、Ｓ９０３に進
み、選別符号をデコードして文書Ｃを特定する。

【００６１】次に、Ｓ９０４で選別符号から原稿の傾き
を補正する。なお、このステップは必ずしもなくても良
いが、あったら、その後の文書Ｃと文書Ｄの比較や、い
ろいろな処理（ＯＣＲなど）において、誤差が少なくな
るメリットがある。そして、Ｓ９０７に進む。

【００６２】一方、Ｓ９０２で選別符号がない場合、Ｓ
９０５に進み、文書Ｄはすでに登録済みの文書の更新文
書か否かをユーザに問う。そして、初登録の文書であっ
たらＳ９１５に進み、文書名を入力する。

【００６３】一方、Ｓ９０５で更新原稿である場合、Ｓ
９０６に進み、更新原稿の元となる文書（文書Ｃ）を指
定する。

【００６４】次に、Ｓ９０７では、文書Ｃと文書Ｄを比
較して追加画像のブロックを抽出する。この抽出の仕方
は、上記第１実施例に示した通りでも良いし、それ以外
の方法でも良い。

【００６５】次に、Ｓ９０８では抽出されたブロック数
をｍに代入する。そして、Ｓ９０９、Ｓ９１０、Ｓ９１
４でループを介して、Ｓ９１１、Ｓ９１２の作業をｍ回
繰り返す。Ｓ９１１では、抽出された画像をユーザに表
示してキーワードを添付するかどうか問う。

【００６６】そして、キーワードを入力する場合には、
Ｓ９１２に進み、キーワードを入力する。そして、Ｓ９
１３で、削除されなかった追加画像に時間情報を添付す
る。Ｓ９１１〜Ｓ９１３の処理をｍ回繰り返す。

【００６７】もし、Ｓ８０１の選別符号プリントの問い
のステップがいらなければ（全て選別符号をつける、ま
たはつけない場合にはメニューなどで特別指定処理が必
要になる）、Ｓ８０１の分岐がなくなり、登録作業の時
のＳ９０５、Ｓ９０６のステップが必要なくなる。そし
て、Ｓ８０１、Ｓ９０５、Ｓ９０６は、全て黒星つきの
ステップであり、これによりユーザの手を煩わさないメ
リットがある。

【００６８】なお、これらの実施例では、ファイル文書
はメモリ６内に格納されている場合について説明した
が、これに限ることなく、光ディスクやフロッピディス
ク等の着脱自在のメモリでも良いことはいうまでもな
い。

【００６９】

【発明の効果】以上説明したように、本出願の第１、第
２の発明によれば、追加画像を抽出して、元のファイリ
ング文書に階層的に追加することから、メモリを有効に
使うことができ、検索も容易である。

【００７０】また、本出願の第２の発明によれば、プリ
ントする際に選別符号をもプリントすることにより、文
書Ｃを特定する必要をなくすことができる。そして、本
出願の第３の発明によれば、この選別符号により傾き補
正を行うことにより、その後の処理の精度向上に役立た
せることができる。

【００７１】さらに、本出願の第４の発明によれば、追
加画像を階層的に追加する際に、時間情報も添付するこ
とにより、ファイリング文書内のデータの時間的情報が
わかる。また、本出願の第５の発明によれば、追加画像
を階層的に追加する際に、キーワードを添付することで
情報の機密性を確保することができる。

【００７２】また、上記第２実施例で説明したように、
必ず選別符号をプリントアウトすることにすれば、Ｓ８
０１、Ｓ９０５、Ｓ９０６のステップがなくなり、ユー
ザの手を介す部分が大幅に減り、さらに自動処理に近く
なる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例を示すブロック図である。

【図２】本発明の第１実施例のファイリング動作例を示
すフローチャートである。

【図３】上記第１実施例における表示画面を示す説明図
である。

【図４】上記第１実施例における文書Ａと文書Ｂとの画
像のずれの例を示す説明図である。

【図５】上記第１実施例における追加画像抽出動作例を
示すフローチャートである。

【図６】図４の画像の解像度を１／４にした画像を示す
説明図である。

【図７】上記第１実施例における追加画像抽出作業によ
る画像の変化を示す説明図である。

【図８】上記第１実施例における追加画像キーワード入
力の表示画面を示す説明図である。

【図９】本発明の第２実施例におけるプリント動作を示
すフローチャートである。

【図１０】上記第２実施例におけるファイリング動作例
を示すフローチャートである。

【図１１】従来の動作を示すフローチャートである。

【符号の説明】

１…スキャナ、 ２…プリンタ、 ３…操作部、 ４…表示部、 ５…制御部、 ６…メモリ。

Claims (10)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 画像データを入力しファイリングする際
   に、前記入力した画像データがすでにファイリングされ
   ている文書Ａの更新文書Ｂである場合、上記文書Ａを特
   定し、上記文書Ｂと上記文書Ａとを比較して追加画像を
   抽出し、上記追加画像に関する情報を入力し、上記追加
   画像および上記追加画像に関する情報を記憶することを
   特徴とするファイリング方法。
2. 【請求項２】 ファイリング文書Ｃをプリントする際
   に、選別符号をプリント上に印刷し、新しい情報が追加
   された上記選別符号付き文書Ｄを入力する際に、上記選
   別符号から元のファイリング文書Ｃを認識し、文書Ｄと
   文書Ｃを比較して追加画像を抽出し、上記追加画像を上
   記文書Ｃに階層的に追加することを特徴とするファイリ
   ング方法。
3. 【請求項３】 請求項２において、 文書Ｄを入力する際に、上記選別符号から原稿の傾きを
   補正することを特徴とするファイリング方法。
4. 【請求項４】 請求項１〜３のいずれか１項において、 抽出された追加画像に関する情報として追加時刻の情報
   を添付することを特徴とするファイリング方法。
5. 【請求項５】 請求項１〜４のいずれか１項において、 抽出された追加画像に関する情報としてキーワードを入
   力することを特徴とするファイリング方法。
6. 【請求項６】 画像データを入力しファイリングする際
   に、前記入力した画像データがすでにファイリングされ
   ている文書Ａの更新文書Ｂである場合、上記文書Ａを特
   定する特定手段と、上記文書Ｂと上記文書Ａとを比較し
   て追加画像を抽出する抽出手段と、上記追加画像に関す
   る情報を入力する入力手段と、前記抽出手段で抽出した
   追加画像および前記入力手段で入力した情報を記憶する
   記憶手段とを有することを特徴とするファイリング装
   置。
7. 【請求項７】 ファイリング文書Ｃをプリントする際
   に、選別符号をプリント上に印刷する印刷手段と、新し
   い情報が追加された上記選別符号付き文書Ｄを入力する
   際に、上記選別符号から元のファイリング文書Ｃを認識
   する認識手段と、文書Ｄと文書Ｃを比較して追加画像を
   抽出する抽出手段と、上記追加画像を上記元のファイリ
   ング文書である文書Ｃに階層的に追加する追加手段とを
   有することを特徴とするファイリング装置。
8. 【請求項８】 請求項７において、 文書Ｄを入力する際に、上記選別符号から原稿の傾きを
   補正する補正手段を有することを特徴とするファイリン
   グ装置。
9. 【請求項９】 請求項６〜８のいずれか１項において、 抽出された追加画像に関する情報として追加時刻の情報
   を添付する手段を有することを特徴とするファイリング
   装置。
10. 【請求項１０】 請求項６〜９のいずれか１項におい
    て、 抽出された追加画像に関する情報としてキーワードを入
    力する手段を有することを特徴とするファイリング装
    置。