JPH08161346A - 文書作成装置及び文書作成方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】本発明は、頻繁に利用する文書については高速
に検索が可能であり、且つ大量の文書データについては
記憶スペースを節約することが可能な文書作成装置、及
び文書作成方法を提供することを目的とする。 【構成】制御装置４は、文書識別子と文書データの利用
時刻を記憶するメモリ５と、このメモリ５の情報を利用
して一定時間以上利用されていない文書データについ
て、その検索インデックスを上記メモリ５から削除す
る。又、制御装置４は、一定時間以上利用されていない
文書データについてその識別子をメモリ５から削除す
る。更に、制御装置４は、識別子が登録されている文書
については、検索インデックスを付加されていない場合
はテキストデータを参照してキーワードを含む文書を検
索制御する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、指定されたキーワード
を含む文書を高速に検索する検索機能を備えた文書作成
装置、及び文書作成方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、文書作成装置に於ける検索機能
は、大きく分けて２通りの形式のものが提供されてい
た。その一つは、検索対象文書毎に、内部に含む文字列
情報を高速に参照するための検索インデックスを付加し
て、高速検索を実現する検索機構であり、他の一つは、
検索インデックスを持たず、検索時に直接テキストデー
タを参照し、指定された文字列をサーチする検索機構で
ある。

【０００３】前者の検索インデックスを付加した検索機
構については、検索速度が速い反面、文書データととも
に検索インデックスを格納するために大量の記憶スペー
スが必要であるという問題あり、特に大量の文書を扱う
際に不具合が生じていた。後者の指定された文字列をサ
ーチする検索機構については、テキスト中の文字列をサ
ーチするのに多くの時間を要し、文書データが特に頻繁
に用いられる場合には、文書利用時の大きな不具合にな
るという問題があった。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】上述したように、従来
の文書作成装置によれば、文書に検索インデックスを付
加する場合には、大量の記憶スペースを必要とするとい
う不具合があり、この不具合は特に大量の文書を格納し
ている場合に顕著となる。

【０００５】又、検索インデックスを付加しない場合
は、検索に多くの時間が費やされるという不具合があ
り、この不具合は、頻繁に利用される文書について特に
顕著であった。

【０００６】本発明は、上記事情を考慮して成されたも
のであり、頻繁に利用する文書については高速に検索が
可能であり、且つ大量の文書データについては記憶スペ
ースを節約することが可能な文書作成装置、及び文書作
成方法を提供することを目的とする。

【０００７】

【課題を解決するための手段】本発明は、上記目的を達
成するために、文書識別子記憶装置と、文書データの利
用時刻を記憶する文書利用時刻記憶装置と、利用時間記
憶装置を利用して一定時間以上利用されていない文書デ
ータについてその検索インデックスを上記文書識別子記
憶装置から削除する検索インデックス削除方式を実現し
た。又、利用時間記憶装置を利用して一定時間以上利用
されていない文書データについて、その識別子を上記の
文書識別子記憶装置から削除する文書識別子削除方式を
実現した。又、文書識別子記憶装置を参照して、識別子
が登録されている文書については検索インデックスを参
照し、検索インデックスが付加されていない場合はテキ
ストデータを参照してキーワードを含む文書を検索する
検索実行方式を実現した。

【０００８】

【作用】上記構成に於いて、上記文書データの利用時刻
を記憶する装置を一定時間間隔毎に参照することによ
り、文書データの利用状況を把握することが可能にな
り、検索インデックスが付加されている文書であって
も、長時間利用されることがないならば、検索インデッ
クス削除方式を用いて、検索インデックスを削除する。
これにより、システムの中の大半を占める長期間利用さ
れない文書については、検索インデックスが付加されな
いことになり、記憶スペースの節約が実現できる。同時
に頻繁に利用されている文書データには検索インデック
スが付加されたままになるため、高速な検索が可能にな
る。

【０００９】

【実施例】本発明の実施例に於いては、文書識別子記憶
装置と、文書データの利用時刻を記憶する文書利用時刻
記憶装置と、利用時間記憶装置を利用して一定時間以上
利用されていない文書データについてその検索インデッ
クスを上記文書識別子記憶装置から削除する検索インデ
ックス削除方式と、利用時間記憶装置を利用して一定時
間以上利用されていない文書データについて、その識別
子を上記文書識別子記憶装置から削除する文書識別子削
除方式と、文書識別子記憶装置を参照して、識別子が登
録されている文書については検索インデックスを参照
し、検索インデックスが付加されていない場合はテキス
トデータを参照してキーワードを含む文書を検索する検
索実行方式とを実現している。そして、上記文書データ
の利用時刻を記憶する装置を一定時間間隔毎に参照する
ことにより、文書データの利用状況を把握することが可
能になり、検索インデックスが付加されている文書であ
っても、長い時間利用されることがないならば、検索イ
ンデックス削除方式を用いて、検索インデックスを削除
する。これにより、システムの中の大半を占める長期間
利用されない文書については、検索インデックスが付加
されないことになり、記憶スペースの節約が実現でき
る。同時に頻繁に利用されている文書データには検索イ
ンデックスが付加されたままになるため、高速な検索が
可能になる。

【００１０】以下図面を参照して本発明の一実施例を説
明する。図１は、本発明の一実施例に於ける装置のハー
ドウェア構成を示すブロック図である。

【００１１】本発明の一実施例による装置は、図１に示
すように、入力装置１と、表示装置２、外部記憶装置
３、制御装置４、メモリ５、時計装置６、及び割込み装
置７等から構成される。

【００１２】入力装置１は、文字コード、制御コマン
ド、位置情報等を入力する装置で、例えばキーボードと
マウス及びこれらを制御する装置で構成される。表示装
置２は、ユーザに入力を行なわせるためのプロンプトメ
ッセージ、入力された文字列、或いは検索の後に選られ
た文書データ等の表示を行なうためのもので、例えばＶ
ＲＡＭとこのＶＲＡＭに格納されたビット情報をドット
列として表示するためのディスプレイとからなる。

【００１３】外部記憶装置３は、例えばハードディスク
装置等からなり、テキストデータ、又は図表、画像等の
非テキストデータ、又はその双方でなる文書本体とタイ
トル等の情報とで構成される文書データが複数格納され
る。

【００１４】この外部記憶装置３に格納されている文書
データの形式を図２の（ａ）に示す。図示するように、
文書データは外部記憶装置３内に順に格納されており、
格納された順に文書識別子つまりＩＤ番号が付加されて
いる。ここでは、最初に（先頭に）格納されている文書
のＩＤ番号が「０」であり、以下順に「１」，「２」，
・・・「Ｎ−１」（Ｎは外部記憶装置３内に格納されて
いる文書データの総数）とＩＤ番号が付加されている。

【００１５】外部記憶装置３内には、その他に、各文書
データの利用状況を記述する利用時刻記述ファイル、及
び検索インデックスが格納される。利用時刻記述ファイ
ルはテキストファイルであり、その内容の一例を図２
（ｂ）に示す。

【００１６】利用時刻記述ファイルは、図２（ｂ）に示
すように、Ｍ行のレコードデータからなり、その１行に
は、文書データのＩＤ番号と最新の利用時刻が記述され
ている。

【００１７】検索インデックスは、バイナリ形式のデー
タファイルであり、利用時刻記述ファイルに記述されて
いる文書データのＩＤ番号順に並べて格納されている
（図２（ｃ））。

【００１８】即ち、利用時刻記述ファイルのｊ行目のＩ
Ｄ番号に対応する文書から作成した検索インデックスが
図２（ｃ）におけるｊ番目のデータに対応する。尚、一
つの文書に対応する検索インデックスは、文書データの
テキスト中に現れる文字コードを単位とするテキスト中
での出現位置を記述したテーブルからなる。

【００１９】制御装置４は、例えば中央制御処理装置
（ＣＰＵ）から構成されるもので、バスにより各ハード
ウェア装置と接続されており、各装置の制御、装置間の
データの転送等の処理を行なう。

【００２０】メモリ５は、例えばダイナミックＲＡＭか
らなり、図３に示すように制御装置４が各種制御や処理
を実行するためのプログラムを格納するプログラム部４
ａと、処理の際に必要なデータを格納するためのバッフ
ァ部４ｂ、及び各種Ｉ／Ｏ装置とのデータのやりとりを
行なうためのＩ／Ｏエリア４ｃ等からなる。

【００２１】更に、プログラム部４ａは、メイン処理部
４ｄ、初期化部４ｅ、キーワード入力部４ｆ、キーワー
ドサーチ部４ｇ、候補文書一覧表示部４ｈ、文書選択部
４ｉ、文書表示部４ｊ、割り込み処理部４ｋ等に分割さ
れる。

【００２２】データバッファ部４ｂは、キーワード格納
バッファ４ｓ、候補文書番号格納バッファ４ｔ、作業用
バッファ４ｕ等から構成される。Ｉ／Ｏエリア４ｃに
は、時刻格納エリア４ｖ、割り込み間隔指定エリア４ｗ
等がある。

【００２３】以下、プログラム部４ａとデータバッファ
部４ｂの各部の機能について説明する。メイン処理部４
ｄは、装置全体の処理の制御を司どるものであり、プロ
グラムの分岐、初期化部４ｅ以下の各モジュールの呼び
出し等を行なう。初期化部４ｅは、各ハードウェア装置
の初期設定及びデータバッファ部４ｂを構成する各バッ
ファの内容の初期化を行なう。

【００２４】キーワード入力部４ｆは入力装置１のキー
ボードを介してユーザに検索の際にキーとなるキーワー
ドである文字列を入力させ、これをキーワード格納バッ
ファ４ｓに格納する。

【００２５】キーワードサーチ部４ｇは外部記憶装置３
に格納されている利用時刻記述ファイルを参照し、この
ファイルに登録されているものについては検索インデッ
クスを、登録されていないものについてはテキストデー
タを順に読み出して、キーワードのサーチを実行し、キ
ーワードのサーチが成功した文書については、文書のＩ
Ｄ番号を候補文書番号格納バッファ４ｔ中に格納する。

【００２６】候補文書一覧表示部４ｈは、候補文書番号
格納バッファ４ｔ中に格納されているＩＤ番号に対応す
る文書のタイトルを表示装置２の表示画面上に列挙表示
する。

【００２７】文書選択部４ｉは、既に候補文書一覧表示
部４ｉによって列挙表示されているタイトルのいずれか
をユーザに選択させる。更に、指定された文書データの
ＩＤ番号が、外部記憶装置３に格納されている利用時刻
記述ファイルに登録されていなかったならば、ここに登
録し、この文書に対応する検索インデックスを作成し外
部記憶装置３中に格納する。

【００２８】文書表示部４ｊは文書選択部４ｊによって
選択されたタイトルに対応する文書のテキストデータ及
び非テキストデータを外部記憶装置３より読み出し、テ
キスト、図表等を表示装置２の表示画面上に表示する。

【００２９】割り込み処理部４ｋは、割り込み装置７に
より一定時間間隔毎に実行される部分である。外部記憶
装置３に格納されている利用時刻記述ファイル及びメモ
リ５内のＩ／Ｏエリア内の時刻格納エリア４ｖの値を参
照して、一定時間以上利用されていない文書データにつ
いては、利用時刻記述ファイルデータから削除し、その
文書に対応する検索インデックスの削除を行なう。

【００３０】キーワード格納バッファ４ｓ及び候補文書
番号格納バッファ４ｔは配列形式のバッファであり、内
部が更に分割されており複数のデータを格納することが
できる。更に、作業用バッファ４ｕ内には、各処理で必
要な各種の処理変数等を格納できるようになっている。

【００３１】時計装置６は、水晶発振器等からなり、時
間のカウント、時刻の計測等を行なう。この時計装置６
は、メモリ５内のＩ／Ｏエリアとバスで接続されてお
り、時刻の値をメモリ内の時刻格納エリア４ｖに反映す
ることができる。

【００３２】割り込み装置７は、時計装置６およびメモ
リ５内のＩ／Ｏエリアとバスで接続されており、メモリ
中の割り込み間隔指定エリア４ｗ中に格納されている時
間間隔毎に割り込みを行なう。割り込みが行なわれる
と、その時点で行なっていた処理を中断し、制御は、メ
モリ５内の割り込み処理部に移る。割り込み処理部の処
理を終了すると、それまで中断していた処理を再開す
る。

【００３３】次に、上記の構成要素を用い、本発明の実
施例に於ける装置の具体的な処理の流れについて述べ
る。処理全体の制御は、メイン処理部４ｄが司ってお
り、メイン処理部４ｄは先ず初期化部４ｅを起動する。
起動された初期化部４ｅはバッファ部４ｂのキーワード
格納バッファ４ｓ、候補文書番号格納バッファ４ｔ及び
作業用のバッファ４ｕの初期化、入力装置１と表示装置
２の初期設定等を行なう。

【００３４】尚、ここで実施例装置では、割り込み間隔
指定エリア４ｗには、３６００秒という値が格納され
る。続いて、メイン処理部４ｄはキーワード入力部４ｆ
を起動する。起動されたキーワード入力部４ｆはユーザ
に入力装置１のキーボードを介してキーワードを入力さ
せ、得られたキーワードをキーワード格納バッファ４ｓ
に格納する。

【００３５】この後、メイン処理部４ｄはキーワードサ
ーチ部４ｇを起動する。このキーワードサーチ部４ｇの
処理を図４を用いて説明する。キーワードサーチ部４ｆ
では、先ず、外部記憶装置３に格納されている利用時刻
記述ファイルのｊ行目を参照し、文書ＩＤ番号等を記憶
する（ステップＳ４１）。

【００３６】次に、外部記憶装置３中のｊ番目の文書の
検索インデックスを参照して、キーワード格納バッファ
４ｓに格納されている文字列とのマッチングを行なう
（ステップＳ４２，Ｓ４３）。

【００３７】このマッチングが成功すれば、該当する文
書ＩＤ番号を、候補文書番号格納バッファ４ｔ中に格納
する（ステップＳ４４，Ｓ４５）。この処理をｊの値が
Ｍ（利用時刻記述ファイルに登録されている文書数）に
なるまで繰り返す（ステップＳ４６，Ｓ４７）。

【００３８】この後、上記利用時刻記述ファイルに登録
されているものについては検索インデックスを、登録さ
れていないものについてはテキストデータを順に読み出
して、キーワードのサーチを実行し、キーワードのサー
チが成功した文書については、文書のＩＤ番号を候補文
書番号格納バッファに格納していく（ステップＳ４
８）。

【００３９】ステップＳ４８での処理については、ユー
ザの指定により、（１）実行しない、（２）バックグラ
ウンドで実行する、という処理が指定できる。以上が、
キーワードサーチ部４ｇでの処理の流れである。

【００４０】続いて、候補文書一覧表示部４ｈが起動す
る。候補文書一覧表示部４ｈは、候補文書番号格納バッ
ファ４ｔ中に格納されているＩＤ番号に対応する文書の
タイトルを一覧表として表示装置２の表示画面上に列挙
表示する。

【００４１】次に、文書選択部４ｉが起動する。文書選
択部４ｉでの処理の流れを図５に示す。文書選択部４ｉ
は、既に、候補文書一覧表示部４ｉによって列挙表示さ
れているタイトルのいずれかをユーザに選択させる（ス
テップＳ５１）。

【００４２】ここで、指定された文書のＩＤ番号が得ら
れる。次に、外部記憶装置３に格納されている利用時刻
記述ファイルを参照し、この文書のＩＤ番号が含まれて
いるか調べる（ステップＳ５２，Ｓ５３）。

【００４３】ここでＩＤ番号が含まれていれば文書選択
部４ｉでの処理を終了し、含まれていなければ、文書の
ＩＤ番号、及びメモリ内の時刻格納エリア４ｖに格納さ
れている時刻の値を利用時刻記述ファイルの最後の行に
追加し、対応するテキストデータより検索インデックス
を作成し、外部記憶装置３に格納する（ステップＳ５
４）。

【００４４】以上が文書選択部４ｉでの処理の流れであ
る。続いて、文書表示部４ｊが起動する。文書表示部４
ｋは、文書選択部４ｉによって選択されたタイトルに対
する文書のテキストデータ及び非テキストデータを外部
記憶装置３中の、文書のＩＤ番号に対応した文書データ
より読み出し、テキスト、図表等を表示装置２の表示画
面上に表示する。

【００４５】次に割り込み処理部４ｋの処理が実行され
る。割り込み処理部４ｋでは、先ず外部記憶装置３に格
納されている利用時刻記述ファイルのｊ番目の時刻の欄
と、メモリ内の時刻格納エリア４ｖに格納されている時
刻の値を比較する。

【００４６】ここで時刻の差が約一ヶ月に相当する２５
９２０００秒という値以上なら、約一ヶ月以上利用され
ていないと見做し、利用時刻記述ファイルからこの行の
削除を行なう。

【００４７】以上が本発明の一実施例である。尚、本発
明は上記実施例に限定されるものではない。本実施例で
は、検索インデックスを作成するタイミングは、検索実
行時であったが、これを検索と絡めなくてもよい。つま
り、文書データの作成時あるいは通信回線等を介して文
書データを入力した時点で、利用時刻記述ファイルへの
登録及び検索インデックスの作成を行なってもよい。そ
の他、本発明の要旨を逸脱しない範囲で種々の変形が可
能であることは勿論である。

【００４８】

【発明の効果】以上詳記したように本発明によれば、頻
繁に用いられる文書については高速検索が可能であり、
使用頻度が少ないデータベース中の大部分の記憶スペー
スを占める文書については検索インデックスを付加しな
いため記憶スペースの節約ができる。よって、限られた
ハードウェアを有効に用いて最大限の作業効率を得るこ
とが可能となる優れた効果を奏する。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例による装置のハードウェア構
成を示すブロック図。

【図２】同実施例に係る外部記憶装置に格納されている
文書データの形式を示す図。

【図３】同実施例に係るメモリ内の構成を示す図。

【図４】同実施例に係るキーワードサーチ部での処理の
流れを示すフローチャート。

【図５】同実施例に係る文書選択部での処理の流れを示
すフローチャート。

【符号の説明】 １…入力装置、２…表示装置、３…外部記憶装置、４…
制御装置、４ａ…プログラム部、４ｂ…バッファ部、４
ｃ…Ｉ／Ｏエリア、４ｄ…メイン処理部、４ｅ…初期化
部、４ｆ…キーワード入力部、４ｇ…キーワードサーチ
部、４ｈ…候補文書一覧表示部、４ｉ…文書選択部、４
ｊ…文書表示部、４ｋ…割り込み処理部、４ｓ…キーワ
ード格納バッファ、４ｔ…候補文書番号格納バッファ、
４ｕ…作業用バッファ、４ｖ…時刻格納エリア、４ｗ…
割り込み間隔指定エリア、５…メモリ、６…時計装置、
７…割り込み装置。

Claims (12)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 文書データを記憶する文書データ格納手
   段と、 検索のためのキーワードを入力するキーワード入力手段
   と、 前記テキストに含まれる文字列情報を高速に参照するた
   めの検索インデックスを作成し、前記文書データに付加
   する検索インデックス付加手段と、 前記文書データの利用時刻を記憶する利用時刻記憶手段
   と、 長期間利用されない前記文書データ格納手段の文書デー
   タに付加されている検索インデックスを削除する検索イ
   ンデックス削除手段と、 前記文書データに検索インデックスが付加されている場
   合は検索インデックスを参照し、文書データに検索イン
   デックスが付加されていない場合は内部のテキストデー
   タを参照してキーワードを含む文書を前記文書データ格
   納手段から検索する検索実行手段と、 この検索実行手段による検索結果を表示する検索結果表
   示手段とを具備することを特徴とする文書作成装置。
2. 【請求項２】 検索インデックスが付加されている文書
   データの識別子の一覧を記憶する文書識別子記憶手段
   と、 この文書識別子記憶手段に記憶された情報と対応付けて
   各文書の検索インデックスを格納する手段とを設けたこ
   とを特徴とする請求項１記載の文書作成装置。
3. 【請求項３】 文書識別子記憶手段に対応付けて各文書
   データの最新の利用時刻を記憶する利用時刻記憶手段を
   設け、 利用時間記憶手段を所定時間間隔毎に参照して所定時間
   以上利用されていない文書データについて、同文書デー
   タに付加されている検索インデックスを削除することを
   特徴とする請求項１記載の文書作成装置。
4. 【請求項４】 利用時間記憶手段を所定時間間隔毎に参
   照して所定時間以上利用されていない文書データについ
   て、その識別子を文書識別子記憶手段から削除すること
   を特徴とする請求項１記載の文書作成装置。
5. 【請求項５】 検索インデックスが付加されていない文
   書をバックグラウンドで検索することを特徴とする請求
   項１記載の文書作成装置。
6. 【請求項６】 文書識別子記憶手段を参照して、識別子
   が登録されている文書については、検索インデックスを
   参照し、検索インデックスが付加されていない場合はテ
   キストデータを参照してキーワードを含む文書を検索す
   るようにしたことを特徴とする請求項２記載の文書作成
   装置。
7. 【請求項７】 テキストと図表・イメージデータ等から
   なる文書データを記憶する文書データ格納工程と、 検索のためのキーワードを入力するキーワード入力工程
   と、 前記テキストに含まれる文字列情報を高速に参照するた
   めの検索インデックスを作成し、前記文書データに付加
   する検索インデックス付加工程と、 前記文書データの利用時刻を記憶する利用時刻記憶工程
   と、 長期間利用されない文書データに付加されている検索イ
   ンデックスを削除する検索インデックス削除工程と、 前記文書データに検索インデックスが付加されている場
   合は検索インデックスを参照し、付加されていない場合
   は内部のテキストデータを参照してキーワードを含む文
   書を検索する検索実行工程と、 この検索実行工程による検索結果を表示する検索結果表
   示工程とから成ることを特徴とする文書作成方法。
8. 【請求項８】 検索インデックスが付加されている文書
   データの識別子の一覧を記憶する文書識別子記憶工程
   と、 この文書識別子記憶工程にて記憶された情報と対応付け
   て各文書の検索インデックスを格納する工程とを有する
   請求項７記載の文書作成方法。
9. 【請求項９】 利用時間記憶工程にて所定時間間隔毎に
   参照して所定時間以上利用されていない文書データにつ
   いて、その識別子を文書識別子記憶手段から削除する請
   求項７記載の文書作成方法。
10. 【請求項１０】 文書識別子記憶手段を参照して、識別
    子が登録されている文書については検索インデックスを
    参照し、検索インデックスが付加されていない場合はテ
    キストデータを参照してキーワードを含む文書を検索す
    る請求項７記載の文書作成方法。
11. 【請求項１１】 検索インデックスが付加されていない
    文書をバックグラウンドで検索する請求項７記載の文書
    作成方法。
12. 【請求項１２】 文書識別子記憶手段に対応付けて各文
    書データの最新の利用時刻を記憶する利用時刻記憶工程
    と、利用時刻記憶工程にて所定時間間隔毎に参照して所
    定時間以上利用されていない文書データについて、それ
    に付加されている検索インデックスを削除する検索イン
    デックス削除工程とを有してなる請求項８記載の文書作
    成方法。