JPH08137954A - データ管理システムおよびその方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 来場者の入場待ち時間を低減するとともに、
主催者や出展者が来場者の情報を入力する負担を低減
し、来場者を管理するシステムの運用コストを抑えるこ
とができるデータ管理システムおよびその方法を提供す
る。 【構成】 入場者は、ショーの受付で、名刺を提出する
か、登録用紙へ必要事項を記入すると、名刺は名刺スキ
ャナ11へ、登録用紙はシートフィードスキャナ12へ入力
され、端末13または14により入場者の氏名などの情報が
抽出される。得られた情報は、ホストコンピュータ15に
より、来場者コードが付与されてデータベース化され
る。カード発行機17は、入場者の氏名と来場者コードを
記録した入場者カード19を発行し、入場者は、この入場
者カード19を携えて、ショー会場へ入場する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明はデータ管理システムおよ
びその方法に関し、例えば、ショーや会議など不特定多
数の人間が集まる催しの来場者や出席者などを管理する
データ管理システムおよびその方法に関するものであ
る。

【０００２】

【従来の技術】新商品の発表や、既存商品の拡販を目的
として様々なショーが開催されている。これらのショー
の主催者は、その入場口において来場者に、例えば、氏
名，会社名，電話番号などの所定の情報を登録用紙に記
入してもらい、これらの情報を基に、来場者情報をデー
タベース化している。データベース化された情報は、次
のショーを開催する際の案内状の発送に利用されたり、
ショーの出展者にマーケティング情報として利用された
りする。一方、ショーの出展者も、そのブースの来客を
詳細に把握するために、別途、来客に、前述したような
情報を登録用紙に記入してもらったり、来場者の名刺を
もらったりしている。

【０００３】しかし、上述したような来場者の管理方法
は、同じ情報を何回も登録用紙に記入するか、多数の名
刺を消費するという点で、来場者にとっては、負担が大
きく、ありがたくないものである。そこで、図1に示す
ような来場者管理システムが、米国などで開催されるシ
ョーにおいて普及している。

【０００４】図1の左側に示すショーの受付において、
入場者に、名刺を提出してもらうか、または、登録用紙
に必要な情報を記入してもらう(S1)。そして、受付のオ
ペレータは、その名刺または登録用紙に記載された氏
名，会社名，電話番号，住所などの情報をキー入力する
(S2)。入力された情報は、ホストコンピュータ1へ送ら
れてデータベース化されるとともに、来場者の氏名，会
社名，電話番号，住所がエンボス加工によって記録され
た入場者カード2が発行される(S3)。入場者は、発行さ
れた入場者カード2を携えて、図の右側に示す出展者の
各ブースを訪問することになる。

【０００５】一方、出展者は、そのブースの受付に入場
者カード2に記録された情報を得るためのエンボス転写
機を備えている。つまり、エンボス転写機により、来客
から預かった入場者カード2からエンボス加工された情
報を転写し(S4)、来客の氏名，会社名，電話番号，住所
からなる来客情報3を得ることができる。勿論、出展者
は、その来客情報を基に、ショーの主催者によってデー
タベース化された来場者の情報からより詳細な情報を購
入することもできる。

【０００６】このようなシステムによれば、同じ情報を
何回も登録用紙に記入したり、多数の名刺を消費するこ
とがなく、来場者の負担を軽減することができる。

【０００７】

【発明が解決しようとする課題】しかし、上記従来例に
おいては、次のような問題点があった。

【０００８】図1に示したシステムは、ショーの受付に
おいて、名刺または登録用紙に記載された情報をオペレ
ータがキー入力する必要があり、入場者数が多い場合
や、入場者が短時間に集中した場合など、キー入力が追
い付かなくなることがある。このような場合、入場者カ
ード2の発行が遅れて、入場者は、長時間、ショー会場
への入場を待たされる問題が発生する。この対策とし
て、キー入力を行うオペレータの数を増やすことになる
が、システムの運用コストを上昇させる欠点がある。

【０００９】さらに、出展者においては、エンボスを転
写した来客情報が得られるものの、自ら来客情報をデー
タベース化する場合などは、新たにその情報をキー入力
する必要が生じ、例えキー入力を外部に委託するにして
も、来客者が多い場合などはキー入力する負担が増加す
る欠点がある。

【００１０】本発明は、上述した問題を個々に、また
は、まとめて解決するためのものであり、来場者の入場
待ち時間を低減するとともに、主催者や出展者が来場者
の情報を入力する負担を低減し、来場者を管理するシス
テムの運用コストを抑えることができるデータ管理シス
テムおよびその方法を提供することを目的とする。

【００１１】

【課題を解決するための手段】および

【作用】本発明は、前記の目的を達成する一手段とし
て、以下の構成を備える。

【００１２】本発明にかかるデータ管理システムは、来
場者の情報を管理するデータ管理システムであって、前
記来場者の情報が記録された記録媒体からその情報を読
取る読取手段と、前記読取手段によって得られた来場者
ごとの情報と、その情報に対応するインデックスとを格
納する格納手段と、少なくとも前記インデックスを記録
したカードを発行する発行手段とを備え、前記発行手段
が発行したカードを、そのカードに記録されたインデッ
クスに対応する来場者に渡すことを特徴とする。

【００１３】また、来場者の情報を管理するデータ管理
システムであって、前記来場者が携帯するカードに記録
されたインデックスを読取る読取手段と、前記読取手段
によって得られたインデックスに対応する来場者の情報
を抽出する抽出手段とを有することを特徴とする。

【００１４】また、来場者の情報を管理するデータ管理
システムであって、前記来場者の情報が記録された記録
媒体からその情報を読取る第一の読取手段と、前記第一
の読取手段によって得られた来場者ごとの情報と、その
情報に対応するインデックスとを格納する格納手段と、
少なくとも前記インデックスを記録したカードを発行す
る発行手段と、前記来場者が携帯する前記発行手段によ
って発行されたカードに記録されたインデックスを読取
る第二の読取手段と、前記第二の読取手段によって得ら
れたインデックスに対応する来場者の情報を前記格納手
段から抽出する抽出手段とを有することを特徴とする。

【００１５】本発明にかかるデータ管理方法は、来場者
の情報を管理するデータ管理方法であって、前記来場者
の情報が記録された記録媒体からその情報を読取る第一
の読取ステップと、前記第一の読取ステップで得た来場
者ごとの情報と、その情報に対応するインデックスとを
格納手段に格納する格納ステップと、少なくとも前記イ
ンデックスを記録したカードを発行する発行ステップ
と、前記来場者が携帯する前記発行ステップで発行した
カードに記録されたインデックスを読取る第二の読取ス
テップと、前記第二の読取ステップで得たインデックス
に対応する来場者の情報を前記格納手段から抽出する抽
出ステップとを有することを特徴とする。

【００１６】

【実施例】以下、本発明にかかる一実施例のデータ管理
システムを図面を参照して詳細に説明する。

【００１７】なお、以下の実施例においては、本発明を
ショーの来場者を管理するシステムに適用する例を説明
するが、本発明はこれに限らず、コンファレンスなど不
特定多数の人間が集まる催しの出席者（あるいは来場
者，来客，入場者）を管理するシステムにも適用するこ
とができる。

【００１８】図2は本発明にかかる一実施例のデータ管
理システムのショー受付側の構成例を示す図で、通常、
ショーの主催者によって管理運用されるものである。

【００１９】同図において、入場者は、ショーの受付に
おいて、名刺を提出するか、または、登録用紙へ必要事
項を記入する(S1)とともに、マークシート方式などのア
ンケート用紙へ答えを記入する(S2)。ここで、登録用紙
へ記入する必要事項としては、氏名，肩書，会社名，会
社住所および郵便番号，電話およびファクシミリ番号な
どであり、アンケートの項目としては、来場目的，業
種，職種，国籍，性別，年齢など、入場者のより詳細な
情報などである。なお、アンケートについては、必要に
応じて行うものであり、本実施例において、必ずしも必
要とするものではない。

【００２０】次に、入場者から提出された名刺は、略名
刺サイズのカードに印刷された画像を読取るイメージス
キャナ、例えば名刺サイズに対応して小型化された、所
謂、名刺スキャナ11へ入力される。名刺スキャナ11は、
パーソナルコンピュータなどからなる端末13に接続され
ていて、端末13は名刺が入力されたことを検出すると、
その読取りを指示する。この指示に応じて、名刺スキャ
ナ11は、名刺の所定面に印刷された画像を読取り、その
データを端末13へ出力する。端末13は、名刺スキャナ11
から入力されたデータをOCR処理して、氏名，肩書，会
社名，会社住所および郵便番号，電話およびファクシミ
リ番号などの必要な情報を抽出する。

【００２１】一方、入場者が登録用紙へ必要事項を記入
した場合、その登録用紙は例えばシートフィードスキャ
ナ12へ入力される。シートフィードスキャナ12は、パー
ソナルコンピュータなどからなる端末14に接続されてい
て、端末14は登録用紙が入力されたことを検出すると、
その読取りを指示する。この指示に応じて、シートフィ
ードスキャナ12は、登録用紙の所定面の画像を読取り、
そのデータを端末14へ出力する。端末14は、シートフィ
ードスキャナ12から入力されたデータをOCR処理して、
登録用紙の所定位置へ記入された必要事項を抽出する。
なお、シートフィードスキャナ12は、原稿を反転する機
構を有し、その両面に必要事項が記入された登録用紙の
画像を読取ることもできる。また、登録用紙への記入方
法には、レ点やチェックマークを用いることもあり、こ
れらのマークもシートフィードスキャナ12によって読み
取れることはいうまでもない。

【００２２】また、アンケート用紙もシートフィードス
キャナ12へ入力され、登録用紙と同様の処理により、ア
ンケートに対する回答が抽出される。なお、アンケート
用紙がマークシート方式である場合は、端末14はOMR処
理を実行することはいうまでもない。

【００２３】端末13および14は、名刺または登録用紙か
ら抽出した情報（以下「抽出情報」という）をモニタに
表示する。オペレータは、モニタに表示された抽出情報
を調べ、誤認識の有無や必要な情報が揃っているかをチ
ェックし、もし、抽出情報に誤認識や不足がある場合
は、その情報を修正または追加する。このようにして、
得られた抽出情報は、端末ネットワークや電話回線など
からなる回線18を介して、ホストコンピュータ15へ送ら
れる。また、抽出情報をFDやHDなどの記録媒体に記憶さ
せてもよい。

【００２４】なお、名刺または登録用紙から抽出した情
報と、アンケート用紙から抽出した情報とは、一体にホ
ストコンピュータ15へ送られるように処理する必要があ
る。しかし、入場者からそれらを受け取った際に、一体
で処理すべき名刺または登録用紙とアンケート用紙それ
ぞれの所定位置に、同一の符号や記号からなる識別情報
を記入する方法もある。つまり、端末13および端末14
は、その識別情報を読取り、その識別情報を含めた抽出
情報とアンケート結果とをホストコンピュータ15へ送
り、ホストコンピュータ15に、識別情報に基づいて、抽
出情報とアンケート結果とを結合させるものである。

【００２５】次に、抽出情報とアンケート結果と受信し
たホストコンピュータ15は、それらの情報をデータベー
ス16へ格納するとともに、データベース16からその情報
を検索するためのインデックスである来場者コード（例
えば整理番号などである）を発行し、来場者コードおよ
び氏名などの必要情報を回線18を介してカード発行機17
へ送る。

【００２６】来場者コードなどを受信したカード発行機
17は、それらの情報を記録した入場者カード19を発行す
る。この入場者カード19は、例えば、クレジットカード
や名刺程度のサイズのプラスチックスや紙のカードに、
昇華型サーマルプリント方式で来場者コードや氏名など
の必要な情報を記録したものである。入場者は、例えば
その裏面にクリップやピンなどを備えたカードホルダに
よって、発行された入場者カード19を上着など留めた
上、ショー会場へ入場することになる。なお、カード発
行機17の記録方法は、昇華型サーマルプリント方式に限
らず、ワイヤドット方式，転写型サーマルプリント方式
あるいはインクジェット方式であってもよいことはいう
までもない。

【００２７】ここで、入場者カード19へ記録する氏名な
どの情報は、人間が直接読取ることができる文字で記録
するのが望ましい。一方、来場者コードはバーコードで
記録するのが望ましいが、文字や記号，エンボスあるい
は磁気によって記録してもよく、ようは所定の読取装置
により読取ることができる方法で記録すればよい。

【００２８】なお、図2にはスキャナおよび端末が二
台、カード発行機が一台の例を示したが、実際の運用に
当たっては、入場者数や、入場者が短時間に集中した場
合などを考慮して、必要な台数を用意する必要がある。
また、小規模なショーにおいては、端末13と14を一台に
まとめて、複数のスキャナを制御するようにしてもよい
し、さらに、ホストコンピュータ15一台にすべての制御
および処理を実行させてもよい。

【００２９】図3は本実施例のデータ管理システムのブ
ース側の構成例を示す図で、通常、ショーの出展者によ
って管理運用されるものである。

【００３０】同図において、来客（入場者）は、ブース
の受付において、入場者カード19を提出するとともに、
マークシート方式などのアンケート用紙へ答えを記入す
る(S21)。なお、このアンケートは、出展者が必要に応
じて行うものであり、本実施例において、必ずしも必要
とするものではない。

【００３１】次に、来客から提出された入場者カード19
は、記録された来場者コードを読取るために名刺スキャ
ナ21へ入力される。名刺スキャナ21は、パーソナルコン
ピュータなどからなるPC23に接続されていて、PC23の指
示により、入場者カードに記録された画像を読取り、そ
のデータをPC23へ出力する。PC23は、名刺スキャナ21か
ら入力されたデータをOCRまたはOMR処理することによ
り、来客の来場者コードを得る。なお、来場者コードが
光学的に読取れない方法で記録されているときは、その
記録方法に対応する読取装置へ、入場者カード19を入力
することはいうまでもない。

【００３２】また、アンケート用紙は、シートフィード
スキャナ22へ入力され、前述と同様の処理により、PC24
はアンケートに対する回答を抽出し、抽出したアンケー
ト結果をモニタに表示する。オペレータは、モニタに表
示された抽出情報を調べ、誤認識の有無をチェックし、
もし、抽出したアンケート結果に誤認識がある場合は、
その情報を修正する。

【００３３】PC23は、ネットワークや電話回線などを介
して、入場者カード19から抽出した来場者コードをホス
トコンピュータ15へ送り、ホストコンピュータ15が管理
するデータベース16からその来場者コードに対応する情
報（以下「来客情報」という）を得る。なお、来客情報
は、来場者コードさえあれば、ショーの開催中または終
了後の所定期間、出展者が望むときに得ることができる
し、その抽出方法もオンラインに限らず、来場者コード
を記録したリストやフロッピディスクを主催者へ送っ
て、それに対応する来客情報を記録したリストやフロッ
ピディスクを得ることもできる。

【００３４】PC23は、来客の来場者コードと、それに対
応する来客情報とを、ネットワークなどによって接続さ
れているPC24へ送る。PC24は、PC23から送られてきた情
報と、アンケート結果とを結合して、出展者独自のデー
タベース25へ格納する。データベース25へ格納された情
報は、出展者によって、販売促進、新製品紹介やショー
の案内または招待状の発送、新商品企画、市場調査など
の資料として利用される。

【００３５】なお、来客の、来場者コードおよびそれに
対応する来客情報と、アンケート結果とは、一体にデー
タベース25へ格納される必要がある。しかし、入場者カ
ード19の所定位置に記録された符号や記号などからなる
識別情報を、来客に渡すアンケート用紙の所定位置に記
入する方法もある。つまり、PC23およびPC24は読取った
識別情報を他の情報と一体に扱うことにより、PC24は、
その識別情報に基づいて、来場者コード，来客情報およ
びアンケート結果を結合させることができる。

【００３６】また、図3にはスキャナおよびPCが二台の
例を示したが、実際の運用に当たっては、来客数や、来
客が短時間に集中した場合などを考慮して、必要な台数
を用意する必要がある。また、PC23と24を一台にまとめ
て、複数のスキャナを制御することもできる。

【００３７】以上説明したように、本実施例によれば、
ショーの受付において、名刺または登録用紙に記載され
た情報をイメージスキャナにより読取るので、入場者数
が多い場合や、入場者が短時間に集中した場合などで
も、入場者カードの発行が遅れて、入場者が、長時間、
ショー会場への入場を待たされることはない。また、オ
ペレータによる操作は、誤認識および不足情報のチェッ
クと、その修正および追加だけで済み、従来例で説明し
たシステムのようにすべての情報をキー入力する必要は
なく、入場者数が多い場合や、入場者が短時間に集中し
た場合などを考慮して、受付の機材（スキャナ，端末，
カード発行機など）やオペレータを増す場合でも、従来
例よりは少なくて済み、システムの運用コストを上昇を
抑えることができる。

【００３８】さらに、出展者においても、入場者カード
に記録された来場者コードをイメージスキャナなどで正
確に読取ることができるので、来客者が多い場合でも、
その処理にかかる負担が増加することはない。

【００３９】なお、本実施例は、その構成に出願人が製
造販売する装置やシステムを用いることを想定してい
る。具体的には、名刺スキャナ11および21には名刺をロ
ーラ搬送しながら読取るスキャナ装置を、シートフィー
ドスキャナ12および22にはA4サイズ程度のシートの片面
または両面を読取るスキャナ装置を、カード発行機17に
はドットプリンタやレーザビームプリンタのほかに昇華
型カードプリンティングシステムをそれぞれ想定してい
る。

【００４０】

【変形例】本実施例がカード発行機17に想定している昇
華型カードプリンティングシステムには、ビデオカメラ
などからのビデオ信号を入力して、人物の顔写真などの
カラー画像を、カードに印刷する機能がある。図4は上
述した実施例にこの機能を追加した一例を示す図で、必
要に応じて、または、入場者の希望に応じて、ビデオカ
メラ20によって撮影した入場者の顔写真を入場者カード
19の所定位置へ印刷するものである。

【００４１】このようにすれば、発行された入場者カー
ド19を入場者に渡す際や、預った入場者カード19を返却
する際に、顔写真19aにより正しい相手を認識すること
ができるので、間違った相手に入場者カード19を渡して
しまうミスを未然に防ぐことができる。

【００４２】また、上述した実施例においては、名刺の
読取りに名刺スキャナを、登録用紙およびアンケート用
紙の読取りにシートフィーダスキャナを使用する例を説
明したが、本発明はこれに限るものではなく、ハンディ
タイプやフラットベッドタイプのイメージスキャナを使
うことができることはいうまでもない。

【００４３】

【発明の効果】以上説明したように、本発明によれば、
来場者の入場待ち時間を低減するとともに、主催者や出
展者が来場者の情報を入力する負担を低減し、来場者を
管理するシステムの運用コストを抑えるデータ管理シス
テムおよびその方法を提供することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】ショーにおいて用いられる来場者管理システム
の一例を示す図、

【図２】本発明にかかる一実施例のデータ管理システム
のショー受付側の構成例を示す図、

【図３】本実施例のデータ管理システムのブース側の構
成例を示す図、

【図４】図2に示す構成の変形例を示す図である。

【符号の説明】

11,21 名刺スキャナ 12,22 シートフィードスキャナ 13,14 端末 15 ホストコンピュータ 16,25 データベース 17 カード発行機 19 入場者カード

Claims (7)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 来場者の情報を管理するデータ管理シス
   テムであって、 前記来場者の情報が記録された記録媒体からその情報を
   読取る読取手段と、 前記読取手段によって得られた来場者ごとの情報と、そ
   の情報に対応するインデックスとを格納する格納手段
   と、 少なくとも前記インデックスを記録したカードを発行す
   る発行手段とを備え、 前記発行手段が発行したカードを、そのカードに記録さ
   れたインデックスに対応する来場者に渡すことを特徴と
   するデータ管理システム。
2. 【請求項２】 来場者の情報を管理するデータ管理シス
   テムであって、 前記来場者が携帯するカードに記録されたインデックス
   を読取る読取手段と、 前記読取手段によって得られたインデックスに対応する
   来場者の情報を抽出する抽出手段とを有することを特徴
   とするデータ管理システム。
3. 【請求項３】 来場者の情報を管理するデータ管理シス
   テムであって、 前記来場者の情報が記録された記録媒体からその情報を
   読取る第一の読取手段と、 前記第一の読取手段によって得られた来場者ごとの情報
   と、その情報に対応するインデックスとを格納する格納
   手段と、 少なくとも前記インデックスを記録したカードを発行す
   る発行手段と、 前記来場者が携帯する前記発行手段によって発行された
   カードに記録されたインデックスを読取る第二の読取手
   段と、 前記第二の読取手段によって得られたインデックスに対
   応する来場者の情報を前記格納手段から抽出する抽出手
   段とを有することを特徴とするデータ管理システム。
4. 【請求項４】 前記記録媒体は名刺であり、前記第一の
   読取手段は前記名刺に印刷された情報を読取ることを特
   徴とする請求項1または請求項3に記載されたデータ管理
   システム。
5. 【請求項５】 前記記録媒体は所定フォームの用紙であ
   り、前記第一の読取手段は前記用紙に記入された情報を
   読取ることを特徴とする請求項1または請求項3に記載さ
   れたデータ管理システム。
6. 【請求項６】 前記発行手段は、前記第一の読取手段に
   よって読取った来場者の氏名および前記インデックスを
   前記カードに記録することを特徴とする請求項1または
   請求項3に記載されたデータ管理システム。
7. 【請求項７】 来場者の情報を管理するデータ管理方法
   であって、 前記来場者の情報が記録された記録媒体からその情報を
   読取る第一の読取ステップと、 前記第一の読取ステップで得た来場者ごとの情報と、そ
   の情報に対応するインデックスとを格納手段に格納する
   格納ステップと、 少なくとも前記インデックスを記録したカードを発行す
   る発行ステップと、 前記来場者が携帯する前記発行ステップで発行したカー
   ドに記録されたインデックスを読取る第二の読取ステッ
   プと、 前記第二の読取ステップで得たインデックスに対応する
   来場者の情報を前記格納手段から抽出する抽出ステップ
   とを有することを特徴とするデータ管理方法。