JPH0795293A - 秘書代行システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 ＰＢＸの機能をコンピュータから制御できる
ように規定した秘書代行システムにおいて、代行処理中
の伝言の聞き忘れを防ぐ。 【構成】 コンピュータ１８によりアクセスされるデー
タベースに、秘書代行処理を依頼するテナント側のテナ
ント情報として営業時間、内線番号などを登録してお
き、未伝達の伝言をコンピュータ１８により自動発信さ
せる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、ＰＢＸとコンピュータ
連動させて構築した秘書代行システムに関するものであ
る。

【０００２】

【従来の技術】呼び出されたテナントの代わりに、秘書
代行オフィスに回線接続の切り替えを行って、秘書代行
オフィスのオペレータが電話応対を行うシステムを秘書
代行システムという。

【０００３】秘書代行システムにおいて、秘書代行を依
頼するテナントは、データベースとして予めテナント情
報を登録され、テナントは会社を留守にする場合や、忙
しいときに、秘書代行特番に電話をかけて、秘書代行オ
フィスのオペレータに対して、代行サービスを依頼する
ようになっている。

【０００４】そして、外線から秘書代行を依頼したテナ
ントにかけられた電話は、ＰＢＸによって秘書代行オフ
ィスの電話に接続切り替えが行われ、オペレータ横のコ
ンピュータにテナント情報が表示されて、電話がコール
されるので、オペレータは、テナントの代わりにテナン
ト情報を参考にして電話応対を行うものである。 以上
のような概要の秘書代行システムでは、従来、代行依頼
中の伝言を聞くためにはテナント側が代行オペレータに
電話をかけて伝言を聞いていた。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】したがって、従来の秘
書代行システムにおいては、オペレータが電話をかけ忘
れたり、代行サービス時間外に電話をかけられた場合な
どにおいて、テナントが伝言を聞き損じる場合があると
いう問題点があった。

【０００６】そこで本発明は、伝言もれを防止できる秘
書代行システムを提供することを目的とする。

【０００７】

【課題を解決するための手段】本発明は、上記の課題を
解決するために、コンピュータはテナントの会社名、回
線番号、内線番号、営業時間を含む情報のデータベース
に接続されると共に、テナントの営業終了前までに未伝
達の伝言を自動発信するように構成されている。

【０００８】

【作用】本発明は、上記構成により、伝言聞き取りが行
われていないテナントに対して、秘書代行システムが自
動発信により電話をかけて、伝言伝達するので、伝言も
れを防止できる。

【０００９】

【実施例】以下、図面を参照しながら本発明の実施例に
ついて詳細に説明する。

【００１０】図１は、本発明の一実施例におけるＰＢＸ
とコンピュータを連動した秘書代行システムの構成図で
ある。

【００１１】図１において、符号１１はディジタル式の
構内交換機を示しており、構内交換機１１にはテナント
用オフィス用の複数個の電話機１２と代行処理オフィス
用に１台の電話機１３が内線１４により接続されてい
る。 構内交換機１１は、発信、着信などの制御、回線
接続の切り替えや、回線情報の取得、自動ダイヤルによ
る自動発信機能を有し、回線１５により公衆電話網１６
と接続され、不在テナントの電話機１２に対して外部の
電話機１７から電話がかけられた場合、代行オフィスの
電話機１３に回線接続の切り替えを行う。

【００１２】構内交換機１１にはコンピュータ連動イン
ターフェースを介してコンピュータ１８がＲＳ−２３２
Ｃ等のシリアルインターフェースによる伝送路１９によ
り通信可能に相互接続されている。コンピュータ１８
は、管理情報の収集、自動ダイヤル等の制御を構内交換
機１１に対して行うようになっている。

【００１３】コンピュータ１８には、代行処理を依頼す
るテナントのテナント情報データベースと代行中の伝言
の聞き取り状況のためのデータベースをファイルとして
格納するハードディスクユニットなどの外部記憶装置１
１０が接続されている。

【００１４】コンピュータ１８は、秘書代行アプリケー
ションが搭載され、代行依頼中のテナントに着信があっ
た場合、テナント情報データベースをもとに画面にテナ
ント情報が表示され、それを参考にして代行オフィスの
オペレータが、電話応対を行ってテナントに対する伝言
を受け付ける。

【００１５】外部記憶装置１１０が格納する、代行依頼
テナント情報のデータベースは、図３に示されているよ
うに、テナントの会社名、外線番号、内線番号、代表者
名、業務内容、営業時間、備考欄のデータフィールドを
有している。

【００１６】また、外部記憶装置１１０が格納する、代
行依頼・伝言伝達状況データベースは、図４に示されて
いるように、当日の代行テナント依頼の有無と伝言伝達
状況のデータフィールドを有している。

【００１７】テナントから秘書代行オフィスへの代行処
理依頼、代行処理解除、伝言聞き取りのための発信は、
電話機１２を使い、構内交換機１１を介して、コンピュ
ータ１８に伝えられる。コンピュータ１８に通知された
上述のテナントの代行依頼の有無、代行処理解除後に伝
言聞き取りが終わっているかのステータス情報は、外部
記憶装置１１０が格納している、代行依頼・伝言伝達デ
ータフィールドに上書きされ、最新情報に更新される。

【００１８】以上のシステム構成の、秘書代行システム
における伝言伝達のための自動発信の制御手順を図５の
フローチャートに従って説明する。

【００１９】まず、ステップｓ５１で、テナント情報登
録済みのテナントから代行依頼、代行解除、伝言伝達の
ための聞き取りがあった場合、ステップｓ５２で代行依
頼・伝言伝達状況データベースに記憶される。

【００２０】ステップｓ５３で構内交換機１１はタイマ
ー管理部を使って、テナント情報データベースに格納さ
れているテナント営業終了の１時間前になると、コンピ
ュータ１８に通知する。

【００２１】ステップｓ５４でコンピュータ１８は伝言
伝達チェック部により、外部記憶装置１１０内の代行依
頼・伝言伝達状況データベースを検索して、該当テナン
トが当日代行依頼しており、伝言伝達が行われたかをチ
ェックする。

【００２２】ステップｓ５４で伝言が伝達されている場
合は、何も処理をしないで、このフローチャートから抜
ける。

【００２３】ステップｓ５４で伝言伝達が行われていな
い場合は、ステップｓ５５でデータベース検索部により
該当テナントの内線番号を取り出し、ステップｓ５６で
コンピュータ１８から構内交換機１１に対して、代行オ
フィスの回線の空き時間に自動発信を依頼する。

【００２４】ステップｓ５７で該当テナントと回線の接
続が行われると、代行オフィスのオペレータがテナント
に対して伝言伝達を行う。

【００２５】ステップｓ５３において、タイマー管理部
は、代行オフィスの代行サービス終了時間も管理してお
り、ステップｓ５８で代行オフィスの終了時間になる
と、代行依頼・伝言伝達状況データベースにより、当日
代行を依頼したテナントの伝言伝達のチェックを行い、
ステップｓ５９で伝言未伝達の全てのテナントに対して
順次伝達するために、ステップｓ５６、ステップｓ５７
を繰り返し行う。

【００２６】

【発明の効果】本発明は、上述のように構成したので、
代行処理を依頼したテナントが、テナントの営業時間終
了までに、未伝達の伝言がコンピュータからの制御でテ
ナント側への自動発信され伝達されることで、秘書代行
オフィスのオペレータが伝言の聞き取りをチェックする
必要がない上に、伝言の未伝達を減少させることができ
る。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例における秘書代行システムの
構成図

【図２】（ａ）は本発明の一実施例における秘書代行シ
ステムの回線接続状態の説明図 （ｂ）は本発明の一実施例における秘書代行システムの
回線接続状態の説明図

【図３】本発明の一実施例におけるテナント情報を記憶
するデータベースのフォーマット例を示す説明図

【図４】本発明の一実施例における代行依頼の有無、及
び、伝言伝達状況を記憶するデータベースのフォーマッ
ト例を示す説明図

【図５】本発明の一実施例における秘書代行システムの
処理の流れを示すフローチャート

【符号の説明】

１１ 構内交換機 １８ コンピュータ １１０ 外部記憶装置

Claims (2)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】ＰＢＸとコンピュータとを備え、不在テナ
   ントの代わりに電話応対の代行を行う秘書代行システム
   であって、前記コンピュータはテナントの会社名、回線
   番号、内線番号、営業時間を含む情報のデータベースに
   接続されると共に、テナントの営業終了前までに未伝達
   の伝言を自動発信するように構成されていることを特徴
   とする秘書代行システム。
2. 【請求項２】サービス時間の終了時に、代行依頼が行わ
   れた全テナント中、伝言未伝達のテナントの検索を行
   い、伝言未伝達のテナントに対して順に自動発信を行う
   ことを特徴とする秘書代行システム。