JPH07123269B2

JPH07123269B2 - 電話システム

Info

Publication number: JPH07123269B2
Application number: JP4346210A
Authority: JP
Inventors: 啓一山田
Original assignee: Individual
Current assignee: Individual
Priority date: 1992-12-25
Filing date: 1992-12-25
Publication date: 1995-12-25
Anticipated expiration: 2010-12-25
Also published as: JPH06197164A

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は留守中の着信を代行受信
して必要な応答をすることを可能とする電話システム、
謂わば代行受信電話システム又は秘書電話システムに関
するものである。

【０００２】

【従来の技術】小人数の企業が多数入居している、所謂
雑居ビルにおいては、各企業のスタッフが外出して留守
である間に、その企業のスタッフに替わり着信電話を受
けて然るべき応答をしてくれるサービスが用意されてい
ることがある。この代行受信電話システムとしては図１
に示すようなものが知られている。

【０００３】図１において１はこのビルに設けられ公衆
回線に繋がるPBX であり、企業Ａ，Ｂ…Ｚの電話機（主
電話端末）21A,22A,21B,22B …21Z,22Z に接続され、ま
た企業Ａ，Ｂ…Ｚの代行受信を行うオペレータ（共同秘
書）の机上に設けた電話機（従電話端末）20に接続され
ている。PBX １は主データ処理装置たるホストコンピュ
ータ３に接続されホストコンピュータ３は電話機20と並
置された端末機４と接続されている。ホストコンピュー
タ３には端末機４から企業Ａ，Ｂ…Ｚについての種々の
情報が入力されて登録されている。

【０００４】電話機21A,22A …22Z としては多機能電話
機が使用され、所定キーの操作によりPBX １経由でホス
トコンピュータ３に対し着信を電話機20へ転送すること
の指令を送り、ホストコンピュータ３はこれを記憶す
る。同様の指令は端末機４からもホストコンピュータ３
へ入力することができる。更にこのような転送の解除指
令も電話機21A,22A …22Z 及び端末機４からホストコン
ピュータ３へ入力できるようにしている。

【０００５】ホストコンピュータ３は転送の指令が設定
されるとPBX １に対し、該当電話機への着信があった場
合にこれを電話機20へ転送させるべき設定を行う。PBX
１は着信があった電話機21A,22A …22Z に転送指令が設
定されていない場合は当該電話機へ着信を伝えるが、転
送指令が設定されている場合は電話機20へ着信を転送す
ると共にホストコンピュータ３に対し着信電話機を特定
する情報を送る。これを受けてホストコンピュータ３は
この電話機が属する企業名等の情報を端末機４へ送る。
端末機４はこれをディスプレイに表示する。オペレータ
は電話機20を取ると共に端末機４のディスプレイに表示
された内容を見て代行応答をする。

【０００６】

【発明が解決しようとする課題】以上の如き従来の電話
システムにおいては各企業はホストコンピュータ３に登
録されている自らの情報を知るためにはオペレータのと
ころへ行って端末機４からホストコンピュータ３にアク
セスしてその情報を取出す等の方法によらざるを得ず、
随時にその情報を知りたいという要求を手軽に満たすこ
とができない。またオペレータは各企業、又はその担当
者の存不在を常時把握することができない。またホスト
コンピュータ３に登録しておく情報は企業名、取扱商
品、担当者氏名等、固定した情報のみならず各担当者の
外出からの帰社時刻、外出先等、日によって変更される
流動情報も必要であるが、これらの情報入力、更にはそ
の消去はオペレータに依頼して端末機４で行ってもらう
しかなく、煩わしいことは勿論、入力ミスの恐れもあ
る。

【０００７】更に不在中に代行受信された電話の内容
は、オペレータの口頭によって知るか又はメモ書きを受
取ることによって行われるが、オペレータの就業時間外
ではその内容の連絡を受け取ることができない。その内
容を端末機４からホストコンピュータ３へ入力しておき
端末機４で随時取出せるようにしたものも存在するが、
オペレータの部屋へ行かざるを得ず、自室でそれを読む
ことができないという不都合がある。本発明はこのよう
な従来の電話システムの不具合を解消するためになされ
たものであり、企業側，オペレータ側の電話端末として
メモリ、データ表示部、データ入力部を備える電話端末
を用いることにより、この電話端末からのデータ入力、
データの取出、表示を可能として代行依頼側，オペレー
タ側の利便性を高めた電話システムを提供することを目
的とする。

【０００８】

【課題を解決するための手段】本発明に係る電話システ
ムは、複数の主電話端末、交換機、主データ処理装置並
びに、データ入力部、データ表示部及びメモリを有する
従電話端末を備え、主データ処理装置には前記複数の主
電話端末に関連する情報が記憶させてあり、予め設定し
てある主電話端末に着信があった場合は、前記交換機は
前記従電話端末に転送させ、また着信があった主電話端
末に関連する情報を従電話端末のデータ表示部に表示さ
せるべくなしてある電話システムにおいて、送受話器、
データ入力部、データ表示部及びメモリを有する複数の
主電話端末、交換機、主データ処理装置並びに送受話
器、データ入力部、データ表示部及びメモリを有する従
電話端末が相互にデータ送受可能に接続されており、主
電話端末のデータ入力部から当該主電話端末への着信を
転送すべき指令を交換機又は主データ処理装置へ送出し
て記憶させる手段と、前記主データ処理装置に記憶させ
てある情報の一部を前記主電話端末のメモリに格納させ
る手段とを備え、前記従電話端末は交換機又は主データ
処理装置に記憶されている各主電話端末からの着信転送
指令情報を取り込む手段を備えることを特徴とする。

【０００９】また本発明に係る電話システムは、前記主
電話端末に関連する情報を当該主電話端末から入力する
手段を備える。また本発明に係る電話システムは、前記
従電話端末から主データ処理装置へ各主電話端末に関連
させて情報を書き込む手段と、該情報を主電話端末へ送
出する手段とを備える。

【００１０】

【作用】各企業に配されるべき主電話端末はメモリを有
し、またこの主電話端末は主データ処理装置と接続され
ているので、主データ処理装置間内に登録してある情報
を主電話端末のメモリへ取込んでそのデータ表示部で見
ることができる。また主電話端末にデータ入力部を有す
るからここで流動情報を入力して主データ処理装置に登
録することができる。一方、代行受信オペレータが扱う
従電話端末では着信転送指令情報を取り込むことができ
るので主電話端末の電話を取るべき者の不在等の情報を
常時把握しておくことができる。また代行受信その他に
より不在者に伝えるべき伝言は従電話端末から入力して
主データ処理装置に登録できることは勿論、これを主電
話端末へ送出できるので、主電話端末側で任意の時間に
この伝言を受取ることができる。

【００１１】

【実施例】以下本発明をその実施例を示す図面に基づい
て詳述する。図２は本発明の電話システムの構成を示す
ブロック図である。図２において１はこのシステムを設
置すべき雑居ビルに設けられ、公衆回線に繋がるPBX で
あり、ビルテナントの企業Ａ，Ｂ…Ｚの夫々に一又は複
数台設けた主電話端末51A,52AP51B,52B …51Z,52Z 及び
これらに共通の主データ処理装置たるホストコンピュー
タ３に接続されている。主電話端末としては例えば××
×××××××××××××××２１０のように送受
話器61、キーボード等のデータ入力部62、LCD 等のデー
タ表示部63及びホストコンピュータ３から転送されてき
たデータを格納するメモリ（図示せず）を備える。

【００１２】PBX １はディジタル型のものであり、電話
交換のみならず、ホストコンピュータ３及び主電話端末
51A …52Z の間にあって双方の間のデータ送受を行うこ
とができるものであり、例えば日本電気 (株) 製APEXシ
リーズ等を用いることができる。ホストコンピュータ３
としては16ビットのパーソナルコンピュータクラスのも
の以上であればよい。PBX １及びホストコンピュータ３
には代行受信オペレータが取扱うべき従電話端末50が接
続されている。これは送受話器61、データ入力部62、デ
ータ表示部63及び図示しないメモリを備え、更にCPU(図
示せず）を備えているものであり、例えば日本電気
(株) 製のDterm410PCが用いられる。大規模システムの
場合は従電話端末50を複数設けるがホストコンピュータ
３及び複数の従電話端末をLAN に接続し、いずれもがサ
ーバとなれるピアトウピアLAN システムとする。

【００１３】次に本発明システムのソフトウェアについ
て説明する。このソフトウェアは図12に示すように従電
話端末50における代行受信の際の応答に係るアンサリン
グプログラムと、オペレータ氏名, 行先地名等の入力に
係る基本情報登録プログラムと、各企業についての流動
情報, 伝言等の入力に係る情報設定プログラムと、企業
の固定情報等を書込む等、その他の処理を行うメンテナ
ンスプログラムとからなり、ホストコンピュータ３に格
納されており、従電話端末50又は主電話端末51A …52Z
により操作されて実行される。

【００１４】図３はメンテナンスプログラムのフローチ
ャートである。新規登録の場合、まず代行受信を依頼す
る企業の名称を入力する。既入力の場合は企業の一覧表
示のリストから登録内容変更の対象となる企業を選択す
る(#1)。次に新規入力、又は選択した既登録企業の概要
の入力, 修正を行う(#2)。ファンクションキーには「個
人」, 「得意先」, 「その他」, 「終了」が割付けてあ
り、これらを選択する(#3)。

【００１５】「個人」を選択した場合は各主電話端末に
対応させてその氏名、緊急の場合の連絡電話番号、住
所, ポケットベル番号等個人情報の入力、修正が行われ
る(#4)。「得意先」を選択した場合は依頼企業ごとに得
意先の名称と各得意先についての情報の入力, 修正が行
われる(#5)。「その他」を選択した場合は他のファンク
ションキーに割当てるべき内容の入力を行う(#6)。この
内容としては催事情報、緊急連絡先, 取引銀行、会社関
連の他の事業所 (工場、営業所) の住所等があげられ
る。「終了」に割付けてあるファンクションキーを操作
した場合はこのメンテナンスのプログラムを終了する。

【００１６】図４は基本情報登録プログラムのフローチ
ャートを示す。その起動により前述のメンテナンスプロ
グラムの選択の外、オペレータの氏名入力(#11) 、行き
先の入力(#12) 及びこのシステムのメインメニューの表
示(#13) の選択が行えるようになっている。オペレータ
の氏名入力は従電話端末50が複数存在する場合、又はオ
ペレータが日替わり、時間替わり勤務をする場合におけ
る操作の責任の所在を明らかにさせるためのものであ
る。行き先入力は留守をする者の行き先であり、その者
の主電話端末51A …52Z から、或いはオペレータが操作
する副電話端末50からデータ入力部62のキャラクタキー
を用いて入力できるが、一般に行き先は限られているの
でメニュー式にして選択できる方が入力が容易である。
そのための入力をこの部分で行わせる。

【００１７】図５は情報設定プログラムのフローチャー
トであり、外部から代行受信依頼企業のスタッフへの伝
言をする処理、逆に不在となる依頼企業のスタッフから
外部の者への伝言をする処理及び電話の不在転送の依
頼, 解除の処理及びシステムメニュー表示の４つが選択
できる。

【００１８】オペレータが不在転送電話を受取った場
合、又はその雑居ビルの受付にいるオペレータのところ
へ依頼企業の来客があった場合において、依頼企業のス
タッフへの伝言があったときは依頼企業への伝言の処理
に入る。ステップ#21 は伝言の追加、変更、削除 (読み
終わった後に選択される) の選択を行わせる。次のステ
ップ#22 は個人名の選択である(#23) 。次いでオペレー
タ氏名を選択(#24) する。次にステップ#25 に伝言の依
頼者を入力するが、ステップ#5で予め登録してある得意
先である場合は選択して入力する。そしてデータ入力部
62のキャラクタキーを用いて伝言を入力し(#26) 、登録
操作によってホストコンピュータ３に保存させる(#28)
。そしてステップ#23 で選択した者に対応する主電話
端末51A 等のメモリへ伝言データを転送し、ここに記憶
させる(#29) 。

【００１９】一方、依頼企業のスタッフが外出に際して
得意先への伝言を残したい場合はステップ#30 により伝
言設定操作をする。既入力を消去したい場合は同ステッ
プで消去をする。次にそのスタッフが所属する企業名を
選択し(#31) 、氏名を選択する(#32) 。次に留守中の行
先を選択又は入力する(#33) 。その上で伝言を入力する
(#34) 。所定操作によりこれをホストコンピュータ３に
保存させる(#35,36)。本実施例ではこの伝言入力を従電
話端末50によって行うこととしているが主電話端末51A
…52Z で行うことが可能なように構成することもでき
る。

【００２０】依頼企業の者が全て留守となる場合には電
話の不在転送が必要となり、この場合は不在転送設定,
解除のステップ#37 とする。企業名を選択し(#38) 、不
在転送を設定する操作を行う(#39) 。これによってホス
トコンピュータ３にはその企業の全ての電話についての
転送が記憶されたことになる(#40) 。

【００２１】図６はアンサリングのプログラム及びそれ
に伴う処理のフローチャートである。その起動により図
７に示す如き画面の表示が従電話端末50に行われる(#5
1) 。不在転送の設定が行われている部分は他と異なる
表示 (ハッチングで示す) になっている。電話の着信が
あり、その企業に不在転送が設定されていると(#52,5
3)、従電話端末50で着信音が鳴り、合わせて画面の該当
企業名が点滅する(#54) 。オペレータが送受話器を上げ
ると該当企業の情報がホストコンピュータ３から従電話
端末50のメモリへ転送され、これが表示される。オペレ
ータはその内容に従ってその企業のスタッフであるかの
如く電話で対応する(#56) 。そこで伝言があった場合に
は(#57) 、前述の情報設定プログラムのステップ#21(又
は後述の#77)へ移る。

【００２２】不在転送がない場合はかかって来た電話に
そのまま着信(#58) が行われる。従電話端末50を置いた
ビル受付に来客があった場合は(#59) 、その訪問先の名
称をカーソルで指定し(#60) 、所定の操作を行うと画面
上にその企業情報が表示される(#61) 。オペレータはそ
れを見ながら来客に応対することになる(#62) 。#56,62
での対応のためには図８に示すように企業の詳細情報、
スタッフの個人情報を引出すことができる。ファンクシ
ョンキーにより個人情報を選択した場合は図９に示すよ
うに、個人名を選択し(#71) 、その個人について登録さ
れている情報を表示させる(#72) 。そしてポケットベ
ル, 連絡先の電話が登録されている場合は、それを指定
し(#73) 、呼び出しの操作をする(#75) 。応対の中で伝
言の依頼があった場合は伝言相手を選択し(#77) 、伝言
入力を行う(#78) 。そしてこれをホストコンピュータ３
に保存させ(#79,80)、また伝言すべき個人の主電話端末
51A等のメモリへこれを転送して格納させる(#81) 。

【００２３】その他図７に示すアンサリングの基本画面
へ戻る(#76) か又は他のファンクションキーに表示され
ている情報の表示を行わせる(#82) 等の処理をする。再
び図８に戻る。転送して着信した電話又は来客に係る得
意先の情報を引き出す場合は所定操作により得意先を選
択し(#83) 、その情報を画面に表示させる(#84) 。その
他アンサリング画面の表示、他のファンクションキーの
情報については図４のものと同様である。

【００２４】図６，８，９のフローチャートは従電話端
末50側の処理であるが、この間ホストコンピュータ側で
は図10に示す処理が行われている。即ちホストコンピュ
ータ３は企業名称の情報を従電話端末50へ送ってこれを
表示させている(#91) 。PBX１に電話着信があるとホス
トコンピュータ３はこれをPBX １から受取る(#92) 。着
信電話に不在転送モードが設定されている(#93) とその
情報をPBX １へ送る。着信電話が不在転送設定されてい
る場合は従電話端末50に着信し(#95,97)、また着信の表
示を行う(#94) 。設定されていない場合は主電話端末に
直接着信する(#96) 。

【００２５】図11は主電話端末51A 等における処理手順
を示すフローチャートである。ファンクションキーは機
能選択を行ない、不在登録を選択した場合は、まず氏名
を選択する(#101)。次に行き先を選択し(#102)、帰社時
間、月日を入力する(#103)。そしてこれらの入力情報を
ホストコンピュータ３へ転送して記憶させる(#104)。こ
のようにして入力した情報は帰社後は直ちに消去する必
要がある。その消去の処理を選択した場合は消去対象情
報に係る氏名を選択し(#105)、これに対応する既入力情
報を表示させる(#106)。それによって消去対象情報を確
認させた上で所定キーの操作によって消去を指令するこ
とで該当情報が消去される(#107)。

【００２６】伝言を読む場合は所要キー操作によりその
モードとして個人名を入力する(#108)。そして入力した
個人名に係る伝言、オペレータ、入力時間の表示を行わ
せる(#109)。そしてそれを消去するか(#110)又はそのま
ま保存し(#112)、次面の伝言の表示をさせる(#111)。そ
の他不在転送はステップ#113で行われるがこれはワンタ
ッチのキー操作で可能である。

【００２７】なお前述の実施例では主電話端末から従電
話端末への転送の指令情報はホストコンピュータ (主デ
ータ処理装置) に登録することとしたが、PBX １に登録
することとしてもよい。なお前記実施例では雑居ビル内
の複数の企業が利用する場合について説明したが、１企
業での利用も可能であり、個人、部、課単位で転送の依
頼を行うように構成してもよい。

【００２８】

【発明の効果】以上の如き本発明装置による場合は主電
話端末利用者、つまり代行受信依頼企業の者は、その端
末を利用して随時自らに関する情報を見て確認すること
ができる。また個人の外出に係る情報等の流動情報を主
電話端末から入力することができ、オペレータ任せとす
る場合に比し入力ミスの可能性が低減する。更に留守中
の伝言を主電話端末側で随時見ることが可能である。ま
た従端末側オペレータは各主電話端末側の在，不在を常
時把握できる等本発明は優れた効果を奏する。

【図面の簡単な説明】

【図１】従来の電話システムのブロック図である。

【図２】本発明の電話システムのブロック図である。

【図３】メンテナンスプログラムのフローチャートであ
る。

【図４】基本情報登録プログラムのフローチャートであ
る。

【図５】情報設定プログラムのフローチャートである。

【図６】アンサリングプログラムのフローチャートであ
る。

【図７】アンサリングの画面の表示例を示すディスプレ
イ図である。

【図８】アンサリングプログラムのフローチャートであ
る。

【図９】アンサリングプログラムのフローチャートであ
る。

【図１０】アンサリングプログラムのフローチャートで
ある。

【図１１】主電話端末における処理手順のフローチャー
トである。

【図１２】本発明システムのソフトウェアの全体メニュ
ーを示すフローチャートである。

【符号の説明】

１ PBX ３ホストコンピュータ 50 従電話端末 51A,52A …51Z,52Z 主電話端末

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】複数の主電話端末、交換機、主データ処
理装置並びに、データ入力部、データ表示部及びメモリ
を有する従電話端末を備え、主データ処理装置には前記
複数の主電話端末に関連する情報が記憶させてあり、予
め設定してある主電話端末に着信があった場合は、前記
交換機は前記従電話端末に転送させ、また着信があった
主電話端末に関連する情報を従電話端末のデータ表示部
に表示させるべくなしてある電話システムにおいて、送受話器、データ入力部、データ表示部及びメモリを有
する複数の主電話端末、交換機、主データ処理装置並び
に送受話器、データ入力部、データ表示部及びメモリを
有する従電話端末が相互にデータ送受可能に接続されて
おり、主電話端末のデータ入力部から当該主電話端末への着信
を転送すべき指令を交換機又は主データ処理装置へ送出
して記憶させる手段と、前記主データ処理装置に記憶させてある情報の一部を前
記主電話端末のメモリに格納させる手段とを備え、前記従電話端末は交換機又は主データ処理装置に記憶さ
れている各主電話端末からの着信転送指令情報を取り込
む手段を備えることを特徴とする電話システム。
【請求項２】前記主電話端末に関連する情報を当該主
電話端末から入力する手段を備える請求項１記載の電話
システム。
【請求項３】前記従電話端末から主データ処理装置へ
各主電話端末に関連させて情報を書き込む手段と、該情報を主電話端末へ送出する手段とを備える請求項１
記載の電話システム。