JPH0662046A - メール処理装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】メールを分類し集計することのできるメール処
理装置を提供する。 【構成】メール中の可変部分の位置情報から、メールの
可変部分の文字を空白にし（ステップ６０８）、このメ
ールと予め固定部分を定義しておいた様式を比較し（ス
テップ６１６）、一致する様式があれば、そのメールが
様式に分類する（ステップ６１８）。 【効果】メールを文書のＩＤなどで管理する必要がなく
なり、多数のメールの集計が容易にできる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は同一種類のメールの集計
処理の簡便化に関する。

【０００２】

【従来の技術】最近、ビジネス分野で電子メールの利用
が普及している。メールは、申込手続きや許可申請，調
査などを行うために利用されることが多い。申込みや申
請業務の場合は、最初に申請者が、それを受け付ける人
にメールを送信し、受け付ける人は、そのようなメール
を受信し、申込みや申請を審査して、結果を申請者に返
送するという業務を行っている。調査の場合は、調査者
が被調査者にアンケートなどのメールを送信し、被調査
者はそれに必要事項を記入して返信し、調査者はその返
信をまとめて集計する。

【０００３】この際、次のような問題が生じる。つまり
送受信するメールの量が多い場合、読みたいメールを検
索するなどメールを管理する際の手間がかかる。例え
ば、メールを用いて多数の人にアンケートなどをとる場
合、調査者は、アンケートの返信メールを他のメールと
は区別して取り出し、集計する必要がある。

【０００４】この手間を軽減するための方法には、あら
かじめメールにメールの種類を特定するための識別子を
つけることにより、メールを分類する方法があった。

【０００５】例えば、特開平3−191637 号公報におい
て、メール送信時にメール区分ＩＤを指定することによ
り、メール着信時に同じメール区分ＩＤのメールを一度
に多数受信することができるメール管理方法が提案され
ている。

【０００６】

【発明が解決しようとする課題】従来の方法では、ＩＤ
番号で管理する場合、ユーザはいちいちメール区分のＩ
Ｄ番号を覚えていないと受信メールを効率的に取り出す
ことができない。

【０００７】また、アンケート調査など返信を必要とす
る往復メールを送信する場合、被調査者が、調査者の意
図の通りに返信メールを記入せず、記入する場所以外の
場所に書き込んでしまうと、調査者は返信メールを識別
し集計するのに手間がかかってしまう。被調査者もメー
ルの返信をどのように書けば良いか迷うことになる。

【０００８】本発明の目的は、ユーザがＩＤを考える必
要なしに、メールを自動的に分類し、集計してくれるメ
ールシステムを提供することにある。

【０００９】本発明の他の目的は、往復メールの受信者
が確実にメールの返信を行うことのできるメールシステ
ムを提供することにある。

【００１０】

【課題を解決するための手段】本発明は、メールで送受
信する文書の中でメールの送信先アドレスに依存する部
分を定義し、その内容をファイルに保存しておき、その
ような文書をメールの可変部分を除いて比較することに
よりメールを分類する。

【００１１】また、メールに前記送信先アドレスに依存
する部分の定義内容を持たせ、ユーザがそのようなメー
ルを受信し、そのメールを用いて返信する時に、前記送
信先アドレスに依存する部分のみユーザが記入できるよ
うにする。

【００１２】

【作用】送信先に依存する部分を定義しておくことで、
もとの文書にあとから記入されてもその文書が自分の発
信したどの文書であるかがわかり、そのような文書やメ
ールが多くある場合に他のメールと区別して分類を行う
ことができる。

【００１３】また、返信メールの記入可能部分を制限す
ることにより、不必要な入力が行われる恐れがなくな
り、集計が楽になる。

【００１４】

【実施例】以下に本発明の実施例を、会議の出欠調査を
行う場合を例として説明する。

【００１５】図１は、実施例で説明する会議の出欠調査
の例である。会議開催者１００は、ある会議について、
その開催を出席予定者にメールで通知し、会議の資料の
準備，欠席者への資料の送付などを行うために、出席者
と欠席者のリストを作成したいとする。そのとき、一般
的には次のような手順を踏む。つまり、まず会議開催者
１００は、会議の日時，場所、ならびに出欠の返事を乞
うという内容の会議開催通知１０２を出席予定者１０４
に送付する。出席予定者１０４は、送られてきた会議開
催通知１０２の出欠記入欄１０６に出席か欠席かを記入
し、会議開催者１００に返送する。会議開催者１００
は、返信をまとめて、出欠者名簿１０８を作成する。

【００１６】本発明は、この会議開催通知１０２の作成
を、会議開催通知の内容のうち送信先によって変わらな
い部分のみで構成された文書１１２（以後これを会議開
催通知様式または簡単に様式と呼ぶ）と、この会議開催
通知様式１１２に代入するデータのかかれた文書１１４
を用いて行い、また返信された文書の分類と集計を、こ
の様式１１２を用いて行うことにより、会議開催通知１
０２発行の手間と、返信文書の集計の手間を軽減する。

【００１７】図２は、本発明で用いるメールシステムの
構成例を示したものである。メールシステム２００は電
子メール装置２０２と、メール端末２０４、およびそれ
らをつなぐ通信ネットワーク２０６からなっている。会
議開催者，出席予定者は、これらのメール端末２０４を
用い、通信ネットワーク２０６を介して、電子メール装
置２０２にアクセスし、電子メール装置２０２中のメー
ルボックス２０８からメールの送信，受信を行う。

【００１８】図３は、本発明で用いるメール端末装置の
ハードウェア構成の例を示す。

【００１９】ＣＰＵ３０２は、メモリ３０４に記憶され
ているプログラムに従って作動し、メモリ３０４に記憶
されたデータや、入力装置インタフェース３１８を介し
て入力装置３２０から入力されたデータに対して演算を
実行して、その結果をメモリ３０４に書き込んだり、出
力装置インタフェース３０６を介して出力装置３０８に
表示したり、ディスクインタフェース３１０を介してデ
ィスク装置３１２に記憶されるデータの読み書きを行っ
たり、通信インタフェース３１４と通信回線３１６を介
して、電子メール装置１０２との間でデータの送受信を
行う。

【００２０】図４は、端末のメール処理プログラムのフ
ローチャートである。端末の操作者が、図３の入力装置
３２０からメール処理プログラムの起動命令を入力する
と（ステップ４０２）、図３の出力装置３０６にこのプ
ログラムの操作メニューが表示され、入力装置３２０か
らの入力待ちとなる（ステップ４０４）。操作メニュー
には、メールの受信（ステップ４０８），様式の定義
（ステップ４１０），メールの集計（ステップ４１
２），メールの作成・送信（ステップ４１４），プログ
ラムの終了の五つの処理内容が表示され、操作者はその
中から行いたい処理を選択する。入力が行われると、そ
の入力がどの処理を呼び出したかを判定し、プログラム
の終了を選択していなければ、各処理に対応するプログ
ラムを呼び出す（ステップ４０６）。呼び出された処理
が終了すると、再び操作メニューを表示し、操作者の入
力待ちになる（ステップ４０４）。もし、プログラムの
終了を選択した場合は、プログラムの実行を終了する
（ステップ４９９）。

【００２１】以下に、メール処理プログラムの持つメー
ルの集計機能について説明する。

【００２２】集計プログラムは、図１の出欠調査におい
て、会議開催者が会議出席予定者に送信したメールの返
信メールを集計する際に用いる。

【００２３】図５は、返信メール集計プログラムの処理
のフローチャートである。会議開催者がメール処理プロ
グラムを起動し、図４のメールの集計機能を呼び出すと
（ステップ４１２）、プログラムは図２の電子メール装
置２０２から、新着メールを読み出し、図３のディスク
装置３１２上のメールファイル５０３として保存する
（ステップ５０２）。その中に未読のメールがあるかど
うかを調べ（ステップ５０４）、もしあれば、そのメー
ルファイル５０３を分類する(ステップ５０５)。分類さ
れたかどうかをメモリ３０４を見て判定し（ステップ５
０６）、もし分類されたなら、メール内の様式定義情報
の中の可変部分の位置情報から可変部に書かれたデータ
を取り出す（ステップ５０８）。そして分類された様式
に対応する集計ファイル５１２に取り出したデータを書
き込む(ステップ５１０)。以上の操作が行われるか、分
類されなかった場合、未読メールの検索(ステップ５０
４)に戻って以上の操作を繰り返す。未読メールがなく
なったら、実行を終了する。

【００２４】図６は、メールの分類プログラムの処理の
フローチャートである。図５の集計プログラムでメール
分類プログラムが呼び出されると（ステップ５０５）、
分類プログラムはまず、図５のメールファイル５０３か
らその中にある様式の定義情報を取り出す（ステップ６
０６）。次にその定義情報に書かれた可変部分の位置情
報を用いて、メール文書の可変部分の文字を空白にした
文書を生成する（ステップ６０８）。こうして得られた
メール文書は、文書のひな型である様式と全く同じであ
るはずである。そこで、様式とこの文書を比較する。ま
ず候補となる様式があるかどうかを調べる（ステップ６
１０）。もしあればそれを様式ファイル６１４から呼び
出す（ステップ６１２）。次にメール文書と様式を比較
する（ステップ６１６）。もし一致していれば、特定し
た様式をメモリ３０４に記憶し（ステップ６１８）、実
行を終了する。メール文書と様式が一致しなければ、再
び候補となる様式の検索に戻る（ステップ６１０）。比
較すべき様式がなくなった場合は、その文書に対する様
式はないことをメモリ３０４に記憶し（ステップ６２
０）、実行を終了する。

【００２５】なお、メール文書と様式の比較について
は、文書の全部分について比較する以外に、ランダムに
文書中の位置を何個か選んで、双方の文書のその位置の
文字を並べ、同じかどうか比較することにより、より簡
便で迅速にメールの分類を行う方法を用いることも可能
である。

【００２６】この分類と集計を行うためのメールと様式
の構造について説明する。図７は本発明でメール端末間
でやり取りされるメールの構造を示したものである。メ
ールファイル７００は、大きく分けてメールのアドレス
情報７０２，７０４，送信文書７０８，様式定義テーブ
ル７１２から成っている。

【００２７】メール発信者情報７０２は、このメールを
発信した人のメールアドレスが入り、メール受信者情報
７０４には、このメールを受信する人のメールアドレス
が書き込まれる。文書先頭識別情報７０６は、ここから
文書が始まることを示す識別子である。送信文書７０８
の後ろには、定義先頭識別情報７１０が入る。この後に
はいる様式定義テーブル７１２との境界を示している。

【００２８】図８は、様式定義テーブルの構造と様式フ
ァイルの構造の例である。様式ファイル８００は、図７
のメール７００を作成するためのベースとなるものであ
る。様式ファイルの可変部分に必要なデータを代入し、
先頭にメール発信者情報702,メール受信者情報７０４，
文書先頭識別情報７０６を加えることにより、メールが
生成される。

【００２９】様式定義テーブル７１２は、やり取りする
文書８０２のどの部分にどのようなデータが書き込まれ
るかを示したテーブルである。テーブルの先頭には、後
で集計を行うときに結果を記録する集計ファイル名８０
４が入っている。その後ろに、各可変部の可変部情報８
０８が順番に格納される。可変部情報８０８は、可変部
の範囲を示す可変部開始位置情報８１０，可変部終了位
置情報８１２と、集計を行う可変部であるかどうかを記
述した集計／未集計情報８１４から成る。

【００３０】次に、会議の出欠調査を行う際の会議開催
者と出席予定者の操作について説明する。

【００３１】まず会議開催者は会議開催通知の様式１１
２を作成しなくてはならない。

【００３２】図９はメールの可変部分と集計処理を定義
し、様式を作成する処理のフローチャートである。メー
ル処理プログラムを呼び出し、様式の定義が呼び出され
ると（ステップ４１０）、まず定義の対象となる文書名
の入力待ちになる（ステップ９０２）。定義の対象とな
る文書９０６は、あらかじめその端末で利用できるエデ
ィタやワードプロセッサを用いて作成して図３のディス
ク装置３１２に保存しておく。文書名が入力されると、
ディスク装置３１２から、文書９０６がメモリ３０４に
読み込まれ、出力装置３０６に表示される（ステップ９
０４）。そして可変部分の定義入力または定義の終了入
力待ちになる（ステップ９０８）。

【００３３】入力が行われれば、可変部分の範囲入力か
定義の終了入力かの判定を行う（ステップ９１０）。

【００３４】もし可変部分の範囲が入力されれば、図３
の出力装置３０６に表示された文書の該当の部分が反転
して表示される（ステップ９２０）。次に指定した領域
が集計対象かどうかの入力待ち状態になる（ステップ９
２２）、集計対象とする入力を行えば、メモリ３０４に
可変部の定義範囲と集計対象とするという情報が記憶さ
れ、集計対象としなければ、定義範囲のみがメモリ３０
４に記憶される（ステップ９２６)。その後、再び可変
部の定義入力待ちに戻る（ステップ９０８)。

【００３５】定義の終了が入力されれば、様式ファイル
名と、集計ファイル名の入力待ちとなる（ステップ９３
０）。両方のファイル名が入力されれば、メモリ３０４
に記憶されていた文書本体と様式定義情報が、図６の様
式ファイル６１４として、図３のディスク装置３１２に
保存され（ステップ９３２）、処理を終了する。

【００３６】会議開催通知様式が作成できたら、次に会
議開催者は各出席予定者に通知を送る。図１０は、メー
ルの作成・送信プログラムのフローチャートである。メ
ール端末プログラムを起動し、メールの作成・送信を起
動すると(ステップ４１４)、送信する文書の元になる様
式名の入力待ちとなる（ステップ１００２）。様式名が
入力されると、該当する様式ファイル６１４がメモリ３
０４に読み込まれ（ステップ１００４）、次に様式に代
入するデータが入ったデータファイル名の入力待ちとな
る（ステップ１００６）。ファイル名が入力されると、
図３のディスク装置３１２上の該当するデータファイル
１００８から、１つのメール分の入力データを読み込む
（ステップ１０１０）。

【００３７】次に様式ファイル６１４のコピーファイル
を生成し、それに読み込んだデータを代入する（ステッ
プ１０１２）。最後にこのコピーファイルをメールの形
式にするために、コピーファイルの先頭にアドレス情報
のフィールドを付加し、データファイルから読み込んだ
宛先に対応するメールアドレスを図３のディスク装置上
のアドレステーブル１０１６から読みとり、代入する
（ステップ１０１４）。このようにして生成したメール
は発信され（ステップ１０１８）、データファイル１０
０８のデータの終わりに来るまでメールの作成・送信が
繰り返される（ステップ１０２０）。

【００３８】出席予定者は通知を受け取って、返事を会
議開催者に送る。図１１は、メールの受信／返信処理の
フローチャートである。メール端末プログラムを起動
し、メールの受信を起動する（ステップ４０８）と、電
子メールから未読のメールを読み出し、メールのリスト
を一覧表示したのち（ステップ１１０２）、受信するメ
ールの選択入力待ちとなる（ステップ１１０４）。ユー
ザは出欠調査メールを選んだものとする。プログラムは
電子メール装置２０２から、メールを受信し、画面に表
示する（ステップ１１０６）。ここで、プログラムはメ
ールの返信を行うかどうかを聞いてくる（ステップ１１
０８）。返信を行うことにすると、プログラムは、返信
用のメールを受信メールから複製して生成し(ステップ
１１１０)、メール内の様式定義テーブルから可変部の
情報を読み出して、集計属性を持つ可変部分の入力を出
席予定者に促す（ステップ１１１４）。入力が終わる
と、受信したメールの発信者情報と受信者情報から返信
メールの受発信者情報を設定し（ステップ１１１６）、
返信メールを発信する（ステップ１１１８）。

【００３９】このプログラムにより、出席予定者にとっ
ては、メールの返信時に集計属性を持つ可変部分の入力
しかできないため、間違って他の場所に書き込んだり、
消してしまうことがなくなるという利点がある。また、
会議開催者にとっては、メールの返信の形式が人によら
ず同一になり、メールを読みやすく，分類しやすいとい
う利点がある。

【００４０】最後に会議開催者は、出席予定者からの返
信を受信して、集計し出欠リストを作成する。ここで、
図５，図６で述べたメールの分類機能と集計機能を用い
ることにより、自動的に出欠リストを得ることができ
る。

【００４１】

【発明の効果】本発明によれば、自分の発信したメール
の返信メールを分類する手段として発信メールのひな型
となる文書と文書中で受信者が記入する可変部分の位置
情報を用いることにより、メールのＩＤ番号を用いずに
メールの分類を行うことができる。また、返信メールか
ら受信者が記入した情報を抜き出して集計を簡単に行う
ことができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施例で説明する会議の出欠調査の例
を表す説明図。

【図２】本発明で用いるメールシステムのブロック図。

【図３】本発明で用いるメール端末装置のハードウェア
のブロック図。

【図４】端末のメール処理プログラムのフローチャー
ト。

【図５】返信メール集計プログラムのフローチャート。

【図６】メールの分類プログラムのフローチャート。

【図７】本発明で用いるメールの構造を表す説明図。

【図８】様式定義テーブルの構造と様式ファイルの説明
図。

【図９】様式ファイルを作成プログラムのフローチャー
ト。

【図１０】メール作成・送信プログラムのフローチャー
ト。

【図１１】メール受信・返信処理プログラムのフローチ
ャート。

【符号の説明】

２０２…電子メール装置、２０４…メール端末、２０６
…通信ネットワーク。

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】メール内容中でメール発信アドレスに依存
   しない内容情報とメール発信アドレスに依存する部分の
   メール中の位置情報を入力して保存する手段と、メール
   を受信したときに前記メール発信アドレスに依存する部
   分を前記位置情報に基づいて取り除き、残った前記依存
   しない内容情報を比較することによりメールを分類する
   手段と、前記分類手段により分類した複数のメールの前
   記メール発信アドレスに依存する部分を別のファイルに
   まとめて出力する手段とを含むことを特徴とするメール
   処理装置。
2. 【請求項２】請求項１において、メール内容中で前記メ
   ール発信アドレスに依存する部分の位置情報を含んだメ
   ールを作成する場合、発信者の入力範囲を前記位置情報
   の位置範囲内のみとするメール処理装置。
3. 【請求項３】メール内容中で常に同じ内容である部分の
   内容情報と、発信する時間によって内容が変わる部分の
   位置情報を入力して保存する手段と、メールを受信した
   ときに前記変化部分を前記位置情報に基づき取り除き、
   残った前記同じ内容である部分の内容情報を前記保存し
   てある内容情報と比較することによりメールを分類する
   手段と、前記分類手段により分類した複数のメールの前
   記変化部分を別のファイルにまとめて出力する手段とを
   含むことを特徴とするメール処理装置。