JP3325928B2

JP3325928B2 - 電子メールシステム

Info

Publication number: JP3325928B2
Application number: JP28389092A
Authority: JP
Inventors: 忍長谷部; 雅子太田
Original assignee: Oki Electric Industry Co Ltd
Current assignee: Oki Electric Industry Co Ltd
Priority date: 1992-09-29
Filing date: 1992-09-29
Publication date: 2002-09-17
Anticipated expiration: 2017-09-17
Also published as: JPH06112970A

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、コンピュータ間で文書
等の情報を電子化し、郵便のように交換する電子メール
システムに関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、コンピュータの通信機能を利用し
電話等の通信網を利用して、電子化された文書を郵便の
ように交換する電子メールシステムが広く採用されてい
る。図２に従来一般の電子メールシステムブロック図を
示す。図のシステムは、例えば４台の端末装置１−１〜
１−４が公衆網２を介して接続され、相互に電子メール
の交換を行なう構成とされている。各端末装置の構成は
全て同一のため、端末装置１−１のみについてその具体
的なブロック図を示している。

【０００３】この端末装置１−１には、文書作成部３、
電文作成部４、網制御部５、電文分解部６及び文書表示
部７が設けられている。文書作成部３は、ちょうどワー
ドプロセッサのような機能を持ち、任意の内容の文書が
作成される。電文作成部４はこの文書を一定の電子メー
ル形式に組み立てる部分である。ここでは送信されるべ
き文書に対し、送信側の端末装置１−１の名称、アドレ
スや送信者名、受信者名、受信端末装置のアドレス等が
付加される。こうして生成された電文は、網制御部５及
び公衆網２を介して相手側の端末装置に送信される。受
信側では電文分解部６によって受信した電文を分解し、
通信文に相当する部分をディスプレイ等から構成された
文書表示部７に表示する。

【０００４】図３に従来一般の端末装置の具体的なハー
ドウエアブロック図を示す。図の装置は、システムバス
１１に対しＣＰＵ（プロセッサ）１２と、メモリ１３
と、外部記憶装置１４と、表示装置１５と、キー入力装
置１６及び通信制御装置１７が接続された構成のもので
ある。通信制御装置１７には公衆網２が接続されてい
る。

【０００５】ＣＰＵ１２は、この装置の動作を制御し、
メモリ１３にはＣＰＵ１２の動作用プログラムやパラメ
ータ等が格納される。外部記憶装置１４には、例えば受
信された電子メール等が格納され、表示装置１５には受
信された電子メールの電文内容が表示される。キー入力
装置１６は電文を作成する際等に使用されるもので、通
信制御装置１７は公衆網２との間の通信を制御するため
の装置である。文書の作成は、キー入力装置１６とＣＰ
Ｕ１２及びメモリ１３等により実行され、電文作成や電
文の分解はＣＰＵ１２及びメモリ１３に格納された所定
のプログラムにより実行される。

【０００６】上記のような電子メールシステムにおいて
は、端末装置間で各種の形式の電子メールの送受信が可
能となる。また、受信側の端末装置は受け取った電子メ
ールに対し返事を送り返すこともでき、この場合には受
け取った電子メールに付加された送信元の情報を利用し
て回答を送り返すことができる。このような電子メール
の返送機能を利用し、相手先から様々な情報を受け取る
ことができる。例えば、アンケートの回答を得たり、ミ
ーティングへの出欠確認の返事を受け取ったり、あるい
は商品取引においては伝票の送受信等にも利用される。

【０００７】

【発明が解決しようとする課題】ところで、例えばアン
ケートの電文についての送受信は従来次のように行なわ
れていた。図４に従来の電子メール内容説明図を示す。
図の左側に示す送信側の画像には、例えば相手先と相手
及びアンケートのお願い等に関する電文が表示されてい
る。ここには、例えば質問事項として「あなたの年齢
は」、とか「あなたの性別は」といった文書が含まれて
いる。一方、受信側では、このようなアンケートに回答
するために、受信した電文をコピーし、図に示すような
画像を表示し、必要な部分に回答を記入した上で返送す
るといった処理が必要であった。

【０００８】図５は従来の電子メール返送内容説明図を
示す。図４に示すようなアンケートのお願いを受信した
受信側では、この図５に示すようにアンケートの回答を
記入し、そのまま送信相手先等を記入し送信側に返送す
ることになる。図６に従来の電子メール返送動作フロー
チャートを示す。図に示すように、まず受信側で電子メ
ールを表示し（ステップＳ１）、その内容を一旦コピー
してアンケートの回答に対応する部分を修正する（ステ
ップＳ２）。そして、修正された電子メールを送信側に
送信する（ステップＳ３）。

【０００９】しかしながら、このような場合送信側で
は、本来必要としないアンケートの質問文等も同時に受
信され、不必要な情報まで返送するために無駄な通信コ
ストがかかるといった問題があった。また、受信側では
その回答形式については特に指定されていないため、場
合によっては、回答を含む最小限の部分のみ送信側に送
信することも考えられる。しかしながら、送信側ではア
ンケートの回答者がどのような形式で回答を返送するか
予測できないため、実際には受信された電子メールの内
容を個別に人手によってチェックし、アンケートのデー
タ解析等を行なう必要があった。

【００１０】本発明は以上の点に着目してなされたもの
で、上記のように送信側が受信側に対し一定の形式の回
答を要求する場合、通信コストが安価で、その結果を自
動的に収集し集計等を行なうこともできる電子メールシ
ステムを提供することを目的としてなされたものであ
る。

【００１１】

【課題を解決するための手段】本発明は、質問文及び質
問に対する回答の記入領域を有するアンケート用電文を
電子メールとして送信する送信側端末装置と、電子メー
ルを受信すると電文の記入領域に記入した回答データの
みを電子メールとして送信側端末装置へ返信する受信側
端末装置とを備える電子メールシステムであって、送信
側端末装置は、電文を記憶する電文記憶部と、受信した
回答データと電文記憶部の電文とを合成し、表示部に質
問文及び記入領域に回答を有する電文を表示させる合成
部と、を含むことを特徴とする。

【００１２】上記発明において、送信側端末装置は、現
在の年月日及び時間データを出力する時計部と、受信し
た回答データをアンケート毎に収集し、回答データに時
計部の出力する年月日及び時間データを付加して回答デ
ータのデータベースを生成する収集部と、を更に含むこ
とを特徴とする。

【００１３】

【作用】このシステムでは、一定の回答を要求する電子
メールについて、受信側において回答記入領域のみにつ
いて回答データの入力を許容し、電文内容の受信側によ
る自由な変更を禁止する。また、回答データのみを返送
の対象とすれば、通信コストを軽減できる。更に、回答
データをアンケートごとに収集したデータベースは、そ
のまま回答内容を分類し集計し、受信した時間データを
利用することで統計等を行なうことができる。

【００１４】

【実施例】以下、本発明を図の実施例を用いて詳細に説
明する。この図では、送信側と受信側の機能を明瞭にす
るために、送信側の端末装置２０については送信側に必
要な機能ブロックのみを表示し、受信側の端末装置３０
については受信側の動作に必要な機能ブロックのみを表
示している。しかしながら、実際には各端末装置は、こ
れらの機能を全て持つ同一のハードウエアから構成され
る。

【００１５】まず、送信側の端末装置２０は、文書作成
部２１、電文作成部２２、認識番号付与部２３、電文記
憶部２４、電文分解部２５、合成部２６、表示部２７及
び網制御部２８を備えている。更に、この送信側の端末
装置２０に通信網２を介して接続された受信側の端末装
置３０には、電文作成部３１、文書修正部３２、差分取
り出し部３３、電文記憶部３４、電文分解部３５、文書
表示部３７及び網制御部３８を備えている。上記送信側
の端末装置２０の文書作成部２１は、従来装置と同様ワ
ードプロセッサのように動作し送信すべき電文を作成す
る部分である。電文作成部２２は、この電文に対し必要
な付加情報を付け加えるための部分で、送信者や受信者
の名称及び送信側、受信側のアドレス等が付加される。

【００１６】ここで、本発明においては、この電文作成
部２２において、付加情報として電子メール４０の種類
を示す認識番号を付与する。例えば、同一の内容で複数
の宛先に対して送信されるアンケートについては同一の
認識番号が付与される。同一の宛先に送信される電子メ
ールであっても別の内容のアンケートや回答を要求する
文書の場合には別の認識番号を付与する。この認識番号
は、複数の相手先から電文が返送された場合に、これら
を分類整理し、別々にデータベース化するために使用さ
れるものである。また、この電文作成部２２において、
本発明では、図の左側に示す電子メール４０について、
それぞれ受信側において必要な回答を記入する回答記入
領域４１を指定するための付加情報４２を付加する。

【００１７】図７に本発明のシステムによる電子メール
内容説明図を示す。図の左側が送信側の画像であって、
図の右側は受信側の画像である。この図に示すように、
送信側で作成され送信されるアンケートの画像中には、
ここでは、例えば２箇所回答記入領域４１−１、４１−
２が設けられている。即ち、回答記入領域４１−１に
は、「あなたの年齢は」という質問に対する回答が記入
され、回答記入領域４１−２には「あなたの性別は」と
いう質問に対する回答が記入される。このような回答記
入領域を指定した付加情報４２（図１）は、受信側の端
末装置３０において、その回答記入作業の際エディタが
認識し、後で説明するような動作を行なう。

【００１８】また、図１に示した電文記憶部２４は、こ
うして送信したアンケートの電文全体を記憶しておくた
めのメモリから構成される。この記憶された電文は、回
答が得られた際にその回答と合成し、回答入りのアンケ
ートを表示部２７に表示するために使用される。即ち、
網制御部２８から回答が受信されると、電文分解部３５
においてその回答が抽出される。本発明においては、こ
の実施例では最小限の通信コストになるように回答記入
領域のみの電文が受信される。合成部２６においては、
電文記憶部２４から元のアンケートの電文全体を読み出
して、回答と合成してその内容を表示部２７に出力する
動作を行なう。

【００１９】一方、受信側の端末装置３０の電文分解部
３５は、網制御部３８が通信網２を介して受信した電文
を分解し、必要な文書を取り出す部分である。文書表示
部３７はディスプレイ等から構成され、文書の内容を表
示するための部分である。電文記憶部３４は受信した電
文を一時記憶する部分である。文書修正部３２は、電文
記憶部３４に記憶された受信された電文に対し、その回
答記入領域に回答を記入する制御を行なうエディタ等か
ら構成される。

【００２０】なお、本発明においては、このエディタ
は、例えば回答記入領域のみについてデータの入力を許
容する動作を行なう。この動作は、従来のデータベース
処理プログラム等において広く利用される書き込み禁止
動作や、あるいはカーソルの強制移動によるデータの入
力制限等によって、元の電文をそのまま残して回答を記
入させるような動作を行なう回路から構成される。差分
取り出し部３３は、電文記憶部３４に受信された元の電
文と、修正処理された電文との相違部分のみを抽出して
送信用の電文とする部分である。電文作成部３１は、差
分取り出し部３３の生成した電文を電子メール化するた
めの所定の付加情報等を付加するための部分である。

【００２１】本発明では、送信側に返送される電文は次
のようなものとなる。図８に本発明による電子メール返
送内容説明図を示す。図７に示すようなアンケートを受
信側で受信した場合、その回答はこの図８に示すよう
に、例えば送信元と送信者及びそのアンケートの識別番
号を付加した回答記入領域の部分のみのものとなる。な
おこの実施例では、回答記入領域を指定するために、送
信側においては、例えば＃の符号を記入するようにして
いる。従って受信側では、このような＃の符号を文書中
から抽出し、その部分についてデータの入力を許容する
動作が行なわれることになる。

【００２２】図９に送信側で合成された電子メール内容
説明図を示す。先に説明したように、送信側においては
図８に示すような回答を受け取ると、予め図１に示す電
文記憶部２４に記憶しておいたアンケートの全文と受け
取った回答の内容とを合成し、この図９に示すような電
文を得る。これによって、送信側においては、常に一定
の形式の回答を表示することができる。

【００２３】図１０に本発明の変形例システムハードウ
エアブロック図を示す。このシステムでは、図１に示し
た実施例より一歩進んで、受信した回答を自動的に仕分
けし、収集してデータベース化する機能を持つ。この端
末装置５０は、文書作成部５１、電文作成部５２、認識
番号付与部５３、電文記憶部５４、電文分解部５５、合
成部５６、表示部５７、網制御部５８、収集部５９及び
データベース６０を備えた構成となっている。この端末
装置５０における収集部５９とデータベース６０の他の
部分の機能ブロックは、既に図１を用いて説明した本発
明の装置と同様である。収集部５９は、電文分解部５５
において得られた回答の内容を収集し、認識番号ごとに
仕分けしデータベース６０へ格納する部分である。デー
タベース６０は、例えばハードディスクや磁気ディスク
装置等から構成される。即ち、この収集部５９は、同一
内容のアンケートに対する回答ごとにその回答を取りま
とめ、一定のデータベース６０を作成する処理を自動的
に行なう。

【００２４】図１１にデータベース内容説明図（その
１）を示す。この図に示すように、例えば先に図７を用
いて説明したアンケートに対する回答は、全て同一の識
別番号によって区分けし、図に示すように収集すること
ができる。そして、こうして得られたデータベースを利
用すれば、例えば回答者の性別による分類や回答者の平
均年齢、その他各種のアンケートの分類や集計を自動的
に実行することができる。これにより、従来この種の作
業を人手で行なっていた場合に比べて、迅速に正確に大
量にデータ解析等が可能となる。

【００２５】図１２にデータベース内容説明図（その
２）を示す。例えば、上記のようなデータベースには、
単にその回答の内容だけでなく受信側の端末装置名や受
信者、即ち回答者の情報も付け加えることができる。こ
れは電子メールの付加情報から自動的に抽出することが
できる。これによって、更に詳細な回答の分析が可能と
なる。

【００２６】図１３に本発明の変形例ハードウエアブロ
ック図を示す。図に示す端末装置７０は、文書作成部７
１、電文作成部７２、認識番号付与部７３、電文記憶部
７４、電文分解部７５、合成部７６、表示部７７、網制
御部７８、収集部７９、データベース８０、時計部８１
等から構成される。この端末装置７０は、図１０に示し
た装置の実施例の装置に対し、時計部８１を更に付加し
たものである。この時計部８１は、収集部７９に対し電
文を受信した時間に対応するデータを供給する。

【００２７】上記のような装置を使用した場合次のよう
なデータが得られる。図１４にデータベース内容説明図
（その３）を示す。図１３に示した装置では、この図に
示すように、アンケートの回答を受け取った年月日及び
時間とその回答内容とを一体にしたデータベースが得ら
れる。これによって、更に各種の詳細な集計等が可能と
なる。

【００２８】図１５に本発明による自動集計処理例フロ
ーチャートを示す。本発明の装置は、概略すればいずれ
もこの図のような手順に従って動作する。まず、ステッ
プＳ１において送信側で電文の作成をし、ステップＳ２
において送信側で電文を送信すると、ステップＳ３にお
いて受信側で電文を受信する。次にステップＳ４におい
て受信側で回答の入力を行い、更にステップＳ５におい
て回答記入領域について送信側に返送を行なうと、ステ
ップＳ６において送信側では回答を識別番号ごとに収集
しデータベース化する。

【００２９】次にステップＳ７において、各データベー
スの回答項目について分類集計処理が行なわれ、ステッ
プＳ８において、その処理結果の出力が行なわれる。こ
の処理結果は、例えば集計結果一覧表等アンケートの処
理や解析に必要な各種の内容のものとする。即ち、電子
メールシステムを利用することによって、このような回
答の集計等まで実行し、アンケートの回答内容の抽出や
処理を従来に比べて大幅に自動化し高速化することがで
きる。

【００３０】本発明は以上の実施例に限定されない。上
記実施例においてはアンケートの収集等について本発明
を実施した例を示したが、例えば商品をメールオーダー
等により受注する場合の伝票処理システムや、選挙等を
行なう場合の投票システム等にも利用できる。また、上
記のようなシステムは多数の端末装置間で自由に電子メ
ールの送受信を行なうものに広く利用することができ
る。なお、受信側から送信側へ返送される電子メールの
内容は、必ずしも回答記入領域部分のみでなく、その前
後や適当な電文を含めるようにしても差し支えない。

【００３１】

【発明の効果】以上説明した本発明の電子メールシステ
ムは、電子メールの電文中に回答を記入する領域を特定
する情報を含め、受信側においてその回答記入領域のみ
に回答データの入力を許容するようにしたので、受信側
において自由な形式で回答を行なうことを禁止し、送信
側における回答の参照を容易にする。また、回答記入領
域の回答データのみが返送の対象となるようにすれば、
返送の場合の通信コストを十分に低減することができ
る。更に送信側において返送された回答データをその認
識番号等に基づいてアンケートごとに収集し、データベ
ース化すれば、その後コンピュータを使用して自動的に
回答の分類や統計等を行なうことができ、アンケート等
の収集その他の処理を自動化し高速化することができ
る。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明のシステムハードウエアブロック図であ
る。

【図２】一般の電子メールシステムブロック図である。

【図３】一般の端末装置の具体的ハードウエアブロック
図である。

【図４】従来の電子メール内容説明図である。

【図５】従来の電子メール返送内容説明図である。

【図６】従来の電子メール返送動作フローチャートであ
る。

【図７】本発明のシステムによる電子メール内容説明図
である。

【図８】本発明による電子メール返送内容説明図であ
る。

【図９】送信側で合成された電子メール内容説明図であ
る。

【図１０】本発明の変形例システムハードウエアブロッ
ク図である。

【図１１】データベース内容説明図（その１）である。

【図１２】データベース内容説明図（その２）である。

【図１３】本発明の変形例システムハードウエアブロッ
ク図である。

【図１４】データベース内容説明図（その３）である。

【図１５】本発明による自動集計処理例フローチャート
である。

【符号の説明】

２通信網２０端末装置３０端末装置４０電子メール４１回答記入領域４２付加情報

Claims

(57)【特許請求の範囲】

【請求項１】質問文及び質問に対する回答の記入領域
を有するアンケート用電文を電子メールとして送信する
送信側端末装置と、前記電子メールを受信すると前記電
文の記入領域に記入した回答データのみを電子メールと
して前記送信側端末装置へ返信する受信側端末装置とを
備える電子メールシステムであって、前記送信側端末装置は、前記電文を記憶する電文記憶部と、前記受信した回答データと前記電文記憶部の電文とを合
成し、表示部に前記質問文及び記入領域に回答を有する
電文を表示させる合成部と、を含むことを特徴とする電子メールシステム。
【請求項２】前記送信側端末装置は、現在の年月日及び時間データを出力する時計部と、前記受信した回答データをアンケート毎に収集し、該回
答データに前記時計部の出力する年月日及び時間データ
を付加して回答データのデータベースを生成する収集部
と、を更に含むことを特徴とする請求項１記載の電子メール
システム。