JPH06303256A - 電子メールの送信先指定方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 組織単位で電子メールを発信する際、その送
信先を容易に指定できる方法を提供すること。 【構成】 電子メールシステムにおいて上下関係にある
複数のユーザから送信先を選択して指定する方法であっ
て、各ユーザ間の上下関係に対応するツリー構造を表示
して対象となるユーザを選択し、選択されたユーザより
下位または同列に位置する総てのユーザを送信先とす
る。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は電子メールを送信する
際、その送信先を決定する方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】近年、単一の情報を複数のユーザに発信
するために、該情報をコンピュータシステムの記憶装置
に記憶させておき、送信先を指定するだけで各ユーザに
固有のファイル内へ該情報が転送される所謂電子メール
システムが用いられている。かかる電子メールシステム
において、送信先を指定する方法としては、予め定めら
れたユーザＩＤ等の識別コードを都度入力する方法や、
送信先の一覧を表示してその中から選択を行う方法等が
知られている。また、企業内で電子メールシステムを採
用した場合、個人に対してではなく、組織に対して送信
を行うことのほうが多い。したがって、個人の名前では
なく、組織の名称やこれに相当する識別コードを記憶し
て入力することが必要になり、特開平２−１４３７５８
号公報には、組織の変更等が生じてもこのような入力が
可能な送信先指定方法が開示されている。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、特開平
２−１４３７５８号公報には特定の組織を指定すること
しか開示されておらず、例えば特定の部の所属員全員に
メールを発信したいといった場合、該部を構成する課、
該課を構成する係といったように該部を構成する総ての
組織を検索してそれらを総て指定する必要があり、作業
が複雑になる。また該従来技術では、特定の組織の所属
員の大半にメールを発信したい場合、或いは特定の組織
の一部の所属員にはメールを発信したくない場合には対
応できない。

【０００４】本発明はかかる問題点を解決するものであ
って、その目的は、組織単位で電子メールを発信する
際、その送信先を容易に指定できる方法を提供すること
にある。

【０００５】

【課題を解決するための手段】本発明は、電子メールシ
ステムにおいて上下関係にある複数のユーザから送信先
を選択して指定する方法であって、各ユーザ間の上下関
係に対応するツリー構造を表示して対象となるユーザを
選択し、選択されたユーザより下位または同列に位置す
る総てのユーザを送信先とすることを特徴とするもので
ある。

【０００６】

【実施例】以下、図１にブロック図を示した電子メール
送信装置を例に、本発明方法を説明する。該電子メール
送信装置は、データ入出力装置１，メール作成手段２，
送信先指定手段３，メール送信手段４，ユーザ情報格納
手段５，組織名マスタ６から構成され、以下の手順によ
り該電子メール送信装置にて電子メールが作成され、送
信先が決定されて、電子メール・システム７に送信され
る。

【０００７】まず、メール作成手段２が、データ入出力
装置１から入力されたデータより送信する電子メールの
内容を作成する。次に、送信先指定手段３が、ユーザ情
報格納手段５にあらかじめ格納されたユーザ情報を用い
て、例えば、図４に示すような送信先指定画面をデータ
入出力装置１に表示する。該画面より送信先が指定され
ると、指定されたユーザのユーザ情報が送信先指定手段
３よりメール送信手段４に通知され、メール送信手段４
は通知されたユーザ情報に従って、送信先の電子メール
・システム７にメールを送信する。

【０００８】ユーザ情報格納手段５には、図２に示すよ
うに、該電子メール・システム中でユーザを識別する際
の識別子として用いられるユーザＩＤや、ユーザＩＤに
代えてデータ入出力装置１に表示されオペレータのユー
ザ判別支援に利用する氏名、更に組織コード８等が格納
される。

【０００９】組織コード８は、図４に示すような送信先
指定画面におけるユーザ間のツリー構造を表示したり、
該送信先指定画面より複数のユーザを一括して指定され
た場合に指定されたユーザを識別したりするために、送
信先指定手段３が使用するもので、例えば、図３に示す
ような構成を持つ。図３に例示する組織コードの構成に
おいて、組織コードは８文字で構成され、該電子メール
・システムを利用する組織の上位の区分より順に、会社
の区分を示す会社コード（１桁），事業部の区分を示す
事業部コード（１桁），部の区分を示す部コード（２
桁），課の区分を示す課コード（２桁），係の区分を示
す係コード（１桁）と、これらコードで示される組織に
おいて、該ユーザが所属長であるか否かを示す役職コー
ド（１桁）より構成される。

【００１０】例えば，Ａ社・東日本事業部・総務部・第
２課・第１係の係長は、図３の設定値例を用いた組織コ
ードは「Ａ１０１０２１１」となる。なお、図３の設定
値例で、事業部なし，部なし，等として「０」又は「０
０」を設定値として準備しているのは、例えば、部長の
場合、その下位組織の課や係のいずれにも属さないため
で、Ａ社・東日本事業部・総務部の総務部長の組織コー
ドは「Ａ１０１０００１」となる。組織名マスタ６は、
上述の組織コード８を元に組織名を表示する場合に使用
するもので、該電子メール・システムで利用する組織コ
ード毎に、組織名が格納されている。

【００１１】次に、図４に例示した送信先指定画面を用
いて、該画面の構成及び送信先指定方法について説明す
る。尚、同図において四角で囲まれたアイコンをＢＯＸ
と呼ぶ。図４の送信先指定画面は、ユーザのツリー構造
表示部９と層別一括選択ＢＯＸ表示部１０と送信ＢＯＸ
表示部１１から構成される。ユーザのツリー構造表示部
９には、前述の組織コード８より判別されるユーザの上
下関係に従い該関係が表示される。図４の送信先指定画
面においては、組織名のＢＯＸでもって、組織の上下関
係を示すツリー構造を構築し、該組織名のＢＯＸのすぐ
下に、該組織の所属長の氏名のＢＯＸを、係のＢＯＸの
右側に該係に属する係員の氏名のＢＯＸを表示してい
る。

【００１２】層別一括選択ＢＯＸ表示部１０には、同一
の層に属するユーザ全員を一括して指定する場合に選択
するＢＯＸを表示する。図４の例においては、社長，事
業部長，部長，課長，係長，係員というＢＯＸが表示さ
れている。送信ＢＯＸ表示部１１には、該画面にて送信
先のユーザを全て指定し終わった後、電子メールをそれ
らユーザに送信させる時に選択される送信のＢＯＸが表
示される。

【００１３】次に、該画面を用いて送信先のユーザを指
定する方法について説明する。本実施例において、ユー
ザの選択方法には下記の３種類の方法がある。第１の方
法は、ある組織に属する全ユーザを一括して選択する方
法で、ユーザのツリー構造表示部９中に表示された組織
名のＢＯＸを選択することにより行なわれる。例えば、
「総務部」のＢＯＸを選択すると、「総務部」に属する
全ユーザ、すなわち、総務部長及び総務部内の課及び係
の長と係員が選択される。第２の方法は、同一の層に属
する全ユーザを一括して選択する方法で、層別一括選択
ＢＯＸ表示部１０に表示されたＢＯＸを選択することに
より行なわれる。例えば、「係長」のＢＯＸが選択され
ると、ユーザ情報格納手段５内に登録された全係長が選
択される。第３の方法は、ユーザを個々に選択する方法
で、ユーザのツリー構造表示部９中に表示された氏名の
ＢＯＸを選択することにより、該ＢＯＸにより示される
ユーザが個々に選択される。又、第１の方法や第２の方
法で既に選択済のユーザのＢＯＸを第３の方法にて選択
した場合には、該ユーザの選択を取消す。

【００１４】なお、図４に例示する送信先指定画面のユ
ーザのツリー構造表示部９では、組織コードで表現され
る全組織及びユーザを表示するようにしてあるが、表示
画面の制約等で総てを表示できない場合は、該ツリー構
造の任意の一部を表示するようにし、表示する部分は該
ツリー構造上を上下左右任意の移動させることができる
ようにしたり、最初の表示は上位ｎ層までの表示とし、
それ以下の層の表示は、ｎ層目の組織を指定させて、該
組織に対する下位組織及び属するユーザのみを表示する
ようにすればよい。又、本実施例において、ＢＯＸの選
択は、送信先指定画面上に表示された矢印１２を、デー
タ入出力装置１に付属しているマウスで選択するＢＯＸ
上に移動させて、マウスのボタンを押下することにより
行なう方式としている。

【００１５】次に、図５及び図６のフローチャートを用
いて、前記送信先指定方法を実行している送信先指定手
段３の手順を説明する。図５は、図４に例示したような
送信先指定画面を表示する手順を示すものである。ま
ず、最初にユーザ情報格納手段５に登録・格納されたユ
ーザ情報が、組織コードの昇順にソートされ、組織コー
ド順にユーザ情報が読み取られる（ステップＳ１）。

【００１６】ユーザ情報を読み取ると、送信先指定手段
３は、直前に処理したユーザ情報内の組織コード８と今
回読取ったユーザ情報の組織コード８を比較し（ステッ
プＳ２），該組織コードの上位７桁、すなわち、該ユー
ザが所属する組織を示す部分が異なる場合、組織名マス
タ６より該組織コードに対応する組織名を求めて、送信
先指定画面上に組織名のＢＯＸを表示する。この時、表
示位置は、直前に処理したユーザ情報内の組織コード８
を先頭の桁より順次比較し、最初に異なる桁が示す組織
の部分で、既に表示済のツリー構造と分岐される位置と
なる。例えば、直前に処理したユーザ情報の組織コード
が「Ａ１０１０２１２」、今回読み取ったユーザ情報の
組織コードが「Ａ１０２０００１」とするなら、最初に
異なる値となる桁は、先頭より４桁目であり、先頭より
４桁目は、図３に例示した組織コードの構成より、部コ
ードを示すものであるから、今回表示する組織名のＢＯ
Ｘは、表示済のツリー構造と部の層で分岐される位置に
組織名のＢＯＸが表示される（ステップＳ３）。そし
て、組織間の関連付けをわかりやすくするためステップ
Ｓ３で表示した組織名のＢＯＸと、既に表示済で該組織
のすぐ上位の組織名のＢＯＸの間に線が引かれる（ステ
ップＳ４）。

【００１７】次に、今回読取ったユーザ情報内の氏名を
用いて、該ユーザに関する氏名のＢＯＸが表示される。
表示位置は、図４に例示した送信先指定画面の表示方法
に従うなら、該ユーザ情報の組織コードの最終桁、すな
わち、役職コードを示す部分が所属長を示す場合は、ス
テップＳ３又はステップＳ４で表示した組織名のＢＯＸ
又は、最後に表示した組織名のＢＯＸのすぐ下、所属長
以外を示す場合は、ステップＳ３又はステップＳ４で表
示した組織名のＢＯＸ、又は、最後に表示した組織名の
ＢＯＸの右側となる。なお、この時、該位置に既に表示
済のＢＯＸがある場合は、該表示済のＢＯＸの下に表示
する（ステップＳ５）。そして、ステップＳ５で表示し
た氏名のＢＯＸとステップＳ３又はステップＳ４で表示
した組織名のＢＯＸ、又は、最後に表示した組織名のＢ
ＯＸ、すなわち、該ユーザが所属する組織の組織名のＢ
ＯＸの間に線を引き、該ユーザの所属組織を明確化する
（ステップＳ６）。

【００１８】以上説明したステップＳ１からステップＳ
６の処理をユーザ情報格納手段５に登録・格納された全
ユーザに対して行ない（ステップＳ７）、ユーザのツリ
ー構造表示部９が作成される。その後、層別一括選択Ｂ
ＯＸ、送信指示ＢＯＸが表示され（ステップＳ８）、送
信先指定画面の表示が完了する。

【００１９】次に図６のフローチャートに従って、送信
先指定画面表示後、送信先を決定し、メール送信手段６
に対して、送信依頼するまでの手順について説明する。
送信先指定手段３は、送信先指定画面表示後、該画面に
表示されたいずれかのＢＯＸが選択されるのを待ち（ス
テップＳ９）、いずれかのＢＯＸが選択されると、どの
ＢＯＸが選択されたかを判別し、選択されたＢＯＸ毎に
以下に示す処理を行なう。

【００２０】まず、選択されたＢＯＸが層別一括選択Ｂ
ＯＸ表示部１０に表示されたいずれかのＢＯＸの場合は
（ステップＳ１０）、選択された層に属する全ユーザが
選択されたものとみなしそれら全ユーザを送信先として
記憶すると共に、ユーザのツリー構造表示部９に表示さ
れた該層に属するユーザの氏名のＢＯＸを選択表示、例
えば、反転表示する。

【００２１】以下、選択された層に属するユーザを求め
る方法を、「係長」と一括選択した場合を例として詳し
く説明する。あるユーザが係長であるか否かの判別は、
該ユーザに関するユーザ情報内の組織コード８におい
て、係コードが「０（係なし）」以外で役職コードが
「１（所属長）」であるか否かで判別することが可能で
ある。よって、ユーザ情報格納手段５より、上記条件を
満足する全ユーザ情報を抽出すれば、係長である全ユー
ザも求めることができる。同様に、課長であれば、課コ
ードが「００（課なし）」以外、係コードが「００（係
なし）」、役職コードが「１（所属長）」という組織コ
ードを持った全ユーザ、係員であれば、係コードが「０
（係以外）」、役職コードが「２（所属長以外）」とい
う組織コードを持った全ユーザとなる（ステップＳ１
１）。

【００２２】次に、選択されたＢＯＸがユーザのツリー
構造表示部９中の組織名のＢＯＸの場合は（ステップＳ
１２）、選択された組織に属する全下位組織に所属する
全ユーザが選択されたものとみなし、それら全ユーザを
送信先として記憶すると共に、ユーザのツリー構造表示
部９に表示された該層に属するユーザの氏名のＢＯＸを
選択表示する。次に、選択された組織に属するユーザを
求める方法を、「Ａ社・西日本事業部・開発部」という
組織名のＢＯＸを選択した場合を例として、さらに詳し
く説明する。Ａ社・西日本事業部・開発部という組織
は、図３の設定値例を用いて表現すれば、組織コードの
上４桁は「Ａ２０３」となる。よって、該組織に属する
ユーザの組織コードは必らず、上４桁が「Ａ２０３」で
始まるので、該条件を満足するユーザ情報をユーザ情報
格納手段５より抽出すればよい（ステップＳ１３）。

【００２３】また、選択されたＢＯＸがユーザのツリー
構造表示部９中の氏名のＢＯＸの場合は（ステップＳ１
４）、該氏名のＢＯＸに対応するユーザが既に送信先と
して選択済か否かを判別し、選択済の場合は、該ユーザ
を送信先より削除すると共に、該ユーザの氏名のＢＯＸ
を選択表示から未選択時の通常表示に戻し、選択されて
いない場合は、該ユーザを送信先として記憶し、該ユー
ザの氏名のＢＯＸを選択表示する（ステップＳ１５）。
最後に、選択されたＢＯＸが送信ＢＯＸの場合は（ステ
ップＳ１６）、上述のステップＳ１０からステップＳ１
５にて選択され、記憶された全ユーザを送信先と決定
し、メール送信手段４に対して、メール作成手段２で作
成された電子メールを該全ユーザに送信するよう、送信
依頼する（ステップＳ１７）。

【００２４】

【発明の効果】以上説明したように、本発明によれば、
階層構造を有する組織、例えば企業等に適用する電子メ
ール・システムにおいて、送信する電子メールの送信先
を簡易に指定することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】電子メール送信装置の全体の構成を示すブロッ
ク図である。

【図２】ユーザ情報格納手段の構成例を示す図である。

【図３】組織コードの構成例を示す図である。

【図４】送信先指定画面の例を示す図である。

【図５】送信先指定画面の表示手順を示すフローチャー
トである。

【図６】送信先指定画面を表示後、送信先を決定し、メ
ール送信手段に送信依頼するまでの手順を示すフローチ
ャートである。

【符号の説明】

１ データ入出力装置 ２ メール作成手段 ３ 送信先指定手段 ４ メール送信手段 ５ ユーザ情報格納手段 ６ 組織名マスタ ７ 電子メール・システム

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 電子メールシステムにおいて上下関係に
   ある複数のユーザから送信先を選択して指定する方法で
   あって、各ユーザ間の上下関係に対応するツリー構造を
   表示して対象となるユーザを選択し、選択されたユーザ
   より下位または同列に位置する総てのユーザを送信先と
   することを特徴とする電子メールの送信先指定方法。