JPH06231059A

JPH06231059A - 文書回覧経路定義方式

Info

Publication number: JPH06231059A
Application number: JP5018426A
Authority: JP
Inventors: Hirotoshi Ise; 広敏伊勢; Shinichiro Miyaoka; 伸一郎宮岡; Hideo Sato; 秀夫佐藤; Tomomine Suzuki; 友峰鈴木
Original assignee: Hitachi Ltd
Current assignee: Hitachi Ltd
Priority date: 1993-02-05
Filing date: 1993-02-05
Publication date: 1994-08-19

Abstract

(57)【要約】【構成】図１中で１は、業務定義，作業グループ定義，
流通属性入力，流通制御などを行う文書流通サーバであ
り、２−１〜３は、文書作成，承認／拒否処理をする作
業端末であり、３は、各作業端末，文書流通サーバを接
続するネットワーク（ＬＡＮ）である。【効果】回覧先となる役割、および、役割により定義さ
れた回覧順序に関する情報の設定作業を簡易化すること
ができる。さらに、回覧する文書に関する全ての役割担
当者の名前あるいはユーザＩＤを自動設定することもで
きる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、ネットワークを利用し
た文書回覧経路定義方式に関わり、特に、処理が定型化
され、予め回覧する部署が定義されている文書回覧経路
定義方式に関する。

【０００２】

【従来の技術】近年、オフィスの生産性を高めるためネ
ットワークシステム環境の構築が進められている。ネッ
トワークシステムは、電話回線，ＬＡＮなどに接続され
た端末間、あるいは、端末サーバ（ホスト）間で、デー
タ交換を実現するシステムである。ネットワークシステ
ムでは、データ交換手段は電子メールなどが一般的であ
る。電子メールを利用して、データをある端末から、別
の端末に送信する場合、送信側のユーザは、送信先ユー
ザのアドレス（ユーザＩＤ）を指定し、送信するデータ
を入力する。電子メールを送受信する場合、ネットワー
クシステムでは、入力されたデータに送信元ユーザＩ
Ｄ，送信日時等から構成されるヘッダを付加したメール
データを作成し、送信先ユーザへ送信する。送信先ユー
ザでは、端末を介して、受信したメールデータを参照す
ることができる。

【０００３】このようなネットワークシステムを利用し
て、複数のパソコン間で一つの文書を持ち回り、送受信
するシステムには、回覧機能を備えたグループウェアシ
ステム「オフィスマネージャ（Office Manager）」
（ジャストシステム社）がある。このシステムは、回覧
順序が決まっている複数の受信部署（配布先）に対し
て、予め、キーボード等により回覧先ユーザＩＤを入力
することにより、回覧順序に従って、一つの文書を次々
と持ち回ることが可能である。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】オフィスで発生する文
書は、「担当者」が作成し「課長」に回覧し、「課長」
が承認し「部長」に回覧し、「部長」が承認するなど、
予め回覧順序が定義されているものが多い。

【０００５】したがって、従来システムの持つ文書回覧
機能を利用して、上記のような文書を回覧する場合、文
書ごとに、組織内のどの役割に、どの順序で回覧すれば
よいか、さらに、回覧先となる各役割に対応する担当者
の名前あるいはユーザＩＤを調査し、調査結果をキーボ
ード等からコード入力する必要があった。

【０００６】本発明の目的は、予め回覧順序が定義され
た文書に対して、回覧先となる役割、および、役割によ
り定義された回覧順序に関する情報の設定作業を簡易化
し、さらに、回覧先となる各役割に対応する担当者の名
前あるいはユーザＩＤを自動設定することにある。

【０００７】

【課題を解決するための手段】本発明では、画像入力さ
れた文書から、回覧に関する情報が印刷された流通情報
印刷領域を切り出し、切り出した流通情報印刷領域から
役割担当者名を文字認識する手段、および、役割担当者
名の印刷位置関係により回覧順序を識別する手段を持
つ。また、組織情報を利用して、特定された役割担当者
の組織における位置付け，役割間の関係などを識別する
ことにより、回覧先となる各役割担当者の名前あるいは
ユーザＩＤを設定できる手段を備えた。

【０００８】

【作用】本発明によれば、画像入力された文書から役割
担当者名および回覧順序を抽出することができるため、
回覧先となる役割、および、役割により定義された回覧
順序に関する情報の設定作業を簡易化することができ
る。さらに、組織情報を利用することにより、役割のい
ずれか一つに役割担当者を特定すれば、回覧する文書に
関する全ての役割に対応する担当者の名前あるいはユー
ザＩＤを自動設定することも可能となる。

【０００９】

【実施例】

（実施例１）図１は、本発明である文書回覧経路定義方
式を実現するシステム構成の一例を示す。図中の１は、
業務定義，作業グループ定義などを行う文書流通サーバ
であり、２−１〜３は、作業端末であり、３は各作業端
末，文書流通サーバを接続するネットワーク（ＬＡＮ）
である。

【００１０】図２は、文書流通サーバ１の一構成例を示
す。本実施例では、文書流通サーバ１をワークステーシ
ョンにより構成する。図中の１１はコードデータを入力
するキーボードであり、１２はコードデータおよび画像
データを表示するディスプレイである。１３はメモリで
あり、ＲＯＭ１３−１およびＲＡＭ１３−２で構成され
る。ＲＯＭ１３−１は、業務定義プログラム部１３−１
１，作業グループ定義プログラム部１３−１２，流通属
性入力プログラム部１３−１３，流通制御プログラム部
１３−１４で構成され、ＲＡＭ１３−２は、文書格納部
１３−２１，業務情報テーブル部１３−２２，作業グル
ープテーブル部１３−２３で構成される。１４はワーク
ステーションとＬＡＮ３とを接続するＬＡＮアダプタで
あり、１５はメモリ１３と同様，文書，業務情報テーブ
ル，作業グループテーブルなどを格納するファイルであ
る。１６は、文書などを画像入力するスキャナであり、
１７は文書流通サーバ１全体を制御するＣＰＵである。

【００１１】図３は、作業端末２の一構成例を示す。図
中の２１はコードデータを入力するキーボードであり、
２２はコードデータおよび画像データを表示するディス
プレイである。２３はＬＡＮアダプタであり、作業端末
２は、ＬＡＮアダプタ２３を経由してネットワーク（Ｌ
ＡＮ３）に接続される。２４はメモリであり、ＲＯＭ２
４−１およびＲＡＭ２４−２で構成される。ＲＯＭ２４
−１は、端末処理プログラム部からなり、ＲＡＭ２４−
２は文書格納部からなる。２５はファイルであり、文書
格納部などから構成される。２６はＣＰＵであり、作業
端末全体を制御する。

【００１２】図４に、本システムにおける文書流通の処
理フローの一例を示す。ステップ１００では、文書ごと
に、流通経路，作業内容などを指定する業務定義を行
う。図５に業務定義に関する詳細な処理について説明す
る。業務定義は、業務を複数の作業者に分担し、作業者
ごとに処理する役割を定義する処理である。

【００１３】ステップ１０００で、流通経路，作業内容
等のパラメータ入力用のテンプレート画面を生成する。

【００１４】ステップ１００２では、文書を画像入力す
るか否か指定し、画像入力する場合には、ステップ１０
０４で、スキャナなどにより画像入力し、ステップ１０
０８以降の処理を行う。画像入力しない場合には、ステ
ップ１００６で、テンプレート画面を利用して、オペレ
ータに、キーボードなどから流通経路をコードデータと
して入力させる。なお、流通経路情報には、作業におけ
る役割や回覧順序などがある。ステップ１００８では、
入力した文書画像に文書ＩＤ領域が存在するかしないか
を識別し、存在する場合には、ステップ１０２２以降の
処理を実行し、存在しない場合には、ステップ１０１０
以降の処理を行う。なお、文書ＩＤ領域の位置は、予
め、本システムに与えられているものとする。ステップ
１０２２では、文書ＩＤ領域に印刷あるいは記入された
文字を認識し、ステップ１０２４でＩＤの内容をチェッ
クする。ステップ１０１０では、画像入力された文書か
ら流通経路を認識する。

【００１５】図６に、流通経路認識の詳細フローを示
し、図７に、文書ＩＤを持たない回覧文書の一例を示
す。ステップ３０００では、役割名称などの流通経路情
報が印刷された流通経路情報印刷領域３１を自動的に切
り出せるかどうか判定し、切り出せない場合には、ステ
ップ３００６で、オペレータに、流通経路情報印刷領域
３１をマウスなどで指定させ、ステップ３００８以降の
処理を行う。なお、流通経路情報印刷領域の抽出は、画
像の上部、次に下部を優先的に探索する。

【００１６】切り出し可能な場合には、ステップ３００
２で、領域を自動的に切り出し、ステップ３００４で
は、切り出した領域に誤りがないかどうかをチェック
し、領域が正しく切り出されている場合には、ステップ
３００８以降の処理を行い、切り出し領域に誤りがある
場合には、ステップ３００６で、オペレータに、切り出
し領域を指定させる。

【００１７】ステップ３００８では、切り出し領域から
役割名称を抽出し、ステップ3010で、文字認識しコード
データに変換する。ステップ３０１２では、認識結果と
して得られた役割名称（コードデータ）が正しいかどう
かをチェックし、誤りがある場合には、ステップ３０１
４で、認識結果を修正する。

【００１８】ステップ３０１６では、切り出し領域内に
矢印画像があるかないかをチェックする。矢印画像があ
る場合には、ステップ３０２４以降の処理を行い、ない
場合には、ステップ３０１８以降の処理を実行する。ス
テップ３０１８では、役割が横並びか、縦並びかを判定
し、縦並びであれば、ステップ３０２８で上から下に回
覧順序を設定し、ステップ３０３２以降の処理を実行す
る。横並びである場合には、ステップ３０１８で、流通
経路情報印刷領域が文書の右寄りか、そうでないかを識
別し、右よりである場合には、ステップ３０２２で、右
から左に回覧順序を設定し、そうでない場合には、ステ
ップ３０３０で左から右に回覧順序を設定し、ステップ
３０３２以降の処理を実行する。

【００１９】ステップ３０１６で、矢印画像がある場合
には、ステップ３０２４で、矢印の向きを認識し、ステ
ップ３０２６で、認識した矢印の向きにより、回覧順序
を決定し、ステップ３０３２以降の処理を行う。

【００２０】ステップ３０３２では、オペレータに、設
定された回覧順序をチェックさせ、誤りがある場合に
は、ステップ３０３４で、回覧順序を修正する。ステッ
プ3036では、役割名称および回覧順序を流通経路情報と
して、リターンする。

【００２１】図５に戻り、ステップ１０１２では、オペ
レータに、流通経路における各役割ごとの作業内容を定
義させる。ステップ１０１４では、各役割ごとの作業権
限を入力させ、ステップ１０１６では、各作業で使用す
るツールを定義させる。ステップ１０１８では、全ての
項目が入力，定義されたかどうかを確認し、定義が終了
していない場合には、ステップ１００２〜１０１８の処
理を繰返し、定義が終了したならば、ステップ１０２０
で、定義内容により業務情報テーブルを生成し、ステッ
プ１０２８で文書の本文を作成し、リターンする。

【００２２】図８は業務情報テーブルフォーマットの一
例を示す。業務情報テーブルは、各文書（業務）ごとに
定義され、一度作成した業務情報テーブルは識別子を付
加して格納される。業務情報テーブルは、各役割ごと
に、流通経路フィールド，作業内容フィールド，作業権
限フィールド，使用ツールフィールドの各フィールドか
ら構成される。流通経路フィールドは、文書の回覧順序
を、役割名称により定義するフィールドである。

【００２３】この例では、文書２は四つに役割分担され
ており、流通経路フィールドが、「担当」，「課長」，
「計画課長」，「部長」の順に定義されている。作業内
容フィールドは、各役割に対して分担した作業内容を記
述するフィールドであり、ここでは、担当は「文書作
成」、課長は「承認」，「コメント追記」、計画課長は
「承認」「文書追加」、部長は「承認」として定義され
ている。作業権限フィールドは、各役割ごとに文書に関
するアクセス権を定義するフィールドであり、アクセス
権としては、本文作成権，コメント参照権，コメント書
込み権などがある。使用ツールフィールドは、回覧され
てきた文書に対して、作業内容に記述された作業を実行
する際に使用すべきツール，アプリケーションソフトな
どを定義するフィールドである。なお、使用ツールフィ
ールドで定義されたツール類は、デフォールト時に起動
されるものであり、各作業端末のユーザが定義したツー
ル類（ユーザ定義ツール）がある場合には、ユーザ定義
ツールを優先的に起動する。

【００２４】図４に戻り、ステップ１０２では、作業グ
ループ定義を行う。図９に作業グループ定義作業に関す
る詳細な処理の流れを示す。

【００２５】ステップ１１００で、既存の業務情報テー
ブルに対応した文書ＩＤから業務情報一覧を作成し、表
示する。ステップ１１０２で、オペレータに、作業グル
ープ作成の対象となる業務情報の有無を確認させ、業務
情報が無い場合には、ステップ１１２２で業務定義を実
行し、ステップ１１２４以降の処理を行う。業務情報が
ある場合には、ステップ１１０４で、オペレータに、表
示した業務情報一覧の中から業務情報を選択させる。ス
テップ１１０６では、業務情報テーブルに格納された業
務情報内容を表示し、ステップ１１０８では、オペレー
タに、役割の担当者名を入力させる。担当者名は、担当
者名／流通属性入力画面を利用して入力する。

【００２６】図１０は担当者名／流通属性入力画面の一
例を示す。ステップ１１１０では、組織情報から入力さ
れた担当者名を検索し、ステップ１１１２では、担当者
名が組織情報に存在するかどうかをチェックする。存在
する場合には、ステップ1114では、組織情報を利用して
担当者に関する組織関係を探索する。

【００２７】図１２は組織情報の一例を示す。組織情報
は、組織における各役割間の関係及び各役割の担当者名
で構成されている。なお、各役割の担当者名は、組織情
報内で一意に決まり、業務情報の流通経路フィールドに
定義された役割名に対応するデータ（役割データ）と一
対一に対応する内容であればよく、役割データと同一で
あってもよい。この例では、ａａ工場は、計画部，経理
部，設計部，資材部などがあり、計画部は、計画課など
で構成され、設計部は第１課，第２課などで構成され、
計画課，第１課，第２課の各課長は、それぞれＣＣ，Ｂ
Ｂ，ｃｃとして定義されている。更に、第１課には、Ａ
Ａ，ｄｄ，ｅｅ等の担当者が定義されている。なお、課
長という役割名称ではなく、部長代理，主任技師などの
役割名称である場合にも、課長と同じ階層であれば、役
割データを設定する。また、役割データで設定された担
当者が不在である場合に、代替者候補として、該役割と
同じ階層あるいは、それ以上の階層にいる役割を自動設
定することも可能である。なお、代替者候補は、その役
割に近い位置から優先順位付けする。

【００２８】図９に戻り、ステップ１１１６では、業務
情報の流通経路にマッチングする役割データがあるかど
うかをチェックする。マッチングする役割データがない
場合には、ステップ１１３０で、オペレータに、作業グ
ループのメンバを入力させる。マッチングする役割デー
タがある場合には、ステップ１１１８で、マッチングす
る役割データが複数あるかどうかをチェックする。複数
ある場合には、ステップ１１３２で、役割データを一覧
表などにより表示し、ステップ１１３４で、オペレータ
に役割データを選択させる。単数である場合には、ステ
ップ１１２０で、流通経路に関する全役割の設定が終了
したかどうかをチェックする。設定されていない役割が
ある場合には、ステップ１１１２以降の処理を繰返し、
全役割が設定されていれば、ステップ１１２２で、流通
経路に対応させて、作業グループを図１１に示すような
形態で表示し、ステップ１１２４で、オペレータに設定
された役割データを確認させる。

【００２９】設定された役割データを修正する場合に
は、ステップ１１３６で、オペレータに設定内容を修正
させる。ステップ１１２６では、作業グループテーブル
を生成し、流通経路フィールドに設定された役割データ
を登録し、リターンする。また、生成した作業グループ
テーブルには、作業グループＩＤを付加する。

【００３０】図１３に作業グループテーブルの一例を示
す。作業グループテーブル５０は、流通経路フィールド
５１，作業内容フィールド５２，作業権限フィールド５
３，流通属性フィールド５４，使用ツールフィールド５
５から構成される。作業内容フィールド５２，作業権限
フィールド５３，使用ツールフィールド５５は、業務情
報テーブル３５に定義された内容と同様である。流通経
路フィールドに関しては、作業情報テーブルの流通経路
フィールドにおいて、役割名称を役割データに変換した
内容を設定する。流通属性フィールドには、ステップ１
０４で定義するデータが格納される。

【００３１】再び、図４に戻り、ステップ１０４では、
至急度，重要度などを指定する流通属性入力を行う。図
１４に、流通属性入力の詳細な処理フローを示す。ステ
ップ１２００では、至急度を指定するかどうかを選択
し、指定する場合には、ステップ１２０２で、オペレー
タに至急度を入力させ、指定しない場合には、ステップ
１２０４で予め設定された規定値を至急度として指定す
る。ステップ１２０６では、重要度を指定するかどうか
を選択し、指定する場合には、ステップ１２０８で、オ
ペレータに重要度を入力させ、指定しない場合には、ス
テップ１２１０で予め設定された規定値を重要度として
指定する。

【００３２】ステップ１２１２では、回覧期限を指定す
るかどうかを選択し、指定する場合には、ステップ１２
１４で、オペレータに回覧期限を入力させ、指定しない
場合には、ステップ１２１６で予め設定された規定値を
回覧期限として指定する。ステップ１２１８では、回覧
開始日時を指定するかどうかを選択し、指定する場合に
は、ステップ１２２０で、オペレータに回覧開始日時を
入力させ、指定しない場合には、ステップ１２２２で予
め設定された規定値を回覧開始日時として指定する。ス
テップ１２２４では文書を暗号化するかどうかを指定
し、暗号化する場合には、ステップ１２２６で暗号化処
理する。ステップ１２２８では、指定された属性を表示
し、ステップ１２３０では、表示した属性をオペレータ
に確認させ、ＯＫでなければ、ステップ１２００〜１２
２８の処理を繰返し、ＯＫであれば、作業グループテー
ブルの流通属性フィールドに、指定された属性を設定
し、リターンする。

【００３３】再び、図４に戻り、ステップ１０６で、文
書の回覧，状況モニタ等の流通制御を行う。図１５に流
通制御の詳細な処理フローを示す。ステップ１３００で
は、受信した文書の有無をチェックし、受信した文書が
無い場合には、ステップ1322でメッセージを表示して、
ステップ１３２０の処理を行う。受信した文書がある場
合には、ステップ１３０２以降の処理を行う。なお、文
書を送受信する手段は、例えば、電子メールなどがあ
る。電子メールを利用した場合には、受信文書の有無
は、スプールの内容をチェックすることにより実現でき
る。

【００３４】図１６に流通制御サーバ，作業端末間で送
受信する文書の構成例を示す。文書は、ヘッダ情報フィ
ールド６０−１，作業グループＩＤフィールド６０−
２，作業内容フィールド６０−３，作業権限フィールド
６０−４，流通属性フィールド６０−５，使用ツールフ
ィールド６０−６，本文フィールド６０−７で構成され
る。

【００３５】ヘッダ情報フィールド６０−１は、文書の
送受信に必要な情報を格納したフィールドである。ヘッ
ダ情報フィールドの構成例を図１７に示す。ヘッダ情報
フィールド６０−１は、送信先ユーザＩＤフィールド６
１−１，送信元ユーザＩＤフィールド６１−２，日付フ
ィールド６１−３，タイトルフィールド６１−４などの
各フィールドで構成される。

【００３６】作業グループＩＤフィールド６０−２は、
回覧している文書が対応している作業グループテーブル
を識別するためのフィールドである。作業内容フィール
ド６０−３は、作業内容に定義された作業データの処理
状況を示すフィールドである。

【００３７】図１８に、作業内容フィールドの構成例を
示す。作業内容フィールド６０−３は、文書作成フィー
ルド６３−１，承認／拒否フィールド６３−２，コメン
ト記入フィールド６３−３などで構成される。

【００３８】作業権限フィールド６０−４は、作業グル
ープテーブルの作業権限に定義された権限データを管理
するフィールドである。図１９に、作業権限フィールド
の構成例を示す。作業権限フィールド６０−４は、本文
作成権フィールド６４−１，コメント参照権フィールド
６４−２，コメント書込み権フィールド６４−３などで
構成される。

【００３９】流通属性フィールド６０−５は、作業グル
ープテーブルの流通属性に定義された属性データを管理
するフィールドである。図２０に、流通属性フィールド
の構成例を示す。流通属性フィールド６０−５は、至急
度フィールド６５−１，重要度フィールド６５−２，回
覧期限フィールド６５−３，暗号化指定フィールド６５
−４などで構成される。

【００４０】使用ツールフィールド６０−６は、作業グ
ループテーブルの使用ツールに定義されたツール種別デ
ータを管理するフィールドである。本文フィールド６０
−７には、作業対象となる文書の本体が格納されてい
る。

【００４１】図１５に戻り、ステップ１３０２で、文書
の作業グループＩＤにより、作業グループテーブルを検
索する。ステップ１３０４では、検索した作業グループ
テーブルを参照して、流通属性フィールドに設定された
役割データごとの作業内容をチェックする。ステップ１
３０６で、作業グループテーブルに定義された作業内容
が全て終了している場合には、ステップ１３０８以降の
処理を行う。未処理の作業内容がある場合には、ステッ
プ１３１６で、未処理の作業内容に関する作業指示を作
成し、文書に添付し、ステップ１３１８で、作業者に作
業指示を添付した文書を返信する。ステップ１３０８
で、作業グループテーブルの流通経路を参照して、次の
回覧者を検索する。ステップ１３１０で、回覧が終了か
どうかをチェックし、回覧が終了でなければ、ステップ
１３１２で、次の作業者に文書を送信する。終了であれ
ば、ステップ１３１４で、回覧終了処理を行う。ステッ
プ１３２０では、端末処理を終了するかどうかをチェッ
クし、終了しない場合には、ステップ１３００以降の処
理を繰返し、そうでなければ、終了する。

【００４２】図２１に、作業端末の処理フローを示す。
ステップ３００では、受信文書があるかないかをチェッ
クし、受信文書がない場合には、ステップ３２６で、
「受信文書なし」のメッセージを表示し、ステップ３２
２以降の処理を行う。受信文書がある場合には、ステッ
プ３０２で、文書を分類する。文書分類は、着信した日
時や、重要度などにより分類し、分類する項目はオペレ
ータが予め設定しておく。ステップ３０４では、受信文
書を分類した形式で一覧表示する。

【００４３】図２３に、受信文書一覧表示の一例を示
す。受信文書一覧表示７０では、各文書の流通属性フィ
ールドや、ヘッダ情報フィールドなど各内容から選択的
に表示される。ここでは、ヘッダ情報のタイトル、送信
元ユーザＩＤなどを利用して、タイトル７１−１，送付
者７２−１などのデータを生成している。

【００４４】ステップ３０６では、オペレータに、表示
した文書一覧の中から処理対象の文書を選択させる。ス
テップ３０８では、選択された文書が暗号化文書かどう
かを識別し、暗号化文書であれば、ステップ３１０で、
暗号を復元可能かどうかを識別し、復元不可能であれ
ば、ステップ３２４で、メッセージを表示し、復元可能
であれば、ステップ３１２で、暗号を復元する。ステッ
プ３１４で、選択された文書に対する作業端末画面（作
業シート）を表示する。

【００４５】図２４に作業シートの一例を示す。作業シ
ート８０は、属性表示領域８０−１，送付物件表示領域
８０−２，ワーク表示領域８０−３で構成される。属性
表示領域８０−１は、タイトルの内容などの作業対象文
書に関する属性を表示し、送付物件表示領域８０−２
は、使用ツールなどを表示する。ワーク表示領域８０−
３は、グループ領域８０−３１，個人領域８０−３２で
構成され、グループ表示領域８０−３１では、作業内容
フィールドに定義された作業が表示され、個人領域８０
−３２には、作業対象文書に対して、オペレータが個人
的に定義した作業内容（ＤＢ参照、ファイリングなど）
を表示する。

【００４６】ステップ３１６で、作業種別選択する。図
２２は作業種別選択の詳細な処理フローを示す。ここで
は、文書データの作業内容フィールドに定義された作業
データを実行する。本実施例では、作業内容フィールド
に定義できる作業データには、文書作成，承認／拒否，
コメント記入がある。ステップ２０００で、文書作成か
どうかを選択し、文書作成であれば、ステップ２００２
で、使用ツールを選択し、ステップ２００４で、選択し
たツールを起動する。使用ツールを選択しない場合に
は、ステップ２００６で、既定されたツールを起動す
る。ステップ2008では、文書を作成し、ステップ２０１
０で、文書作成が終了したかどうかをチェックする。ス
テップ２０１２では、承認処理かどうかをチェックし、
承認処理であれば、ステップ２０１４で承認処理を実行
する。ステップ２０１６では、拒否処理かどうかをチェ
ックし、拒否処理であれば、ステップ２０１８で拒否処
理を実行する。ステップ２０２０では、コメント記入処
理かどうかをチェックし、コメント記入処理であれば、
ステップ２０２２でコメント記入処理を実行する。ステ
ップ２０２４では、文書の作業内容フィールドに定義さ
れた全作業を終了したかどうかをチェックし、終了して
いなければ、ステップ２０００〜２０２４の処理を繰返
し、そうでなければリターンする。

【００４７】再び、図２１に戻り、ステップ３１８で
は、処理した文書を文書流通サーバに返信する。ステッ
プ３２０では、他の文書を処理するかどうかを指定し、
処理する場合には、ステップ３０００以降の処理を繰返
し、そうでなければ、ステップ３２２で、端末処理を終
了するかどうかを指定する。終了しない場合には、ステ
ップ３００以降の処理を繰返し、そうでなければ終了す
る。

【００４８】

【発明の効果】本発明によれば、画像入力された文書か
ら、各文書（作業）における役割および回覧順序を抽出
することができるため、回覧先となる役割、および、役
割により定義された回覧順序に関する情報の設定作業を
簡易化することができる。さらに、組織情報を利用する
ことにより、役割のいずれか一つに役割担当者を特定す
れば、回覧する文書に関する全ての役割に対応する担当
者の名前あるいはユーザＩＤを自動設定することも可能
となる。

【図面の簡単な説明】

【図１】システム構成のブロック図。

【図２】文書流通サーバの構成のブロック図。

【図３】作業端末の構成のブロック図。

【図４】文書流通の処理フローチャート。

【図５】業務定義の処理フローチャート。

【図６】流通経路認識の処理フローチャート。

【図７】回覧文書の一例の説明図。

【図８】業務情報テーブルの一例の説明図。

【図９】作業グループ定義の処理フローチャート。

【図１０】担当者名／流通属性入力画面の一例の説明
図。

【図１１】作業グループの表示例の説明図。

【図１２】組織情報の一例の説明図。

【図１３】作業グループテーブルの一例の説明図。

【図１４】流通属性入力の処理フローチャート。

【図１５】流通制御の処理フローチャート。

【図１６】文書の構成例の説明図。

【図１７】ヘッダ情報の構成例の説明図。

【図１８】作業内容の構成例の説明図。

【図１９】作業権限の構成例の説明図。

【図２０】流通属性の構成例の説明図。

【図２１】端末処理の処理フローチャート。

【図２２】作業種別選択の処理フローチャート。

【図２３】受信文書一覧の一例の説明図。

【図２４】作業端末画面の一例の説明図。

【符号の説明】

１…文書流通サーバ、２−１〜３…作業端末、３…ＬＡ
Ｎ。

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (51)Int.Cl.⁵ 識別記号庁内整理番号ＦＩ技術表示箇所Ｈ０４Ｌ 12/54 12/58 (72)発明者鈴木友峰神奈川県横浜市戸塚区戸塚町5030番地株式会社日立製作所ソフトウェア開発本部内

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】文書を格納する文書格納手段と、役割およ
び役割担当者を含む組織情報を管理する組織情報ファイ
ルと、前記役割担当者を入力する手段と、端末間で文書
を送受信する送受信手段とを備えたネットワークシステ
ムにおいて、前記組織情報を利用して文書の流通経路上にある前記役
割担当者および流通順序を設定し、設定した流通順序に
従って、前記端末間で、文書を流通することを特徴とす
る文書回覧経路定義方式。
【請求項２】文書を格納する文書格納手段と、役割およ
び役割担当者を含む組織情報を管理する組織情報ファイ
ルと、前記役割担当者を入力する手段と、端末と文書を
送受信する送受信手段とを備えた文書流通サーバと、受
信した文書を格納する文書格納手段と、文書の内容を表
示する表示手段と、文書流通サーバと文書を送受信する
送受信手段とを備えた端末とを接続するネットワークシ
ステムにおいて、前記組織情報を利用して文書の流通経路上にある前記役
割担当者および流通順序を設定し、設定した流通順序に
従って、端末と文書流通サーバ間で、文書を流通するこ
とを特徴とする文書回覧経路定義方式。
【請求項３】画像入力手段と、入力した文書から流通経
路に関する情報が印刷された流通経路情報印刷領域を切
り出す領域切り出し手段と、文字領域を抽出してコード
データに変換する文字認識手段と、前記流通経路情報印
刷領域から文字領域の座標を算出する座標算出手段とを
備え、前記画像入力手段により入力した文書から、領域切り出
し手段により前記流通経路情報印刷領域を切り出し、切
り出した前記流通経路情報印刷領域から、少なくとも一
つの文字領域を抽出し、文字認識手段により、文字領域
をコードデータに変換するとともに、座標算出手段によ
り、各文字領域の座標を算出し、算出した座標の位置関
係から流通順序を生成することを特徴とする文書回覧経
路定義方式。
【請求項４】画像入力手段と、入力した文書から流通経
路に関する情報が印刷された流通経路情報印刷領域を切
り出す領域切り出し手段と、文字領域を抽出してコード
データに変換する文字認識手段と、順序関係を示す順序
記号を抽出して順序関係を識別する順序関係識別手段と
を備え、前記画像入力手段により入力した文書から、領域切り出
し手段により前記流通経路情報印刷領域を切り出し、切
り出した前記流通経路情報印刷領域から、少なくとも一
つの文字領域を抽出し、文字認識手段により、文字領域
をコードデータに変換するとともに、順序関係識別手段
により、各文字領域間に存在する順序記号を抽出し、各
文字領域の順序関係を識別することにより流通順序を生
成することを特徴とする文書回覧経路定義方式。
【請求項５】請求項１において、上記組織情報ファイル
で管理されている該当する役割がない場合、役割と同じ
階層にある役割を探索し、探索した役割の役割担当者を
流通情報に設定する文書回覧経路定義方式。
【請求項６】請求項１において、上記組織情報ファイル
で管理されている役割担当者において、前記役割担当者
と同じ階層もしくは、上位の階層にある役割担当者に代
替処理の権限を与える文書回覧経路定義方式。
【請求項７】請求項１において、上記組織情報ファイル
で管理されている役割担当者として、上記役割を担当す
る個人の氏名あるいはユーザＩＤを利用する文書回覧経
路定義方式。
【請求項８】請求項３において、上記流通経路情報印刷
領域内に上記順序記号が存在する場合には、順序関係識
別手段により、各文字領域間に存在する順序記号を抽出
し、各文字領域の順序関係を識別することにより流通順
序を生成し、文字領域間に順序記号が存在しない文字領
域に対しても、周囲にある順序記号が規定する順序関係
に従って、流通順序を生成する文書回覧経路定義方式。