JPH06164881A - 電子ファイルシステム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 ファクシミリ受信文書ファイル検索時のオペ
レータの負担を軽減することが可能な電子ファイルシス
テムを提供する。 【構成】 オペレータが操作部８を操作して制御装置１
にファクシミリ受信登録の指示を行うと、制御装置１は
ファクシミリ入出力制御装置４に受信の指示を行う。そ
の後、ファクシミリ入出力制御装置４は外部ファクシミ
リからの着信があると受信情報と時計機構１０の日時に
よりタイトル情報を作成し、制御装置１にて通信障害文
書管理テーブル５ａを参照／更新することにより、通信
障害が発生したか、または、再送文書であるかの判別を
行ない、受信文書と共に光ディスク入出力制御装置２を
介し光ディスク３に登録する。このとき、障害による再
送文書の場合には、既着の障害文書と置き換え、通信障
害の発生した文書が多重に登録されることを回避する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、電子ファイルシステム
に関し、特に、画像入出力手段の１つであるファクシミ
リ送受信機能を備えた電子ファイルシステムに適用して
有効な技術に関する。

【０００２】

【従来の技術】たとえば、事務処理の合理化の一手法と
して、大量の文書や画像データを大容量の光ディスクな
どの記録媒体に格納するとともに、登録データの高速な
検索／表示／印刷などを可能にした電子ファイルシステ
ムが広範に普及してきている。

【０００３】このような電子ファイルシステムでは、利
便性の向上のため、ファクシミリ送受信機能を備えたも
のが出現している。

【０００４】従来のこのようなファクシミリ送受信機能
を備えた電子ファイルシステムとしては、たとえば、特
開平３−８０６６４号公報に開示されているように、遠
隔地にあるファクシミリからの受信画像を受信した頁単
位で、直接光ディスク等の記録媒体に書き込む手段を持
つものが知られていた。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】上記従来技術は、ファ
クシミリより送られてきた画像を受信し、直接光ディス
ク等の記録媒体に登録する手段は提供していたが、受信
登録中に外部要因により発生する通信障害等により、受
信原稿の全頁が受信されなかった文書の登録への配慮が
されておらず、通信障害等により全頁の途中までしか登
録されていない文書と、発信者の手により再送された文
書とが、別の文書名で光ディスク等の記録媒体上に重複
して各々登録されていた。

【０００６】ファクシミリの受信では、通信障害が発生
し通信途中で異常が発生しても受信の完了している頁に
ついては、受信した画像を保持して出力する。これは、
送り手と受け手の間で通信文書が紛失してしまう事を防
止する意味がある。

【０００７】一般のファクシミリでは、出力が用紙上へ
の印刷という形式で行われるため、受信者が目で見比べ
ることにより通信障害文書と、その再送文書とを容易に
判断できるが、電子ファイルシステムの場合光ディスク
等の記録媒体の中に書き込まれ、受信者は、文書名の一
覧表しか見比べることができず、その文書名の文書が通
信障害の発生した文書であるか、また、通信障害の発生
した文書である事はわかっても、その文書が再送されて
いるか、再送されているのであれば、どの文書であるか
を判別することが出来ず、全文書の受信画像を表示させ
て調べるしか判別の方法が無く、オペレータに対し多大
な負担をかけていた。

【０００８】また、同一内容の文書が重複して存在する
こととなり、記録媒体の利用効率も悪化する。

【０００９】本発明の目的は、上記問題点を解決し、通
信障害等により全頁受信できなかった文書と、その再送
文書の認識を可能とし、通信障害等により全頁受信でき
なかった文書については、その再送された文書に書換え
ることにより、ファクシミリ受信文書ファイル検索時の
オペレータの負担を軽減することが可能な電子ファイル
システムを提供することにある。

【００１０】本発明の他の目的は、通信障害に起因して
記録媒体に同一の文書が重複して登録されることを防止
し、記録媒体の有効利用を図ることが可能な電子ファイ
ルシステムを提供することにある。

【００１１】本発明の前記ならびにその他の目的と新規
な特徴は、本明細書の記述および添付図面から明らかに
なるであろう。

【００１２】

【課題を解決するための手段】本願において開示される
発明のうち、代表的なものの概要を簡単に説明すれば、
下記のとおりである。

【００１３】すなわち、本発明は、一定の符号化則で符
号化された画像データを記憶する記録媒体と、この記録
媒体に記録する画像を一時的に保持するメモリと、ファ
クシミリ送受信機能を有するファクシミリ入出力制御装
置と、このファクシミリ入出力制御装置が受信した画像
データを符号化則の符号化データに変換する画像処理プ
ロセッサと、符号化データを記録媒体に記録する媒体入
出力制御装置と、システム全体の制御を司る制御装置と
を有する電子ファイルシステムにおいて、ファクシミリ
送受信機能による文書の画像受信時に発生した通信障害
等を検出し通信障害文書を管理する手段と、公衆網を介
したファクシミリより到来する文書が、前回の通信障害
によるものの再送文書であるかを判別する手段を有する
構成としたものである。

【００１４】

【作用】上記した本発明の電子ファイルシステムでは、
通信障害等が発生し、全頁受信登録できなかった文書
（通信障害文書）を管理するための手段の一例として通
信障害文書管理テーブルを持ち、受信中に通信障害が発
生した時は、登録文書の名称と共に受信開始日時，発信
端末ＩＤ（送信端末識別信号），１頁目の画像パラメー
タ（画像サイズ，線密度，データ圧縮方式，画像データ
量等）を格納し管理する。再送を行う時、発信者は再送
文書の１頁目の予め定められた位置に、再送文書である
事を意味するマークを付け送信する。

【００１５】受信側電子ファイルシステムでは、受信
時、１頁目に再送を意味するマークが付与されているか
を識別し、付与されている時は、通信障害文書管理テー
ブルに格納されている障害管理情報を比較して、再送文
書に該当するものを選びだし、その再送文書に相当する
通信障害文書のファイルを消去し、新たに受信した文書
をファイルに書き込む。

【００１６】また、発信側ファクシミリがメモリ等に送
信文書を蓄積していて、自動、または、オペレータの指
示により再送するケースがある。この場合、発信者が送
信文書の１頁目に再送を意味するマークを付与する事が
できず、再送マークでの判別が不可能であるため、電子
ファイルシステムの受信では、通信障害文書が管理され
ている場合は、１受信毎に通信障害文書管理テーブル
に、格納されている管理情報と受信原稿とを比較し、条
件の一致するものがあるかチェックする。この時、条件
の一致した管理情報があったら、該当する登録文書の１
頁目の画像を読み出し、受信原稿の１頁目の画像との比
較を行う。この時、画像が一致したならばその文書が再
送文書であると判断し、該当する通信障害文書を消去
後、新たに受信した文書を光ディスク等の記録媒体に書
き込む。

【００１７】発信者が必ず再送を行うとは限らないた
め、通信障害文書管理テーブル上の管理情報が残ってし
まう場合がある。それを防止するために受信開始時間よ
り、２４時間を経過した管理情報については、発信者ま
たは、発信側ファクシミリに再送を行う意志がないもの
と判断し、情報を消去する。この場合、管理対象外とな
った通信障害文書については、登録時に文書名の一部に
通信障害が発生した事を意味する情報を付与し、後の検
索時にオペレータが文書名一覧表等を見ることで認識す
ることが出来るようにする。

【００１８】この事により、不必要に通信障害文書管理
テーブルに管理情報が蓄積されることに起因して、文書
検索等の処理効率が悪くなるのを防止する事ができる。
この通信障害管理情報を保持している時間は、ここでは
２４時間と決めたが、電子ファイルシステムのパラメー
タ等の指定により、何時間としてもかまわない。

【００１９】

【実施例】以下、図面を参照しながら、本発明の一実施
例である電子ファイルシステムについて詳細に説明す
る。

【００２０】図１に本実施例に係る電子ファイルシステ
ムの構成を示す。

【００２１】図１において、制御装置１は、電子ファイ
ルシステム全体の制御を行う。制御装置１の指示下で、
ファクシミリ入出力制御装置４は、ファクシミリ機能を
担当し、受信データのメモリ５上への展開や通信回線と
の入出力等を司る。

【００２２】画像処理プロセッサ１１は、メモリ５に一
時保持されている画像を符号化し、光ディスク入出力制
御装置２を介して光ディスク３に登録する。または、逆
に光ディスク３の記憶データをメモリ５上に展開する。

【００２３】操作部８は、ユーザよりの指示を受け付
け、制御装置１に伝達する。

【００２４】表示装置９は、制御装置１の制御下で制御
情報やメモリ上に展開された画像を表示する。

【００２５】画像入力部７は、イメージスキャナ等を有
し、メモリ５上に展開する画像データを発生する。画像
印刷装置６は、メモリ上に展開された画像を印刷する。

【００２６】時計機構１０は、後述のようなファクシミ
リ受信の時刻の検出や、時限性のある処理における経過
時間の把握に用いられる時刻情報を提供する。

【００２７】まず、本実施例に係る電子ファイルシステ
ムの動作の概要について説明する。

【００２８】本電子ファイルシステムのオペレータが、
操作部８を操作して制御装置１に画像情報のファクシミ
リ受信データの登録の指示を行うと、制御装置１はファ
クシミリ入出力制御装置４に受信の指示を行う。その
後、ファクシミリ入出力制御装置４は外部ファクシミリ
からの着信があると、受信情報（発信元ダイヤル番号，
発信元情報，パスワード等）と時計機構１０の日付と時
刻により、タイトル情報を作成する。そして、受信画像
を画像処理プロセッサ１１により光ディスク用に圧縮し
て、タイトル情報と共に、光ディスク入出力制御装置２
を介して光ディスク３に登録する。光ディスク３に登録
された画像データを検索する場合には、タイトル情報を
用いて検索する。そして検索した画像データを光ディス
ク３から読み出し、表示装置９への表示や、画像印刷装
置６での印刷を行う。

【００２９】この場合、メモリ５の一部には、後述のよ
うな構成の通信障害文書管理テーブル５ａが設けられて
おり、ファクシミリ入出力制御装置４による文書データ
の受信中に障害が発生した場合の回復処理を効果的に遂
行するための各種情報が設定されている。

【００３０】次に本実施例の処理を図２および図３のフ
ローチャートを用いて説明する。なお、図２，図３にお
けるＡ〜Ｄの符号は、分岐先および戻り先の関係を示し
ている。

【００３１】電子ファイルシステムのオペレータが操作
部８を操作して、制御装置１に対しファクシミリ画像受
信処理を指示すると、制御装置１の制御によりファクシ
ミリ入出力制御装置４は着信待ちの状態となる。この状
態の時に着信があると、ファクシミリ入出力制御装置４
からの着信報告により、制御装置１が受信登録処理を開
始する。

【００３２】制御装置１の受信登録処理では、まずメモ
リ５の中に割振られている通信障害文書管理テーブル５
ａを見に行き、通信障害文書が管理（登録）されている
かの確認（ステップＳ２００）を行い、管理されていな
ければ、以下に示す通常の受信文書登録の処理を行う。
まず、受信情報と受信開始日時により、画像登録のため
のタイトル（以降文書名という）を作成する（ステップ
Ｓ２０１）。次に、この文書名と共に受信画像を頁単位
で、光ディスク等の記録媒体に書き込む（ステップＳ２
０２）。

【００３３】１頁が正常に受信完了し、次頁が存在する
ときは、次頁の受信を行い、次頁がなくなるまでステッ
プＳ２０２からステップＳ２０４の処理を繰り返す。

【００３４】この時にステップＳ２０３にてｎ頁目が、
発信端末の異常，回線品質等による通信障害による受信
側端末（電子ファイルシステム）での画質不良検出，ま
たは、受信側端末（電子ファイルシステム）の異常等の
要因により、正常に受信完了しなかった時は、発信側フ
ァクシミリにｎ頁目の受信誤りを通知し受信を中止する
（ステップＳ２０６）。

【００３５】また、受信途中に異常が発生し、途中まで
しか受信されなかったｎ頁は廃棄し（ステップＳ２０
７）、通信障害が発生したことを電子ファイルシステム
使用のオペレータに通知するため、表示装置９に通信管
理レポートを表示する（ステップＳ２０８）。

【００３６】通信障害が１頁目で発生した場合は、前述
のステップＳ２０７にて通信障害発生頁を廃棄するた
め、光ディスク等の記録媒体に画像が書き込まれないた
め、通信管理レポートにて、通信障害の発生したことを
オペレータに通知するだけで、受信処理を終了する（ス
テップＳ２０９）。

【００３７】通信障害が２頁以降で発生した時は、光デ
ィスク等の記録媒体上には、文書名と共に通信障害の発
生したｎ頁−１までの画像が登録されている。この文書
は完全な文書ではないため、検索時にオペレータが認識
できる様に、検索時のキーワードとなる文書名の一部
に、通信障害が発生して全頁受信されていない文書であ
るメッセージを追加する（ステップＳ２１０）。また、
後に同一文書が再送されてきた時に書換える事が可能と
なる様、通信障害文書管理テーブル５ａに管理情報を格
納し受信処理を終了する（ステップＳ２１１）。

【００３８】図４にメモリ５の中に割振られている通信
障害文書管理テーブル５ａの管理情報フォーマットを示
す。通信障害文書管理テーブル５ａでは前述の様に通信
障害等が発生し全頁受信できなかった受信文書につい
て、光ディスク３に登録されている該当文書名と受信開
始日時，発信側端末より送られてくる送信端末識別信
号，受信原稿１頁目の画像サイズ，線密度，データ圧縮
方式等の画像パラメータ，１頁目画像の圧縮データ量を
管理情報として格納する。

【００３９】また、通信障害文書管理テーブル５ａは該
当する文書の再送がなされた時に消去されるが、発信者
が必ずしも再送を行うとは限らない。そのため管理情報
の件数が次第に蓄積され、メモリ容量を超えてしまう事
も考えられる。従って通信障害文書管理テーブル５ａ
は、１受信終了毎に更新され、更新時受信開始日時から
２４時間を経過したものについては、再送されてこない
との判断により、管理情報を消去する（ステップＳ２０
５）。この管理情報を保持している時間は、本実施例で
は２４時間と決めているが、使用する環境により、電子
ファイルシステムのシステムパラメータ等の指定によ
り、任意の値を設定することを可能とする。

【００４０】外部ファクシミリからの着信があった時、
ステップＳ２００の判定処理において通信障害管理テー
ブル５ａ上に管理情報が存在し、通信障害文書が管理さ
れている時は、以下に示す処理を行なう。

【００４１】まず、１頁目画像を受信し光ディスク等の
記録媒体には、直接登録せず一時的にメモリ５に格納し
（ステップＳ２１２）、今受信している原稿の送信端末
識別信号と、１頁目の画像はパラメータ，１頁目の画像
圧縮データ量を通信障害文書管理テーブル５ａの管理情
報と比較し、一致するものを捜す（ステップＳ２１３，
ステップＳ２１４）。

【００４２】但し、１頁目の画像圧縮データ量の比較に
ついては、発信側ファクシミリのスキャナで、同じ原稿
を再度読み取ったものを比較するため誤差が生じる可能
性がある。従って画像圧縮データ量の一致を判断すると
きは、１％程度の差を許容する。また、後述する再送マ
ークのエリアは、圧縮データ量に含まないものとする。

【００４３】ステップＳ２１３、ステップＳ２１４の処
理で条件の一致する文書がない時は、再送文書ではない
との判断により、前述のステップＳ２０１からの処理を
実行する。

【００４４】条件の一致する文書がある時は、メモリ上
に一時的に格納してある受信文書の１頁目の画像に、再
送マークが付いているかの確認を行う（ステップＳ２１
５）。ここで言う再送マークとは、発信者との間で予め
取り決めがなされているものであり、再送する際、発信
者は原稿に再送を意味するマークを記入し、電子ファイ
ルシステムで受信した時にこのマークを認識し、再送原
稿であると判断するものである。電子ファイルシステム
での再送マークの認識は、公知の技術であるＯＣＲ等の
認識技術を用いて行なう。

【００４５】この様にして再送マークを検出すると、ス
テップＳ２１３，ステップＳ２１４で条件が一致した文
書の再送文書であるとの判断をする。この時、ステップ
Ｓ２１３，ステップＳ２１４で条件の一致した文書が１
つであれば問題ないが、複数一致する文書が存在した場
合、再送されてきた文書が、どの通信障害文書に該当す
るか特定できない。そこで、さらに、条件の一致する文
書が１文書か否かを調べ（ステップＳ２１６）、１文書
以上の場合には、文書名に再送文書である事を意味する
情報を付与し（ステップＳ２２４）、ステップＳ２０１
からの処理により新たなファイルに登録する。また、１
再送文書にたいして複数の、条件の一致する通信障害文
書が存在した場合、２頁目の画像の圧縮データ量を比較
し、判断することにより判定の精度が向上する。

【００４６】発信側ファクシミリがメモリ付きファクシ
ミリである場合、通信障害発生時、自動またはオペレー
タの指示により、発信側ファクシミリ内のメモリに蓄積
されている原稿を再送してくるケースが考えられる。こ
の場合、発信側オペレータが再送マークを付与すること
が不可能となるため、再送文書である場合でもステップ
Ｓ２１５にて再送文書の判定ができない。この場合は、
ステップＳ２１３，ステップＳ２１４にて一致した該当
文書の１頁目の画像データを読み出し（ステップＳ２２
１）、受信した文書の１頁目の画像情報と比較する事
で、再送文書が別文書かの判別が可能である（ステップ
Ｓ２２２，ステップＳ２２３）。

【００４７】以上の様な手段で、再送文書である事と、
その再送文書に該当する通信障害文書が判別したら、該
当する文書を消去し、新たに再送されてきた文書の文書
名を作成し（ステップＳ２１７）、１頁単位で受信登録
を行う（ステップＳ２１８〜ステップＳ２２０）。この
時に再び通信障害等が発生した時は、ステップＳ２０６
からの処理を実行し、再度通信障害管理を行う。

【００４８】また、再送文書の登録方式として、通信障
害文書を消去して、新たに再送文書を登録する方式の他
に、光ディスク等の記録媒体上に既に登録されている該
当する通信障害文書の最終頁の後に次頁として、再送さ
れてきた文書を追加登録し、後にオペレータが同一文書
である事を再度確認してから、整理編集を行う方法もあ
る。

【００４９】以上本発明者によってなされた発明を実施
例に基づき具体的に説明したが、本発明は前記実施例に
限定されるものではなく、その要旨を逸脱しない範囲で
種々変更可能であることはいうまでもない。

【００５０】たとえば、通信障害文書管理テーブルを、
光ディスクなどの記録媒体の一部に持たせるようにして
もよい。

【００５１】

【発明の効果】本願において開示される発明のうち、代
表的なものによって得られる効果を簡単に説明すれば、
以下のとおりである。

【００５２】すなわち、本発明の電子ファイルシステム
によれば、電子ファイルシステムが自動的に、外部ファ
クシミリからの受信時、再送文書であるかを判断し、再
送文書である場合該当する通信障害文書を捜しだし、再
送文書と書換えるため、同一文書が重複して登録される
ことがなく、受信登録文書を検索する時の検索者への負
担が軽減される、という効果が得られる。

【００５３】また、同一文書が多重に格納されることが
なく、記録媒体をより有効に利用できる、という効果が
得られる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例である電子ファイルシステム
の構成の一例を示す概念図である。

【図２】本発明の一実施例である電子ファイルシステム
の作用の一例を示すフローチャートである。

【図３】本発明の一実施例である電子ファイルシステム
の作用の一例を示すフローチャートである。

【図４】本発明の一実施例である電子ファイルシステム
における通信障害文書管理テーブルの構成の一例を示す
概念図である。

【符号の説明】

１ 制御装置 ２ 光ディスク入出力制御装置（媒体入出力制御装置） ３ 光ディスク（記録媒体） ４ ファクシミリ入出力制御装置 ５ メモリ ５ａ 通信障害文書管理テーブル ６ 画像印刷装置 ７ 画像入力部 ８ 操作部 ９ 表示装置 １０ 時計機構 １１ 画像処理プロセッサ

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 一定の符号化則で符号化された画像デー
   タを記憶する記録媒体と、この記録媒体に記録する画像
   を一時的に保持するメモリと、ファクシミリ送受信機能
   を有するファクシミリ入出力制御装置と、このファクシ
   ミリ入出力制御装置が受信した画像データを前記符号化
   則の符号化データに変換する画像処理プロセッサと、前
   記符号化データを前記記録媒体に記録する媒体入出力制
   御装置と、システム全体の制御を司る制御装置とを有す
   る電子ファイルシステムであって、前記ファクシミリ送
   受信機能による文書の画像受信時に発生した通信障害等
   を検出し通信障害文書を管理する手段と、公衆網を介し
   たファクシミリより到来する文書が、前回の通信障害に
   よるものの再送文書であるかを判別する手段を有する電
   子ファイルシステム。