JPH06162162A - 電子ファイリングシステム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 イメージファイルとワードプロセッサ等で作
成されたコードファイルが一元管理が可能で、コードフ
ァイルの表示も可能な電子ファイリングシステムを提供
することを目的とする。 【構成】 入力手段１０１により入力したファイルに、
入力したファイルがイメージファイルかワードプロセッ
サ等で作成されたコードファイルかを区別する情報を付
加し、コードファイルの場合はプリンタ出力ファイルを
用いてプリンタ出力ファイル展開手段１０６を用いてコ
ードファイルのイメージ展開を行い登録手段１０３によ
り登録する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は電子ファイリングシステ
ムに関し、特に文書ファイルや画像ファイルの管理方法
および表示方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】近年、電子ファイリングシステムが通信
回線につながるようになり、電子ファイリングシステム
を複数の利用者（以下では、電子ファイリングシステム
の利用者を単に「利用者」と呼ぶ）が端末から利用する
ようになった。

【０００３】このように電子ファイリングシステムは通
信回線を介して複数の利用者に利用されるようになり、
電子ファイリングシステムをスキャナーから紙面を入力
してファイルの登録を行い、そのファイル（以下ではス
キャナー等から入力した画像ファイルのことを「イメー
ジファイル」と呼ぶ）の参照をするのみではなく、通信
回線を介して端末（パーソナルコンピュータ、ワークス
テーション等）からの利用者が、ワードプロセッサ、パ
ソコン、ＣＡＤ（Computer Aided Design）等で作成し
た文字や図形、イメージ等情報を記述したファイル（以
下では「コードファイル」と呼ぶ）の登録もしたいとい
う要望がでてきている。コードファイルを電子ファイリ
ングシステムで検索する場合、ワードプロセッサ等で作
成されたコードファイルは独自のファイル記述形式を持
っているため表示ができないという問題がある。

【０００４】このような問題を解決するために、利用者
がコードファイル登録の際に、登録するコードファイル
からイメージ展開を行うための情報（コンフィグデー
タ）を付加して登録することにより、コードファイルの
表示、印刷ができるという方法（特開平３−３５３６
０）が示されている。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】一般に、ワードプロセ
ッサ等で作成されたコードファイルは文字、罫線等の位
置情報や文字飾りに関する情報等のコントロールデータ
を含む。そして、これらコントロールデータを含むコー
ドファイルのファイル記述方法は一般に公開されていな
い。そのため利用者がコードファイルを登録する際に、
コードファイルからイメージ展開を行うための情報（コ
ンフィグデータ）を付加することは非常に困難である。
よって、電子ファイリングシステムでのコードファイル
の表示、印刷は上記方法では難しい。

【０００６】そこで本発明の電子ファイリングシステム
では、イメージファイルとコードファイルの一元管理が
可能で、かつコードファイルの表示が可能な電子ファイ
リングシステムを提供することを目的とする。

【０００７】

【課題を解決するための手段】上記課題を解決するため
に本発明の電子ファイリングシステムは、紙面のイメー
ジファイルの入力や、通信回線を通してのファイルの入
力をする入力手段と、処理手順や処理結果を表示する表
示手段と、ファイルを収めるための記憶手段と、コード
ファイルの登録において、登録するコードファイルを印
刷する際のプリンタコードで構成されたプリンタ出力フ
ァイルの入力をともなう登録手段と、プリンタ出力ファ
イルからイメージの展開を行うプリンタ出力ファイル展
開手段とを備えることを特徴とする。

【０００８】

【実施例】以下、本発明の一実施例について図面を用い
て説明する。

【０００９】図２は本発明の電子ファイリングシステム
の構成例を示すブロック図である。同図より、本発明の
電子ファイリングシステムは、各処理の制御をするＣＰ
Ｕ２０１、ＣＰＵ２０１が実行するプログラムを格納し
たＲＯＭおよびプログラムを実行するに当たって必要な
作業領域のためのＲＡＭとで構成されたメモリ２０２、
表示装置２１３と接続するための表示装置インターフェ
ース２０３、キーボード２１４と接続するためのキーボ
ードインターフェース２０４、ファイルを収める記憶装
置２１５と接続するための記憶装置インターフェース２
０５、画像ファイルを入力するためのスキャナー２１６
と接続するためのスキャナーインターフェース２０６、
プリンタ２１７と接続するためのプリンタインターフェ
ース２０７、通信装置２１８と接続するための通信装置
インターフェース２０８、電子ファイリングシステム内
の共通バス２０９とから構成されている。表示装置２１
３にはＣＲＴ、液晶ディスプレー、プラズマディスプレ
ー等が用いられ、記憶装置２１５にはハードディスク装
置、光磁気ディスク装置等が用いられる。

【００１０】図１は、メモリ２０２内のＲＯＭにプログ
ラムとして収められている本発明の処理手段を示す図で
ある。なお、本実施例において各処理手段はプログラム
として実現しているが、専用のハードウェアで実現して
もかまわない。

【００１１】図１より本実施例における電子ファイリン
グシステムは、スキャナもしくは通信回線を介して行わ
れるファイルの入力を制御するための入力手段１０１
と、各種処理手順や処理結果を表示装置に表示するため
の表示手段１０２、ファイルの登録を行うための登録手
段１０３、登録されたファイルの検索を行うための検索
手段１０４、必要に応じて通信回線を介して端末側に検
索したファイルの転送を行う転送手段１０５、プリンタ
出力ファイルのイメージ展開を行うプリンタ出力ファイ
ル展開手段１０６により構成されている。ここで、プリ
ンタ出力ファイルとはコードファイルを印刷する際に、
プリンタへ送るプリンタコードで構成されたファイルの
ことである。

【００１２】図３は登録手段１０３によるイメージファ
イルおよびコードファイルの登録の処理の流れを示す流
れ図である。以下で、図３を用いて登録手段１０３につ
いて説明する。

【００１３】利用者により、ファイル登録のために登録
手段１０３が起動されると、登録手段１０３は利用者に
対して登録するファイルに関する情報を入力するように
要求する（ステップ３０１）。登録するファイルに関す
る情報とは、ファイルのタイトル、キーワード等のこと
である。さらに、登録するファイルがイメージファイル
であるか、コードファイルであるか指定する。コードフ
ァイルの場合は、コードファイルを作成したツール名
（ワードプロセッサ名、パソコンで用いたソフト名、Ｃ
ＡＤ名等）を入力する。なお、電子ファイリングシステ
ム本体からイメージファイルのみの登録がされる場合
は、登録するファイルがイメージファイルと自動的に設
定されるものとする。また、通信回線を介して端末から
コードファイルのみの登録がされる場合は、登録するフ
ァイルがコードファイルと自動的に設定されるものとす
る。さらに、必要に応じてシステムにより管理番号等の
情報が自動的に付加されるもとのする。以下では、利用
者により設定された情報とシステムにより自動的に設定
された情報を総称して「ファイル情報」と呼ぶことにす
る。

【００１４】次に、入力手段１０１を用いてスキャナー
２１６もしくは通信装置２１８を介してファイルの入力
を行う（ステップ３０２）。このとき、コードファイル
を入力する場合、原則としてコードファイルとプリンタ
出力ファイルの２つのファイルの入力を行うものとす
る。なお、プリンタ出力ファイルの作成方法、入力方法
については後ほど説明する。

【００１５】ステップ３０２で入力されたファイルがイ
メージファイルかコードファイルかファイル情報より判
断する（ステップ３０３）。イメージファイルの場合
は、ステップ３０６へ進む。

【００１６】入力されたファイルがコードファイルの場
合、入力されたコードファイルとともにプリンタ出力フ
ァイルも入力されたか判断する（ステップ３０４）。

【００１７】コードファイルととに、プリンタ出力ファ
イルの入力も行われた場合、プリンタ出力ファイル展開
手段１０６を用いて、プリンタ出力ファイルからイメー
ジ展開を行う（ステップ３０５）。ここで展開したイメ
ージを用いることにより、登録したコードファイルの表
示、印刷が可能となる。コードファイルをプリンタへ印
刷する際にプリンタへ送るプリンタコードをファイル化
したプリンタ出力ファイルを用いた理由は、プリンタへ
送るプリンタコードからイメージへの展開方法は一般に
公開されており、プリンタコードを用ればコードファイ
ルから直接イメージ展開するより多くの種類のコードフ
ァイルのイメージ展開が可能となるからである。コード
ファイルを印刷のためにプリンタへ出力するプリンタコ
ードは出力するプリンタの種類に異なる。そこで、プリ
ンタ出力ファイル展開手段１０６は１つもしくは複数の
プリンタコードからイメージ展開する手段を持つものと
する。なお、ステップ３０２で入力するプリンタ出力フ
ァイルは、例えばαというプリンタへ出力する際のプリ
ンタコードαで構成されたプリンタ出力ファイルのみ受
け付けるようにしてもよいし、どの種類のプリンタコー
ドで構成されたプリンタ出力ファイルであるかという情
報を加えて、プリンタ出力ファイルの入力を行っても良
い。ここでプリンタ出力ファイルからイメージ展開する
際に、文字コード部分のみを抜き出せば文字コードのみ
で構成されたテキストファイルとして活用もできる。

【００１８】最後に、ステップ３０１で設定したファイ
ル情報とともに、ステップ３０２で入力したファイルお
よびステップ３０５でイメージ展開してたイメージを記
憶装置２１５へ登録し（ステップ３０６）、ファイルの
登録処理を終了する。

【００１９】ここで、ステップ３０６でのファイル情報
とイメージファイルもしくはコードファイルの登録につ
いて図４を用いて説明する。図４（ａ）は、ファイル情
報を情報部４０１として、入力されたイメージファイル
もしくはコードファイルを収めるデータ部４０２に付加
した場合を示す図である。図４（ａ）では情報部４０１
内にファイル種類を示す項目があり、この項目によりイ
メージファイルかコードファイルかを区別することがで
きる。さらに、コードファイルの場合、コードファイル
を作成したツール名（ワードプロセッサ名、パソコンで
用いたソフト名、ＣＡＤ名等）も情報として加える。図
４（ａ）の例では、ファイル４０３がイメージファイル
の場合で、ファイル４０４がコードファイルの場合であ
る。また、ファイル４０４では、「Ａ」というコードフ
ァイル作成ツールにより作成されたことが情報として含
まれている。

【００２０】コードファイルの登録について、図５を用
いてさらに詳しく説明する。コードファイル登録の際に
コードファイルとともにプリンタ出力ファイルが入力さ
れる場合、登録手段１０３によりファイルの登録が５０
１のように行なわれる。すなわちプリンタ出力ファイル
はプリンタ出力ファイル展開手段１０６により、イメー
ジ展開が行われる。このとき、必要に応じて文字コード
のみ抜き出すものとする。そして、５０１のようにデー
タ部４０２には入力されたもとのコードファイルととも
に、プリンタ出力ファイルよりイメージ展開したコード
ファイルのイメージ、プリンタ出力ファイルより抜き出
したテキストを収める。

【００２１】ファイル入力（ステップ３０２）の際に、
コードファイル作成ツールにプリンタ出力機能がないた
めプリンタ出力ファイルの入力がどうしても行えない、
もしくはプリンタ出力ファイル展開手段１０６がイメー
ジ展開できないプリンタコードのプリンタ出力ファイル
が入力された場合について説明する。上記のような場
合、入力されたコードファイルのイメージ展開が不可能
である。そこで、５０２のように情報部４０１にはイメ
ージ展開が不可能であったという情報を加え、データ部
４０２には入力されたもとのコードファイルを収める。

【００２２】また、ファイル情報とイメージファイルも
しくはコードファイルの登録について、別の例を図４
（ｂ）を用いて説明する。図４（ｂ）は、ファイル情報
を検索用情報として管理する場合のものである。この検
索用情報の中に、ファイル種類を示す項目を設け、イメ
ージファイルかコードファイルかを区別する。この場
合、図１に示すように、記憶装置２１５に検索用情報と
登録された各ファイルをもつことになる。このとき各フ
ァイルは、図４（ａ）もしくは図５と同じであってもよ
いが、例えば情報部４０１にはファイル番号のみをもつ
等の方法により検索用情報と各ファイルが対応づけられ
ていればよい。また、イメージに関しては画像圧縮を行
い保存するとよい。

【００２３】次にコードファイルの登録の際のプリンタ
出力ファイルの作成方法について図６、図７を用いて説
明する。図６、図７においはステップ３０１のファイル
情報設定により、入力されるファイルがコードファイル
であると判断された場合の処理であり、登録するコード
ファイルを作成したツールによりコードファイルをプリ
ンタへ印刷することが可能な場合である。

【００２４】図６は電子ファイリングシステムに接続す
るプリンタ２１８を端末側からリモートプリンタとして
利用できる場合のプリンタ出力ファイルの作成方法を説
明するための図である。同図により図３におけるファイ
ル入力（ステップ３０２）の処理をステップ６０１から
６０３で説明する。なお、ファイリングシステム本体に
コードファイル作成ツールが存在し、そこで作成したコ
ードファイルの登録を行う際にはプリンタ出力ファイル
の作成はリモートプリンタ機能の有無に左右されない
が、ここで併せて説明する。

【００２５】始めに、コードファイル作成ツールで作成
したコードファイルの入力を行う（ステップ６０１）。
システム本体から入力する場合は、コードファイルのフ
ァイル名の指定により行われ、端末から入力する場合
は、端末側で指定したコードファイルを通信回線を介し
て電子ファイリングシステム本体に送ることにより行わ
れる。

【００２６】続いて、ステップ６０１で入力したコード
ファイルを作成したツールを用いて電子ファイリングシ
ステムに接続されたプリンタ２１８に印刷するように利
用者要請する（ステップ６０２）。端末からコードファ
イルを作成したツールを使って印刷する場合は、リモー
トプリンタ機能を用いてプリンタ２１８への印刷を行
う。

【００２７】最後に、電子ファイリングシステムに接続
されるプリンタ２１８へ送られてくる印刷用プリンタコ
ードを実際にはプリンタ２１８へは送らずに、送られて
きたプリンタコードをファイルに書き込むことによりプ
リンタ出力ファイルの作成を行う（ステップ６０３）。
すなわち、ステップ６０２でプリンタ出力実行要請が行
われた場合には、電子ファイリングシステムの本体側で
プリンタ出力処理においてプリンタ２１８へプリンタコ
ードを送らずにファイルに書き込むように自動的に設定
すればよく、その他の場合にはプリンタ２１８へプリン
タコードを送るようにすればよい。

【００２８】端末側でリモートプリンタ機能を使えない
場合のプリンタ出力ファイルの作成方法を図７（ａ）を
用いて説明する。

【００２９】まず、コードファイル作成ツールによりコ
ードファイルの作成、保存を行う（ステップ７０１）。

【００３０】コードファイルを作成したコードファイル
作成ツールにより、作成したコードファイルのプリンタ
出力を行うことによりプリンタ出力ファイルを端末側に
作成する（ステップ７０２）。ここでの処理を図７
（ｂ）を用いて説明する。端末においてコードファイル
作成ツールと端末に接続されたローカルプリンタとの間
にプリンタ出力ファイル化手段７１２を設ける。そし
て、普段はツール７１１で印刷処理を行う場合、送られ
てくるプリンタコードを端末に接続されたローカルプリ
ンタへ送るが、ステップ７０２でのプリンタ出力ファイ
ル作成においては、プリンタ出力ファイル化手段７１２
により、ローカルプリンタへプリンタコードを送らずに
ファイルに書き込むように設定してプリンタ出力ファイ
ルの作成を行う。なお、プリンタ出力ファイル化手段７
１２は、端末からファイルを登録するための手段の一部
として供給されるものとするが、端末側の機能としてあ
る場合にはその機能を用いてもよい。

【００３１】ステップ７０１、７０２で作成したコード
ファイルおよびそのプリンタ出力ファイルを図３のファ
イル入力（ステップ３０２）の際に、通信回線を介して
電子ファイリングシステムに送るものとする。

【００３２】以上のようにして、端末や電子ファイリン
グシステム本体からイメージファイルやコードファイル
の登録を行う。

【００３３】上記登録手段１０３により登録されたファ
イルを検索手段１０４により検索する方法を図８を用い
て説明する。なお、図８において端末側のみに関する処
理には点線で示した。

【００３４】まず、利用者が検索手段１０４を起動する
と、キーワード等の検索対象となるファイルを絞るため
の情報の入力を利用者に要請し、入力が終わると検索を
始める（ステップ８０１）。ここで、ファイルを登録す
る領域が階層構造になっている場合は、検索したい階層
の指定を行ってもよい。

【００３５】ステップ８０１の検索結果の表示例を図９
に示す。図９（ａ）は、検索結果を一覧表にして示した
表示例である。また図９（ｂ）は縮小イメージを用いた
検索結果一覧の表示例である。図９（ｂ）において９０
１のようなイメージファイルはデータ部４０２のイメー
ジから縮小イメージを作成しタイトルとともに表示し、
９０２のようなコードファイルでプリンタ出力ファイル
展開手段１０６によりイメージ展開したものに関して
は、データ部４０２のコードデータのイメージを用いて
縮小イメージを作成しタイトル、ツール名とともに表示
し、９０３のようなコードファイルでプリンタ出力ファ
イル展開手段１０６でイメージ展開できなかったものに
関しては、作成したツール名をタイトルとともに表示し
た例である。図９の表示例ではファイルの種類がイメー
ジファイルであるかコードファイルであるか、イメージ
表示が可能かを容易に確認できる。また表示不可能なコ
ードファイルにおいては、どのコードファイル作成ツー
ルがあれば表示が可能か確認することができる。また図
９（ｂ）の場合にはコードファイルにおいてもファイル
のイメージを確認することもできる。

【００３６】続いて、検索結果から内容を見たいファイ
ルの選択を行う（ステップ８０３）。選択されたファイ
ルがイメージ表示が可能なファイルである場合、例えば
図９においてはファイル９０１および９０２のような場
合には、イメージの表示を行う（ステップ８０５）。こ
のとき、電子ファイリングシステム本体から検索されて
いる場合、表示を行ったファイルに対して、必要に応じ
て印刷、編集が行えてもよい。

【００３７】通信回線を介して端末から電子ファイリン
グシステムを利用している場合、選択したファイルが電
子ファイリングシステムにおいては表示不可能であって
も、選択したファイルを作成したツールと同等のものが
端末側にあり、端末側に選択したファイルを転送するこ
とにより、端末側で表示が可能となる場合がある。そこ
で、端末側の利用者に選択したコードファイルを作成し
たツールと同等のツールがあり、端末側で表示を行いた
いか尋ねる（ステップ８０６）。例えば、図９に示す検
索結果を例にとると、端末側の検索操作でステップ８０
３でファイル９０３を選択した場合、端末側にツールＣ
に相当するものがある場合、それを用いて表示を行いた
いかを尋ねることになる。そして端末側で表示したい場
合には、選択したファイルのデータ部４０２に収められ
たもとのコードファイルを転送手段１０５を用いて転送
し、端末でファイルの表示を行なう（ステップ８０
７）。

【００３８】続いて選択したファイルを利用するか端末
側利用者に尋ねる（ステップ８０８）。選択したファイ
ルを端末側で利用したい場合とは、例えばステップ８０
３でツールＡで作成されたコードファイルを選択し、端
末側にツールＡに相当するツールがありファイルの変更
を行いたい場合や、ツールＡに相当するものはないが、
選択したコードファイルのテキスト部（文字コード）な
ら利用でき、テキスト部の利用をしたい場合のことであ
る。ここで、ファイルを利用したい場合には、利用した
いのもが、もとのコードファイル（もしくはイメージ）
であるかテキスト部であるかを設定する。

【００３９】端末側でファイルの利用する場合には、デ
ータ部に収められたもとのコードファイル（もしくはイ
メージ）、あるいはテキストを転送手段１０５を用いて
端末側に転送する（ステップ８０９）。

【００４０】ステップ８０１で行った検索結果から、別
のファイルを選択したい場合にはステップ８０２へ進む
（ステップ８１０）。また新たに検索を行いたい場合に
はステップ８０１へ戻る（ステップ８１１）。

【００４１】以上のようにしてファイルの検索を行う。

【００４２】本実施例において、プリンタ出力ファイル
のイメージ展開を登録時に行っているが、登録の際には
データ部４０２に入力されたコードファイルとそのプリ
ンタ出力ファイルを収め、検索、印刷等の処理の際にプ
リンタ出力ファイル展開手段１０６を用いてデータ部４
０２に収めらたプリンタ出力ファイルからイメージ展開
を行っても同等の結果が得られることは言うまでもな
い。

【００４３】

【発明の効果】以上説明したように本発明の電子ファイ
リングシステムによれば、スキャナーから読み込まれた
イメージファイルとワードプロセッサ等により作成され
たコードファイルを識別する項目を設け、ファイルの登
録をする際にイメージファイルかコードファイルか設定
することにより２つの性質の異なるファイルの一元管理
が可能となる。

【００４４】コードファイルからのイメージ展開方法は
一般的に公開されていないが、プリンタコードからのイ
メージ展開方法は一般に公開されている。そこで、コー
ドファイルを登録する際には登録するコードファイルの
プリンタ出力ファイルの入力も同時に行い、プリンタ出
力ファイルからイメージ展開することにより、これまで
表示することが難しかったコードファイルのイメージ表
示および印刷も可能となる。さらにプリンタ出力ファイ
ルからイメージ展開する際に、コードファイルの文字コ
ードのみを抜き出して、文字コードで構成されたテキス
トの作成を行い、作成したテキストも同時に登録するこ
とによりコードファイルのテキスト部の再利用も可能と
なり、電子ファイリングシステムに登録されたファイル
の利用価値を高めることができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の電子ファイリングシステムにおける処
理構成を示す図。

【図２】本発明の電子ファイリングシステムの装置構成
例を示す図。

【図３】登録処理の流れを示す流れ図。

【図４】登録するファイルの構造を示す図。

【図５】コードファイルのファイル構造を示す図。

【図６】リモートプリンタ機能がある場合のプリンタ出
力ファイルの作成方法を説明するための図。

【図７】リモートプリンタ機能がない場合のプリンタ出
力ファイルの作成方法を説明するための図。

【図８】検索処理の流れを示す流れ図。

【図９】検索結果の一覧表示の例を示す図。

【符号の説明】

２０２ メモリ ２０５ 記憶装置インターフェース ２０９ バス ２１５ 記憶装置 １０１ 入力手段 １０２ 表示手段 １０３ 登録手段 １０４ 検索手段 １０５ 検索手段 １０６ プリンタ出力ファイル展開手段

Claims (2)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 紙面のイメージファイルの入力や、通信
   回線を通してのファイルの入力をする入力手段と、 処理手順や処理結果を表示する表示手段と、 ファイルを収めるための記憶手段と、 コードファイルの登録において、登録するコードファイ
   ルを印刷する際のプリンタコードで構成されたプリンタ
   出力ファイルの入力をともなう登録手段と、 プリンタ出力ファイルからイメージの展開を行うプリン
   タ出力ファイル展開手段とを備えることを特徴とする電
   子ファイリングシステム。
2. 【請求項２】 前記プリンタ出力ファイル展開手段は、
   プリンタ出力ファイルからイメージの展開を行うととも
   に、文字コードのみを抽出しテキストファイルの作成も
   行うことを特徴とする請求項１記載の電子ファイリング
   システム。