JPH06103135A - 文書ファイル装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 インデックスを用いた文書検索の操作性を向
上させる。 【構成】 文書蓄積手段２１にページ単位で構成される
文書を蓄積し、インデックスデータ付加手段２２によっ
てその蓄積された文書に対して文書検索用インデックス
データを付加し、文書検索手段２３によってその付加さ
れた文書検索用インデックスデータによって蓄積されて
いる任意の文書を検索する。そして、マーク付加手段２
５によって文書管理手段２０によって管理されている文
書の任意のページに対してマークを付加し、マーク付加
ページ検索手段２６によってマーク検索用インデックス
データを用いて蓄積されている文書中のマークが付加さ
れたページを検索し、インデックスデータ蓄積手段２７
によって文書検索用インデックスデータ及びマーク検索
用インデックスデータを同一データ形式で蓄積する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】この発明は、文書のデータをファ
イル形式で記憶して検索可能に管理する文書ファイル装
置に関する。

【０００２】

【従来の技術】近年、電子ファイル，デスクトップパブ
リッシング（ＤＴＰ），ワークステーション等の情報処
理機器では、各種の文書のデータを検索可能にファイル
形式で記憶して管理するための文書管理機構を備えた文
書ファイル装置としての機能を設けたものが多用されて
いる。

【０００３】このような文書ファイル装置では、文書の
データをスキャナ装置等によって読み取り、その読み取
った画像を電子化した画像データとして文書単位にキー
ワードなどのインデックスと対応付けをし、そのキーワ
ードによって対応する文書の画像データを検索するよう
に管理している。

【０００４】従来、文書データのページ単位に「しお
り」に相当するマークを付加し、さらに、そのマークが
付加されたページデータに対するインデックスを付加
し、そのインデックスによって任意のページデータを文
書アクセス時の検索手段として利用するような文書画像
ファイル装置（例えば、特開昭５９−３６８６７号公報
参照）があった。つまり、この場合のマークとは、文書
−版−ページに対する直接のインデックスとして、ちょ
うど書物にはさむ「しおり」と同じ役割を果たしてい
る。

【０００５】また、このようなマーク付けについては、
文書データの蓄積量や利用者の増加に伴って蓄積される
マークも増えるため、単純なしおりとしての機能だけで
なく、しおり情報にメモや名前等の情報を付加したり色
や形などの属性によってマークを分類又は識別できるよ
うにしたものも考えられている。

【０００６】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上述し
たような装置では、マークにメモ等の属性であるインデ
ックスが付加されるようになると、そのインデックスの
登録及びインデックスによる検索がしだいに複雑になる
という問題があった。

【０００７】また、文書の検索とマーク付けされた文書
の検索を実現するための方式が異なるため、本来所望の
文書を探すという同じ目的で行なうものであるにもかか
わらず、異なる操作で文書検索とマーク付加文書の検索
とを別々に行なわなければならないという問題があっ
た。

【０００８】表１は従来の文書検索用のデータのフォー
マットを示し、表２は従来のマーク検索用のデータのフ
ォーマットを示している。

【０００９】

【表１】

【００１０】表１に示すように、文書検索用のデータは
文書番号（Ｎｏ．）と文書検索用インデックスとからな
り、文書インデックス管理機能によって登録及び検索の
操作がされる。

【００１１】

【表２】

【００１２】表２に示すように、マーク検索用のデータ
はマークナンバ，文書番号（Ｎｏ．），版番（Ｎ
ｏ．），ページナンバ，マーク検索用インデックスとか
らなり、マーク管理機能によって登録及び検索の操作が
される。その文書番号は文書検索時の文書に対する文書
識別子の役割を持ち、文書検索用インデックスとマーク
検索用インデックスとは文書の種類や利用形態によって
異なる。

【００１３】そして、文書登録及び検索時には、文書イ
ンデックス管理機能によって表１に示した文書検索用デ
ータに対する操作が行なわれ、マーク登録及び検索時に
は、マーク管理機能によって表２に示したマーク検索用
データに対する操作が行なわれる。このように、文書検
索用データとマーク検索用データの登録及び検索は別々
に行なわれていた。

【００１４】したがって、従来の装置におけるインデッ
クスを用いた文書検索はオペレータにとって複雑な作業
になってしまう。この発明は上記の点に鑑みてなされた
ものであり、インデックスを用いた文書検索の操作性を
向上させることを目的とする。

【００１５】

【課題を解決するための手段】この発明による文書ファ
イル装置は、上記の目的を達成するため、ページ単位で
構成される文書を蓄積する文書蓄積手段と、その手段に
蓄積された文書に文書検索用インデックスデータを付加
するインデックスデータ付加手段と、その手段によって
付加された文書検索用インデックスデータによって文書
蓄積手段に蓄積されている文書を検索する文書検索手段
とを有する文書管理手段を備えている。

【００１６】さらに、文書管理手段によって管理されて
いる文書の任意のページに対してマークを付加するマー
ク付加手段と、マーク検索用インデックスデータを用い
て文書蓄積手段に蓄積されている文書中のマークが付加
されたページを検索するマーク付加ページ検索手段とを
有するマーク管理手段と、文書検索用インデックスデー
タ及びマーク検索用インデックスデータを同一データ形
式で蓄積するインデックスデータ蓄積手段を設けたもの
である。

【００１７】また、文書検索用インデックスデータとマ
ーク検索用インデックスデータとを同一の登録手順でイ
ンデックスデータ蓄積手段に登録するインデックスデー
タ登録手段、又は、インデックスデータ蓄積手段に蓄積
されている文書検索用インデックスデータとマーク検索
用インデックスデータとを同一の手順で検索するインデ
ックスデータ検索手段を設けるとよい。

【００１８】さらに、文書検索用インデックスデータ及
びマーク検索用インデックスデータによる検索結果を混
在させて出力するモードと、文書検索用インデックスデ
ータのみによる検索結果を出力するモードと、マーク検
索用インデックスデータのみによる検索結果を出力する
モードのいずれかを選択するモード選択手段を設けると
よい。

【００１９】さらにまた、マーク検索用インデックスデ
ータによって検索したマークが付加されているページを
有する文書の文書検索用インデックスデータとマーク検
索用インデックスデータとを任意に組み合わせて出力す
る手段を設けるとよい。

【００２０】

【作用】この発明による文書ファイル装置は、ページ単
位で構成される文書を蓄積し、その蓄積された文書に対
して文書検索用インデックスデータを付加し、その付加
された文書検索用インデックスデータによって蓄積され
ている任意の文書を検索する。

【００２１】そして、その管理されている文書の任意の
ページに対してマークを付加し、マーク検索用インデッ
クスデータを用いて蓄積されている文書中のマークが付
加されたページを検索し、文書検索用インデックスデー
タ及びマーク検索用インデックスデータを同一データ形
式で蓄積する。したがって、文書検索用インデックスデ
ータ及びマーク検索用インデックスデータに対して同じ
操作でアクセスすることができる。

【００２２】また、文書検索用インデックスデータとマ
ーク検索用インデックスデータとを同一の登録手順で登
録するようにすれば、その文書検索用インデックスデー
タとマーク検索用インデックスデータを同じ操作で登録
することができる。さらに、蓄積されている文書検索用
インデックスデータとマーク検索用インデックスデータ
とを同一の手順で検索するようにすれば、その文書検索
用インデックスデータとマーク検索用インデックスデー
タを同じ操作で検索することができる。

【００２３】さらに、文書検索用インデックスデータ及
びマーク検索用インデックスデータによる検索結果を混
在させて出力するモードと、文書検索用インデックスデ
ータのみによる検索結果を出力するモードと、マーク検
索用インデックスデータのみによる検索結果を出力する
モードのいずれかを選択するようにすれば、文書検索時
の文書検索用インデックスデータ又はマーク検索用イン
デックスデータによる検索結果の出力モードを任意に切
り換えることができる。

【００２４】さらにまた、マーク検索用インデックスデ
ータによって検索したマークが付加されているページを
有する文書の文書検索用インデックスデータとマーク検
索用インデックスデータとを任意に組み合わせて出力す
るようにすれば、検索結果の文書検索用インデックスデ
ータとマーク検索用インデックスデータを任意に組み合
わせることができる。

【００２５】

【実施例】以下、この発明の実施例を図面に基づいて具
体的に説明する。図２はこの発明の一実施例である文書
ファイル装置の構成を示すブロック図である。

【００２６】この文書ファイル装置は、キーボード装置
１，マウス２，画像表示装置３，制御装置４，文書管理
装置５，文書情報蓄積装置６，登録・検索制御装置７，
インデックス登録・検索制御装置８，インデックス情報
蓄積装置９，マーク管理装置１０，及びマーク情報蓄積
装置１１からなる。

【００２７】キーボード装置１は各種の入力キーを備え
た入力装置であり、文書登録及び検索のときの各種操作
情報を入力する。マウス２は画像表示装置３の表示画面
に表示されるマウスカーソルの位置情報を入力する入力
装置であり、キーボード装置１と同様に文書登録及び検
索のときの各種操作情報を入力する。

【００２８】画像表示装置３はＣＲＴやＬＣＤ等のディ
スプレイ装置であり、文書登録及び検索時の作業画面や
検索結果、及び各種メッセージ等を表示する。制御装置
４はＣＰＵ，ＲＯＭ，ＲＡＭ等からなるマイクロコンピ
ュータを内蔵しており、この文書ファイル装置全体の制
御処理、文書登録及び検索に係る各種の処理等を行な
う。

【００２９】文書管理装置５もＣＰＵ，ＲＯＭ，ＲＡＭ
等からなるマイクロコンピュータを内蔵しており、文書
情報蓄積装置６に蓄積されている文書を検索する文書検
索処理を行なう。文書情報蓄積装置６はハードディスク
装置等のメモリであり、ページ単位で構成される文書を
蓄積する。

【００３０】登録・検索制御装置７は、インデックス登
録・検索制御装置８及びマーク管理装置１０に対して登
録指示のあったデータを送出処理や、インデックス情報
蓄積装置９及びマーク情報蓄積装置１１にそれぞれ蓄積
されているデータを合成して検索結果を出力するための
処理を行なう。

【００３１】インデックス登録・検索制御装置８は、Ｃ
ＰＵ，ＲＯＭ，ＲＡＭ等からなるマイクロコンピュータ
を内蔵しており、インデックス情報蓄積装置９に対して
データの登録及び検索の処理を行なう。インデックス情
報蓄積装置９はハードディスク装置等のメモリであり、
文書検索用インデックスデータ及びマーク検索用インデ
ックスデータを同一データ形式で蓄積する。

【００３２】マーク管理装置１０もＣＰＵ，ＲＯＭ，Ｒ
ＡＭ等からなるマイクロコンピュータを内蔵しており、
マーク情報蓄積装置１１に対するデータの登録及び検索
の処理を行なう。マーク情報蓄積装置１１はハードディ
スク装置等のメモリであり、マークの番号を蓄積する。

【００３３】図１は図２に示した文書ファイル装置の機
能を示すブロック図である。この文書ファイル装置は、
文書管理手段２０（文書蓄積手段２１，インデックスデ
ータ付加手段２２，文書検索手段２３），マーク管理手
段２４（マーク付加手段２５，マーク付加ページ検索手
段２６）の各機能を備えている。

【００３４】さらに、インデックスデータ蓄積手段２
７，インデックスデータ登録手段２８，インデックスデ
ータ検索手段２９，モード選択手段３０，インデックス
データ組合せ出力手段３１の各機能も設けている。

【００３５】文書管理手段２０は、文書蓄積手段２１，
インデックスデータ付加手段２２，及び文書検索手段２
３を有する。その文書蓄積手段２１はページ単位で構成
される文書を蓄積する。

【００３６】インデックスデータ付加手段２２は、文書
蓄積手段２１に蓄積された文書に文書検索用インデック
スデータを付加する。文書検索手段２３は、インデック
スデータ付加手段２２によって付加された文書検索用イ
ンデックスデータによって文書蓄積手段２１に蓄積され
ている文書を検索する。

【００３７】マーク管理手段２４はマーク付加手段２５
及びマーク付加ページ検索手段２６を有する。そのマー
ク付加手段２５は、文書管理手段２０によって管理され
ている文書の任意のページに対してマークを付加する。
マーク付加ページ検索手段２６は、マーク検索用インデ
ックスデータを用いて文書蓄積手段２１に蓄積されてい
る文書中のマークが付加されたページを検索する。

【００３８】インデックスデータ蓄積手段２７は、文書
検索用インデックスデータ及びマーク検索用インデック
スデータを同一データ形式で蓄積する。インデックスデ
ータ登録手段２８、文書検索用インデックスデータとマ
ーク検索用インデックスデータとを同一の登録手順でイ
ンデックスデータ蓄積手段２７に登録する。

【００３９】インデックスデータ検索手段２９は、イン
デックスデータ蓄積手段２７に蓄積されている文書検索
用インデックスデータとマーク検索用インデックスデー
タとを同一の手順で検索する。

【００４０】モード選択手段３０は、文書検索用インデ
ックスデータ及びマーク検索用インデックスデータによ
る検索結果を混在させて出力するモードと、文書検索用
インデックスデータのみによる検索結果を出力するモー
ドと、マーク検索用インデックスデータのみによる検索
結果を出力するモードのいずれかを選択する。

【００４１】インデックスデータ組合せ出力手段３１
は、マーク検索用インデックスデータによって検索した
マークが付加されているページを有する文書の文書検索
用インデックスデータとマーク検索用インデックスデー
タとを任意に組み合わせて出力する。

【００４２】図３はこの文書ファイル装置におけるイン
デックスデータの検索処理を示すフローチャートであ
る。まず、検索条件が入力されると検索モードの選択が
され、その選択された検索モードに従って識別符号の検
索モード条件を付加し、インデックスデータの検索を行
なう。

【００４３】次に、検索終了か否かを判断し、終了なら
そのままこの検索処理を終了するが、検索終了でなけれ
ばマークインデックスレコードか否かを判断し、マーク
インデックスレコードでなければ出力形式に従って出力
してインデックスデータの検索の処理へ戻る。

【００４４】また、マークインデックスレコードならマ
ーク（Ｎｏ．）ナンバの検索を行なってマークに対応す
る文書（Ｎｏ．）ナンバを取得し、その後その文書ナン
バに対応する文書インデックスデータを取得して、出力
形式に従って出力するとインデックスデータの検索の処
理へ戻る。

【００４５】さらに、そのインデックスデータの検索処
理について説明する。まず、オペレータからの検索指示
は、制御装置４から登録・検索制御装置７を経てインデ
ックス登録・検索制御装置８に送られるが、その際に制
御装置４によって必要に応じて文書／マーク識別符号項
目に対する検索モード条件、つまり検索結果を出力する
ときの出力形式を示すモード条件が付加される。

【００４６】この検索モード条件によって、検索結果は
次の３種類の出力形式のいずれかによって出力される。 （１）文書のみ 文書検索用インデックスデータのみによる検索結果を出
力する。

【００４７】（２）マークのみ マーク検索用インデックスデータのみによる検索結果を
出力する。 （３）文書とマークの混在 文書検索用インデックスデータ及びマーク検索用インデ
ックスデータによる検索結果を混在させて出力する。

【００４８】次に、検索結果はインデックス登録・検索
制御装置８より登録・検索制御装置７へ送られ、その登
録・検索制御装置７では、識別符号による検索結果の分
類を行なう。

【００４９】その検索結果の分類によって、検索結果の
レコードが文書インデックスレコード（文書検索用イン
デックスデータ）であった場合は、その文書検索用イン
デックスデータを検索結果としてそのまま出力する。ま
た、検索結果のレコードがマークインデックスレコード
（マーク検索用インデックスデータ）であった場合、登
録・検索制御装置７がマークの示す文書Ｎｏ．をマーク
管理装置１０より取得する。

【００５０】そのマーク管理装置１０はマークＮｏ．を
識別子としてマークを管理しており、マーク情報蓄積装
置１１を検索することによりマーク付けされた文書Ｎ
ｏ．を出力する。

【００５１】さらに、登録・検索制御装置７はインデッ
クス登録・検索制御装置８に対して再度得られた文書Ｎ
ｏ．のインデックス情報の出力を要求し、マークインデ
ックスレコードとマークが示す文書インデックスレコー
ドの両方を得る。

【００５２】そして、それらのインデックスレコードを
基にして上記（１）〜（３）のいずれかの出力形式にし
て制御装置４へ出力する。こうして、制御装置４は画像
表示装置３の表示画面に検索結果一覧を出力することが
できる。

【００５３】表３は共通インデックスデータ形式のフォ
ーマットを、表４はマーク管理データ形式のフォーマッ
トをそれぞれ示している。

【００５４】

【表３】

【００５５】表３に示すように、文書検索用インデック
スデータ及びマーク検索用インデックスデータを共通イ
ンデックスデータとして、単一のインデックス登録手段
によって同一の登録手順で登録し、その登録したデータ
を単一のインデックス検索手段によって同一の検索手順
で検索操作する。

【００５６】その文書（Ｎｏ．）番号は文書管理装置５
に対する識別子であり、マーク（Ｎｏ．）番号はマーク
管理装置１０に対するマークの識別子である。また、イ
ンデックスデータ以外のマークの管理情報は、表４に示
すように、マーク管理データ形式によって管理し、マー
ク管理装置１０がこのデータを操作する。

【００５７】

【表４】

【００５８】表５は文書検索用インデックスデータ及び
マーク検索用インデックスデータを同一データ形式で統
合したインデックスデータの形式のフォーマットを示し
ている。

【００５９】

【表５】

【００６０】このように、文書検索用インデックスデー
タとマーク検索用インデックスデータとを混在した状態
で蓄積していくため、両者を区別するための文書／マー
ク識別符号を付加し、「マークＮｏ．」と「文書Ｎ
ｏ．」をインデックスデータから実データを指定する識
別子として一般化して扱う。

【００６１】図４は検索結果を出力するときのフォーマ
ットの一例を示す図である。このうち、「属性」の項目
欄４０によって、表５に示した文書／マーク識別符号に
対応しており、そのレコードが文書検索用インデックス
データのレコードかマーク検索用インデックスのレコー
ドかを示している。

【００６２】つまり、項目欄４０に星印があるレコード
はマーク検索用インデックスデータのみに基づいたレコ
ードを示している。また、「キーワード」の項目欄４１
及び「登録日」の項目欄４２は検索されたインデックス
レコード項目の内容を示している。

【００６３】さらに、「文書キーワード」の項目欄４３
及び「文書登録日」の項目欄４４はマーク検索用インデ
ックスレコードの場合のみ出力され、検索されたレコー
ドの内容ではなく、マークの指している文書検索用イン
デックスレコードのデータの内容を示す。そして、上記
の（２）の「マークのみ」による検索を行なった場合、
通常のしおりに相当するマーク検索を行なった検索結果
を出力する。

【００６４】次に、この文書ファイル装置における効果
を列挙する。 （１）文書検索用インデックスデータとマーク検索用イ
ンデックスデータの形式とその操作手段を統一すること
によって文書へのアクセス方法を統一することができ
る。

【００６５】（２）マークと文書情報を同等に扱ってマ
ークを利用した文書への到達経路を統一することによ
り、マークを単なるしおりとして限定的に利用するだけ
でなく、別名を付けて文書を２重に登録したり、図表ペ
ージや重要ページを本文とは別に登録したり、といった
文書への多様なアクセス手段として利用可能にすること
ができる。

【００６６】（３）従来の文書ファイル装置において
「文書登録」「しおり登録」または「文書検索」「しお
り検索」として別々に実現していた機能を同一のデータ
形式及び手段によって実現することによって、両者に関
して同一の操作性を実現することができる。

【００６７】（４）検索結果に文書データとマークデー
タが同等に扱われるため、検索結果の出力形式によっ
て、マークを「単純なしおりとして利用する」「文書へ
の２重インデックスとして利用する」「単独でも利用さ
れる図表などのページを別文書として登録して利用す
る」等、文書への多様なアクセス手段として利用するこ
とが可能になる。

【００６８】

【発明の効果】以上説明してきたように、この発明によ
る文書ファイル装置によれば、文書検索用インデックス
データ及びマーク検索用インデックスデータを同一デー
タ形式で蓄積するので、文書検索用インデックスデータ
及びマーク検索用インデックスデータに対して同じ操作
でアクセスできる。

【００６９】また、文書検索用インデックスデータとマ
ーク検索用インデックスデータとを同じ操作で登録又は
検索できる。さらに、文書検索時の文書検索用インデッ
クスデータ又はマーク検索用インデックスデータによる
検索結果の出力モードを任意に切り換えることができ
る。

【００７０】さらにまた、検索結果の文書検索用インデ
ックスデータとマーク検索用インデックスデータを任意
に組み合わせて出力することができる。したがって、文
書及びマーク検索のためのインデックスの登録及びイン
デックスによる検索を同じ手順で手早く行なうことがで
きる。

【図面の簡単な説明】

【図１】図２に示した文書ファイル装置の機能を示すブ
ロック図である。

【図２】この発明の一実施例である文書ファイル装置の
構成を示すブロック図である。

【図３】図２に示した文書ファイル装置における検索処
理を示すフローチャートである。

【図４】図２に示した文書ファイル装置が検索結果を出
力するときのフォーマットの一例を示す図である。

【符号の説明】

１ キーボード装置 ２ マウス ３ 画像表示装置 ４ 制御装置 ５ 文書管理装置 ６ 文書情報蓄
積装置 ７ 登録・検索制御装置 ８ インデック
ス登録・検索制御装置 ９ インデックス情報蓄積装置 １０ マーク管
理装置 １１ マーク情報蓄積装置 ２０ 文書管理
手段 ２１ 文書蓄積手段 ２２ インデッ
クスデータ付加手段 ２３ 文書検索手段 ２４ マーク管
理手段 ２５ マーク付加手段 ２６ マーク付
加ページ検索手段 ２７ インデックスデータ蓄積手段 ２８ インデッ
クスデータ登録手段 ２９ インデックスデータ検索手段 ３０ モード選
択手段 ３１ インデックスデータ組合せ出力手段

Claims (5)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 ページ単位で構成される文書を蓄積する
   文書蓄積手段と、該手段に蓄積された文書に文書検索用
   インデックスデータを付加するインデックスデータ付加
   手段と、該手段によって付加された文書検索用インデッ
   クスデータによって前記文書蓄積手段に蓄積されている
   文書を検索する文書検索手段とを有する文書管理手段
   と、 該手段によって管理されている文書の任意のページに対
   してマークを付加するマーク付加手段と、マーク検索用
   インデックスデータを用いて前記文書蓄積手段に蓄積さ
   れている文書中の前記マークが付加されたページを検索
   するマーク付加ページ検索手段とを有するマーク管理手
   段と、 前記文書検索用インデックスデータ及び前記マーク検索
   用インデックスデータを同一データ形式で蓄積するイン
   デックスデータ蓄積手段とを備えたことを特徴とする文
   書ファイル装置。
2. 【請求項２】 請求項１記載の文書ファイル装置におい
   て、 前記文書検索用インデックスデータと前記マーク検索用
   インデックスデータとを同一の登録手順で前記インデッ
   クスデータ蓄積手段に登録するインデックスデータ登録
   手段を設けたことを特徴とする文書ファイル装置。
3. 【請求項３】 請求項１又は２記載の文書ファイル装置
   において、 前記インデックスデータ蓄積手段に蓄積されている前記
   文書検索用インデックスデータと前記マーク検索用イン
   デックスデータとを同一の手順で検索するインデックス
   データ検索手段を設けたことを特徴とする文書ファイル
   装置。
4. 【請求項４】 請求項１乃至３のいずれか一項記載の文
   書ファイル装置において、前記文書検索用インデックス
   データ及びマーク検索用インデックスデータによる検索
   結果を混在させて出力するモードと、前記文書検索用イ
   ンデックスデータのみによる検索結果を出力するモード
   と、前記マーク検索用インデックスデータのみによる検
   索結果を出力するモードのいずれかを選択するモード選
   択手段を設けたことを特徴とする文書ファイル装置。
5. 【請求項５】 請求項１乃至４のいずれか一項記載の文
   書ファイル装置において、前記マーク検索用インデック
   スデータによって検索したマークが付加されているペー
   ジを有する文書の文書検索用インデックスデータと前記
   マーク検索用インデックスデータとを任意に組み合わせ
   て出力する手段を設けたことを特徴とする文書ファイル
   装置。