JPH05143600A - 文書作成機 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 既に作成されて記憶されている文書の中から
所望の文書を容易に選択できるようにする。 【構成】 文書記憶手段５から作成済みの文書を読み出
す場合に、入力手段１を介して操作者から指定された条
件に該当する文書名のみを文書名選択手段７が選択し、
読み出す文書名を選択するための候補として表示手段２
に一覧表示させ、選択を容易に行えるようにする。例え
ば、文字列を入力させ、その文字列を一部に含む文書名
のみを選択して表示したり、文書を選択する時に初めに
選択された文書の文書名の一部が含まれる文書名のみを
選択して表示したりする。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明はコンピュータを利用した
文書作成機に関し、特に、いくつかの類似した文書ある
いは共通テーマの文書を多数作成するのに適した文書作
成機に関するものである。

【０００２】

【従来の技術】一般に、文書作成機は、文書を作成する
ために文字，数字，記号等（文字等）を入力する機能
と、入力された文字等を編集する機能と、編集中の文書
体裁を表示する機能と、作成された文書に文書名を付与
して記憶する機能と、既に作成された文書の内容を読み
出して訂正等する機能と、文書を印字する機能とを備え
ており、表示を見ながら文書の作成や校正編集を行い、
文書を記憶したり、印字したりできるようになってい
る。

【０００３】図５は従来の文書作成機の構成の例を示し
たものであり、入力手段１１と表示手段１２と印字手段
１３と文書名付与手段１４と文書記憶手段１５と制御手
段１６とから構成されている。

【０００４】図５において、操作者が入力手段１１から
文字等を入力すると、制御手段１６はそれらを文書デー
タとして編集し、表示手段１２で編集状態を表示する。

【０００５】また、操作者が入力手段１１から校正等の
動作指示を行うと、制御手段１６は操作者の指示に従
い、文書データに対して校正等を行う。

【０００６】操作者が入力手段１１から印字の動作指示
を行うと、制御手段１６は操作者の指示に従い、印字手
段１３により文書の印字を行う。

【０００７】また、文書の作成を完了し、操作者が入力
手段１１から記憶の動作指示を行うと、制御手段１６は
文書名付与手段１４を呼び出す。

【０００８】文書名付与手段１４は作成中の文書に文書
名を付与することを入力手段１１に要求し、操作者が入
力手段１１から文書名の入力を行いその確認を行うと、
制御手段１６に対して文書名付与終了を通知する。

【０００９】そして、制御手段１６は付与された文書名
を文書データの一部として、文書記憶手段１５により記
憶する。

【００１０】一方、既に作成され文書記憶手段１５によ
って記憶されている文書を読み出して訂正や印字等を行
う場合、操作者は入力手段１１から読み出しの動作指示
を行う。

【００１１】これに応じて、制御手段１６は文書記憶手
段１５から記憶されている全ての文書の文書名を取得
し、記憶されている順番に一覧の形式とし、表示手段１
２により表示する。

【００１２】操作者が一覧表示された文書名の中から必
要な文書を入力手段１１により選択すると、制御手段１
６は文書記憶手段１５から該当する文書データの本体を
読み出し、編集，印字の対象とする。

【００１３】なお、いくつかの類似した文書あるいは共
通テーマの文書を多数作成する場合には、既に作成され
て記憶されている文書を読み出して利用することが多
く、一覧表示された文書名の中から必要な文書を選択す
るという操作が頻繁に行われることになる。

【００１４】

【発明が解決しようとする課題】上述したように、いく
つかの類似した文書あるいは共通テーマの文書を多数作
成する場合、一覧表示された文書名の中から必要な文書
を選択するという操作が頻繁に行われるものであるが、
従来の文書作成機にあっては、記憶されている全ての文
書の文書名を、記憶されている順番に一覧の形式として
表示するだけであったため、記憶されている文書が多数
ある場合には関連のない文書が入り乱れて表示され、必
要な文書を探し出すのに相当の注意力と時間を要すると
いう欠点があった。

【００１５】また、選択を効率良く行うために、文書を
内容別に分けて記憶させたり、文書の作成順を予め決め
てから作成したり、既に作成した文書を複写して記憶順
を変えたりという作業を操作者が自ら行わなければなら
ず、操作者に対する負担が大きいという欠点もあった。

【００１６】本発明は上記の点に鑑み提案されたもので
あり、その目的とするところは、既に作成されて記憶さ
れている文書の中から所望の文書を容易に選択すること
のできる文書作成機を提供することにある。

【００１７】

【課題を解決するための手段】本発明は上記の目的を達
成するため、入力手段と表示手段と印字手段と文書名付
与手段と文書記憶手段と制御手段とを有する文書作成機
において、文書記憶手段から作成済みの文書を読み出す
場合に、入力手段を介して操作者から指定された条件に
該当する文書名のみを選択し、読み出す文書名を選択す
るための候補として表示手段に一覧表示させる文書名選
択手段を備えるようにしている。

【００１８】

【作用】本発明の文書作成機にあっては、文書記憶手段
から作成済みの文書を読み出す場合に、入力手段を介し
て操作者から指定された条件に該当する文書名のみを文
書名選択手段が選択し、読み出す文書名を選択するため
の候補として表示手段に一覧表示させ、選択を容易に行
えるようにする。

【００１９】

【実施例】以下、本発明の実施例につき図面を参照して
説明する。

【００２０】図１は本発明の文書作成機の一実施例を示
す構成図である。

【００２１】図１において、本実施例は、入力手段１と
表示手段２と印字手段３と文書名付与手段４と文書記憶
手段５と制御手段６と文書名選択手段７とから構成され
ている。

【００２２】以下、上記の実施例の動作を場合を分けて
説明する。

【００２３】（１）文書の作成 文書を新たに作成する場合、操作者が入力手段１からそ
の旨の指示を与えると、制御手段６は作成モードとす
る。

【００２４】操作者が入力手段１から文字等を入力する
と、制御手段６はそれらを文書データとして編集し、表
示手段２で編集状態を表示する。

【００２５】また、操作者が入力手段１から校正等の動
作指示を行うと、制御手段６は操作者の指示に従い、文
書データに対して校正等を行う。

【００２６】（２）文書の印字 操作者が入力手段１から印字の動作指示を行うと、制御
手段６は操作者の指示に従い、印字手段３により作成中
の文書もしくは文書記憶手段５から読み出した文書の印
字を行う。

【００２７】（３）文書の記憶 文書の作成を完了し、操作者が入力手段１から記憶の動
作指示を行うと、制御手段６は文書名付与手段４を呼び
出す。

【００２８】文書名付与手段４は作成中の文書に文書名
を付与することを入力手段１に要求し、操作者は入力手
段１から文書名の入力を行いその確認を行う。例えば、
図２に示すように表示画面２１に「本文書に付与する文
書名を入力して下さい」等のメッセージを表示して文書
名の入力を催促する。この例では操作者は「Ａ社向提案
書２」と入力している。

【００２９】これにより、文書名付与手段４は制御手段
６に対して文書名付与終了を通知する。

【００３０】制御手段６は付与された文書名を文書デー
タの一部として、文書記憶手段５により記憶する。

【００３１】（４）文書の読み出し 既に作成され文書記憶手段５によって記憶されている文
書を読み出して訂正や印字等を行う場合、操作者は入力
手段１から読み出しの動作指示を行う。

【００３２】これに応じて、制御手段６は文書記憶手段
５から記憶されている全ての文書の文書名を取得し、記
憶されている順番に一覧の形式とし、選択する文書につ
いての条件の入力を催促するメッセージを伴わせて表示
手段２により表示する。例えば、図３に示すような一覧
およびメッセージを表示画面２１上に表示する。

【００３３】選択する文書についての条件としては種々
のものが考えられるが、ここでは、文書名に含まれる文
字列を条件として指定させるものとする。

【００３４】図３において、操作者が例えば「Ａ社」と
いう文字列を入力手段１から入力すると、制御手段６は
その文字列を文書名選択手段７に与え、文書名選択手段
７は全ての文書名からその文字列「Ａ社」を含むものの
みを検索する。

【００３５】制御手段６は検索された文書の文書名の一
覧を表示手段２により表示する。今の例では、図４のよ
うな表示画面２１となる。

【００３６】この状態で操作者が一覧表示された文書名
の中から必要な文書を入力手段１により選択すると、制
御手段６は文書記憶手段５から該当する文書データの本
体を読み出し、編集，印字の対象とする。

【００３７】また、選択する文書についての条件の他の
例として、文書を選択する時に初めに選択された文書の
文書名の一部が含まれる文書名のみを選択するようにす
ることもできる。例えば、図３において、最初に「Ａ社
向提案書１」を選択したとすると、その中に含まれる
「Ａ社」，「提案書」等の特徴のある文字列に着目し、
その文字列を含む文書を選択して一覧表示する。

【００３８】

【発明の効果】以上説明したように本発明の文書作成機
にあっては、次のような効果がある。

【００３９】操作者が指定した条件に合致する文書だ
けが一覧表示されるため、表示される文書の数が少な
く、かつ、関連する文書だけに絞られることとなり、必
要な文書を探すのが容易に行え、選択するまでの時間も
短縮できる。

【００４０】予め文書を記憶する順序等を考慮した
り、再配置したりする必要がないので、文書の管理が容
易になる。

【００４１】総じて、文書作成の効率が向上する。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の文書作成機の一実施例を示す構成図で
ある。

【図２】文書名付与時の表示画面の例を示す図である。

【図３】文書選択時の表示画面の例を示す図である。

【図４】文書選択時の表示画面の例を示す図である。

【図５】従来の文書作成機の構成図である。

【符号の説明】 １……入力手段 ２……表示手段 ２１…表示画面 ３……印字手段 ４……文書名付与手段 ５……文書記憶手段 ６……制御手段 ７……文書名選択手段

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 入力手段と表示手段と印字手段と文書名
   付与手段と文書記憶手段と制御手段とを有する文書作成
   機において、 文書記憶手段から作成済みの文書を読み出す場合に、入
   力手段を介して操作者から指定された条件に該当する文
   書名のみを選択し、読み出す文書名を選択するための候
   補として表示手段に一覧表示させる文書名選択手段を備
   えたことを特徴とする文書作成機。
2. 【請求項２】 文字列を入力させ、その文字列を一部に
   含む文書名のみを選択することを特徴とした請求項１記
   載の文書作成機。
3. 【請求項３】 文書を選択する時に初めに選択された文
   書の文書名の一部が含まれる文書名のみを選択すること
   を特徴とした請求項１記載の文書作成機。