JPH04260247A - 電子メールシステムにおける参考文献自動送付方式 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は電子メールシステムに関
し、送付する電子メールの中に参考文献のリストを付け
、メール受信者が必要とする文献名の要求を行うことに
より、送信側で自動的に該当文献を送信するようにした
電子メールシステムにおける参考文献自動送付方式に関
する。

【０００２】

【従来の技術】近年、電子メールのネットワークの普及
が拡大し、今後ますます電子メールによるコミュニケー
ションが重要になってくる。

【０００３】電子メールによる会話は、リアルタイムで
ないので、過去の会話の文脈を確認することが重要にな
っている。また、電子メールによるコミュニケーション
では不特定の相手と議論することがあるので、議論の前
提となる共有知識の確認作業も重要である。

【０００４】そして、このような確認作業を行うには、
過去に送受信された電子メールそのもの、あるいは原典
となっている論文や文献を調べるのが最良の手段である
。したがって、電子メールによるコミュニケーションで
は、電子的な文献を簡単に提供する手段が必要となる。

【０００５】ところで、従来の電子メールでは、過去の
会話の文脈を確認するため、あるいは前提知識にあたる
情報を確認するために、電子メールの内容に毎回、過去
のメールの内容や参考文献の内容を複写して記載してい
た。

【０００６】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、電子メ
ールの内容に毎回、過去のメールの内容や参考文献の内
容を複写して記載する方法はメール送信者にとっても作
業能率の面やコスト面で好ましいものではなく、また記
載された内容を熟知している読者にとっても不必要な情
報の比率が増加する問題があった。

【０００７】本発明は、送信する電子メールに参考文献
の表題などのリストを付けて送信し、受信者がそのリス
トの中に必要な文献を見つけたときに、送信側にその文
献を指定した要求電文を返信すると、送信側の監視プロ
セスが自動的に該当文献を送付するようにし、これによ
り、不必要な情報の授受を極力少なくすることを可能と
し、送信側においても受信側においても、作業性の向上
、送信コストの低廉を図ることを可能とした電子メール
システムにおける参考文献自動送付方式を目的とする。

【０００８】

【課題を解決するための手段】図１は本発明の原理図を
示すもので、図中、１０は送信側、３０は受信側を示し
ている。送信側１０において、１は送信する電子メール
のテキストで、このテキスト１の中には、電子メールの
本文１１と、参考文献名のリスト１２が記載されており
、その参考文献名としては、たとえばＸ月Ｙ日Ｚ時に送
信されたＫさんの電子メール、あるいは、書籍名とその
著者名、あるいは論文名とその著者名などである。

【０００９】２はメール送信プロセスでリスト１２に記
載された参考文献名と各参考文献名に対応する参考文献
本文とを対応づける部分である。電子メールが送信され
るときに、このメール送信プロセス２によって、参考文
献名と、その参考文献本文が格納されているファイルと
の対応付けが行われる。

【００１０】３は参考文献の本文が格納されている本文
格納部、すなわち本文格納ファイルまたはデータベース
部であり前記電子メールのテキスト１に記載されたリス
ト、つまり、Ｘ月Ｙ日Ｚ時のＫさんメールの本文、書籍
の本文、論文の本文が格納されている。

【００１１】４は監視プロセスで、テキスト本文検索部
４１と参考文献送信部４２とから構成されている。この
監視プロセス４は受信側３０の参考文献送付要求プロセ
ス３１から出される参考文献の送付要求電文を常に監視
しており、受信側３０からの送付要求電文を受けると、
テキスト本文検索部４１がファイルまたはデータベース
部３を検索する。そして、検索した参考文献本文を受信
側３０に送信するために、参考文献送信部４２から応答
用のメール送信プロセス５に対して、テキスト送信要求
を出す。

【００１２】

【作用】このようなシステム構成において、送信側１０
では、まずメール送信プロセス２において、リスト１２
に記載された各参考文献名とこの各参考文献名に対応す
る参考文献本文すなわち、本文格納ファイルまたはデー
タベース部３の内容との対応付けを行う。この対応付け
は、電子メールの中で指定した参考文献名が本文格納フ
ァイルまたはデータベース部３の内容と１対１に対応す
るようにシステム内で識別子を生成、たとえば、その電
子メールに関するＩＤ（電文ＩＤという）を生成して、
この電文ＩＤによって、参考文献名のリストとその参考
文献本文との対応付けを行う。これによって、参考文献
名のリスト１２とファイル及びデータベース部３に格納
されている参考文献本文との対応付けが行われる。

【００１３】このように参考文献名のリスト１２とその
内容を格納したファイル及びデータベース部３の内容と
の対応がとられた後、電子メールは宛先に送信される。 一方、この電子メールのテキスト１を受信した側では、
受信したユーザが、参考文献名のリスト１２を見て、そ
の中から読みたい文献の指定を行うと、参考文献送付要
求プロセス３１が該当文献名を含む送付要求電文を送信
側１０に送信する。

【００１４】送信側１０では、監視プロセス４が受信側
３０からの参考文献送付要求の電文を常に監視している
。この監視プロセス４が送付要求電文を受け取ると、テ
キスト本文検索部４１によって、前記電文ＩＤなどの識
別子をもとに、ファイル及び、データベース部３内に格
納された内容のうち、受信側３０からの送付要求電文に
記載された参考文献名に該当する参考文献本文を検索す
る。

【００１５】この検索された参考文献本文は、参考文献
送信部４２にて、電子メールの形式に整形した後、応答
用のメール送信プロセス５に対して送信依頼を行う。こ
れにより、受信側３０から送付要求のあった参考文献の
本文は、ユーザのところへ送信される。

【００１６】上記一連の処理動作を要約すると、まず、
送信側１０で電子メールの中に参考文献のリストを付け
て送信し、受信側３０では、受信したその電子メールの
中に記載された参考文献リストの中から必要とする参考
文献名を選び、その参考文献名に該当する内容の送付要
求電文を発する。そして、送信側１０では、受信側３０
からの送付要求電文を自動的に受けて、該当文献を自動
的に検索した後、その文献の本文を受信側に送信するも
のである。

【００１７】これにより、過去のメールや書籍、論文な
どの参考文献を、その都度、電子メールのテキストの中
に複写して記載する必要がなくなり、電子メール受信者
の要求に応じて必要な参考文献のみを送付することが可
能となる。したがって、電子メールシステムにおける作
業能率の向上や作業コストの低廉化を図ることができる
。

【００１８】

【実施例】次にこの発明の実施例を図２を参照して説明
する。図２において、図１と同一部分には同一符号を付
して重複する部分の説明は省略する。

【００１９】この実施例としては、参考文献名のリスト
と参考文献本文との対応付けの手段の一例を説明する。 図２において、参考文献名のリスト１２には、参考文献
の表題として、例えば、Ｘ月Ｙ日Ｚ時に送信されたＫさ
んの電子メール、あるいは書籍名とその著者名、あるい
は論文題名とその著者名などが記載されると共に、これ
ら各参考文献の本文がどのファイルに格納されているの
かを示すファイル名が記載されている。例えば上記Ｋさ
んの電子メールの本文はファイル１（ｆｉｌｅ１）、上
記書籍名に対応する本文はファイル２（ｆｉｌｅ２）、
上記論文名に対応する本文はファイル３（ｆｉｌｅ３）
というように、それぞれの参考文献の本文を格納してい
るファイル名が記載されている。

【００２０】そして、メール送信プロセス２では、電子
メールの中で指定した参考文献名がファイル名と１対１
に対応するように、システム内で一意に定まる参考文献
識別子の対応表２１を生成する。例えば、対応表２１で
示す如く、その電子メールに関するＩＤ（電文ＩＤと言
う）を用い、この電文ＩＤを、Ｘ月Ｙ日Ｚ時のＫさんの
メール、書籍名、論文名などの参考文献に付し、さらに
それぞれの本文が格納されたファイル名を付しておく。

【００２１】すなわち、「Ｘ月Ｙ日Ｚ時Ｋさんのメール
・ＩＤ３０ｎｏｖ０１・ｆｉｌｅ１」、「書籍名、著者
名・ＩＤ３０ｎｏｖ０２・ｆｉｌｅ２」、「論文名、著
者名・ＩＤ３０ｎｏｖ０３・ｆｉｌｅ３」というような
対応表を作成する。

【００２２】この対応表の内容は対応表格納ファイル６
に格納される。また、本文格納ファイル又はデータベー
ス部３には、前記参考文献に対応するファイルの内容、
つまり、Ｘ月Ｙ日Ｚ時のＫさんのメールの本文がｆｉｌ
ｅ１として格納され、書籍の本文がｆｉｌｅ２として格
納され、論文の本文がｆｉｌｅ３として格納されている
。

【００２３】このようなシステム構成において、その処
理動作を図３のフローチャートにより説明する。まず、
送信する電子メールの中に参考文献名と、その参考文献
の本文が格納されているファイルのリストを付与する（
ステップＳ１）。これは図２で示した電子メールのテキ
スト１の内容に相当したものとなる。次にメール送信プ
ロセス２が前記参考文献名を参考文献識別子に変換し、
参考文献識別子と本文ファイル名の対応表を作成し、そ
の対応表を対応表格納ファイル６に格納する（ステップ
Ｓ２）。この対応表は図２における対応表２１に相当す
る。

【００２４】このようにして、メール送信プロセス２に
て、電子メールの中の参考文献名リストが前記した識別
子に置き換えられた後、送信される（ステップＳ３）。 受信側３０では、ユーザーが送信されてきた電子メール
を受け取ると、リスト１２の内容を見て、読みたい参考
文献の指定を行い（ステップＳ４）、次に参考文献要求
プロセス３１が、該当文献名に対応する識別子が記載さ
れた送付要求電文をその電子メールの送信側に１０に送
信する（ステップＳ５）。

【００２５】電子メールの送信側１０では、監視プロセ
ス４が参考文献送付要求の電文の到来を常に監視してお
り、受信側３０から、この参考文献送付要求電文が到来
すると、監視プロセス４がそれを受けて、テキスト検索
部４１が、送付要求電文の中の参考文献名に該当する参
考文献識別子を元に対応表格納ファイル６を参照して、
本文格納ファイル又はデータベース部３を検索し、その
参考文献名に対応するファイルから本文を取り出す（ス
テップＳ６）。

【００２６】すなわち、受信側３０では、ユーザーが送
られてきた電子メールに記載された参考文献リストの中
から、例えば、Ｘ月Ｙ日Ｚ時のＫさんのメールを、必要
とする参考文献として指定した場合、参考文献送付要求
プロセス３１が、そのＫさんのメールを表す識別子を記
載した送付要求電文を、送付要求電文として送信側１に
送信するものである。

【００２７】そして、監視プロセス４のテキスト本体検
索部４１が前記送付要求電文に基づき、その識別子を元
に、対応表格納ファイル６を参照して、本文格納ファイ
ルまたはデータベース部３を検索する。この場合はｆｉ
ｌｅ１が指定され、Ｘ月Ｙ日Ｚ時のＫさんのメールの本
文が取り出される。

【００２８】これにより検索された参考文献の本文は、
監視プロセス４の参考文献送信部４２により、電子メー
ルの形式に整形された後、メール送信プロセス５に送信
依頼を行う（ステップＳ７）。

【００２９】送信プロセス５は、参考文献送信部４２の
送信依頼を受けて、受信側３０に前記参考文献の本文（
Ｘ月Ｙ日Ｚ時のＫさんのメール本文）を送る（ステップ
Ｓ８）。

【００３０】以上により一連の処理動作が終了する。

【００３１】

【発明の効果】本発明によれば、電子メールシステムに
おいて、送信する電子メールの中に、過去のメール、書
籍、論文などの参考文献の表題などのリストを付けて送
信し、受信者がそのリストを見て必要な参考文献を指定
して、送信側にその参考文献の送付要求を出すことによ
って、送信側では受信側からの送付要求を受けて、自動
的に該当する参考文献を検索して、その参考文献本文を
受信側に送付するようにしたので、不必要な参考文献等
を毎回電子メールの中に複写して記載するという無駄を
省くことができ、作業性の向上、送信作業コストの低廉
化を図ることができる電子メールシステムにおける参考
文献自動送付方式を実現できる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の基本的なシステム構成を示す図である
。

【図２】本発明の一実施例のシステム構成を示す図であ
る。

【図３】同実施例の処理動作を示すフローチャートであ
る。

【符号の説明】

２　　　　　　メール送信プロセス ３　　　　　　本文格納ファイルまたはデータベース部
４　　　　　　監視プロセス １２　　　　参考文献名のリスト

Claims (2)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】　　電子メールのテキスト（１）の中に参
   考文献名のリスト（１２）に付して送信し、その電子メ
   ールの受信者が前記参考文献のリスト（１２）の中から
   必要とする参考文献名を指定した後、送信側にその参考
   文献本文の送付要求を発し、送信側では前記送付要求を
   監視して、参考文献本文を格納している本文格納部（３
   ）から自動的に前記送付要求された参考文献本文を検索
   して、受信側へその参考文献本文を送信するようにした
   ことを特徴とする電子メールシステムにおける参考文献
   自動送付方式。
2. 【請求項２】　　前記参考文献名のリスト（１２）とそ
   の参考文献本文とを、その電子メール固有の識別子を用
   いて対応付けを行って送信するとともに、その対応表（
   ２１）を作成し、前記受信者側からの送付要求により検
   索を行う際は、その識別子をもとに前記対応表（２１）
   に基づいて前記本文格納部（３）から対応する本文を検
   索するようにしたことを特徴とする請求項１記載の電子
   メールシステムにおける参考文献自動送付方式。