JPH0368043A - 電子ファイリングシステムの版数管理方式 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 〔産業上の利用分野〕 本発明は光ディスクを用いた電子ファイリングシステム
の版数管理方式に関するものである。

〔従来の技術〕

光ディスクを用いた電子ファイリングシステムにおいて
は、文書の検索を容易にするため、検索用データベース
を読み書きの容易な磁気ディスク装置上に設けているも
のが多い、なお、検索用データベースには文書名とその
文書の全ての版に対する光ディスク装置上のアドレスと
が記録されて管理されており、このような管理は版数管
理と呼ばれている。

第６図は従来の電子ファイリングシステムの版数管理方
式を示したものであり、磁気ディスク装置に構築された
検索用データベース２“に文書名とその文書の各版に対
応する文書イメージの光ディスク装置１゛上のアドレス
とが記録されている。

しかして、所望の文書イメージを取り出す場合は、文書
名および版数を用いて検索用データベース２゛を検索し
、光ディスク装置１゛上の文書イメージのアドレスを取
得し、そのアドレスを用いて光ディスク装置１゛から該
当する文書イメージを読み出す、また、光ディスク装置
１“に新規に文書イメージを登録した場合には、同時に
検索用データベース２゛に新たなレコードを作る。光デ
ィスク装置１”の文書イメージを更新して改版した文書
イメージを登録した場合には、検索用データベース２′
のレコードを更新し、新たな版の文書のアドレスを追加
する。

〔発明が解決しようとする課！！！］ 従来の版数管理方式は上述したように行われており、検
索用データベース２”を検索して所望の文書名および版
数の文書イメージのアドレスを取得することにより光デ
ィスク装置１′から文書イメージを即座に取り出せる利
点があるが、全ての情報が記憶容量の少ない磁気ディス
ク装置上に保持されているため、文書数および版数が大
きくなって記憶容量の限界に達してしまうと、光ディス
ク装置１゛に未だ余裕があっても、それ以降の文書の登
録・更新ができなくなるという欠点があった。

本発明は上記の点に鑑み提案されたものであり、その目
的とするところは、磁気ディスク装置に作成する検索用
データベースの量を最小限にできると共に、管理できる
文書および版数を大幅に増やすことのできる電子ファイ
リングシステムの版数管理方式を提供することにある。

〔課題を解決するための手段］ 本発明は上記の目的を達成するため、 文書イメージ本体と当該文書の直前の版の文書イメージ
のアドレスとを含む文書イメージを記録した光ディスク
装置と、 文書名と当該文書の最新の版数と当該文書イメージの光
ディスク装置上のアドレスとを含む検索情報レコードを
格納した検索用データベースと、文書の登録・更新時に
前記光ディスク装置に文書イメージを記録すると共に、
前記検索用データベースの検索情報レコードを登録・更
新する登録・更新手段と、 文書の検索時に前記検索用データベースから文書名をキ
ーとして検索情報レコードを検索し、要求した版数と一
致するまで光ディスク装置の文書イメージを辿って目的
の文書を検索する検索手段とを備えるようにしている。

〔作用〕

本発明の電子ファイリングシステムの版数管理方式にあ
っては、文書の登録・更新時に登録・更新手段が光ディ
スク装置に文書イメージ本体と当該文書の直前の版の文
書イメージのアドレスとを含む文書イメージを記録する
と共に、検索用データベースの文書名と当該文書の最新
の版数と当該文書イメージの光ディスク装置上のアドレ
スとを含む検索情報レコードを登録・更新し、文書の検
索時に検索手段が検索用データベースから文書名をキー
として検索情報レコードを検索し、要求した版数と一致
するまで光ディスク装置の文書イメージを辿って目的の
文書を検索する。

〔実施例〕

以下、本発明の実施例につき図面を参照して説明する。

第１図は本発明の電子ファイリングシステムの版数管理
方式の一実施例を示す構成図である。第１図において、
本実施例は、文書イメージＩＩＡ。

１１Ｂ、・・・を記録した光ディスク装置ｌと、検索情
報レコード２１を格納した磁気ディスク装置上の検索用
データベース２と、文書の登録・更新時に光ディスク装
置１に文書イメージＩＩＡ、１１Ｂ、・・・を記録する
と共に、検索用データベース２の検索情報レコード２１
を登録・更新する登録・更新手段３と、文書の検索時に
検索用データベース２から文書名をキーとして検索情報
レコード２１を検索し、要求した版数と一致するまで光
ディスク装置１の文書イメージＩＩＡ、ＩＩＢ、・・・
を辿って目的の文書を検索する検索手段４とから構成さ
れている。

第２図は光ディスク装置ｌの文書イメージ１１（ＩＩＡ
、ＩＩＢ、・・・）の形式の例を示したものであり、文
書イメージ本体と当該文書の直前の版の文書イメージの
アドレス（光ディスク装置１上のアドレス）とを含んで
いる。

第３図は検索用データベース２の検索情報レコード２１
の形式の例を示したものであり、文書名と当該文書の最
新の版数とその最新の版の文書イメージのアドレス（光
ディスク装置ｌ上のアドレス）とを含んでいる。

第４図は登録・更新手段３の処理を示すフローチャート
であり、第５図は検索手段４の処理を示すフローチャー
トである。

以下、上記の実施例の動作を説明する。

文書の登録・更新時には、第４図のフローチャートに示
すように、文書名と文書のイメージとを入力しくステッ
プＳ１）、文書名をキーとして検索用データベース２を
検索する（ステップＳ２）。

検索の結果、同一の文書名が検索用データベース２内に
無い場合（ステップＳ３のＮｏ）は、新規登録であるた
め、“直前の版の文書イメージのアドレス”の項目（第
２図参照）をｒＱＪにして文書イメージ１．１を生威し
、光ディスク装置１上に書き出す（ステップ５４）０次
いで、“最新の版数”の項目（第３図参照）に「１」を
設定し、文書イメージ１１を光ディスク装置１上へ書き
出したときに返却されたアドレスを“最新の版の文書イ
メージのアドレス”の項目に設定して検索情報レコード
２１を生威し、検索用データベース２に登録する（ステ
ップＳ５）。

一方、検索の結果、同一の文書名が既に検索用データベ
ース２上に存在する場合（ステップＳ３のＹＥＳ）は、
新規登録でなく更新であるため、発見した検索情報レコ
ード２１内の°°最新の版の文書イメージのアドレス”
の項目の値を“直前の版の文書イメージのアドレス゛の
項目に設定して新たな文書イメージ１１を生威し、光デ
ィスク装置１上へ書き出す（ステップＳ６）、そして、
先に発見している検索情報レコード２１上の“最新の版
数”の項目の値を１だけカウントアツプし、更に新たに
書き出した文書イメージ１１の光ディスク装置ｌ上のア
ドレスを“最新の版の文書イメージのアドレス”の項目
に設定し、検索用データベース２上の検索情報レコード
２１を更新する（ステップＳ７）。

次に、文書の検索時には、第５図のフローチャートに示
すように、検索すべき文書名と版数とを人力しくステッ
プＳ１　ＬＬ文書名をキーとして検索用データムース２
を検索する（ステップ５１２）、検索の結果、同一の文
書名が発見できなかった場合（ステップ３１３のＮｏ）
には誤り処理手続きへ制御を渡して誤り処理を行う（ス
テップ５１、４　）　。

同一の文書名が発見できた場合（ステップＳ１３のＹＥ
Ｓ）は、要求された版数が検索情報レコード２１の“°
最新の版数”の項目の値と一致しているかどうかをチエ
ツクする（ステップ５１５）。

チエツクの結果、一致している場合（ステップＳ１５の
ＹＥＳ）は、その検索情報レコード２１中の“最新の版
の文書イメージのアドレス”の項目の値を用いて光ディ
スク装置ｌから文書イメージ１１を読み取り（ステップ
５１６）、処理を終了する。

版数が一致していない場合（ステップＳ１５のＮｏ）に
は、両者の大小関係をチエツクしくステップ５１７）、
要求された版数が最新の版数よりも大きい場合（ステッ
プ５１７のＮｏ）は誤り処理手続きへ制御を渡して誤り
処理を行う（ステノブ３１８）。

要求された版数が最新の版数よりも小さい場合（ステッ
プＳ１７のＹＥＳ）には、光ディスク装置１上の文書イ
メージ１１中の゛直前の版の文書イメージのアドレス”
の項目の値から他の文書イメージを順に辿って行き（ス
テップ５１９）、要求された版数に一致した時点の文書
イメージ全体を読み取って（ステップ５２０）、処理を
終了する。

このように、光ディスク装置１上の文書イメージ１１中
に持たせた“直前の版の文書イメージのアドレス”を利
用して、登録・更新処理および検索処理が正しく行われ
る。

〔発明の効果〕

以上説明したように、本発明の電子ファイリングシステ
ムの版数管理方式にあっては、従来の方式において磁気
ディスク装置の検索用データベース側に記録していた情
報の一部を記憶容量の大きい光ディスク装置側にも文書
イメージ本体に付加して記録するようにしているので、
文書数の増加や版数の増大に対しても磁気ディスク装置
の容量を圧迫することなく対処でき、管理できる文書数
を大幅に増やすことができる効果がある。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明の電子ファイリングシステムの版数管理
方式の一実施例を示す構成国、第２図は光ディスク装置
に記録される文書イメージの形式の例を示す図、 第３図は検索用データベース内に格納される検索情報レ
コードの形式の例を示す図、 第４図は第１図における登録・更新手段の処理を示すフ
ローチャート、 第５図は第１図における検索手段の処理を示すフローチ
ャートおよび、 第６図は従来の版数管理方式の説明図である。 図において、 １・・・・・・光ディスク装置 １１、ＩＩＡ、ＩＩＢ・・・文書イメージ２・・・・・
・検索用データベース ２１・・・検索情報レコード ３・・・・・・登録・更新手段 ４・・・・・・検索手段

Claims (1)

1. 【特許請求の範囲】 文書イメージ本体と当該文書の直前の版の文書イメージ
   のアドレスとを含む文書イメージを記録した光ディスク
   装置と、 文書名と当該文書の最新の版数と当該文書イメージの光
   ディスク装置上のアドレスとを含む検索情報レコードを
   格納した検索用データベースと、文書の登録・更新時に
   前記光ディスク装置に文書イメージを記録すると共に、
   前記検索用データベースの検索情報レコードを登録・更
   新する登録・更新手段と、 文書の検索時に前記検索用データベースから文書名をキ
   ーとして検索情報レコードを検索し、要求した版数と一
   致するまで光ディスク装置の文書イメージを辿って目的
   の文書を検索する検索手段とを備えたことを特徴とする
   電子ファイリングシステムの版数管理方式。