JPH02297185A - 電子文書ファイリング装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 〔産業上の利用分野〕 本発明は表示情報の記憶管理を行う電子文書ファイリン
グ装置に関する。

〔従来の技術〕

この種の電子文書ファイリング装置としては例えばワー
クステーションがある。ワークスチーシコンでは文書の
入力並びに表示、表示された文書の記憶、記憶された文
書の検索および再表示等を行うことができる。

ところが、従来の装置では多数の文書が記憶されている
場合、これらの文書を例えば分野別に予め区分けしてい
ても、所望の文書を検索するには該所望の文書が属する
分野内の全ての文書を示すそれぞれの名称を表示し、表
示された各名称のうちから該所望の文書を示す名称を指
定し、これにより該所望の文書を検索するようにしてい
た。このような作業は文書を検索する毎に行わねばなら
ず、このため検索の対象となる文書が多ければ多い程、
検索作業が煩雑となった。

（発明が解決しようとする課題） このように従来の電子文書ファイリング装置では所望の
文書を検索しようとする場合、多数の文書が検索の対象
となるため、検索作業が煩雑になるという問題点があっ
た。

ここで、多数の文書のうちからいくつかの文書をガ時繰
り返して検索することがある。例えば特定分野について
調査、処理等の業務を行っている際、この業務を再開す
る毎に該分野に関するいくつかの文書を繰り返し検索す
る。この場合、検索された文Ｉの履歴を残しておき、以
Ｉｌｌ該履歴を利用して文書の検索を行えば、作業の効
率を良好にすることが可能になる。

そこで、本発明は検索された文書の履歴を残し、この履
歴に基づいて文書の検索を行うことが可能な電子文書フ
ァイリングＶ装置を提供することを目的とする。

〔課題を解決するための手段〕

本発明の電子文書ファイリング装置は表示された表示情
報の名称つまり文書および文書部品等の名称を履歴情報
として記憶する履歴情報記憶装置と、前記ａＦｆ！情報
の表示を例えばキーボードの操作に基づいて指示する履
歴情報指示手段と、この履歴・ｎ報指示手段によって表
示が指示されると前記履歴情報記憶）！ｉ置から曲記囮
歴情報を読み出し、この履歴情報としての文書および文
書部品等の名称を表示する表示装置とを備えて構成され
る。

〔作用〕

本発明によれば、履歴情報指示手段によって表示が指示
されると、履歴情報記憶装置から過去に表示された文書
および文書名等の名称を示す履歴情報が読み出され、こ
の履歴情報によって示される名称が表示ＩＩに表示され
る。

〔実施例〕

以下、本弁明の実施例を添付図面を参照して詳細に説明
する。

第１図は本発明に係る電子支出ファイリング装置の一実
施例を示すブロック図であり、この実施例の装置は周知
のワークステーションに適用されるものである。

同図において、表示装置１は例えばＣＲＴである表示部
１１と、この表示部１１に表示情報を表示させる表示制
御部１２とを備えている。文書記憶装＠２は例えばディ
スクメモリであり、複数の文書および複数の文書部品（
文書の部分）等をそれぞれの名称とともに表示情報とし
て記憶している。文書アクセス装置！３は図示されない
操作用のキーボードにて前記各名称の表示が指示される
と、これに応答して該各名称を文書記憶装置２から読み
出し、読み出した該各名称を表示制御部１２に伝送する
。表示制御０部１２は伝送されてきた該各名称を表示部
１１に表示する。このとき、文書アクセス装置３は表示
部１１に表示された該各名称のうち１つが図示されない
キーボードにて指示されると、これに応答して該名称に
対応する文書、文書部品等を文書記憶装置２から読み出
し、読み出した文書、文書部品等を表示部１１に表示す
る。

したがって、図示されないキーボードを操作することに
より、文書記憶装置２内の所望の文書、文書部品等の名
称を検索して指示すると、該所望の文よ、文書部品等が
表示部１１に表示されることとなる。

一方、層歴情報史新ｆ段４は文書記憶装ｅ１２から表示
されるべき文書、文書部品等が読み出される毎に、読み
出された文書、文書部品等の名称を履歴情報記憶装置５
における所定の記憶領域に順次記憶させる。よって、履
歴情報記憶装置５には表示された文書、文書部品等の名
称が履歴情報として記憶されることとなる。なお、履歴
情報記憶Ｗ＆＠５は前記所定の記憶領域が履歴情報で満
杯になると、新たに表示された文書、文書部品等の名称
を記憶するときに該所定の記憶領域内の最も古く記憶さ
れた名称を消去し、これにより新たに表示された文書、
文書部品等の名称を該所定の記憶領域に記憶して履歴情
報を更新する。

履歴情報表示指示手段６は図示されないキーボードにて
ＷＡ歴情報の表示が指示されると、履歴情報記憶装置５
に記憶されている履歴情報を履歴情報記憶装置５から表
示制御部１２に伝送させる。

表示制御部１２は伝送されてきた履歴情報によって示さ
れる文書、文書部品等の名称を履歴情報記憶波Ｍ５に記
憶された順序で表示部１１に表示する。したがって、図
示されないキーボードにて層層情報の表示を指示すると
、履歴情報つまり過去に表示された文書、文書部品等の
名称が表示部１１に表示されることとなる。

また、表示■層情報更新手段７は表示部１１に履歴情報
が表示されているに際し、履歴情報記憶装置５に記憶さ
れている履歴情報の内容が更新されると、更新されたＨ
歴情報を履歴情報記憶”Ｊｉ装置から表示制御部１２に
伝送させる。表示制御部１２は曲記■歴情報の更新され
た内容にＵ″：Ｊさ履歴情報についての表示部１１の表
示内容を更新する。すなわち、表示部１１に新たな文書
、文書部品等を表示した場合、新たに表示された文書、
文書部品等の名称が履歴情報記憶装置５に履歴情報の追
加分として記憶されて履歴情報が更新され、更新された
履歴情報が表示部１１に表示される。

さらに、表示履歴情報指示手段８は図示されないキーボ
ードにて表示部１１に表示されている履歴情報としての
文書、文書部品等の名称の１つが指示されると、これに
応答して指示された名称を表示装置１を介して文書アク
セス装置３に伝送する。文書アクセス装置３は前記名称
によって示される文書、文書部品等を文書記憶装置２か
ら読み出し、読み田した文書、文書部品等を表示層り０
部１２に伝送する。表示制御部１２は伝送されてきた文
書、文書部品等を表示部１１に表示する。したがって、
図示されないキーボードにて履歴情報としての文書、文
書部品等の名称を指示すると、該名称によって示される
文書、文書部品等が表示部１１に表示されることとなる
。なお、Ｂｉ歴情報に基づいて文書、文書部品等を表示
部１１に表示した場合、表示された文書、文ｉ！部品等
の名称はやはり履歴情報記憶装置５内の該履歴情報に追
加され、もって履歴情報が更新される。

このように図示されないキーボードにて文書記憶装置２
内の文書、文書部品等の名称を指示すると、この名称に
よって示される文書、文書部品等が文書記１１装茸３か
ら読み出され、読み出された文書、文書部品等が表示部
１１に表示される。この際、前記名称は謹歴情報記憶装
置５内の履歴情報に追加される。一方、この履歴情報を
表示部１１に表示することができ、表示された履歴情報
における文書、文書部品等の名称の１つを図示されない
キーボードから表示履歴情報指示手段８を通じて指示す
ると、この名称によって示される文書、文書部品等が支
出記憶装置２から読み出され、読み出された文書、文書
部品等が表示部１１に表示される。したがって、過去に
表示された文書、文書部品等を再度検索する際、履歴情
報を表示部１１に表示し、表示された履歴情報に基づい
て前記過去に表示された文書、文Ｉ部品等の名称を指示
すれば、該過去に表示された文書、文書部品等を再び表
示することができる。この場合、文書記憶装置２に記憶
されている多数の文書、文書部品等の名称を全て検索す
ることと比較すると、はるかに検索作業が容易である。

また、履歴情報としての過去に表示された文書、文書部
品等の名称は、履歴情報記憶装置１！５に記憶された順
序で表示部１１に表示されるので、この順序をたどれば
過去に行った検索作業を容易に再現できる。

次に、履歴情報の作成について第２図のフローチャート
に従って述べる。ここでは、分野基を予め定めておき、
この分野基の分野に該当する文書、文書部品等の名称を
履歴情報として残すようにしている。

まず、図示されないキーボードにて履歴情報の記憶開始
を指示すると、同図に示すフローチャートの処理が開始
される（ステップ１０１）。この後、図示されないキー
ボードにて例えば分野基ｒＡＡＡＪを履歴情報表示指示
手段６に指示すると（ステップ１０２）、ａ層情報表示
指示手段６は分野基ｒＡＡＡＪに該当する記憶領域が履
歴゛ｈ報記憶＠Ｖ：ｔ５内に既に形成されているか否か
を判定する（ステップ１０３）。ここで、分野基［ＡＡ
ＡＪに該当する記憶領域が無【ブれば、履歴情報表示指
示手段６は分野基ｒＡＡＡＪに該当する記憶領域を履歴
情報記憶装Ｗ１５内に形成する（ステップ１０４）。ま
た、前記ステップ１０３で分野基ｒＡＡＡＪ　１．：ａ
当する記憶領域が履歴情報記憶袋［５内に既に形成され
ていると判定された場合、新たな記憶領域を形成するこ
とがない。

こうして図示されないキーボードにて分野色ｒ　Ａ　Ａ
　Ａ　Ｊを指示すると、分野色ｒＡＡＡＪに該当する記
憶ｆｆ１Ｗ１．の有無が確認され、無ければ分野色ｒＡ
ＡＡＪに該当する記憶領域が履歴情報記憶装置５内に形
成される。

この後ステップ１０５において、腰歴情報史新手段４は
先に述べた様に文書記憶装置２から読み出された文書、
文書部品等が表示されると、表示された文書、文書部品
等の名称を履歴情報記憶装置５内の分野色ｒＡＡＡＪに
該当する記憶領域に記憶し、この記ｗ１領域の履歴情報
を更新する。

次にステップ１０６において、表示履歴情報更新手段７
は分野色ｒＡＡＡＪの履歴情報が表示部１１に表示され
ているか否かを判定する。ここで、該履歴情報を表示中
であれば、表示履歴情報更新手段７は前記ステップ１０
５で更新された履歴情報をｌｉｌ歴情報記憶装置５から
読み出し、更新された履歴情報を表示装置１に伝送する
。これにより、表示部１１にはこれまで表示されていた
履歴情報に代って、前記更新された履歴情報が表示され
る（ステップ１０７）。また、前記ステップ１０６で分
野色ｒＡＡＡＪの履歴情報が表示部１１に表示されてい
ないと判定された場合、前記ステップ１０７の処理を行
わない。

前記各ステップ１０５〜１０７の処理は文書記憶装＠２
から読み出された文書、文書部品等が表示される毎に繰
り返し行われ、これにより分野色ｒＡＡＡＪの履歴情報
の更新、および更新された履歴情報の表示が行われる。

このような処理は図示されないキーボードにてＷＩ履歴
情報記憶停止を指示されると終了する。ただし、終了し
ても履歴情報記憶装置５内の分野色ｒＡＡＡＪに該当す
る記憶領域に記憶されている履歴情報は保存される（ス
テップ１０８）。したがって、再び前記ステップ１０１
からの処理を行うことにより分野色ｒＡＡＡＪを指示す
ると、履歴情報記憶装置５内の分野色ｒＡＡＡＪに該当
する記憶領域に記憶されている履歴情報を利用して文書
、支出部品等の検索を行うことができる。

なお、分野色ｒＡＡＡＪだけでなく、分野色ｒＢＢＢＪ
、ｒ’　ＣＣＣＪ等に該当するそれぞれの記憶領域を履
歴情報記憶装置５内に形成してもよい。この場合、これ
らの分野色に該当する各記憶領域に記憶されているそれ
ぞれの履歴情報を利用して文書、文書部品等の検索を行
うことができる。

第３図は利用者毎に履歴情報を作成する場合のフローチ
ャートを示しており、このフローチャートの処理を以下
に述べる。

まず、図示されないキーボードにてｍ層情報の開始を指
示すると同図に示すフローチャートの処理が開始され（
ステップ２０１　）　、当該ワークステーションにてロ
グインを行った際に入力されたユーザ名が履歴情報表示
指示手段６に伝送される（ステップ２０２）。履歴情報
表示手段６は前記ユーザ名に該当する記憶領域が履歴情
報記憶装置５内に既に形成されているか否かを判定する
（ステップ２０３）。ここで、ユーザ名に該当する記憶
領域が無ければ、履歴情報表示手段６はユーザ名に該当
する記憶領域を履歴情報装置５内に形成する（ステップ
２０４）。また、前記ステップ２０４でユーザ名に該当
する記憶ｒ４１＃！が履歴情報記憶装置Ｈ５内に既に形
成されていると判定された場合、新たな記憶領域を形成
することがない。

こうしてログインに際して入力されたユーザ名に該当す
る記憶領域の有無が確認され、無ければユーザ名に該当
する記憶領域が履歴情報記憶装置５内に形成される。

この後ステップ２０５において、履歴情報更新手段４は
先に述べた様に文書記憶装置２から読み出された文−１
文１部品等が表示されると、表示された文書、文書部品
等の名称を履歴情報記＋！ｉ装＠５内のユーザ名に該当
する記憶領域に記憶し、この記憶領域のＷｊＪ歴情報を
更新する。

次にステップ２０６において、表示履歴情報更新手段７
はユーザ名の履歴情報が表示部１１に表示されているか
否かを判定する。ここで、該履歴情報を表示中であれば
、表示履歴情報更新手段７は前記ステップ２０５で更新
された履歴情報を履歴情報記憶装Ｗ１５から読み出し、
更新された履歴情報を表示装置ｆｆ１に伝送する。これ
により、表示部１１にはこれまで表示されていた履歴情
報に代って、ｉη記更新された履歴情報が表示される（
ステップ２０７）。また、前記ステップ２０６でユーザ
名の履歴情報が表示部１１に表示されていないと判定さ
れた場合、前記ステップ２０７の処理を行わない。

前記各ステップ２０５〜２０７の処理は文書記’ｍ装置
２から読み出された文書、文書部品等が表示される毎に
繰り返し行われ、これによりユーザ名の履歴情報の更新
および表示が行われる。

このような処理は図示されないキーボードにて履歴情報
の記ｇＡｆｉＰ止を指示されると終了するが、終了して
ＰｆｊＪ歴情報記憶装置５内のユーザ名に該当する記憶
領域に記憶されている履歴情報は保存される（ステップ
２０８）。したがって再び前記ステップ２０１からの処
理を行うことによりニーγ名を入力すると、該ユーザ名
の履歴情報を利用して支間、文書部品等の検索を行うこ
ができる。

このように利用６毎に記憶領域を形成した場合、利用者
は自分専用の履歴情報を作成して、これを利用すること
ができるという利点がある。

〔発明の効宋〕

以上説明したように本発明によれば、履歴情報の表示が
指示されると、過去に表示された文人および文書部品等
の名称を示す履歴情報が表示されるので、このＷｊｉ歴
情報に基づいて文書の検索を行うことが可能な電子支出
ファイリング装置を提供することができる。

【図面の簡単な説明】

第１図は本光明に係る電子文書ファイリング８置の一実
施例を示ずブロック図、第２図は履歴情報の作成手順の
一例を示すフローチャー１−１第３図はｌｉｌ歴情報の
作成手順の他の例を示すフローチャートである。 １・・・表示Ｖｔ置、２・・・文人記憶装置、３・・・
文書アクセスＶ装置、４・・・履歴情報更新手段、５・
・・履歴情報記憶装置、６・・・履歴情報表示指示手段
、７・・・表示Ｈ層情報更新手段、８・・・表示回層情
報指示手段、１１・・２表示部、１２・・・表示制御部
。 第１図

Claims (1)

1. 【特許請求の範囲】 情報の表示並びに記憶を行う電子文書ファイリング装置
   において、 表示された情報を示す名称を履歴情報として記憶する履
   歴情報記憶手段と、 前記履歴情報の表示を指示する指示手段と、前記指示手
   段により前記履歴情報を読み出し、この履歴情報に対応
   した名称を表示する表示手段と を備えたことを特徴とする電子文書ファイリング装置。