JPH02138658A - 文書自動生成装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 （イ）産業上の利用分野 本発明は、日本語ワードプロセッサに係り、その文書作
成を支援する機能に関する。

（ロ）従来の技術 従来のワードプロセッサにおいては、オペレータが一字
一句考えながら文章を作成するか、あるいは、時候の挨
拶、末文等の文書の構成要素に関係なく、良く使われる
文例を定型向として１つのファイルに記憶しておき、文
書作成時に、必要に応じて指定した位置に定型向を呼出
して、入力の簡略化を計っていた。

このような定型向を利用する方法は、特定のいい回しを
一字一句入力する手間を省くという点では多少効果があ
るが、基本的にはオペレータが文字を入力して文書の作
成をしなければならず、その負担は依然として大きかっ
た。

一方、特開昭６２−７２０５８号公報に示すように、文
書における送り先“Ｔｏ”、送り主“ＦＲＯＭ”、題目
“５ＵＢＪ”、主文“ＢＯＤＹ”“の各パーツ毎に文例
をファイルに記憶し、各パーツの文例を選択することに
より、自動的に文書を作成する装置が提案されるように
なった。

（ハ）発明が解決しようとする課題 一般に社用文書は、送り先、送り主２題目、主文より構
成されるが、日本文の社用文書の場合、更に、主文は頭
語９時候挨拶、前文１本文、末文、結語の各要素より構
成され、これら各要素の具体的な表現は、その種類が非
常に多い。従って、上記公報に開示されているように、
主文を１つのパーツとして扱い、主文の文例を複数用意
しておくだけでは、日本の社用文書には到底対応できな
い。

又、日本文の社用文書においては、社内文書では、頭語
や時候の挨拶を付けない、見舞文では時候の挨拶及び前
文を省く、弔意文では頭語を付けず結語として１合掌」
を付ける等種々の制約があり、上記公報の如く、単に文
例を選択するだけの構成では、オペレータがこのような
制約を全て考慮しながら文書の作成を行わなければなら
ず、その負担は大きかった。

（ニ）課題を解決するための手段 本発明は、社用文書の主文を構成する前文１本文、末文
等の各要素毎に文例を各々記憶した文例ファイルと、該
ファイルに記憶された文例もしくは文例見出しを前記各
要素毎に表示する表示手段と、該表示された文例もしく
は文例見出しから所望の文例を選択する選択手段と、該
選択された各要素の文例を所定のフォーマットに合成す
る合成手段とを設けて、文書自動生成装置を構成し、上
記課題を解決するものである。

又、本発明は、選択された本文の種類によって、前記他
の構成要素の選択範囲を限定する手段を更に設けたもの
である。

又、本発明は、ある要素の特定の文例が選択されたこと
に応じて、他の構成要素の特定の文例を一意的に決定す
る手段を更に設けたものである。

（ホ）作用 本発明では、社用文書の主文を構成する前文。

本文、末文等の各要素毎に文例が表示されるので、オペ
レータは各要素毎に各々所望の文例を選択しさえすれば
、自動的に主文を生成することができる。

又、本発明では、選択された本文の種類によって、他の
構成要素の選択範囲が限定されたり、あるいは、ある要
素の特定の文例が選択されたことに応じて、他の構成要
素の特定の文例が一意的に決定されるので、使用者は、
社用文書の複雑な制約を考慮する必要がなくなる。

〈へ〉実施例 第１図は、本発明の実施例の構成を示すブロック図であ
り、（１）は入力装置としてのキーボード、（２）は表
示装置としてのＣＲＴデイスプレィ、（３）は表示制御
部、（４）（５）（６）（７）（８）は、社用文書の主
文を構成する頭語／結語２時候挨拶、前文１本文、末文
の各要素毎に、各々、文例データを記憶した頭語ファイ
ル、時候ファイル、前文ファイル、本文ファイル、末文
ファイル、（９）はキーボード（１）からの指示に応じ
て各ファイルから各々所望の文例データを選択する文章
選択部、（１０）は選択された文例データを記憶するバ
ッファ、（１１）ハ所定のフォーマットに、バッファ（
１０）内の各要素の選択された文例データを合成する文
書合成部、（１２）は文書データを記憶する文書ファイ
ル、（１３）は文書の編集を行う文書編集部である。

又、第２図、第３図、第４図、第５図、第６図は、各々
、頭語ファイル（４）１時候ファイル（５）。

前文ファイル（６）２本文ファイル（７）、末文ファイ
ル（８）のファイル形式を示す図であり、本文ファイル
〈７〉を除く他のファイルは、種類を記憶したファイル
（４ａ）（５ａ）（６ａ）（８ａ）と、具体的データを
記憶したファイル（４ｂ）（５ｂ）（６ｂ）（８ｂ）と
より構成され、種類とデータとはリンク情報によって対
応付けが為されている。

本文ファイル＜７）は、種類を記憶したファイル（７ａ
）（７ｃ）と、見出しを記憶した７フイル（７ｂ）（７
ｄ）と、具体的データを記憶したファイル（７ｅ）とよ
り成り、種類及び見出し用のファイルは、社外文書と社
内文書の各々に分けて設けられている。そして、各ファ
イル（７ａ）〜（７Ｑ）の情報は、他のファイルと同様
、リンク情報によって対応付けが為されている。

以下、第７図〜第９図のフローチャート及び第１０図の
表示例を参照しながら、本実施例を具体的に説明する。

先ず、キーボード（１）の文書自動生成キー（１４）を
押下すると、文章選択部（９）は、第１０図（ア）の如
□く、文書種類が社外文書であるか社内文書であるかの
選択画面を表示する。ここで、「社外文書、を選択する
と、本文ファイル（７）のファイル（７８）の内容を読
出し、第１０図（りの如く文例種類選択画面を表示し、
「社内文書」を選択すれば、本文ファイル（７）のファ
イル（７ｃ）の内容を読出し表示する。続いて、第１０
図（イ）において、文例種類としてｒ挨拶文Ｊを選択す
ると、リンク情報に基づきファイル（７ｂ）から挨拶文
の本文見出しを読出し、第１０図（つ）の如く表示する
。そして、例えば「新規店舗開設」を選択すると、ファ
イル（７ｅ）から対応する本文データを読出し、これを
バッファ（１０）に記憶する。以上で、本文の選択が終
了する。

次に、文章選択部（９）は、文書種類の選択画面におい
て、「社内文書」が選択されたか否かを判定し、社内文
書であるときは、以降の頭語２時候挨拶、前文、末文の
各要素の選択を省略する。社外文書であれば、文例種類
として１弔意文」が選名 択されたか否か匁判定し、弔意文でなければ頭語の選択
に入り、弔意文であれば、頭語２時候挨拶、前文の各要
素の選択を省略し、一意的に「合掌、を結語データとし
て決定し、末文の選択に移る。

ところで、頭語の選択では、先ず、頭語ファイル（４）
のファイル（４ａ）から頭語種類が読出きれ、第１０図
（工）の如く表示され、ここで、「一般。

を選択すれば、一般的な頭語データがファイル（４ｂ）
からリンク情報に基づき読出され、第１０図（オ）の如
く表示される。第１０図（才）において、「１．拝啓／
敬具」を選択すれば、ファイル（４ｂ）からその頭語デ
ータがバッファ（１０）に読出される。尚、ファイル（
４ｂ）には、頭語と結語を対にして記憶しており、頭語
の選択により結語も同時に選択するようにしている。

頭語の選択が終了すると、文章選択部（９）は、本文の
文例種類選択において「見舞文、が選択されたか否かを
判定し、見舞文であれば時候挨拶及び前文の選択を省略
して末文の選択に移り、見舞文でなければ次の時候挨拶
の選択に入る。

時候挨拶の選択では、時候ファイル（５）のファイル（
５ａ）に基づき種類として各月が第１０図（力）のよう
に表示され、月を選択することにより、ファイル（５ｂ
）に基づき、その月で使用可能な時候データが第１０図
（りの如く表示される。そして、ここで選択した時候デ
ータがバッファ（１０）に蓄積される。

以下、前文の選択は、前文ファイル（６）に基づき、第
１０図（り）（ケ〉の如く行われ、末文の選択は、末文
ファイル（８）に基づき第１０図（コ）（す）の如く行
われ、各々の選択データはバッファ（１０）に順次蓄積
される。

このようにして、主文を構成する各要素についての文例
選択が全て終了すると、文章合成部（１１）が起動され
、この合成部（１１）によって、バッファ（１０）内に
蓄積されたデータが、頭語２時候挨拶。

前文２本文、末文、結語の順に所定のフォーマ・ントに
合成され、文書ファイル（１２）に記憶される。

勿論、デイスプレィ（２〉には、第１０図（シ）に示す
ように合成された文書が表示される。

尚、合成した文書を修正する場合は、従来同様、キーボ
ード（１）を操作して文書編集部（１３）を起動させて
行えば良い。

（ト）発明の効果 本発明に依れば、前文２本文、末文等文書の主文を構成
する各要素について、各々文例を選択して主文を自動生
成できるので、各要素が多様に変化する日本文社用文書
にも十分対応できるようになる。

又、本文の種類に応じて他の要素の選択範囲が限定され
、あるいは、ある要素の特定の文例の選択に応じて、他
の要素の特定の文例が一意的に決定されるので、文書上
の複雑な制約を使用者が考慮することなく、文書を生成
でき、従って、文書作成上の使用者の負担が軽減する。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明の実施例の構成を示すブロック図、第２
図は頭語ファイルのファイル形式を示す図、第３図は時
候ファイルのファイル形式を示す図、第４図は前文ファ
イルのファイル形式を示す図、第５図は本文ファイルの
ファイル形式を示す図、第６図は末文ファイルのファイ
ル形式を示す図、第７図から第９図は本実施例の処理内
容を示すブローチヤード、第１０図は本実施例（こおけ
る表示例を示す図である。 （１）・・・キーボード、（２）・・・ＣＲＴデイスプ
レィ、　　（４）・・・頭語ファイル、　（５）・・・
時候ファイノ呟　（６）・・・前文ファイル、　（７）
・・・本文ファイル、　り８）・・・末文ファイル、　
（９）・・・文章選択部、（１０）・・・バッファ、　
（１１）・・・文章合成部、　（１２）・・・文書ファ
イノ呟　（１３）・・・文書編集部。 第９図 第１０図 壕（め貸款（牡国女唱−塙令　ワし） 各 ［Ｄ（＃ず洛〕をカーゾルで１１更 日被 讐 日 日

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. （１）社用文書の主文を構成する前文、本文、末文等の
   各要素毎に文例を各々記憶した文例ファイルと、該ファ
   イルに記憶された文例もしくは文例見出しを前記各要素
   毎に表示する表示手段と、該表示された文例もしくは文
   例見出しから所望の文例を選択する選択手段と、該選択
   された各要素の文例を所定のフォーマットに合成する合
   成手段とを備えたことを特徴とする文書自動生成装置。
2. （２）請求項１記載の文書自動生成装置に、選択された
   本文の種類によって、前記他の構成要素の選択範囲を限
   定する手段を設けたことを特徴とする文書自動生成装置
   。
3. （３）請求項１記載の文書自動生成装置に、ある要素の
   特定の文例が選択されたことに応じて、他の構成要素の
   特定の文例を一意的に決定する手段を設けたことを特徴
   とする文書自動生成装置。