JPH02131049A

JPH02131049A - 電子メールシステム

Info

Publication number: JPH02131049A
Application number: JP63283606A
Authority: JP
Inventors: Koji Arakawa; 荒川　廣司
Original assignee: Hitachi Ltd
Current assignee: Hitachi Ltd
Priority date: 1988-11-11
Filing date: 1988-11-11
Publication date: 1990-05-18

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】〔産業上の利用分野〕本発明は電子メールシステムに係り、特にメールの送信
先が不完全な電子メールに対し、送信先を正しく求める
のに好適な電子メールシステムに関するものである。

〔従来の技術〕

電子メールシステムは、パーソナルコンピュータやワー
ドプロセッサの通信機能の充実と、公共的な電子メール
システムのサービス開始と、電子メール通信手順の共通
化などによって今後、急速に発展することが予想される
。ところで、たとえば、公共機関（役所、病院など）で
電子メールシステムのサービスを行った場合、一般大衆
から該公共機関に電子メールを送信するケースでは、般
大衆は該公共機関の名称は判っても、該公共機関内のど
の職制の誰に対し該電子メールを送信したら良いのか不
明な場合がある。

従来の電子メールシステムでは、例えば特開昭５８−２
０７１３１号公報に記載のように宛先管理テーブルを有
して、送信者が簡略表現した宛先を指示することにより
、対応する具体的な宛先を該テーブルから選択する方法
が一般的である。また、送信者に送信可能な宛先を階層
構造のメニュー画面で選択させることも情報検索システ
ムの応用として広く実用化されている。

によって、確実に宛先を指定する必要が生じる。

また、前記宛先管理テーブルや宛先のメニュー画面の管
理を徹底し、誤りなく宛先を送信者に指定させなければ
ならない。

一方、電子メールの宛先を誤って指定しメールを送信し
てしまう場合も多く発生することが予想される。この場
合、従来の電子メールシステムでは、例えば特開昭６０
−５８６４７号公報に記載のように、受信メールのヘッ
ダに送信者の指示により受信者名、パスワード、受信後
処理の禁止項目などを記憶し、送信者が受信名を誤って
メールを送信しても、該受信者以外にメール内容を検索
できないようにするなどの方法が一般的である。

また、誤って送信されてきた電子メールに対しては、受
信者側で送信者に対し返却処理をしたり、受信者側で正
しい受信者が判断できる場合は正しい受信者名を該メー
ルのヘッダに追加し、該メールを送信することも、紙に
よる郵便の応用として広く実用化されている。

しかし、上記従来の方式においては、たとえば一般大衆
から公共機関などに電子メールを送信するケースでは、
受信者名の指定誤りが多く発生することが予想され、受
信メールの返却処理や受信メールのたらい廻しなどによ
り、受信メールが適確に受信者に届かないケースがある
。また、たとえば、該公共機関宛の受信メールを受信者
名以外の人間が検索した場合、プライバシーの侵害を犯
すケースがある。

〔発明が解決しようとする課題〕

上記従来技術は、電子メールの送信者が電子メールの受
信名を限定したい場合、その限定した宛先を正しく指示
する必要がある。また限定した宛先を送信者が判らない
場合は、事前に宛先を間合せるなどの労力が必要となる
問題があった。さらに、電子メールの宛先を誤って指定
してメールを送信した場合や、個人名でなく団体名を宛
先に指定してメールを送信した場合、該電子メールの内
容を受信該当者以外に検索される問題があった。

本発明の目的は、このような従来の問題点を改善し、電
子メールの宛先を送信者が意識して指示しなくても、自
動的に該電子メールの宛先を生成することができ、また
、電子メールの受信者が電子メールの宛先が不完全であ
っても、自動的に該電子メールの宛先を生成し、該受信
考究の電子メールであるか否かを判断できる電子メール
システムを提供することにある。

〔課題を解決するための手段〕

上記目的を達成するため、本発明による電子メールシス
テムは、電子メールの宛先を生成するためのルール群を
記憶したメモリおよび該ルール群を実行する実行部を内
蔵する知識ベースと、上記電子メールの宛先に関連する
データ構造を電子メールから抽出し記憶する第１の記憶
手段と、上記実行部で生成された上記電子メールの宛先
を格納する第２の記憶手段と、上記ルール群を選択する
ための宛先生成ルール呼出し制御手段とを有し、上記第
１の記憶手段から宛先に関連するデータ構造を読出して
、これらを上記知識ベースに読込み読込まれたデータ構
造を基に、上記宛先生成ルール呼出し制御手段により選
択されたルールを実行して上記電子メールの宛先を生成
し、上記第２の記憶手段に格納し、該第２の記憶手段の
内容を電子メールの宛先にすることを特徴とする。

〔作　用〕

本発明においては、ルール群を記憶するメモリを備え、
第１のメモリに電子メールの宛先に関連するデータ構造
を電子メールから抽出し記憶させ、また第２のメモリに
は電子メールの宛先（結果）を記憶するものとし、その
他に電子メールの宛先を生成するためのルール群を選択
する条件部と、宛先生成ルールの実行部とを設ける。

先ず、第１のメモリに電子メールの宛先に関連するデー
タ構造を電子メールから抽出し記憶させる。次に第１の
メモリから電子メールの宛先を意味するデータ構造を読
出し、宛先に関する情報を求める。次に、これらの情報
を基にして、電子メールの宛先を生成するためのルール
群を条件部により選択して、電子メールの宛先生成条件
を求め、宛先生成ルールの実行部でこれを実行する。

これにより、電子メールの宛先に関する情報と、宛先生
成条件が判るので、電子メールの宛先を自動的に求める
ことができる。

その結果、送信者が電子メールの宛先を意識して指示す
ることなく、電子メールの宛先を生成することが可能に
なる。

さらに、受信者が電子メールの受信条件を記憶する第３
の記憶手段を有し、上記生成した電子メールの宛先に関
する情報と比較することにより、該電子メールが受信者
の受信条件に合致するか否かを判断して電子メールの受
信後処理を行うことが可能になる。

〔実施例〕

以下、本発明の一実施例を図面により詳細に説明する。

第２図は本発明の一実施例を説明するためのシステム構
成図である。通信網１００を介して、処理装置２１０，
２２０．・・・２３０が接続され、各処理装置にはそれ
ぞれ端末３１１．・・３３２が接続されている。

第３図は第２図中の一つの処理装置の構成例を示したも
のである。処理装置２１０は、メール管理情報などを蓄
積するためのメール記憶部５００と、通信網１００に接
続される他の処理装置との通信を制御する通信制御部６
００と、複数台の端末３１１〜３１２が接続され、該端
末の人出力を制御する端末制御部７００と、メール受信
対象者の受信条件を格納する受信者データ記憶部８ｏ。

と、メールの宛先を生成する宛先生成部４００と、これ
らの各部を制御する制御部９００から構成されており、
電子メールシステムの利用者に対して、端末３１１等を
介してメールの作成、メールの宛先の生成、メールの送
受信、メールの蓄積などの機能、および生成した送信メ
ールの宛先を該メールのメールヘッダに設定する機能、
および、生成した受信メールの宛先が受信者データ記憶
部８゜Ｏにある受信者の受信条件に合致するか否が判定
する機能などを提供している。これは他の処理装置２２
０〜２３０についても同様である。

こ＼で、受信者データ記憶部８００に格納するメール受
信対象者の受信条件とは、たとえばメール受信対象者の
氏名、担当業務、役職、受信を希望するメールのキーワ
ードなどである。これら情報は、たとえば該対象者がＩ
Ｃカード等に記憶されたものを所持し、端末等のＩＣカ
ード読取機を使って受信者データ記憶部８００に格納す
る。

第１図は本発明の中心をなす宛先生成部４００の一実施
例を示すブロック図である。

宛先生成部４００は、メール送信者の情報を格納する送
信者データ記憶部４０５と、該送信者データ記憶部４０
５のメール送信者の情報を考慮してメール記憶部５００
から対象とするメールの宛先データ構造を抽出する宛先
データ抽出部４１０と、該宛先データ抽出部４１０で抽
出した宛先データ構造を記憶する宛先データ構造記憶部
４１５と、生成された宛先を記憶する宛先記憶部４２０
と、宛先生成ルール群をメモリ４２６に記憶すると＼も
に、宛先データ構造を基にして上記ルール群を実行する
ことにより宛先を生成する知識ベース４２５と、宛先生
成ルールを順次呼出すための制御部４３０とを備えてい
る。

二＼で、送信者データ記憶部４０５に格納するメール送
信者の情報とは、たとえばメール送信者の氏名、年齢、
住所、職業、国籍、勤務先など、宛先を生成するのに参
考となる情報である。これらの情報は、たとえば該送信
者がＩＣカード等に記憶されたものを所持し、端末等の
ＩＣカード読取機を使って送信者データ記憶部４０５に
格納しておく。このメール送信者の情報は、メールに格
納する情報として用いる他に、メールからメールの宛先
データ構造を抽出する際、該メール中の語意を理解する
ことに利用する。たとえば、メール中に「私」という語
常があれば、メール送信者の情報から送信者の氏名を「
私」に置換えることが可能となる。

メール記憶部５００から対象とするメールの宛先データ
構造を抽出する方法としては、たとえば、メール内で、
メール内の語意を送信者データ記憶部４０５にあるメー
ル送信者の情報で置換し、主な語常をキーワードとして
抽出する。こ＼で、たとえばメールの題目から抽出した
キーワードは重要なキーワードとしての重みづけをした
り、電子メールシステムで自動的に生成した序文中の挨
拶部などは抽出対象外とするなどの処置を行う。

その他に、キーワードの抽出判断としては、たとえば、
殿や御中の前の語貧をキーワードして抽出したり、文章
を主語や述語等に分け、文章理解によりキーワードを抽
出する方法などがある。

宛先データ抽出部４１０では、上記のような方法により
宛先データ構造を抽出し、宛先生成構造記憶部４１５に
記憶する。

知識ベース４２５では、宛先データ構造記憶部４１５に
記憶された宛先データ構造を基にして、メールの宛先を
生成するためのルール群を用いて、これらルール群を実
行する。そして、生成された宛先を、まず候補として宛
先記憶部４２０に格納する。宛先生成ルール呼出し制御
部４３０では、候補の宛先を記憶する宛先記憶部４２０
の内容を基にして、知識ベース４２５のメモリ４２６に
記憶されている宛先生成ルールを呼出し、知識ベース４
２５にその宛先生成ルールを実行させ、候補の宛先が宛
先として妥当か否かを決定して行く。

候補の宛先が宛先として妥当か否を決定する宛先生成ル
ールとしては、たとえば宛先データ構造内のキーワード
に各々付加されたキーワードの重みを用い、複数のキー
ワードから生成された候補の宛先が同じ場合は、各キー
ワードの重みの和を求め、その値が一定量を越えた場合
、該宛先を生成した宛先にする方法などがある。

端末３１１には、送信者データ記憶部４０５に格納する
送信者の情報の入力と、受信者データ記憶部８００に格
納する受信者の情報入力と、メール記憶部５００に格納
するメールの作成、受信、送信などを指示及び入力がで
きる入力部３５０と、メール記憶部５００、送信者デー
タ記憶部４０５、受信者データ記憶部８００、宛先デー
タ構造記憶部４１５、および宛先記憶部４２０の各内容
を知識ベース４２５により編集して表示する表示部３５
５とからなる。表示部３５５の画面には、−例として、
メール記憶部５００に記憶されているメールに対し、知
識ベース４２５が生成した市役所内の宛先が表示されて
いる。このような端末が一般に複数接続される。

第４図は、第１図におけるメール記憶部５００に格納さ
れた電子メールのテーブル内容を示す図である。こ＼で
は、テーブルの一例として、市役所宛のメールを示して
いる。メールは、メールヘッダとメール本体に大別され
る。メールヘッダは、メールの管理番号であるメール番
号、メールの宛先を管理する宛先番号、送信者、受信者
、宛先生成部４００により生成された宛先、メール本体
に対しメール送信者が入力した題目などから成る。

メール本体は、メール作成時にそのメールの作成を支援
する上でメールを序文、内容、結文に分けて作成するこ
とが有効であるので、メール本体もその分類がなされて
いる。

第１図の宛先生成部４００では、上記電子メールのテー
ブルの各項目からメールヘッダ中の生成宛先を求めるわ
けである。こ＼で、メール本体及び題目から宛先に関連
する語貧をメール作成者が指定することにより宛先に関
連するキーワードをメールに付加する指定キーワードの
エリアを設け、宛先に関連するキーワードを抽出する処
理を補助することを可能にしている。

第５図は宛先データ抽出部４１０で抽出し、宛先データ
構造記憶部４１５に格納する電子メールの宛先データ構
造のテーブル内容を示す図である。

こ＼では、テーブルの一例として、市役所宛のメールを
示している。宛先データ構造は、メールの管理番号であ
るメール番号、受信者、送信者情報、及び宛先データ抽
出部により抽出されたメール情報から成る。送信者情報
は、メール情報から宛先を生成する上で判断基準となる
送信者の情報で、送信者データ記憶部４０５から抽出さ
れた送信者の氏名、年齢、住所、職業、国籍、勤務先な
どを有している。また、メール情報としては、宛先の固
有名詞に関係する宛先キーワードと、送信者がメールに
て連絡しようとする内容に関係する内容キーワードに大
別される。キーワードには、キーワードの重要性により
、各々重みが付加されている。

第６図及び第７図は、第１図における知識ベース４２５
内のメモリ４２６に格納された宛先生成ルール群である
基礎データ構造の一例を示す図である。こ＼では、−例
として市役所内における宛先生成ルールとして、市役所
内の業務担当ルールと、市役所の職制ルールを示す。た
とえば、第６図の業務担当ルールは、市役所における業
務分担と関係するキーワードから成り、第５図の内容キ
ーワードに合致するキーワードを該ルールから呼出し、
対応する宛先を求めるものである。また、第７図の職制
ルールは、市役所における職制と担当糸と担当者の宛先
番号から成り、第５図の宛先キーワードに合致する項目
を該ルールから呼出し、対応する宛先を求めるものであ
る。

上記により求められた宛先は、候補の宛先として知識ベ
ース４２５によって抽出され、宛先記憶部４２０に格納
される。

第８図は第１図における宛先記憶部４２０に格納する宛
先のテーブル内容を示す図である。これは知識ベース４
２５により求められた候補の宛先を記憶する推定テーブ
ルと、推定テーブルから判定して決定した宛先の結果を
格納する生成宛先テーブルとから成る。

知識ベース４２５内の宛先生成ルール実行部は、宛先生
成ルール呼出し制御部４３０の制御下で、たとえば、宛
先データ構造内の各キーワードから求められた候補の宛
先及び宛先番号ごとに、それを生成した各キーワードの
重みの和を求め、その値の大きい宛先名と宛先番号を、
結果として生成宛先テーブルに格納する。

具体的には、キーワードＡ、キーワードＢがあり、キー
ワードＡの重みをＡ１、キーワードＢの重みをＢ１とし
、キーワードＡから生成した候補の宛先をｘ、ｙ、ｚと
し、キーワードＢから生成した候補の宛先をｘ、ｙとす
る。又、送信者情報より、重みＡ１がＢ１よりさらに大
きいと判断したとする。この場合、候補の宛先を生成し
たキーワードの重みの和を各々Ｘｏ、　Ｙ、、　Ｚ、と
すると、Ｘｏ＝Ａ１＋ＢＩＹ、＝Ａ１＋８１Ｚｏ＝Ａ１となり、ｘ、＝ｙｏ＞ｚ、なので、ＸとＹを生成宛先と
する。

このように、生成した宛先は、必ずしも一個とは限らず
、複数個生成される場合もある。

第９図は処理装置全体の動作概要を説明するためのフロ
ーチャートであり、第１０図はその宛先生成部４００の
詳細フローチャートである。

まず、予め電子メールの情報を、メール記憶部５００に
、また受信者の受信条件の情報を受信者データ記憶部８
００に格納しておく。第９図のフローがスター１〜する
と、宛先生成部４００にて、対象とする電子メールの宛
先を生成する（ステップ９１０）。この宛先生成処理に
ついては第１０図で詳しく説明する。次に、利用者の処
理がメールの送信処理か受信処理か判断する（ステップ
９２０）。送信処理ならば、生成した宛先を該メールヘ
ッダに格納しくステップ９３０）、メールヘッダの受信
者欄の宛先へ該メールを送信する（ステップ９３０）。

受信処理ならば、受信処理を行うとする受信者の受信条
件の情報を受信者データ記憶部８００から読込む（ステ
ップ９５０）。次に、生成した宛先が上記受信者の受信
条件に合致するか否か判定しくステップ９６０）、合致
するならば、該電子メールを受信し、受信後処理を行う
（ステップ９７０）。なお、合致しない場合には、例え
ば該電子メールを返却するか、破棄する。

次に、第１０図にて、宛先生成部４００の宛先生成処理
について説明する。初めに、対象電子メールを送信する
メール送信者の情報を送信者データ記憶部４０５に格納
する（ステップ１０１０）。

続いて、対象電子メールから宛先データ構造を上記送信
者データ記憶部４０５のメール送信者の情報などを基に
して抽出し、宛先データ構造記憶部４１５に格納する（
ステップ１０２０）。そして、上記抽出した宛先データ
構造を、宛先データ構造記憶部４１５から知識ベース４
２５に読込み、知識ベーの有する宛先生成条件ルールか
ら候補となる宛先を生成し、宛先記憶部４２０に格納す
る（ステップ１０３０）。

次に、知識ベース４２５は、宛先記憶部４２０に格納し
た候補の宛先を、宛先番号で分類する（ステップ１０４
０）。

宛先生成ルール呼出し制御部４３０は、候補の宛先に対
し未処理の宛先番号が無くなったか否かを判別し、無く
なったならば、宛先記憶部４２０の生成宛先を読出して
、これを知識ベース４２５で編集し、これを端末の表示
部３５５に表示し、利用者に了解を求める（ステップ１
０５０．１０６０）。一方、未処理の候補宛先番号がま
だ存在する場合には、宛先番号、単位に宛先判定ルール
により宛先にするか否かを判定し、生成宛先を求める（
ステップ１０７０）。そして、宛先生成ルール呼出し制
御部４３０は、ステップ１０５０に戻って未処理の候補
宛先番号が有るか否かを判別する。

このように、電子メールの宛先を生成するために、本実
施例では、電子メールの受信者を市役所として、対象電
子メールから市役所に関するキーワードを、送信者の情
報を格納する送信者データ記憶部４０５のデータを基に
抽出し、知識ベース４２５内に格納されているルール群
、つまり市役所内の業務担当ルール群や職制ルール群な
どのルールより選択して、知識ベース４２５内の宛先生
成ルール実行部により宛先を自動的に生成するものであ
る。これにより、対象電子メールの市役所内での宛先を
求める際、メール送信者とメール受信者の工数を低減さ
せることができる。

また、本実施例では送信者の情報を送信者データ記憶部
４０５に格納すること＼、受信者の情報を受信者データ
記憶部８００に格納することにより、メールの作成、送
信、受信、受信後処理に利用することができるので、利
用者の処理工数を低減させることができる。

〔発明の効果〕

以上説明したように、本発明によれば、電子メールの宛
先を送信者が意識して指示しなくても、電子メールの内
容を基にして該電子メールの宛先を生成することができ
、また、電子メールの宛先が不完全であっても、該電子
メールの内容を基にして宛先を生成し、該受信考究の電
子メールであるか否かを判断できるので利用者の労力を
軽減することが可能である。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明の中心をなす宛先生成部の一実施例の構
成図、第２図は本発明の一実施例の電子メールシステム
のシステム構成図、第３図は第２図における一つの処理
装置の構成図、第４図は第３図におけるメール記憶部の
メールテーブルを示す図、第５図は第１図における宛先
データ構造記憶部の宛先データ構造のテーブルを示す図
、第６図と第７図は第１図における知識ベース内のメモ
リに格納され、かつ宛先を生成するためのルール群を示
す図、第８図は第１図における宛先記憶部の宛先テーブ
ルを示す図、第９図は本発明の電子メールシステムの動
作概要を示すフローチャート。第１０図は第１図の宛先生成部の動作を示すフローチャ
ートである。１ｏ○・・・通信網、　２１０〜２３０・・・処理装置
、３１１〜３３２・・・端末、　４００・・宛先生成部
、５００・・メール記憶部、８００・・・受信者データ記憶部、４０５・送信者データ記憶部、４、１０・・・宛先データ抽出部、４１５・・宛先データ構造記憶部、４２０・・・宛先記憶部、　４２５山知識ベース、４３
０・・・宛先生成ルール呼出し制御部、３５０・・・入
力部、　３５５・・・表示部。Ｏビ０１シー ′υ 帽

Claims

【特許請求の範囲】

（１）電子メールを送信あるいは受信する電子メールシ
ステムにおいて、該システム内に、電子メールの宛先に
関連するデータ構造を電子メールから抽出し記憶する手
段と、電子メールの宛先を生成するためのルール群を記
憶し、上記電子メールの宛先に関連するデータ構造を基
に、上記ルール群を実行して当該電子メールの宛先を生
成する知識ベースと、上記生成された電子メールの宛先
を格納する手段と、上記宛先生成のためのルール群を選
択して、上記知識ベースによる実行を制御する手段とか
らなる宛先生成機構を具備していることを特徴とする電
子メールシステム。
（２）送信管理情報を格納するメールヘッダと送信情報
を格納するメール本体とから構成するルールを作成する
手段、メールを蓄積する手段、メールを送受信する手段
、および受信メールに対して受信処理を行う手段を備え
た処理装置が複数台通信網を介して接続されている電子
メールシステムにおいて、上記処理装置が上記宛先生成
機構を有し、該宛先生成機構で生成され記憶されている
宛先をメールヘッダに自動設定することを特徴とする請
求項（１）記載の電子メールシステム。
（３）上記処理装置は、受信メールの受信者であること
を指示する記憶手段を有し、該手段の内容が上記生成し
た宛先に含まれている場合のみ受信メールの受信後処理
を行うことを特徴とする請求項（２）記載の電子メール
システム。