JP7689155B2 - 文書管理装置、文書管理システム、文書管理方法及び文書管理プログラム - Google Patents

Description

本発明は、文書管理装置、文書管理システム、文書管理方法及び文書管理プログラムに係り、特に、電子商取引に関する文書データを管理する文書管理装置、文書管理システム、文書管理方法及び文書管理プログラムに関する。

従来、外部のサーバ（端末）から出力された取引に関する文書データを保存し、当該文書データを管理する文書管理装置（文書管理システム）が知られている。
当該装置では、外部サーバから取得した文書データを登録し、当該文書データに所定時点で文書データが存在したことを証明するタイムスタンプを付与した上で保存すること、また文書データ中に含まれる取引内容を検索条件として文書データを検索し、検索対象となる文書データを抽出することが可能となっている（例えば、特許文献１、２参照）。

特開２００７－３４５５２号公報 特開２０１２－８９９２号公報

ところで、上記のような文書管理装置（文書管理システム）においては、適切に文書データや帳票データ等の受け渡しがなされることが望ましい。

本発明は、上記の課題に鑑みてなされたものであり、本発明の目的は、外部との間で文書データの受け渡しを行い、適切に文書データを管理することが可能な文書管理装置、文書管理システム、文書管理方法及び文書管理プログラムを提供することにある。

前記課題は、本発明の文書管理装置によれば、電子商取引を管理する取引管理サーバから出力される取引に関する文書データを管理する文書管理装置であって、前記取引管理サーバから出力された、電子商取引に関する取引データと、該取引データの内容を含む前記電子商取引に関する文書データとを取得するデータ取得部と、前記データ取得部によって取得した前記文書データ及び前記取引データの関連付けを行うデータ関連付け部と、前記文書データに対しタイムスタンプを付与するスタンプ付与部と、前記タイムスタンプが付与された前記文書データを保存するデータ保存部と、を具備し、前記文書管理装置は、前記文書データの送信先に対応する格納領域を有するデータ格納サーバと、前記送信先の利用者端末と、前記文書データの送信先であって、前記データ取得部、前記データ関連付け部、前記スタンプ付与部および前記データ保存部と同じ構成を少なくとも含み、認証処理によって前記文書管理装置により通信相手として認証された他の文書管理装置と、通信可能であって、前記文書管理装置は、前記データ保存部に保存された文書データを、該文書データの送信先である前記利用者端末に対応する前記データ格納サーバの前記格納領域に送信するデータ送信部と、認証処理によって認証された他の文書管理装置とは異なる送信先である前記利用者端末が、前記スタンプ付与部でタイムスタンプが付与された文書データそのものを、前記データ格納サーバの前記格納領域から取得したことを示す取得履歴を保存する取得履歴保存部と、をさらに具備すること、により解決される。
こと、により解決される。

上記のように、文書管理装置は、取引管理サーバから取引データ及び文書データを取得すると、取引データ及び文書データの関連付けを行い、取引データと関連付けされた文書データにタイムスタンプを付与し、関連付けされた文書データ及び取引データを保存する。そうすることで、取引管理サーバから出力された当該文書データ（文書データに含まれる文書内容）を適切に管理することが可能となる。
また、文書管理装置は、データ格納サーバの格納領域を利用して外部の送信先（利用者端末）に文書データを送信し、送信先が文書データを取得したこと（取得履歴）を保存する。そうすることで、外部の送信先とのデータの受け渡しにおいて適切に文書データを管理すること可能となる。

また前記課題は、本発明の文書管理方法によれば、電子商取引を管理する取引管理サーバから出力される取引に関する文書データを管理するコンピュータによって実行される文書管理方法であって、前記コンピュータが、前記取引管理サーバから出力された、電子商取引に関する取引データと、該取引データの内容を含む前記電子商取引に関する文書データとを取得することと、得られた前記文書データ及び前記取引データの関連付けを行うことと、前記文書データに対しタイムスタンプを付与することと、前記タイムスタンプが付与された前記文書データを保存することと、を実行し、前記文書データの送信先に対応する格納領域を有するデータ格納サーバと、前記送信先の利用者端末と、前記文書データの送信先であって、前記取引データ及び前記文書データを取得すること、前記文書データ及び前記取引データの関連付けを行うこと、前記タイムスタンプを付与すること及び前記文書データを保存することと同じ処理を実行することを少なくとも含み、認証処理によって前記コンピュータにより通信相手として認証された他の文書管理装置と、通信可能である前記コンピュータが、保存された文書データを、該文書データの送信先である前記利用者端末に対応する前記データ格納サーバの前記格納領域に送信することと、認証処理によって認証された他の文書管理装置とは異なる送信先である前記利用者端末が、タイムスタンプが付与された文書データそのものを、前記データ格納サーバの前記格納領域から取得したことを示す取得履歴を保存することと、をさらに実行すること、によって解決される。

また前記課題は、本発明の文書管理プログラムによれば、電子商取引を管理する取引管理サーバから出力される取引に関する文書データを管理する文書管理装置としてのコンピュータに、前記取引管理サーバから出力された、電子商取引に関する取引データと、該取引データの内容を含む前記電子商取引に関する文書データとを取得する処理と、得られた前記文書データ及び前記取引データの関連付けを行う処理と、前記文書データに対しタイムスタンプを付与する処理と、前記タイムスタンプが付与された前記文書データを保存する処理と、を実行させ、前記文書データの送信先に対応する格納領域を有するデータ格納サーバと、前記送信先の利用者端末と、前記文書データの送信先であって、前記取引データ及び前記文書データを取得する処理、前記文書データ及び前記取引データの関連付けを行う処理、前記タイムスタンプを付与する処理、前記文書データを保存する処理と同じ処理を実行させることを少なくとも含み、認証処理によって前記コンピュータにより通信相手として認証された他の文書管理装置と、通信可能な前記コンピュータに、保存された文書データを、該文書データの送信先である前記利用者端末に対応する前記データ格納サーバの前記格納領域に送信する処理と、認証処理によって認証された他の文書管理装置とは異なる送信先である前記利用者端末が、タイムスタンプが付与された文書データそのものを、前記データ格納サーバの前記格納領域から取得したことを示す取得履歴を保存する処理と、をさらに実行させること、によって解決される。

本発明の文書管理装置、文書管理システム、文書管理方法及び文書管理プログラムによれば、外部との間で文書データの受け渡しを行うにあたって、適切に文書データを管理することが可能となる。

本実施形態の文書管理システム全体の構成図である。 文書管理装置、取引管理サーバのハードウェア構成を説明する図である。 文書管理装置、データ格納サーバ、利用者端末のハードウェア構成を説明する図である。 文書管理装置、第２文書管理装置、第２取引管理サーバのハードウェア構成を説明する図である。 文書管理装置、取引管理サーバの機能を説明する図である。 文書管理装置、データ格納サーバ、利用者端末、第２文書管理装置、第２取引管理サーバの機能を説明する図である。 メニュー画面を示す図である。 文書一覧表示画面を示す図である。 文書詳細画面（プレビュー表示）を示す図である。 文書詳細画面（履歴表示）を示す図である。 文書一覧表示画面を示す図である。 文書詳細画面（プレビュー表示）を示す図である。 文書詳細画面（プレビュー表示）を示す図である。 文書詳細画面（履歴表示）を示す図である。 メニュー画面を示す図である 文書照会画面を示す図である。 メニュー画面を示す図である 文書送信画面を示す図である。 文書管理方法を示す処理フロー図である。 文書管理方法を示す処理フロー図である。

＜文書管理システムの全体構成＞
以下、本発明の一実施形態について図１～図２０を参照して説明する。
本実施形態の文書管理システムＳは、図１に示すように、外部のサーバ（出力装置）から出力される「文書データ」を管理する文書管理装置１と、文書管理装置１に接続され、文書データを保存しておくデータベース１００と、文書管理装置１と通信可能に接続され、文書管理装置１に向けて文書データを出力する取引管理サーバ２００と、を備えている。
文書管理装置１は、「文書データ」を出力する外部のサーバ（以下、外部サーバともいう。一例として、上記の取引管理サーバ２００である。）や通信端末による出力方法の違い（出力データの違い）等に応じて文書データを後述するデータベース１００に保存し、外部サーバから出力された当該文書データが改ざんされておらず、出力された文書データそのものを管理する。
取引管理サーバ２００は、商品の売買やサービス提供等の電子商取引を管理するサーバであって、その電子商取引に関する取引情報を管理する。また、取引管理サーバ２００では、電子商取引に関する取引情報を含む取引履歴の情報（取引履歴情報）を保存する。

また、文書管理システムＳは、文書管理装置１と通信可能に接続され、「文書データ」を格納するデータ格納サーバ３００と、データ格納サーバ３００の格納領域を介して文書管理装置１とデータの受け渡しが可能な利用者端末４００と、をさらに備えている。
文書管理装置１（「第１文書管理装置」とも言う。）は、データ格納サーバ３００の格納領域を介して、電子商取引の取引先となる利用者端末４００との間でデータの受け渡しを行う。
一例として、図３に示すように、第１企業が文書管理装置１を設置し、第１企業の取引先となる第２企業が、電子商取引を取り扱う利用者端末４００を設置している状態において、各企業が、電子商取引に関する「文書データ」を個別に（独自に）管理している場合がある。当該事例では、第１企業（文書管理装置１、取引管理サーバ２００）は、データ格納サーバ３００（第２企業に対応する格納領域）を経由して第２企業（利用者端末４００）との間でデータの受け渡しを行う。

文書管理システムＳは、文書管理装置１に接続され、文書管理装置１と同じ機能を有する第２文書管理装置５００と、第２文書管理装置５００に接続され、電子商取引を管理する第２取引管理サーバ６００と、を利用者端末４００の代わりに接続することも可能である。
この場合の一例として、図４に示すように、利用者端末４００を利用して文書管理装置１と文書データの受け渡しを行っていた上記第２企業が、文書管理装置１と同じ構成を有する第２文書管理装置５００を新たに設置した場合がある。すなわち、利用者端末４００に変えて、第２文書管理装置５００を用いて文書データの受け渡しを行う環境に変更されたことを示している。当該事例では、第１企業の文書管理装置１と第２企業の第２文書管理装置５００とが、相互の相手方を認証する処理によって相互に相手方を特定することで、特定した相手方に対して電子商取引に関する文書データ等を、データ格納サーバ３００を経由せずに送受信することが可能となる。
もちろん、利用者端末４００が接続された環境で、第２文書管理装置５００と第２取引管理サーバ６００を接続することも可能である。

「文書データ」とは、電子商取引を管理する取引管理サーバ２００から出力される取引に関する文書データであって、取引の通知、依頼、請求、契約等に用いられる文書の電子データ（電子文書）である。一例として、見積書、注文書、納品書、請求書、領収書、契約書等がある。具体的には、国税関係の帳簿（仕訳帳、仕入帳、固定資産台帳など）、国税関係の書類（棚卸表、貸借対照表など）の電子データである。また、電子データの形式は問わず、例えば、ＰＤＦ形式・テキスト形式・各種の文書形式のほか、ＪＰＥＧ・ＰＮＧなどの画像形式、表計算ソフト形式などのデータ形式とすることが可能であるが、文書管理システムＳに存在する各種の装置が認識できる単一の形式であることが望ましい。
文書管理装置１は、「電子的に作成した帳簿や書類を電子帳簿として保存する方法（電子帳簿保存）」、「紙媒体をスキャンして保存する方法（スキャナ保存）」、「電子的に受領した取引の情報を電子的に保存する方法（電子取引データ保存）」などの最適な保存形式で文書を保存することを可能とするものである。また、文書管理装置１では、文書を保存後、当該文書を容易に検索できるようにし、文書の取引履歴を確認できるものである。
また、「取引」とは、複数の当事者間で商品や役務（サービス）を提供する若しくは提供を受ける処理を示し、対面販売での取引や電子商取引などの各種取引形式が存在する。このうち、インターネットやコンピュータ上での電子的な情報通信における取引が「電子商取引」である。「電子商取引」では、人の手が一切介在することなく、取引の成立及び当該取引に関する取引データの作成など全てが電子上の処理によって完結することが可能である。

＜＜文書管理装置と取引管理サーバ、データ格納サーバとの通信（文書保存、送信）＞＞
文書管理装置１は、図２に示すように、「文書データ」を出力する取引管理サーバ２００に対し、文書管理（文書保存）に関するソフトウェアサービスを提供する装置である。文書管理装置１は、例えば、クラウドコンピューティングに関する装置（クラウド装置）又はオンプレミスを構成する装置である。
詳しく述べると、文書管理装置１は、出力元となるサーバ（端末）に対し、主として（１）サーバが作成した文書データを保存するサービスと、（２）保存した文書データを照会・送信するサービスと、（３）サーバから受け取った文書データを保存するサービスとを提供する（図７参照）。
具体的には、文書管理装置１は、出力元となるサーバとの出力方法の違い（出力データの違い）に対応させて文書データを適切に保存し、保存した文書データの信憑性が客観的に保証された状態で管理する。この「保存した文書データの信憑性が客観的に保証された状態」とは、文書データが出力元から出力された出力方法の違いを吸収し、その違いを問わず、出力元から出力した文書データそのものと同一のものを文書管理装置１において保存することを示し、第三者からみても（客観的にも）、出力された文書データと保存した文書データとが同一であることを保証した状態である。すなわち、文書データの信憑性の保証は、所定の処理の前後において同一の文書データであることを保証することを示す（以下、同様）。そして、文書管理装置１は、保存した文書データを所定の検索条件の下で抽出し、抽出した文書データを照合すること、また抽出した文書データを送信することが可能となっている。
より具体的には、文書管理装置１は、上記出力元から出力される「文書データ」を管理するにあたって、上記出力元から「文書データ」と「取引データ」を取得することと、これらデータの関連付けを行うことと、「文書データ」にタイムスタンプを付与することと、「文書データ」及び「取引データ」をデータベース１００に保存することを行う。

「取引データ」とは、取引に関するデータであって、「文書データ」に含まれている取引内容の情報（「取引内容情報」とも称する）を示すデータである。具体的には、取引データは、「取引先名」、「取引日」、「取引金額」その他の取引内容（取引文書の種類、取引メモなど）を示すものである。また、取引データの形式は問わず、例えば、ＣＳＶ形式やバイナリデータとすることが可能であるが、文書管理システムＳに存在する各種の装置が認識できる単一の形式であることが望ましい。
なお、「取引データ」と、当該取引データに対応する「文書データ」とは関連付けられた状態でデータベース１００に保存される。
「取引データ」は、例えばデータベース１００に保存された複数の文書データの中から、所定の文書データを検索する際に検索条件（検索タグ）として用いられるデータである。
つまり、「文書データ」は、取引の信憑（エビデンス）として用いられるデータであって、「取引データ」は、文書データの確認、検索、データ集計の際に用いられるデータである。

「タイムスタンプ」とは、タイムスタンプに刻印された時刻の時点でその「文書データ（電子文書）」が存在していたことを証明（存在証明）し、かつ、その時刻以降にその文書データが改ざんされていないことを証明（非改ざん証明）するものである。
タイムスタンプには、文書データ（電子文書の原本）をもとにして作成されたハッシュ値のほか、証明する時刻情報が含まれている。ハッシュ値は文書データごとに固有の情報である。時刻情報は、文書が改ざんされていないことを証明する時刻を示す情報である。

データベース１００は、文書管理装置１の管理対象となる、「文書データ」及び「取引データ」を関連付けて保存（格納）する。
なお、文書管理装置１がデータベース１００を備えた構成としても良いし、文書管理装置１とデータベース１００が別の構成としても良い。
このデータベース１００では、上述の「電子的に作成した帳簿や書類を電子帳簿として保存する方法（電子帳簿保存）」、「紙媒体をスキャンして保存する方法（スキャナ保存）」、「電子的に受領した取引の情報を電子的に保存する方法（電子取引データ保存）」などの最適な保存形式で文書が格納（保存）されている状態にある。

取引管理サーバ２００は、図２に示すように、電子商取引を管理するサーバであって、文書管理装置１に向けて「文書データ」、「取引データ」を出力し、文書管理装置１から文書管理サービスの提供を受けるものである。
取引管理サーバ２００は、文書管理装置１によって管理されたウェブサイトにアクセスし、ユーザログイン（ユーザＩＤ、パスワードの入力）をすることで、文書管理に関するサービス内容を表示画面上に表示する。
具体的には、ユーザログイン後、図７に示すメニュー画面を表示した状態で所望のユーザ操作の選択を受け付けることで画面遷移させ、図８～図１４に示す（１）サーバで作成した文書データを保存するサービス、図１５～図１８に示す（２）保存した文書データを照会・送信するサービス、あるいは（３）サーバから受け取った文書データを保存するサービスの提供を受けることができる。

取引管理サーバ２００では、電子商取引に関する商品やサービスの種別、当該取引に係る取引者、取引日、取引金額のほか、取引に関する一切の情報を記憶、管理している。
取引管理サーバ２００は、上記電子商取引に関する「文書データ」、「取引データ」を作成し、その電子商取引を証明することを可能としている。取引管理サーバ２００では、電子商取引に関して他の装置から「文書データ」、「取引データ」を受け取り、その電子商取引を証明することも可能である。
取引管理サーバ２００では、文書管理装置１に対してこれらデータを出力（送信）することのほか、予め指定された保存領域にデータを出力することも可能である。

取引管理サーバ２００は、文書管理装置１と同様に、クラウドコンピューティングに関する装置又はオンプレミスを構成する装置である。この取引管理サーバ２００は、文書管理装置１と連携（後述する、「第１の連携」）されており、文書管理装置１との間で取り決められた所定フォーマット（共通フォーマット）からなる「取引データ」、「文書データ」を出力する。
詳しく述べると、取引管理サーバ２００は、文書管理装置１と連携（第１の連携）されており、共通のクラウドストレージ（クラウド上の保存領域）に、所定フォーマットからなる取引データや文書データを出力して保存する。これによって、文書管理装置１は、上記保存領域に保存された取引データや文書データを読みだして所定の処理を実行することが可能となる。すなわち、文書管理装置１は、取引管理サーバ２００から出力された、電子商取引に関する「取引データ」と、その電子商取引に関する「文書データ」を取得することが可能となる。
なお、取引管理サーバ２００がデータ出力を行う契機として、所定のユーザ操作が行われたことや予め指定されたタイミングにおけるバッチ処理としても良い。
このほか、取引管理サーバ２００は、文書管理装置１内に設けられた共有保存領域に「取引データ」や「文書データ」を出力し、文書管理装置１がこの共有保存領域から「取引データ」や「文書データ」を読み出しても良い。もちろん、上記共有保存領域を取引管理サーバ２００内に設けても良い。

これにより、取引管理サーバ２００によって完結される電子商取引において作成された「取引データ」と、当該取引データに対応する「文書データ」とは、予め関連付けられた状態となっている。文書管理装置１は、両データそれぞれが取引管理サーバ２００によって出力されたデータであることを保証し、また、両データ同士が関連するものであることを保証してデータベース１００に保存する。
つまりは、文書管理装置１が、取引管理サーバ２００から出力される「文書データ」を管理するにあたって、取引管理サーバ２００との連携（第１の連携）がなされ、ユーザによる変更操作やデータ更新の手続が行われないため、所定条件の下で「文書データ」の取得から保存までの自動化処理（半自動化処理）を行うことが可能となる。

上記の取引管理サーバ２００と文書管理装置１の連携は、これら装置を利用する利用者（ユーザ）を認証する認証処理（以下、「第１の認証処理」ともいう）が行われ、双方においてユーザ認証した相手先（ユーザ）を特定できた状態において、そのユーザに必要な情報（データ）を送受信することが可能な状態を示す。以下、この連携を「データ連携」とも称することがある。特に、取引管理サーバ２００と文書管理装置１の連携については、予め定められた所定フォーマットからなる「取引データ」と、この取引データと一群を構成する「文書データ」とを所定の保存領域を介して認証したユーザに送受信を行うことが可能な状態とする。
一方で、「データ連携されていない状態」とは、上記のデータ連携の態様とは異なり、単に相手先をＵＲＬやメールアドレスなどの相手先特定情報によって特定し、その相手先特定情報に対して情報を送信する又は受信する処理を行うものであり、双方において相手方を認証してデータの送受信が行われるものとは異なる。この「データ連携されていない状態」では、特定した所定フォーマットにおける取引データの出力や送受信を行うものに限られず、文書管理装置１に対して任意のデータ形式からなるデータの送受信を行うことが可能な状態である。
この連携は、文書管理装置１と利用者端末４００の連携においても同様である。
すなわち、図示しない外部の認証サーバ（SSO（Single Sign On）サーバ）を用いて利用者（ユーザ）を認証することで、認証された利用者が、取引管理サーバ２００、文書管理装置１、利用者端末４００を利用し、利用者自身に対するデータの受信、またはその利用者によるデータの送信が可能となる。このユーザ認証によるデータ連携を「第１の連携」、その状態を「第１の連携状態」と称する。

また、文書管理装置１は、図３に示すように、文書データの送信先ごとの格納領域３０１を有するデータ格納サーバ３００と通信可能であって、送信先となる利用者端末４００に対する対応格納領域３０１に文書データを送信して格納し、利用者端末４００にて受け取りが可能なソフトウェアサービスを提供する。
具体的には、文書管理装置１は、ユーザ操作や所定のバッチ処理による指示を受け付けると、データ格納サーバ３００の対応格納領域３０１に文書データを送信して格納する。
これによって、取引管理サーバ２００によって出力された文書データが、その文書データの送信先である利用者端末４００に対応する対応格納領域３０１に格納された状態となる。

データ格納サーバ３００は、文書管理装置１と通信可能であって、文書データを格納するサーバであって、データ受け渡しの相手先（送信先）に応じた専用の対応格納領域３０１を備えている。
「格納領域」とは、データ格納サーバ３００によって管理されるダウンロードサイトであって、クラウドストレージ（オンラインストレージ）等であっても良い。あるいは、データ格納サーバ３００によって管理されるファイル転送サービスのデータ格納領域であっても良い。格納領域には、所定フォーマットからなる取引データや文書データを格納できる。また、格納領域に格納された取引データや文書データは、各種の装置等によってダウンロードされ、又は読み出されて所定の処理が行われる。

データ格納サーバ３００は、送信元（文書管理装置１）から送信された文書データを送信先（利用者端末４００）の格納領域３０１に格納すると、利用者端末４００に対し文書データの格納通知を送付する。
また、データ格納サーバ３００は、送信先（利用者端末４００）が文書データをダウンロードや読み出しにより取得した後、送信元（文書管理装置１）に対して取得通知（取得完了通知）を送信する。なお、利用者端末４００が、文書データの取得通知を送信元（文書管理装置１）に対して送信しても良い。

なお、データ格納サーバ３００は、文書管理装置１からタイムスタンプが付与された文書データを取得するほか、文書管理装置１以外の送信先と通信可能であって当該送信先から、タイムスタンプが付与された文書データ、あるいはタイムスタンプが付与されていない文書データを取得することも可能である。この「文書管理装置１以外の送信先」とは、例えば、メール等の情報送受信ツールが搭載されたコンピュータを示す。

利用者端末４００は、データ格納サーバ３００と通信可能であって、データ格納サーバ３００（格納領域３０１）を利用する情報端末である。利用者端末４００は、例えば、ＰＣ、タブレット端末、スマートフォン等のコンピュータである。
利用者端末４００は、図３に示すように、データ格納サーバ３００によって管理された専用ダウンロードサイトにアクセスし、ユーザログイン（ユーザＩＤ、パスワードの入力）をすることで、ログインしたユーザに対して割り当てられた専用の格納領域（以下、「対応格納領域３０１」と称する）に格納された文書データを参照、受領することができる。また、対応格納領域３０１を経由して文書データを送信することもできる。

利用者端末４００は、上述したように、対応格納領域３０１にアクセスすることで、格納領域３０１に格納された文書データを受け取る。そして、文書データを取得した後、データ格納サーバ３００を介して文書管理装置１に文書データの取得通知（受領通知）を送信する。なお、利用者端末４００は、文書管理装置１に文書データの取得通知を直接送信しても良い。
これによって、文書管理装置１によってデータ格納サーバ３００に格納された文書データそのものを利用者端末４００が取得することができる。
さらに言えば、取引管理サーバ２００によって出力された文書データを受け付けた文書管理装置１が対応格納領域３０１（文書データの送信先である利用者端末４００に対応する、データ格納サーバ３００の対応格納領域）に文書データを格納し、当該対応格納領域３０１から、利用者端末４００がその文書データを取得することができる。

このようにして文書データを取得した利用者端末４００では、続いて、データ格納サーバ３００を経由して文書データを受け取ると、当該文書データにタイムスタンプが付与されているか否かを判断する。
文書データにタイムスタンプが付与されていない場合、利用者端末４００は、当該文書データに取得時のタイムスタンプを付与する。その一方で、既にタイムスタンプが付与された文書データである場合、利用者端末４００は、その取得時のタイムスタンプを追加して付与しても良い。これは、当該文書データには複数のタイムスタンプが付与されることを示す。
つまりは、タイムスタンプの時刻情報として、文書管理装置１が文書データを取得した取得時のタイムスタンプと、利用者端末４００が文書データを取得した取得時のタイムスタンプとの複数の異なるタイムスタンプが付与される。

上記構成によって、図２に示すように、取引管理サーバ２００が文書管理装置１に「文書データ」、「取引データ」を送信すると、文書管理装置１は「文書データ」及び「取引データ」をデータベース１００に保存し、当該文書データの信憑性を保証した状態で管理する（文書データにタイムスタンプを付与して管理する）。そして、所定の操作や要求を受け付けると、図３に示すように、文書管理装置１は、データ格納サーバ３００の対応格納領域３０１（利用者端末４００に対応する格納領域３０１）に当該文書データを送信し、データ格納サーバ３００は、当該文書データそのものを格納する（信憑性が保証された当該文書データを格納する）。
その後、利用者端末４００は、任意のタイミングで、利用者端末４００のユーザがアクセス可能な対応格納領域に３０１にアクセスし、上記文書データそのもの、つまりは取引管理サーバ２００から出力され、文書管理装置１でタイムスタンプが付与された文書データを取得する。なお、文書管理装置１は、利用者端末４００が文書データを取得したことを示す取得履歴を保存する。
そうすることで、データ送信元（文書管理装置１）は、取引管理サーバ２００から出力されて、データ格納サーバ３００を介してデータ送信先（利用者端末４００）へと送信された文書データの履歴（通信履歴）を把握し、データの信憑性を保証した状態で文書データを受け渡すことができる。
特に、文書データの受け渡しにあたって、図２、図３に示す取引管理サーバ２００から文書管理装置１を介したデータ格納サーバ３００への文書データの受け渡し（第１の受け渡し）と、図３に示すデータ格納サーバ３００から利用者端末４００までの文書データの受け渡し（第２の受け渡し）とがあり、これらが一連の流れで処理されるものではないものの、データの信憑性が常に保証された状態で文書データの受け渡しを成し遂げることができる。言い換えれば、「第１の受け渡し」と「第２の受け渡し」によっても、「第１の受け渡し」前の文書データと、「第２の受け渡し」後の文書データとが、第三者からみても（客観的にも）同一であることを保証した状態である。

＜＜文書管理装置と第２文書管理装置の通信（連携による文書送信）＞＞
文書管理装置１は、図４に示すように、利用者端末４００に代えて、文書管理装置１と同じ構成を有する第２文書管理装置５００と接続して連携（後述する、「第２の連携」）することも可能である。この場合、所定フォーマットにおける取引データ、文書データの出力や送受信を相互に行うことができ、シームレスな処理を提供できる。
第２文書管理装置５００は、第２取引管理サーバ６００から出力された文書データを管理するソフトウェアサービスを提供する。つまりは、文書管理装置１と同様の機能を備えている。この場合、文書管理装置１と第２文書管理装置５００の間で電子商取引に関する文書データの送受信を行うことが可能であって、これにあたって相互に通信相手を認証する認証処理を行う。そして、認証した相手先（文書管理装置１、取引管理サーバ２００）との間で文書データの送受信が可能となり、データ格納サーバ３００を経由せずにデータの送受信を行うことが可能となる。

具体的には、文書管理装置１が文書データを送信する送信先において、新たに第２文書管理装置５００が導入され、この第２文書管理装置５００が接続されると、第２文書管理装置５００が文書管理装置１との間で認証処理を行うこととなる。
認証後、第２文書管理装置５００は、文書管理装置１に対してデータベース１００にて管理する文書データのうち、第２文書管理装置５００を利用する相手に対する文書データを送信するように要求する。このとき、文書管理装置１は、第２文書管理装置５００を利用する相手に対する文書データを第２文書管理装置５００に送信する。
第２文書管理装置５００は、文書管理装置１から文書データを受け取るとデータベース５０１に保存する。

このように、文書管理装置１と第２文書管理装置５００を接続して連携すると、相互に所定フォーマットにおける取引データ、文書データの出力や送受信をシームレスに実現できる。
例えば、取引管理サーバ２００が、文書管理装置１に「文書データ」、「取引データ」を送信すると、文書管理装置１は「文書データ」及び「取引データ」をデータベース１００に保存し、当該文書データの信憑性を保証した状態で管理する。すなわち、文書データにタイムスタンプを付与して管理する。続いて、文書管理装置１は、所定の操作や要求（上記に示すような第２文書管理装置５００からの要求を含む）を受け付けることで第２文書管理装置５００に「文書データ」及び「取引データ」を送信する。

＜文書管理システムのハードウェア構成＞
文書管理装置１は、図２～図４に示すように、データの演算・制御処理装置としてのＣＰＵと、記憶装置としてのＲＯＭ、ＲＡＭ、及びＨＤＤ（ＳＳＤ）と、インターネットを通じて情報データの送受信を行う通信用インタフェースと、を備えたコンピュータである。
文書管理装置１の記憶装置（メモリ）には、コンピュータとして必要な機能を果たすメインプログラムに加えて、文書管理プログラムが記憶されており、これらプログラムがＣＰＵ（プロセッサ）によって実行されることにより、文書管理装置１の機能が発揮されることになる。あるいは、ＣＰＵを実装した半導体集積回路又はＦＰＧＡ（Ｆｉｅｌｄ－Ｐｒｏｇｒａｍｍａｂｌｅ Ｇａｔｅ Ａｒｒａｙ）によって実行されても良い。
データベース１００、取引管理サーバ２００、データ格納サーバ３００、利用者端末４００、第２文書管理装置５００、第２取引管理サーバ６００についても同様のハードウェア構成を備えたコンピュータである。
なお、文書管理装置１は、有線又は無線通信を介してスキャン装置２と接続されている。取引管理サーバ２００も同様にスキャン装置２０１と接続されている。

＜文書管理システムの機能＞
文書管理装置１は、図５に示すように、機能面から説明すると、「文書データ」、「取引データ」等、各種プログラム及び各種データを記憶しておく記憶部１０のほか、「サーバが作成した文書データを保存する機能」を実行すべく、データ取得部１１と、データ登録部１２と、データ表示部１３と、データ関連付け部１４と、スタンプ付与部１５と、データ保存部１６と、抽出部１７と、照合部１８と、結果報知部１９と、取引更新部２０と、履歴記録部２１と、を主な構成要素として備えている。
また、文書管理装置１は、「保存した文書データを照会する機能」を実行すべく、データ検索部２２と、データ提示部２３と、アクセス情報付与部２４と、を備えている。
また、文書管理装置１は、図６に示すように、「保存した文書データを送信する機能」を主として実行すべく、データ送信部２５と、通知受領部２６と、取得履歴保存部２７と、認証処理部２８と、削除指示部２９と、送信禁止指示部３０と、禁止制御部３１と、を備えている。
これらは、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ、ＨＤＤ、通信用インタフェース、及び各種プログラム等によって構成されている。
なお、記憶部１０は、取引管理サーバ２００等から出力された「文書データ」及び「取引データ」を一時的に記憶する。一時記憶された「文書データ」及び「取引データ」は、文書管理装置１によって、データ登録され、関連付けが行われ、タイムスタンプが付与されて保存された後に、あるいは適宜、文書管理装置１による一元管理の下でデータベース１００に格納される。

取引管理サーバ２００、データ格納サーバ３００、利用者端末４００、第２取引管理サーバ６００についても機能面から説明すると、図４、図５に示すように、各種プログラム及び各種データを記憶する記憶部２１０、３１０、４１０、６１０と、各種データを送受信する通信部２１１、３１１、４１１、６１１と、文書管理に関するサービス内容等を画面表示する画面表示部２１２、３１２、４１２、６１２と、ユーザ操作の入力又は選択を受け付けて操作処理を実行する操作実行部２１３、３１３、４１３、６１３と、を主な構成要素として備えている。
また、データ格納サーバ３００は、送信元から送信された文書データを格納領域３０１に格納すると、送信先に格納通知を送付する格納通知部３１４と、送信先による文書データの取得後、送信元に対し取得完了通知を送付する取得通知部３１５と、をさらに備えている。
また、利用者端末４００は、格納領域３０１に格納された文書データを取得した後、文書データの取得通知を送信する取得通知部４１４と、文書データにタイムスタンプを付与するスタンプ付与部４１５と、をさらに備えている。

第２文書管理装置５００は、文書管理装置１と同様の機能、同様の構成として、文書管理装置１のデータ取得部１１、データ関連付け部１４、スタンプ付与部１５及びデータ保存部１６を少なくとも備え、この構成に加えて、記憶部５１０と、認証処理部５１１と、送信元特定部５１２と、データ要求部５１３と、データ受け取り部５１４と、データ関連付け部５１５と、スタンプ付与部５１６と、データ保存部５１７を備えている。
あるいは、第２文書管理装置５００は、文書管理装置１のデータ取得部１１、データ登録部１２、データ表示部１３、データ関連付け部１４、スタンプ付与部１５、データ保存部１６、抽出部１７、照合部１８、結果報知部１９、取引更新部２０、履歴記録部２１、データ検索部２２、データ提示部２３、アクセス情報付与部２４、データ送信部２５、通知受領部２６、取得履歴保存部２７、認証処理部２８、削除指示部２９、送信禁止指示部３０及び禁止制御部３１と同じ構成を備えていても良い。

以下、文書管理装置１によって提供される（１）サーバが作成した文書データを保存する機能と、（２）保存した文書データを照会・送信する機能とについて詳しく説明する。
なお、（３）サーバから受け取った文書データを保存する機能については、説明を省略する。

＜＜（１）サーバ（端末）が作成した電子文書の保存＞＞
（１－１）取引管理サーバ２００から、当該サーバによって電子的に作成された「文書データ」及び「取引データ」が出力された場合について説明する。
まず、データ取得部１１が、取引管理サーバ２００から同時出力された「文書データ」及び「取引データ」を一群で取得する。
詳しく説明すると、取引管理サーバ２００は、文書管理装置１と連携（第１の連携）されており、「文書データ」を出力すると、自動的に「文書データ」に対応する「取引データ」についても出力（同時出力）する。
また、「取引データ」は、文書管理装置１と共通フォーマットからなる「取引データ（例えばＣＳＶデータ）」である。

この場合には、データ取得部１１による両データの取得を契機として（自動的に）、データ登録部１２が「文書データ」及び「取引データ」を関連付けた状態で登録する。そして、スタンプ付与部１５が、「取引データ」に関連付けされた「文書データ」にタイムスタンプを付与する。そして、データ保存部１６が、互いに関連付けられた「文書データ」及び「取引データ」を保存する。
つまり、取引管理サーバ２００で一貫して電子的に作成された「文書データ」を保存するにあたっては、文書管理装置１との連携（第１の連携）がなされ、「文書データ」と「取引データ」の信憑性が客観的に保証された状態で管理可能となっている。

図７～図１０に基づいて具体的に説明すると以下の通りである。
まず、取引管理サーバ２００を通じたユーザによるログイン操作を受け付けて、文書管理装置１が図７に示すメニュー画面４０を提示する。メニュー画面４０は、複数の選択項目から所定の選択項目をユーザ選択させるための一覧画面である。
図７に示すメニュー画面４０には、左上に選択項目４１「サーバが作成した電子文書を保存する」、右上に選択項目４２「保存した文書を照会する／送る」、左下に選択項目４３「サーバが受け取った文書を保存する」、が表示されている。より詳細には、選択項目４１において項目４１ａ「電子文書取込」、項目４１ｂ「電子文書登録」が表示され、選択項目４２において項目４２ａ「電子文書照会」、項目４２ｂ「電子文書送信」が表示され、選択項目４３において項目４３ａ「電子文書取込」、項目４３ｂ「電子文書登録」が表示されている。

そして、ユーザによる選択項目４１「サーバが作成した電子文書を保存する」の項目４１ａ「電子文書取込」の選択操作を受け付けると、データ取得部１１が、共通のクラウドストレージ（指定した保管フォルダ）内に保管された「取引データ」及び「文書データ」を取り込む。あるいは、データ取得部１１は、ユーザによって取り込むデータ（取引データ、文書データ等）が指定されることで、指定されたデータを取得しても良い。

そして、データ表示部１３が、図８に示す文書一覧表示画面５０を表示する。
図８には、文書一覧のトップに、登録状況「登録済」、文書名「請求書２２０４０１０１Ａ」、文書種類「請求書」、取引先名「リーフ一郎」、取引日「２０２２／４／１」、取引金額「１９４，０００」、登録者「ブロード太郎」、タイムスタンプ「２０２２／４／７」、保存日「２０２２／４／７」が表示されている。
なお、登録状況が「登録済」の文書の場合には、既に「文書データ」及び「取引データ」が関連付けされ、タイムスタンプが付与され、データベース１００に保存された状態である。
一方で、登録状況が「仮登録（未登録）」の文書の場合には、「文書データ」及び「取引データ」が（完全に）関連付けされておらず、タイムスタンプが付与されておらず、保存されていない状態（待ち状態）であって記憶部１０に一時記憶された状態にある。また、「仮登録（未登録）」の場合には、「文書データ」のみが取り込まれた状態、「取引データ」のみが取り込まれた状態、あるいは「文書データ」及び「取引データ」が取り込まれているものの、互いに関連付けされていない状態であって記憶部１０に一時記憶された状態にある。

そして、ユーザによる文書名「請求書２２０４０１０１Ａ」の選択操作を受け付けると、データ表示部１３が、図９、図１０に示す文書詳細画面６０を表示する。
図９には、ウインドウ６１「電子文書詳細」がポップアップ表示され、左側の表示領域６１ａには「取引内容の情報」が表示され、右側の表示領域６１ｂには「文書データ（ＰＤＦデータ）」がプレビュー表示されている。
また、図１０の右側の表示領域６１ｃには「履歴情報」が一覧表示されている。つまり、ウインドウ６１の右側の表示領域には、タブ切替によって異なる情報を表示することができる。

上記説明の通り、（１－１）の場合には、データ取得部１１による両データの取得を契機として（自動的に）、データ登録部１２が「文書データ」及び「取引データ」を関連付けた状態で登録し、スタンプ付与部１５が「文書データ」にタイムスタンプを付与し、データ保存部１６が「文書データ」及び「取引データ」を保存する。
つまり、図８～図１０に示すように、文書管理装置１が、所定のユーザ操作、ユーザによる確認処理を受け付けることなく、「電子文書（文書データ）」を「取引データ」と関連付けた状態でデータベース１００に保存できる。
（図８～図１０は、電子文書が既にデータベース１００に自動保存された後の様子を示している。）

（１－２）次に、取引管理サーバ２００から一群を構成する「文書データ」及び「取引データ」のうち、「取引データ」が先に出力された場合であって、かつ、その後に出力された「文書データ」がスキャン文書データ（サーバによって文書として出力され、当該文書を電子化することで作成された文書データ）である場合について説明する。
一例として、紙媒体（電子媒体とは異なる他の媒体）を用いた文書管理に対応する場合（アナログ対応の場合）について説明する。
なお、「文書データ」がスキャン文書データではなく、サーバによって電子的に作成された文書データである場合には、後述のスキャン処理、文字認識処理（ＯＣＲ処理）、照合処理を行う必要はない。

まず、データ取得部１１が取引管理サーバ２００から「取引データ」を先に取得し、データ登録部１２が「取引データ」を先に登録する。
詳しく説明すると、取引管理サーバ２００は、文書管理装置１と連携（第１の連携）されており、「文書データ」を外部に印刷出力すると、自動的に「文書データ」に対応する「取引データ」を文書管理装置１に向けて出力する。
また、「取引データ」は、文書管理装置１と共通フォーマットからなる「取引データ（ＣＳＶデータ）」である。

その後、データ取得部１１は、取引管理サーバ２００が「スキャン文書データ」を取得すると、取引管理サーバ２００を通じたユーザ操作を受け付けて「スキャン文書データ」を取得し、データ関連付け部１４が、予めデータ登録された「取引データ」に対し、当該取引データに対応する「スキャン文書データ」の関連付けを行う。
そして、文字認識処理（ＯＣＲ処理）、ユーザによる確認処理を契機として、スタンプ付与部１５が、「取引データ」に関連付けられ、取引内容が確認された状態の「スキャン文書データ」に対しタイムスタンプを付与する。そして、データ保存部１６が、互いに関連付けられた「スキャン文書データ」及び「取引データ」を保存する。
ここで「文字認識処理」とは、文書を画像データに電子化することで作成された「スキャン文書データ」から文字認識することによって取引内容の情報（取引内容情報）を抽出する抽出部１７と、「スキャン文書データ」から抽出された取引内容の情報と、「スキャン文書データ」に関連付けられた「取引データ」に含まれる取引内容の情報とを照合する照合部１８と、照合結果を報知する（表示画面上に表示するほか、所定の送信先に送信する）結果報知部１９と、によって実行される処理である。
「ユーザによる確認処理」とは、ユーザ操作によって決定される確認処理である。

このように、取引管理サーバ２００から文書として印刷出力され、当該文書を電子化することで作成された「スキャン文書データ」を保存するにあたっては、まず、文書管理装置１に先に取り込まれ、登録された「取引データ」と、後に取り込まれた「スキャン文書データ」とをユーザ操作を受け付けて関連付けを行う。そして、文字認識処理、ユーザによる確認処理を契機として、「スキャン文書データ」にタイムスタンプを付与し、「スキャン文書データ」を保存する。
つまりは、文書として印刷され、再度電子化することで作成された「スキャン文書データ」の保存を行う場合には、「スキャン文書データ」と「取引データ」の間で必ずしも信憑性が保証された状態とはなっていない。そのため、「ユーザによる確認処理」を行う必要がある（自動処理によってデータを保存することはしない）。

図７、図１１～図１４に基づいて具体的に説明すると以下の通りである。
まず、図７に示すメニュー画面４０の項目４１ａのユーザ選択を受け付けると、データ取得部１１が、共通のクラウドストレージ内に保管された「取引データ」を先に取り込む。
なお、この時点では、「スキャン文書データ」は保管されていない。

そして、データ表示部１３が、図１１に示す文書一覧表示画面５０を表示する。
図１１には、文書一覧のトップに、登録状況「仮登録」、文書名「請求書２３０４１１０１Ａ」、文書種類「請求書」、取引先名「リーフ四郎」、取引日「２０２３／４／１１」、取引金額「１５０，０００」、登録者「ブロード太郎」、タイムスタンプ「－」、保存日「－」が表示されている。
つまり、文書名「請求書２３０４１１０１Ａ」は「仮登録」の状態であって、当該文書の「取引データ」のみがデータ登録された状態となっている。言い換えれば、「取引データ」に対応する「文書データ」の登録、関連付けを待っている状態（待ち状態、待ち受け状態）である。

そして、ユーザによる文書名「請求書２３０４１１０１Ａ」の選択操作を受け付けると、データ表示部１３が、図１２～図１４に示す文書詳細画面６０を提示する。
図１２には、ウインドウ６１の左側の表示領域６１ａに「取引内容の情報」が表示されている一方で、右側の表示領域６１ｂには何も表示されていない。
つまり、この文書については、「取引データ」が登録されているものの、スキャン文書データが未だ登録されておらず、また関連付けられていないことが分かる。

そして、データ取得部１１が「スキャン文書データ」を追って取り込んだ後に、ユーザ操作を受け付けて、データ関連付け部１４が、既にデータ登録された「取引データ」に対し「スキャン文書データ」の関連付けを行う。
データの関連付けについては、データ登録された「取引データ」と、クラウドストレージ内に保管された「スキャン文書データ」とを文書ＩＤによって、または取引先名、取引日時及び取引金額によって突き合わせることで文書管理装置１が関連付けを行い、ユーザが確認操作を行うと良い。あるいは、ユーザによる「スキャン文書データ」の選択操作、図１２においてユーザによる「スキャン文書データ」のドラッグ操作等によって、データの関連付けがなされても良い。
データの関連付けが行われると、図１３に示すように、ウインドウ６１の表示領域６１ａに「取引内容の情報」が表示され、右側の表示領域６１ｂに「文書データ」がプレビュー表示される。

そして、図１３の文書詳細画面６０においてユーザによる実行ボタン６２「Ｆ７ ＡＩＯＣＲ」の操作を受け付けて、抽出部１７、照合部１８、結果報知部１９が、文字認識処理を行う。なお、後述するような学習データを用いてＡＩ（人工知能）を用いた文字認識処理（ＡＩＯＣＲ処理）を行うことも可能である。
この文字認識処理によって、結果報知部１９が、表示領域６１ａにある「取引データ」の取引内容の情報と、表示領域６１ｂにある「スキャン文書データ」から抽出された取引内容の情報との照合結果を提示する。

具体的には、結果報知部１９は、取引内容の照合が取れた場合（互いの取引内容が一致した場合）には、その旨（例えば照合結果「取引内容が一致しました」）を提示し、ユーザに対して照合結果を報知する。そして、ユーザによる確認処理後、ユーザによる実行ボタン６３「Ｆ１２ タイムスタンプ＋保存」の操作を受け付けて、スタンプ付与部１５が、取引内容の照合が取れた状態の「スキャン文書データ」に対しタイムスタンプを付与する。そして、データ保存部１６が、互いに関連付けられた「スキャン文書データ」及び「取引データ」を保存する。
あるいは、実行ボタン６３の操作を受け付けることなく、照合結果を用いたユーザによる確認処理（取引内容の照合が取れたこと）を契機として、スタンプ付与部１５がタイムスタンプを自動付与し、データ保存部１６が両データを自動保存しても良い。

一方で、結果報知部１９は、取引内容の照合が取れなかった場合（互いの取引内容が不一致の場合、取引内容の情報が異なる場合）には、照合が取れなかった取引内容を報知する（表示画面に表示する）。
例えば、図１３に示す表示領域６１ａにある取引金額が「１５０，０００」であって、表示領域６１ｂにおいて抽出された取引金額が「１６０，０００」であった場合には、照合が取れなかった取引内容（上記例では、表示領域６１ａにある取引金額と、表示領域６１ｂにおいて抽出された取引金額とが異なる旨）を報知する。
ユーザは、照合結果として、表示領域６１ａにある取引金額と、表示領域６１ｂにおいて抽出された取引金額とが異なることを認識することができ、ユーザがこの違いを許諾する確認処理を行うと、取引更新部２０が、表示領域６１ａにある取引金額「１５０，０００」を、表示領域６１ｂにおいて抽出された取引金額「１６０，０００」で更新する（上書きする）。反対に、ユーザがこの違いを許諾しない確認処理を行うと、更新されず当初の表示されていた内容が継続されることとなる。
そして、データ関連付け部１４が、ユーザによる確認処理によって確認された後の取引内容の情報（更新情報）と「スキャン文書データ」とを関連付ける。
そして、ユーザによる実行ボタン６３の操作を受け付けて、スタンプ付与部１５が、「スキャン文書データ」に対しタイムスタンプを付与する。そして、データ保存部１６が両データを保存する。あるいは、ユーザによる確認処理が行われたことを契機として（自動的に）、スタンプ付与部１５がタイムスタンプを付与し、データ保存部１６が両データを保存しても良い。

ところで、図１３に示す文書詳細画面６０において右側の表示領域６１ｂをタブ切り替えすることで、図１４に示すように、右側の表示領域６１ｃに「履歴情報」が一覧表示される。表示領域６１ｃには、履歴記録部２１によって記録された履歴情報が一覧表示されている。
詳しく述べると、履歴記録部２１は、取引管理サーバ２００から出力された「文書データ」及び「取引データ」に対して行われたユーザ操作の履歴情報と、照合が取れなかった取引内容（異なる取引内容）の情報に対する更新情報と、を少なくとも記録している。言い換えれば、履歴記録部２１は、「文書データ」及び「取引データ」に対して行われた一連の処理の履歴情報を記録している。
具体的には、ユーザ操作の履歴情報として、図１４の表示領域６１ｃには、更新者「ブロード太郎」、処理「新規」及び履歴内容「仮登録」や、処理「ＡＩＯＣＲ」及び履歴内容「取引内容」が表示されている。
また、更新情報として図１４の表示領域６１ｃには、更新者「－」、処理「自動更新」、履歴内容「取引金額」が表示されている。
そうすることで、例えば更新された取引内容が間違った状態でデータ保存された場合であっても、間違った更新情報の履歴を記録しておくことで、時系列を遡って間違った情報の入力記録をたどることができる。すなわち、履歴情報を記録することで、トレーサビリティを確保できる。

上記説明の通り、（１－２）の場合には、取引管理サーバ２００から両データが出力されるものの、「取引データ」と「スキャン文書データ」の間で必ずしも信憑性が保証された状態とはなっていない（スキャン文書データが加工されている場合がある）。すなわち、（１－１）のように自動処理によってデータを保存することはしない。
そのため、文書管理装置１に先に取り込まれ、登録された「取引データ」と、後に取り込まれた「スキャン文書データ」とをユーザによる確認処理を契機として関連付けを行う必要がある。そして、文字認識処理、ユーザによる確認処理を経て、スタンプ付与部１５が「スキャン文書データ」にタイムスタンプを付与し、データ保存部１６が「スキャン文書データ」及び「取引データ」を保存する。

＜＜（２）保存した文書データの照会・送信＞＞
（２－１）ユーザ操作による所定の文書データの「照会」を受け付けた場合について説明する。
なお、文書データの「照会（問合せ）」について第２文書管理装置５００から受け付けても良い。

まず、図１５に示すメニュー画面４０の選択項目４２「保存した文書を照会する／送る」の項目４２ａ「電子文書照会」の選択操作を受け付けると、文書管理装置１が図１６に示す文書照会画面７０を提示する。
なお、図１６に示す文書照会画面７０では、既に文書データの一覧が表示されているものの、実際のところ、ユーザによる実行ボタン７１「検索開始」の操作を受け付ける前は、文書データの一覧が表示されていない状態となる。

文書照会画面７０において、ユーザによる検索項目の入力を受け付けて、実行ボタン７１「検索開始」の操作を受け付けると、文書管理装置１が検索項目に基づいて検索を開始する。
詳しく述べると、データ検索部２２が、取引管理サーバ２００から所定の文書データの検索要求を受け付けて、データベース１００に保存された複数の文書データの中から、照会対象となる文書データを検索する。
データ検索部２２は、「取引データ」に含まれる取引内容の情報を検索条件として、取引データに関連付けられた「文書データ」を検索する。
検索条件となる「取引内容の情報」は、図１６に示すように、取引先名、取引日、取引金額の情報である。そのほか、登録状況、文書種類、文書名の情報である。なお、保存者、保存日、登録者、タイムスタンプの日付の情報をさらに検索候補としても良い。

そして、データ提示部２３が、データ検索部２２によって対象となる「文書データ」が抽出された場合に、対象となる「文書データ」を表示画面上に提示する。
データ提示部２３は、対象となる「文書データ」と、文書データに関連付けられた取引データとを表示画面上に提示する。
詳しく述べると、データ提示部２３は、図１６に示す文書照会画面７０のように、対象となった文書データの一覧を表示する。
図１６には、文書（文書データ）一覧のトップに、ダウンロード「ダウンロード先ＵＲＬ」、登録状況「登録済」、文書ＩＤ「＊」、文書名「請求書２２０４０１０１Ａ」、種類「請求書」、取引先「リーフ一郎」、アクセス情報「リンク先ＵＲＬ」、取引日「２０２２／４／１」、取引金額「１９４，０００」、登録者「ブロード太郎」、タイムスタンプ「２０２２／４／７」、保存日「２０２２／４／７」等が表示されている。

また、ユーザによる文書名「請求書２２０４１１０１Ａ」の選択操作を受け付けると、データ提示部２３が、不図示の文書詳細画面を提示する。
当該文書詳細画面では、例えば図９に示すように、左側の表示領域に「取引データ」の内容が表示され、右側の表示領域には「文書データ」の内容が表示される。
つまり、データ提示部２３は、図１６に示す文書照会画面７０、不図示の文書詳細画面を通じて、対象となる「文書データ」と、文書データに関連付けられた「取引データ」とを提示する。

ところで、図１６には、対象となった文書データのアクセス情報が表示されている。
これは、アクセス情報付与部２４が、データベース１００に保存された「文書データ」に対し、取引管理サーバ２００に記憶され、文書データに対応している「対応文書データ（元データ）」へのアクセス情報（ＵＲＬなど）を付与したものである。
「対応文書データ」とは、取引管理サーバ２００によって作成された文書データのオリジナルデータである。
例えば、図１６において文書名「請求書２２０４１１０１Ａ」の実行ボタン７２「アクセス情報」の選択操作を受け付けると、データ提示部２３は、取引管理サーバ２００に記憶された「対応文書データ」にアクセスし、対応文書データの内容を表示画面上に提示する。
上記のようにアクセス情報を付与することで、「文書データ」と「対応文書データ（元データ）」の繋がりを容易に把握できる。また、取引管理サーバ２００に記憶された元データに対し文書管理が行われていること、電帳法の要件を満たし、税制上の優遇措置を受けられることを確認することができる。

（２－２）ユーザ操作による所定の文書データの「送信（送信要求）」を受け付けた場合について説明する。
なお、文書データの送信要求は、第２文書管理装置５００から受け付けても良い。

まず、図１７に示すメニュー画面４０の選択項目４２「保存した文書を照会する／送る」の項目４２ｂ「電子文書送信」の選択操作を受け付けると、文書管理装置１が図１８に示す文書送信画面８０を提示する。
なお、図１８に示す文書送信画面８０では、ユーザによる実行ボタン８１「検索開始」の操作を受け付ける前は、文書データの一覧が表示されていない状態となる。

文書送信画面８０において、ユーザによる検索項目の入力を受け付けて、実行ボタン８１「検索開始」の操作を受け付けると、文書管理装置１が、送信対象となる「文書データ」を表示画面に提示する。
また、ユーザによる文書名「請求書２２０４１１０１Ａ」の選択操作を受け付けると、データ提示部２３が、不図示の文書詳細画面を提示する。
当該文書詳細画面において送信先の情報のユーザ入力、選択を受け付けた後、実行ボタン８３「文書送信」の選択操作を受け付けると、文書管理装置１が送信先に「文書データ」及び「取引データ」を送信する。
以下、図３に示す送信態様（送信パターン）と、図４に示す送信態様とに分けて、具体的な処理内容を説明する。

（２－２－１）文書管理装置とデータ格納サーバの通信（文書送信）
図３に示すように、文書管理装置１は、「文書データ」の送信先ごとの格納領域３０１を有するデータ格納サーバ３００と通信可能となっている。そして、データ格納サーバ３００に文書データを送信することで、送信先の利用者端末４００にて文書データを受け取り可能な状態となる。
詳しく述べると、データ送信部２５が、データベース１００に保存された文書データを、文書データの送信先に対応する格納領域３０１に送信する。
文書データが格納領域に３０１に格納されると、データ格納サーバ３００（格納通知部３１４）は、利用者端末４００に格納通知を送信する。

上記格納通知を受信した利用者端末４００は、格納領域３０１にアクセスし、文書データを取得する。文書データの取得後、取得通知部４１４がデータ格納サーバ３００を介して文書管理装置１に取得通知を送信する。つまりは、文書管理装置１（通知受領部２６）が、データ格納サーバ３００から利用者端末４００による文書データの取得通知を受領する。
ここで、利用者端末４００は、格納領域３０１を利用して文書データを取得すると、当該文書データにタイムスタンプが付与されているか否かを判断する。なお、文書管理装置１から送信される文書データについては、上述したようにタイムスタンプが付与された文書データとなる。
具体的には、スタンプ付与部４１５が、文書データにタイムスタンプが付与されていない場合に、当該文書データにタイムスタンプを付与した上で、当該文書データを保存する。

文書管理装置１（通知受領部２６）が、データ格納サーバ３００から文書データの取得通知を受領すると、取得履歴保存部２７は、利用者端末４００が文書データを取得したことを示す取得履歴を保存する。
つまりは、取得履歴保存部２７は、取引管理サーバ２００から出力されて、スタンプ付与部１５でタイムスタンプが付与された文書データそのものを、利用者端末４００が取得したことを示す取得履歴を保存する。
そのため、文書管理装置１は、取引管理サーバ２００から出力されて利用者端末４００へと送信された文書データの履歴（通信履歴）を把握し、データの信憑性を保証した状態で送信先（相手先）に文書データを受け渡すことができる。

上記のように、文書管理装置１と連携（第１の連携）されたデータ格納サーバ３００を利用することで、文書管理装置１を設置した企業と、文書管理装置１を設置していない企業（利用者端末４００）との間で、適切な文書データの受け渡しを行うことができる。また、文書の受け渡しによる業務工数の削減を図ることができる。
特に、送信先ごとの格納領域３０１（ダウンロードサイト）を利用することで、送信先の企業（利用者端末４００）は、タイムスタンプの検証を行うことができる。また、送信元の企業（文書管理装置１）は、送信先が文書データをダウンロードしたことの履歴を取得し、履歴情報を閲覧することができる。
特に、文書管理装置１が、取引管理サーバ２００から受信した文書データをデータ格納サーバ３００に格納する処理（上記では「第１の受け渡し」と表現）と、その文書データの送信先（相手先）において利用する利用者端末４００が、データ格納サーバ３００における自らに対する格納領域から文書データを受け取る処理（上記では「第２の受け渡し」と表現）との２段階での処理を踏まえても、データの信憑性が常に保証された状態で文書データの受け渡しを成し遂げることができる。言い換えれば、「第１の受け渡し」と「第２の受け渡し」によっても、「第１の受け渡し」前の文書データと、「第２の受け渡し」後の文書データとが、第三者からみても（客観的にも）同一であることを保証した状態である。

（２－２－２）文書管理装置と第２文書管理装置の通信（連携による文書送信）
次に図４に示すように、文書管理装置１（認証処理部２８）は、送信先においてデータ取得部１１、データ関連付け部１４、スタンプ付与部１５及びデータ保存部１６と同じ構成を少なくとも含む第２文書管理装置５００との接続がなされると、第２文書管理装置５００との間でネゴシエーション処理（装置を通信において識別する通信識別情報、その通信識別情報に基づいて通信の許否に用いられるパスワード等のセキュリティ情報、第２文書管理装置５００が設けられた環境情報（企業情報、利用者情報、位置情報等）等が含まれ、そのほか、デバイス同士での通信プロトコルの確認、通信速度、誤り訂正手法などからなる通信確立情報を確認する確認処理）を行い、通信相手のデバイスを認証する認証処理を行う。この認証処理を「第２の認証処理」と称する。
例えば、図３に示すデータ格納サーバ３００の送信先（利用者端末４００）において、利用者端末４００に代えて新たに第２文書管理装置５００を設置した場合が想定される。

上記の第２の認証処理について、具体的には、文書管理装置１及び第２文書管理装置５００のいずれか一方から、第２文書管理装置５００及び文書管理装置１の他方に対して通信確立情報を送信し、この通信確立情報を用いてデバイス同士を接続する送信先（相手先）のデバイスであるかを認証（第１の認証処理）した後、この通信確立情報を用いて通信を確立することで連携（以下、「第２の連携」とも称する）した状態とする。すなわち、第２の認証処理によってデバイス同士が認証された状態において、案内情報を用いて通信を確立した状態を第２の連携状態とする。

上述の通り、認証処理部２８は、データ格納サーバ３００と第２文書管理装置５００の間で通信相手を認証する認証処理（第１の認証処理）を行う。
上記第１の認証処理によって、第２文書管理装置５００は、データ格納サーバ３００と連携される。また、第２文書管理装置５００は、第２取引管理サーバ６００との間においても通信確認にかかる連携（第１の連携）が行われていることから、文書管理装置１、データ格納サーバ３００及び第２取引管理サーバ６００との間でシームレスなデータ送受信が可能な連携がなされている。

第２の認証処理が行われて、文書管理装置１と第２文書管理装置５００が連携された状態になると、双方のいずれからの要求によって、文書管理装置１から第２文書管理装置５００に対して、その第２文書管理装置５００を相手先とする文書データを送信する。これによって、第２文書管理装置５００では、文書管理装置１から自身を相手先とする文書データ全てを取得することができる。このとき、第２文書管理装置５００は、取得に関して、取得日時、取得先、取得したデータの種別、取得したデータそのものの識別情報を少なくとも含む履歴情報を記録する。
より詳細には、文書管理装置１及び第２文書管理装置５００のいずれからの要求によって、文書管理装置１（データ送信部２５）は、第２文書管理装置５００からの要求に応じて、データベース１００に保存され、第２文書管理装置５００を利用する相手に対する文書データを、第２文書管理装置５００に送信する。この送信に関して、文書管理装置１は、送信日時、送信先、送信したデータの種別、送信したデータそのものの識別情報を少なくとも含む履歴情報を記録する。

第２文書管理装置５００（データ受け取り部５１４）は、文書管理装置１から文書データを受け取ると、文書管理装置１から直接受け取った文書データのハッシュ値と、データ格納サーバ３００を経由して受け取った文書データのハッシュ値との同一性を確認する。同一性を確認できた文書データについては、第２文書管理装置５００又は文書管理装置１が、二重管理の防止のためにデータ格納サーバ３００の格納領域３０１から当該文書データを削除する。
また、第２文書管理装置５００又は文書管理装置１は、データ格納サーバ３００の格納領域３０１に文書データを新たに格納することを禁止する処理を行う。
さらに、第２文書管理装置５００又は文書管理装置１は、格納領域３０１に格納された文書データに、同一文書が第２文書管理装置５００に保存されていることを示すフラグ情報等を付与することとしてもよい。以下、具体的に説明する。

文書管理装置１と第２文書管理装置５００の間で第２の認証処理が行われて第２の連携が行われると、文書管理装置１では、削除指示部２９、送信禁止指示部３０、禁止制御部３１による処理が行われる。具体的には、以下の通りである。
削除指示部２９は、送信先（第２文書管理装置５００）から文書データの取得通知を受領したことを契機として、データ格納サーバ３００に対し、利用者端末４００に対応する格納領域３０１に格納された文書データを削除するように指示する。このように削除指示を行うことで、文書データの二重管理を防止することができる。また、文書データの削除処理によって、削除されずに残された文書データは、文書管理装置１によって送信されたデータではないことを確認できる。
なお、削除指示部２９は、文書管理装置１と第２文書管理装置５００の間で第２の連携処理が行われる前であっても、送信先（利用者端末４００）から文書データの取得通知を受領したことを契機として、格納領域３０１に格納された文書データを削除するように指示しても良い。

送信禁止指示部３０は、送信先（第２文書管理装置５００）から文書データの取得通知を受領したことを契機として、データ送信部２５による格納領域３０１への文書データの送信を禁止するように指示する。このように送信禁止指示を行うことで、文書データの二重管理を防止できる。
なお、送信禁止指示部３０は、文書管理装置１と第２文書管理装置５００の間で第２の連携処理が行われる前であっても、送信先（利用者端末４００）から文書データの取得通知を受領したことを契機として、格納領域３０１への文書データの送信を禁止するように指示しても良い。

禁止制御部３１は、認証処理部２８が第２文書管理装置５００との間で第２の認証処理を行って第２の連携が行われたことを契機として、送信先（第２文書管理装置５００）に対応する格納領域３０１への文書データの送信を禁止する制御を行う。このように送信禁止の制御を行うことで、強制的に文書データの二重管理を防止できる。また、当該制御によって、格納領域３０１に残された文書データは、第２文書管理装置５００によって取り込み処理が未だされてないことを確認できる。
なお、この禁止制御部３１では、第２文書管理装置５００の格納領域３０１に格納された文書データに、同一文書が第２文書管理装置５００に格納されていることを示すフラグ情報等を付与することとしても良い。

また、第２文書管理装置５００とデータ格納サーバ３００の間で第１の連携処理が行われると、第２文書管理装置５００では、データ格納サーバ３００の格納領域３０１を利用して、他の取引先となる端末（他の利用者端末）との間でデータの受け渡しを行うことができる。
具体的には、第２文書管理装置５００は、格納領域３０１を利用する他の利用者端末から、タイムスタンプが付与されていない文書データを取得し、タイムスタンプが付与されていない文書データに対しタイムスタンプを付与し、タイムスタンプが付与された文書データを保存する。
あるいは、第２文書管理装置５００は、格納領域３０１を利用して他の利用者端末に対し、タイムスタンプを付与した文書データを送信することもできる。データ送信後には、他の利用者端末からデータ取得の通知を受領し、取得履歴を保存する。
つまりは、第２文書管理装置５００は、第２取引管理サーバ６００から出力されて、タイムスタンプが付与された文書データそのものを、他の利用者端末が取得したことを示す取得履歴を保存することができる。

上記連携処理（認証処理）により、文書管理装置１と第２文書管理装置５００の間で連携が行われ、所定フォーマットの取引データ、文書データの出力や送受信が行われ、シームレスな処理が実現される。また、第２文書管理装置５００とデータ格納サーバ３００の連携により、第２文書管理装置５００がデータ格納サーバ３００を介して他の情報端末に文書データを信憑性が保証された状態で送信することを実現できる。

上記文書管理システムＳであれば、文書データを出力する外部サーバによる出力方法の違い等に応じて適切に文書データを保存できる。また、外部サーバから出力された当該文書データを信憑性を保証した状態で管理できる。
そのほか、文書管理装置を設置した企業が、文書管理装置を設置していない企業との間で取引に関する文書データの受け渡しを行うにあたって、双方が適切に文書データを管理できる。すなわち、文書管理装置を設置していない企業（ユーザ）にとっても文書管理において利便性が向上する。また、当該企業が新たに文書管理装置を設置し易くなり、文書管理装置同士の連携を促進できるようになる。

＜文書管理方法＞
次に、文書管理システムＳで実行される文書管理プログラム（文書管理方法）の処理について、図１９、図２０に基づいて説明する。
本実施形態に係る上記プログラムは、記憶部１０を備えた文書管理装置１の機能的な構成要素として、上述したデータ取得部１１と、データ登録部１２と、データ表示部１３と、データ関連付け部１４と、スタンプ付与部１５と、データ保存部１６と、抽出部１７と、照合部１８と、結果報知部１９と、取引更新部２０と、履歴記録部２１と、データ検索部２２と、データ提示部２３と、アクセス情報付与部２４と、データ送信部２５と、通知受領部２６と、取得履歴保存部２７と、認証処理部２８と、削除指示部２９と、送信禁止指示部３０と、禁止制御部３１と、を実現させるためのプログラムであって、文書管理装置１のＣＰＵ（プロセッサ）がこの文書管理プログラムを実行する。
なお、文書管理装置１の記憶部１０、データベース１００には、「文書データ」、「取引データ」等がそれぞれ記憶されている。

図１９は、文書管理装置において行われる処理の流れであって、上記（１）取引管理サーバが作成した電子文書の保存に関する「文書管理方法」を示す。
図２０は、文書管理装置において行われる処理の流れであって、上記（２）保存した文書データの照会・送信に関する「文書管理方法」を示す。

図１９に示す文書管理装置１にて行われる文書管理方法の処理フロー（１）では、まず、データ取得部１１が、取引管理サーバ２００から「文書データ」と「取引データ」を一群で取得するステップ１（Ｓ１）から始まる。

そして、ステップ２で、文書管理装置１（データ取得部１１）が「文書データ」及び「取引データ」を同時に取得した場合（同時に取得したと判断した場合）には（ステップ２：Ｙｅｓ）、ステップ３に進む。同時に取得したと判断しない場合には（ステップ２：Ｎｏ）、ステップ６に進む。

ステップ３～ステップ５では、上述の（１－１）のケースとなる。具体的には、所定のフォーマットからなる取引データと文書データが一群で出力されたケースである。
ステップ３では、取引管理サーバ２００から同時出力された「文書データ」及び「取引データ」の取得を契機として、データ登録部１２が両データを関連付けた状態で記憶部１０に自動登録する。
そして、ステップ４で、スタンプ付与部１５が「取引データ」と関連付けされた「文書データ」にタイムスタンプを自動付与する。
そして、ステップ５で、データ保存部１６が、関連付けされた「文書データ」及び「取引データ」をデータベース１００に自動保存する。
上記の通り、取引管理サーバ２００で一貫して電子作成された「文書データ」を保存するにあたっては、文書管理装置１との連携がなされ、「文書データ」と「取引データ」の信憑性が客観的に保証された状態で管理されている。そのため、「文書データ」及び「取引データ」を一群で同時に取得した後は、両データを自動登録し、文書データにタイムスタンプを自動付与し、両データを自動保存できる。
上記（１－１）の場合、上記ステップ１～ステップ５を経て図１９のプロセスを終了する。

ステップ６～ステップ１３では、上述の（１－２）のケースとなる。具体的には、データ取得部１１が取引管理サーバ２００から「取引データ」を先に取得し、その後に「取引データ」に対応する「文書データ」を取得するケースである。

ステップ６で、データ取得部１１が、取引管理サーバ２００から出力された「取引データ」を先に取得し、ステップ７で、データ登録部１２が「取引データ」を登録する。
その後、「取引データ」が記憶部１０で記憶して待機状態であるときに、ステップ８で、データ取得部１１が「文書データ」を取得する。そうすると、ステップ９で、データの取得を契機として、データ関連付け部１４が、予めデータ登録された「取引データ」に対し「文書データ」の関連付けを行う。

そして、「文書データ」がスキャン文書データである場合には（ステップ１０：Ｙｅｓ）、ステップ１１に進み、ステップ１１では、文書管理装置１が文字認識処理（ＯＣＲ処理）を行う。
詳しく述べると、ステップ１１では、抽出部１７が「スキャン文書データ」から文字認識をすることによって取引内容の情報を抽出する。そして、照合部１８が「スキャン文書データ」から抽出された取引内容の情報と、「取引データ」に含まれる取引内容の情報とを照合する。そして、結果報知部１９が、照合結果を表示画面上に提示する。
一方で、「文書データ」がスキャン文書データではなく、サーバによって電子的に作成された文書データである場合には（ステップ１０：Ｎｏ）、ステップ１１に係る文字認識処理を経ることなく、ステップ１２に進む。

そして、ステップ１２で、ユーザによる確認処理を契機として、スタンプ付与部１５が、「取引データ」と関連付けられ、取引内容が確認された「文書データ」に対しタイムスタンプを付与する。そして、ステップ１３で、データ保存部１６が、関連付けられた「文書データ」及び「取引データ」を保存する。
上記の通り、取引管理サーバ２００から両データが出力されるものの、「取引データ」と「（スキャン）文書データ」の間で必ずしも取引内容の情報の完全一致が担保されず、その取引データの信憑性が保証された状態とはなっていない（文書データが印刷出力時に加工される場合がある。また取引データが文字認識処理時に加工される場合がある）。つまりは、（１－１）のように自動処理によってデータを保存することはしない。
そのため、文書管理装置１に先に取り込まれた「取引データ」と、後に取り込まれた「（スキャン）文書データ」とを照合した照合結果を用いた、ユーザ確認処理を経て関連付けを行う必要がある。また、文字認識処理、ユーザによる確認処理を経てタイムスタンプを付与し、データ保存する必要がある。
上記（１－２）の場合、上記ステップ１～ステップ２、ステップ６～ステップ１３を経て図１９のプロセスを終了する。

次に、図２０に示す文書管理装置にて行われる文書管理方法の処理フロー（２）について説明する。
当該フローでは、まず、文書管理装置１が、文書データの送信先にて第２文書管理装置５００が新たに導入され（接続され）、当該第２文書管理装置５００との間で連携（第２の連携）を行っているか否かを判断する（ステップ１０１）。
具体的には、文書管理装置１は、認証処理部２８によって第２文書管理装置５００との間で通信相手を認証する認証処理（上述した第２の認証処理）を行い、認証処理後に第２文書管理装置５００と連携された状態となっているか否かを判断する。なお、第２文書管理装置５００が文書管理装置１との間で上記認証処理を行っても良い。
なお、ステップ１０１～ステップ１０７では、上述の（２－２－２）のケースとなり、ステップ１０８～ステップ１１１では、上述の（２－２－１）のケースとなる。

文書管理装置１と第２文書管理装置５００が連携されていると判断された場合には（ステップ１０１：Ｙｅｓ）、ステップ１０２に進み、連携されていないと判断された場合には（ステップ１０１：Ｎｏ）、ステップ１０８に進む。
ステップ１０２では、データ送信部２５が、第２文書管理装置５００からの要求に応じて、第２文書管理装置５００を利用する相手先に対する文書データを、第２文書管理装置５００に送信する。これによって、第２文書管理装置５００では、文書管理装置１から自身を相手先とする文書データ全てを取得できる。

ステップ１０３では、文書管理装置１（取得履歴保存部２７）が、第２文書管理装置５００へ送信した文書データ（文書データ一式）に関し、送信日時、送信先、送信したデータの種別、送信したデータそのものの識別情報とを含む履歴情報を記録し、保存する。

ステップ１０４では、文書管理装置１が、第２文書管理装置５００において文書管理装置１から直接受け取った文書データ（文書データのハッシュ値）と、データ格納サーバ３００を経由して受け取った文書データ（ハッシュ値）との同一性が確認できたか否かを判断する。
上記文書データの同一性が確認された場合には（ステップ１０４：Ｙｅｓ）、ステップ１０５に進み、上記文書データの同一性が確認されない場合には（ステップ１０４：Ｎｏ）、図２０のプロセスを終了する。

ステップ１０５では、削除指示部２９が、送信先（第２文書管理装置５００）から文書データの取得通知を受領したことを契機として、データ格納サーバ３００に対し、送信先に対応する格納領域３０１に格納された文書データを削除するように指示する。
なお、第２文書管理装置５００が、上記格納領域３０１に格納された文書データを削除するように指示しても良い。

ステップ１０６では、禁止制御部３１が、認証処理部２８によって認証処理が行われたことを契機として、データ格納サーバ３００の格納領域３０１に文書データを新たに送信することを禁止する制御を行う。
なお、第２文書管理装置５００が、上記格納領域３０１に文書データを新たに送信することを禁止するように文書管理装置１を制御しても良い。

ステップ１０７では、文書管理装置１が、第２文書管理装置５００との間で行ったデータの受け渡し履歴（処理履歴）を記録し、保存する。
上記ステップ１０１～ステップ１０７を経て図２０のプロセスを終了する。

一方で、ステップ１０８では、文書管理装置１が、データ格納サーバ３００と接続され、データ格納サーバ３００との間で連携（第１の連携）を行っているか否かを判断する。
文書管理装置１とデータ格納サーバ３００が連携されていると判断された場合には（ステップ１０８：Ｙｅｓ）、ステップ１０９に進み、連携されていないと判断された場合には（ステップ１０８：Ｎｏ）、図２０のプロセスを終了する。

ステップ１０９では、データ送信部２５が、送信対象となる文書データを、文書データの送信先（利用者端末４００）に対応する格納領域３０１に送信する。
このとき、文書管理装置１は、送信先ごとの格納領域３０１を有するデータ格納サーバ３００と通信可能となっている。また、利用者端末４００は、データ格納サーバ３００にアクセスするためのユーザＩＤ、パスワードを所有している。

ステップ１１０では、通知受領部２６が、データ格納サーバ３００又は利用者端末４００から文書データの取得通知を受領する。
そして、ステップ１１１で、取得履歴保存部２７が、利用者端末４００が文書データを取得したことを示す取得履歴を保存する。
つまりは、取得履歴保存部２７は、取引管理サーバ２００から出力されて、タイムスタンプが付与された文書データそのものを、利用者端末４００が取得したことを示す取得履歴を保存する。
上記ステップ１０１、ステップ１０８～ステップ１１１を経て図２０のプロセスを終了する。

上記文書管理方法により、文書データを出力するサーバ（情報端末）による出力方法の違い等に応じて適切に文書データを保存できる。また、外部のサーバ（情報端末）との間で文書データの受け渡しを行うにあたって、適切に文書データを管理することができる。

＜その他の実施形態＞
上記実施形態では、文書管理装置１が読み取り可能な記録媒体に文書管理プログラムが記憶されており、文書管理装置１が当該プログラムを読み出して実行することによって処理が実行される。ここで文書管理装置１が読み取り可能な記録媒体とは、磁気ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ－ＲＯＭ、ＤＶＤ－ＲＯＭ、半導体メモリ等をいう。
そのほか、文書管理装置１となる端末（携帯端末）を利用して専用ウェブアプリを起動させて、ウェブブラウザ上で文書管理プログラムが実行されることとしても良い。

上記実施形態では、主として本発明に係る文書管理装置、文書管理システム、文書管理方法及び文書管理プログラムに関して説明した。
ただし、上記の実施形態は、本発明の理解を容易にするための一例に過ぎず、本発明を限定するものではない。本発明は、その趣旨を逸脱することなく、変更、改良され得るとともに、本発明にはその等価物が含まれることは勿論である。

Ｓ 文書管理システム
１ 文書管理装置（第１文書管理装置）
２ スキャン装置
１０ 記憶部
１１ データ取得部
１２ データ登録部
１３ データ表示部
１４ データ関連付け部
１５ スタンプ付与部
１６ データ保存部
１７ 抽出部
１８ 照合部
１９ 結果報知部
２０ 取引更新部
２１ 履歴記録部
２２ データ検索部
２３ データ提示部
２４ アクセス情報付与部
２５ データ送信部
２６ 通知受領部
２７ 取得履歴保存部
２８ 認証処理部
２９ 削除指示部
３０ 送信禁止指示部
３１ 禁止制御部
４０ メニュー画面
４１～４３ 選択項目
４１ａ、４１ｂ、４２ａ、４２ｂ、４３ａ、４３ｂ 項目
５０ 文書一覧表示画面
６０ 文書詳細画面
６１ ウインドウ
６１ａ、６１ｂ、６１ｃ 表示領域
６２、６３ 実行ボタン
７０ 文書一覧表示画面
７１、７２ 実行ボタン
８０ 文書詳細画面
８１、８２、８３ 実行ボタン
１００ データベース
２００ 取引管理サーバ
２０１ スキャン装置
２１０ 記憶部
２１１ 通信部
２１２ 画面表示部
２１３ 操作実行部
３００ データ格納サーバ
３０１ 対応格納領域（格納領域）
３１０ 記憶部
３１１ 通信部
３１２ 画面表示部
３１３ 操作実行部
３１４ 格納通知部
３１５ 取得通知部
４００ 利用者端末
４１０ 記憶部
４１１ 通信部
４１２ 画面表示部
４１３ 操作実行部
４１４ 取得通知部
４１５ スタンプ付与部
５００ 第２文書管理装置（他の文書管理装置）
５０１ データベース
５１０ 記憶部
５１１ 認証処理部
５１２ 送信元特定部
５１３ データ要求部
５１４ データ受け取り部
５１５ データ関連付け部
５１６ スタンプ付与部
５１７ データ保存部
６００ 第２取引管理サーバ
６１０ 記憶部
６１１ 通信部
６１２ 画面表示部
６１３ 操作実行部

Claims (5)

1. 電子商取引を管理する取引管理サーバから出力される取引に関する文書データを管理する文書管理装置であって、
   前記取引管理サーバから出力された、電子商取引に関する取引データと、該取引データの内容を含む前記電子商取引に関する文書データとを取得するデータ取得部と、
   前記データ取得部によって取得した前記文書データ及び前記取引データの関連付けを行うデータ関連付け部と、
   前記文書データに対しタイムスタンプを付与するスタンプ付与部と、
   前記タイムスタンプが付与された前記文書データを保存するデータ保存部と、を具備し、
   前記文書管理装置は、
   前記文書データの送信先に対応する格納領域を有するデータ格納サーバと、
   前記送信先の利用者端末と、
   前記文書データの送信先であって、前記データ取得部、前記データ関連付け部、前記スタンプ付与部および前記データ保存部と同じ構成を少なくとも含み、認証処理によって前記文書管理装置により通信相手として認証された他の文書管理装置と、通信可能であって、
   前記文書管理装置は、
   前記データ保存部に保存された文書データを、該文書データの送信先である前記利用者端末に対応する前記データ格納サーバの前記格納領域に送信するデータ送信部と、
   認証処理によって認証された他の文書管理装置とは異なる送信先である前記利用者端末が、前記スタンプ付与部でタイムスタンプが付与された文書データそのものを、前記データ格納サーバの前記格納領域から取得したことを示す取得履歴を保存する取得履歴保存部と、をさらに具備する、文書管理装置。
2. 前記文書管理装置は、
   前記送信先の利用者端末から前記文書データの取得の通知を受領したことを契機として、
   前記利用者端末に対応する格納領域に保存された前記文書データの削除指示を行う削除指示部をさらに備えている、請求項１に記載の文書管理装置。
3. 電子商取引を管理する取引管理サーバから出力される取引に関する文書データを管理する文書管理装置を備えた文書管理システムであって、
   前記文書管理装置は、
   前記取引管理サーバから出力された、電子商取引に関する取引データと、該取引データの内容を含む前記電子商取引に関する文書データとを取得するデータ取得部と、
   前記データ取得部によって取得した前記文書データ及び前記取引データの関連付けを行うデータ関連付け部と、
   前記文書データに対しタイムスタンプを付与するスタンプ付与部と、
   前記タイムスタンプが付与された前記文書データを保存するデータ保存部と、を具備し、
   前記文書管理装置は、
   前記文書データの送信先に対応する格納領域を有するデータ格納サーバと、
   前記送信先の利用者端末と、
   前記文書データの送信先であって、前記データ取得部、前記データ関連付け部、前記スタンプ付与部および前記データ保存部と同じ構成を少なくとも含み、認証処理によって前記文書管理装置により通信相手として認証された他の文書管理装置と、通信可能であって、
   前記文書管理装置は、
   前記データ保存部に保存された文書データを、該文書データの送信先である前記利用者端末に対応する前記データ格納サーバの前記格納領域に送信するデータ送信部と、
   認証処理によって認証された他の文書管理装置とは異なる送信先である前記利用者端末が、前記スタンプ付与部でタイムスタンプが付与された文書データそのものを、前記データ格納サーバの前記格納領域から取得したことを示す取得履歴を保存する取得履歴保存部と、をさらに具備する、
   文書管理システム。
4. 電子商取引を管理する取引管理サーバから出力される取引に関する文書データを管理するコンピュータによって実行される文書管理方法であって、
   前記コンピュータが、
   前記取引管理サーバから出力された、電子商取引に関する取引データと、該取引データの内容を含む前記電子商取引に関する文書データとを取得することと、
   得られた前記文書データ及び前記取引データの関連付けを行うことと、
   前記文書データに対しタイムスタンプを付与することと、
   前記タイムスタンプが付与された前記文書データを保存することと、を実行し、
   前記文書データの送信先に対応する格納領域を有するデータ格納サーバと、前記送信先の利用者端末と、前記文書データの送信先であって、前記取引データ及び前記文書データを取得すること、前記文書データ及び前記取引データの関連付けを行うこと、前記タイムスタンプを付与すること及び前記文書データを保存することと同じ処理を実行することを少なくとも含み、認証処理によって前記コンピュータにより通信相手として認証された他の文書管理装置と、通信可能である前記コンピュータが、
   保存された文書データを、該文書データの送信先である前記利用者端末に対応する前記データ格納サーバの前記格納領域に送信することと、
   認証処理によって認証された他の文書管理装置とは異なる送信先である前記利用者端末が、タイムスタンプが付与された文書データそのものを、前記データ格納サーバの前記格納領域から取得したことを示す取得履歴を保存することと、をさらに実行する、文書管理方法。
5. 電子商取引を管理する取引管理サーバから出力される取引に関する文書データを管理する文書管理装置としてのコンピュータに、
   前記取引管理サーバから出力された、電子商取引に関する取引データと、該取引データの内容を含む前記電子商取引に関する文書データとを取得する処理と、
   得られた前記文書データ及び前記取引データの関連付けを行う処理と、
   前記文書データに対しタイムスタンプを付与する処理と、
   前記タイムスタンプが付与された前記文書データを保存する処理と、を実行させ、
   前記文書データの送信先に対応する格納領域を有するデータ格納サーバと、前記送信先の利用者端末と、前記文書データの送信先であって、前記取引データ及び前記文書データを取得する処理、前記文書データ及び前記取引データの関連付けを行う処理、前記タイムスタンプを付与する処理、前記文書データを保存する処理と同じ処理を実行させることを少なくとも含み、認証処理によって前記コンピュータにより通信相手として認証された他の文書管理装置と、通信可能な前記コンピュータに、
   保存された文書データを、該文書データの送信先である前記利用者端末に対応する前記データ格納サーバの前記格納領域に送信する処理と、
   認証処理によって認証された他の文書管理装置とは異なる送信先である前記利用者端末が、タイムスタンプが付与された文書データそのものを、前記データ格納サーバの前記格納領域から取得したことを示す取得履歴を保存する処理と、をさらに実行させる、文書管理プログラム。

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