JP7018722B2

JP7018722B2 - チャットボットを活用した旅費精算支援システムおよび方法

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Publication number: JP7018722B2
Application number: JP2017143225A
Authority: JP
Inventors: 瑛彦木村; 一也菊池; 安則午来
Original assignee: Hitachi Systems Ltd
Current assignee: Hitachi Systems Ltd
Priority date: 2017-07-25
Filing date: 2017-07-25
Publication date: 2022-02-14
Anticipated expiration: 2037-07-25
Also published as: JP2019023833A

Description

本発明は、チャットボットを活用した旅費精算支援システムおよび方法に関する。

出張等の外出において支払った交通費を含む旅費精算を効率的に行う旅費精算システムとして、特開２０１４－２９６０１号公報（特許文献１）に記載した技術がある。この公報には、「利用者、イベント場所、イベント期間を含めたイベントスケジュールを記録したスケジュール記憶部と、交通費精算の申請を記録する申請管理記憶部と、交通費精算の申請を支援する制御部とを備えた交通費精算システムであって、前記制御部が、前記スケジュール記憶部から、利用者のイベントスケジュールを取得し、前記利用者が交通機関の利用時に使用する記録媒体について、利用日、移動元、移動先を含む利用情報を照合対象として取得し、前記イベントスケジュールのイベント場所、イベント期間と、前記利用情報の利用日、移動元、移動先を照合し、前記照合結果に基づいて、前記イベントスケジュールに対応した利用情報を特定できた場合には、前記利用情報に含まれる交通費の精算の申請を前記申請管理記憶部に登録することを特徴とする交通費精算システム」との記載がある。

特開２０１４－２９６０１号公報

特許文献１では、交通費を精算する場合、社員が一旦会社まで戻り、会社に設置された端末を利用して精算手続きを行う必要があった。つまり、出張した後、旅費精算を行う場合、その精算を処理する作業場所は、例えば、会社と固定化されており、作業場所の流動化まで考慮されていない。
また、特許文献１に記載された発明は、イベントスケジュールと記録媒体（ＩＣカード）に蓄積された情報とを照合して、旅費精算するものであることから、緊急出張の発生やイベントスケジュールの入力漏れがある場合、イベントスケジュールやＩＣカードに蓄積された情報からは旅費精算に必要な入力情報を取得できない場合、或いはバスやタクシーの利用において現金精算のみで手持ちのＩＣカードで精算できなかった場合、発着地の情報を蓄積できないＩＣカードおよび事業者が存在する場合、ＩＣカードの履歴上限を超えた場合、など、における旅費精算処理ついては想定されていない。そのため、固定場所において、予め事前に把握している情報に限っての効率的な精算に留まる。

そこで、本発明は、これらに鑑み、作業場所の流動化、緊急出張の発生やイベントスケジュールの入力漏れがある場合、イベントスケジュールやＩＣカードに蓄積された情報からは旅費精算に必要な入力情報を取得できない場合、バスやタクシーの利用において現金精算のみでＩＣカードで精算できなかった場合、発着地の情報を蓄積できないＩＣカードおよび事業者が存在する場合、ＩＣカードの履歴上限を超えた場合、などにおいても利用することが可能な技術を提供することを目的とする。

上記課題を解決するために、本発明は、入力インターフェースとして「チャットボット」に着目し、「チャットボット」と携帯端末と既存業務システムである旅費精算システム旅費精算とを連携し、精算に必要な情報を、携帯端末を介して入力することにより、旅費精算が可能な構成とした。

代表的な本発明のチャットボットを活用した旅費精算支援システムおよび方法の一つは、
ユーザが使用する携帯端末と、旅費申請を受けて旅費精算業務を実行する旅費精算システムを含む既存業務システムと、前記携帯端末と前記既存業務システムの間に配置され、前記旅費精算システムの旅費精算業務を支援するチャットボットを活用した旅費精算支援システムにおいて、
前記チャットボットは、
ログイン処理手段と、機能メニュー処理手段と、申請可能予定一覧処理手段と、最寄り駅検索処理手段と、駅検索処理手段と、適用経路決定処理手段と、申請経路検索・表示処理手段と、旅費申請情報登録処理手段と、申請済予定一覧処理手段と、を有し、
前記ログイン処理手段は、
ユーザが前記携帯端末を介して入力したログイン情報を受信したとき、当該ログイン情報のユーザＩＤ、パスワードを元に、人事ＤＢを検索し、当該人事ＤＢからユーザＩＤ、パスワードに対応する人事ＤＢデータを取得し、前記人事ＤＢデータは、出張先駅名、勤務先駅名、定期区間始点、定期区間終点、旅費精算認証用ユーザＩＤ、旅費精算認証用パスワード、予定表認証用ユーザＩＤ、予定表認証用パスワード、を含み、
前記機能メニュー処理手段は、
前記人事ＤＢデータを参照し、「旅費申請」、「申請済予定一覧」を含む機能メニューを、前記携帯端末を介してユーザに提示し、
前記申請可能予定一覧処理手段は、
ユーザが前記機能メニューを元に前記携帯端末を介して選択した「旅費申請」を受信したとき、ユーザが入力した予定表認証用ユーザＩＤ、予定表認証用パスワードを元に予定表から「申請可能予定」を含む申請可能予定一覧を取得し、前記携帯端末を介してユーザに提示し、申請可能予定一覧は、開始日時、終了日時、訪問先、目的、を含み、
前記最寄り駅検索処理手段は、
ユーザが前記申請可能予定一覧から前記携帯端末を介して選択した一つの申請対象予定である「申請可能予定」に含まれるユーザＩＤ、訪問先、目的、を元に履歴ＤＢを検索し、当該履歴ＤＢから出張先最寄り駅を取得し、特定し、
前記駅検索処理手段は、
ユーザが前記携帯端末を介して入力した「出張先最寄り駅名」、又はユーザが前記携帯端末を介して入力した「出張先最寄り駅候補」を受信したとき、当該出張先最寄り駅を元に乗換案内を検索し、当該乗換案内から駅名一覧を取得し、前記携帯端末を介してユーザに提示し、
前記適用経路決定処理手段は、
ユーザが前記駅名一覧の中から前記携帯端末を介して選択した「出張先最寄り駅」、又はユーザが修正した「出張先最寄り駅」、を受信し、当該出張先最寄り駅を元に適用する経路を決定し、前記携帯端末を介してユーザに提示し、
前記申請経路検索・表示処理手段は、
ユーザが前記携帯端末を介して入力した出発日時、到着日時、出発駅、到着駅、経由駅情報、定期区間情報、を元に前記乗換案内を検索し、出発日時、到着日時、出発駅、到着駅、経由駅情報、金額を含む検索結果を申請経路の申請内容として前記携帯端末を介してユーザへ提示し、
前記旅費申請情報登録処理手段は、
ユーザが前記携帯端末を介して前記申請内容を確認し、前記申請内容の登録を決定したとき、ユーザが前記携帯端末を介して入力した旅費精算ログイン情報を元に前記旅費精算システムを呼び出すと共にユーザが前記携帯端末を介して入力した更新予定条件、更新情報を元に前記予定表を更新し、ユーザが前記携帯端末を介して入力した訪問先、目的、最寄り駅名を前記履歴ＤＢに登録し、前記旅費精算ログイン情報は、日時、訪問先、目的、発着地、金額、日当、を含み、
前記申請済予定一覧処理手段は、
ユーザが前記携帯端末を介して入力した予定表取得条件を元に前記予定表を検索し、当該予定表から申請済予定一覧を取得し、前記携帯端末を介してユーザに提示し、ユーザが前記携帯端末を介して「旅費申請する」、「終了する」の何れかを選択可能とする
ことを特徴とする。

本発明によれば、旅費精算の作業場所の流動化が図れ、旅費精算を効率的に迅速に行うことが可能である。また、旅費精算を行っていないユーザに対しては、その申請処理を促すことも可能である。
上記した以外の課題、構成および効果は、以下の実施形態の説明により明らかにされる。

携帯端末と既存業務システムであるＷＥＢサービスの旅費精算システムとの間に本発明のチャットボットを活用した旅費精算支援システムを適用した場合の構成を示すブロック図。携帯端末と本発明の旅費精算支援システムにおけるチャットボットと既存業務システムにおけるスケジュールシステム、旅費精算システムとの間の情報（データ）の授受を説明するシーケンス図。本発明のチャットボットの処理手順を示すフローチャート。本発明のチャットボットの処理手順を示すフローチャート。本発明のチャットボットの処理手順を示すフローチャート。

以下、本発明の実施例について図面を参照して説明する。

図１は、携帯端末１０と旅費精算システムを含む既存業務システム２０との間に本発明のチャットボットを活用した旅費精算支援システム３０を適用した場合における構成を示すブロック図である。

携帯端末１０は、担当者（以下、ユーザと称する）が使用する例えば、スマートアプリケーションを搭載した端末であり、旅費精算支援システム３０との間で無線通信する機能を有する。

既存業務システム２０は、例えば、ＷＥＢサービスであり、インターフェース２０１、スケジューラを含む予定表作成システム（予定表作成サービス）２０２、旅費精算システム（旅費精算サービス）２０３、自然言語分析システム（自然言語分析サービス）２０４、公共交通機関情報検索システム（公共交通機関情報検索サービス）２０５を有する。

インターフェース２０１は、旅費精算支援システム３０と既存業務システム２０であるスケジューラを含む予定表作成システム２０２と、旅費精算システム２０３と、自然言語分析システム２０４と、公共交通機関情報検索システム２０５とをネットワーク５１を介して接続するアプリケーションインターフェース、ＷＥＢインターフェース、を含み、予定表作成システム２０２との間で予定表の各情報やデータの授受を行い、旅費精算支援システム３０との間で旅費精算に必要な情報やデータの授受を行い、自然言語分析システム２０４との間で自然言語分析結果を示す情報やデータの授受を行い、公共交通機関情報検索システム２０５との間で乗換案内を含む公共交通機関情報やデータの授受を行う機能を有する。

予定表作成システム２０２は、は、携帯端末１０を利用するユーザのスケジュール（予定表）を作成するスケジューラ、及び当該スケジュールで作成した予定表を記憶する記憶部、例えば、予定表ＤＢ２０２１を有する。
旅費精算システム２０３は、ユーザから携帯端末１０を介して旅費申請を受けたとき、旅費精算支援システム３０の旅費精算システム２０３を呼出し、旅費申請情報を登録する機能を有する。
自然言語分析システム２０４は、後述する履歴ＤＢ３３２の履歴情報からユーザの出張先最寄駅を検索したとき、特定できない場合、ユーザの訪問先を元に自然言語分析システム２０４における自然言語分析ＤＢ２０４１の自然言語分析の結果を呼出し、出張先最寄駅を特定する機能を有する。
公共交通機関情報検索システム２０５は、出張先最寄駅名を元に公共交通機関情報検索システム２０５における公共交通機関ＤＢ２０５１から駅名一覧を検索する機能、経路を検索する機能を有する。

予定表ＤＢ２０２１は、申請可能予定一覧、申請済予定一覧、を有し、申請可能予定一覧および申請済予定一覧には、開始日時、終了日時、訪問先名、目的、などを含む。

公共交通機関ＤＢ２０５１は、出発日時、到着日時、出発駅、到着駅、経由駅情報、金額、などを含む乗換案内情報を含み、自然言語分析ＤＢ２０４１は、履歴Ｄ３３２Ｂの履歴情報（訪問先）を元に駅名を分析する自然言語分析情報を含む。

旅費精算支援システム３０は、チャットボット３１、既存業務アクセス装置３２、記憶装置３３、通信装置３４、を有する。

チャットボット３１は、内部に格納されたプログラムに従って動作する演算部３１１を含み、演算部３１１は、以下の処理機能を有する。

即ち、演算部３１１は、ログイン処理部と、機能メニュー処理部と、申請可能予定一覧処理部と、最寄り駅検索処理部と、駅検索処理部と、適用経路決定処理部と、申請経路検索・表示処理部と、旅費申請情報検索処理部と、申請済予定一覧処理部と、を有する。

ログイン処理部は、ユーザが携帯端末１０を介して入力したログイン情報（ユーザＩＤ、パスワード）を受信したとき、当該ログイン情報のユーザＩＤ、パスワードを元に、人事ＤＢ３３１を検索し、当該人事ＤＢからユーザＩＤ、パスワードに対応する人事ＤＢデータを取得する機能を有する。人事ＤＢデータは、出張先駅名、勤務先駅名、定期区間始点、定期区間終点、旅費精算認証用ユーザＩＤ、旅費精算認証用パスワード、予定表認証用ユーザＩＤ、予定表認証用パスワード、を含む。

機能メニュー処理部は、人事ＤＢデータを参照し、「旅費申請」、「申請済予定一覧」を含む機能メニューを、携帯端末１０を介してユーザに提示する機能を有する。

申請可能予定一覧処理部は、ユーザが機能メニューを元に携帯端末１０を介して選択した「旅費申請」を受信したとき、人事ＤＢ３３１の予定表認証用ユーザＩＤ、予定表認証用パスワードを元にＷＥＢサービスの予定表２０２１から申請可能予定一覧データを取得し、「申請可能予定」を含む申請可能予定一覧を、携帯端末１０を介してユーザに提示する機能を有する。

最寄り駅検索処理部は、ユーザが申請可能予定一覧から携帯端末１０を介して選択した一つの申請対象予定である「申請可能予定」に含まれるユーザＩＤ、訪問先、目的、などを元に履歴ＤＢ３３２を検索し、当該履歴ＤＢから出張先最寄り駅名のデータを取得し、又はＷＥＢサービスの自然言語分析ＤＢ２０４１を呼出し、出張先最寄り駅を特定する機能を有する。

駅検索処理部は、最寄り駅検索処理部にて特定された「出張先最寄り駅」、又はユーザが携帯端末１０を介して入力した「出張先最寄り駅」を受信したとき、出張先最寄り駅を元にＷＥＢサービスの公共交通機関ＤＢ２０５１から駅名一覧を取得し、携帯端末１０を介してユーザに提示する機能を有する。

適用経路決定処理部は、最寄り駅検索処理部にて特定された出張先最寄り駅、又はユーザが駅名一覧の中から携帯端末１０を介して選択、指定した「出張先最寄り駅」を受信したとき、当該出張先最寄り駅を元に適用する経路を、携帯端末１０を介してユーザに提示する機能を有する。

申請経路検索・表示処理部は、ユーザが携帯端末１０を介して選択した「経路」を受信したとき、当該経路の出発日時、到着日時、出発駅、到着駅、経由駅情報、定期区間情報、を元に乗換案内から経路を検索し、出発日時、到着日時、出発駅、到着駅、経由駅情報、金額を含む検索結果データを申請経路の申請内容として前記携帯端末を介してユーザへ提示する機能を有する。

旅費申請情報登録処理部は、ユーザが携帯端末１０を介して入力した旅費精算ログイン情報を元に旅費精算システム２０３を呼び出すと共にユーザが携帯端末１０を介して入力した更新予定条件、更新情報を元に予定表ＤＢ２０２１の予定表を更新し、ユーザが携帯端末１０を介して入力した訪問先、目的、最寄り駅名を履歴ＤＢ３３２に登録する機能を有する。旅費精算ログイン情報は、日時、訪問先、目的、発着地、金額、日当、を含む。

申請済予定一覧処理部は、ユーザが携帯端末１０を介して入力した予定表取得条件を元に予定表ＤＢ２０２１を検索し、当該予定表から申請済予定一覧を取得し、携帯端末１０を介してユーザに提示し、ユーザが携帯端末１０を介して「旅費申請する」、「終了する」の何れかを選択可能とする機能を有する。

既存業務アクセス装置３２は、ＷＥＢサービスである既存業務システム２０をアクセスし、起動する装置である。

記憶装置３３は、人事ＤＢ３３１、履歴ＤＢ３３２、を含む。

人事ＤＢ３３１は、氏名、出張先最寄り駅名、勤務先最寄り駅名、定期区間開始点、定期区間終点、旅費精算認証用ユーザＩＤ、旅費精算認証用パスワード、予定表認証用ユーザＩＤ、予定表認証用パスワード、などを含む人事情報を記憶する。

履歴ＤＢ３３２は、訪問先、目的、最寄り駅名、などを含む履歴情報を記憶する。

通信装置３４は、携帯端末１０及び既存業務システム２０との間の通信を行う装置である。

図２は、携帯端末１０と本発明のチャットボット３１との間の情報（データ）の授受を説明するシーケンス図である。

携帯端末１０は、ステップＳ１０１にて、旅費精算申請の手配依頼を行う。この手配依頼は、例えば、“先週分の旅費精算をお願い”との口頭により行う。

チャットボット３１は、ステップＳ３０１にて旅費精算申請の手配依頼を受けてユーザの予定表を検索し、当該予定表から未旅費申請書を取得する。

次いで、ステップＳ３０２にて、当該取得した未旅費申請書を携帯端末１０へ送信し、提示する。この提示は、例えば、“どの予定表を旅費精算しますか？”との口頭による応答とともに、その旅費申請項目、例えば、「１：Ｈ社（戸塚）、２：Ｓ社（みなとみらい）」など、ユーザによる選択される項目である。

携帯端末１０は、ステップＳ１０２にて、未旅費申請書を受信、表示し、旅費申請項目を選択して応答する。この選択応答は、例えば、“一番です”との口頭で行う。

チャットボット３１は、ユーザにより選択された項目を受けて、履歴ＤＢ３３２を検索し、過去の経路（清算ルート）を取得して携帯端末１０へ送信、提示する。この提示は、ユーザが選択した項目１に対応する精算ルートである、例えば、“１：大崎－戸塚８００円”である。

携帯端末１０は、ステップＳ１０３にて、精算ルートを表示し、この精算ルートに対してＯＫか否かの応答を行う。この応答は、例えば、“ＯＫ”との口頭で行う。

チャットボット３１は、ステップＳ３０４にて、ユーザから“ＯＫ”の応答を受けて予定表を検索し、当該予定表の出発時刻、到着時刻、などから発着時刻、費用（料金・金額）を含む旅費精算申請予定内容を携帯端末へ送信、提示する。この提示は、例えば、“下記内容で旅費精算しますがよろしいですか”との口頭ともに、「ＭＭ月ＤＤ日、Ｈ社（戸塚）、１２：３０発大崎－戸塚４００１４：３０発戸塚－大崎４００円」である。

携帯端末１０は、旅費精算申請予定内容を表示し、これに応答する。この応答は、例えば、“ＯＫ”との口頭で行う。

チャットボット３１は、ステップＳ３０５にて、ユーザから“ＯＫ”の応答を受けて、旅費精算申請予定内容を旅費精算システム２０３へ旅費精算申請を依頼する。その結果は、携帯端末１０へ送信、提示する。

図３Ａ～図３Ｃは、チャットボット３１のより詳細な処理手順を示すフローチャートである。

図３Ａ～図３Ｃのフローチャートに基づく動作は以下のとおりである。
ステップＳ３１１１：チャットボット３１は、処理待機状態（ステップＳ３００）において、ログイン要求処理を実行し、ステップＳ３１１２のログイン処理へ進む。

ステップＳ３１１２：チャットボット３１は、ユーザが携帯端末１０を介して入力（ステップＳ１０１１参照）したとき、当該ログイン情報（ユーザＩＤ、パスワード）を受信し、ログイン処理を実行し、当該ログイン情報を元に記憶装置３３における人事ＤＢ３３１を検索し、当該人事ＤＢから人事ＤＢデータを取得（人事ＤＢ参照）する。

人事ＤＢデータの項目は、例えば、氏名、出張先最寄り駅名、勤務先最寄り駅名、定期区間始点、定期区間終点、旅費精算認証用ユーザＩＤ、旅費精算認証用パスワード、予定表認証用ユーザＩＤ、予定表認証用パスワード、などを含む。

このとき、「人事ＤＢあり」の場合は、機能メニュー処理（ステップＳ３１１３）に進み、「人事ＤＢなし」の場合は、ログイン要求処理（ステップＳ３１１１）に戻る。

ステップＳ３１１３：チャットボット３１は、旅費申請又は申請済予定一覧をユーザ側に提示する機能メニュー処理を実行する。即ち、ステップＳ３１１２のログイン時に「人事ＤＢ」がある場合、当該人事ＤＢにおける人事ＤＢデータを参照し、「旅費申請」、「申請済予定一覧」を含む機能メニューを、携帯端末１０を介してユーザに提示（表示）する。

これにより、ユーザは、携帯端末１０から「旅費申請」又は「申請済予定一覧」の何れかを選択することができる（ステップＳ１０１２参照）。

ここで、ユーザが「旅費申請」を選択すると、申請可能予定一覧をユーザ側に提示する申請可能予定一覧処理（ステップＳ３１１４）へ進み、「申請済予定一覧」を選択すると、申請済予定一覧をユーザ側に提示する申請済予定一覧処理（ステップＳ３１２０）へ進む。

ステップＳ３１１４：チャットボット３１は、ステップＳ３１１３の「旅費申請」を受けて、申請可能予定一覧の処理を実行する。

即ち、人事ＤＢ３３１から取り出した予定表認証用ユーザＩＤ、予定表認証用パスワード、およびユーザが前記携帯端末を介して入力した予定表取得条件を元にＷＥＢサービスにおけるユーザの予定表ＤＢ２０２1の予定表から申請可能予定一覧データを取得（予定表参照）する。そして、申請可能予定一覧を参照して、「申請可能予定」、「その他」を含む申請可能予定一覧を、携帯端末１０を介してユーザに提示（表示）する。

予定表取得条件は、あらかじめ決められている申請可能期間内であること、申請済となっていない予定であること、上記条件を満たすものを申請可能予定としている。
申請可能予定一覧データの項目は、開始日時、終了日時、訪問先名、目的、などを含んでいる。

これにより、携帯端末１０側のユーザは、「申請可能予定一覧」の中から所望の１つの「旅費申請」又は「その他」を選択することができる（ステップＳ１０１３参照）。

ここで、ユーザが「申請可能予定一覧」の中から所望の「申請可能予定」の１つを選択した場合、最寄り駅検索処理（ステップＳ３１１５）へ進み、「その他」を選択した場合は、その他の処理を実行する（本例では実装なし）。

ステップＳ３１１５：チャットボット３１は、ステップＳ３１１４の「申請対象予定」を受け、最寄り駅を検索、特定する最寄り駅検索処理を実行する。

即ち、チャットボット３１は、ユーザが前記携帯端末１０を介して入力したユーザＩＤ、訪問先、目的、などを元に履歴ＤＢ３３２を検索し、当該履歴ＤＢから出張先最寄り駅名のデータを取得（履歴ＤＢ３３２参照）し、最寄り駅を特定する。

最寄り駅の特定は、訪問先と目的を元に曖昧検索で行う。
例えば、訪問先名検索ワード：「Ｈ社」の場合、ヒットワード：「Ｈ社（大森）」、「Ｈ社（大手町）、とし、
目的検索ワード：「打ち合わせ」の場合、ヒットワード：「Ａ社打ち合わせ」、「打合せ」とする。

出張先最寄り駅特定は、例えば、訪問先名と目的が予定表の訪問先や目的と合致した場合、履歴ＤＢ３３２の最寄り駅データを正とする。

履歴ＤＢ３３２は、例えば、ユーザＩＤ、訪問先名、目的、出張先最寄り駅名、などの履歴情報を格納している。

ここで、出張先の最寄り駅を特定できた場合は、適用経路決定処理（ステップＳ３１１７）へ進み、出張先の最寄り駅を特定できない場合は、訪問先を元にＷＥＢサービから自然言語分析ＤＢ２０４１の自然言語分析の結果を呼出し、当該自然言語分析により出張先最寄り駅を特定し、駅検索処理（ステップＳ３１１６）へ進む。

自然言語分析は、訪問先が履歴ＤＢ３３２の履歴と合致しない場合は、訪問先の文章を分析し、入力されていた情報が駅名だと判別できた場合には、出張先最寄り駅として駅検索に使用する。これは、ユーザ入力を減らす目的である。

ステップＳ３１１６：チャットボット３１は、ステップＳ３１１５にて特定された出張先最寄り駅、又はユーザから出張先最寄り駅名の駅情報入力（ステップＳ１０１４参照）を受け、駅検索処理を実行する。
そして、ユーザによる駅情報の選択、つまり、出張先最寄り駅候補を選択（駅指定）することにより、駅を決定する。

即ち、ステップＳ３１１５にて特定された出張先最寄り駅、又はユーザが携帯端末１０を介して入力される出張先最寄り駅名の駅情報を元にＷＥＢサービスにおける乗換案内２０４２から駅名一覧を抽出し、ユーザに携帯端末１０を介して提示（表示）し、適用経路決定処理（ステップＳ３１１７）へ進む。

これにより、ユーザは、携帯端末１０を介して駅情報選択、つまり、出張先最寄り駅候補を選択し、駅を指定することができる（ステップＳ１０１５参照）。

ステップＳ３１１７：チャットボット３１は、ステップＳ３１１６にて「駅指定」を受けて、適用経路決定の処理を実行し、適用する経路（経路ルート）を、携帯端末１０を介してユーザに提示（表示）する。

これにより、ユーザは、提示（表示）された経路（経路ルート）で申請するか、経路を修正するかが選択できる（ステップＳ１０１６参照）。

ここで、ユーザが携帯端末１０に表示された「経路で申請」又は、「経路を修正する」かの何れかを選択し、適用経路（（経路ルートの出張先最寄駅）を決定すると、申請経路検索・表示処理（ステップＳ３１１８）へ進む。

このとき、経路（経路ルート）を修正する場合を選択し場合における出張先最寄り駅修正は、ステップＳ１０４における駅情報入力としてフィードバックされる。

ステップＳ３１１８：チャットボット３１は、ステップＳ３１１７の「出張先最寄り駅ＯＫ」を受けて、申請経路検索・表示の処理を実行する。

即ち、ユーザが前記携帯端末１０を介して入力する出発日時、到着日時、出発駅、到着駅、経由駅情報、定期区間情報、を元にＷＥＢサービス（既存業務システム２０）における公共交通機関情報ＤＢ２０５１（含乗換案内情報）２０４２から経路を検索し、その検索結果を申請経路の申請内容として携帯端末１０を介してユーザへ提示（表示）する。検索結果のデータは、例えば、出発日時、到着日時、出発駅、到着駅、経由駅情報、金額、を含む。

これにより、ユーザは、申請内容を最終確認することができ、当該申請内容で登録するか“はい”、登録を中止“登録をやめる”の何れかを決定することができる（ステップＳ１０１７参照）。

このとき、経路パターン判定処理および日当判定処理を行う。
経路パターン判定は、出張先最寄り駅名、予定の出張開始時刻、出張終了時刻から、予め決められている時間を閾値として、直行、直帰、直行直帰と経路パターンを自動判別し、経路パターン情報を取得する。これにより、出発駅や到着駅の入力を省略する。

日当判定は、乗車時間元に日当条件を判定し、ＷＥＢサービスから日当情報を取得する。
設定値は、経路パターンや日当を判別するための閾値（経路パターン条件や日当条件）のことである。

ここで、ユーザが申請内容を最終確認した上で、申請内容を登録する場合は、旅費申請情報登録処理（ステップＳ３１１９）へ進み、申請内容の登録を中止する場合は、機能メニュー（ステップＳ３１１３）へ戻る。

ステップＳ３１１９：チャットボット３１は、ステップＳ３１１８の「登録」を受けて、旅費申請情報を旅費精算システム２０３へ登録する旅費申請情報登録処理を実行する。

即ち、ユーザが携帯端末１０を介して入力する旅費精算ログイン情報を元にＷＥＢサービスにおける既存業務システム２０の旅費精算システム２０３を呼び出す。旅費精算ログイン情報は、日時、訪問先、目的、発着地、金額、日当、などを含む。

また、ユーザが携帯端末１０を介して入力する更新予定条件、更新情報を元に予定表２０２１を更新する。

更に、履歴ＤＢ３３２に訪問先名、目的、最寄り駅名、などの履歴を登録する。そして、これらの処理を実行し、申請済予定一覧処理（ステップＳ３１２０）へ進む。

ここで、ユーザが携帯端末１０を介して続けて申請、例えば、「次の申請をする」を選択した場合（ステップＳ１０１８参照）は、申請可能予定一覧処理（ステップＳ３１１４）へ戻り、「申請履歴を確認する」を選択した場合は、申請済予定一覧処理（ステップＳ３１２０）に進み、旅費申請情報の登録を「終了する」場合は、処理待機状態（ステップＳ３１１０）に戻る。

ステップＳ３１２０：チャットボット３１は、ステップＳ３１１９の「申請履歴」を受け、申請済予定一覧処理を実行する。

即ち、予定表取得条件を元に予定表２０２１を検索し、当該予定表を参照して、申請済予定一覧を、ユーザに対して携帯端末１０を介して「旅費申請する」、「終了する」旨のメッセージを提示（表示）する。

これにより、ユーザは、「旅費申請する」、「終了する」の何れかを選択することができる（ステップＳ１０１９参照）。

ここで、ユーザが「旅費申請する」を選択した場合は、ステップＳ３１１９にて呼び出した旅費精算システム２０３へ旅費精算を申請する。
旅費申請は、旅費申請可能一覧処理（ステップＳ３１１４）へフィードバックする。
申請済予定一覧の処理後は処理待機状態（ステップＳ３１１０）に戻る。

以上述べた実施例によれば、以下のような効果を期待することができる。
（１）旅費申請情報登録を携帯端末から行うことで作業場所を固定しないで、移動によるリソース消費を回避する。
（２）携帯端末とチャットボットとの間で、確認が必要な項目を１問１答方式で簡単かつ迅速に入力することにより、旅費精算処理を効率的に行うことができ、システムが期待する理想的な利用状況と利用者の利用実態の乖離を埋める。
（３）ＩＣカードなどを携帯する必要もなく、また、ＩＣカードに蓄積できないような情報、例えば、バスやタクシーの利用において現金精算した場合、これらの情報を、携帯端末を介して入力することが可能であり、その入力を効率化する。
（４）携帯端末から作業場所や時間を問わず速やかに入力および確認が可能となり、また、履歴情報の上限を気にすることがなく、イベントスケジュールとの照合による不整合を防止する。

なお、本発明は、上述した実施例に限定されるものではなく、本発明に開示される技術的思考の範囲内において当業者による様々な変更および修正が可能であり、様々な変形例が含まれる。また、上記した実施例は本発明を分かりやすく説明するために詳細に説明したものであり、必ずしも説明した全ての構成を備えるものに限定されるものではない。

１０携帯端末
２０既存業務システム
２０１インターフェース
２０２予定表作成システム（含スケジューラ）
２０２１予定表ＤＢ
２０３旅費精算システム
２０４自然言語分析システム
２０４１自然言語分析ＤＢ
２０５公共交通機関情報検索システム
２０５１公共交通機関ＤＢ
３０業務支援システム
３１チャットボット
３２既存業務アクセス装置
３３記憶装置
３３１人事ＤＢ
３３２履歴ＤＢ

Claims

ユーザが使用する携帯端末と、旅費申請を受けて旅費精算業務を実行する旅費精算システムを含む既存業務システムと、前記携帯端末と前記既存業務システムの間に配置され、前記旅費精算システムの旅費精算業務を支援するチャットボットを活用した旅費精算支援システムにおいて、
前記チャットボットは、
ログイン処理手段と、機能メニュー処理手段と、申請可能予定一覧処理手段と、最寄り駅検索処理手段と、駅検索処理手段と、適用経路決定処理手段と、申請経路検索・表示処理手段と、旅費申請情報登録処理手段と、申請済予定一覧処理手段と、を有し、
前記ログイン処理手段は、
ユーザが前記携帯端末を介して入力したログイン情報を受信したとき、当該ログイン情報のユーザＩＤ、パスワードを元に、人事ＤＢを検索し、当該人事ＤＢからユーザＩＤ、パスワードに対応する人事ＤＢデータを取得し、前記人事ＤＢデータは、出張先駅名、勤務先駅名、定期区間始点、定期区間終点、旅費精算認証用ユーザＩＤ、旅費精算認証用パスワード、予定表認証用ユーザＩＤ、予定表認証用パスワード、を含み、
前記機能メニュー処理手段は、
前記人事ＤＢデータを参照し、「旅費申請」、「申請済予定一覧」を含む機能メニューを、前記携帯端末を介してユーザに提示し、
前記申請可能予定一覧処理手段は、
ユーザが前記機能メニューを元に前記携帯端末を介して選択した「旅費申請」を受信したとき、ユーザが入力した予定表認証用ユーザＩＤ、予定表認証用パスワードを元に予定表から「申請可能予定」を含む申請可能予定一覧を取得し、前記携帯端末を介してユーザに提示し、申請可能予定一覧は、開始日時、終了日時、訪問先、目的、を含み、
前記最寄り駅検索処理手段は、
ユーザが前記申請可能予定一覧から前記携帯端末を介して選択した一つの申請対象予定である「申請可能予定」に含まれるユーザＩＤ、訪問先、目的、を元に履歴ＤＢを検索し、当該履歴ＤＢから出張先最寄り駅を取得し、特定し、
前記駅検索処理手段は、
ユーザが前記携帯端末を介して入力した「出張先最寄り駅名」、又はユーザが前記携帯端末を介して入力した「出張先最寄り駅候補」を受信したとき、当該出張先最寄り駅を元に乗換案内を検索し、当該乗換案内から駅名一覧を取得し、前記携帯端末を介してユーザに提示し、
前記適用経路決定処理手段は、
ユーザが前記駅名一覧の中から前記携帯端末を介して選択した「出張先最寄り駅」、又はユーザが修正した「出張先最寄り駅」、を受信し、当該出張先最寄り駅を元に適用する経路を決定し、前記携帯端末を介してユーザに提示し、
前記申請経路検索・表示処理手段は、
ユーザが前記携帯端末を介して入力した出発日時、到着日時、出発駅、到着駅、経由駅情報、定期区間情報、を元に前記乗換案内を検索し、出発日時、到着日時、出発駅、到着駅、経由駅情報、金額を含む検索結果を申請経路の申請内容として前記携帯端末を介してユーザへ提示し、
前記旅費申請情報登録処理手段は、
ユーザが前記携帯端末を介して前記申請内容を確認し、前記申請内容の登録を決定したとき、ユーザが前記携帯端末を介して入力した旅費精算ログイン情報を元に前記旅費精算システムを呼び出すと共にユーザが前記携帯端末を介して入力した更新予定条件、更新情報を元に前記予定表を更新し、ユーザが前記携帯端末を介して入力した訪問先、目的、最寄り駅名を前記履歴ＤＢに登録し、前記旅費精算ログイン情報は、日時、訪問先、目的、発着地、金額、日当、を含み、
前記申請済予定一覧処理手段は、
ユーザが前記携帯端末を介して入力した予定表取得条件を元に前記予定表を検索し、当該予定表から申請済予定一覧を取得し、前記携帯端末を介してユーザに提示し、ユーザが前記携帯端末を介して「旅費申請する」、「終了する」の何れかを選択可能とする
ことを特徴とするチャットボットを適用した旅費精算支援システム。
請求項１に記載されたチャットボットを適用した旅費精算支援システムにおいて、
前記最寄り駅検索処理手段は、さらに
前記履歴ＤＢを検索し、出張先最寄り駅を特定できない場合、自然言語分析を呼び出し、出張先最寄り駅特定する処理を実行し、
前記申請経路検索・表示処理手段は、さらに、
ユーザが前記携帯端末を介して入力した出張先最寄り駅名、出張開始時刻、出張終了時刻から、予め決められている時間を閾値として、直行、直帰、直行直帰と経路パターンを自動判別し、経路パターン情報を取得する経路パターン判定処理を実行し、
ユーザが前記携帯端末を介して入力した乗車時間元に日当条件を判定し、ＷＥＢサービスから日当情報を取得する日当判定処理を実行する
ことを特徴とするチャットボットを適用した旅費精算支援システム。
ユーザが使用する携帯端末と、旅費申請を受けて旅費精算業務を実行する旅費精算システムを含む既存業務システムと、前記携帯端末と前記既存業務システムの間に配置され、前記旅費精算システムの旅費精算業務を支援するチャットボットを活用した旅費精算支援方法において、
前記チャットボットは、
ログイン処理ステップと、機能メニュー処理ステップと、申請可能予定一覧処理ステップと、最寄り駅検索処理ステップと、駅検索処理ステップと、適用経路決定処理ステップと、申請経路検索・表示処理ステップと、旅費申請情報登録処理ステップと、申請済予定一覧処理ステップと、を有し、
前記ログイン処理ステップは、
ユーザが前記携帯端末を介して入力したログイン情報を受信したとき、当該ログイン情報のユーザＩＤ、パスワードを元に、人事ＤＢを検索し、当該人事ＤＢからユーザＩＤ、パスワードに対応する人事ＤＢデータを取得し、前記人事ＤＢデータは、出張先駅名、勤務先駅名、定期区間始点、定期区間終点、旅費精算認証用ユーザＩＤ、旅費精算認証用パスワード、予定表認証用ユーザＩＤ、予定表認証用パスワード、を含み、
前記機能メニュー処理ステップは、
前記人事ＤＢデータを参照し、「旅費申請」、「申請済予定一覧」を含む機能メニューを、前記携帯端末を介してユーザに提示し、
前記申請可能予定一覧処理ステップは、
ユーザが前記機能メニューを元に前記携帯端末を介して選択した「旅費申請」を受信したとき、ユーザが入力した予定表認証用ユーザＩＤ、予定表認証用パスワードを元に予定表から「申請可能予定」を含む申請可能予定一覧を取得し、前記携帯端末を介してユーザに提示し、申請可能予定一覧は、開始日時、終了日時、訪問先、目的、を含み、
前記最寄り駅検索処理ステップは、
ユーザが前記申請可能予定一覧から前記携帯端末を介して選択した一つの申請対象予定である「申請可能予定」に含まれるユーザＩＤ、訪問先、目的、を元に履歴ＤＢを検索し、当該履歴ＤＢから出張先最寄り駅を取得し、特定し、
前記駅検索処理ステップは、
ユーザが前記携帯端末を介して入力した「出張先最寄り駅名」、又はユーザが前記携帯端末を介して入力した「出張先最寄り駅候補」を受信したとき、当該出張先最寄り駅を元に乗換案内を検索し、当該乗換案内から駅名一覧を取得し、前記携帯端末を介してユーザに提示し、
前記適用経路決定処理ステップは、
ユーザが前記駅名一覧の中から前記携帯端末を介して選択した「出張先最寄り駅」、又はユーザが修正した「出張先最寄り駅」、を受信し、当該出張先最寄り駅を元に適用する経路を決定し、前記携帯端末を介してユーザに提示し、
前記申請経路検索・表示処理ステップは、
ユーザが前記携帯端末を介して入力した出発日時、到着日時、出発駅、到着駅、経由駅情報、定期区間情報、を元に前記乗換案内を検索し、出発日時、到着日時、出発駅、到着駅、経由駅情報、金額を含む検索結果を申請経路の申請内容として前記携帯端末を介してユーザへ提示し、
前記旅費申請情報登録処理ステップは、
ユーザが前記携帯端末を介して前記申請内容を確認し、前記申請内容の登録を決定したとき、ユーザが前記携帯端末を介して入力した旅費精算ログイン情報を元に前記旅費精算システムを呼び出すと共にユーザが前記携帯端末を介して入力した更新予定条件、更新情報を元に前記予定表を更新し、ユーザが前記携帯端末を介して入力した訪問先、目的、最寄り駅名を前記履歴ＤＢに登録し、前記旅費精算ログイン情報は、日時、訪問先、目的、発着地、金額、日当、を含み、
前記申請済予定一覧処理ステップは、
ユーザが前記携帯端末を介して入力した予定表取得条件を元に前記予定表を検索し、当該予定表から申請済予定一覧を取得し、前記携帯端末を介してユーザに提示し、ユーザが前記携帯端末を介して「旅費申請する」、「終了する」の何れかを選択可能とする
ことを特徴とするチャットボットを適用した旅費精算支援方法。