JP6801284B2 - 文書管理装置、文書管理システムおよびプログラム - Google Patents

Description

本発明は、文書管理装置、文書管理システム、プログラムに関する。

従来、文書サーバに電子文書を格納、管理し、ユーザは、端末装置等から文書サーバから必要な電子文書を取得して閲覧したり、他のユーザに配布したりすることができる文書管理システムが知られている。

特許文献１には、データ価値判定システムを、コンテンツデータの価値の判定に用いるイベントを取得するイベント取得手段と、イベント取得手段から取得したイベントに基づいて、コンテンツデータの重要度の算定に要する重み付け要素を出力する価値判定手段と、コンテンツデータを取得可能にするデータ取得手段と、価値判定手段から出力された重み付け要素に基づいて、データ取得手段で取得したコンテンツデータの重要度を演算処理するスコア演算手段とを備え、価値判定手段は、ユーザによるコンテンツデータの選択操作順に基づき、重要度の比較対象となるコンテンツデータ群の中での個々のコンテンツデータに対するユーザの重み付け要素を出力する操作演算手段を含むように構成したことが記載されている。
特許文献２には、電子ファイルに対する操作に関する情報を取得する操作情報取得手段と、操作情報取得手段によって取得した情報と電子ファイルに対するユーザの価値評価とを関連付けて操作情報記憶部に格納する操作情報記憶手段と、電子ファイルにおける各操作の重要度を格納するモデル記憶部の情報を構築するモデル更新手段と、電子ファイルに関連する、操作情報記憶部に格納されている情報を取得する操作情報管理手段と、操作情報管理手段により取得した情報とモデル記憶部に格納される関連する情報に基づき、電子ファイルの価値を計算する価値計算手段と、を備える情報処理装置が記載されている。

特開２０１０−１６０７２３号公報 特開２０１０−２０４８２４号公報

ユーザにとっての文書の重要度である文書重要度を、操作情報により求めることがある。
しかしながらこの方法では、文書に対する操作が発生しないと文書重要度を設定することができない。また例えば、第１のユーザが業務の引き継ぎを行なう第２のユーザに対して文書重要度を設定するようなことには対応していない。また文書を他のユーザとの間でやりとりすることも考えると、ユーザの重要度であるユーザ重要度について考慮することが好ましいが考慮されていない。
本発明は、文書に対する操作が発生しなくても、第１のユーザの文書重要度やユーザ重要度に基づき第２のユーザの文書重要度やユーザ重要度を設定することができる文書管理装置等を提供することを目的とする。

請求項１に記載の発明は、ユーザにとっての文書の重要度である文書重要度として、第１のユーザにとっての文書重要度に基づき第２のユーザにとっての文書重要度を設定する、および／または、ユーザにとっての他のユーザの重要度であるユーザ重要度として、当該第１のユーザにとってのユーザ重要度に基づき、当該第２のユーザにとってのユーザ重要度を設定する重要度設定部と、前記重要度設定部が前記第１のユーザにとっての文書重要度を更新するときは、前記第２のユーザに対し文書重要度を更新する旨を通知し、当該重要度設定部が当該第１のユーザにとってのユーザ重要度を更新するときは、当該第２のユーザに対しユーザ重要度を更新する旨を通知する通知部と、を備える文書管理装置である。
請求項２に記載の発明は、前記重要度設定部は、前記第１のユーザにとっての文書重要度を設定するときは、前記第１のユーザが指定した文書である指定文書に対し設定される当該第１のユーザにとっての文書重要度に基づき、前記第２のユーザにとっての当該指定文書に対する文書重要度を設定し、当該第１のユーザにとってのユーザ重要度を設定するときは、当該第１のユーザが指定したユーザである指定ユーザに対し設定される当該第１のユーザにとってのユーザ重要度に基づき、当該第２のユーザにとっての当該指定ユーザに対するユーザ重要度を設定することを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置である。
請求項３に記載の発明は、文書に対するユーザの操作の履歴である操作履歴を取得する操作履歴取得部をさらに備え、前記重要度設定部は、前記第１のユーザにとっての文書重要度を設定するときは、前記操作履歴をさらに加えて文書重要度を設定し、当該第１のユーザにとってのユーザ重要度を設定するときは、当該操作履歴をさらに加えてユーザ重要度を設定することを特徴とする請求項１または２に記載の文書管理装置である。
請求項４に記載の発明は、前記通知部は、前記第１のユーザにとっての文書重要度を設定するときに、通知された文書重要度を前記第２のユーザがさらに再更新したときは、前記第１のユーザに文書重要度を再更新する旨を通知し、当該第１のユーザにとってのユーザ重要度を設定するときに、通知されたユーザ重要度を当該第２のユーザがさらに再更新したときは、当該第１のユーザにユーザ重要度を再更新する旨を通知することを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置である。
請求項５に記載の発明は、前記重要度設定部は、前記第１のユーザにとっての文書重要度を設定するときは、前記第２のユーザが前記第１のユーザおよび指定文書を指定したときに、当該第２のユーザにとっての当該指定文書に対する文書重要度を設定し、当該第１のユーザにとってのユーザ重要度を設定するときは、当該第２のユーザが当該第１のユーザおよび指定ユーザを指定したときに、当該第２のユーザにとっての当該指定ユーザに対するユーザ重要度を設定することを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置である。
請求項６に記載の発明は、前記重要度設定部は、前記第２のユーザにとっての文書重要度と、当該第２のユーザと予め定められた関係を有するユーザにとっての文書重要度とを同期させることを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置である。
請求項７に記載の発明は、ユーザにとっての文書の重要度である文書重要度およびユーザにとっての他のユーザの重要度であるユーザ重要度を管理する文書管理装置と、ユーザが前記文書重要度および前記ユーザ重要度の更新を行なう端末装置と、を備え、前記文書管理装置は、第１のユーザにとっての文書重要度に基づき第２のユーザにとっての文書重要度を設定する、および／または当該第１のユーザにとってのユーザ重要度に基づき当該第２のユーザにとってのユーザ重要度を設定する重要度設定部と、前記重要度設定部が前記第１のユーザにとっての文書重要度を更新するときは、前記第２のユーザに対し文書重要度を更新する旨を通知し、当該重要度設定部が当該第１のユーザにとってのユーザ重要度を更新するときは、当該第２のユーザに対しユーザ重要度を更新する旨を通知する通知部と、を備える文書管理システムである。
請求項８に記載の発明は、コンピュータに、ユーザにとっての文書の重要度である文書重要度として、第１のユーザにとっての文書重要度に基づき第２のユーザにとっての文書重要度を設定する、および／または、ユーザにとっての他のユーザの重要度であるユーザ重要度として、当該第１のユーザにとってのユーザ重要度に基づき当該第２のユーザにとってのユーザ重要度を設定する重要度設定機能と、前記重要度設定機能が前記第１のユーザにとっての文書重要度を更新するときは、前記第２のユーザに対し文書重要度を更新する旨を通知し、当該重要度設定機能が当該第１のユーザにとってのユーザ重要度を更新するときは、当該第２のユーザに対しユーザ重要度を更新する旨を通知する通知機能と、を実現させるためのプログラムである。

請求項１の発明によれば、文書に対する操作が発生しなくても、第１のユーザの文書重要度やユーザ重要度に基づき第２のユーザの文書重要度やユーザ重要度を設定することができる文書管理装置を提供することができる。また、第２のユーザが文書重要度やユーザ重要度の更新結果を確認することができ、また文書重要度やユーザ重要度を勝手に更新されることが抑制できる。
請求項２の発明によれば、第１のユーザによる指定文書の指定や指定ユーザの指定という簡易な操作で第２のユーザの文書重要度やユーザ重要度を設定することができる。
請求項３の発明によれば、第１のユーザは、指定ユーザを指定しなくても指定文書を選択すれば、文書重要度とともにユーザ重要度を更新することができる。
請求項４の発明によれば、第１のユーザが文書重要度やユーザ重要度について第２のユーザとの間に認識の差異があることを確認することができる。
請求項５の発明によれば、第１のユーザが操作を行えない場合でも、第２のユーザの操作により文書重要度やユーザ重要度を更新することができる。
請求項６の発明によれば、第１のユーザが指定文書や指定ユーザを選択しなくても、文書管理装置側で判断し、文書重要度やユーザ重要度を更新することができる。
請求項７の発明によれば、文書に対する操作が発生しなくても、第１のユーザの文書重要度やユーザ重要度に基づき第２のユーザの文書重要度やユーザ重要度を設定することができる文書管理システムを提供することができる。また、第２のユーザが文書重要度やユーザ重要度の更新結果を確認することができ、また文書重要度やユーザ重要度を勝手に更新されることが抑制できる。
請求項８の発明によれば、文書に対する操作が発生しなくても、第１のユーザの文書重要度やユーザ重要度に基づき第２のユーザの文書重要度やユーザ重要度を設定することができる機能をコンピュータにより実現できる。また、第２のユーザが文書重要度やユーザ重要度の更新結果を確認することができ、また文書重要度やユーザ重要度を勝手に更新されることが抑制できる。

本実施の形態が適用される文書管理システムの全体構成例を示したものである。 端末装置のハードウェア構成を示した図である。 画像形成装置のハードウェア構成例を示した図である。 端末装置および文書サーバの機能構成例を示したブロック図である。 （ａ）は、文書名の一覧を表示機構に表示し、その中から第１のユーザが指定文書を選択した場合を示している。（ｂ）は、ユーザ名の一覧を表示機構に表示し、その中から第１のユーザが指定ユーザを選択した場合を示している。 操作履歴について示した図である。 重要度設定部が文書重要度を更新するときに、第２のユーザに対し文書重要度を更新する旨を通知した例を示している。 （ａ）〜（ｂ）は、第２のユーザにとっての文書重要度と、第２のユーザと予め定められた関係を有するユーザにとっての文書重要度とを同期させる場合の概念図である。 （ａ）は、文書重要度を更新する前の状態を示した図である。（ｂ）は、指定文書を指定した場合を示した例である。 通知部がユーザに対し文書重要度を更新する旨を通知した例を示している。 （ａ）は、文書重要度を更新した後の状態を示した図である。（ｂ）は、操作履歴をさらに加えて文書重要度を更新した後のユーザ重要度について示した図である。 文書管理システムの動作について説明したフローチャートである。

＜文書管理システムの全体構成の説明＞
以下、添付図面を参照して、本発明の実施の形態について詳細に説明する。

図１は、本実施の形態が適用される文書管理システムの全体構成例を示したものである。
図示する文書管理システム１は、端末装置１０ａと、端末装置１０ｂと、文書サーバ２０と、画像形成装置３０とがネットワーク９０に接続されることにより構成されている。
なお、図では、端末装置１０ａ、１０ｂを示したが、これらを区別する必要がない場合は、端末装置１０と称する。また、図には、２つの端末装置１０を示したが、端末装置１０は１つ以上であれば、その数はいくつでもよい。また画像形成装置３０についてもその数はいくつであってもよい。

端末装置１０は、文書サーバ２０に対し、文書の印刷、閲覧、保存を要求するコンピュータ装置である。ここで、端末装置１０としては、ＰＣ（Personal Computer）、携帯端末、携帯電話等を用いるとよい。なお本実施の形態では、「文書（電子文書）」の文言を用いるが、これは、テキストを含む文書を電子化したデータのみを意味するものではない。例えば、絵、写真、図形等の画像データ（ラスタデータかベクターデータかによらない）、その他の電子データも含めて「文書」としている。
詳しくは後述するが、端末装置１０は、ユーザが文書重要度および／またはユーザ重要度の更新を行なう。

文書サーバ２０は、電子文書を記憶および管理するサーバコンピュータである。詳しくは後述するが、文書サーバ２０は、ユーザにとっての文書の重要度である文書重要度および／またはユーザにとっての他のユーザの重要度であるユーザ重要度を管理する文書管理装置として機能する。

画像形成装置３０は、紙等の記録媒体に画像を形成し、印刷媒体として出力する装置である。画像形成装置３０は、プリンタ機能を備えるが、これに加えて例えば、スキャナ機能、ファクシミリ機能等の他の画像処理機能を備えていてもよい。

ネットワーク９０は、端末装置１０、文書サーバ２０および画像形成装置３０の間の情報通信に用いられる通信手段であり、例えば、ＬＡＮ（Local Area Network）である。

次に、端末装置１０のハードウェア構成について説明する。
図２は、端末装置１０のハードウェア構成を示した図である。
図示するように、端末装置１０は、演算手段であるＣＰＵ（Central Processing Unit）１１と、記憶手段であるメインメモリ１２及びＨＤＤ（Hard Disk Drive）１３とを備える。ここで、ＣＰＵ１１は、ＯＳ（Operating System）やアプリケーション等の各種ソフトウェアを実行する。また、メインメモリ１２は、各種ソフトウェアやその実行に用いるデータ等を記憶する記憶領域であり、ＨＤＤ１３は、各種ソフトウェアに対する入力データや各種ソフトウェアからの出力データ等を記憶する記憶領域である。
更に、端末装置１０は、外部との通信を行うための通信インターフェース（以下、「通信Ｉ／Ｆ」と表記する）１４と、ビデオメモリやディスプレイ等からなる表示機構１５と、キーボードやマウス等の入力デバイス１６とを備える。

なお図２は、文書サーバ２０のハードウェア構成を示した図として捉えることもできる。

図３は、画像形成装置３０のハードウェア構成例を示した図である。
図示するように、画像形成装置３０は、ＣＰＵ３１と、ＲＡＭ（Random Access Memory）３２と、ＲＯＭ（Read Only Memory）３３と、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）３４と、操作パネル３５と、画像読み取り部３６と、画像形成部３７と、通信Ｉ／Ｆ３８とを備える。

ＣＰＵ３１は、ＲＯＭ３３等に記憶された各種プログラムをＲＡＭ３２にロードして実行することにより、後述する各機能を実現する。
ＲＡＭ３２は、ＣＰＵ３１の作業用メモリ等として用いられるメモリである。
ＲＯＭ３３は、ＣＰＵ３１が実行する各種プログラム等を記憶するメモリである。
ＨＤＤ３４は、画像読み取り部３６が読み取った画像データや画像形成部３７における画像形成にて用いる画像データ等を記憶する例えば磁気ディスク装置である。
操作パネル３５は、各種情報の表示やユーザからの操作入力の受付を行う例えばタッチパネルである。

画像読み取り部３６は、原稿に記録された画像を読み取る。ここで、画像読み取り部３６は、例えばスキャナであり、光源から原稿に照射した光に対する反射光をレンズで縮小してＣＣＤ（Charge Coupled Devices）で受光するＣＣＤ方式や、ＬＥＤ光源から原稿に順に照射した光に対する反射光をＣＩＳ（Contact Image Sensor）で受光するＣＩＳ方式のものを用いるとよい。

画像形成部３７は、記録媒体に画像を形成する印刷機構の一例である。ここで、画像形成部３７は、例えばプリンタであり、感光体に付着させたトナーを記録媒体に転写して像を形成する電子写真方式や、インクを記録媒体上に吐出して像を形成するインクジェット方式のものを用いるとよい。
通信Ｉ／Ｆ３８は、ネットワーク９０を介して他の装置との間で各種情報の送受信を行う。

＜端末装置１０および文書サーバ２０の機能構成の説明＞
図４は、端末装置１０および文書サーバ２０の機能構成例を示したブロック図である。なお図４では、端末装置１０および文書サーバ２０が有する種々の機能のうち本実施の形態に関係するものを選択して図示している。

図示するように、端末装置１０は、文書名やユーザ名等の情報を取得するデータ取得部１０１と、指定文書を選択する指定文書選択部１０２と、指定ユーザを選択するユーザ選択部１０３と、文書重要度やユーザ重要度の変更を受け付ける受付部１０４と、指定文書や指定ユーザの情報を出力するデータ出力部１０５とを備える。

また文書サーバ２０は、指定文書や指定ユーザの情報等を取得する取得部２０１と、文書重要度やユーザ重要度を取得する重要度取得部２０２と、ユーザの操作履歴を取得する操作履歴取得部２０３と、文書重要度、ユーザ重要度、および操作履歴等を記憶する記憶部２０４と、文書重要度やユーザ重要度を設定する重要度設定部２０５と、ユーザに対し通知を行なう通知部２０６と、出力部２０７とを備える。

データ取得部１０１は、文書サーバ２０の記憶部２０４から出力部２０７を介して文書名やユーザ名の一覧を取得する。

指定文書選択部１０２は、取得した文書名の中から、第１のユーザに対し指定文書を選択させる。

ユーザ選択部１０３は、取得したユーザ名の中から、第２のユーザを選択する。ここでは、人事異動等により業務が第１のユーザから第２のユーザに引き継がれる場合を例に取り説明を行なう。この場合、ユーザ選択部１０３は、ユーザとして業務の引き継ぎ先のユーザとして第２のユーザを選択する。
またユーザ選択部１０３は、第１のユーザに対し指定ユーザを選択させる。

図５（ａ）は、文書名の一覧を表示機構１５に表示し、その中から第１のユーザが指定文書を選択した場合を示している。
図示する例では、「共有４」の中の「フォルダ」中に「img-216151107.xwd」、「メモ.txt」、「手順書.docx」、「管理台帳.xlsx」、「設計書.docx」の５つの文書が格納され、この５つの文書の一覧を表示している。そしてこの中から、第１のユーザが指定文書として、「メモ.txt」、「手順書.docx」、「管理台帳.xlsx」、「設計書.docx」の４つの文書を選択した場合を示している。

また図５（ｂ）は、ユーザ名の一覧を表示機構１５に表示し、その中から第１のユーザが指定ユーザを選択した場合を示している。
図示する例では、「User100」、「User-82961 WFS」、「ユーザ１５９」、「ユーザ２０５」、「ユーザ１０１」の５人のユーザの一覧を表示している。そしてこの中から、第１のユーザが指定ユーザとして、「ユーザ１５９」、「ユーザ２０５」、「ユーザ１０１」の３人のユーザを選択した場合を示している。

受付部１０４は、後述する重要度設定部２０５が設定した文書重要度やユーザ重要度の変更を受け付ける。

データ出力部１０５は、指定文書選択部１０２で選択された指定文書やユーザ選択部１０３で選択された指定ユーザの情報を出力する。この場合、データ出力部１０５は、指定文書として、「メモ.txt」、「手順書.docx」、「管理台帳.xlsx」、「設計書.docx」の４つの指定文書が選択された旨の情報を文書サーバ２０に対し出力する。またデータ出力部１０５は、指定ユーザとして、「ユーザ１５９」、「ユーザ２０５」、「ユーザ１０１」の３人の指定ユーザが選択された旨の情報を文書サーバ２０に対し出力する。

取得部２０１は、端末装置１０のデータ出力部１０５から出力された指定文書や指定ユーザの情報を取得する。

重要度取得部２０２は、記憶部２０４に記憶されている文書重要度およびユーザ重要度を取得する。ここで文書重要度とは、ユーザにとっての文書の重要度であり、各ユーザに対し文書サーバ２０が管理する各文書に対し設定される。よって各ユーザ毎に、また各文書毎に文書重要度は異なることが多い。またユーザ重要度とは、ユーザにとっての他のユーザの重要度であり、文書サーバ２０を利用する各ユーザに対し設定される。ユーザ重要度は異なることが多い。よって各ユーザ毎に、他のユーザ毎にユーザ重要度は異なることが多い。

操作履歴取得部２０３は、文書に対するユーザの操作の履歴である操作履歴を取得する。ここで文書に対するユーザの操作とは、文書サーバ２０が管理する各文書について各ユーザが実行した操作であり、例えば、各文書に対するアップロード、ダウンロード、配布などの操作である。

図６は、操作履歴について示した図である。
この場合、「仕様書.docx」の文書に対するユーザの操作履歴を表示した例を示している。そして「ユーザ０００」、「ユーザ１０１」、「taro.fuji@sample.jp」、「user 100」の４人のユーザが「仕様書.docx」の文書に対して操作を行なったことを示し、それぞれの操作の操作日時、操作クライアント、操作内容が表示されている。

重要度設定部２０５は、第１のユーザにとっての文書重要度に基づき第２のユーザにとっての文書重要度を設定する。また重要度設定部２０５は、第１のユーザにとってのユーザ重要度に基づき第２のユーザにとってのユーザ重要度を設定する。

通知部２０６は、重要度設定部２０５が文書重要度やユーザ重要度を更新するときに、第２のユーザに対し文書重要度やユーザ重要度を更新する旨を通知する。

出力部２０７は、端末装置１０に対し文書名やユーザ名の一覧を送信する。また出力部２０７は、端末装置１０に対し通知部２０６が発した通知を送信する。

図７は、重要度設定部２０５が文書重要度を更新するときに、第２のユーザに対し文書重要度を更新する旨を通知した例を示している。
図では、第１のユーザがユーザＡであり、第２のユーザがユーザＢであったときに、重要度設定部２０５が、「メモ.txt」、「手順書.docx」、「管理台帳.xlsx」、「設計書.docx」の４つの文書の文書重要度を更新する場合を示している。ここでは、まず「ユーザＡにより、以下の文書が、あなたにとって重要な文書であると指定されました。」のメッセージが通知されている。さらに「メモ.txt」の文書の文書重要度が０．１から０．３（０．１→０．３）に更新することが通知されている。また「手順書.docx」、「管理台帳.xlsx」、「設計書.docx」のそれぞれの文書の文書重要度が、０．１→１．０、０．１→０．７、０．３→１．０にそれぞれ更新することが通知されている。なおここで文書重要度は、０以上１以下の数値で設定され、数値がより小さいほど文書重要度は低く、数値がより大きいほど文書重要度は高いことを意味する。

そしてユーザＢが文書重要度の更新を受け入れるときは、ユーザＢは、「重要度を更新」のボタンを操作する。
一方、ユーザＢが文書重要度の更新を受け入れることができない場合、更新後の数値を変更し、「重要度を更新」のボタンを操作する。これは通知された文書重要度やユーザ重要度を第２のユーザ（ユーザＢ）がさらに再更新する場合である。この場合、通知部２０６は、第１のユーザ（ユーザＡ）に文書重要度やユーザ重要度を再更新する旨を通知する。
これによりユーザＢにとっては、文書重要度やユーザ重要度の更新結果を確認することができ、また文書重要度やユーザ重要度を勝手に更新されることが抑制できる。さらにユーザＢが通知された文書重要度やユーザ重要度を再更新した場合に、ユーザＡに通知がされることで、文書重要度やユーザ重要度についてユーザＢとの間に認識の差異があることを確認することができ、ユーザＢと文書重要度やユーザ重要度を決めるための対話に繋げることができる。

なお重要度設定部２０５は、操作履歴をさらに加えて文書重要度やユーザ重要度を設定することもできる。例えば、「メモ.txt」、「手順書.docx」、「管理台帳.xlsx」、「設計書.docx」の４つの文書に対する操作履歴を参照し、これらの文書に対し操作を行なったユーザに対するユーザ重要度をより高く設定する。
この場合、ユーザＡは、指定ユーザを指定しなくても指定文書を選択すれば、文書重要度とともにユーザ重要度を更新することができる。

なお上述した例では、重要度設定部２０５は、第１のユーザが指定した文書である指定文書に対し設定される第１のユーザにとっての文書重要度に基づき、第２のユーザにとっての指定文書に対する文書重要度を設定していた。また重要度設定部２０５は、第１のユーザが指定したユーザである指定ユーザに対し設定される第１のユーザにとってのユーザ重要度に基づき、第２のユーザにとっての指定ユーザに対するユーザ重要度を設定していた。つまりこの場合、第１のユーザが指定文書や指定ユーザを指定することで、文書重要度やユーザ重要度が設定される、いわばｐｕｓｈ型の方法であると言える。

対して重要度設定部２０５は、第２のユーザが第１のユーザおよび指定文書を指定したときに、第２のユーザにとっての指定文書に対する文書重要度を設定するようにすることができる。また重要度設定部２０５は、第２のユーザが第１のユーザおよび指定ユーザを指定したときに、第２のユーザにとっての指定ユーザに対するユーザ重要度を設定するようにすることができる。つまりこの場合、第２のユーザが指定文書や指定ユーザを指定することで、文書重要度やユーザ重要度が設定される、いわばｐｕｌｌ型の方法であると言える。
この場合、例えば、第１のユーザが退職していた場合など、第１のユーザが操作を行えない場合でも、第２のユーザの操作により文書重要度やユーザ重要度を更新することができる。

さらに重要度設定部２０５は、第２のユーザにとっての文書重要度と、第２のユーザと予め定められた関係を有するユーザにとっての文書重要度とを同期させるようにしてもよい。

図８（ａ）〜（ｂ）は、第２のユーザにとっての文書重要度と、第２のユーザと予め定められた関係を有するユーザにとっての文書重要度とを同期させる場合の概念図である。
図８（ａ）で示すように、従来、第１のユーザであるユーザＣ、ユーザＤ、ユーザＥが、ソフトウェア開発チームに属しており、ここに図８（ｂ）で示すように第２のユーザであるユーザＦが新規に入る場合を考える。そしてユーザＣ、ユーザＤ、ユーザＥのそれぞれが、「ソフトウェアクラス図」および「ソフトウェア設計図」の文書重要度が高かったとする。このとき重要度設定部２０５は、ユーザＦ（第２のユーザ）にとっての「ソフトウェアクラス図」および「ソフトウェア設計図」の文書重要度を、第２のユーザと予め定められた関係を有するユーザであるユーザＣ、ユーザＤ、ユーザＥにとっての文書重要度と同期させ、高くする。
この場合、第１のユーザが指定文書や指定ユーザを選択しなくても、文書サーバ２０側で判断し、文書重要度やユーザ重要度を更新することができる。

また図９〜図１１は、第２のユーザであるユーザＨにとっての文書重要度を更新する前と更新した後の文書重要度の変化について示した図である。

このうち図９（ａ）は、文書重要度を更新する前の状態を示した図である。
図示する例では、文書重要度を更新する前における文書重要度が高い文書が優先的に表示されている。これは例えば、ユーザＨ（第２のユーザ）が使用する端末装置１０の表示機構１５に表示される画面である。この場合、表示されている文書は、例えば、ユーザＨ（第２のユーザ）のこれまでの業務にとって重要な文書である。具体的には、「工数分析.xlsx」、「市場動向.pptx」、「要求分析結果.xlsx」の３つの文書が表示されている。

そして第１のユーザであるユーザＧが、業務の引き継ぎ先のユーザＨ（第２のユーザ）に対する文書重要度を変更するため、図９（ｂ）に示すように指定文書として４つの文書を指定する。なおユーザＧの業務は、マニュアル作成であるとする。この４つの文書は、「マニュアル作成依頼書.doc」、「マニュアル.pdf」、「マニュアル変更箇所.xlsx」、「メモ.txt」である。指定文書の指定は、例えば、ユーザＧが使用する端末装置１０を操作することで行なうことができる。

ユーザＧ（第１のユーザ）が指定文書を指定すると、重要度設定部２０５がユーザＨ（第２のユーザ）の文書重要度を更新する。そして通知部２０６は、その結果を、ユーザＨ（第２のユーザ）に通知する。

図１０は、通知部２０６がユーザＨに対し文書重要度を更新する旨を通知した例を示している。
図では、「マニュアル作成依頼書.doc」、「マニュアル.pdf」、「マニュアル変更箇所.xlsx」、「メモ.txt」の４つの文書の文書重要度を更新する場合を示している。
ここでは「ユーザＧにより、以下の文書が、あなたにとって重要な文書であると指定されました。」のメッセージが通知されている。さらに「マニュアル作成依頼書.doc」の文書の文書重要度が０．０から０．８（０．０→０．８）に更新することが通知されている。また「マニュアル.pdf」、「マニュアル変更箇所.xlsx」のそれぞれの文書の文書重要度が、０．０→０．８、０．０→０．８にそれぞれ更新することが通知されている。ただし「メモ.txt」については、ユーザＨ（第２のユーザ）が文書名のみでは、その文書の内容が判断できなかったことから、ユーザＨ（第２のユーザ）が文書重要度を０．０に再更新した場合を示している。

そして図１０の状態からユーザＨが「重要度を更新」のボタンを操作すると、通知部２０６は、ユーザＧ（第１のユーザ）に対し、文書重要度を再更新した旨を通知する。

図１１（ａ）は、文書重要度を更新した後の状態を示した図である。
図示する例では、文書重要度を更新した後における文書重要度が高い文書が優先的に表示されている。この場合、優先的に表示されている文書は、例えば、ユーザＨ（第２のユーザ）のこれからの業務（マニュアル作成業務）にとって重要な文書である。具体的には、「マニュアル変更箇所.xlsx」、「マニュアル.pdf」、「マニュアル作成依頼書.doc」の３つの文書が優先的に表示されている。

また図１１（ｂ）は、操作履歴をさらに加えて文書重要度を更新した後のユーザ重要度について示した図である。
上述の通り、重要度設定部２０５は、操作履歴をさらに加えて文書重要度やユーザ重要度を設定することもできる。この場合、重要度設定部２０５は、「マニュアル変更箇所.xlsx」、「マニュアル.pdf」、「マニュアル作成依頼書.doc」の３つの文書の操作履歴を参照し、これらの文書の操作を行なったユーザのユーザ重要度を高く設定する。
図示する例では、「spfuser-80110@hamanas.rdh.fujixerox.co.jp」、「tomoyuki.shimizu@ fujixerox.co.jp」、「taro.fuji@example.com」の３人のユーザがユーザ重要度が高いユーザとして追加される例を示している。

このように本実施の形態の文書管理システム１によれば、第１のユーザが指定文書や指定ユーザを設定するだけで、第２のユーザの文書重要度やユーザ重要度が更新できる。そして文書重要度がより高い文書やユーザ重要度がより高いユーザをより上位に表示することで、以後の第２のユーザの業務がよりスムーズに行える。

＜文書管理システム１の動作の説明＞
次に文書管理システム１の動作について説明を行なう。
図１２は、文書管理システム１の動作について説明したフローチャートである。
ここでは、第１のユーザは図１に示した端末装置１０ａを使用するものとし、第２のユーザは、図１に示した端末装置１０ｂを使用するものとする。
まず第１のユーザが、端末装置１０ａを操作して、文書サーバ２０の記憶部２０４から出力部２０７を介して文書名やユーザ名の一覧を取得する。データ取得部１０１は、文書名やユーザ名の一覧を取得する（ステップ１０１）。文書名やユーザ名の一覧は、端末装置１０ａの表示機構１５に表示される。

次にユーザ選択部１０３が、第１のユーザにユーザ名の一覧から第２のユーザを選択させる（ステップ１０２）。
また指定文書選択部１０２が、第１のユーザに文書名の一覧から指定文書を選択させる（ステップ１０３）。さらにユーザ選択部１０３が第１のユーザにユーザ名の一覧から指定ユーザを選択させる（ステップ１０４）。
そしてデータ出力部１０５が、選択された第２のユーザ、指定文書および指定ユーザの情報を文書サーバ２０に対し出力する（ステップ１０５）。

文書サーバ２０では、取得部２０１が、出力された第２のユーザ、指定文書および指定ユーザの情報を取得する（ステップ１０６）。
次に重要度取得部２０２は、記憶部２０４に記憶されている第１のユーザおよび第２のユーザのそれぞれに対し設定されている文書重要度およびユーザ重要度を取得する（ステップ１０７）。
また操作履歴取得部２０３は、文書に対するユーザの操作の履歴である操作履歴を取得する（ステップ１０８）。

次に重要度設定部２０５が、第１のユーザにとっての文書重要度に基づき第２のユーザにとっての文書重要度を設定する（ステップ１０９）。また重要度設定部２０５は、第１のユーザにとってのユーザ重要度に基づき第２のユーザにとってのユーザ重要度を設定する（ステップ１１０）。またこのとき重要度設定部２０５は、操作履歴をさらに加えて文書重要度やユーザ重要度を設定する。即ち、指定文書に対する操作履歴を参照し、これらの指定文書に対し操作を行なったユーザに対するユーザ重要度をより高く設定する。

そして通知部２０６が、出力部２０７を介して第２のユーザに対し文書重要度やユーザ重要度を更新する旨を通知する（ステップ１１１）。

第２のユーザは、端末装置１０ｂで通知を受け取る。このときデータ取得部１０１が、通知を受け取り（ステップ１１２）、図７に示したような画面を端末装置１０ｂの表示機構１５に表示する。
そして受付部１０４が、第２のユーザからの文書重要度やユーザ重要度の変更を受け付ける。（ステップ１１３）。なおこのとき第２のユーザは文書重要度やユーザ重要度の変更をしなくてもよい。

受付部１０４が受け付けた文書重要度やユーザ重要度の変更等の情報は、データ出力部１０５から出力され（ステップ１１４）、文書サーバ２０の取得部２０１が取得する（ステップ１１５）。

文書サーバ２０では、重要度設定部２０５が、第２のユーザが文書重要度やユーザ重要度を変更したか否かを判断する（ステップ１１６）。
そして変更しなかった場合（ステップ１１６でＮｏ）、重要度設定部２０５は、第２のユーザの文書重要度やユーザ重要度を更新し、記憶部２０４に記憶させる（ステップ１１７）。
一方、変更した場合（ステップ１１６でＹｅｓ）、通知部２０６が、出力部２０７を介して第１のユーザに対し第２のユーザが文書重要度やユーザ重要度を再更新した旨を通知する（ステップ１１８）。

なお上述した例では、文書重要度とユーザ重要度とは双方とも変更を行なっていたが、これに限られるものではなく、何れか一方でもよい。
そして上述した例では、文書サーバ２０は、ＬＡＮ等のネットワーク９０に接続していたが、これに限られるものではなく、例えば、インターネット等のネットワークに接続し、クラウドサービスを行なうものであってもよい。即ち、文書サーバ２０が接続されるネットワークに特に制限はない。さらに文書サーバ２０の機能を端末装置１０に入れ込み、端末装置１０単独で一連の処理を行ってもよい。この場合、端末装置１０が文書管理装置として機能する。

＜プログラムの説明＞
なお本実施の形態における文書サーバ２０が行なう処理は、例えば、ＣＰＵ１１が、ＨＤＤ１３等に記憶された各種プログラムをメインメモリ１２にロードして実行することにより行なわれる。

よって文書サーバ２０が行なう処理は、コンピュータに、ユーザにとっての文書の重要度である文書重要度、および／またはユーザにとっての他のユーザの重要度であるユーザ重要度を取得する重要度取得機能と、第１のユーザにとっての文書重要度に基づき第２のユーザにとっての文書重要度を設定する、および／または第１のユーザにとってのユーザ重要度に基づき第２のユーザにとってのユーザ重要度を設定する重要度設定機能と、を実現させるプログラムとして捉えることもできる。

なお、本実施の形態を実現するプログラムは、通信手段により提供することはもちろん、ＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体に格納して提供することも可能である。

１０…端末装置、２０…文書サーバ、９０…ネットワーク、１０１…データ取得部、１０２…指定文書選択部、１０３…ユーザ選択部、１０４…受付部、１０５…データ出力部、２０１…取得部、２０２…重要度取得部、２０３…操作履歴取得部、２０４…記憶部、２０５…重要度設定部、２０６…通知部、２０７…出力部

Claims (8)

1. ユーザにとっての文書の重要度である文書重要度として、第１のユーザにとっての文書重要度に基づき第２のユーザにとっての文書重要度を設定する、および／または、ユーザにとっての他のユーザの重要度であるユーザ重要度として、当該第１のユーザにとってのユーザ重要度に基づき、当該第２のユーザにとってのユーザ重要度を設定する重要度設定部と、
   前記重要度設定部が前記第１のユーザにとっての文書重要度を更新するときは、前記第２のユーザに対し文書重要度を更新する旨を通知し、当該重要度設定部が当該第１のユーザにとってのユーザ重要度を更新するときは、当該第２のユーザに対しユーザ重要度を更新する旨を通知する通知部と、
   を備える文書管理装置。
2. 前記重要度設定部は、前記第１のユーザにとっての文書重要度を設定するときは、前記第１のユーザが指定した文書である指定文書に対し設定される当該第１のユーザにとっての文書重要度に基づき、前記第２のユーザにとっての当該指定文書に対する文書重要度を設定し、当該第１のユーザにとってのユーザ重要度を設定するときは、当該第１のユーザが指定したユーザである指定ユーザに対し設定される当該第１のユーザにとってのユーザ重要度に基づき、当該第２のユーザにとっての当該指定ユーザに対するユーザ重要度を設定することを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
3. 文書に対するユーザの操作の履歴である操作履歴を取得する操作履歴取得部をさらに備え、
   前記重要度設定部は、前記第１のユーザにとっての文書重要度を設定するときは、前記操作履歴をさらに加えて文書重要度を設定し、当該第１のユーザにとってのユーザ重要度を設定するときは、当該操作履歴をさらに加えてユーザ重要度を設定することを特徴とする請求項１または２に記載の文書管理装置。
4. 前記通知部は、前記第１のユーザにとっての文書重要度を設定するときに、通知された文書重要度を前記第２のユーザがさらに再更新したときは、前記第１のユーザに文書重要度を再更新する旨を通知し、当該第１のユーザにとってのユーザ重要度を設定するときに、通知されたユーザ重要度を当該第２のユーザがさらに再更新したときは、当該第１のユーザにユーザ重要度を再更新する旨を通知することを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
5. 前記重要度設定部は、前記第１のユーザにとっての文書重要度を設定するときは、前記第２のユーザが前記第１のユーザおよび指定文書を指定したときに、当該第２のユーザにとっての当該指定文書に対する文書重要度を設定し、当該第１のユーザにとってのユーザ重要度を設定するときは、当該第２のユーザが当該第１のユーザおよび指定ユーザを指定したときに、当該第２のユーザにとっての当該指定ユーザに対するユーザ重要度を設定することを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
6. 前記重要度設定部は、前記第２のユーザにとっての文書重要度と、当該第２のユーザと予め定められた関係を有するユーザにとっての文書重要度とを同期させることを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
7. ユーザにとっての文書の重要度である文書重要度およびユーザにとっての他のユーザの重要度であるユーザ重要度を管理する文書管理装置と、
   ユーザが前記文書重要度および前記ユーザ重要度の更新を行なう端末装置と、
   を備え、
   前記文書管理装置は、
   第１のユーザにとっての文書重要度に基づき第２のユーザにとっての文書重要度を設定する、および／または当該第１のユーザにとってのユーザ重要度に基づき当該第２のユーザにとってのユーザ重要度を設定する重要度設定部と、
   前記重要度設定部が前記第１のユーザにとっての文書重要度を更新するときは、前記第２のユーザに対し文書重要度を更新する旨を通知し、当該重要度設定部が当該第１のユーザにとってのユーザ重要度を更新するときは、当該第２のユーザに対しユーザ重要度を更新する旨を通知する通知部と、
   を備える文書管理システム。
8. コンピュータに、
   ユーザにとっての文書の重要度である文書重要度として、第１のユーザにとっての文書重要度に基づき第２のユーザにとっての文書重要度を設定する、および／または、ユーザにとっての他のユーザの重要度であるユーザ重要度として、当該第１のユーザにとってのユーザ重要度に基づき当該第２のユーザにとってのユーザ重要度を設定する重要度設定機能と、
   前記重要度設定機能が前記第１のユーザにとっての文書重要度を更新するときは、前記第２のユーザに対し文書重要度を更新する旨を通知し、当該重要度設定機能が当該第１のユーザにとってのユーザ重要度を更新するときは、当該第２のユーザに対しユーザ重要度を更新する旨を通知する通知機能と、
   を実現させるためのプログラム。

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