JP6727925B2 - データ管理システム、制御方法 - Google Patents

Description

本発明は、データが格納される格納領域を監視するためのデータ管理システム、制御方法に関する。

従来、画像形成装置において、ファクシミリ（Ｇ３ＦＡＸやインターネットＦＡＸ）等を利用して受信した文書データをファイルサーバ内のフォルダなどの格納領域に格納させるために、自動的に転送する機能が知られている。画像形成装置には、複合機（ＭＦＰ：Ｍｕｌｔｉｆｕｎｃｔｉｏｎ Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）などが含まれる。画像形成装置は、文書データの受信に関する情報（受信日や送信元など）に基づいて、ファイルサーバ内の複数の格納領域に振り分けて格納させるように、受信した文書データを転送することが可能である。

また、ファイルサーバのフォルダの状況を定期的に監視して、フォルダ内に新しいファイルが格納された際に新着ファイルをユーザに知らせる機能がある。

特許文献１では、複合機のファイル移動アプリケーションが、複数のディレクトリを監視し、かつ、監視対象のディレクトリに格納されたファイルを下位のディレクトリに振り分ける。クライアント端末は、ファイル移動アプリケーションが保存した更新履歴ファイルの内容に基づいて、新着ファイルをユーザに通知する。

特開２０１１−２５３４５５号公報

上述した特許文献１では、複合機のファイル移動アプリケーションが、ディレクトリの監視およびファイルの振り分けを行っているため、ファイル振り分け先のディレクトリが変更された場合にも、変更後のディレクトリを監視できる。

ここで、上述の画像形成装置が受信データのファイルサーバの複数の格納領域への振り分け転送を行い、別の複数の情報処理装置が該ファイルサーバの振り分け対象となる複数の格納領域を監視するデータ管理システムを想定する。このようなシステムの場合、画像形成装置上でデータの振り分け先となる格納領域やファイルサーバ自体が変更されると、その変更を複数の情報処理装置の監視対象として反映する必要がある。

振り分け先の変更を情報処理装置の監視対象として反映する方法として、それら情報処理装置のユーザが手動で監視対象の格納領域を設定することが考えられる。しかしながら、複数の情報処理装置のそれぞれに対して、ユーザが、その変更を監視対象として手動で反映していくことは手間がかかる。

本発明は、データ管理システムにおいて、上述の変更に際して、その変更を情報処理装置による監視対象に自動で反映するための仕組みを提供することを目的とする。

上記課題を解決するために、本発明は、データを管理するサーバと通信可能な画像形成装置と、前記サーバと通信可能な情報処理装置とを含むデータ管理システムであって、前記画像形成装置は、データを受信する受信手段と、前記受信手段が受信したデータを前記サーバにおける格納領域に格納するための設定を行う設定手段と、前記設定手段による設定を示す情報を前記サーバにおける第１の領域に登録する登録手段と、前記設定手段の設定に従う格納領域に、前記受信手段が受信したデータを格納する格納手段と、を有し、前記情報処理装置は、前記登録手段により登録された前記設定を示す情報を前記第１の領域から取得する取得手段と、前記取得手段が取得した設定を示す情報に従う格納領域を監視する監視手段と、を有し、前記登録手段は、前記設定手段による新たな設定を示す情報が第２の領域に格納される場合に、当該第２の領域を特定するための情報を前記第１の領域に登録し、前記取得手段は、前記第１の領域から取得した前記第２の領域を特定するための情報を用いて特定した第２の領域から、前記新たな設定を示す情報を取得し、前記監視手段は、前記取得手段が前記第２の領域から取得した、前記新たな設定を示す情報に従う格納領域を監視することを特徴とする。

本発明によれば、データ管理システムにおいて、上述の変更に際して、その変更を情報処理装置による監視対象に自動で反映することができる。

本発明の実施形態における画像処理システム全体図である。 ＭＦＰ１０１のハードウェア構成図である。 ファイルサーバ１０２のハードウェア構成図である。 ＰＣ１０３のハードウェア構成図である。 ＭＦＰ１０１のソフトウェア構成図である。 文書管理アプリケーション６１０のソフトウェア構成である。 ＭＦＰ１０１の動作を示すフローチャートである。 ＭＦＰ１０１の操作画面を示す図である。 ＭＦＰ１０１の操作画面を示す図である。 ＭＦＰ１０１の操作画面を示す図である。 ＭＦＰ１０１の操作画面を示す図である。 ＭＦＰ１０１の操作画面を示す図である。 転送設定１３００を示す図である。 設定情報１４００を示す図である。 アドレス帳１５００を示す図である。 ＭＦＰ１０１の動作を示すフローチャートである。 ＭＦＰ１０１の動作を示すフローチャートである。 ＭＦＰ１０１の動作を示すフローチャートである。 文書管理アプリケーション６１０の動作を示すフローチャートである。 文書管理アプリケーション６１０のＵＩ例を示す図である。 文書管理アプリケーション６１０の動作を示すフローチャートである。 文書管理アプリケーション６１０の動作を示すフローチャートである。 文書管理アプリケーション６１０の動作を示すフローチャートである。

以下、本発明を実施するための形態について図面を用いて説明する。

図１は、本発明に好適な実施形態の全体構成図を示す図である。ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）１００上には、ＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉｆｕｎｃｔｉｏｎ Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）１０１及びファイルサーバ１０２が互いに通信可能に接続されている。ＭＦＰ１０１は、ファクシミリ機能などネットワークを介したデータ入力機能を備える情報処理装置の一例としての画像形成装置である。ファイルサーバ１０２は、外部サーバの一例である。ＰＣ１０３は、情報処理装置の一例である。ここでは少なくともＭＦＰ１０１及びＰＣ１０３を含むシステムをデータ管理システムとするが、ＭＦＰ１０１のみを管理システムと称することもできる。

ＭＦＰ１０１は、ＰＳＴＮ（Ｐｕｂｌｉｃ Ｓｗｉｔｃｈｅｄ Ｔｅｌｅｐｈｏｎｅ Ｎｅｔｗｏｒｋｓ）１１０に接続され、図示しないファクシミリ装置との間で文書データをファクシミリ通信することができる。

図２は、ＭＦＰ１０１のハードウェア構成図である。ＣＰＵ２１１を含む制御部２１０は、ＭＦＰ１０１全体の動作を制御する。ＣＰＵ２１１は、ＲＯＭ２１２に記憶された制御プログラムを読み出して、読取／印刷／通信などの各種制御を行う。ＲＡＭ２１３は、ＣＰＵ２１１の主メモリ、ワークエリア等の一時記憶領域として用いられる。なお、ＭＦＰ１０１は１つのＣＰＵ２１１が１つのメモリ（ＲＡＭ２１３またはＨＤＤ２１４）を用いて後述するフローチャートに示す各処理を実行するものとするが、他の態様であっても構わない。例えば、複数のＣＰＵや複数のＲＡＭまたはＨＤＤを協働させてフローチャートに示す各処理を実行するようにすることもできる。

ＨＤＤ２１４は、文書データや各種プログラムを記憶する。操作部Ｉ／Ｆ２１５は、操作部２２０と制御部２１０を接続する。操作部２２０には、タッチパネル機能を有する液晶表示部やキーボードなどが備えられており、ユーザによる操作／入力／指示を受け付ける受付部のとしての役割を担う。

プリンタＩ／Ｆ２１６は、プリンタ２２１と制御部２１０を接続する。プリンタ２２１で印刷すべき文書データはプリンタＩ／Ｆ２１６を介して制御部２１０から転送され、プリンタ２２１により記録媒体上に印刷される。

スキャナＩ／Ｆ２１７は、スキャナ２２２と制御部２１０を接続する。スキャナ２２２は、原稿上の画像を読み取って文書データを生成し、スキャナＩ／Ｆ２１７を介して制御部２１０に入力する。ＭＦＰ１０１は、スキャナ２２２で生成された文書データをファイル送信またはメール送信することができる。なお、ＭＦＰ１０１は、文書データとして、読み取った画像データに対して処理を加えたデータを送信してもよい。

モデムＩ／Ｆ２１８は、モデム２２３と制御部２１０を接続する。モデム２２３は、図示しないファクシミリ装置との間における文書データのファクシミリ通信を実行する。ネットワークＩ／Ｆ２１９は、制御部２１０（ＭＦＰ１０１）をＬＡＮ１００に接続する。ＭＦＰ１０１は、ネットワークＩ／Ｆ２１９を用いてＬＡＮ１００上の外部装置（ファイルサーバ１０２など）に文書データや情報を送信したり、各種情報を受信したりする。

図３は、ファイルサーバ１０２のハードウェア構成図である。ＣＰＵ３１１を含む制御部３１０は、ファイルサーバ１０２全体の動作を制御する。ＣＰＵ３１１は、ＲＯＭ３１２に記憶された制御プログラムを読み出して各種制御処理を実行する。ＲＡＭ３１３は、ＣＰＵ３１１の主メモリ、ワークエリア等の一時記憶領域として用いられる。ＨＤＤ３１４は、文書データや各種プログラムを記憶する。

ネットワークＩ／Ｆ３１５は、制御部３１０（ファイルサーバ１０２）をＬＡＮ１００に接続する。ファイルサーバ１０２は、ネットワークＩ／Ｆ３１５を用いてＬＡＮ１００上の他の装置との間で各種情報を送受信する。

図４は、ＰＣ１０３のハードウェア構成図である。ＣＰＵ４１１を含む制御部４１０は、ＰＣ１０３全体の動作を制御する。ＣＰＵ４１１は、ＲＯＭ４１２に記憶された制御プログラムを読みだして各種制御処理を実行する。ＲＡＭ４１３は、ＣＰＵ４１１の主メモリ、ワークエリアなどの一時記憶領域として用いられる。ＨＤＤ４１４は、画像データや各種プログラムを記憶する。キーボード４１５は、支持入力手段である入力装置であり、本発明の文書管理アプリケーションに対する制御コマンドの命令やテキスト入力などを入力指示する。ディスプレイ４１６は、表示手段である出力装置であり、キーボード４１５から入力したコマンドや本発明の文書管理アプリケーションの状態などを表示したりする。

ネットワークＩ／Ｆ４１７は、制御部４１０（ＰＣ１０３）をＬＡＮ１００に接続する。ＰＣ１０３は、ネットワークＩ／Ｆ４１７を用いてＬＡＮ１００上の他の装置と各種情報を送受信する。

図５は、ＭＦＰ１０１のソフトウェア構成図である。ＭＦＰ１０１は、ネイティブ機能部５１０と追加アプリケーション５２０の大きく２つに分けられる。ネイティブ機能部５１０に含まれる各部はＭＦＰ１０１に標準的に備えられたものであるのに対し、追加アプリケーション５２０はＭＦＰ１０１に追加インストールされたアプリケーションプログラムである。追加アプリケーション５２０はＪａｖａ（登録商標）をベースとしたアプリケーションであり、ＭＦＰ１０１への機能追加を容易に実現できる。なお、ＭＦＰ１０１には図示しない他の追加アプリケーションがインストールされていても良い。

ＦＡＸ受信部５１１は、ＰＳＴＮ１１０を介して送信された画像データをファクシミリ受信する。ＦＡＸ受信部５１１が受信した画像データは、ＦＡＸ受信部５１１によってＰＤＦ形式に変換された後、転送部５１２に渡される。またこのとき、ＦＡＸ受信部５１１は、画像データの送信元情報（送信元のＦＡＸ番号）と画像データの受信日時を含む制御ファイルを作成し、画像データとともに転送部５１２に渡す。

転送部５１２は、ＦＡＸ受信部５１１から受け取った画像データを、予め設定されている条件に従って転送する。画像データの転送先としては、印刷部５１３やファイルサーバ１０２、ＬＡＮ１００上のＰＣ（不図示）等を設定可能である。ここではＦＡＸ受信部５１１が受信した画像データは一旦全て追加アプリケーション５２０に転送するように設定されているものとする。

転送部５１２は、ＦＴＰ（Ｆｉｌｅ Ｔｒａｎｓｆｅｒ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）クライアント機能を有しており、ＦＴＰサーバ機能を有するアプリケーション受信部５２２に対してＦＴＰで画像データを転送する。なお、ＦＡＸ受信部５１１が作成した制御ファイルも画像データとともにアプリケーション受信部５２２にＦＴＰ転送される。アドレス帳記憶部５１４は、ＭＦＰ１０１のユーザによって登録されたアドレス情報を記憶する。アドレス帳の詳細については図１５を用いて後述する。

追加アプリケーション５２０で実現される機能として、アプリケーション受信部５２２と、アプリケーション転送部５２１がある。

アプリケーション受信部５２２は、転送部５１２から内部転送された画像データを受信し、アプリケーション転送部５２１に渡す。アプリケーション転送部５２１は、後述する方法で行われた設定に従って画像データをファイルサーバ１０２に転送（出力）する。ここでの転送は、ＦＴＰの他に、ＳＭＢ（Ｓｅｒｖｅｒ Ｍｅｓｓａｇｅ Ｂｌｏｃｋ）やＷｅｂＤＡＶ（Ｄｉｓｔｒｉｂｕｔｅｄ Ａｕｔｈｏｒｉｎｇ ａｎｄ Ｖｅｒｓｉｏｎｉｎｇ ｐｒｏｔｏｃｏｌ ｆｏｒ ｔｈｅ ＷＷＷ）等を使用可能である。また、アプリケーション転送部５２１は、アドレス帳記憶部５１４にアクセスすることを許可されており、後述する登録名称の取得を行う。

図６は、ＰＣ１０３で動作する文書管理アプリケーション６１０のソフトウェア構成図である。文書管理アプリケーション６１０は、ＰＣ１０３内で動作し、実行される場合にＲＡＭ４１３にロードされ、ＣＰＵ４１１により実行されるプログラムモジュールである。文書管理アプリケーション６１０は、画像データ取得部６１３が画像データの取得要求を行う。この要求は、画像データアクセス部６１５を経由して、ファイルサーバ１０２へアクセスすることで取得が可能となる。これらの画像データは表示部６１１で表示され、画像データ操作部６１４で画像データの参照や操作を実行する。フォルダ監視部６１２は特定のフォルダを監視し、フォルダ内に新規に画像データが格納されたかどうかを検知することが可能である。監視の方法としては、ファイルサーバ１０２が、画像データが格納された時に発生するイベント情報を検知して監視する方法や、定期的にフォルダを参照して前回取得したフォルダ内の画像データの一覧と比較して差分を抽出する方法等がある。また、それらの方法を組み合わせてもよい。なお、データが格納される領域は、フォルダに限らず、例えばディレクトリやトレイ等でもよい。

図７は、ＭＦＰ１０１がファクシミリ受信した画像データをファイルサーバ１０２に転送するための設定動作を説明するフローチャートである。図７のフローチャートに示す各動作（ステップ）は、ＭＦＰ１０１のＣＰＵ２１１がＨＤＤ２１４に記憶された制御プログラムを実行することにより実現される。

Ｓ７０１では、追加アプリケーション５２０のアプリケーション転送部５２１は、操作部２２０にステータス表示画面８００（図８）を表示する。ステータス表示画面８００のステータス表示エリア８０１には、現在のＦＡＸ転送機能（追加アプリケーション５２０）の動作ステータスを示すメッセージが表示される。図示する例では、追加アプリケーション５２０が現在正常に動作していることが示されている。例えば、ファイルサーバ１０２への画像データの転送が失敗した場合や、追加アプリケーション５２０が正常に動作しない状態にある場合には、ステータス表示エリア８０１にその旨を示すメッセージが表示される。なお、ステータス表示画面８００内に、ステータス表示エリア８０１の表示内容を更新するための操作キーを更に設けても良い。

Ｓ７０２では、アプリケーション転送部５２１はステータス表示画面８００の［設定画面へ］キー８０２が押下されたか否かを判定する。ここでは、アプリケーション転送部５２１は［設定画面へ］キー８０２が押下されるまで待機し、［設定画面へ］キー８０２が押下されたと判定すると、Ｓ７０３に進む。なお、ステータス表示画面８００に１つのキー（［設定画面へ］キー８０２）のみが表示される例を示すが、後述する各画面（図９乃至図１２）に直接遷移させるためのキーをそれぞれ設けても良い。

Ｓ７０３では、アプリケーション転送部５２１は、操作部２２０にファイルサーバ設定画面９００（図９）を表示する。ＭＦＰ１０１のユーザは、ファイルサーバ設定画面９００を介してファイルサーバ１０２を特定するための情報及びファイルサーバ１０２にアクセスするための情報を入力する。

具体的に、ホスト名９０１には、ファイルサーバ１０２のホスト名を入力する。フォルダパス９０２には、画像データの格納先を特定するためのフォルダパスの起点を入力する。ユーザ名９０３及びパスワード９０４には、ファイルサーバ１０２にログインするために必要な認証情報（ユーザ名及びパスワード）を入力する。

Ｓ７０４では、アプリケーション転送部５２１は、［キャンセル］キー９１１が押下されたか否かを判定する。アプリケーション転送部５２１は、［キャンセル］キー９１１が押下されたと判定すると、Ｓ７０１に戻り、ステータス表示画面８００を表示する。アプリケーション転送部５２１は、［キャンセル］キー９１１が押下されていないとＳ７０５に進み、［次へ］キー９１２が押下されたか否かを判定する。［次へ］キー９１２が押下されたと判定すると、Ｓ７０６に進む。［次へ］キー９１２が押下されていないとＳ７０４に戻る。

Ｓ７０６では、アプリケーション転送部５２１は、ファイルサーバ設定画面９００の９０１乃至９０４に入力されたファイルサーバ設定をＲＡＭ２１３に保持する。続くＳ７０７では、アプリケーション転送部５２１は、操作部２２０にファイル名設定画面１０００（図１０）を表示する。ＭＦＰ１０１のユーザは、ファイル名設定画面１０００を介して、ファイルサーバ１０２に転送する画像データに設定するファイル名の設定規則を指定する。

追加アプリケーション５２０がファイルサーバ１０２に転送する画像データには、［登録名称］、［ＦＡＸ番号］、及び［日時］の３つの種別の情報を組み合わせたファイル名を設定することができる。［登録名称］とは、画像データの送信元のＦＡＸ番号に対応付けてアドレス帳に予め登録されている名称である。［ＦＡＸ番号］とは、画像データの送信元のＦＡＸ番号である。［日時］とは、画像データの受信日時である。

ＭＦＰ１０１のユーザは、操作キー１００１乃至１００３を用いて、上述した３つの種別の情報を区切るためのセパレーター（区切り記号）を選択することができる。操作キー１００１を押下すると［−］（ハイフン）が選択される。操作キー１００２を押下すると［＿］（アンダーバー）が選択される。操作キー１００３を押下すると［ ］（スペース）が選択される。図示する例では［＿］（アンダーバー）が選択されていることが分かる。

また、ＭＦＰ１０１のユーザは、チェックボックス１０１３乃至１０１５を用いて、上述した３つの情報の並び順を指定することができる。チェックボックス１０１３をチェックすると、［登録名称］、［ＦＡＸ番号］、［日時］の並び順で３つの種別の情報が組み合わされたファイル名が設定される。例えば、登録名称が「ＡＢＣ商事」、ＦＡＸ番号が「０３１１１１２２２２」、日時が「２０１３年０１月０１日１２時１５分１０秒」である場合、「ＡＢＣ商事＿０３１１１１２２２２＿２０１３０１０１１２１５１０．ｐｄｆ」というファイル名が設定される。

チェックボックス１０１４をチェックすると、［日時］、［登録名称］、［ＦＡＸ番号］の並び順で３つの種別の情報が組み合わされたファイル名が設定される。チェックボックス１０１５をチェックすると、［ＦＡＸ番号］、［登録名称］、［日時］の並び順で３つの種別の情報が組み合わされたファイル名が設定される。なお、ここでは全ての並び順を候補としていない（一部の並び順のみを候補としている）が、全ての並び順を候補として表示してもよい。

Ｓ７０８では、アプリケーション転送部５２１は、［キャンセル］キー１０２１が押下されたか否かを判定する。アプリケーション転送部５２１は、［キャンセル］キー１０２１が押下されたと判定すると、Ｓ７０１に戻り、ステータス表示画面８００を表示する。アプリケーション転送部５２１は、［キャンセル］キー１０２１が押下されていないとＳ７０９に進み、［戻る］キー１０２２が押下されたか否かを判定する。アプリケーション転送部５２１は、［戻る］キー１０２２が押下されたと判定すると、Ｓ７０３に戻り、ファイルサーバ設定画面９００を表示する。アプリケーション転送部５２１は、［戻る］キー１０２２が押下されていないとＳ７１０に進み、［次へ］キー１０２３が押下されたか否かを判定する。アプリケーション転送部５２１は、［次へ］キー１０２３が押下されたと判定すると、Ｓ７１１に進む。［次へ］キー１０２３が押下されていないとＳ７０８に戻る。

Ｓ７１１では、アプリケーション転送部５２１は、ファイル名設定画面１０００を介して指定された内容をＨＤＤ２１４に保存する。続くＳ７１２では、アプリケーション転送部５２１は、操作部２２０にフォルダパス設定画面１１００（図１１）を表示する。ＭＦＰ１０１のユーザは、フォルダパス設定画面１１００を介して、画像データの格納先となるフォルダを特定するためのフォルダパスの設定規則を指定する。本画面で、ユーザは、フォルダ内の下位のフォルダ（サブフォルダ）を設定できる。

チェックボックス１１０１をチェックすると、選択欄１１１１乃至１１１２で指定されるフォルダに画像データが格納されるようになり、チェックしないとファイルサーバ設定画面９００のフォルダパス９０２が示す領域に画像データが格納されることになる。

選択欄１１１１では、第１階層（２つの階層のうち上位の階層）のフォルダ名として使用する情報の種別を指定する。ＭＦＰ１０１のユーザは、プルダウンメニューによって提示される［登録月］、［登録日］、の候補から情報の種別を選択する。［登録月］とは、画像データの受信月である。［登録日］とは、画像データの受信日である。なお、いずれの種別も選択しないままとすることも可能であり、この場合はファイルサーバ設定画面９００のフォルダパス９０２で指定された領域に画像データが格納されることになる。

選択欄１１１２では、第２階層（２つの階層のうち下位の階層）のフォルダ名として使用する情報の種別を指定する。ＭＦＰ１０１のユーザは、第１階層と同様に、プルダウンメニューによって提示される［登録日］を選択する。なお、いずれの種別も選択しないままとすることも可能であり、この場合は選択欄１１１１で指定したフォルダ内に画像データが格納されることになる。

表示欄１１１４には、選択欄１１１１乃至１１１２での階層毎の選択に従った各種情報の並び順が示される。図示する例では、第１階層のフォルダ名が［登録月］、第２階層のフォルダ名が［登録日］となっていることが分かる。表示欄１１１４で示されたフォルダパスを、ファイルサーバ設定画面９００のフォルダパス９０２で指定された文字列の後ろに付けることで、正式なフォルダパスが完成する。例えば、登録月が「２０１３年０１月」、登録日が「２０１３年１月１日」である場合、「ｒｏｏｔ／２０１３年０１月／２０１３年０１月０１日」というフォルダパスが設定される。

Ｓ７１３では、アプリケーション転送部５２１は、［キャンセル］キー１１２１が押下されたか否かを判定する。［キャンセル］キー１１２１が押下されたと判定すると、Ｓ７０１に戻り、ステータス表示画面８００を表示する。アプリケーション転送部５２１は、［キャンセル］キー１１２１が押下されていないとＳ７１４に進み、［戻る］キー１１２２が押下されたか否かを判定する。アプリケーション転送部５２１は、［戻る］キー１１２２が押下されたと判定すると、Ｓ７０７に戻り、ファイル名設定画面１０００を表示する。アプリケーション転送部５２１は、［戻る］キー１１２２が押下されていないとＳ７１５に進み、［次へ］キー１１２３が押下されたか否かを判定する。アプリケーション転送部５２１は、［次へ］キー１１２３が押下されたと判定すると、Ｓ７１６に進む。アプリケーション転送部５２１は、［次へ］キー１１２３が押下されていないとＳ７１３に戻る。

Ｓ７１６では、アプリケーション転送部５２１は、フォルダパス設定画面１１００を介して指定された内容をＨＤＤ２１４に保存する。続くＳ７１７では、アプリケーション転送部５２１は、操作部２２０にテスト送信画面１２００（図１２）を表示する。ＭＦＰ１０１のユーザは、テスト送信画面１２００を介して、ファイルサーバ１０２へのテスト送信を行うことができる。

ＦＡＸ番号１２０１には、テスト送信に用いる任意の送信元ＦＡＸ番号を入力する。また、受信日時１２０２には、テスト送信に用いる任意の受信日時を入力する。なお、図７では省略しているが、［設定確認］キー１２１１を押下すると、ＦＡＸ番号１２０１及び受信日時１２０２と図９乃至図１１の画面を介した設定に基づいて、どのようなファイル名でどのフォルダに画像データが格納されるかが表示される。これにより、ユーザは設定の内容を確認することができる。

Ｓ７１８では、アプリケーション転送部５２１は、［テスト送信］キー１２１２が押下されたか否かを判定する。アプリケーション転送部５２１は、［テスト送信］キー１２１２が押下されたと判定すると、Ｓ７１９に進み、［テスト送信］キー１２１２が押下されていないとＳ７２０に進む。

Ｓ７１９では、アプリケーション転送部５２１は、ＦＡＸ番号１２０１及び受信日時１２０２の内容と、図９乃至図１１の画面で設定した内容に基づいてテスト送信を実行する。テスト送信では、予め追加アプリケーション内（ＨＤＤ２１４内）に保持されているテスト用画像データが実際にファイルサーバ１０２に送信される。ユーザは、テスト送信を実行することにより、ファイルサーバ１０２のフォルダに正常に画像データが格納されることを確認することができる。なお、テスト送信実行後、テスト送信の結果を示す画面を表示するようにしても良い。

Ｓ７２０では、アプリケーション転送部５２１は、［キャンセル］キー１２２１が押下されたか否かを判定する。［キャンセル］キー１２２１が押下されたと判定すると、Ｓ７０１に戻り、ステータス表示画面８００を表示する。アプリケーション転送部５２１は、［キャンセル］キー１２２１が押下されていないとＳ７２１に進み、［戻る］キー１２２２が押下されたか否かを判定する。アプリケーション転送部５２１は、［戻る］キー１２２２が押下されたと判定すると、Ｓ７１２に戻り、フォルダパス設定画面１１００を表示する。［戻る］キー１２２２が押下されていないとＳ７２２に進み、［ＯＫ］キー１２２３が押下されたか否かを判定する。アプリケーション転送部５２１は、［ＯＫ］キー１２２３が押下されたと判定するとＳ７２３に進む。アプリケーション転送部５２１は、［ＯＫ］キー１２２３が押下されていないとＳ７１８に戻る。

Ｓ７２３では、アプリケーション転送部５２１は、画像データの格納先の設定に変更があるかどうかを判定する。具体的には、後述する図１４で示す設定情報に新たな格納先の領域を示すフォルダパスが記載されている場合に、アプリケーション転送部５２１は、画像データの格納先の設定に変更があると判定する。画像データの格納先に変更がある場合はＳ７２４に進む。格納先に変更がない場合はＳ７２５に進む。

Ｓ７２４では、アプリケーション転送部５２１は、変更前の格納先にある設定情報に変更後の格納先の領域を特定する情報を追記する。

Ｓ７２５では、アプリケーション転送部５２１は、フォルダパス９０２配下にＳ７１６で設定したフォルダパスの設定情報を格納する。

図１３は、図７のフローチャートに従って設定された転送設定１３００を示す図である。転送設定１３００は、ＣＳＶまたはＸＭＬのフォーマットでＨＤＤ２１４に格納されるものとするが、他のフォーマットであっても構わない。

行１３０１には、ファイルサーバ設定画面９００のホスト名９０１で入力されたファイルサーバ１０２のホスト名が記述される。行１３０２には、ファイルサーバ設定画面９００のフォルダパス９０２で入力されたフォルダパスの起点が記述される。行１３０３には、ファイルサーバ設定画面９００のユーザ名９０３で入力されたファイルサーバ１０２にログインするためのユーザ名が記述される。行１３０４には、ファイルサーバ設定画面９００のパスワード９０４で入力されたファイルサーバ１０２にログインするためのパスワードが記述される。

行１３０５には、ファイル名設定画面１０００で設定されたファイル名の設定規則が記述される。図示する例では、［登録名称］、［ＦＡＸ番号］、［日時］の並び順で、［＿］（アンダーバー）のセパレーターを用いてファイル名が設定されるようになっている。行１３０６には、フォルダパス設定画面１１００で設定されたフォルダパスの設定規則が記述される。図示する例では、［登録月］、［登録日］の並び順でフォルダパスが設定されるようになっている。

図１４は、図７のフローチャートに従って設定されたＳ７２４で更新及びＳ７２５で作成される設定情報の例を示す図である。これら設定情報はＣＳＶまたはＸＭＬのフォーマットで格納する。フォーマットに関しては他のフォーマットでも構わない。

行１４０１は、設定情報ファイルのバージョンが記述される。行１４０２は、フォルダパス設定画面１１００で設定されたフォルダパスの設定規則が記述される。図示する例では、［登録月］、［登録日］の並び順でフォルダパスが設定されるようになっている。

Ｓ７２４で更新される設定情報に限り、行１４０３の記述が追記されている。

行１４０３は、Ｓ７２４で更新を行った場合にのみ記述されるパス情報で、Ｓ７２４の処理の後に新しく格納される設定情報や画像データの転送先となる格納領域（サブフォルダ）を含むようなフォルダの位置情報を示すフォルダパスが記述される。ここで、新しく設定されるフォルダは、変更前のデータ格納先が存在するファイルサーバ１０２内に存在してもよいし、また、ファイルサーバ１０２とは異なるサーバ内に存在してもよい。なお、行１４０３には、新しく設定された設定情報ファイルの位置情報を示すパスが記載されてもよい。

図１５は、アドレス帳記憶部５１４に記憶されているアドレス帳１５００の内容を示す図である。宛先ＩＤ１５０１は、アドレス帳１５００に登録されている各宛先を一意に示すＩＤである。名称１５０２は、アドレス帳１５００に登録されている各宛先の名称である。ＦＡＸ番号１５０３は、アドレス帳１５００に登録されている各宛先のＦＡＸ番号である。

スキャナ２２２で読み取った画像データをＭＦＰ１０１からＰＳＴＮ１１０を介してファクシミリ送信する場合には、アドレス帳１５００を参照することにより宛先指定の手間を省くことができる。なお、アドレス帳１５００には、ファクシミリ送信の宛先だけでなく電子メールの宛先やファイル送信（ＦＴＰ、ＳＭＢ、ＷｅｂＤＡＶ）の宛先などが登録されていても良い。

図１６乃至図１８は、ＭＦＰ１０１がファクシミリ受信した画像データをファイルサーバ１０２に転送する動作を説明するフローチャートである。図１６乃至図１８のフローチャートに示す各動作（ステップ）は、ＭＦＰ１０１のＣＰＵ２１１がＨＤＤ２１４に記憶された制御プログラムを実行することにより実現される。

Ｓ１６０１では、ＦＡＸ受信部５１１が画像データをファクシミリ受信する。Ｓ１６０２では、転送部５１２が画像データをアプリケーション受信部５２２にＦＴＰで内部転送する。Ｓ１６０３では、アプリケーション転送部５２１が、画像データとともに転送されてきた制御ファイルから、送信元のＦＡＸ番号と受信日時を取得する。

Ｓ１６０４では、アプリケーション転送部５２１が、転送設定１３００に含まれるファイルサーバ設定を取得する。Ｓ１６０５では、アプリケーション転送部５２１が画像データに設定するファイル名を作成する。Ｓ１６０６では、アプリケーション転送部５２１が、画像データの格納先を特定するためのフォルダパスを作成する。

Ｓ１６０７では、アプリケーション転送部５２１がファイルサーバ１０２にアクセスする。このとき、Ｓ１６０４で取得したファイルサーバ設定に含まれるユーザ名とパスワードをファイルサーバ１０２に送信し、ファイルサーバ１０２による認証の結果を受信する。Ｓ１６０８では、アプリケーション転送部５２１が、認証が成功したか（ファイルサーバ１０２にログインできたか）否かを判定し、認証が成功した場合はＳ１６０９に進み、認証が失敗した場合は処理を終了する。

Ｓ１６０９では、アプリケーション転送部５２１が、Ｓ１６０６で作成したフォルダパスが示すフォルダが存在するか否かを確認する（ファイルサーバ１０２に問い合わせる）。Ｓ１６１０では、アプリケーション転送部５２１が、該当するフォルダが存在するか否かを判定する。該当するフォルダが存在する場合はＳ１６１２に進み、存在しない場合はＳ１６１１に進む。

Ｓ１６１１では、アプリケーション転送部５２１が、Ｓ１６０６で作成したフォルダパスが示すフォルダを作成するようにファイルサーバ１０２に対して要求する。Ｓ１６１２では、アプリケーション転送部５２１が、画像データをファイルサーバ１０２に外部転送し、Ｓ１６０６で作成したフォルダパスが示すフォルダ（格納領域）に格納する。

図１７は、図１６のＳ１６０５の処理を詳細に説明するフローチャートである。Ｓ１７０１では、アプリケーション転送部５２１が、転送設定１３００に含まれるファイル名設定を取得する。Ｓ１７０２では、アプリケーション転送部５２１が、送信元のＦＡＸ番号に対応付けて登録されている名称をアドレス帳記憶部５１４に問い合わせる。

Ｓ１７０３では、アプリケーション転送部５２１が、アドレス帳記憶部５１４からの登録名称の取得が成功したか否かを判定する。登録名称の取得が成功したと判定した場合はＳ１７０４に進み、アプリケーション転送部５２１が、取得した登録名称をファイル名の一部として設定する。登録名称の取得が失敗したと判定した場合（例えば、送信元のＦＡＸ番号がアドレス帳に登録されていなかった場合）は、Ｓ１７０５に進み、アプリケーション転送部５２１が、デフォルト名称をファイル名の一部として設定する。デフォルト名称とは、例えば「該当なし」という文字列である。

Ｓ１７０６では、アプリケーション転送部５２１が、Ｓ１６０３で取得したＦＡＸ番号をファイル名の一部として設定する。Ｓ１７０７では、アプリケーション転送部５２１が、Ｓ１６０３で取得した受信日時をファイル名の一部として設定する。なお、Ｓ１７０４乃至Ｓ１７０７の設定は、Ｓ１７０１で取得したファイル名設定の内容に従って行われる。

図１８は、図１６のＳ１６０６の処理を詳細に説明するフローチャートである。Ｓ１８０１では、アプリケーション転送部５２１が、転送設定１３００に含まれるフォルダパス設定を取得する。Ｓ１８０２では、アプリケーション転送部５２１が、送信元のＦＡＸ番号に対応付けて登録されている名称をアドレス帳記憶部５１４に問い合わせる。なお、図１７のＳ１７０２で既に登録名称を取得済みの場合は、Ｓ１８０２の処理は省略しても良い。

Ｓ１８０３では、アプリケーション転送部５２１が、アドレス帳記憶部５１４からの登録名称の取得が成功したか否かを判定する。登録名称の取得が成功したと判定した場合はＳ１８０４に進み、アプリケーション転送部５２１が、取得した登録名称をフォルダパスの一部として設定する。登録名称の取得が失敗したと判定した場合（例えば、送信元のＦＡＸ番号がアドレス帳に登録されていなかった場合）は、Ｓ１８０５に進み、アプリケーション転送部５２１が、デフォルト名称をフォルダパスの一部として設定する。デフォルト名称とは、例えば「該当なし」という文字列である。

Ｓ１８０６では、アプリケーション転送部５２１が、Ｓ１６０３で取得したＦＡＸ番号をフォルダパスの一部として設定する。Ｓ１８０７では、アプリケーション転送部５２１が、Ｓ１６０３で取得した受信日をフォルダパスの一部として設定する。なお、Ｓ１８０４乃至Ｓ１８０７の設定は、Ｓ１８０１で取得したフォルダパス設定の内容に従って行われる。

これにより、受信した画像データを複数のフォルダに振り分けて格納することが可能となる。

次に振り分けて格納された画像データを監視するための手段について説明する。

図１９は文書管理アプリケーション６１０がファイルサーバ１０２に転送されてきた画像データを監視するための設定動作を説明するフローチャートである。図１９のフローチャートに示す各動作（ステップ）は、ＰＣ１０３のＣＰＵ４１１がＨＤＤ４１４に記憶された制御プログラムを実行することにより実現される。本処理は、例えば、数分といった時間間隔で定期的に実行される処理である。なお、文書管理アプリケーションは、フォルダを監視する処理のみを数分おきに実行して、例えば数時間おきに設定情報ファイルを確認するようにしてもよい。

Ｓ１９０２では、その時点で指定されている監視フォルダパスに設定情報１４００が格納されているかどうかを確認する。設定情報１４００が格納されていると判定するとＳ１９０３に進み、格納されていないとＳ１９０４に進む。

監視フォルダパスは、文書管理アプリケーション６１０の画面を介して手動で設定したり、後述するＳ１９０５の処理に従い設定されたりする。

ここで、ディスプレイ４１６に表示される文書管理アプリケーション６１０（図２０）で、監視対象としたいフォルダ（監視フォルダパス）を手動で指定する例を説明する。

図２０は、文書管理アプリケーション６１０の画面を示す図である。メニュー２００１は、フォルダまたは、画像データに対する操作の実行コマンドを一覧表示し、実行することを可能とする。アドレスバー２００２は、現在参照しているフォルダのパスを表示する。直接フォルダのパスを入力することで、指定されたパスのフォルダに含まれる画像データがファイルリストビュー２００５に一覧表示される。ツールバー２００３には、メニュー２００１で実行可能な操作に対応するショートカットボタンが表示される。ナビゲーションペイン２００４は、登録しているライブラリーの一覧と現在参照中のフォルダの位置を表示する。ライブラリーは、複数登録することができ、登録するライブラリー単位でファイルサーバを変更することが可能である。なお、ライブラリーとフォルダの関係は、ライブラリーが上位の階層でそのライブラリー階層の下の階層にフォルダが存在する。アウトプットバー２００６は、登録されているボタンを押下することでボタンに関連付けられているアクションをファイルリストビュー２００５で選択している画像データに対して実行可能である。図示する例では、「ｆｉｌｅ：／／／ｓｈａｒｅｄｓｅｒｖｅｒ」をライブラリーとして登録し、Ｓ７２５で設定情報を格納したフォルダ「ｆｉｌｅ：／／／ｓｈａｒｅｄｓｅｒｖｅｒ／ｒｏｏｔ」を参照している例である。このフォルダ「ｆｉｌｅ：／／／ｓｈａｒｅｄｓｅｒｖｅｒ／ｒｏｏｔ」を選択し、メニュー２００１またはツールバー２００３で、フォルダの監視を実行する。監視対象のフォルダに格納された画像データは新着通知ウィンドウ２００７で一覧表示される。

図１９の説明に戻る。Ｓ１９０４では、監視フォルダパスで示すフォルダの監視を行う。この監視により、当該フォルダに格納された画像データの一覧を表示することができる。

Ｓ１９０３では、フォルダ監視部６１２は、設定情報１４００の内容を確認する。Ｓ１９０５では、フォルダ監視部６１２は、行１４０３の設定を確認し、監視する対象のフォルダを決定する処理である。

Ｓ１９０６では、フォルダ監視部６１２が、監視フォルダパスにおける設定情報１４００の行１４０２を確認する。Ｓ１９０７では、フォルダ監視部６１２がＰＣ１０３の現在日付を取得する。例えば後述する例では、取得した日付は２０１３年０１月０１日とする。Ｓ１９０８では、フォルダ監視部６１２が、Ｓ１９０６で取得した行１４０２の設定値を判定する。設定値が、［登録月］￥［登録日］である場合はＳ１９０９に進む。設定値が、［登録月］である場合はＳ１９１０に進む。設定値が、［登録日］である場合はＳ１９１１に進む。設定値が、ない場合はＳ１９１２に進む。Ｓ１９０９乃至Ｓ１９１２では、フォルダ監視部６１２が、監視対象となるフォルダのパスを生成する。パスの生成方法は、Ｓ１９０７で取得した現在日付を元に設定値は実際のフォルダ名にして監視対象となるフォルダパスを生成する。

例えば、Ｓ１９０９では、設定情報があるフォルダパスと転送設定の命名規則を連結し、「ｆｉｌｅ：／／／ｓｈａｒｅｄｓｅｒｖｅｒ／ｒｏｏｔ／２０１３年０１月／２０１３年０１月０１日」を監視対象のフォルダパスとする。Ｓ１９１０では、フォルダ監視部６１２が「ｆｉｌｅ：／／／ｓｈａｒｅｄｓｅｒｖｅｒ／ｒｏｏｔ／２０１３年０１月」を監視対象のフォルダパスとする。Ｓ１９１１では、フォルダ監視部６１２が「ｆｉｌｅ：／／／ｓｈａｒｅｄｓｅｒｖｅｒ／ｒｏｏｔ／２０１３年０１月０１日」を監視対象のフォルダパスとする。Ｓ１９１２では、「ｆｉｌｅ：／／／ｓｈａｒｅｄｓｅｒｖｅｒ／ｒｏｏｔ」を監視対象のフォルダパスとする。この時、Ｓ１９０７で取得した日時より任意の日付分前のフォルダを監視対象として追加してもよい。

Ｓ１９１３では、Ｓ１９０９乃至Ｓ１９１２で決めた監視対象のフォルダパスに対応するフォルダの監視を行う。この監視により、当該フォルダに格納された画像データの一覧を表示することができる。この監視対象となるフォルダパスは、日付が変わる毎にＳ１９０９乃至Ｓ１９１２の規則に従い、変更されていく。

図２１は、図１９のＳ１９０５の処理を詳細に説明するフローチャートである。Ｓ２１０１では、その時点で監視フォルダパスにおける設定情報１４００に、行１４０３で示す設定が存在するか否かを確認する。設定がある場合は、Ｓ２１０２に進む。設定が無い場合はＳ２１０４に進む。

Ｓ２１０２では、行１４０３に記載されている情報からパス情報を取得する。例えば、設定情報１４００の行１４０３に図示されている例では、Ｃｈａｎｇｅｄｐａｔｈ，以降に記載されている情報「ｆｉｌｅ：／／ｘｘｘ．ｙｙｙ．ｚｚｚ／ｆｏｌｄｅｒ」をフォルダパスとして取得する。

Ｓ２１０３では、Ｓ２１０２で取得したフォルパスにアクセス可能かどうかを判定する。アクセスできる場合は、Ｓ２１０５に進む。アクセスできない場合はＳ２１０７に進む。Ｓ２１０５では、取得したフォルダパスを監視フォルダパスとして、再度Ｓ２１０１乃至Ｓ２１０７の確認を行う。

Ｓ２１０４では、その時点で監視フォルダパスを用いてアクセスしたフォルダが文書管理アプリケーション６１０のライブラリーとして登録しているかどうかを判定する。登録している場合は、Ｓ２１０６に進む。登録していない場合は、Ｓ２１０７に進む。Ｓ２１０６では、現在参照しているフォルダにある設定情報１４００の情報を利用して図１９のフローに従い、監視対象のフォルダを決定する。

Ｓ２１０７では、アクセスできなかったとしてアクセスできなかった旨のメッセージボックスまたは通知ウィンドウを表示する。

本実施例により、データが格納されるフォルダが追加アプリケーションによって変更された場合でも、文書管理アプリケーションは、追加アプリケーションにより文書データが転送されるフォルダを監視対象とすることが可能となる。

（実施例２）
次に本発明の第２の実施形態について説明する。第１の実施形態で説明したフローチャートＳ２１０４でライブラリーとして登録されていない場合、文書管理アプリケーション６１０は、アクセス不可として監視対象外としてしまう。これを回避するためにアクセス可能な場合は、ライブラリーとして登録し、監視対象とすることを可能とする手段について図２２を用いて説明する。尚、その他の構成については、第１の実施形態で説明したものと同様であるため説明は省略する。

Ｓ２１０１では、設定情報１４００の行１４０３を確認する。設定がある場合は、設定されているフォルダパスを取得し（Ｓ２１０２）、フォルダパスにアクセス可能か確認する（Ｓ２１０３）。アクセス可能な場合、取得したフォルダのパスを監視対象として（Ｓ２１０５）、再びＳ２１０１乃至Ｓ２１０５を繰り返し、設定情報１４００の行１４０３の記載が無くなるまで確認する。設定情報１４００の行１４０３の記載が無い場合、Ｓ２２０１で、Ｓ２１０１乃至Ｓ２１０５で決定した監視対象のフォルダが文書管理アプリケーション６１０のライブラリーとして登録されているかどうかを確認する。ライブラリーとして登録されている場合は、Ｓ２１０４に進む。ライブラリーとして登録されていない場合は、Ｓ２２０２に進む。Ｓ２２０２では、ライブラリーとして登録されていないフォルダをライブラリーとして登録し、文書管理アプリケーション６１０が参照可能な状態にする。

本実施例により、ライブラリーとして登録されていないフォルダに対しても文書管理アプリケーション６１０が参照することが可能となり、フォルダを監視することが可能となる。

（実施例３）
次に本発明の第３の実施形態について説明する。Ｓ１９０７で取得した日時より任意の日付分前のフォルダを監視対象として追加している場合において、数日間は特定のフォルダを転送先としてそのフォルダを監視した後に転送先を変更する。すると、文書管理アプリケーション６１０は起動していない状態もあるため、監視すべきフォルダの変更に気付けないおそれがある。定期的に設定情報を参照することで変更に気付いたとしても、その間隔が長い場合、以前の転送先と新しい転送先のいずれに画像データが転送されたか判断できない場合がある。このような場合において、一度設定した後に転送先を変更した場合においては、以前に設定した場所についても監視対象としてフォルダを監視しつつ、新しい転送先も監視することで監視漏れがないようにする手段について図２３を用いて説明する。尚、その他の構成については、第１の実施形態で説明したものと同様であるため説明は省略する。

Ｓ２３０１で、設定情報１４００を確認し、行１４０３に変更されたパスの記載があるかどうかを確認する。Ｓ２３０２で、設定変更が行われた場合は、Ｓ２３０３へ進み、設定変更が行われていない場合は終了する。Ｓ２３０３では、ＰＣ１０３の現在日時を取得する。Ｓ２３０４では、Ｓ２３０１で確認するより以前に監視していたフォルダを取得する。Ｓ２３０５では、Ｓ２３０４で取得したフォルダがＳ２３０３で取得した日時より以前の日付であるという所定の条件を満たすかどうかを確認する。Ｓ２３０５では、以前の日付がある場合、Ｓ２３０６に進む。ない場合は終了する。Ｓ２３０６では、差分がある日付が何日分あるかを抽出する。Ｓ２３０７では、変更前のフォルダにおいてＳ２３０６で取得した分の日付のフォルダを監視対象とする。Ｓ２３０８では、変更後のフォルダにおいてＳ２３０６で取得した分の日付のフォルダを監視する。

例えば、監視対象のフォルダが「ｆｉｌｅ：／／／ｓｈａｒｅｄｓｅｒｖｅｒ／ｒｏｏｔ／」で２０１３年０１月０３日まで監視を行っていて、次に文書管理アプリケーション６１０を実行した日付が２０１３年０１月０６日だったとする。この時、Ｓ２３０１で、設定情報１４００の行１４０３を参照すると「ｆｉｌｅ：／／／ｘｘｘ．ｙｙｙ．ｚｚｚ／ｆｏｌｄｅｒ」と記載されていたとする。この場合、Ｓ２３０２で、設定変更が行われたと判断される。Ｓ２３０３では、ＰＣの日付を取得すると２０１３年０１月０６日が取得される。Ｓ２３０４では、２０１３年０１月０３日まで監視していたことを確認する。Ｓ２３０４では、日付に差分があるとして、差分を抽出する。２０１３年０１月０４日と２０１３年の０１月０５日が変更前の「ｆｉｌｅ：／／／ｓｈａｒｅｄｓｅｒｖｅｒ／ｒｏｏｔ／」にあるのか「ｆｉｌｅ：／／／ｘｘｘ．ｙｙｙ．ｚｚｚ／ｆｏｌｄｅｒ」にあるのか不明な状態であることを確認できる。Ｓ２３０７では、変更前の「ｆｉｌｅ：／／／ｓｈａｒｅｄｓｅｒｖｅｒ／ｒｏｏｔ／」のフォルダを監視する。そのために「ｆｉｌｅ：／／／ｓｈａｒｅｄｓｅｒｖｅｒ／ｒｏｏｔ／２０１３年０１月／２０１３年０１月０４日」と「ｆｉｌｅ：／／／ｓｈａｒｅｄｓｅｒｖｅｒ／ｒｏｏｔ／２０１３年０１月／２０１３年０１月０５日」を監視対象とする。一方でＳ２３０８では、変更後の「ｆｉｌｅ：／／／ｘｘｘ．ｙｙｙ．ｚｚｚ／ｆｏｌｄｅｒ」のフォルダも監視する。そのために「ｆｉｌｅ：／／／ｘｘｘ．ｙｙｙ．ｚｚｚ／ｆｏｌｄｅｒ／２０１３年０１月／２０１３年０１月０４日」と「ｆｉｌｅ：／／／ｘｘｘ．ｙｙｙ．ｚｚｚ／ｆｏｌｄｅｒ／２０１３年０１月／２０１３年０１月０５日」を監視対象とする。

本実施例により、変更を検知する間の空白の日付分を両方監視することで、監視対象からの漏れを防ぐことを可能とする。

（他の実施例）
本発明は、上述した実施形態を適宜組み合わせることにより構成された装置あるいはシステムやその方法も含まれるものとする。

ここで、本発明は、上述した実施形態の機能を実現する１つ以上のソフトウェア（プログラム）を実行する主体となる装置あるいはシステムである。また、その装置あるいはシステムで実行される上述した実施形態を実現するための方法も本発明の１つである。また、そのプログラムは、ネットワークまたは各種記憶媒体を介してシステムあるいは装置に供給され、そのシステムあるいは装置の１つ以上のコンピューター（ＣＰＵやＭＰＵ等）によりそのプログラムが読み出され、実行される。つまり、本発明の１つとして、さらにそのプログラム自体、あるいは当該プログラムを格納したコンピューターにより読み取り可能な各種記憶媒体も含むものとする。また、上述した実施形態の機能を実現する回路（例えば、ＡＳＩＣ）によっても、本発明は実現可能である。

１０１ ＭＦＰ
１０３ ＰＣ
５２１ アプリケーション転送部
５２２ アプリケーション受信部
６１２ フォルダ監視部

Claims (7)

1. データを管理するサーバと通信可能な画像形成装置と、前記サーバと通信可能な情報処理装置とを含むデータ管理システムであって、
   前記画像形成装置は、
   データを受信する受信手段と、
   前記受信手段が受信したデータを前記サーバにおける格納領域に格納するための設定を行う設定手段と、
   前記設定手段による設定を示す情報を前記サーバにおける第１の領域に登録する登録手段と、
   前記設定手段の設定に従う格納領域に、前記受信手段が受信したデータを格納する格納手段と、を有し、
   前記情報処理装置は、
   前記登録手段により登録された前記設定を示す情報を前記第１の領域から取得する取得手段と、
   前記取得手段が取得した設定を示す情報に従う格納領域を監視する監視手段と、
   を有し、
   前記登録手段は、前記設定手段による新たな設定を示す情報が第２の領域に格納される場合に、当該第２の領域を特定するための情報を前記第１の領域に登録し、
   前記取得手段は、前記第１の領域から取得した前記第２の領域を特定するための情報を用いて特定した第２の領域から、前記新たな設定を示す情報を取得し、
   前記監視手段は、前記取得手段が前記第２の領域から取得した、前記新たな設定を示す情報に従う格納領域を監視することを特徴とするデータ管理システム。
2. 前記監視手段は、所定の条件を満たす場合に、前記取得手段が前記第１の領域から取得した前記設定を示す情報に従う格納領域と、前記取得手段が前記第２の領域から取得した前記設定を示す情報に従う格納領域とを監視することを特徴とする請求項１に記載の管理システム。
3. 前記監視手段が監視する格納領域に新規にデータが格納されたことを通知する第１の通知手段を有することを特徴とする請求項１または２に記載のデータ管理システム。
4. 前記情報処理装置は、前記第２の領域が参照可能な領域であるか否かを判定する判定手段と、
   前記判定手段により前記第２の領域が参照可能な領域でないと判定された場合に、前記第２の領域が参照可能な領域でないことをユーザに通知する第２の通知手段とを有することを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載のデータ管理システム。
5. 前記第２の領域は、前記第１の領域が存在するサーバとは異なる別のサーバ内に存在することを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載のデータ管理システム。
6. 前記画像形成装置は、ファクシミリ通信のための機能を備えており、
   前記受信手段は、前記機能によりファクシミリ通信でデータを受信することを特徴とする請求項１乃至５のいずれか１項に記載のデータ管理システム。
7. データを管理するサーバと通信可能な画像形成装置と、前記サーバと通信可能な情報処理装置とを含むデータ管理システムの制御方法であって、
   前記画像形成装置は、
   データを受信する受信工程と、
   前記受信工程で受信したデータを前記サーバにおける格納領域に格納するための設定を行う設定工程と、
   前記設定工程での設定を示す情報を前記サーバにおける第１の領域に登録する登録工程と、
   前記設定工程での設定に従う格納領域に、前記受信工程で受信したデータを格納する格納工程と、を有し、
   前記情報処理装置は、
   前記登録工程で登録された前記設定を示す情報を前記第１の領域から取得する取得工程と、
   前記取得工程で取得した設定を示す情報に従う格納領域を監視する監視工程と、
   を有し、
   前記登録工程では、前記設定工程での新たな設定を示す情報が第２の領域に格納される場合に、当該第２の領域を特定するための情報が前記第１の領域に登録され、
   前記取得工程では、前記第１の領域から取得した前記第２の領域を特定するための情報を用いて特定した第２の領域から、前記新たな設定を示す情報が取得され、
   前記監視工程では、前記取得工程で前記第２の領域から取得した、前記新たな設定を示す情報に従う格納領域が監視されることを特徴とする制御方法。

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