JP6361774B1 - スケジュール管理システムおよびスケジュール管理方法 - Google Patents

Abstract

【課題】ユーザの利便性を向上させたスケジュール管理技術を提供する。【解決手段】グループウェアサーバ１は、管理対象のスケジュールデータ毎に、スケジュールデータにより特定されるイベントの通知タイミングの到来を監視するとともに、このイベントの参加予定者各々の参加可否状況を示す参加可否管理データを公開する。また、グループウェアサーバ１は、主装置２と連携し、通知タイミングが到来したイベントの参加予定者各々に割り当てられた内線電話機４に、このイベントの開催を通知する。そして、主装置２を介してこれらの内線電話機４からイベントへの参加可否を取得し、取得した参加可否に基づいて、このイベントの参加予定者各々の参加可否状況を示す参加可否管理データを更新する。【選択図】図１

Description

本発明は、スケジュール管理技術に関し、特に、スケジュール管理装置と主装置とが連携して、主装置が収容する電話機に、スケジュール管理されたイベントの開催を通知するスケジュール管理技術に関する。

特許文献１には、内線電話機を収容する主装置とスケジュール管理装置とを結合して構成し、スケジュール管理装置におけるスケジュール管理の成果を内線電話機が享受できるようにした電話システムが開示されている。

この電話システムにおいて、スケジュール管理装置は、主装置が収容する内線電話機に対応して登録されたスケジュールデータを監視しており、スケジュールデータの通知タイミングの到来を検知すると、スケジュールデータにより管理されるイベントに関する情報およびこのスケジュールデータに対応する内線電話機の識別情報を主装置に送出する。これを受けて、主装置は、スケジュール管理装置より受信した識別情報により特定される内線電話機を呼出し、その表示部にスケジュール管理装置より受信した情報を表示させる。

この電話システムによれば、通知タイミングが到来したスケジュールデータに対応する内線電話機を呼び出して、この内線電話機に、スケジュールデータに含まれる情報を表示させるので、ユーザが予定の時刻に気付かずにやり過ごしてしまうことを防ぐことができる。

特開平７−１５５２１号公報

ところで、スケジュールデータによって管理されるイベントには、打合せ、商談、講義等、複数のユーザが参加することを前提とするイベントがある。このようなイベントでは、イベントの参加予定者各々が他の参加予定者を確認したい場合がある。しかし、特許文献１に記載の電話システムは、通知タイミングが到来したスケジュールデータを内線電話機のユーザに通知するのみであり、この点を何ら考慮していない。

本発明は上記事情に鑑みてなされたものであり、本発明の目的は、ユーザの利便性を向上させたスケジュール管理技術を提供することにある。

上記課題を解決するために、本発明において、スジュール管理装置は、管理対象のスケジュールデータ毎に、スケジュールデータにより特定されるイベントの通知タイミングの到来を監視するとともに、このイベントの参加予定者各々の参加可否状況を示す参加可否管理データを公開する。また、スジュール管理装置は、主装置と連携し、通知タイミングが到来したイベントの参加予定者に割り当てられた電話機に、このイベントの開催を通知する。そして、主装置を介してこの電話機からイベントへの参加可否を取得し、取得した参加可否に基づいて、このイベントの参加予定者各々の参加可否状況を示す参加可否管理データを更新する。

例えば、本発明は、
電話機を収容する主装置と、前記主装置と連携するスケジュール管理装置と、を有するスケジュール管理システムであって、
前記スケジュール管理装置は、
イベント内容、参加予定者、および通知タイミングを含むスケジュールデータを記憶するスケジュールデータ記憶手段と、
前記スケジュールデータ記憶手段に記憶されているスケジュールデータ毎に、前記イベント内容が表すイベントへの前記参加予定者各々の参加可否状況を示す参加可否管理データを、前記スケジュール管理装置が接続されたネットワークに公開する参加可否管理データ公開手段と、
前記スケジュールデータ記憶手段に記憶されているスケジュールデータ各々の通知タイミングの到来を監視するスケジュール監視手段と、
前記スケジュール監視手段によって通知タイミングの到来が検知されたスケジュールデータのイベント内容および参加予定者を前記主装置に通知して、前記主装置に、当該イベント内容を当該参加予定者に割り当てられている前記電話機へ通知させて、当該電話機から、当該イベント内容が表すイベントへの参加可否を取得させる主装置連携手段と、
前記主装置連携手段が前記主装置に取得させた前記イベントへの参加可否に従い、前記通知タイミングの到来が検知されたスケジュールデータに対応する参加可否管理データを更新する参加可否管理データ更新手段と、を備え、
前記主装置は、
前記電話機毎に、当該電話機が属するグループを記憶する電話機情報記憶手段と、
前記スケジュール管理装置からイベント内容および参加予定者が通知された場合に、当該参加予定者に割り当てられている前記電話機を呼び出して、当該電話機に当該イベント内容を出力させるイベント通知手段と、
前記イベント通知手段により呼び出された前記電話機から前記イベントへの参加可否を示す操作信号を受信する操作信号受信手段と、
前記操作信号受信手段により前記電話機から受信した操作信号あるいは当該操作信号が示す参加可否を、当該電話機が割り当てられている参加予定者の前記イベントへの参加可否情報として前記スケジュール管理装置に通知する参加可否通知手段と、を備え、
前記イベント通知手段は、
前記スケジュール管理装置から通知された参加予定者に割り当てられている前記電話機の呼出しに対して、当該電話機が所定時間内に応答しなかった場合、当該電話機に対応付けられて前記電話機情報記憶手段に記憶されているグループに属するすべての前記電話機を呼び出して、応答した前記電話機に、当該参加予定者とともに前記スケジュール管理装置から通知されたイベント内容を通知する。

本発明において、スケジュール管理装置は、主装置と連携し、通知タイミングが到来したスケジュールデータにより特定されるイベントの参加予定者に割り当てられている電話機に、このイベントの開催を通知して、この電話機からイベントへの参加可否を取得する。そして、取得した参加可否に基づいて、このスケジュールデータに対応する参加可否管理データを更新する。このため、スケジュールデータにより特定されるイベントの参加予定者は、自身の情報端末等を用いて、スケジュール管理装置が公開する参加可否管理データにアクセスすることにより、このイベントの他の参加予定者の参加可否を確認することができる。

したがって、本発明によれば、ユーザの利便性を向上させることができる。

図１は、本発明の一実施の形態に係るスケジュール管理システムの概略構成図である。 図２は、本発明の一実施の形態に係るスケジュール管理システムの動作例を説明するためのシーケンス図である。 図３は、本発明の一実施の形態に係るスケジュール管理システムの動作例を説明するためのシーケンス図（図２の続き）である。 図４は、グループウェアサーバ１の概略機能構成図である。 図５は、スケジュールデータ記憶部１０２の登録内容例を模式的に表した図である。 図６は、ユーザ情報記憶部１０３の登録内容例を模式的に表した図である。 図７は、グループウェアサーバ１の動作を説明するためのフロー図である。 図８は、主装置２の概略機能構成図である。 図９は、主装置２の動作を説明するためのフロー図である。

以下に、本発明の一実施の形態について図面を参照して説明する。

図１は、本実施の形態に係るスケジュール管理システムの概略構成図である。

図示するように、本実施の形態に係るスケジュール管理システムは、ＬＡＮ等のネットワーク５を介して複数のクライアント端末３−１〜３−ｎ（以下、単にクライアント端末３とも称する）にグループウェアサービスを提供するグループウェアサーバ１と、複数の内線電話機４−１〜４−ｎ（以下、単に内線電話機４とも称する）を収容する主装置２と、を備えて構成される。ここで、主装置２は、ネットワーク５を介してグループウェアサーバ１に接続されている。また、同じ添え字が付与されているクライアント端末３−ｘおよび内線電話機４−ｘ（ただし、１≦ｘ≦ｎ）は、同一ユーザが使用するものとして同一ユーザに割り当てられているものとする。

グループウェアサーバ１は、管理対象のスケジュールデータ毎に、スケジュールデータの通知タイミングの到来を監視するとともに、スケジュールデータにより特定されるイベントの参加予定者各々の参加可否状況を示す参加可否管理データを、グループウェアサービスを利用してクライアント端末３に公開する。また、グループウェアサーバ１は、通知タイミングが到来したスケジュールデータを検知すると、このスケジュールデータのイベント内容および参加予定者の番号情報を主装置２に通知して、参加予定者のイベントへの参加可否を主装置２から取得する。そして、主装置２から取得した参加予定者の参加可否に従い、このスケジュールデータに対応する参加可否管理データを更新する。

主装置２は、グループウェアサーバ１からスケジュールデータのイベント内容および参加予定者の番号情報が通知されると、この番号情報により特定される参加予定者に割り当てられた内線電話機４を呼出し、この内線電話機４にイベント内容を表示させる。そして、この内線電話機４からイベントの参加可否を示す操作信号を受信すると、この操作信号が示す参加可否を、この内線電話機４が割り当てられた参加予定者のイベントへの参加可否情報としてグループウェアサーバ１に通知する。

図２および図３は、本実施の形態に係るスケジュール管理システムの動作例を説明するためのシーケンス図である。

まず、クライアント端末３は、イベント内容、通知タイミング、および参加予定者の指定を伴うスケジュール登録指示をユーザから受け付けると（Ｓ１００）、グループウェアサーバ１に、イベント内容、通知タイミング、参加予定者のユーザＩＤの指定を伴うスケジュール登録要求を送信する（Ｓ１０１）。

グループウェアサーバ１は、クライアント端末３からスケジュール登録要求を受信すると、このスケジュール登録要求で指定されているイベント内容（イベント名、開催日時、開催場所等）、通知タイミング、および参加予定者のユーザＩＤを含むスケジュールデータを作成して登録するとともに（Ｓ１０２）、このスケジュールデータに含まれている通知タイミングの監視を開始する（Ｓ１０３）。また、グループウェアサーバ１は、このスケジュールデータにより特定される参加予定者各々のイベントへの参加可否（参加、不参加、遅刻、延伸要求、不明等）を管理するための参加可否管理データを生成するとともに（Ｓ１０４）、参加予定者に割り当てられたクライアント端末３がアクセス可能なチャットルームを開設し（Ｓ１０５）、このチャットルームに、スケジュールデータのイベント内容および参加可否管理データの内容が記述されたメッセージを投稿する。なお、この時点においては、参加可否管理データで管理されている各参加予定者の参加可否はいずれも「不明」に設定されている。

つぎに、グループウェアサーバ１は、開設したチャットルームにアクセス可能なクライアント端末３各々に、このチャットルームの指定を伴うチャットルーム開設通知を送信する（Ｓ１０６）。これにより、新たに登録されたスケジュールデータに含まれている参加予定者各々は、自身に割り当てられているクライアント端末３を使ってチャットルームにアクセスすることにより、自身が参加予定のイベントの内容およびこのイベントに参加する他の参加予定者の参加可否状況を知ることができる。

その後、グループウェアサーバ１は、スケジュールデータに含まれている通知タイミングの到来を検知すると（Ｓ１０７）、このスケジュールデータにより特定される参加予定者各々に割り当てられた内線電話機４の番号情報を特定する。そして、このスケジュールデータに含まれているイベント内容および特定した参加予定者に割り当てられた内線電話機４の番号情報の指定を伴うイベント開始通知を主装置２に送信する（Ｓ１０８）。

主装置２は、グループウェアサーバ１からイベント開始通知を受信すると、このイベント開始通知で指定されている番号情報に基づいて、通知対象イベントの参加予定者各々に割り当てられている内線電話機４を呼出対象電話機として特定する（Ｓ１０９）。それから、主装置２は、通知対象イベントの開催を通知するためのメッセージ付き鳴動要求を各呼出対象電話機に送信する（Ｓ１１０）。

内線電話機４（呼出対象電話機）は、主装置２からメッセージ付き鳴動要求を受信すると、アラームを鳴動させるとともに、通知対象イベントの開催を知らせるためのメッセージを表示する（Ｓ１１１）。それから、内線電話機４は、ボタン操作等により、ユーザからイベントへの参加可否操作を受け付けると（Ｓ１１２）、受け付けた操作内容（参加可否）を示す操作信号を主装置２に送信する（Ｓ１１３）。

つぎに、主装置２は、呼出対象電話機から操作信号を受信すると、この操作信号が示す参加可否を判定し（Ｓ１１４）、この判定結果を、操作信号送信元の呼出対象電話機が割り当てられた参加予定者の参加可否情報に設定する。そして、この呼出対象電話機の番号情報および参加予定者の参加可否情報を含む参加可否通知を、イベント開始通知に対する応答として、グループウェアサーバ１に送信する（Ｓ１１５）。

グループウェアサーバ１は、イベント開始通知に対する応答として参加可否通知を主装置２から受信すると、この参加可否通知に含まれている番号情報により特定される内線電話機４が割り当てられた参加予定者を特定する。そして、特定した参加予定者およびこの参加可否通知に含まれている参加可否情報に基づいて、このイベント開始通知に対応するスケジュールデータに含まれている参加予定者各々の参加可否を管理する参加可否管理データを更新する（Ｓ１１６）。

つぎに、グループウェアサーバ１は、このスケジュールデータに対応して開設したチャットルームに、更新された参加可否管理データの内容が記述されたメッセージを投稿して、参加可否管理データの更新内容をチャットルームに反映する（Ｓ１１７）。さらに、グループウェアサーバ１は、更新したチャットルームにアクセス可能なクライアント端末３各々に、このチャットルームの指定を伴うチャットルーム更新通知を送信する（Ｓ１１８）。これにより、更新された参加可否管理データに対応するスケジュールデータに含まれている参加予定者各々は、自身に割り当てられているクライアント端末３を使ってチャットルームにアクセスすることにより、自身が参加予定のイベントに参加する他の参加予定者の最新の参加可否状況を知ることができる。

つぎに、本実施の形態に係るスケジュール管理システムに用いられるグループウェアサーバ１および主装置２の詳細を説明する。

なお、クライアント端末３にはＰＣ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ Ｃｏｍｐｕｔｅｒ）、ＰＤＡ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ Ｄｉｇｉｔａｌ Ａｓｓｉｓｔａｎｔ）等の一般的な情報端末を用いることができるので、その詳細な説明を省略する。同様に、内線電話機４も、ビジネスホン等の一般的な内線電話機を用いることができるので、その詳細な説明を省略する。

まず、グループウェアサーバ１について説明する。

図４は、グループウェアサーバ１の概略機能構成図である。

図示するように、グループウェアサーバ１は、ネットワークインターフェース部１００と、グループウェアサーバ機能部１０１と、スケジュールデータ記憶部１０２と、ユーザ情報記憶部１０３と、スケジュール登録要求受信部１０４と、スケジュールデータ管理部１０５と、主装置連携部１０６と、参加可否管理データ更新部１０７と、参加可否管理データ公開制御部１０８と、を備えている。

ネットワークインターフェース部１００は、ネットワーク５に接続するためのインターフェースである。

グループウェアサーバ機能部１０１は、電子メール、電子掲示板、チャットルーム（電子会議室）、スケジュール管理、ファイル共有等のグループウェアサービスをクライアント端末３に提供する。

スケジュールデータ記憶部１０２にはイベントのスケジュールデータが記憶される。

図５は、スケジュールデータ記憶部１０２の登録内容例を模式的に表した図である。

図示するように、スケジュールデータ記憶部１０２には、打合せ、商談、講義、締切り等のイベント毎にレコード１０２０が記憶される。レコード１０２０は、このレコード１０２０を識別するための管理ＩＤを登録するためのフィールド１０２１と、イベントのスケジュールデータを登録するためのフィールド１０２２と、イベントの参加予定者の参加可否を管理する参加可否管理データを登録するためのフィールド１０２３と、を有する。

スケジュールデータを登録するためのフィールド１０２２は、イベント名、開催場所、および開催日時（開始時刻および終了時刻）を含むイベント内容を登録するためのサブフィールド１０２２０と、イベントの参加予定者のユーザＩＤを登録するためのサブフィールド１０２２１と、各参加予定者にイベント開催を通知する通知タイミング（開始時刻の何分前に通知するか）を登録するためのサブフィールド１０２２２と、を有する。

参加可否管理データを登録するためのフィールド１０２３は、参加確定者のユーザＩＤを登録するためのサブフィールド１０２３０と、不参加確定者のユーザＩＤを登録するためのサブフィールド１０２３１と、遅刻者のユーザＩＤを登録するためのサブフィールド１０２３２と、延伸要求者のユーザＩＤを登録するためのサブフィールド１０２３３と、参加可否不明者のユーザＩＤを登録するためのサブフィールド１０２３４と、を有する。

ユーザ情報記憶部１０３には、グループウェアサーバ機能部１０１が提供するグループウェアサービスを利用するユーザのユーザ情報が記憶される。

図６は、ユーザ情報記憶部１０３の登録内容例を模式的に表した図である。

図示するように、ユーザ情報記憶部１０３には、ユーザ毎に、ユーザ情報のレコード１０３０が記憶される。このレコード１０３０は、ユーザＩＤを登録するためのフィールド１０３１と、ユーザに割り当てられたクライアント端末３のアドレス情報を登録するためのフィールド１０３２と、ユーザに割り当てられた内線電話機４の番号情報を登録するためのフィールド１０３３と、を有している。

スケジュール登録要求受信部１０４は、ネットワークインターフェース部１００を介してクライアント端末３からスケジュール登録要求を受信する。

スケジュールデータ管理部１０５は、スケジュール登録要求受信部１０４が受信したスケジュール登録要求に含まれているスケジュールデータをスケジュールデータ記憶部１０２に記憶する。また、スケジュールデータ記憶部１０２に記憶されているスケジュールデータ各々の通知タイミングの到来を監視する。

主装置連携部１０６は、主装置２と連携し、通知タイミングが到来したスケジュールデータに含まれている参加予定者各々に割り当てられている内線電話機４を呼び出して、内線電話機４から参加予定者の参加可否を取得する。具体的には、主装置連携部１０６は、ネットワークインターフェース部１００を介して主装置２に、通知タイミングが到来したスケジュールデータの管理ＩＤ、イベント内容、および参加予定者に割り当てられた内線電話機４の番号情報を含むイベント開始通知を送信する。そして、管理ＩＤ、内線電話機４の番号情報および参加可否情報を含む参加可否通知を主装置２から受信する。

参加可否管理データ更新部１０７は、通知タイミングが到来したスケジュールデータについて、主装置連携部１０６が主装置２から取得した参加予定者の参加可否通知に従い、このスケジュールデータとともにスケジュールデータ記憶部１０２に記憶されている参加可否管理データを更新する。具体的には、主装置連携部１０６が主装置２から受信した参加可否通知に含まれている管理ＩＤがフィールド１０２１に特定されているレコード１０２０をスケジュールデータ記憶部１０２から検索する。そして、検索したレコード１０２０のフィールド１０２３において、参加可否通知に含まれている番号情報により特定される内線電話機４が割り当てられた参加予定者のユーザＩＤが、参加可否通知に含まれている参加可否情報が示す参加可否状況に対応するサブフィールド１０２３０〜１０２３４に登録されるようにサブフィールド１０２３０〜１０２３４の登録内容を更新する。

参加可否管理データ公開制御部１０８は、グループウェアサーバ機能部１０１と連携し、スケジュールデータ記憶部１０２に記憶されているスケジュールデータ毎に、スケジュールデータに含まれている参加予定者がアクセス可能なチャットルームを開設する。そして、このチャットルームに、スケジュールデータに含まれているイベント内容およびこのスケジュールデータに対応する参加可否管理データにより特定される参加予定者各々の参加可否状況が記述されたメッセージを投稿する。また、参加可否管理データが更新される毎に、更新された参加可否管理データにより特定される参加予定者の参加可否状況が記述されたメッセージを投稿する。

図７は、グループウェアサーバ１の動作を説明するためのフロー図である。

スケジュール登録要求受信部１０４は、ネットワークインターフェース部１００を介してクライアント端末３からスケジュール登録要求を受信すると（Ｓ２００でＹＥＳ）、スケジュール登録要求に含まれているスケジュールデータをスケジュールデータ管理部１０５に渡す。

これを受けて、スケジュールデータ管理部１０５は、スケジュールデータ記憶部１０２に新たなレコード１０２０を追加して、このレコード１０２０のフィールド１０２１にユニークな管理ＩＤを登録するとともに、フィールド１０２２にスケジュール登録要求受信部１０４から受け取ったスケジュールデータを登録する（Ｓ２０１）。それから、スケジュールデータ管理部１０５は、このレコード１０２０に登録したスケジュールデータの通知タイミングの到来の監視を開始する（Ｓ２０２）。

つぎに、スケジュールデータ管理部１０５は、スケジュールデータ記憶部１０２のフィールド１０２３に参加可否管理データを登録する（Ｓ２０３）。ただし、この時点においては、スケジュールデータに含まれているいずれの参加予定者も参加可否が確定していないので、参加可否不明者のユーザＩＤを登録するためのサブフィールド１０２３４にすべての参加予定者のユーザＩＤを登録する。

つぎに、参加可否管理データ公開制御部１０８は、スケジュールデータ記憶部１０２に追加されたレコード１０２０に登録されている管理ＩＤおよびこのレコード１０２０に登録されているスケジュールデータに含まれている参加予定者各々のユーザＩＤをグループウェアサーバ機能部１０１に通知してチャットルームの開設を指示する。これを受けて、グループウェアサーバ機能部１０１は、参加可否管理データ公開制御部１０８から通知された管理ＩＤに対応付けて、この管理ＩＤとともに参加可否管理データ公開制御部１０８から通知されたユーザＩＤにより特定される参加予定者各々がアクセス可能なチャットルームを開設する（Ｓ２０４）。

それから、参加可否管理データ公開制御部１０８は、スケジュールデータ記憶部１０２に追加されたレコード１０２０に登録されているスケジュールデータおよび参加可否管理データの内容が記述されたメッセージを、このレコード１０２０に登録されている管理ＩＤに対応付けられたチャットルームに投稿する（Ｓ２０５）。

その後、参加可否管理データ公開制御部１０８は、ユーザ情報記憶部１０３を参照し、スケジュールデータ記憶部１０２に追加されたレコード１０２０に登録されているスケジュールデータに含まれている参加予定者各々のユーザＩＤに対応付けられているクライアント端末３のアドレス情報を特定する。そして、ネットワークインターフェース部１００を介してこれらのクライアント端末３に、このレコード１０２０に登録されている管理ＩＤの指定を伴うチャットルーム開設通知を送信する（Ｓ２０６）。

これにより、チャットルーム開設通知を受信したクライアント端末３のユーザは、このチャットルーム開設通知で指定されている管理ＩＤに対応付けられているチャットルームにアクセスすることにより、自身が参加予定のイベントの詳細および参加予定者の参加可否状況を知ることができる。

また、スケジュールデータ管理部１０５は、スケジュールデータ記憶部１０２に記憶されているレコード１０２０のなかから、スケジュールデータの通知タイミングが到来したレコード１０２０を検知すると（Ｓ２０７でＹＥＳ）、このレコード１０２０の管理ＩＤおよびスケジュールデータを主装置連携部１０６に渡す。

これを受けて、主装置連携部１０６は、ユーザ情報記憶部１０３を参照し、スケジュールデータ管理部１０５から受け取ったスケジュールデータに含まれている参加予定者各々のユーザＩＤに対応付けられている内線電話機４の番号情報を特定する。そして、ネットワークインターフェース部１００を介して主装置２に、特定した番号情報と、スケジュールデータに含まれているイベント内容と、このスケジュールデータとともにスケジュールデータ管理部１０５から受け取った管理ＩＤと、を含むイベント開始通知を送信する（Ｓ２０８）。

また、主装置連携部１０６は、ネットワークインターフェース部１００を介して主装置２から参加可否通知を受信すると（Ｓ２０９でＹＥＳ）、この参加可否通知に含まれている管理ＩＤ、番号情報および参加可否情報を参加可否管理データ更新部１０７に渡す。これを受けて、参加可否管理データ更新部１０７は、ユーザ情報記憶部１０３を参照し、主装置連携部１０６から受け取った番号情報に対応付けられているユーザＩＤを特定する。それから、参加可否管理データ更新部１０７は、主装置連携部１０６から受け取った管理ＩＤをキーにしてスケジュールデータ記憶部１０２からレコード１０２０を検索し、このレコード１０２０のフィールド１０２３に登録されている参加可否管理データを、特定したユーザＩＤおよび主装置連携部１０６から受け取った参加可否情報に従って更新する（Ｓ２１０）。

具体的には、特定したユーザＩＤが登録されているサブフィールド１０２３０〜１０２３４をフィールド１０２３から検索し、検索したサブフィールド１０２３０〜１０２３４から、特定したユーザＩＤを削除する。それから、参加可否情報が示す参加可否に対応するサブフィールド１０２３０〜１０２３４を特定し、このサブフィールド１０２３０〜１０２３４に、特定したユーザＩＤを登録する。

つぎに、参加可否管理データ公開制御部１０８は、スケジュールデータ記憶部１０２に記憶されているいずれかのレコード１０２０の参加可否管理データが参加可否管理データ更新部１０７によって更新される毎に、更新された参加可否管理データの内容が記述されたメッセージを、この参加可否管理データが登録されているレコード１０２０の管理ＩＤに対応付けられたチャットルームに投稿する（Ｓ２１１）。

その後、参加可否管理データ公開制御部１０８は、ユーザ情報記憶部１０３を参照し、参加可否管理データが更新されたレコード１０２０のスケジュールデータに含まれている参加予定者各々のユーザＩＤに対応付けられているクライアント端末３のアドレス情報を特定する。そして、ネットワークインターフェース部１００を介してこれらのクライアント端末３に、このレコード１０２０に登録されている管理ＩＤの指定を伴うチャットルーム更新通知を送信する（Ｓ２１２）。

これにより、チャットルーム更新通知を受信したクライアント端末３のユーザは、このチャットルーム更新通知の受信により、自身が参加予定のイベントについて参加予定者の参加可否状況が更新されたことを知ることができ、さらに、このチャットルーム更新通知で指定されている管理ＩＤに対応付けられているチャットルームにアクセスすることにより、自身が参加予定のイベントについて参加予定者の最新の参加可否状況を把握することができる。

つぎに、主装置２について説明する。

図８は、主装置２の概略機能構成図である。

図示するように、主装置２は、ネットワークインターフェース部２００と、内線インターフェース部２０１と、主装置機能部２０２と、イベント開始通知受信部２０３と、イベント通知部２０４と、操作信号受信部２０５と、参加可否通知部２０６と、を備えている。

ネットワークインターフェース部２００は、ネットワーク５に接続するためのインターフェースであり、内線インターフェース部２０１は、内線電話機４に接続するためのインターフェースである。

主装置機能部２０２は、内線電話機４に内線電話サービスを提供する。

イベント開始通知受信部２０３は、ネットワークインターフェース部２００を介してグループウェアサーバ１からイベント開始通知を受信する。

イベント通知部２０４は、主装置機能部２０２と連携して、イベント開始通知受信部２０３により受信されたイベント開始通知に含まれている番号情報により特定される内線電話機４を呼び出すとともに、この内線電話機４に、イベント開始通知に含まれているイベント内容を表示させる。

操作信号受信部２０５は、主装置機能部２０２と連携して、イベント開始通知に基づきイベント通知部２０４が呼び出した内線電話機４から操作信号を受信し、この操作信号に基づきその送信元の内線電話機４が割り当てられた参加予定者の参加可否を判定する。

参加可否通知部２０６は、イベント開始通知に基づき操作信号受信部２０５が受信した操作信号の送信元である内線電話機４の番号情報と、操作信号受信部２０５がこの操作信号から判定した参加可否を示す参加可否情報と、このイベント開始通知に含まれている管理ＩＤと、を含む参加可否通知を生成する。そして、この参加可否通知を、ネットワークインターフェース部２００を介してグループウェアサーバ１に送信する。

図９は、主装置２の動作を説明するためのフロー図である。

この動作フローは、イベント開始通知受信部２０３がネットワークインターフェース部２００を介してグループウェアサーバ１よりイベント開始通知を受信することにより開始される。

まず、イベント開始通知受信部２０３は、グループウェアサーバ１より受信したイベント開始通知をイベント通知部２０４に渡す。イベント通知部２０４は、イベント開始通知受信部２０３からイベント開始通知を受信すると、このイベント開始通知に含まれている番号情報により特定される内線電話機４を呼出対象電話機として特定する（Ｓ３０１）。

それから、イベント通知部２０４は、主装置機能部２０２に、イベント開始通知に含まれているイベント内容を含むメッセージ付き鳴動要求の呼出対象電話機へ送信を指示する。これを受けて、主装置機能部２０２は、イベント開始通知に含まれているイベント内容を含むメッセージ付き鳴動要求を呼出対象電話機に送信する（Ｓ３０２）。これにより、呼出対象電話機を呼び出すとともに、呼出対象電話機に、イベント開始通知に含まれているイベント内容を表示させる。また、イベント通知部２０４は、イベント開始通知に含まれている管理ＩＤおよび番号情報を操作信号受信部２０５に通知する。これを受けて、操作信号受信部２０５は、イベント通知部２０４から受け取った番号情報および管理ＩＤを互いに対応付けて管理する。

つぎに、主装置機能部２０２は、呼出対象電話機からボタン操作等の操作信号を受信すると（Ｓ３０３でＹＥＳ）、この操作信号をその送信元の呼出対象電話機の番号情報とともに操作信号受信部２０５に渡す。これを受けて、操作信号受信部２０５は、この操作信号が表す参加可否を判定し（Ｓ３０４）、判定した参加可否を示す参加可否情報を、この操作信号とともに主装置機能部２０２から受け取った番号情報に対応付けられている管理ＩＤとともに参加可否通知部２０６に渡す。

つぎに、参加可否通知部２０６は、ネットワークインターフェース部２００を介してグループウェアサーバ１に、操作信号受信部２０５から受け取った参加可否情報および管理ＩＤを含む参加可否通知を送信し（Ｓ３０５）、Ｓ３０３に戻る。

また、イベント通知部２０４は、主装置機能部２０２にメッセージ付き鳴動要求の呼出対象電話機への送信を指示してから、所定時間の経過によりタイムアウトすると（Ｓ３０６でＹＥＳ）、このフローを終了する。

以上、本発明の一実施の形態について説明した。

本実施の形態において、グループウェアサーバ１は、管理対象のスケジュールデータ毎に、スケジュールデータにより特定されるイベントの通知タイミングの到来を監視するとともに、このイベントの参加予定者各々の参加可否状況を示す参加可否管理データを公開する。また、グループウェアサーバ１は、主装置２と連携し、通知タイミングが到来したイベントの参加予定者各々に割り当てられた内線電話機４に、このイベントの開催を通知する。そして、主装置２を介してこれらの内線電話機４からイベントへの参加可否を取得し、取得した参加可否に基づいて、このイベントの参加予定者各々の参加可否状況を示す参加可否管理データを更新する。このため、スケジュールデータにより特定されるイベントの参加予定者は、自身に割り当てられたクライアント端末３を用いて、グループウェアサーバ１が公開する参加可否管理データにアクセスすることにより、このイベントの他の参加予定者各々の参加可否を確認することができる。したがって、本実施の形態によれば、ユーザの利便性を向上させることができる。

また、本実施の形態において、グループウェアサーバ１は、管理対象のスケジュールデータ毎に、スケジュールデータにより特定されるイベントの参加予定者各々に割り当てられたクライアント端末３がアクセス可能なチャットルームを開設する。そして、このスケジュールデータに対応する参加可否管理データが更新される毎に、更新された参加可否管理データが記述されたメッセージをこのチャットルームに投稿する。このため、本実施の形態によれば、グループウェアサービスを利用するクライアント端末３に、イベントの参加予定者各々の参加可否状況を確認するための特別な構成を追加する必要がない。

また、本実施の形態において、グループウェアサーバ１は、参加可否管理データが記述されたメッセージをチャットルームに投稿する毎に、この参加可否管理データにより参加可否状況が管理されている参加予定者各々のクライアント端末３にチャットルーム更新通知を送信する。このため、本実施の形態によれば、ユーザは、同じイベントに参加する他のユーザの参加可否状況の変化を迅速に知ることができる。

なお、本発明は上記の実施の形態に限定されるものではなく、その要旨の範囲内で数々の変形が可能である。

例えば、上記の実施の形態において、グループウェアサーバ１は、チャットルームを利用して参加可否管理データを公開しているが、本発明はこれに限定されない。電子掲示板、ファイル共有等のその他のグループウェアサービスを利用して参加可否管理データを公開してもよい。

また、上記の実施の形態において、グループウェアサーバ１は、主装置２に送信するイベント開始通知に、イベントの参加予定者に割り当てられた内線電話機４の番号情報を含めている。しかし、本発明はこれに限定されない。番号情報に代えて参加予定者のユーザＩＤをイベント開始通知に含めてもよい。この場合、主装置２に、参加予定者のユーザＩＤと参加予定者に割り当てられた内線電話機４の番号情報とを対応付けて記憶させ、イベント開始通知に含まれているユーザＩＤから呼出対象電話機を特定させるようにしてもよい。

また、上記の実施の形態において、主装置２は、呼出対象電話機から受信した操作信号に基づいて、この呼出対象電話機が割り当てられた参加予定者の参加可否を判定し、判定結果を参加可否情報として参加可否通知に含めてグループウェアサーバ１に送信している。しかし、本発明はこれに限定されない。主装置２は、呼出対象電話機から受信した操作信号を参加可否情報として参加可否通知に含めてグループウェアサーバ１に送信し、グループウェアサーバ１が、参加可否通知に含まれている操作信号から参加予定者の参加可否を判定してもよい。

また、上記の実施の形態において、主装置２は、呼出対象電話機にメッセージ付き鳴動要求を送信してから所定時間の経過によりタイムアウトした場合、呼出対象電話機からの操作信号の受信を終了している（図９参照）。しかし、本発明はこれに限定されない。例えば、主装置２に、内線電話機４毎に内線電話機４が属するグループを記憶する電話機情報記憶手段を設け、メッセージ付き鳴動要求を送信してから所定時間の経過によりタイムアウトしても、操作信号を送信していない呼出対象電話機があるならば、この呼出対象電話機が属するグループのすべての内線電話機４にメッセージ付き鳴動要求を送信させてもよい。そして、いずれかの内線電話機４から応答を受け付けた場合、この内線電話機４に、呼出対象電話機が割り当てられたユーザへのイベント開催の伝言を依頼する音声メッセージを送出させるようにしてもよい。

また、上記の実施の形態においては、イベントの参加予定者の内線電話機４に表示されるイベント内容には、イベント名、開催日時、開催場所が含まれているが、いずれかの情報が省略されてもよいし、その他の情報が含まれていてもよい。

また、上記の実施の形態においては、イベント内容は、イベントの参加予定者の内線電話機４に表示されるが、イベントの参加予定者の内線電話機４から音声出力されてもよい。

また、上記の実施の形態において、図４に示すグループウェアサーバ１の機能構成は、ＡＳＩＣ（Ａｐｐｌｉｃａｔｉｏｎ Ｓｐｅｃｉｆｉｃ Ｉｎｔｅｇｒａｔｅｄ Ｃｉｒｃｕｉｔ）、ＦＰＧＡ（Ｆｉｅｌｄ Ｐｒｏｇｒａｍｍａｂｌｅ Ｇａｔｅ Ａｒｒａｙ）などの集積ロジックＩＣによりハード的に実現されるものでもよいし、あるいはＤＳＰ（Ｄｉｇｉｔａｌ Ｓｉｇｎａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｏｒ）などの計算機によりソフトウエア的に実現されるものでもよい。または、ＣＰＵ、メモリ、ＨＤＤ、ＤＶＤ−ＲＯＭ等の補助記憶装置、およびＮＩＣ（Ｎｅｔｗｏｒｋ Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ Ｃｏｎｔｒｏｌｌｅｒ）等の通信インターフェースを備えたＰＣ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ Ｃｏｍｐｕｔｅｒ）等の汎用コンピュータにおいて、ＣＰＵが所定のプログラムを補助記憶装置からメモリ上にロードして実行することで実現されるものでもよい。

同様に、上記の実施の形態において、図８に示す主装置２の機能構成は、ＡＳＩＣ、ＦＰＧＡなどの集積ロジックＩＣによりハード的に実現されるものでもよいし、あるいはＤＳＰなどの計算機によりソフトウエア的に実現されるものでもよい。または、ＣＰＵ、メモリ、フラッシュメモリ等の補助記憶装置、ＮＩＣ等の通信インターフェース、および電話回線インターフェースを備えた汎用コンピュータにおいて、ＣＰＵが所定のプログラムを補助記憶装置からメモリ上にロードして実行することで実現されるものでもよい。

また、上記の実施の形態において、グループウェアサーバ１は、管理対象のスケジュールデータ毎に、スケジュールデータにより特定されるイベントの通知タイミングの到来を監視するとともに、このイベントの参加予定者各々の参加可否状況を示す参加可否管理データを公開している。そして、主装置２と連携し、通知タイミングが到来したイベントの参加予定者各々に割り当てられた内線電話機４に、このイベントの開催を通知して、主装置２を介してこれらの内線電話機４からイベントへの参加可否を取得し、取得した参加可否に基づいて、このイベントの参加予定者各々の参加可否状況を示す参加可否管理データを更新している。しかし、本発明はこれに限定されない。

グループウェアサーバ１に代えて、管理対象のスケジュールデータ毎に、スケジュールデータにより特定されるイベントの通知タイミングの到来を監視するとともに、主装置と連携して、通知タイミングが到来したイベントの複数の参加予定者にそれぞれ割り当てられた各電話機に、参加予定者の情報を含むイベントの開催を通知するスケジュール管理装置を用いてもよい。この場合でも、参加予定者は自身が参加予定のイベントの他の参加予定者を確認することができため、ユーザの利便性を向上させることができる。

１：グループウェアサーバ、 ２：主装置、 ３、３−１〜３−ｎ：クライアント端末、 ４、４−１〜４−ｎ：内線電話機、 ５：ネットワーク、 １００：ネットワークインターフェース部、 １０１：グループウェアサーバ機能部、 １０２：スケジュールデータ記憶部、 １０３：ユーザ情報記憶部、 １０４：スケジュール登録要求受信部、 １０５：スケジュールデータ管理部、 １０６：主装置連携部、 １０７：参加可否管理データ更新部、 １０８：参加可否管理データ公開制御部、 ２００：ネットワークインターフェース部、 ２０１：内線インターフェース部、 ２０２：主装置機能部、 ２０３：イベント開始通知受信部、 ２０４：イベント通知部、 ２０５：操作信号受信部、 ２０６：参加可否通知部

Claims (3)

1. 電話機を収容する主装置と、前記主装置と連携するスケジュール管理装置と、を有するスケジュール管理システムであって、
   前記スケジュール管理装置は、
   イベント内容、参加予定者、および通知タイミングを含むスケジュールデータを記憶するスケジュールデータ記憶手段と、
   前記スケジュールデータ記憶手段に記憶されているスケジュールデータ毎に、前記イベント内容が表すイベントへの前記参加予定者各々の参加可否状況を示す参加可否管理データを、前記スケジュール管理装置が接続されたネットワークに公開する参加可否管理データ公開手段と、
   前記スケジュールデータ記憶手段に記憶されているスケジュールデータ各々の通知タイミングの到来を監視するスケジュール監視手段と、
   前記スケジュール監視手段によって通知タイミングの到来が検出されたスケジュールデータのイベント内容および参加予定者を前記主装置に通知して、前記主装置に、当該イベント内容を当該参加予定者に割り当てられている前記電話機へ通知させて、当該電話機から、当該イベント内容が表すイベントへの参加可否を取得させる主装置連携手段と、
   前記主装置連携手段が前記主装置に取得させた前記イベントへの参加可否に従い、前記通知タイミングの到来が検知されたスケジュールデータに対応する参加可否管理データを更新する参加可否管理データ更新手段と、を備え、
   前記主装置は、
   前記電話機毎に、当該電話機が属するグループを記憶する電話機情報記憶手段と、
   前記スケジュール管理装置からイベント内容および参加予定者が通知された場合に、当該参加予定者に割り当てられている前記電話機を呼び出して、当該電話機に当該イベント内容を出力させるイベント通知手段と、
   前記イベント通知手段により呼び出された前記電話機から前記イベントへの参加可否を示す操作信号を受信する操作信号受信手段と、
   前記操作信号受信手段により前記電話機から受信した操作信号あるいは当該操作信号が示す参加可否を、当該電話機が割り当てられている参加予定者の前記イベントへの参加可否情報として前記スケジュール管理装置に通知する参加可否通知手段と、を備え、
   前記イベント通知手段は、
   前記スケジュール管理装置から通知された参加予定者に割り当てられている前記電話機の呼出しに対して、当該電話機が所定時間内に応答しなかった場合、当該電話機に対応付けられて前記電話機情報記憶手段に記憶されているグループに属するすべての前記電話機を呼び出して、応答した前記電話機に、当該参加予定者とともに前記スケジュール管理装置から通知されたイベント内容を通知する
   ことを特徴とするスケジュール管理システム。
2. 請求項１に記載のスケジュール管理システムであって、
   前記参加可否管理データ公開手段は、
   前記スケジュールデータ記憶手段に記憶されているスケジュールデータ毎に、当該スケジュールデータに含まれているイベントの参加予定者各々がアクセス可能なグループウェアサービスを提供することにより、当該スケジュールデータに対応する参加可否管理データを公開する
   ことを特徴とするスケジュール管理システム。
3. 電話機を収容する主装置および前記主装置と連携するスケジュール管理装置を用いたスケジュール管理方法であって、
   前記スケジュール管理装置は、
   イベント内容、参加予定者、および通知タイミングを含むスケジュールデータを記憶し、
   記憶されているスケジュールデータ毎に、当該スケジュールデータに含まれているイベント内容が表すイベントへの参加予定者各々の参加可否状況を示す参加可否管理データを、前記スケジュール管理装置に接続されたネットワークに公開し、
   記憶されている前記スケジュールデータ各々の通知タイミングの到来を監視し、
   通知タイミングが到来したスケジュールデータが検知された場合に、当該スケジュールデータに含まれているイベント内容および参加予定者の識別情報あるいは番号情報を前記主装置に通知し、
   前記主装置から当該参加予定者のイベントへの参加可否を取得したならば、当該イベントへの参加可否に従い、前記通知タイミングが到来したスケジュールデータに対応する参加可否管理データを更新し、
   前記主装置は、
   前記電話機毎に、当該電話機が属するグループを記憶し、
   前記スケジュール管理装置からイベント内容および参加予定者の識別情報あるいは番号情報が通知された場合に、当該参加予定者に割り当てられている前記電話機を呼び出して、当該電話機に当該イベント内容を出力させ、
   前記電話機の呼び出しに対して、当該電話機が所定時間内に応答して当該電話機からイベントへの参加可否を示す操作信号を受信した場合、当該操作信号あるいは当該操作信号が示す参加可否を、当該電話機に割り当てられている参加予定者のイベントへの参加可否として、前記スケジュール管理装置に通知し、
   前記電話機の呼び出しに対して、当該電話機が所定時間内に応答しなかった場合、当該電話機に対応付けられて記憶されているグループに属するすべての前記電話機を呼び出して、応答した前記電話機に、当該参加予定者とともに前記スケジュール管理装置から通知されたイベント内容を通知する
   ことを特徴とするスケジュール管理方法。

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