JP5910300B2 - 会議資料配布プログラムおよび会議資料配布システム - Google Patents

Description

本発明は、会議資料を配布するための会議資料配布プログラムおよび会議資料配布システムに関するものである。

一般的に、会議を開催するにあたって、当該会議で使用されるドキュメント類（以下「会議資料」とも称す。）が参加予定者へ配布される。このような会議資料は、電子メールやサーバー装置などを介して、参加予定者へ電子的に送信されることが多い。このような会議資料を電子的に配布する技術としては、以下のようなものが知られている。

特開２０１１−０３９７７７号公報（引用文献１）に記載の発明は、効率的な会議資料の印刷を実現することに向けられている。より具体的には、出欠確認手段２０１は、各出席予定者端末４に、会議の出欠確認を行なうための出欠確認情報を送信する機能と、各出席予定者端末４より送信した出欠確認情報に基づいた出欠情報及び印刷品質情報の返信を受信する機能と、受信した出欠情報及び印刷品質情報に基づいて印刷設定テーブル２０５を更新する機能とを含む。

特開２００８−０４０７１６号公報（引用文献２）に記載の発明は、実際の会議出席者に即して資料を印刷、配布することができる新たな枠組みに向けられている。具体的には、会議室に設置された印刷装置、制御装置、管理サーバーを含む構成が開示されている。制御装置は、ユーザーからユーザーＩＤを取得する手段、管理サーバーにユーザーＩＤを含む資料要求を送信し、資料情報を受信する手段、資料情報に基づき、印刷装置で資料が印刷されるように制御する手段を含む。管理サーバーは、会議ごとに、出席予定者情報、資料情報を記憶する記憶手段、制御装置から、ユーザーＩＤを含む資料要求を受信する手段、資料要求に基づき記憶手段を参照して対応する出席予定者の情報を取得し、出席予定者情報及び資料要求に含まれるユーザーＩＤに基づき、ユーザーが出席予定者であるか否かを判断する手段、出席予定者である場合、記憶手段を参照して対応する資料情報を取得し、制御装置に送信する手段を含む。

特開２００６−２７７３４０号公報（引用文献３）に記載の発明は、会議参加者が資料の要否を指定できるとともに、資料が必要なときに資料の印刷方法を指定できるようになる会議予約システムに向けられている。具体的には、主催者によって送信された、会議の開催時刻、開催場所、参加者および会議資料を含む会議予約データを受信して登録するとともに、参加者毎に会議資料の要否、会議資料の印刷モードを記憶するための参加者別データ記憶テーブルを作成する手段、会議予約データを登録した後、参加者側端末に対して、その会議の開催通知情報を送信する手段、参加者によって送信された、会議資料の要否、会議資料の印刷モードを表す情報を受信して、参加者別データ記憶テーブルに登録する手段、ならびに会議の開始時刻の所定時間前に、参加者別データ記憶テーブルの内容に応じて、会議資料が必要な参加者毎に、会議資料を所定のプリンタによって印刷させる手段を含む構成が開示されている。

特開２０１１−０３９７７７号公報 特開２００８−０４０７１６号公報 特開２００６−２７７３４０号公報

このような会議資料は、会議開始の直前に配布されることも多い。このような会議開始の直前に会議資料が配布された場合には、会議参加者が既に会議室への移動を開始していることもある。一方、会議室においてネットワーク接続などを利用できない場合もあり、この場合には、電子的に送信された会議資料を取得することができないこともある。

一方で、このような自体を避けるために、会議の参加予定者の全員分について、会議資料が印刷された紙媒体を用意すると、会議前に会議資料を受信している会議参加者の分が無駄になってしまう。

本発明は、このような課題を解決するためになされたものであり、その目的は、電子的に送信される会議資料を受信できなかった会議参加者について、必要な会議資料を容易に準備できる仕組みを提供することである。

本発明のある局面に従う会議資料配布プログラムは、コンピューターを、１つ以上の宛先へ会議資料を電子的に送信する送信手段と、電子的に送信された会議資料が受信されたか否かを宛先ごとに確認する確認手段と、会議資料の受信が確認できなかった宛先の数に応じて、会議資料を紙媒体へ印刷する印刷手段として機能させる。

好ましくは、確認手段は、会議資料が受信されたか否かを示す受信確認結果リストを生成する手段を含み、印刷手段は、受信確認結果リストを印刷する。

好ましくは、送信手段は、会議資料を添付した電子メールを送信する手段を含む。
好ましくは、送信手段は、会議資料をサーバー装置へアップロードするとともに、会議資料のアップロード先を特定する情報を電子メールにて送信する手段を含み、印刷手段は、電子メールに含まれるアップロード先に基づいて、サーバー装置から会議資料を取得する手段を含む。

好ましくは、確認手段は、会議資料の受信確認の待ち時間を設定可能に構成されており、設定された待ち時間が経過する前に、会議資料の受信が確認されなければ、会議資料の受信が確認できないと判断する。

さらに好ましくは、会議資料配布プログラムは、コンピューターをさらに、会議資料の送信後であって、設定された待ち時間の経過後に、会議資料の印刷に係る処理結果を通知する通知手段として機能させる。

好ましくは、会議資料配布プログラムは、コンピューターをさらに、宛先の別に予め設定された会議資料の印刷要否を示す情報を格納する第１の格納手段として機能させ、印刷手段は、会議資料の受信が確認できなかった宛先の数に加えて、印刷要否を示す情報に基づいて、会議資料を印刷する紙媒体の数を決定する。

好ましくは、送信手段は、会議資料の印刷要否を問い合わせるメッセージを送信し、印刷手段は、会議資料の受信が確認できなかった宛先の数に加えて、会議資料の印刷が必要であるとの回答の数に基づいて、会議資料を印刷する紙媒体の数を決定する。

好ましくは、会議資料配布プログラムは、コンピューターをさらに、宛先に対応する参加予定者が所属するサイトを示す情報を格納する第２の格納手段として機能させ、印刷手段は、ある宛先について会議資料の受信が確認できなかった場合であっても、当該宛先に対応する参加予定者が会議資料の送信元の参加予定者とは異なるサイトに所属している場合には、当該宛先については、会議資料の印刷を行なわない。

さらに好ましくは、宛先に対応する参加予定者が所属するサイトを示す情報は、宛先に対応する参加予定者の別に、所属するサイト、会議資料の印刷に用いる画像形成装置、および優先順位を含み、印刷手段は、ある宛先について会議資料の受信が確認できなかった場合であって、当該宛先に対応する第１の参加予定者が会議資料の送信元の参加予定者とは異なるサイトに所属している場合には、第１の参加予定者が所属するサイトと同じサイトに所属する他の参加予定者のうち最も優先順位の高い第２の参加予定者を特定するとともに、第２の参加予定者に関連付けられた画像形成装置を用いて会議資料の印刷を行なうとともに、第２の参加予定者へ当該印刷された会議資料の回収の依頼を通知する。

本発明のある局面に従う会議資料配布システムは、情報処理装置と、情報処理装置と通信可能な画像形成装置とを含む。情報処理装置は、１つ以上の宛先へ会議資料を電子的に送信する送信手段と、電子的に送信された会議資料が受信されたか否かを宛先ごとに確認する確認手段と、会議資料の受信が確認できなかった宛先の数に応じて、画像形成装置で会議資料を紙媒体へ印刷させる印刷手段とを含む。

本発明によれば、電子的に送信される会議資料を受信できなかった会議参加者について、必要な会議資料を容易に準備できる。

本発明の実施の形態に従う会議資料配布システムの概要を説明するための図である。 実施の形態１に従う会議資料配布システムの全体構成を示す模式図である。 実施の形態１に従う画像形成装置の装置構成を示すブロック図である。 実施の形態１に従うコンピューターの装置構成を示すブロック図である。 実施の形態１に従うコンピューターにインストールされる会議資料配布プログラム２１０のモジュール構成を示す模式図である。 実施の形態１に従う会議資料配布システムにおける全体処理手順を示すシーケンス図である。 実施の形態１に従う会議資料配布システムにおいて参加予定者へ会議資料を電子メールで送信する処理を模式的に示した図である。 実施の形態１に従う会議資料配布システムにおいて会議資料を送信するための電子メールアプリケーションの画面例を示す図である。 実施の形態１に従う会議資料配布システムにおいて電子メールを受信したユーザーから受信確認が送信される処理を模式的に示した図である。 実施の形態１に従う会議資料配布システムにおいて生成される受信確認結果リスト３１０の一例を示す図である。 実施の形態１に従う会議資料配布システムにおいて印刷指示を画像形成装置１へ出力する処理を模式的に示した図である。 実施の形態１に従う会議資料配布システムにおいて印刷物の配布に係る処理を模式的に示した図である。 実施の形態１に従う会議資料配布システムにおいて一連の処理が完了したことを通知するメッセージの一例を示す図である。 実施の形態１の変形例に従う会議資料配布システムにおいて会議資料を送信するための電子メールアプリケーションの画面例を示す図である。 実施の形態１に従う会議資料配布システムのコンピューターにおける処理手順を示すフローチャートである。 実施の形態２に従う会議資料配布システムにおける全体処理手順を示すシーケンス図である。 実施の形態２に従う会議資料配布システムにおいて参加予定者へ会議資料を電子メールで送信する処理を模式的に示した図である。 実施の形態２に従う会議資料配布システムにおいて電子メールを受信したユーザーから受信確認が送信される処理を模式的に示した図である。 実施の形態２に従う会議資料配布システムにおいて生成される印刷要否リスト３８０の一例を示す図である。 実施の形態２に従う会議資料配布システムにおいて印刷指示を画像形成装置１へ出力する処理を模式的に示した図である。 実施の形態２に従う会議資料配布システムにおいて印刷物の配布に係る処理を模式的に示した図である。 実施の形態２に従う会議資料配布システムのコンピューターにおける処理手順を示すフローチャートである。 実施の形態３に従う会議資料配布システムにおける全体処理手順を示すシーケンス図である。 実施の形態３に従う会議資料配布システムにおいて参加予定者へ会議資料を電子メールで送信する処理を模式的に示した図である。 実施の形態３に従う会議資料配布システムにおいて会議資料を送信するための電子メールアプリケーションの画面例を示す図である。 実施の形態３に従う会議資料配布システムにおいて会議資料が添付された電子メールを開封した際に表示される画面例を示す図である。 実施の形態３に従う会議資料配布システムにおいて電子メールを受信したユーザーから印刷要否確認が送信される処理を模式的に示した図である。 実施の形態３に従う会議資料配布システムのコンピューターにおける処理手順を示すフローチャートである。 実施の形態４に従う会議資料配布システムにおける全体処理手順を示すシーケンス図である。 実施の形態４に従う会議資料配布システムにおいて使用される参加者情報３４０の一例を示す図である。 実施の形態４に従う会議資料配布システムにおいて参加予定者へ会議資料を電子メールで送信する処理を模式的に示した図である。 実施の形態４に従う会議資料配布システムにおいて受信確認結果リストを生成する処理を模式的に示した図である。 実施の形態４に従う会議資料配布システムにおいて印刷指示を画像形成装置１Ａへ出力する処理を模式的に示した図である。 実施の形態４に従う会議資料配布システムにおいて印刷物の配布に係る処理を模式的に示した図である。 実施の形態４に従う会議資料配布システムにおいて印刷指示を画像形成装置１Ｂへ出力する処理を模式的に示した図である。 実施の形態４に従う会議資料配布システムのコンピューターにおける処理手順を示すフローチャートである。 実施の形態５に従う会議資料配布システムの全体構成を示す模式図である。

本発明の実施の形態について、図面を参照しながら詳細に説明する。なお、図中の同一または相当部分については、同一符号を付してその説明は繰り返さない。

［Ａ．概要］
まず、本実施の形態に従う会議資料配布システムの概要について説明する。図１は、本発明の実施の形態に従う会議資料配布システムの概要を説明するための図である。

図１には、ＵｓｅｒＡおよびＵｓｅｒ０１，０２，０３の計４名で会議を行なう場合を想定している。ここで、ＵｓｅｒＡが会議資料の作成者であるとする。

本明細書において、「会議資料」とは、主として会議において参照される任意のドキュメントを広く意味し、データ形式および内容（コンテンツ）について何ら制限を加える意図はない。例えば、文書作成アプリケーションで作成された各種の文書、表計算アプリケーションで作成されたスプレッドシート、プレゼンテーションアプリケーションで作成されたプレゼンテーションデータ、スキャナーやカメラなどによって取得されたイメージデータなどが含まれる。但し、本明細書において「会議資料」は、何らかの方法で電子データ化され、電子的に送信される。

図１（ａ）に示すように、ＵｓｅｒＡは、自身の作成した会議資料をＵｓｅｒ０１〜０３のそれぞれを宛先として会議資料を送信する。典型的には、ＵｓｅｒＡが使用するコンピューターに会議資料配布プログラムがインストールされており、この会議資料配布プログラムが実行されることで、コンピューターは、１つ以上の宛先へ会議資料を電子的に送信する送信手段として機能する。

続いて、図１（ｂ）に示すように、会議資料を送付されたＵｓｅｒ０１〜０３のうち、当該会議資料の受信を完了したＵｓｅｒは、その受信完了を送信者であるＵｓｅｒＡへ応答する。図１（ｂ）に示す例では、Ｕｓｅｒ０１のみが会議資料を受信し、それ以外のＵｓｅｒ０２およびＵｓｅｒ０３は会議資料を受信できなかったとする。この会議資料の受信が完了したユーザーからの応答は、任意の方法で送信される。例えば、電子メールにて会議資料を送信した場合には、その電子メールに開封確認（受信確認）を付加する方法を採用できる。具体的には、送信時に、電子メールに開封確認（受信確認）を要求する記述をヘッダー情報として付加しておき、この電子メールを受信したコンピューター（電子メールアプリケーション）が当該開封確認を要求する記述に従って、開封を通知するメッセージを送信者へ自動的に送信する。

ＵｓｅｒＡのコンピューターは、送信先のＵｓｅｒからの応答を受信したか否かに基づいて、各Ｕｓｅｒによる会議資料の受信完了の有無を判断する。すなわち、コンピューターは、電子的に送信された会議資料が受信されたか否かを宛先ごとに確認する確認手段として機能する。なお、この会議資料が受信されたか否かの情報は、受信確認結果リストとして出力されてもよい。すなわち、コンピューターは、会議資料が受信されたか否かを示す受信確認結果リストを生成する。

続いて、図１（ｃ）に示すように、会議資料の受信が完了していないＵｓｅｒ０２および３に対しては、会議資料を印刷した紙媒体の資料が用意される。典型的には、Ｕｓｅｒ０２およびＵｓｅｒ０３のための会議資料（２部）を印刷するための印刷指示がいずれかの画像形成装置へ与えられる。そして、その印刷指示に従って、会議資料の印刷が実行される。すなわち、コンピューターは、会議資料の受信が確認できなかった宛先の数に応じて、会議資料を紙媒体へ印刷する印刷手段として機能する。なお、ＵｓｅｒＡが利用するコンピューター自体が画像形成機能を有する場合には、当該コンピューター自身が会議資料の印刷を実行する。このとき、コンピューターは、先に生成した受信確認結果リストの印刷を実行してもよい。

基本的には、コンピューターが会議資料配布プログラムを実行することで、上述のような会議資料の必要な部数の印刷は自動的に実行される。但し、少なくとも一部の手順をユーザーが行なってもよい。

上述のような会議資料配布システムを採用することで、電子的に送信される会議資料を受信できなかった会議参加者について、必要な会議資料を容易に準備できる仕組みを実現できる。

［Ｂ．実施の形態１］
本発明の実施の形態１に従う会議資料配布システムとして、会議資料の作成者が、当該会議資料を添付した電子メールを参加予定者へ直接的に送信する例について説明する。
（ｂ１：会議資料配布システムの全体構成）
まず、実施の形態１に従う会議資料配布システムの全体構成について説明する。図２は、実施の形態１に従う会議資料配布システムの全体構成を示す模式図である。図２を参照して、会議資料配布システムＳＹＳは、１つ以上の画像形成装置１と、１つ以上のコンピューター２とを含む。これらの装置は、ネットワーク３を介して、互いにデータ通信可能に構成される。

ユーザーは、コンピューター２を操作して、会議資料を作成するとともに、当該作成した会議資料を参加予定者へ電子的に送信する。画像形成装置１は、会議資料の紙媒体への印刷を行なう。

各装置の構成について、以下詳述する。
（ｂ２：画像形成装置の構成）
次に、実施の形態１に従う会議資料配布システムに向けられた画像形成装置１の装置構成について説明する。図３は、実施の形態１に従う画像形成装置１の装置構成を示すブロック図である。

図３を参照して、画像形成装置１は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１００と、ＲＯＭ（Read Only Memory）１０２と、ＲＡＭ（Random Access Memory）１０４と、表示部１０６と、操作部１０８と、スキャナー部１１０と、ＦＡＸ制御部１１２と、印刷制御部１１４と、ポート情報管理部１１６と、駆動制御部１１８と、ネットワーク制御部１２０と、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）１２６と、画像処理部１３０と、メール制御部１４０とを含む。

ＣＰＵ１００は、ＲＯＭ１０２またはＨＤＤ１２６に格納されている各種プログラムを実行することで、各種機能を提供するための演算処理部である。すなわち、ＣＰＵ１００は、プログラムを実行することで、画像形成装置１が提供する機能を実現する。ＲＯＭ１０２は、不揮発性メモリであり、ＣＰＵ１００で実行されるプログラムを格納し、あるいは、ＣＰＵ１００におけるプログラムの実行に必要な各種パラメータを格納する。ＲＡＭ１０４は、揮発性メモリであり、ＣＰＵ１００で実行されるプログラムや一時データなどを保持するためのワーキングメモリとして機能する。

表示部１０６は、画像形成装置１における各種情報をユーザーへ通知するユーザーインターフェイスである。操作部１０８は、各種のユーザー操作を受付ける。一般的には、表示部１０６と操作部１０８とが一体化したタッチパネルが採用される場合が多い。それに加えて、操作部１０８としては、テンキーなどの各種キー群が用いられる。

ＨＤＤ１２６は、画像データなどを格納するＢＯＸ機能を提供する。
スキャナー部１１０は、ＣＣＤ（Charge Coupled Device）やレンズなどの光学系を含み、原稿から画像データを読取る。ＦＡＸ制御部１１２は、他の画像形成装置などとの間でＦＡＸの送受信を制御する。印刷制御部１１４は、画像データのプリント処理などを制御する。ポート情報管理部１１６は、コンピューター２などからの要求を受付けるポート（Ｐｏｒｔ）番号などを管理する。

ネットワーク制御部１２０は、コンピューター２との間でデータを遣り取りする。より具体的には、ネットワーク制御部１２０は、データを受信する受信部１２２と、データを送信する送信部１２４とを含む。

画像処理部１３０は、スキャナー部１１０で読取られた画像データやコンピューター２から受信したジョブを一時的に保持するとともに、プリントに必要な画像処理を実行する。

駆動制御部１１８は、画像形成装置のプリント処理に係る各部の駆動を制御する。すなわち、駆動制御部１１８は、プリントエンジンを制御するための処理ロジックである。

メール制御部１４０は、情報処理装置などとの間で、電子メールの送信および受信を行なう。より具体的には、メール制御部１４０は、送信部１４２および受信部１４４を含む。
（ｂ３：コンピューターの構成）
次に、実施の形態１に従う会議資料配布システムに向けられたコンピューター２の装置構成について説明する。図４は、実施の形態１に従うコンピューター２の装置構成を示すブロック図である。

図４を参照して、コンピューター２は、ＣＰＵ２００と、主メモリ２０２と、ＨＤＤ２０４と、入力部２２２と、表示部２２４と、ネットワークインターフェイス２２６とを含む。これらの各コンポーネントは、バス２２８を介して互いに接続されている。

ＣＰＵ２００は、オペレーティングシステム（ＯＳ：Operating System）を含む各種プログラムを実行する。コンピューター２は、汎用的なオペレーティングシステムの下で動作するように構成されてもよい。主メモリ２０２は、ＣＰＵ２００がプログラムを実行するためのワーキングメモリとして機能し、実行用に展開されたプログラムや実行に必要な各種変数などを一時的に保持する。

ＨＤＤ２０４は、典型的には、ハードディスクやフラッシュメモリＣＰＵ２００で実行されるプログラムなどを格納する。より具体的には、ＨＤＤ２０４は、文書作成や表計算を行なうアプリケーション２０６およびコンピューター２における基本的な機能を提供するオペレーティングシステム２０８に加えて、実施の形態１に従う会議資料の配布を実現するための会議資料配布プログラム２１０を保持する。さらに、ＨＤＤ２０４は、後述するように、各種データが保持される場合もある。

入力部２２２は、キーボードやマウスなどからなり、ユーザーの操作を受付ける。表示部２２４は、ＣＰＵ２００からの指令に従って、ユーザーに提示すべき各種情報を表示する。ネットワークインターフェイス２２６は、画像形成装置１などとの間でデータを遣り取りする。

典型的には、ＣＰＵ２００が会議資料配布プログラム２１０などを起動して実行することで、実施の形態１に従う会議資料配布システムの機能が提供される。会議資料配布プログラム２１０を含む実施の形態１に従う機能を提供するためのプログラムは、ＨＤＤ２０４に予めインストールされている場合もあるが、事後的に各種の方法を用いてインストールしてもよい。

例えば、プログラムを格納したＣＤ−ＲＯＭ（Compact Disk-Read Only Memory）やフラッシュメモリなどの記憶媒体を介してコンピューター２にインストールする方法や、ネットワークを介してコンピューター２へ配信する方法などが考えられる。なお、会議資料配布プログラム２１０は、プリンタードライバーと一体化して配布されてもよい。例えば、会議資料配布プログラム２１０がプリンタードライバーの一部として実装されていてもよい。また、情報処理装置としてのコンピューター２は、汎用のアーキテクチャーを用いた構成に代えて、専用のハードウェア構成として実現してもよい。
（ｂ４：会議資料配布プログラム）
次に、コンピューター２にインストールされ、ＣＰＵ１００によって実行される会議資料配布プログラム２１０について説明する。図５は、実施の形態１に従うコンピューター２にインストールされる会議資料配布プログラム２１０のモジュール構成を示す模式図である。図５を参照して、会議資料配布プログラム２１０は、会議資料の印刷制御プログラムであって、メール送信モジュール２１２と、受信確認モジュール２１４と、確認結果リスト生成モジュール２１６と、印刷モジュール２１８とを含む。印刷モジュール２１８は、印刷必要部数決定モジュール２１９と、印刷指示モジュール２２０とを含む。各モジュールは、ＣＰＵ１００によって実行されることで、コンピューター２において対応する機能を実現する。

メール送信モジュール２１２は、１つ以上の宛先へ会議資料を電子的に送信する。具体的には、メール送信モジュール２１２は、会議資料を添付した電子メールを会議の参加予定者へ送信する。会議資料のデータサイズが比較的大きい場合には、メール送信モジュール２１２は、会議資料をサーバー装置へアップロードするとともに、当該会議資料のアップロード先を特定する情報を電子メールにて送信することもできる。

受信確認モジュール２１４は、電子的に送信された会議資料が受信されたか否かを宛先ごとに確認する。すなわち、受信確認モジュール２１４は、会議資料が電子メールで送付される際、宛先ごとに電子メールが受信されたかを確認する。具体的には、メール送信モジュール２１２が電子メールの送信時に、開封確認（受信確認）を要求する記述をヘッダー情報として付加しておき、この電子メールを受信したコンピューター（電子メールアプリケーション）が当該開封確認を要求する記述に従って、開封を通知するメッセージを送信者へ自動的に送信する。受信確認モジュール２１４は、この開封を通知するメッセージを受信したか否かで会議資料の受領有無を判断する。あるいは、受信確認モジュール２１４は、電子メールが一端格納されるメールサーバー装置のスプールを確認することで、会議資料の受領有無を判断してもよい。

確認結果リスト生成モジュール２１６は、会議資料が受信されたか否かを示す受信確認結果リスト３１０を生成する。すなわち、確認結果リスト生成モジュール２１６は、受信確認結果リスト３１０を生成する。

印刷モジュール２１８は、会議資料の受信が確認できなかった宛先の数に応じて、会議資料を紙媒体へ印刷する。より具体的には、印刷必要部数決定モジュール２１９は、受信確認できなかった人数を集計し、印刷指示モジュール２２０は、受信確認できなかった人数分の資料を印刷する。さらに、印刷指示モジュール２２０は、受信確認結果リスト３１０を印刷することもできる。

なお、会議資料がサーバー装置へアップロードされている場合には、印刷モジュール２１８は、電子メールに含まれるアップロード先に基づいて、サーバー装置から会議資料を取得し、当該取得した会議資料を印刷する。
（ｂ５：全体処理手順）
次に、実施の形態１に従う会議資料配布システムにおける全体処理手順について説明する。図６は、実施の形態１に従う会議資料配布システムにおける全体処理手順を示すシーケンス図である。

図６を参照して、ユーザー（図６に示す例では、ＵｓｅｒＡ）がコンピューター２上のアプリケーションなどを操作する（シーケンスＳＱ１００）ことによって、会議資料が作成される（シーケンスＳＱ１０２）。続いて、ユーザー（図６に示す例では、ＵｓｅｒＡ）がコンピューター２上の電子メールアプリケーションを操作する（シーケンスＳＱ１０４）ことによって、作成された会議資料を添付された電子メールが会議の参加予定者へ送信される（シーケンスＳＱ１０６）。この例では、ＵｓｅｒＡのコンピューター２は、会議資料が添付された電子メールをＵｓｅｒＡ０１〜０３へそれぞれ送信する。

図７は、実施の形態１に従う会議資料配布システムにおいて参加予定者へ会議資料を電子メールで送信する処理を模式的に示した図である。図８は、実施の形態１に従う会議資料配布システムにおいて会議資料を送信するための電子メールアプリケーションの画面例を示す図である。

図７を参照して、ＵｓｅｒＡのコンピューター２から、Ｕｓｅｒ０１〜０３のそれぞれのコンピューター２に対して、会議資料３００が電子的に送信される。なお、実際の電子メールの送信形態としては、送信された電子メールが対応するメールサーバー装置に一端スプールされた上で、宛先のユーザーが当該電子メールをダウンロードするような仕組みが一般的である。このような電子メールの送信の実装形態については公知であるので、本明細書においては、理解を容易にする観点から、このような実施形態についての詳細な説明は行なわず、あるユーザーから宛先のユーザーへ電子メールが送信されるものとして説明する。

作成した会議資料を電子メールに添付する際には、電子メールアプリケーションが図８に示すようなユーザーインターフェイスを提供する。図８を参照して、電子メールアプリケーションが提供する電子メールウィンドウ３５０は、実施の形態１に従う会議資料配布システムに特有の機能として、電子メールの送信を実行する送信ボタン３５２と、上述したような会議資料を受信しなかったユーザーのための、会議資料の自動的な印刷処理の有効化／無効化を選択するためのチェックボックス３５４とを含む。すなわち、チェックボックス３５４がチェックされると、受信確認の要求を含む電子メールが生成および送信される。

さらに、電子メールウィンドウ３５０は、通常の電子メールアプリケーションと同様に、宛先入力ボックス３５６と、同送宛先入力ボックス３５８と、サブジェクト入力ボックス３６０と、ファイル添付用ボックス３６２と、本文入力ボックス３６４とを含む。ユーザーは、送信したい会議資料をファイル添付用ボックス３６２に関連付けることで、電子メールに会議資料が添付される。

再度図６を参照して、この例では、Ｕｓｅｒ０１のみがＵｓｅｒＡからの電子メールを開封したとする（シーケンスＳＱ１０８）。すると、Ｕｓｅｒ０１のコンピューター２は、受信確認（応答）を、電子メールの送信者であるＵｓｅｒＡのコンピューター２へ送信する（シーケンスＳＱ１１０）。一方で、図６に示す例では、Ｕｓｅｒ０２およびＵｓｅｒ０３は、電子メールを開封できなかったので、受信確認（応答）は送信されない。

ＵｓｅｒＡのコンピューター２は、宛先のユーザーのそれぞれから受信確認が通知されたか否かを判断し、すなわち受信確認を行ない、その受信確認の結果に基づいて受信確認結果リスト３１０を生成する。

図９は、実施の形態１に従う会議資料配布システムにおいて電子メールを受信したユーザーから受信確認が送信される処理を模式的に示した図である。図１０は、実施の形態１に従う会議資料配布システムにおいて生成される受信確認結果リスト３１０の一例を示す図である。

図９を参照して、電子メールを開封したＵｓｅｒ０１のコンピューター２からは、送信者であるＵｓｅｒＡのコンピューター２へ受信確認（応答）が送信される。そして、ＵｓｅｒＡのコンピューター２は、それぞれの宛先からの受信確認に基づいて、受信確認結果リスト３１０を生成する（シーケンスＳＱ１１２）。図１０を参照して、受信確認結果リスト３１０は、送付した会議資料に係る情報、例えば、送信日時、電子メールの件名、および会議資料を示す添付ファイル名などを含む。そして、受信確認結果リスト３１０は、宛先の電子メールアドレスおよび対応するユーザー名（名前）に関連付けて、受信確認（応答）が受信されたか否かを示す「○」あるいは「×」の情報を含む。

再度図６を参照して、ＵｓｅｒＡのコンピューター２は、受信確認結果リスト３１０に基づいて、受信確認を受信していないユーザーの数を集計して、会議資料の必要な印刷部数を決定する（シーケンスＳＱ１１４）。そして、ＵｓｅｒＡのコンピューター２は、会議資料３００の決定した印刷部数の印刷および受信確認結果リスト３１０の印刷を要求する印刷指示を画像形成装置１へ出力する（シーケンスＳＱ１１６）。すなわち、ＵｓｅｒＡのコンピューター２は、会議資料の必要な印刷部数を集計し、会議資料３００の必要部数の印刷を指示するとともに、受信確認結果リスト３１０の１部の印刷を指示する。画像形成装置１は、印刷指示に従って、会議資料３００および受信確認結果リスト３１０を印刷する（シーケンスＳＱ１１８）。そして、ＵｓｅｒＡのコンピューター２は、一連の処理が完了したことを示すメッセージを表示する（シーケンスＳＱ１２０）。例えば、ＵｓｅｒＡのコンピューター２は、その画面上に「配布資料の印刷完了しました」といったメッセージを表示する。会議の開催時に、ＵｓｅｒＡは、印刷された受信確認結果リスト３１０を参照して、会議資料３００を受信できていない会議参加者へ印刷物３２０（紙媒体）を配布する。

図１１は、実施の形態１に従う会議資料配布システムにおいて印刷指示を画像形成装置１へ出力する処理を模式的に示した図である。図１２は、実施の形態１に従う会議資料配布システムにおいて印刷物の配布に係る処理を模式的に示した図である。図１３は、実施の形態１に従う会議資料配布システムにおいて一連の処理が完了したことを通知するメッセージの一例を示す図である。

図１１を参照して、ＵｓｅｒＡのコンピューター２から画像形成装置１に対して、受信確認できなかった２名のユーザーのために印刷物を生成するための印刷指示（会議資料３００および部数の情報）、ならびに受信確認結果リスト３１０を印刷するための印刷指示が送信される。そして、画像形成装置１は、これらの印刷物３２０および３３０を出力する。図１２を参照して、ＵｓｅｒＡは、電子的に送信した会議資料３００を受信しているＵｓｅｒ０１に対しては、紙媒体の会議資料である印刷物３２０を配布せず、Ｕｓｅｒ０２およびＵｓｅｒ０３に対してのみ、印刷物３２０を配布する。このとき、ＵｓｅｒＡは、受信確認結果リスト３１０の印刷物３３０を参照して、配布先を判断する。

また、ＵｓｅｒＡのコンピューター２では、会議資料の印刷が完了すると、図１３に示すようなメッセージが表示される。１名以上のユーザーについての会議資料の印刷がなされた場合には、図１３（ａ）に示すように、「Ｕｓｅｒ０２さんとＵｓｅｒ０３さん用の会議資料の印刷が完了しました。」といったメッセージが通知される。これに対して、すべての参加予定者が会議資料を受信した場合には、図１３（ｂ）に示すように、「全参加予定者が会議資料を受け取りました。」といったメッセージが通知される。

すなわち、会議資料配布プログラム２１０は、会議資料の送信後であって、設定された待ち時間の経過後に、図１３に示すような会議資料の印刷に係る処理結果を通知する。また、会議資料配布プログラム２１０は、受信確認の待ち時間の経過後に、処理結果（例えば、「配布資料の印刷完了しました」や「全員の受信が確認されました」といったメッセージ）を表示する。
（ｂ６：変形例）
上述の実施の形態１において、会議資料を電子的に送信後、当該会議資料が受信されたか否かを判断するタイミングは、任意に決定することができる。例えば、予め設定されたデフォルト時間が経過した後に、受信確認を行なえばよい。但し、会議の開始時刻などが迫っている場合などには、会議資料の送信者は、所望するタイミングで受信確認を行ないたい場合がある。そこで、実施の形態１の変形例においては、会議資料を送信する際に、受信確認の要求に加えて確認待ち時間を設定できるようになっている。

図１４は、実施の形態１の変形例に従う会議資料配布システムにおいて会議資料を送信するための電子メールアプリケーションの画面例を示す図である。図１４を参照して、実施の形態１の変形例に従う電子メールウィンドウ３５０Ａは、図８に示す電子メールウィンドウ３５０に比較して、受信確認を行なうタイミングを設定するための「確認待ち時間」の入力ボックス３６６が追加されている。ユーザーがこの入力ボックス３６６に何らかの値（時間）を設定して、電子メールを送信すると、当該コンピューター２では、その電子メールの送信から設定された時間が経過するまでの間、宛先のコンピューター２からの受信確認（応答）を待つ。すなわち、電子メールを送信したコンピューター２は、設定された時間が経過すると、そのときの情報に基づいて、受信確認結果リスト３１０を生成する。

すなわち、会議資料配布プログラム２１０の受信確認モジュール２１４（図５）は、会議資料の受信確認の待ち時間を設定可能に構成されており、設定された待ち時間が経過する前に、会議資料の受信が確認されなければ、会議資料の受信が確認できないと判断する。言い換えれば、会議資料配布プログラム２１０は、電子メール送信時、受信確認の待ち時間を設定可能になっている。
（ｂ７：コンピューターにおける処理手順）
次に、実施の形態１に従う会議資料配布システムの会議資料の作成者が利用するコンピューター２における処理手順について説明する。図１５は、実施の形態１に従う会議資料配布システムのコンピューターにおける処理手順を示すフローチャートである。図１５に示す処理は、典型的には、コンピューター２のＣＰＵ２００が会議資料配布プログラム２１０を実行することで実現される。

図１５を参照して、ユーザー操作によって会議資料配布プログラム２１０の実行が開始されると、ＣＰＵ２００は、会議資料の送信に係る設定を受け付ける（ステップＳ１００）。すなわち、ＣＰＵ２００は、上述の図８（または、図１４）に示す電子メールウィンドウ３５０（または、３５０Ａ）を表示するとともに、ユーザーによる、宛先、件名、添付ファイルの指定、本文メッセージなどの入力を受け付ける。続いて、ユーザーが送信ボタン３５２（図８または図１４）を押下すると、ＣＰＵ２００は、入力された情報に基づいて、会議資料が添付された電子メールを指定された宛先へ送信する（ステップＳ１０２）。

その後、ＣＰＵ２００は、宛先からの受信確認（応答）の到来を待つ（ステップＳ１０４）。いずれかの宛先から受信確認（応答）が到来すると、ＣＰＵ２００は、それを逐次格納する。そして、ＣＰＵ２００は、予め設定された時間（あるいは、図１４の「確認待ち時間」の入力ボックス３６６に設定された時間）が経過したか否かを判断する（ステップＳ１０６）。予め設定された時間が経過していなければ（ステップＳ１０６においてＮＯ）、ステップＳ１０４の処理が繰り返される。

これに対して、予め設定された時間が経過すると（ステップＳ１０６においてＹＥＳ）、ＣＰＵ２００は、その時点までに到来している受信確認（応答）に基づいて、受信確認結果リスト３１０を生成する（ステップＳ１０８）。そして、ＣＰＵ２００は、生成した受信確認結果リスト３１０に基づいて、受信確認できなかった人数を集計し、会議資料の印刷物３２０（紙媒体）の必要部数を決定する（ステップＳ１１０）。さらに、ＣＰＵ２００は、会議資料３００の必要部数の印刷および受信確認結果リスト３１０の印刷を要求する印刷指示を画像形成装置１へ出力する（ステップＳ１１２）。最後に、ＣＰＵ２００は、一連の処理が完了したことを示すメッセージを表示する（ステップＳ１１４）。そして、処理は終了する。

［Ｃ．実施の形態２］
上述の実施の形態１においては、受信確認の要求を含む電子メールに会議資料を添付した上で、参加予定者を宛先として送信し、受信確認（応答）を受領できなかった参加予定者については、会議資料を印刷した印刷物３２０（紙媒体）が用意される例について説明した。一方で、参加予定者の中には、電子的に送信された会議資料を受信したか否かにかかわらず、常に印刷物３２０（紙媒体）を要求する者もいる。そこで、実施の形態２においては、参加予定者の別に印刷物３２０（紙媒体）の要否を示す情報（印刷要否情報）を予め取得しておき、この印刷要否情報と受領した受信確認（応答）とに基づいて、会議資料を印刷した紙媒体の資料が用意される。
（ｃ１：会議資料配布システムの全体構成）
実施の形態２に従う会議資料配布システムの全体構成は、上述の図２を用いて説明した実施の形態１に従う会議資料配布システムの全体構成と同様であるので、詳細な説明は繰り返さない。
（ｃ２：画像形成装置の構成）
実施の形態２に従う会議資料配布システムに向けられた画像形成装置１の装置構成については、上述の図３を用いて説明した実施の形態１に従う画像形成装置１の装置構成と同様であるので、詳細な説明は繰り返さない。
（ｃ３：画像形成装置の構成）
実施の形態２に従う会議資料配布システムに向けられたコンピューター２の装置構成については、上述の図４を用いて説明した実施の形態１に従うコンピューター２の装置構成と同様であるので、詳細な説明は繰り返さない。
（ｃ４：会議資料配布プログラム）
コンピューター２にインストールされてＣＰＵ１００によって実行される、実施の形態２に従う会議資料配布プログラムは、上述の図４を用いて説明した実施の形態１に従う会議資料配布プログラム２１０と同様であるので、詳細な説明は繰り返さない。
（ｃ５：全体処理手順）
次に、実施の形態２に従う会議資料配布システムにおける全体処理手順について説明する。図１６は、実施の形態２に従う会議資料配布システムにおける全体処理手順を示すシーケンス図である。図１６に示すシーケンス図は、図６に示す実施の形態１に従うシーケンス図に比較して、基本的には、シーケンスＳＱ１０が追加されるとともに、シーケンスＳＱ１１２およびＳＱ１１６に代えてそれぞれシーケンスＳＱ１１２ＡおよびＳＱ１１６Ａが採用されている点が異なっている。但し、図１６に示すシーケンス図では、Ｕｓｅｒ０１およびＵｓｅｒ０２が電子的に送信された会議資料を受信した例を示すので、Ｕｓｅｒ０１だけではなく、Ｕｓｅｒ０２についても、ＵｓｅｒＡからの電子メールの開封（シーケンスＳＱ１０８）、および、Ｕｓｅｒ０２のコンピューター２からＵｓｅｒＡのコンピューター２への受信確認（応答）の送信（シーケンスＳＱ１１０）が実行される。

図１６を参照して、ＵｓｅｒＡがコンピューター２は、参加予定者の別に印刷物３２０（紙媒体）の要否を示す情報（印刷要否情報３７０）を保持する（シーケンスＳＱ１０）。この印刷要否情報３７０は、事前に各ユーザーが登録するようにしてもよいし、何らかの情報に基づいて動的に生成してもよい。

ユーザー（図１６に示す例では、ＵｓｅｒＡ）がコンピューター２上のアプリケーションなどを操作する（シーケンスＳＱ１００）ことによって、会議資料が作成される（シーケンスＳＱ１０２）。続いて、ユーザー（図１６に示す例では、ＵｓｅｒＡ）がコンピューター２上の電子メールアプリケーションを操作する（シーケンスＳＱ１０４）ことによって、作成された会議資料を添付された電子メールが会議の参加予定者へ送信される（シーケンスＳＱ１０６）。この例では、ＵｓｅｒＡのコンピューター２は、会議資料が添付された電子メールをＵｓｅｒＡ０１〜０３へそれぞれ送信する。

図１７は、実施の形態２に従う会議資料配布システムにおいて参加予定者へ会議資料を電子メールで送信する処理を模式的に示した図である。図１７を参照して、ＵｓｅｒＡのコンピューター２から、Ｕｓｅｒ０１〜０３のそれぞれのコンピューター２に対して、会議資料３００が電子的に送信される。この会議資料３００の電子的な送信に係る処理は、上述の図６および図７を用いて説明した処理と同様であるので、詳細な説明は繰り返さない。

再度図１６を参照して、この例では、Ｕｓｅｒ０１およびＵｓｅｒ０２がＵｓｅｒＡからの電子メールを開封したとする（シーケンスＳＱ１０８）。すると、Ｕｓｅｒ０１およびＵｓｅｒ０２のコンピューター２は、受信確認（応答）を、電子メールの送信者であるＵｓｅｒＡのコンピューター２へそれぞれ送信する（シーケンスＳＱ１１０）。一方で、図１６に示す例では、Ｕｓｅｒ０３は、電子メールを開封できなかったので、受信確認（応答）は送信されない。

ＵｓｅｒＡのコンピューター２は、宛先のユーザーのそれぞれから受信確認が通知されたか否かを判断し、すなわち受信確認を行ない、その受信確認の結果に基づいて印刷要否リスト３８０を生成する。

図１８は、実施の形態２に従う会議資料配布システムにおいて電子メールを受信したユーザーから受信確認が送信される処理を模式的に示した図である。図１９は、実施の形態２に従う会議資料配布システムにおいて生成される印刷要否リスト３８０の一例を示す図である。

図１８を参照して、電子メールを開封したＵｓｅｒ０１およびＵｓｅｒ０２のコンピューター２からは、送信者であるＵｓｅｒＡのコンピューター２へ受信確認（応答）が送信される。そして、ＵｓｅｒＡのコンピューター２は、保持している印刷要否情報３７０、および、それぞれの宛先からの受信確認に基づいて、印刷要否リスト３８０を生成する（シーケンスＳＱ１１２Ａ）。より具体的には、受信確認できたユーザーについては、予め定義されている印刷要否情報３７０に記述されている印刷物３２０（紙媒体）の要否情報が採用される。これに対して、受信確認できなかったユーザーについては、予め定義されている印刷要否情報３７０に記述されている要否情報にかかわらず、印刷物３２０の印刷が必要であるとみなす。すなわち、会議資料の送信後、所定の待ち時間経過後に、応答のなかったユーザーについては印刷必要とみなし、印刷要否リスト３８０が生成される。

図１９を参照して、印刷要否リスト３８０は、送付した会議資料に係る情報、例えば、送信日時、電子メールの件名、および会議資料を示す添付ファイル名などを含む。そして、印刷要否リスト３８０は、宛先の電子メールアドレスおよび対応するユーザー名（名前）に関連付けて、印刷要否を示す「○」あるいは「×」の情報を含む。

再度図１６を参照して、ＵｓｅｒＡのコンピューター２は、印刷要否リスト３８０に基づいて、印刷物３２０が必要なユーザーの数を集計して、会議資料の必要な印刷部数を決定する（シーケンスＳＱ１１４）。そして、ＵｓｅｒＡのコンピューター２は、会議資料３００の決定した印刷部数の印刷および印刷要否リスト３８０の印刷を要求する印刷指示を画像形成装置１へ出力する（シーケンスＳＱ１１６Ａ）。すなわち、ＵｓｅｒＡのコンピューター２は、会議資料の必要な印刷部数を集計し、会議資料３００の必要部数の印刷を指示するとともに、印刷要否リスト３８０の１部の印刷を指示する。画像形成装置１は、印刷指示に従って、会議資料３００および印刷要否リスト３８０を印刷する（シーケンスＳＱ１１８）。そして、ＵｓｅｒＡのコンピューター２は、一連の処理が完了したことを示すメッセージを表示する（シーケンスＳＱ１２０）。この表示されるメッセージについては、上述の図１３に示すメッセージと同様であるので、詳細な説明は繰り返さない。

図２０は、実施の形態２に従う会議資料配布システムにおいて印刷指示を画像形成装置１へ出力する処理を模式的に示した図である。図２１は、実施の形態２に従う会議資料配布システムにおいて印刷物の配布に係る処理を模式的に示した図である。

図２０を参照して、ＵｓｅｒＡのコンピューター２から画像形成装置１に対して、受信確認できなかった２名のユーザーのために印刷物を生成するための印刷指示（会議資料３００および部数の情報）、ならびに印刷要否リスト３８０を印刷するための印刷指示が送信される。そして、画像形成装置１は、これらの印刷物３２０および３９０を出力する。図２１を参照して、ＵｓｅｒＡは、電子的に送信した会議資料３００を受信しているＵｓｅｒ０１に対しては、紙媒体の会議資料である印刷物３２０を配布せず、Ｕｓｅｒ０２およびＵｓｅｒ０３に対してのみ、印刷物３２０を配布する。このとき、ＵｓｅｒＡは、印刷要否リスト３８０の印刷物３９０を参照して、配布先を判断する。

このように、会議資料配布プログラム２１０は、予め保持している参加予定者ごとの印刷要否情報に基づいて、印刷が必要な人数に加えて、受信確認できなかった人数分の資料を印刷する。
（ｃ６：コンピューターにおける処理手順）
次に、実施の形態２に従う会議資料配布システムの会議資料の作成者が利用するコンピューター２における処理手順について説明する。図２２は、実施の形態２に従う会議資料配布システムのコンピューターにおける処理手順を示すフローチャートである。図２２に示す処理は、典型的には、コンピューター２のＣＰＵ２００が会議資料配布プログラム２１０を実行することで実現される。図２２に示すフローチャートは、図１５に示す実施の形態２に従うフローチャートに比較して、基本的には、ステップＳ１０が追加されるとともに、ステップＳ１０８およびＳ１１２に代えてそれぞれステップＳ１０８ＡおよびＳ１１２Ａが採用されている点が異なっている。

図２２を参照して、ユーザー操作によって会議資料配布プログラム２１０の実行が開始されると、ＣＰＵ２００は、参加予定者の別に印刷物３２０（紙媒体）の要否を示す情報（印刷要否情報３７０）を保持する（ステップＳ１０）。この印刷要否情報３７０は、事前に各ユーザーが登録するようにしてもよいし、何らかの情報に基づいて動的に生成してもよい。

ステップＳ１００〜Ｓ１０６における処理は、図１５に示すステップＳ１００〜Ｓ１０６と同様である。ステップＳ１０６においてＹＥＳの場合、ＣＰＵ２００は、その時点までに到来している受信確認（応答）に基づいて、印刷要否リスト３８０を生成する（ステップＳ１０８Ａ）。そして、ＣＰＵ２００は、生成した印刷要否リスト３８０に基づいて、受信確認できなかった人数を集計し、会議資料の印刷物３２０（紙媒体）の必要部数を決定する（ステップＳ１１０Ａ）。さらに、ＣＰＵ２００は、会議資料３００の必要部数の印刷および印刷要否リスト３８０の印刷を要求する印刷指示を画像形成装置１へ出力する（ステップＳ１１２Ａ）。最後に、ＣＰＵ２００は、一連の処理が完了したことを示すメッセージを表示する（ステップＳ１１４）。そして、処理は終了する。

［Ｄ．実施の形態３］
上述の実施の形態１においては、受信確認の要求を含む電子メールに会議資料を添付した上で、参加予定者を宛先として送信し、受信確認（応答）を受領できなかった参加予定者については、会議資料を印刷した印刷物３２０（紙媒体）が用意される例について説明した。一方で、参加予定者の中には、電子的に送信された会議資料を受信した場合であっても印刷物３２０（紙媒体）を要求する者もいる。そこで、実施の形態３においては、会議資料の印刷要否を問い合わせるメッセージを送信し、会議資料の受信確認ができなかった宛先の数に加えて、会議資料の印刷が必要であるとの回答の数に基づいて、会議資料を印刷した紙媒体の資料が用意される。
（ｄ１：会議資料配布システムの全体構成）
実施の形態３に従う会議資料配布システムの全体構成は、上述の図２を用いて説明した実施の形態１に従う会議資料配布システムの全体構成と同様であるので、詳細な説明は繰り返さない。
（ｄ２：画像形成装置の構成）
実施の形態３に従う会議資料配布システムに向けられた画像形成装置１の装置構成については、上述の図３を用いて説明した実施の形態１に従う画像形成装置１の装置構成と同様であるので、詳細な説明は繰り返さない。
（ｄ３：画像形成装置の構成）
実施の形態３に従う会議資料配布システムに向けられたコンピューター２の装置構成については、上述の図４を用いて説明した実施の形態１に従うコンピューター２の装置構成と同様であるので、詳細な説明は繰り返さない。
（ｄ４：会議資料配布プログラム）
コンピューター２にインストールされてＣＰＵ１００によって実行される、実施の形態３に従う会議資料配布プログラムは、上述の図４を用いて説明した実施の形態１に従う会議資料配布プログラム２１０と同様であるので、詳細な説明は繰り返さない。
（ｄ５：全体処理手順）
次に、実施の形態３に従う会議資料配布システムにおける全体処理手順について説明する。

図２３は、実施の形態３に従う会議資料配布システムにおける全体処理手順を示すシーケンス図である。図２３に示すシーケンス図は、図６に示す実施の形態１に従うシーケンス図に比較して、シーケンスＳＱ１０６，ＳＱ１１０，ＳＱ１１２，ＳＱ１１６に代えてそれぞれシーケンスＳＱ１０６Ｂ，ＳＱ１１０Ｂ，ＳＱ１１２Ｂ，ＳＱ１１６Ｂが採用されている点が異なっている。但し、図２３に示すシーケンス図では、Ｕｓｅｒ０１およびＵｓｅｒ０２が電子的に送信された会議資料を受信した例を示すので、Ｕｓｅｒ０１だけではなく、Ｕｓｅｒ０２についても、ＵｓｅｒＡからの電子メールを受信する例を示す。

図２３を参照して、ユーザー（図２３に示す例では、ＵｓｅｒＡ）がコンピューター２上のアプリケーションなどを操作する（シーケンスＳＱ１００）ことによって、会議資料が作成される（シーケンスＳＱ１０２）。続いて、ユーザー（図２３に示す例では、ＵｓｅｒＡ）がコンピューター２上の電子メールアプリケーションを操作する（シーケンスＳＱ１０４）ことによって、作成された会議資料を添付された電子メールが会議の参加予定者へ送信される（シーケンスＳＱ１０６Ｂ）。この例では、ＵｓｅｒＡのコンピューター２は、会議資料が添付された電子メールをＵｓｅｒＡ０１〜０３へそれぞれ送信する。

図２４は、実施の形態３に従う会議資料配布システムにおいて参加予定者へ会議資料を電子メールで送信する処理を模式的に示した図である。図２５は、実施の形態３に従う会議資料配布システムにおいて会議資料を送信するための電子メールアプリケーションの画面例を示す図である。

図２４を参照して、ＵｓｅｒＡのコンピューター２から、Ｕｓｅｒ０１〜０３のそれぞれのコンピューター２に対して、会議資料３００が電子的に送信される。図２５に示すように、実施の形態３に従う電子メールアプリケーションが提供する電子メールウィンドウ３５０Ｂは、会議資料を受信したユーザーに対して、当該会議資料の印刷要否確認を要求するためのチェックボックス３６８をさらに含む。チェックボックス３６８がチェックされると、受信確認の要求に加えて、会議資料の印刷要否確認の要求を含む電子メールが生成および送信される。

図２３に示すように、この例では、Ｕｓｅｒ０１およびＵｓｅｒ０２がＵｓｅｒＡからの電子メールを開封したとする（シーケンスＳＱ１０８）。図２６は、実施の形態３に従う会議資料配布システムにおいて会議資料が添付された電子メールを開封した際に表示される画面例を示す図である。図２７は、実施の形態３に従う会議資料配布システムにおいて電子メールを受信したユーザーから印刷要否確認が送信される処理を模式的に示した図である。

印刷要否確認が要求されている場合には、図２６に示すような入力ウィンドウ５００が表示される。この入力ウィンドウ５００の表示は、典型的には、電子メールに必要な命令（コマンド）を組み込んでおくことで実現できる。

この入力ウィンドウ５００では、対応する電子メール（会議資料を含む）を受信したユーザーに対して、当該会議資料の印刷が必要であるか否かの選択を促す。すなわち、入力ウィンドウ５００は、「ＵｓｅｒＡさんから添付ファイルの印刷要否確認が要求されております。」とのメッセージとともに、添付されているファイルの詳細を表示する。そして、ユーザーは、添付されている会議資料の印刷を希望する場合には、「印刷必要」のボタン５０２を押下し、添付されている会議資料の印刷を希望しない場合には、「印刷不要」のボタン５０４を押下する。ユーザーのボタン押下に応じて、開封確認（受信確認）とともに、その選択情報が送信者のＵｓｅｒＡへ送信（応答）される。

図２３に示す例では、Ｕｓｅｒ０１が「印刷不要」を選択する一方で、Ｕｓｅｒ０２が「印刷要」を選択したとする。また、Ｕｓｅｒ０３は、会議資料が添付された電子メールを受領していないとする。図２７に示すように、Ｕｓｅｒ０１のコンピューター２からは、送信者であるＵｓｅｒＡのコンピューター２へ、受信確認が印刷不要の情報とともに送信される。一方、Ｕｓｅｒ０２のコンピューター２からは、送信者であるＵｓｅｒＡのコンピューター２へ、受信確認が印刷必要の情報とともに送信される。

ＵｓｅｒＡのコンピューター２は、それぞれの宛先からの受信確認および印刷要否確認（シーケンスＳＱ１１０Ｂ）に基づいて、印刷要否リスト３８０を生成する（シーケンスＳＱ１１２Ｂ）。より具体的には、受信確認できたユーザーについては、対応する印刷要否確認に基づいて印刷物３２０（紙媒体）の要否が決定される。これに対して、受信確認できなかったユーザーについては、印刷物３２０の印刷が必要であるとみなす。すなわち、会議資料の送信後、所定の待ち時間経過後に、応答のなかったユーザーについては印刷必要とみなし、印刷要否リスト３８０が生成される。この印刷要否リスト３８０の詳細については、上述の図１９を参照して説明したので、詳細な説明は繰り返さない。

ＵｓｅｒＡのコンピューター２は、印刷要否リスト３８０に基づいて、印刷物３２０が必要なユーザーの数を集計して、会議資料の必要な印刷部数を決定する（シーケンスＳＱ１１４）。そして、ＵｓｅｒＡのコンピューター２は、会議資料３００の決定した印刷部数の印刷および印刷要否リスト３８０の印刷を要求する印刷指示を画像形成装置１へ出力する（シーケンスＳＱ１１６Ｂ）。すなわち、ＵｓｅｒＡのコンピューター２は、会議資料の必要な印刷部数を集計し、会議資料３００の必要部数の印刷を指示するとともに、印刷要否リスト３８０の１部の印刷を指示する。画像形成装置１は、印刷指示に従って、会議資料３００および印刷要否リスト３８０を印刷する（シーケンスＳＱ１１８）。そして、ＵｓｅｒＡのコンピューター２は、一連の処理が完了したことを示すメッセージを表示する（シーケンスＳＱ１２０）。この表示されるメッセージについては、上述の図１３に示すメッセージと同様であるので、詳細な説明は繰り返さない。

その後の処理は、上述の実施の形態２と同様であるので、詳細な説明は繰り返さない。
（ｄ６：コンピューターにおける処理手順）
次に、実施の形態３に従う会議資料配布システムの会議資料の作成者が利用するコンピューター２における処理手順について説明する。

実施の形態３に従う会議資料配布プログラム２１０のメール送信モジュール２１２（図５）は、会議資料３００の印刷要否を問い合わせるメッセージを送信し、会議資料配布プログラム２１０の印刷モジュール２１８は、会議資料３００の受信が確認できなかった宛先の数に加えて、会議資料３００の印刷が必要であるとの回答の数に基づいて、会議資料３００を印刷する紙媒体の数を決定する。

図２８は、実施の形態３に従う会議資料配布システムのコンピューターにおける処理手順を示すフローチャートである。図２８に示す処理は、典型的には、コンピューター２のＣＰＵ２００が会議資料配布プログラム２１０を実行することで実現される。図２８に示すフローチャートは、図１５に示す実施の形態２に従うフローチャートに比較して、基本的には、ステップＳ１０４，Ｓ１０８，Ｓ１１２に代えてそれぞれステップＳ１０４Ｂ，Ｓ１０８Ｂ，Ｓ１１２Ｂが採用されている点が異なっている。

図２８を参照して、ユーザー操作によって会議資料配布プログラム２１０の実行が開始されると、ＣＰＵ２００は、会議資料の送信に係る設定を受け付ける（ステップＳ１００）。ＣＰＵ２００は、上述の図２５に示す電子メールウィンドウ３５０Ｂを表示するとともに、ユーザーによる、宛先、件名、添付ファイルの指定、本文メッセージなどの入力を受け付ける。続いて、ユーザーが送信ボタン３５２（図１５）を押下すると、ＣＰＵ２００は、入力された情報に基づいて、会議資料が添付された電子メールを指定された宛先へ送信する（ステップＳ１０２）。

その後、ＣＰＵ２００は、宛先からの受信確認および印刷要否確認の到来を待つ（ステップＳ１０４Ｂ）。いずれかの宛先から受信確認および印刷要否確認が到来すると、ＣＰＵ２００は、それを逐次格納する。ＣＰＵ２００は、予め設定された時間（あるいは、確認待ち時間）が経過したか否かを判断する（ステップＳ１０６）。予め設定された時間が経過していなければ（ステップＳ１０６においてＮＯ）、ステップＳ１０４Ｂの処理が繰り返される。

これに対して、予め設定された時間が経過すると（ステップＳ１０６においてＹＥＳ）、ＣＰＵ２００は、その時点までに到来している受信確認および印刷要否確認に基づいて、印刷要否リスト３８０を生成する（ステップＳ１０８Ｂ）。そして、ＣＰＵ２００は、生成した印刷要否リスト３８０に基づいて、受信確認できなかった人数を集計し、会議資料の印刷物３２０（紙媒体）の必要部数を決定する（ステップＳ１１０Ｂ）。さらに、ＣＰＵ２００は、会議資料３００の必要部数の印刷および印刷要否リスト３８０の印刷を要求する印刷指示を画像形成装置１へ出力する（ステップＳ１１２Ｂ）。最後に、ＣＰＵ２００は、一連の処理が完了したことを示すメッセージを表示する（ステップＳ１１４）。そして、処理は終了する。

［Ｅ．実施の形態４］
上述の実施の形態１〜３においては、会議資料の作成者が会議参加者と直接会うことが想定されているため、会議参加者へ印刷物３２０（紙媒体）を配布できる。一方、近年、インターネット回線や電話回線を用いたテレビ会議や電話会議が行われる場合もあり、このような場合には、会議資料の作成者は会議参加者の全員とは直接会わない。そこで、実施の形態４においては、参加予定者が所属するサイトを示す情報を予め用意しておき、受信確認（応答）を受領できなかった参加予定者のうち、会議資料の作成者が直接会うことになっている参加予定者については、上述の実施の態様において説明したような方法で印刷物３２０（紙媒体）を作成し、そうでない参加予定者については、それらの参加予定者が利用する画像形成装置で印刷物３２０（紙媒体）を作成するとともに、別の参加予定者にその印刷物３２０（紙媒体）の回収（ピックアップ）および配布を依頼する。

実施の形態４の構成を採用することで、テレビ会議や電話会議のように、参加予定者がそれぞれ別のサイトに存在しているような場合（複数の拠点間で接続する場合）であっても、会議資料をより確実に配布できる。
（ｅ１：会議資料配布システムの全体構成）
実施の形態４に従う会議資料配布システムの全体構成は、上述の図２を用いて説明した実施の形態１に従う会議資料配布システムの全体構成と同様であるので、詳細な説明は繰り返さない。
（ｅ２：画像形成装置の構成）
実施の形態４に従う会議資料配布システムに向けられた画像形成装置１の装置構成については、上述の図３を用いて説明した実施の形態１に従う画像形成装置１の装置構成と同様であるので、詳細な説明は繰り返さない。
（ｅ３：画像形成装置の構成）
実施の形態４に従う会議資料配布システムに向けられたコンピューター２の装置構成については、上述の図４を用いて説明した実施の形態１に従うコンピューター２の装置構成と同様であるので、詳細な説明は繰り返さない。
（ｅ４：会議資料配布プログラム）
コンピューター２にインストールされてＣＰＵ１００によって実行される、実施の形態４に従う会議資料配布プログラムは、上述の図４を用いて説明した実施の形態１に従う会議資料配布プログラム２１０と同様であるので、詳細な説明は繰り返さない。
（ｅ５：全体処理手順）
次に、実施の形態４に従う会議資料配布システムにおける全体処理手順について説明する。

図２９は、実施の形態４に従う会議資料配布システムにおける全体処理手順を示すシーケンス図である。図２９を参照して、ＵｓｅｒＡがコンピューター２は、参加予定者ごとに所属するサイトの情報（参加者情報３４０）を保持する（シーケンスＳＱ２０）。この参加者情報３４０は、事前に各ユーザーが登録するようにしてもよいし、何らかの情報に基づいて動的に生成してもよい。すなわち、参加者情報３４０は、宛先に対応する参加予定者が所属するサイトを示す情報である。

図３０は、実施の形態４に従う会議資料配布システムにおいて使用される参加者情報３４０の一例を示す図である。図３０を参照して、参加者情報３４０は、ユーザー名を格納するコラム３４１と、対応するユーザーの送付先（典型的には、電子メールアドレス）を格納するコラム３４２と、対応するユーザーの所属先（典型的には、所属サイト名）を格納するコラム３４３と、優先順位（印刷依頼順）を格納するコラム３４４と、画像形成装置のアドレスを格納するコラム３４５とを含む。このような参加者情報３４０は、開催される会議ごとに静的または動的に生成される。

再度図２９を参照して、ユーザー（図２９に示す例では、ＵｓｅｒＡ）は、コンピューター２上のアプリケーションなどを操作する（シーケンスＳＱ２００）ことによって、会議資料を作成する（シーケンスＳＱ２０２）。続いて、ユーザー（図２９に示す例では、ＵｓｅｒＡ）がコンピューター２上の電子メールアプリケーションを操作する（シーケンスＳＱ２０４）ことによって、作成された会議資料を添付された電子メールが会議の参加予定者へ送信される（シーケンスＳＱ２０６）。この例では、ＵｓｅｒＡのコンピューター２は、会議資料が添付された電子メールをＵｓｅｒＡ０１〜０４へそれぞれ送信する。ここで、図３０に示すように、ＵｓｅｒＡ、Ｕｓｅｒ０１、Ｕｓｅｒ０２は、サイトＡに所属しており、Ｕｓｅｒ０３およびＵｓｅｒ０４は、サイトＢに所属しているとする。

図３１は、実施の形態４に従う会議資料配布システムにおいて参加予定者へ会議資料を電子メールで送信する処理を模式的に示した図である。図３１を参照して、ＵｓｅｒＡのコンピューター２から、Ｕｓｅｒ０１〜０４のそれぞれのコンピューター２に対して、会議資料３００が電子的に送信される。この会議資料３００の電子的な送信に係る処理は、上述の図６および図７を用いて説明した処理と同様であるので、詳細な説明は繰り返さない。

再度図２９を参照して、この例では、Ｕｓｅｒ０１およびＵｓｅｒ０３がＵｓｅｒＡからの電子メールを開封したとする（シーケンスＳＱ２０８）。すると、Ｕｓｅｒ０１およびＵｓｅｒ０３のコンピューター２は、受信確認（応答）を、電子メールの送信者であるＵｓｅｒＡのコンピューター２へそれぞれ送信する（シーケンスＳＱ２１０）。一方で、図２９に示す例では、Ｕｓｅｒ０２およびＵｓｅｒ０４は、電子メールを開封できなかったので、受信確認（応答）は送信されない。

ＵｓｅｒＡのコンピューター２は、宛先のユーザーのそれぞれから受信確認が通知されたか否かを判断し、すなわち受信確認を行ない、その受信確認の結果に基づいて受信確認結果リストを生成する（シーケンスＳＱ２１２）。より具体的には、ＵｓｅｒＡのコンピューター２は、参加者情報３４０を参照して、所属（サイト）ごとに、受信確認結果リスト３１０Ａおよび３１０Ｂを生成する。

図３２は、実施の形態４に従う会議資料配布システムにおいて受信確認結果リスト３１０Ａおよび３１０Ｂを生成する処理を模式的に示した図である。図３２を参照して、受信確認結果リスト３１０Ａおよび３１０Ｂの各々は、宛先に対応するユーザーに関連付けて、受信確認（応答）が受信されたか否かを示す「○」あるいは「×」の情報を含む。

再度図２９を参照して、ＵｓｅｒＡのコンピューター２は、受信確認結果リスト３１０Ａおよび３１０Ｂに基づいて、それぞれのサイトについての処理内容を決定する（シーケンスＳＱ２１４）。より具体的には、会議資料を受信できなかった参加予定者と当該会議資料の送信者の参加予定者とが同一のサイトに所属しているか否かで処理が異なる。この同一のサイトに所属しているか否かは、参加者情報３４０を参照することで判断される。

（１）会議資料を受信できなかった参加予定者と当該会議資料の送信者の参加予定者とが同一のサイトに所属している場合
ＵｓｅｒＡのコンピューター２は、受信確認を受信していないユーザーの数を集計して、会議資料の必要な印刷部数を決定する（シーケンスＳＱ２１４）。そして、ＵｓｅｒＡのコンピューター２は、会議資料３００の決定した印刷部数の印刷および受信確認結果リスト３１０の印刷を要求する印刷指示を、サイトＡにある画像形成装置１Ａへ出力する（シーケンスＳＱ２１６Ａ）。なお、出力先の画像形成装置１Ａは、参加者情報３４０を参照することで特定される。

すなわち、ＵｓｅｒＡのコンピューター２は、会議資料の必要な印刷部数を集計し、会議資料３００の必要部数の印刷を指示するとともに、受信確認結果リスト３１０の１部の印刷を指示する。画像形成装置１Ａは、印刷指示に従って、会議資料３００および受信確認結果リスト３１０を印刷する（シーケンスＳＱ２２０Ａ）。そして、ＵｓｅｒＡのコンピューター２は、一連の処理が完了したことを示すメッセージを表示する（シーケンスＳＱ２２２）。例えば、ＵｓｅｒＡのコンピューター２は、その画面上に「配布資料の印刷完了しました」といったメッセージを表示する。会議の開催時に、ＵｓｅｒＡは、印刷された受信確認結果リスト３１０Ａを参照して、会議資料３００を受信できていない会議参加者へ印刷物３２０（紙媒体）を配布する。

図３３は、実施の形態４に従う会議資料配布システムにおいて印刷指示を画像形成装置１Ａへ出力する処理を模式的に示した図である。図３４は、実施の形態４に従う会議資料配布システムにおいて印刷物の配布に係る処理を模式的に示した図である。

図３３を参照して、ＵｓｅｒＡのコンピューター２から画像形成装置１Ａに対して、受信確認できなかった１名のユーザーのために印刷物を生成するための印刷指示（会議資料３００および部数の情報）、ならびに受信確認結果リスト３１０Ａを印刷するための印刷指示が送信される。そして、画像形成装置１は、これらの印刷物３２０および３３０Ａを出力する。図３４を参照して、ＵｓｅｒＡは、電子的に送信した会議資料３００を受信しているＵｓｅｒ０１に対しては、紙媒体の会議資料である印刷物３２０を配布せず、Ｕｓｅｒ０２に対してのみ、印刷物３２０を配布する。このとき、ＵｓｅｒＡは、受信確認結果リスト３１０Ａの印刷物３３０Ａを参照して、配布先を判断する。

（２）会議資料を受信できなかった参加予定者と当該会議資料の送信者の参加予定者とが異なるサイトに所属しており、かつ当該異なるサイトに所属している他の参加予定者が当該会議資料を受信している場合
ＵｓｅｒＡのコンピューター２は、参加者情報３４０を参照して、受信確認を受信していないユーザー（この例では、Ｕｓｅｒ０４）のうちＵｓｅｒＡとは異なるサイトに所属する他のユーザーを特定する。そして、受信確認を受信しているユーザーのうち、当該受信確認が受信されていないユーザーと同じサイトに所属するユーザー（この例では、Ｕｓｅｒ０３）を特定する。この例では、Ｕｓｅｒ０４が所属するサイトＢに、受信確認ができた他のユーザーが存在するので、当該他のユーザーにサイトＢでの会議資料の配布を依頼する。具体的には、ＵｓｅｒＡのコンピューター２は、参加者情報３４０を参照して、Ｕｓｅｒ０４に関連付けられた画像形成装置１Ｂを特定し、会議資料３００の印刷および受信確認結果リスト３１０Ｂの印刷を要求する印刷指示を当該特定した画像形成装置１Ｂへ出力する（シーケンスＳＱ２１６Ｂ）。併せて、ＵｓｅｒＡのコンピューター２は、Ｕｓｅｒ０３に対して、Ｕｓｅｒ０４用の印刷物３２０（紙媒体）の回収（ピックアップ）および配布を依頼する電子メール６００を送信する（シーケンスＳＱ２１８）。

図３５は、実施の形態４に従う会議資料配布システムにおいて印刷指示を画像形成装置１Ｂへ出力する処理を模式的に示した図である。図３５を参照して、ＵｓｅｒＡのコンピューター２から画像形成装置１Ｂに対して、受信確認できなかった１名のユーザーのために印刷物を生成するための印刷指示（会議資料３００および部数の情報）、ならびに受信確認結果リスト３１０Ｂを印刷するための印刷指示が送信される。併せて、ＵｓｅｒＡからＵｓｅｒ０３に対して、「Ｕｓｅｒ０４さん用の印刷物の回収をお願いします。」といった電子メールが送信される。

再度図２９を参照して、画像形成装置１Ｂは、印刷指示に従って、会議資料３００および受信確認結果リスト３１０Ｂを印刷する（シーケンスＳＱ２２０Ｂ）。そして、ＵｓｅｒＡのコンピューター２は、一連の処理が完了したことを示すメッセージを表示する（シーケンスＳＱ２２２）。

なお、印刷物の回収依頼を行なう候補として、ＵｓｅｒＡとは異なるサイトに所属する複数のユーザーが選択可能な場合には、図３０に示す参加者情報３４０の印刷依頼順（コラム３４４）の値などを参考に、対象のユーザーが選択される。基本的には、印刷依頼順が最も高いユーザーが選択される。

（３）会議資料を受信できなかった参加予定者と当該会議資料の送信者の参加予定者とが異なるサイトに所属しており、かつ当該異なるサイトに所属している他のいずれの参加予定者も当該会議資料を受信していない場合
上述の（２）の例とは異なり、受信確認を受信していないユーザー（この例では、Ｕｓｅｒ０４）のうちＵｓｅｒＡとは異なるサイトに所属する他のユーザーが存在しない場合も想定される。このような場合には、印刷物３２０（紙媒体）の回収および配布を依頼するユーザーが存在しない。そのため、次善の方法として、当該他のサイトに所属している参加予定者の少なくとも一人を選択し、当該選択した参加予定者に関連付けられた画像形成装置１を用いて、印刷物３２０の印刷を行なう。

このようにすれば、例えば、テレビ会議や電話会議などが開始された後、当該選択された参加予定者に対して、画像形成装置まで印刷物３２０（紙媒体）の回収を口頭などで依頼することができる。すなわち、ＵｓｅｒＡのコンピューターは、サイトＢの参加予定者のうち印刷依頼順が最も高いユーザーに関連付けられた画像形成装置２Ｂに資料の印刷を行なう。このようにすることで、テレビ会議の接続後などに、当該サイトＢの会議参加者に対して、主として使用する、画像形成装置２Ｂに出力したことを伝えて、回収をお願いする。
（ｅ６：コンピューターにおける処理手順）
次に、実施の形態４に従う会議資料配布システムの会議資料の作成者が利用するコンピューター２における処理手順について説明する。図３６は、実施の形態４に従う会議資料配布システムのコンピューターにおける処理手順を示すフローチャートである。図３６に示す処理は、典型的には、コンピューター２のＣＰＵ２００が会議資料配布プログラム２１０を実行することで実現される。

図３６を参照して、ユーザー操作によって会議資料配布プログラム２１０の実行が開始されると、ＣＰＵ２００は、参加予定者ごとに所属するサイトの情報（参加者情報３４０）を保持する（ステップＳ２００）。この参加者情報３４０は、動的または静的に生成されてもよい。すなわち、会議資料配布プログラム２１０によって、コンピューター２は、宛先に対応する参加予定者が所属するサイトを示す情報を格納する格納手段として機能する。この宛先に対応する参加予定者が所属するサイトを示す情報（参加者情報３４０）は、宛先に対応する参加予定者の別に、所属するサイト、会議資料の印刷に用いる画像形成装置、および優先順位を含む。

続いて、ＣＰＵ２００は、会議資料の送信に係る設定を受け付ける（ステップＳ２０２）。すなわち、ＣＰＵ２００は、上述の図８（または、図１４）に示す電子メールウィンドウ３５０（または、３５０Ａ）を表示するとともに、ユーザーによる、宛先、件名、添付ファイルの指定、本文メッセージなどの入力を受け付ける。続いて、ユーザーが送信ボタン３５２（図８または図１４）を押下すると、ＣＰＵ２００は、入力された情報に基づいて、会議資料が添付された電子メールを指定された宛先へ送信する（ステップＳ２０４）。

その後、ＣＰＵ２００は、宛先からの受信確認（応答）の到来を待つ（ステップＳ２０６）。いずれかの宛先から受信確認（応答）が到来すると、ＣＰＵ２００は、それを逐次格納する。そして、ＣＰＵ２００は、予め設定された時間（あるいは、図１４の「確認待ち時間」の入力ボックス３６６に設定された時間）が経過したか否かを判断する（ステップＳ２０８）。予め設定された時間が経過していなければ（ステップＳ２０８においてＮＯ）、ステップＳ２０６の処理が繰り返される。

これに対して、予め設定された時間が経過すると（ステップＳ２０８においてＹＥＳ）、ＣＰＵ２００は、参加者情報３４０およびその時点までに到来している受信確認（応答）に基づいて、所属（サイト）ごとに、受信確認結果リストを生成する（ステップＳ２１０）。

そして、ＣＰＵ２００は、会議資料の送信者が所属するサイトの受信確認結果リスト３１０Ａを参照して、当該送信者と同一のサイトに所属する参加予定者のうち、受信確認できなかった人数を集計し、会議資料の印刷物３２０（紙媒体）の必要部数を決定する（ステップＳ２１２）。続いて、ＣＰＵ２００は、会議資料３００の必要部数の印刷および受信確認結果リスト３１０Ａの印刷を要求する印刷指示を、当該同一のサイトの画像形成装置１Ａへ出力する（ステップＳ２１４）。

また、ＣＰＵ２００は、会議資料の送信者が所属するサイトとは異なるサイトの受信確認結果リスト３１０Ｂを参照して、当該送信者とは異なるサイトに所属する参加予定者のうち、受信確認できなかったユーザーがいるか否かを判断する（ステップＳ２１６）。当該送信者とは異なるサイトに所属する参加予定者には、受信確認できなかったユーザーがいなければ（ステップＳ２１６においてＮＯ）、ステップＳ２３０の処理が実行される。すなわち、コンピューター２は、ある宛先について会議資料の受信が確認できなかった場合であっても、当該宛先に対応する参加予定者が会議資料３００の送信元の参加予定者とは異なるサイトに所属している場合には、当該宛先については、会議資料３００の印刷を行なわない。

これに対して、当該送信者とは異なるサイトに所属する参加予定者のうち、受信確認できなかったユーザーがいれば（ステップＳ２１６においてＹＥＳ）、ＣＰＵ２００は、送信者が所属するサイトとは異なるサイトの受信確認結果リスト３１０Ｂを参照して、当該異なるサイトに所属する参加予定者のうち、受信確認できなかった人数を集計し、会議資料の印刷物３２０（紙媒体）の必要部数を決定する（ステップＳ２１８）。続いて、ＣＰＵ２００は、当該異なるサイトに所属する他の参加予定者のうち、受信確認できたユーザーがいるか否かを判断する（ステップＳ２２０）。

当該異なるサイトに所属する他の参加予定者のうち、受信確認できたユーザーがいれば（ステップＳ２２０においてＹＥＳ）、ＣＰＵ２００は、当該受信確認できたユーザーのうち印刷依頼順が最も高いユーザーを特定するとともに、当該特定したユーザーに関連付けられた画像形成装置２Ｂへ、会議資料３００の必要部数の印刷および受信確認結果リスト３１０Ｂの印刷を要求する印刷指示を出力する（ステップＳ２２２）。さらに、ＣＰＵ２００は、当該特定したユーザーへの印刷物３２０（紙媒体）の回収（ピックアップ）および配布を依頼する電子メール６００を送信する（ステップＳ２２４）。そして、ステップＳ２３０の処理が実行される。

すなわち、コンピューター２は、ある宛先について会議資料３００の受信が確認できなかった場合であって、当該宛先に対応する第１の参加予定者が会議資料３００の送信元の参加予定者とは異なるサイトに所属している場合には、記第１の参加予定者が所属するサイトと同じサイトに所属する他の参加予定者のうち最も優先順位の高い第２の参加予定者を特定するとともに、第２の参加予定者に関連付けられた画像形成装置２を用いて会議資料３００の印刷を行なうとともに、第２の参加予定者へ当該印刷された会議資料３００の回収の依頼を通知する。

当該異なるサイトに所属する他の参加予定者のうちには受信確認できたユーザーがいなければ（ステップＳ２２０においてＮＯ）、ＣＰＵ２００は、当該異なるサイトに所属する参加予定者のうち印刷依頼順が最も高いユーザーを特定するとともに、当該特定したユーザーに関連付けられた画像形成装置２Ｂへ、会議資料３００の必要部数の印刷を要求する印刷指示を出力する（ステップＳ２２６）。そして、ステップＳ２３０の処理が実行される。

最後に、ＣＰＵ２００は、一連の処理が完了したことを示すメッセージを表示する（ステップＳ２３０）。そして、処理は終了する。
（ｅ７：変形例）
上述した実施の形態２および／または実施の形態３の構成を、上述の実施の形態４に適宜組み合わせてもよい。

［Ｆ．実施の形態５］
上述の実施の形態１〜４においては、主として、会議資料を電子メールに添付して電子的に送信する構成について例示した。これに加えて、あるいは代えて、会議資料をサーバー装置へアップロードするとともに、当該会議資料のアップロードの格納先（サーバ装置内のアドレスなど）を参加予定者へ連絡するようにしてもよい。

図３７は、実施の形態５に従う会議資料配布システムの全体構成を示す模式図である。図３７を参照して、ネットワーク上にサーバー装置４が設けられるとともに、会議資料の作成者は、当該サーバー装置４に会議資料３００をアップロードする。併せて、会議資料の作成者は、会議資料３００のアップロード先（サーバー装置４内の格納アドレス、あるいはパス）を電子メールなどによって、参加予定者へ連絡する。具体的には、会議資料３００のアップロード先へのリンクを示す記述を含む電子メールが送信される。このような電子メールでの通知は、会議資料３００のアップロードに応答して自動的に実行されるようにしてもよい。格納先を含む電子メールを受信した参加予定者は、当該格納先にアクセスして会議資料３００を取得する。

すなわち、実施の形態５に従う会議資料配布プログラム２１０は、コンピューター２に、会議資料３００をサーバー装置４へアップロードし、電子メールでアップロード先を連絡する際、宛先ごとに電子メールが受信されたか否かの確認を行なわせ、受信確認結果リスト３１０を生成させ、受信確認ができなかった人数を集計させ、電子メール本文に記載のパスから資料の場所を特定させ、受信確認できなかった人数分の資料を印刷させ、受信確認結果リスト３１０を印刷させる。

このような構成を採用した場合であっても、上述の実施の形態１〜４において説明したような、受信確認などの処理を行なうことができる。より具体的には、会議資料３００の格納先を含む電子メールに開封確認（受信確認）を付加することで、宛先のユーザーが受信したか否かを判断することができる。あるいは、会議資料がアップロードされたサーバー装置へのアクセスの履歴などに基づいて、宛先のユーザーが会議資料を受信したか否かを判断してもよい。

その他の構成については、上述の実施の形態１〜４と同様であるので、詳細な説明は繰り返さない。

［Ｇ．付記］
本発明は、別の局面として、さらに以下のように表現することができる。

本発明の別の局面に従う会議資料の印刷制御プログラムは、電子メールで会議資料を送付する際、宛先ごとに当該電子メールが受信されたか否かの確認を行なう手段と、受信確認結果リストを生成する手段と、受信確認できなかった人数を集計する手段と、受信確認ができなかった人数分の資料を印刷する手段と、受信確認結果リストを印刷する手段とを含む。

本発明のさらに別の局面に従う会議資料の印刷制御プログラムは、会議資料をサーバー装置へアップロードし、電子メールでアップロード先を連絡する際、宛先ごとに電子メールが受信されたか否かの確認を行なう手段と、受信確認結果リストを生成する手段と、受信確認ができなかった人数を集計する手段と、電子メール本文に記載のパスから資料の場所を特定する手段と、受信確認できなかった人数分の資料を印刷する手段と、受信確認結果リストを印刷する手段とを含む。

上記の印刷制御プログラムは、さらに、電子メール送信時、受信確認の待ち時間を設定可能な手段を含む。

上記の印刷制御プログラムは、さらに、受信確認の待ち時間の経過後に、処理結果（例えば、「配布資料の印刷完了しました」や「全員の受信が確認されました」といったメッセージ）を表示する手段を含む。

上記の印刷制御プログラムは、さらに、予め保持している参加予定者ごとの印刷要否情報に基づいて、印刷が必要な人数に加えて、受信確認できなかった人数分の資料を印刷する手段を含む。

上記の印刷制御プログラムは、さらに、電子メール送信時に各宛先に印刷要否を確認し、印刷が必要との回答が返ってきた人数に加えて、受信確認できなかった人数分の資料を印刷する手段を含む。

上記の印刷制御プログラムは、予め保持している参加予定者ごとの所属するサイトの情報（参加者情報）に基づいて、送信者とは異なるサイトに所属する参加予定者については、受信確認できなくても印刷を行なわないように決定する手段を含む。

上記の印刷制御プログラムは、予め保持している参加予定者ごとの情報（所属サイト、通常使う画像形成装置のアドレス、印刷依頼順位）に基づいて、送信者と異なるサイトで受信できなかった人がいる場合には、そのサイトで受信できた人のうち依頼順位が最も高い人に関連付けられた画像形成装置で、その受信できなかった人の分の資料の印刷および受信確認結果リストの印刷を行ない、最も依頼順位が高い人に印刷物回収依頼の電子メールを送信する手段を含む。また、上記の印刷制御プログラムは、送信者と異なるサイトで誰も受信できなかった場合には、そのサイトで依頼順位が最も高い人に関連付けられた画像形成装置で印刷を行なう手段を含む。

［Ｈ．利点］
本実施の形態によれば、電子メールなどで電子的に会議資料を送信する際に、送信先で受信されたか否かを確認し、受信が確認できなかった人数分の資料を自動的に印刷する。このような構成を採用することで、会議の直前に会議資料が送付され、会議参加者が会議室でネットワークに接続できずに会議資料を受信できないような場合であっても、会議参加者は会議資料を確実に受け取ることができる。また、会議資料の作成者は、印刷物を必要な分だけ用意することが容易に行なえる。

今回開示された実施の形態はすべての点で例示であって制限的なものではないと考えられるべきである。本発明の範囲は上記した説明ではなくて特許請求の範囲によって示され、特許請求の範囲と均等の意味および範囲内でのすべての変更が含まれることが意図される。

１ 画像形成装置、２ コンピューター、３ ネットワーク、４ サーバー装置、１００，２００ ＣＰＵ、１０２ ＲＯＭ、１０４ ＲＡＭ、１０６，２２４ 表示部、１０８ 操作部、１１０ スキャナー部、１１２ ＦＡＸ制御部、１１４ 印刷制御部、１１６ ポート情報管理部、１１８ 駆動制御部、１２０ ネットワーク制御部、１２２，１４４ 受信部、１２４，１４２ 送信部、１２６，２０４ ＨＤＤ、１３０ 画像処理部、１４０ メール制御部、２０１ 出欠確認手段、２０２ 主メモリ、２０５ 印刷設定テーブル、２０６ アプリケーション、２０８ オペレーティングシステム、２１０ 会議資料配布プログラム、２１２ メール送信モジュール、２１４ 受信確認モジュール、２１６ 確認結果リスト生成モジュール、２１８ 印刷モジュール、２１９ 印刷必要部数決定モジュール、２２０ 印刷指示モジュール、２２２ 入力部、２２６ ネットワークインターフェイス、２２８ バス、３００ 会議資料、ＳＹＳ 会議資料配布システム。

Claims (13)

1. 会議資料配布プログラムであって、前記会議資料配布プログラムはコンピューターを、
   １つ以上の宛先へ会議資料を電子的に送信する送信手段と、
   電子的に送信された前記会議資料が受信されたか否かを宛先ごとに確認する確認手段と、
   前記会議資料の受信が確認できなかった宛先の数に応じて、前記会議資料を紙媒体へ印刷する印刷手段として機能させ、
   前記確認手段は、前記会議資料が受信されたか否かを示す受信確認結果リストを生成する手段を含む、会議資料配布プログラム。
2. 前記送信手段は、前記会議資料を添付した電子メールを送信する手段を含む、請求項１に記載の会議資料配布プログラム。
3. 会議資料配布プログラムであって、前記会議資料配布プログラムはコンピューターを、
   サーバー装置へ会議資料をアップロードするとともに、前記会議資料のアップロード先を特定する情報を１つ以上の宛先へ電子的に送信する送信手段と、
   前記送信手段が前記会議資料のアップロード先を特定する情報を送信した前記１つ以上の宛先のユーザからの応答の有無に基づいて、前記会議資料が受信されたか否かを宛先ごとに確認する確認手段と、
   前記会議資料の受信が確認できなかった宛先の数に応じて、前記会議資料を紙媒体へ印刷する印刷手段として機能させ、
   前記確認手段は、前記会議資料が受信されたか否かを示す受信確認結果リストを生成する手段を含む、会議資料配布プログラム。
4. 前記印刷手段は、前記特定されたアップロード先に基づいて、前記サーバー装置から前記会議資料を取得する手段を含む、請求項３に記載の会議資料配布プログラム。
5. 前記印刷手段は、前記受信確認結果リストを印刷する、請求項１〜４のいずれか１項に記載の会議資料配布プログラム。
6. 前記確認手段は、
   前記会議資料の受信確認の待ち時間を設定可能に構成されており、
   設定された待ち時間が経過する前に、前記会議資料の受信が確認されなければ、前記会議資料の受信が確認できないと判断する、請求項１〜５のいずれか１項に記載の会議資料配布プログラム。
7. 前記会議資料配布プログラムは、前記コンピューターをさらに、
   前記会議資料の送信後であって、設定された待ち時間の経過後に、前記会議資料の印刷に係る処理結果を通知する通知手段として機能させる、請求項６に記載の会議資料配布プログラム。
8. 前記会議資料配布プログラムは、前記コンピューターをさらに、
   宛先の別に予め設定された会議資料の印刷要否を示す情報を格納する第１の格納手段として機能させ、
   前記印刷手段は、前記会議資料の受信が確認できなかった宛先の数に加えて、前記印刷要否を示す情報に基づいて、前記会議資料を印刷する紙媒体の数を決定する、請求項１〜７のいずれか１項に記載の会議資料配布プログラム。
9. 前記送信手段は、前記会議資料の印刷要否を問い合わせるメッセージを送信し、
   前記印刷手段は、前記会議資料の受信が確認できなかった宛先の数に加えて、前記会議資料の印刷が必要であるとの回答の数に基づいて、前記会議資料を印刷する紙媒体の数を決定する、請求項１〜８のいずれか１項に記載の会議資料配布プログラム。
10. 前記会議資料配布プログラムは、前記コンピューターをさらに、
    宛先に対応する参加予定者が所属するサイトを示す情報を格納する第２の格納手段として機能させ、
    前記印刷手段は、ある宛先について前記会議資料の受信が確認できなかった場合であっ
    ても、当該宛先に対応する参加予定者が前記会議資料の送信元の参加予定者とは異なるサイトに所属している場合には、当該宛先については、前記会議資料の印刷を行なわない、請求項１〜９のいずれか１項に記載の会議資料配布プログラム。
11. 前記宛先に対応する参加予定者が所属するサイトを示す情報は、宛先に対応する参加予定者の別に、所属するサイト、前記会議資料の印刷に用いる画像形成装置、および優先順位を含み、
    前記印刷手段は、ある宛先について前記会議資料の受信が確認できなかった場合であって、当該宛先に対応する第１の参加予定者が前記会議資料の送信元の参加予定者とは異なるサイトに所属している場合には、前記第１の参加予定者が所属するサイトと同じサイトに所属する他の参加予定者のうち最も優先順位の高い第２の参加予定者を特定するとともに、前記第２の参加予定者に関連付けられた画像形成装置を用いて前記会議資料の印刷を行なうとともに、前記第２の参加予定者へ当該印刷された会議資料の回収の依頼を通知する、請求項１０に記載の会議資料配布プログラム。
12. 会議資料配布システムであって、
    情報処理装置と、
    前記情報処理装置と通信可能な画像形成装置とを備え、
    前記情報処理装置は、
    １つ以上の宛先へ会議資料を電子的に送信する送信手段と、
    電子的に送信された前記会議資料が受信されたか否かを宛先ごとに確認する確認手段と、
    前記会議資料の受信が確認できなかった宛先の数に応じて、前記画像形成装置で前記会議資料を紙媒体へ印刷させる印刷手段とを含み、
    前記確認手段は、前記会議資料が受信されたか否かを示す受信確認結果リストを生成する手段を含む、会議資料配布システム。
13. 会議資料配布システムであって、
    情報処理装置と、
    前記情報処理装置と通信可能な画像形成装置とを備え、
    前記情報処理装置は、
    サーバー装置へ会議資料をアップロードするとともに、前記会議資料のアップロード先を特定する情報を１つ以上の宛先へ電子的に送信する送信手段と、
    前記会議資料が受信されたか否かを宛先ごとに確認する確認手段と、
    前記会議資料の受信が確認できなかった宛先の数に応じて、前記画像形成装置で前記会議資料を紙媒体へ印刷する印刷手段とを含み、
    前記確認手段は、前記会議資料が受信されたか否かを示す受信確認結果リストを生成する手段を含む、会議資料配布システム。

Images