JP5660181B2 - ワークフローシステムおよびワークフローの制御方法およびプログラムおよび記録媒体。 - Google Patents

Description

本発明は、複数の権限を有する起票者が保管した伝票を再度開くときに、適切な権限でもって保管伝票を開くことの可能なワークフローシステムに関するものである。

従来、ワークフローシステムにおいて、伝票を起票する際には、ユーザの役割や組織により権限の有無をチェックすることが行われている。また、起票された伝票を一旦保存しておき、再度開くことも特許文献１に開示されている。

特開２０００−２５１００２号公報

ところで、一般にワークフローシステムにおいて、複数の権限を有する起票者が伝票を起票する場合、どの権限で起票するかを選択して起票することが行われている。そして、一旦保存した伝票を再度開く際には、起票した時の権限で開けば良い。しかしながら、伝票を保存した後で起票者に人事異動が発生してしまった場合など、元の権限で開くことができなくなってしまうことあるという問題がある。また、毎回どの権限で開くのかを確認することも考えられるが、利用者にとっては煩わしいという問題もあった。

そこで本願発明では、複数の権限を有する起票者が保管した伝票を再度開くときに、適切な権限でもって保管伝票を開くことの可能なワークフローシステムを提供することを課題とする。

電子文書の申請が可能なワークフローシステムにおいて、操作者の組織情報を記憶する組織情報記憶手段と、前記電子文書を、当該電子文書を作成した操作者および当該操作者が作成した電子文書作成時の所属組織と関連付けて一時保存として保留する保留手段と、前記保留手段により保留された電子文書を、選択可能なように表示制御する保留文書表示制御手段と、前記保留された電子文書を選択して開く際に、前記操作者が起票権限を有し、前記操作者が複数の所属組織に所属する兼任者である場合に、前記操作者に対しどの所属組織として開くかの選択画面を表示し、前記選択画面を介して当該操作者より、当該所属組織の中から当該保留された電子文書を起票する組織の選択を受け付ける起票組織選択受付手段を備え、前記保留された電子文書を保留した時の組織に前記操作者が所属しない場合、前記起票組織選択受付手段により受け付けた組織を、起票する組織として保留した当該電子文書を開き、前記保留された電子文書を保留した時の組織に前記操作者が所属する場合、前記起票組織選択受付手段により起票する組織の選択を受け付けることなく、保留した当該電子文書を開くことを特徴とする。

本発明によれば、複数の権限を有する起票者が保管した伝票を再度開くときに、煩わしいことなく、適切な権限でもって保管伝票を開くことが可能となる。

本実施形態が適用されるワークフローシステムの概略構成を示す図である。 本実施形態に適用可能なコンピュータのハードウェア構成の一例を示すブロック図である。 ワークフローシステムにおける伝票の流れを示す模式図である。 本実施例におけるワークフローサーバにおける起票を受け付ける際の処理を示すフローチャートである。 本実施例におけるワークフローサーバにおける保留伝票を開く際の処理を示すフローチャートである。 伝票の流れを示す経路の経路図を示す図である。 本実施例で利用可能な組織図の一例を示す図である。 兼任者ＤＢの一例を示す図である。 兼任者が起票する際に表示される起票組織選択画面の一例を示す図である。 購買依頼書伝票の一例を示す図である。 操作者に起票権限が無い場合に表示されるエラー画面の一例を示す図である。 本実施形態における保留伝票の一例を示す図である。 伝票の設計時におけるオプション設定画面の一例を示す図である。

〔第１実施形態〕
以下、図面を参照して、本発明の詳細を説明する。
図１は、本実施形態が適用されるワークフローシステムの概略構成を示す図である。

実施形態におけるワークフローシステムは、ワークフロー及び伝票設計用コンピュータ端末（ワークフロー及び伝票設計用端末）４００、業務を遂行する処理者（担当者）に対応して設けられたワークフロー操作用コンピュータ端末（ワークフロー操作用端末）３００、ワークフローを実行するための各種テーブル、各種プログラムを格納するワークフローサーバ２００を備えている。

これらワークフロー及び伝票設計用端末４００，ワークフロー操作用端末３００，ワークフローサーバ２００は、それぞれネットワーク５００に接続され運用されている。

ワークフロー及び伝票設計用端末４００は、伝票デザイナプログラム４０１及びシステム管理プログラム４０２を有し、ワークフローシステムにて使用する伝票の定義体の作成及びワークフローシステムで利用する各種定義情報の作成を行う。例えば、ワークフロー及び伝票設計用端末４００は、ワークフローサーバ２００に組織テーブル，役割テーブル，ユーザテーブル，ユーザ役割テーブル，配送定義情報，各種伝票情報等を登録することができる。このワークフロー及び伝票設計用端末４００は、これらの作業を行うために、自己の識別情報を入力することによりワークフローサーバ２００に接続することが可能になる。

ワークフロー操作用端末３００は、ワークフロー操作用端末３００上で実行されるＷｅｂブラウザ３０１を用いて、伝票に関するアクセス情報をワークフローサーバ２００に対してＨＴＴＰで送信し、その結果を受信するものであり、その際に、発生する表示・計算処理は、Ｊａｖａ（登録商標）アプレット３０２等を利用することにより実行する。なお、このワークフロー操作用端末３００は、予め指定された所定の業務を行う担当者（例えば、起票者、課長、部長等）に配置されている。

ワークフローサーバ２００は、ワークフローシステムに関する情報（組織テーブル，役割テーブル，ユーザテーブル，ユーザ役割テーブル，配送定義情報，配送情報テーブル，閲覧権テーブル（起票者閲覧権テーブル，承認者閲覧権テーブル），各種伝票情報を格納するＲＤＢＭＳ（Ｒｅｌａｔｉｏｎａｌ ＤａｔａＢａＳｅ Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ ＳｙＳｔｅｍ）２０５、ワークフロー操作用端末３００よりの要求を受け付けて要求を実行するためのＨＴＴＰサーバ２０１，サーブレットエンジン２０２，ワークフロープログラム２０３、ワークフロー通知機能を実現するＳＭＴＰサーバ２０４にて構成されている。

以下、図２を参照して、図１に示したワークフローサーバ２００，ワークフロー操作用端末３００，ワークフロー及び伝票設計用端末４００に適用可能なコンピュータのハードウェア構成について説明する。

図２は、図１に示したワークフローサーバ２００，ワークフロー操作用端末３００，ワークフロー及び伝票設計用端末４００に適用可能なコンピュータのハードウェア構成の一例を示すブロック図である。

図２において、１０１はＣＰＵで、ＲＯＭ１０３又はハードディスク（ＨＤ）（その他の記憶装置、例えば、フレキシブルディスク，ＣＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−ＲＯＭ等どのような記憶装置であってもよい）１０４に格納されたプログラムをＲＡＭ１０２上にロードして実行することにより、コンピュータ全体を制御する。ＲＡＭ１０２は、ＣＰＵ１０１の作業領域として使用される。

１０８は通信インタフェースで、通信ネットワーク５００への接続を可能とする。１０６は入力装置で、キーボードやマウス等のポインティングデバイス等に相当する。１０７は表示装置で、ＣＲＴ，ＬＣＤ等で構成される。

なお、図１に示したワークフローサーバ２００のＲＤＢＭＳ２０５は、ワークフローサーバ２００のＨＤ１０４内に構築されている。また、ワークフローサーバ２００のＨＴＴＰサーバ２０１，サーブレットエンジン２０２，ワークフロープログラム２０３，ＳＭＴＰサーバ２０４は、ワークフローサーバ２００のＣＰＵ１０１が、ＨＤ１０４に格納されるプログラムをＲＡＭ１０２上にロードして実行することにより、実現される。

また、図１に示したワークフロー操作用端末３００のＷｅｂブラウザ３０１は、ワークフロー操作用端末３００のＣＰＵ１０１が、ＨＤ１０４に格納されるプログラムをＲＡＭ１０２上にロードして実行することにより、実現される。

さらに、図１に示したワークフロー操作用端末３００のＪａｖａ（登録商標）アプレット３０２は、ワークフロー操作用端末３００のＣＰＵ１０１が、ワークフローサーバ２００よりダウンロードされたプログラムをＷｅｂブラウザ３０１上で実行することにより、実現される。

また、図１に示したワークフロー及び伝票設計用端末４００の伝票デザイナプログラム４０１，システム管理プログラム４０２は、ワークフロー及び伝票設計用端末４００のＣＰＵ１０１が、ＨＤ１０４に格納されるプログラムをＲＡＭ１０２上にロードして実行することにより、実現される。
図３は、図１に示したワークフローシステムにおける伝票の流れを示す模式図である。

本実施形態のワークフローシステムでは、ワークフロー操作用端末３００を用いて、図３に示すように、伝票の起票，伝票の承認／否認の手続きを、ノードと呼ばれる組織と役割で定義された担当者が行う。なお、伝票が配送されるノードをひとつに括ったものをビジネスプロセスと定義する。

ビジネスプロセスはその開始から終了までの間にいくつかのステップが必要となる。個々のステップでは、いくつかの手続き（起票、承認、否認、保留等）を取ることができる。

例えば図３で示すビジネスプロセスの場合、ノード０からノード４までの順に、社員→部長→本部長→事業本部長→社長のステップを踏み、「起票」→「承認／否認」→「承認／否認」→「承認／否認」→「承認／否認」の手続きにより構成される。

手続きは、個々のステップ（ノード）では、いくつかの手続きを取ることが出来る。主に前方向への手続き（申請、承認等）と、後方向への手続き（否認）に分類することができる。
このようなビジネスプロセスを定義した情報を経路情報という。
図４は、本実施例におけるワークフローサーバにおける起票を受け付ける際の処理を示すフローチャートである。
まず、ステップＳ４０１で選択された業務へのログインを受け付ける。本実施形態では、業務として「購買依頼書」が選択されたものとして説明する。
ステップＳ４０２で、操作者に起票可能な伝票が存在するかどうかを確認する。具体的には、図６に示す経路図および図７に示す組織図に基づいて処理される。

図６は、伝票の流れを示す経路の経路図を示す図である。交通費伝票６０１に、異なった組織６０２である、Ａ事業部／Ｂ事業部／Ｃ事業部が紐付けされており、それぞれ異なった経路６０３が設定されている。これにより同じ伝票でも組織ごとに異なった経路を定義することができる。また、フォームは経路のノード毎に設定できる。

図７は、本実施例で利用可能な組織図の一例を示す図である。Ａ事業部／Ｂ事業部／Ｃ事業部は、図６に示す組織６０２に対応する。ステップＳ４０２では、操作者の所属する組織が、伝票に紐付いていれば、起票する権限があるものとする。図６では、Ｃ事業部に対して経路なしと設定されているので、Ｃ事業部に所属する人には起票権限がないとうことになる。

ステップＳ４０２で、起票の権限があると判断された場合、ステップＳ４０３で、操作者が兼任者であるかどうかを確認する。経路図組織表７０１に複数存在するかどうかで判断する。もしくは、図８に示すような兼任者ＤＢを所持していても良い。兼任者であった場合は、ステップＳ４０４で、図９に示すような起票組織選択画面が表示される。

図８は、兼任者ＤＢの一例を示す図である。図からもわかるように、起票太郎ａは、役割欄８０２、組織欄８０３に書かれているようにそれぞれに役割、組織を兼任していることがわかる。なお、本実施形態では、起票の権限の有無を組織で判断しているが、役割と組織の組合せが判断することも可能であるし、それ以外の項目を使って判断することも可能である。

図９は、兼任者が起票する際に表示される起票組織選択画面の一例を示す図である。起票組織選択画面９０１には、起票組織選択欄９０２があり、氏名欄９０３、役割欄９０４、組織欄９０４が紐付いて表示されている。取消しボタン９０７が押下されることで本画面は終了する。一方、選択状態でＯＫボタン９０６が押下されると、選択された組織で購買依頼書伝票が開かれる。また、選択された組織を記憶し、次回以降は、その組織をデフォルトで選択可能とする。

図１０は、購買依頼書伝票の一例を示す図である。ステップＳ４０５の処理で表示される画面である。起票者は必要事項を記入して伝票の申請を行うことができる。申請ボタン１００２を押すと経路図に定義された次のノードに処理が移る。保存ボタン１００３を押すと、伝票が一時保管された保留状態となり、ＲＤＢＭＳ２０５に保存される。保留状態となった伝票は、図１２に示すような内容が保存される。

ステップＳ４０２で、起票の権限ないと判断された場合、ステップＳ４０６で、図１１にしめすようなエラー画面が表示される。図１１は、操作者に起票権限が無い場合に表示されるエラー画面の一例を示す図である。

図１２は、本実施形態における保留伝票の一例を示す図である。伝票一覧画面１２０１には、伝票の状態１２０２、システムでユニークに付与される伝票番号１２０３、伝票が保留された日である受信日１２０４、伝票名１２０５、起票者１２０６、起票時の組織１２０７、および伝票が作成された作成日１２０８が記憶されている。
図５は、本実施例におけるワークフローサーバにおける保留伝票を開く際の処理を示すフローチャートである。

まずステップＳ５０１で、本ワークフローシステムへのログインを受け付ける。次にステップＳ５０２で、ログインしたユーザの名前での保留された保留伝票一覧画面を表示する。一覧画面は、表示要求を受付けたときに表示するようにしてもよいし、ログイン時に保留伝票が存在している場合は、無条件に表示するようにしてもよい。また、保留伝票が存在しない場合は何も表示されない。

ステップＳ５０３では、図１２の画面を表示し伝票の選択を受け付ける。保留された伝票を選択状態にし、選択状態にすることでアクティブになる選択ボタン１２０９を押下することで伝票が選択される。

次にステップＳ５０４で、操作者がこの伝票に対して権限があるかどうか判断する。権限がない場合は、ステップＳ５１３に進み、図１１に示すようなエラー画面が表示されて処理を終了する。ここで、保留した伝票に対して、権限がなくなるようなケースとしては、人事異動などで、経路図６０３の組織６０２に属さなくなったケースなどが考えられる。

一方、ステップＳ５０５で、操作者が兼任者かどうかの判定を行う。兼任者であると判定された場合、ステップＳ５０６で、起票時と現在の組織同じであるかどうかを比較する。起票時の組織は保留伝票一覧の組織欄１２０７に記憶されている。ステップＳ５０７で、起票時の組織と現在の組織が同じであった場合、保留伝票を開く際に組織の選択をさせるかどうかの判断処理である、ステップＳ５０８〜Ｓ５１０の処理進む。

ステップＳ５０８で、操作者が、起票時から現在までの間に人事異動により組織が変更されたかどうかを判定する。この判断には組織表７０１などが利用される。ステップＳ５０９では、起票時から現在までの間に該当する伝票の設計が変更になったかどうかを判定する。これには、伝票６０１に設定されている内容などが利用される。ステップＳ５１０では起票時から現在までに月がまたいているかどうかを判定する。これらの判定を行うかどうかは、図１３に示すように設定されており、伝票６０２の設計時に設定することができる。

図１３は、伝票６０２の設計時におけるオプション設定画面の一例を示す図である。オプション設定画面１３０１では、設定の対象伝票欄１３０２に「購買依頼書」が設定され、購買依頼書に対する設定を行っていることがわかる。判定項目欄１３０３では、それぞれ、保留伝票を開く際に組織の選択をさせるかどうかの条件が設定可能である。

ステップＳ５０８〜Ｓ５１０において、１つでも該当する場合は、ステップＳ５１１において、起票組織選択画面９０１が表示される。一方、１つも該当しない場合は、ステップＳ５１２に進み、伝票に設定されている組織で保留伝票を開く。ステップＳ５０５で、兼任者ではないと判断されたときも、同様に組織選択することなく伝票を開くように制御される。
よって、本発明によれば、複数の権限を有する起票者が保管した伝票を再度開くときに、適切な権限でもって保管伝票を開くことが可能となる。

以上、一実施形態について示したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記録媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。

また、本発明におけるプログラムは、本発明に示すフローチャートの処理方法をコンピュータが実行可能なプログラムであり、本発明の記憶媒体はコンピュータが実行可能なプログラムが記憶されている。なお、本発明におけるプログラムは各装置の処理方法ごとのプログラムであってもよい。

以上のように、前述した実施形態の機能を実現するプログラムを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムを読出し実行することによっても、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。

この場合、記録媒体から読み出されたプログラム自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムを記憶した記録媒体は本発明を構成することになる。

プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭ、シリコンディスク、ソリッドステートドライブ等を用いることができる。

また、コンピュータが読み出したプログラムを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、１つの機器からなる装置に適用してもよい。また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。

さらに、本発明を達成するためのプログラムをネットワーク上のサーバ、データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
なお、上述した各実施形態およびその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。

１０１ ＣＰＵ７
１０２ ＲＡＭ
１０３ ＲＯＭ
１０４ ＨＤ
１０６ 入力装置
１０７ 表示装置
１０８ 通信インタフェース

Claims (8)

1. 電子文書の申請が可能なワークフローシステムにおいて、
   操作者の組織情報を記憶する組織情報記憶手段と、
   前記電子文書を、当該電子文書を作成した操作者および当該操作者が作成した電子文書作成時の所属組織と関連付けて一時保存として保留する保留手段と、
   前記保留手段により保留された電子文書を、選択可能なように表示制御する保留文書表示制御手段と、
   前記保留された電子文書を選択して開く際に、前記操作者が起票権限を有し、前記操作者が複数の所属組織に所属する兼任者である場合に、前記操作者に対しどの所属組織として開くかの選択画面を表示し、前記選択画面を介して当該操作者より、当該所属組織の中から当該保留された電子文書を起票する組織の選択を受け付ける起票組織選択受付手段
   を備え、
   前記保留された電子文書を保留した時の組織に前記操作者が所属しない場合、前記起票組織選択受付手段により受け付けた組織を、起票する組織として保留した当該電子文書を開き、前記保留された電子文書を保留した時の組織に前記操作者が所属する場合、前記起票組織選択受付手段により起票する組織の選択を受け付けることなく、保留した当該電子文書を開くことを特徴とするワークフローシステム。
2. 前記起票組織選択受付手段により所属組織の選択を受け付けることなく、保留した前記電子文書を開く場合であっても、前記操作者が前記電子文書の保留時から開くまでの間において、前記操作者の人事異動により組織が変更された場合、前記起票組織選択受付手段により受け付けた前記操作者が所属するいずれかの所属組織を保留された前記電子文書を起票する組織とすることによって前記電子文書を開く
   ことを特徴とする請求項１に記載のワークフローシステム。
3. 前記起票組織選択受付手段により所属組織の選択を受け付けることなく、保留した前記電子文書を開く場合であっても当該電子文書の伝票設計に変更があった場合、前記起票組織選択受付手段により受け付けた前記操作者が所属するいずれかの所属組織を保留された前記電子文書を起票する組織とすることによって前記電子文書を開く
   ことを特徴とする請求項１または２に記載のワークフローシステム。
4. 前記起票組織選択受付手段により所属組織の選択を受け付けることなく、保留した前記電子文書を開く場合であっても、当該電子文書を保留した時と開く時の日時に月がまたがっている場合、前記起票組織選択受付手段により受け付けた前記操作者が所属するいずれかの所属組織を保留された前記電子文書を起票する組織とすることによって前記電子文書を開く
   ことを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載のワークフローシステム。
5. 前記操作者が前記電子文書の保留時から開くまでの間において、前記操作者の人事異動により組織が変更されたか否か、または、当該電子文書の伝票設計に変更があったか否か、または、当該電子文書を保留した時と開く時の日時に月がまたがっているか否か、の確認を行うか否かの切り替えが可能であること
   を特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載のワークフローシステム。
6. 電子文書の申請が可能であって、操作者の組織情報を記憶する組織情報記憶手段を有するワークフローシステムの制御方法において、
   保留手段が、前記電子文書を、当該電子文書を作成した操作者および当該操作者が作成した電子文書作成時の所属組織と関連付けて一時保存として保留する保留ステップと、
   保留文書表示制御手段が、前記保留ステップにより保留された電子文書を、選択可能なように表示制御する保留文書表示制御ステップと、
   起票組織選択手段が、前記保留された電子文書を選択して開く際に、前記操作者が起票権限を有し、前記操作者が複数の所属組織に所属する兼任者である場合に、前記操作者に対しどの所属組織として開くかの選択画面を表示し、前記選択画面を介して当該操作者より、当該所属組織の中から当該保留された電子文書を起票する組織の選択を受け付ける起票組織選択受付ステップ
   を備え、
   前記保留された電子文書を保留した時の組織に前記操作者が所属しない場合、前記起票組織選択受付ステップにより受け付けた組織を、起票する組織として保留した当該電子文書を開き、前記保留された電子文書を保留した時の組織に前記操作者が所属する場合、前記起票組織選択受付ステップにより起票する組織の選択を受け付けることなく、保留した当該電子文書を開くこと
   を特徴とするワークフローシステムの制御方法。
7. 電子文書の申請が可能であって、操作者の組織情報を記憶する組織情報記憶手段を有するワークフローシステムにおいて実行されるプログロムラムであって、
   前記ワークフローシステムを、
   前記電子文書を、当該電子文書を作成した操作者および当該操作者が作成した電子文書作成時の所属組織と関連付けて一時保存として保留する保留手段と、
   前記保留手段により保留された電子文書を、選択可能なように表示制御する保留文書表示制御手段と、
   前記保留された電子文書を選択して開く際に、前記操作者が起票権限を有し、前記操作者が複数の所属組織に所属する兼任者である場合に、前記操作者に対しどの所属組織として開くかの選択画面を表示し、前記選択画面を介して当該操作者より、当該所属組織の中から当該保留された電子文書を起票する組織の選択を受け付ける起票組織選択受付手段
   として機能させ、
   前記保留された電子文書を保留した時の組織に前記操作者が所属しない場合、前記起票組織選択受付手段により受け付けた組織を、起票する組織として保留した当該電子文書を開き、前記保留された電子文書を保留した時の組織に前記操作者が所属する場合、前記起票組織選択受付手段により起票する組織の選択を受け付けることなく、保留した当該電子文書を開くこと
   を特徴とするプログラム。
8. 請求項７に記載のプログラムをコンピュータ読み取り可能に記録した記録媒体。

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