JP2000215247A

JP2000215247A - 就業時間管理方法および装置

Info

Publication number: JP2000215247A
Application number: JP1755999A
Authority: JP
Inventors: Hiroaki Ohashi; 宏昭大橋; Toyoaki Tokida; 豊彰常田; Shigeru Tani; 茂谷
Original assignee: Toray Industries Inc
Current assignee: Toray Industries Inc
Priority date: 1999-01-26
Filing date: 1999-01-26
Publication date: 2000-08-04

Abstract

(57)【要約】【課題】就業予定をも含めた就業時間管理および就業時
間の承認【解決手段】就業者予定データを入力する手段と、就業
実績データを入力する手段と、就業者に関するデータを
記録するメンバファイルと、就業時間に関するデータを
記録する就業時間ファイルを有し、あらかじめ定めた計
算式によって、それらのファイル内に記録されたデータ
から総就業予定時間と総就業実績時間を算出し、管理者
に提供する。また、申請された就業時間の合計を承認時
間として記録することによって、承認後の改ざんを防
ぐ。【効果】就業時間の予定実績対比を行うことにより、就
業時間の短縮や就業者の作業負荷の平準化等の高度な就
業時間管理が可能となる。また、虚偽の就業時間の申請
を防ぐ。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、就業時間管理装置
に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、タイムカードシステムを代表例と
する就業時間管理装置は多く存在する。しかし、これら
は給与計算や人事評価に必要となるデータとして、勤怠
実績の収集に主眼が置かれている。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】近年の勤務形態の多様
化、特にフレックスタイム制度の普及により、就業者は
自分の都合のよいように就業時間を調整することが可能
となりつつある。前記フレックスタイム制度の下では、
就業者は一定期間、例えば月間において、あらかじめ定
められた総就業時間だけ就業すればよく、その定められ
た就業時間を超過した就業時間を残業とみなす、といっ
た規則が定められていることが多い。従って、ある月の
途中において、ある就業者のその月のその日までの就業
時間が多いからといって、それは必ずしもその就業者の
月間の総就業時間が多いことを意味するとは限らない。
その就業者は、その時点から月末までの間に、通常より
短い時間しか就業しないかもしれず、従って月末には就
業時間不足となっている可能性もある。このように、フ
レックスタイム制度の下では、一定期間の途中におい
て、就業者の就業時間が最終的にどのような状況になる
かを推測することが困難であり、これは就業時間の短縮
や、就業者の作業負荷の平準化などを進めたい管理者に
とって好ましくない状況であった。また、フレックスタ
イム制をとらない場合でも、ある月の途中までの残業時
間の実績のみからは、最終的なその月の総残業時間の管
理が困難なこともある。

【０００４】本発明の目的は、複数の就業者の就業時間
を管理する装置であって、就業者の予定および実績時間
を管理者に提供し、就業時間の管理を容易ならしめるこ
とができる管理装置、および前記管理装置の各手段を実
現させるプログラムを記録した記憶媒体および管理方法
を提供することにある。

【０００５】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
に、本発明に係る就業時間管理装置は、複数の就業者の
就業時間を管理する装置であって、就業開始予定時刻お
よび就業終了予定時刻または就業予定時間を含む就業予
定データを入力する手段と、就業開始実績時刻および就
業終了実績時刻または就業実績時間および休憩時間を含
む就業実績データを入力する手段と、就業者のＩＤと前
記就業者に関連する就業者データを対応つけて記録する
メンバファイルと、該メンバファイルと前記就業者のＩ
Ｄで対応つけられた就業期間に関連する就業時間データ
を記録する就業時間ファイルと、各就業期間内の各々の
就業者の総就業予定時間および総就業実績時間をあらか
じめ定められた計算式に従って就業予定データおよび就
業実績データから求める演算手段と、各々の就業者の就
業予定時間および就業実績時間の合計を出力するための
手段を有することを特徴とする。

【０００６】また、本発明の好ましい形態は、前記メン
バファイルは、前記就業者の管理者のＩＤを各就業者の
ＩＤと対応つけて記録するものであり、各就業者の就業
予定時間および就業実績時間を前記メンバファイルによ
って対応つけられる管理者が承認する手段と、各就業者
のＩＤと承認した総時間を対応づけて記録する承認ファ
イルを有することを特徴とする。

【０００７】また、本発明の別の好ましい形態は、各就
業者の就業予定時間および就業実績時間を前記メンバフ
ァイルによって対応つけられる管理者が承認する手段を
有し、前記メンバファイルは、各就業者のＩＤと前記就
業者の管理者のＩＤを対応つけて記録するものであり、
前記就業時間ファイルは、各就業者のＩＤおよび承認さ
れた総時間を対応づけて記録するものであることを特徴
とする。

【０００８】また、本発明の記録媒体は、上記就業時間
管理装置の各手段をコンピュータで実現するプログラム
を記録したことを特徴とする。

【０００９】また、本発明の就業時間管理方法は、上記
就業時間管理装置を用いて就業時間を管理することを特
徴とする。

【００１０】ここで、「就業時間」とは、就業者がその
業に就いている時間のことであり、就業者本人またはそ
の代理者が管理者に申告するべきものである。なお、実
績値はタイムカード等の自動入力手段により入力されて
もよい。就業時間は、例えば給与計算のために使用され
る。

【００１１】「ＩＤ」とは、各就業者を特定できるデー
タのことである。

【００１２】「管理者」とは、就業者の就業時間を管理
する者のことである。管理者もまた、就業者の一人であ
ることもある。

【００１３】「データ」とは、管理対象とする項目のと
る値を指す。また、「就業予定データ」のように接頭語
がついた場合、接頭語に関連するデータ（の集まり）と
いう意味をもつ。

【００１４】「レコード」とは、複数のデータを関連づ
け、ファイルに記録する形態としたものである。

【００１５】「ファイル」とは、レコードを磁気ディス
ク等の記録装置やメモリ上に記録したものである。な
お、オペレーティングシステムが管理するファイルと必
ずしも一致するわけではない。

【００１６】「就業時間ファイル」とは、就業者と就業
期間、就業予定、就業実績との対応に関するデータを記
録するファイルである。

【００１７】「メンバファイル」とは、就業者の名前
や、管理者との対応に関するデータを記録するファイル
である。本発明においては、メンバファイルの各レコー
ドは、多くの場合、就業時間ファイルと「ＩＤ」を共通
にすることによって対応づけがされるが、常に一対一に
対応づけられるものであってはならない。

【００１８】「承認ファイル」とは、就業者と就業期
間、承認時間との対応に関するデータを記録するファイ
ルである。

【００１９】「出力する」とは、ディスプレイ上に表示
する、プリンタで印刷する、磁気ディスク等に書き込
む、といった計算機から情報を引き出す方法全般を指
す。

【００２０】

【発明の実施の形態】図１によって、本発明の一実施形
態に係る就業時間管理装置を説明する。就業時間管理装
置１０は、オペレータがデータ等を入力するためのキー
ボード、マウスの類の入力装置１４、処理結果を表示す
るための表示装置１６、プリンタ等の出力装置１８をそ
れぞれ接続した複数台のクライアント計算機１２、およ
び就業時間ファイル２２、メンバファイル２４、承認フ
ァイル２６のファイルをメモリもしくは記憶装置内に記
録しているサーバ計算機２０、およびクライアント計算
機１２とサーバ計算機２０を接続するＬＡＮ２８からな
る。

【００２１】以下説明する各機能手段はクライアント計
算機１２およびサーバ計算機２０を動作させるコンピュ
ータプログラムの作用により計算機各部が動作すること
で実現されている。このようなプログラムは、フロッピ
ーディスク、ＣＤ−ＲＯＭといった有形のコンピュータ
読み取り可能な記録媒体や、有線または無線の伝送手段
により伝送されることが多い。

【００２２】以下、本実施形態のファイル構成例につい
て説明する。

【００２３】就業時間ファイル２２の構成例は図２に示
す通りである。「ＩＤ」は就業者と一対一に対応して就
業者を特定するためのデータを記録する項目である。
「年」、「月」、「日」は年月日を特定する項目であ
り、「就業開始予定時刻」、「就業終了予定時刻」、
「就業開始実績時刻」、「就業終了実績時刻」、「休憩
時間」は各々の項目名が示す時刻または時間を記録する
ために必要な項目である。「就業予定時間」、「就業実
績時間」、「過不足時間」は、後述する計算式によって
他の項目から求められるデータを記録する項目である。
これらは計算によって一意に値が求まるため、必ずしも
ファイル中の項目として持つ必要はなく、データの使用
時に必要に応じて計算機中で計算により求めて一時的に
記憶しておくこととしてもよい。また、「休暇内容」は
定休日、年次有給休暇といった休暇の種別を記録するた
めの項目であり、また、この項目の記録の有無によっ
て、対応づけられる年月日が休暇であるかどうかを判定
する。「備考」は特記事項を記すための項目である。ま
た、「場所」は行動予定表に記す就業場所、「内容」は
行動予定表に記す行動予定内容を記録するための項目で
ある。「休暇内容」、「備考」、「場所」、「内容」は
必須の項目ではなく、またこの他にも就業時間管理に関
するデータを書き込める項目を追加してもよい。

【００２４】また、メンバファイル２４の構成例は図３
に示す通りである。「ＩＤ」は就業者と一対一に対応し
て就業者を特定するためのデータを記録する項目であ
り、就業時間ファイル２２の同名の項目に対応つけられ
る。「パスワード」は、「ＩＤ」に対応する暗唱符号の
ようなもので、要求に対してパスワードが入力されれ
ば、就業時間管理装置１０の使用権限のある者が入力し
ようとしている、と判断するための項目である。「就業
者名」、「所属部署」はそれぞれ就業者の名前と所属部
署を記録する項目である。「管理者ＩＤ」は、その就業
者の管理者に割り振られた「ＩＤ」であり、その就業者
の就業時間を誰が承認するかを特定するために必要であ
る。管理者が複数存在する場合、この項目は複数存在し
てもよい。「承認権限」は、その就業者が承認の機能を
使用する権限を有するか否かを示す項目である。「就業
者名」、「所属部署」は必須の項目ではなく、また、ま
たこの他にも、就業者に関するデータを書き込む項目を
追加してもよい。なお、承認機能が必要ない場合には
「承認権限」は必要なく、改ざん等のおそれがないとき
は「パスワード」は必要ない。

【００２５】また、承認ファイル２６の構成例は図４に
示す通りである。「ＩＤ」は就業者と一対一に対応して
就業者を特定するためのデータを記録する項目であり、
就業時間ファイル２２の同名の項目に対応つけられる。
「年」、「月」、「週」は、年月週を特定するための項
目であり、やはり就業時間ファイル２２の同名の項目に
対応つけられる。この構成例では、承認を週毎に行うこ
ととしたために、「週」の項目を採用しているが、１０
日毎、半月毎といったように異なる期間での承認を行い
たい場合、各々異なった期間の項目を採用すればよい。
「承認予定時間」は、管理者が承認した就業者の就業予
定時間の長さを記録するための項目であり、「承認実績
時間」は、管理者が承認した就業者の就業実時間の長さ
を記録するための項目である。この他にも承認に関する
データを書き込む項目を追加してもよい。なお、この例
では、記録容量の低減と管理の単純化のために、それぞ
れ時間の長さのみを記録項目としたが、就業開始および
終了の時刻を記録して、それらから就業時間の長さをも
算出できるようにしてもよい。この場合は、記録容量は
増えるが時刻を含めたきめ細かな管理ができる。

【００２６】これらのファイルの項目間には、図５に示
した関係がある。図の中で、太枠で囲まれている項目
は、そのファイルの必須項目であることを意味する。
「ＩＤ」は全てのファイルに共通で、就業者と一対一に
対応して就業者を特定するための項目である。「年」、
「月」、「週」は就業時間ファイル２２と承認ファイル
２６に共通の項目で、年月週を特定する項目である。

【００２７】この関係を元にして、例えば、就業時間フ
ァイル２２に記録されている「ＩＤ」のデータでメンバ
ファイル２４内の「ＩＤ」を参照し、「就業者名」を読
み出したり、就業時間ファイル２２に記録されている
「ＩＤ」、「年」、「月」、「週」の組合せのデータで
承認ファイル２６内の「ＩＤ」、「年」、「月」、
「週」を参照し、「承認実績時間」を読み出すといった
ことが可能となる。

【００２８】「就業者名」をはじめとする項目は、就業
者に固有な値を持つため、就業者と一対一に対応する
「ＩＤ」のデータと対応させて管理することが好まし
く、そのためメンバファイル２４内にまとめて記録す
る。また、承認は各就業者に対して週毎に行うので、
「承認予定時間」、「承認実績時間」は「ＩＤ」、
「年」、「月」、「週」に対応させて管理することが好
ましく、そのため承認ファイル２６内にまとめて記録す
る。

【００２９】メンバファイル２４を使用せず、全ての項
目を就業時間ファイル２２内に保有する、すなわち、メ
ンバファイルの各項目のデータを就業時間ファイルの各
レコードに持たせるようにすると、「就業者名」等のデ
ータを各レコードに対して多数重複して記録しなければ
ならなくなり、多大な記録容量を必要とする。そこで、
図５のようなデータ構造をとることにより、メンバファ
イル２４内の項目のデータを重複して記録することを避
け、必要な記録容量を低減させるとともに処理速度を高
めることができるのである。

【００３０】また、本発明の別の実施形態のファイルの
構成例として、図６を示す。図６に示した構成では、就
業時間ファイルは「ＩＤ」、「年」、「月」の組合せ毎
に一つのレコードを持たせている。承認ファイル２６の
項目を全て就業時間ファイル２２の中に持つこととして
いるため、最初の実施形態における承認ファイル２６は
存在しない。

【００３１】また、図６に示した構成で、就業時間ファ
イル２２において、日付に関連する各種のデータを記憶
する項目が３７個用意されているのは、そのことによっ
て「週」のデータを記録することを不要とするためであ
る。図６の就業時間ファイル２２内の「日１」をはじめ
とする、１を添字として名称に持つ項目が記録するの
は、「年」、「月」で表される年月の、第１週の日曜日
に関する諸データである。以下、２を添字として名称に
持つ項目は、第１週の月曜日に関する諸データを記録す
る、というように、カレンダー上の週、曜日と添字の値
を対応させる。すると、「日３７」をはじめとする、３
７を添字として名称に持つ項目が記録するのは、第６週
の月曜日に関する諸データとなる。例えば、１９９８年
の１０月のように、１日が木曜日から始まる年月、すな
わち第１週の日曜から水曜が存在しない年月について
は、１から４を添字として名称に持つ項目にはデータを
記録せず、５を添字として名称に持つ項目からデータを
記録する。１０月は３１日まで存在するので、３５を添
字として名称に持つ項目までデータが記録され、３６、
３７を添字として名称に持つ項目には、データは記録さ
れないことになる。１ヶ月の最大日数は３１日であるの
で、図６のように３７個の項目を持たせれば、いかなる
年月のデータも記録できるのである。

【００３２】図６のようなデータ構造とした場合、デー
タの存在しない項目に対しても記憶領域を割り振らなけ
ればならないため、総記録量は図５に示した構成より増
える場合もある。

【００３３】以下では、図５に示した構成を採用してい
ることを前提に、説明を進める。

【００３４】就業時間管理装置１０を使用するために
は、システム管理者があらかじめメンバ登録を行ってお
く。以下、そのメンバ登録機能について説明する。

【００３５】メンバ登録機能では、メンバファイル２４
を構成する項目の内、少なくとも「ＩＤ」と「パスワー
ド」、「管理者ＩＤ」、「承認権限」の読み出しと書き
込みを行う。また、必要に応じて「就業者名」や「所属
部署」を入力できてもよい。

【００３６】具体的には、図７のような画面を表示し、
画面上部の”保存”を選択したとき、画面に入力したデ
ータをメンバファイル２４の対応する項目に記録するプ
ログラムを使用する。以下、全ての画面を表す図の最外
線の丸四角形は表示装置の表示領域を示す。

【００３７】メンバ登録機能を誰もが使用できるとする
と、例えば、「管理者ＩＤ」を書き換えることによる不
正な承認を許すおそれがあるため、この機能を提供する
プログラムを使用できるのは、システム管理者だけとす
ることが好ましい。

【００３８】このようにしてメンバ登録をなすと、就業
者の「ＩＤ」チェック、就業者による就業予定データお
よび就業実績データの入力、管理者による就業時間の一
覧表示、就業予定時間または就業実績時間の承認ができ
るようになる。

【００３９】まず、就業者の「ＩＤ」チェックについて
説明する。

【００４０】就業時間管理装置１０の使用を開始すると
き、就業者は図示しない初期入力画面から、クライアン
ト計算機１２に自分の「ＩＤ」と「パスワード」を入力
する。入力された「ＩＤ」と「パスワード」はクライア
ント計算機１２からサーバ計算機２０に送られ、メンバ
ファイル２４にあらかじめ登録されている「ＩＤ」およ
び「パスワード」の組合せの中に同一のデータを持つレ
コードがあるかどうかをチェックされる。同一のデータ
を持つレコードが存在すれば、就業者は就業時間管理装
置１０を継続して使用できる。このとき、入力された就
業者の「ＩＤ」のデータはメモリ上に記憶され、いつで
も参照可能にする。同一のデータを持つレコードが存在
しなければ、使用許可が与えられていない旨のメッセー
ジがクライアント計算機１２の表示装置１６に表示さ
れ、以後の使用が禁じられる。

【００４１】このようにすることで、メンバ登録されて
いない人物による就業時間管理装置１０の使用を防いで
いる。

【００４２】次に、就業者が就業予定データを入力する
場合について説明する。

【００４３】就業予定データの入力機能では、就業時間
ファイル２２を構成する項目の内、少なくとも「Ｉ
Ｄ」、「年」、「月」、「日」、「週」、「就業開始予
定時刻」、「就業終了予定時刻」のデータの読み出しと
書き込みを行う。また、必要に応じて「場所」、「内
容」等のデータの読み出しと書き込みができるようにな
っていてもよい。

【００４４】具体例として、就業予定データを入力する
ために、行動予定表を作成する例を示す。以下にあげる
例は、全て１９９８年１０月９日に操作を行っている。

【００４５】就業者は図８に示したメニュー画面から”
行動予定表入力”を選択する。すると、図９に示すよう
に「年」と「月」の入力を待つ。その就業者の「ＩＤ」
と入力された「年」、「月」のデータの組合せが、就業
時間ファイル２２の「ＩＤ」、「年」、「月」に既に記
録されている場合、表１に示す行動予定表上の項目とフ
ァイル内の項目の対応を用いて、メンバファイル２４と
就業時間ファイル２２内のデータを読み込み、図１０に
示す行動予定表画面を表示する。このとき、対応する
「日」のデータを持つレコードが存在しない日付につい
ては、図１０の１０月１２日の行のように、画面上に日
付だけを表示し、他の項目は空白とする。また、「Ｉ
Ｄ」、「年」、「月」のデータの組合せが就業時間ファ
イル２２に存在しない場合、空白の行動予定表を表示す
る。

【００４６】この例では年月を直接就業者に入力させて
いるが、就業時間ファイル２２に記録されている「Ｉ
Ｄ」、「年」、「月」の組合せを一覧表示させ、その中
から入力の対象とする行動予定表を就業者に選択させる
という方式を用いても良い。

【００４７】

【表１】

【００４８】図１０に示した画面で、入力可能な項目を
太線で囲んで示す。就業者が自分の行動予定を入力し、
行動予定表画面上の”保存”を選択すると、表２に示す
対応関係と項目に従って、サーバ計算機２０は入力され
たデータを就業時間ファイル２２に記録する。「Ｉ
Ｄ」、「年」、「月」、「日」が同一のデータを持つレ
コードが既に存在する場合は、そのレコードを上書き
し、同一のデータを持つレコードが存在しない場合は、
新しいレコードとしてファイルに追加する。

【００４９】

【表２】

【００５０】「就業予定時間」に関しては、入力された
データおよび、あらかじめ定めた計算式により求まる値
を、就業時間ファイル２２に記録する。あらかじめ定め
た計算式の内容としては、（１）式の例が考えられる
が、１．５時間を標準の就業時間とするなど、別の式を
用いても良い。就業予定時間＝（就業終了予定時刻−就業開始予定時刻）−標準休憩時間 … （１）＊標準休憩時間は、図１０の例では１．０時間また、「就業終了予定時刻」と「就業開始予定時刻」の
組合せではなく、「就業予定時間」を直接入力する形態
の場合は、前記の計算式は用いず、入力された「就業予
定時間」をそのまま記録すればよい。

【００５１】このようにして記録された行動予定表は、
就業管理を一台の孤立した計算機上で行うのではなく、
ＬＡＮ２８に接続され、情報共有を行う計算機環境上で
実現しているために、任意の就業者によって随時参照可
能となる。このように就業予定データを行動予定表とし
て管理することで、就業予定データを就業時間管理と、
就業者同士による予定の確認という二つの目的のために
使用できるようにしている。

【００５２】行動予定表の参照によって、会議の開催日
程の決定など、他の就業者の行動予定を知る必要のある
事務の負荷が軽減される。なお、特定の就業者の行動予
定を参照できる者を限定したいときには、メンバファイ
ル２４に「参照権限」といった項目を設け、参照権限の
有無を記録、管理すればよい。

【００５３】次に、就業者が就業実績データを入力する
場合について説明する。

【００５４】就業実績データの入力機能では、少なくと
も就業時間ファイル２２を構成する項目の内、「Ｉ
Ｄ」、「年」、「月」、「日」、「週」、「就業開始実
績時刻」、「就業終了実績時刻」、「休憩時間」の読み
出しと書き込みを行う。また、必要に応じて「休暇内
容」、「備考」等のデータを入力できるようになってい
てもよい。

【００５５】具体例として、就業実績データを入力する
ために、就業時間管理台帳を作成する例を示す。

【００５６】就業者は図８に示したメニューから”就業
時間管理台帳入力”を選択する。すると、図９に示すよ
うに「年」と「月」の入力を待つ。その就業者の「Ｉ
Ｄ」と入力された「年」、「月」のデータの組合せが、
就業時間ファイル２２の「ＩＤ」、「年」、「月」に既
に記録されている場合、表３に示す就業時間管理台帳上
の項目とファイル内の項目の対応を用いて、メンバファ
イル２４と就業時間ファイル２２内のデータを読み込
み、図１１に示す就業時間管理台帳画面を表示する。こ
のとき、対応する「日」のデータを持つレコードが存在
しない日付については、図１１の１０月１２日の行のよ
うに、画面上に日付だけを表示し、他の項目は空白とす
る。また、「ＩＤ」、「年」、「月」のデータの組合せ
が就業時間ファイル２２に存在しない場合、データの入
っていない就業時間管理台帳を表示する。

【００５７】

【表３】

【００５８】承認状況については、対応する「ＩＤ」、
「年」、「月」を持ち、かつ「承認実績時間」のデータ
が記録されている承認ファイル２６内のレコードについ
て、最後の「週」を表示する。例えば、図１２に示すよ
うに「ＩＤ」がＡ１１１１１の就業者に対し、承認ファ
イル２６内で１９９８年１０月第２週までの承認実績時
間が記録されており、第３週の承認実績時間が記録され
ていない場合、「ＩＤ」がＡ１１１１１の就業者の１９
９８年１０月の承認状況の値は「２（週承認済み）」と
なる。

【００５９】図１１に示した画面で、入力可能な項目を
太線で囲んで示す。就業者が自分の就業時間データを入
力し、就業時間管理台帳画面上の”保存”を選択する
と、表４に示す対応関係と項目に従って、サーバ計算機
２０は入力されたデータを就業時間ファイル２２に記録
する。「ＩＤ」、「年」、「月」、「日」が同一のデー
タを持つレコードが既に存在する場合は、そのレコード
を上書きし、同一のデータを持つレコードが存在しない
場合は、新しいレコードとしてファイルに追加する。

【００６０】

【表４】

【００６１】「就業予定時間」、「就業実績時間」、
「過不足時間」に関しては、あらかじめ定めた計算式に
より求まる値を、就業時間ファイル２２に記録する。あ
らかじめ定めた計算式の内容としては、以下の例が考え
られるが、８．０時間を標準の就業時間とするなど、別
の式を用いても良い。就業実績時間＝（就業終了実績時刻−就業開始実績時刻）−休憩時間 …（２）過不足時間＝就業実績時間−標準就業時間 …（３）＊標準就業時間は、図１１の例では７．５時間また、「就業終了実績時刻」と「就業開始実績時刻」の
組合せではなく、「就業実績時間」を直接入力する形態
の場合は、前記の計算式は用いず、入力された「就業実
績時間」をそのまま記録すればよい。

【００６２】次に、このようにして記録された就業時間
の一覧を、管理者が参照する場合について説明する。

【００６３】就業時間の一覧表示機能では、就業時間フ
ァイル２２を構成する項目の内、少なくとも「ＩＤ」、
「年」、「月」、「就業予定時間」、「就業実績時間」
の読み出しを行い、「ＩＤ」、「年」、「月」の組合せ
毎に「就業予定時間」の合計、および「就業実績時間」
の合計を求め、一覧表示する。

【００６４】具体的には、管理者は図８に示したメニュ
ーから”就業時間一覧表示”を選ぶ。すると、サーバ計
算機２０は就業時間ファイル２２に記録されている「就
業予定時間」および「就業実績時間」を、「ＩＤ」、
「年」および「月」の組合せ別に合計し、さらに「Ｉ
Ｄ」のデータによって対応づけられる、メンバファイル
２４の「就業者名」、「所属部署」、「管理者ＩＤ」の
データを読み込み、その結果を合わせて図１３の例に示
すように表示する。この時の表示順序としては、「就業
者名」順、「所属部署」順など、様々な形態が考えられ
る。また、年次有給休暇の取得日数など、就業の形態に
基づいて考慮しなければならない項目が増えた場合、前
記したように単に「就業予定時間」、「就業実績時間」
の合計をとるのではなく、該項目の値を計算式に取り入
れ、各就業期間内の各々の就業者の総就業予定時間およ
び総就業実績時間を演算するための計算式とすればよ
い。

【００６５】このように「就業予定時間」と「就業実績
時間」の合計を参照できるようにしたことにより、管理
者は随時、就業者が将来どの程度の就業を行う予定なの
か、また、予定に対して現状の実績がどうなっているか
を知ることができる。このことにより、管理者は予定を
超過して就業している就業者に警告を与えることや、就
業者の作業負荷の平準化を進めることができ、より高度
な就業時間管理ができるようになる。

【００６６】次に、管理者が就業者の就業予定時間、ま
たは就業実績時間を承認する場合について説明する。

【００６７】就業予定時間、または就業実績時間の承認
機能では、管理者が承認対象とする就業者の「ＩＤ」
と、承認対象とする「年」、「月」、「週」、および予
定と実績の区分を入力することにより、就業時間ファイ
ル２２内の、対応する「ＩＤ」、「年」、「月」、
「週」のデータを持つレコードの「就業予定時間」、ま
たは「就業実績時間」の合計を計算し、承認ファイル２
６の「承認予定時間」、または「承認実績時間」に合計
値を記録する。

【００６８】具体的には、管理者は図８に示すメニュー
からまず”就業時間の承認”を選択する。この時、メン
バファイル２４内の管理者の「ＩＤ」に対応づけられて
いる「承認権限」のデータを参照し、もし有であれば引
き続き承認の機能を使用できるが、無であれば承認の機
能から抜ける。

【００６９】承認の機能を使用できる場合は、図１４に
示した一覧画面が表示される。画面上に表示されるカー
ソル（矢印）にて承認対象とする就業者および年月を選
択し、画面上部に表示される”参照”を選択する。する
と、メンバファイル２４、就業時間ファイル２２から、
選択された就業者の「ＩＤ」、「年」、「月」に対応す
るデータが読み込まれ、図１５に示す就業時間管理台帳
が表示される。この時、同時に画面上部に表示されるボ
タンを選択し、承認対象とする「週」と、予定と実績の
どちらを承認するかを指定する。管理者が承認を行う
際、メンバファイル２４に記録されている承認対象とす
る就業者の「ＩＤ」に対応する「管理者ＩＤ」を読み込
み、それが承認を行っている管理者の「ＩＤ」と一致す
るかどうかをチェックし、一致する場合は承認ファイル
２６の対応する就業者の「ＩＤ」，「年」、「月」、
「週」のデータを持つレコードに「承認予定時間」また
は「承認実績時間」を上書きする。対応する「ＩＤ」，
「年」、「月」、「週」のデータを持つレコードが存在
しない場合は、新しいレコードとしてファイルに追加す
る。また、「ＩＤ」と一致しない場合は、承認の権限が
ない旨を表示して、承認機能から抜ける。

【００７０】就業予定時間に対して承認の機能を設けて
いるのは、就業予定をよりきめ細かく管理し、就業時間
の短縮等の目的の達成を支援することが目的であるが、
予定管理が重用視されない場合には、承認機能は就業実
績時間に対してだけ設けるとしてもよい。その場合、承
認ファイル２６には「承認予定時間」の項目は必要な
い。

【００７１】このようにして、入力された就業予定時間
または就業実績時間の承認機能を設けることによって、
不正な就業時間の入力を防いでいる。また、承認したと
いう事実だけでなく、承認した総時間を記録することに
より、承認後の就業時間の改ざんを防いでいる。

【００７２】例えば、図１５の例では、就業者の１９９
８年１０月第１週の就業実績時間として、承認者が１８
時間を承認した記録がなされている。ここで承認を受け
た後、就業者が就業実績時間が長くなるように、例えば
２０時間になるように就業記録を書き換えたとする。す
ると、申請データは２０時間、承認データは１８時間と
表示されることになり、不一致が生じる。この不一致か
ら、承認後に就業実績データが改ざんされたことがわか
るのである。

【００７３】承認がなされなかった場合、そのデータは
別に行われる給与計算に反映されないとすることで、不
正なデータに対し給与が払われるのを防いでいる。ま
た、承認し忘れることを防ぐために、未承認のデータが
月末に存在するときには、その旨を別に存在する電子メ
ールのシステムを利用して就業者に警告するといった仕
組みも考えられる。

【００７４】なお、上記実施形態では、就業時間(就業
実績時間または就業予定時間を指す。以下、同様。)の
長さの照合により承認機能を果たすようにしてあるが、
たとえば、就業開始時刻や就業終了時刻を記録して照合
したり、いったん管理者が承認した後は就業時間の長さ
や就業開始時刻および就業終了時刻のデータを変更でき
なくすることで、就業時間または就業開始時刻および就
業終了時刻の承認機能を果たす方法でもよい。ただし就
業開始時刻や就業終了時刻で承認機能を果たす場合に
は、就業時間の長さを変更せずにこれらの時刻を修正す
るといった給与計算等に影響ない柔軟な利用方法はでき
なくなる。

【００７５】

【発明の効果】以上説明したように本発明に係る就業時
間管理装置では、各々の就業者の就業予定データと就業
実績データを入力できるようにしたので、各就業者の就
業時間の予定実績対比を行うことができる、という優れ
た効果が得られる。この効果により、例えば、１．就業時間の短縮を目標としている職場では、目標を
達成するための就業予定を立てることも多い。このよう
な場合、一定期間の途中において、実績が著しく予定を
越えている就業者に対しては、目標を達成するために残
りの期間において就業時間を短くするよう指示すること
ができる。

【００７６】２．ある作業を割り当てられた就業者が、
管理者が作業内容からみて必要と判断した工数を下回る
就業予定を申請している場合、就業予定の見直しを指示
することができる。

【００７７】３．ある就業者の就業予定時間、就業実績
時間が著しく大きい場合、その就業者に集中している負
荷を他の就業者に分散させるよう計画する。

【００７８】といった高度な就業時間管理を行うことが
できるようになる。

【００７９】また、本発明の好ましい形態では、各就業
者を特定できるデータと前記就業者の管理者を特定でき
るデータを対応つけて記録するメンバファイルを有し、
各就業者の就業開始と終了予定時刻および就業開始と終
了実績時刻を前記メンバファイルによって対応つけられ
る管理者が承認するようにしたので、不正な就業時間の
入力を防ぐことができる、という優れた効果が得られ
る。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明に係る就業時間管理装置の一実施形態の
概略構成図である。

【図２】就業時間ファイルの構成例である。

【図３】メンバファイルの構成例である。

【図４】承認ファイルの構成例である。

【図５】本発明の第一の実施形態のファイル構造を説明
する図である。

【図６】本発明の別の形態のファイル構造を説明する図
である。

【図７】メンバ登録プログラムによって表示される画面
の図である。

【図８】メニュー画面の図である。

【図９】年月入力画面の図である。

【図１０】行動予定表の図である。

【図１１】就業時間管理台帳の図である。

【図１２】承認状況の例を説明するためのデータを表す
図である。

【図１３】就業時間一覧表示画面の図である。

【図１４】就業時間一覧表示画面の図である。

【図１５】承認機能を使用する場合の就業時間管理台帳
の画面である。

フロントページの続きＦターム(参考） 3E038 AA01 BA02 BB06 CB02 CB03 CB06 CB10 DA02 DA07 DB06 GA02 5B049 AA05 CC13 CC21 CC31 EE01 EE23 FF03 FF04 GG04 GG07

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】複数の就業者の就業時間を管理する装置で
あって、就業開始予定時刻および就業終了予定時刻また
は就業予定時間を含む就業予定データを入力する手段
と、就業開始実績時刻および就業終了実績時刻および休
憩時間または就業実績時間を含む就業実績データを入力
する手段と、就業者のＩＤと前記就業者に関連する就業
者データを対応つけて記録するメンバファイルと、該メ
ンバファイルと前記就業者のＩＤで対応つけられた就業
期間に関連する就業時間データを記録する就業時間ファ
イルと、所定の就業期間内の各々の就業者の総就業予定
時間および総就業実績時間をあらかじめ定められた計算
式に従って就業予定データおよび就業実績データから求
める演算手段と、各々の就業者の就業予定時間および就
業実績時間の合計を出力するための手段を有することを
特徴とする就業時間管理装置。
【請求項２】前記メンバファイルは、前記就業者の管理
者のＩＤを各就業者のＩＤと対応つけて記録するもので
あり、各就業者の就業実績時間を前記メンバファイルに
よって対応つけられる管理者が承認する手段と、各就業
者のＩＤと所定の就業期間における承認した就業実績時
間の総計を対応づけて記録する承認ファイルを有するこ
とを特徴とする請求項１の就業時間管理装置。
【請求項３】各就業者の就業実績時間を前記メンバファ
イルによって対応つけられる管理者が承認する手段を有
し、前記メンバファイルは、各就業者のＩＤと前記就業
者の管理者のＩＤを対応つけて記録するものであり、前
記就業時間ファイルは、各就業者のＩＤおよび所定の就
業期間における承認した就業実績時間の総計を対応づけ
て記録するものであることを特徴とする請求項１の就業
時間管理装置。
【請求項４】請求項１〜３のいずれかに記載の就業時間
管理装置の各手段を実現させるプログラムを記録したコ
ンピュータ読み取り可能な記録媒体。
【請求項５】請求項１〜３のいずれかに記載の就業時間
管理装置を用いて就業時間管理を行うことを特徴とする
就業時間管理方法。