JP5523047B2 - 電子文書生成方法及び電子文書生成装置 - Google Patents

Description

本発明は、紙文書からデータを読み取り、電子文書を生成するための文書生成方法及び文書生成装置に関する。

従来、利用者がスキャナ機能を有する複合機で紙文書を読み込み、Adobe社のPDF形式、Microsoft社のXPS形式などのページ記述言語で記述された電子文書を生成する技術が提案されている。

また、生成した電子文書を、指定した装置に電子メールで送信する技術が知られている（例えば、特許文献１参照）。

スキャナ機能を有するビジネス用プリンタ複合機では、スキャンした結果の電子文書のサイズが大きい場合、適切なサイズに分割するサイズ分割送信の機能を備えている。

また、スキャン対象の文書のページ毎に、別の電子文書として生成し、それぞれを電子メールで送信するページ分割送信の機能を備えている。

サイズ分割送信の場合、電子文書は電子文書の構造を意識せずに分割されるため、受信側の利用者は分割された全てのデータを結合しなければ、一つの電子文書として扱うことはできない。

一方、ページ分割送信の場合、各ページは独立した電子文書の形式となっているため、受信側の利用者はそれぞれのページを一つの電子文書として扱うことが可能である。

特開平０９−２８４４４８号公報

しかしながら、ページ分割送信の場合、スキャン対象の文書が複数のページにまたがる集計表などの表データの場合でも、ページ毎に別の電子文書に分けられてしまう。

ここで、表データの場合、データの論理的な区切り目はページ単位ではなく、行単位であることが多い。

その結果、電子文書を受信した利用者は、表計算ソフトウェアで、各ページに相当する電子文書を開き、行の移動操作などで意味のある行単位毎に、別の電子文書としてまとめ直すような煩雑な作業を行う必要がある。

本発明は、任意の分割方法で分割した電子文書を送信可能とすることを目的とする。

本発明の電子文書生成装置は、文書を読み込み、当該文書の電子文書を生成する際に、生成する電子文書の文書形式を、複数の文書形式から選択する文書形式選択手段と、
前記選択された文書形式に対応した分割方法を取得する分割方法取得手段と、
前記取得された分割方法における分割単位を指定する分割単位指定手段と、
前記分割方法取得手段で取得した分割方法と、前記分割単位指定手段で指定された分割単位とに基づき、前記文書を読み込む文書読込手段と、
前記文書読込手段で読み込んだ分割単位分のデータから前記選択された文書形式の電子文書を生成する電子文書生成手段と、
前記電子文書を送信する電子文書送信手段とを有することを特徴とする。

本発明によれば、本発明は、任意の分割方法で分割した電子文書を送信することが可能となる。これにより、利用者は送信先に、スキャン元の紙１枚ごとの単位だけではなく、表の行、列や、文書の章など各電子文書形式で意味のある単位で電子文書を分割して送信することが可能となる。

第一の実施形態における電子文書生成装置の構成の一例を示す概略ブロック図。 第一の実施形態における電子文書送信処理を示すフローチャート。 第一の実施形態における分割方式決定処理の詳細な処理を示すフローチャート。 第一の実施形態における電子文書生成処理の詳細な処理を示すフローチャート。 第一の実施形態における文書形式一覧表１２０の記述例を示す図。 第一の実施形態における送信先一覧表１２１の記述例を示す図。 第一の実施形態におけるテンプレート１４１の構成例を示す図。 第一の実施形態における設定画面例を示す図。 第二の実施形態における電子文書生成処理の詳細な処理を示すフローチャート。 第二の実施形態における設定画面例を示す図。 第一の実施形態における紙文書読み込み処理を示すフローチャート。 第一の実施形態における文書形式別の変換規則の例を示す図。

以下、図面を参照しながら発明を実施するための形態について詳細に説明する。

［第一の実施形態］
図１は、第一の実施形態における電子文書生成装置の構成の一例を示す概略ブロック図である。図１に示すように、電子文書生成装置１００は、電子文書処理を実行する処理部１１０（詳細は後述する）と制御部１３０とを備える。処理部１１０は制御部１３０の制御に従って処理を実行するハードウェアやソフトウェアモジュールなどで構成される。制御部１３０はＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ、及び周辺回路などで構成され、処理部１１０を制御する。ここで、電子文書生成装置１００は、Scan機能やUniversal Send機能などの複数の機能を有するデジタル複合機である。

この処理部１１０には、後述する文書形式一覧表１２０から生成可能な文書形式一覧を取得し、電子文書生成装置１００の利用者に電子文書の文書形式の入力を要求する電子文書形式指定部１１１が含まれる。更に処理部１１０には、この電子文書形式指定部１１１の指示により、紙文書を読み込む文書読込部１１２が含まれる。

更に処理部１１０には、文書読込部１１２で読み込まれた分割単位分のデータを、生成する文書形式のデータに変換する部分データ変換部１１４が含まれる。更に処理部１１０には、部分データ変換部１１４で変換された部分データを、後述する生成文書のテンプレート１４１と合成し、後述する生成文書１４２として出力する電子文書生成部１１３が含まれる。更に処理部１１０には、電子文書生成部１１３からの要求により、生成する電子文書の形式に相当するテンプレート１４１を取得するテンプレート取得部１１５が含まれる。

更に処理部１１０には、電子文書生成装置１００の利用者から、読み込む文書の分割単位を指定する分割単位指定部１１６が含まれる。更に処理部１１０には、分割単位指定部１１６からの要求により、生成する電子文書の文書形式の分割可能な単位を取得する分割単位取得部１１７が含まれる。

更に処理部１１０には、電子文書生成装置１００の利用者に、生成された電子文書に対する送信先の入力を要求し、指定された送信先を送信先一覧表１２１に保存する送信先指定部１１８が含まれる。更に処理部１１０には、生成された各電子文書を、後述する電子文書受信装置１７０に送信する電子文書送信部１１９が含まれる。

図１に示すように、記憶装置１４０は、ケーブルで電子文書生成装置１００と接続されている。この記憶装置１４０には、電子文書の生成時に使うテンプレート１４１が保存されており、電子文書生成装置１００で生成された生成文書１４２も保存される。

尚、記憶装置１４０はハードディスクとして説明するが、メモリカードやＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤなどの磁気ディスク、光ディスクなど、任意の記憶媒体であっても良い。

入出力装置１５０は、ケーブルで電子文書生成装置１００と接続されている。入出力装置１５０としては、タッチパネルの他に、ディスプレイ、キーボード、マウスなど、電子文書生成装置１００の利用者が電子文書生成装置１００に対して電子文書の生成指示を行うことができる装置であれば良い。

電子文書受信装置１７０は、ネットワーク１６０を介して電子文書生成装置１００と接続され、電子文書生成装置１００で生成された電子文書を受信する。この電子文書受信装置１７０は、文書処理アプリケーションを実行可能なパーソナルコンピュータ（ＰＣ）などである。

図５は、第一の実施形態における文書形式一覧表１２０の記述例を示す図である。文書形式一覧表１２０は、生成可能な電子文書の文書形式５０１、その文書形式で選択可能な文書の分割方法５０２、電子文書を生成する際に使用するテンプレート名５０３の各欄で構成される。

図５には、文書形式として、ECMA-376で仕様が策定されているSpreadsheetML形式、WordprocessingML形式、PresentationML形式が選択可能である場合の例が記述されている。

また、それぞれの形式を選択する際に、分割単位として、行、章、プレゼンテーションのスライドが選択可能である例が記述されている。

尚、この例では、選択可能な分割方法５０２には文書形式５０１に対して一つだけ登録されているが、複数の分割単位が登録されていても良い。

図６は、第一の実施形態における送信先一覧表１２１の記述例を示す図である。送信先一覧表１２１は、生成する文書の順番である文書番号６０１、電子文書の送信先のメールアドレスである送信先６０２、生成した電子文書の名前である生成文書名６０３の各欄で構成される。

尚、この例では、文書番号６０１が“１”の送信先６０２にはbumon_A@example.orgが指定され、生成文書名６０３が00000001.xlsxとして記憶装置１４０に保存される。

図７は、第一の実施形態におけるテンプレート１４１の構成例を示す図である。この例は、生成する電子文書形式がECMA-376で仕様が策定されたOffice Open XML File Formatsの表データ記述用の文書形式であるSpreadsheetML形式の記述例である。

SpreadsheetML形式では、文書がパートと呼ばれる複数のデータ単位が、ZIPアーカイブによりパッケージ化されている。各パートは、以下のような種類に分けられる。

パッケージリレーションシップ７０１は、後述するパッケージプロパティ、メインなどパッケージの主要パートの一覧を記述するパートである。パッケージプロパティ７０２は、文書のタイトルや作成日時など文書の属性を記述するパートである。コンテントタイプリスト７０３は、各パートのパート種別を記述するパートである。

メイン７０４は、後述するワークシート７０７の一覧を記述するパートである。メインのリレーションシップ７０５は、メイン７０４に関連するワークシート７０７、スタイル記述７０６の名前を記述するパートである。スタイル記述７０６は、表を表示する際の欄のサイズやフォント種別、色を記述するパートである。そして、ワークシート７０７は、表内のデータを記述するためのパートである。

尚、この例では、SpreadsheetML用のテンプレートは紙文書から読み取ったデータから生成されるワークシート７０７を除く、７０１〜７０６の各パートから構成されるものとしている。しかし、テンプレート１４１は、生成する文書形式、分割単位によって図７に示す以外の構成となっていても良い。

図８は、第一の実施形態における設定画面例を示す図である。この画面は、入出力装置１５０のユーザインタフェース画面であり、電子文書生成装置１００の利用者が電子文書形式指定部１１１、分割単位指定部１１６、送信先指定部１１８に生成、送信用の設定を指定する。そして、この画面から、出力する電子文書形式、分割単位、送信方法、送信先を指定することができる。

以上の構成において、電子文書生成装置１００の利用者が生成した電子文書を送信する電子文書送信処理を、図２を用いて説明する。

図２は、第一の実施形態における電子文書送信処理を示すフローチャートである。まず、電子文書生成装置１００の利用者が読み取り対象の紙文書を電子文書生成装置１００にセットする（Ｓ２０１）。その後、電子文書形式指定部１１１が電子文書生成装置１００の利用者に図８に示す設定画面を提示し、生成する電子文書の文書形式の入力を要求する（Ｓ２０２）。

ここで、利用者が電子文書の文書形式を入力すると、分割方式決定処理（Ｓ２０３）により、電子文書をどの単位で読み込み、電子文書として生成するかを示す分割方式が決定される。これと同時に、分割方式決定処理（Ｓ２０３）では、各電子文書の送信先が送信先一覧表１２１に保存される。

その後、分割方式が決定されると、電子文書生成処理（Ｓ２０４）により、実際に電子文書が生成される。電子文書が生成された後、電子文書送信部１１９が送信先一覧表１２１を参照し、生成した電子文書の送信先を取得する（Ｓ２０５）。その後、電子文書送信部１１９が取得した送信先に電子文書を電子メールで送信する（Ｓ２０６）。

尚、この例では、電子文書を電子メールで送信する例を説明したが、ＦＴＰ、ＨＴＴＰなどの規定のプロトコルや別の方法によりファイル転送を行っても良い。

次に、上述の分割方式決定処理（図２に示すＳ２０３）の詳細な処理を、図３を用いて説明する。

図３は、第一の実施形態における分割方式決定処理の詳細な処理を示すフローチャートである。まず、電子文書形式指定部１１１が生成する電子文書の文書形式を分割単位指定部１１６に渡す（Ｓ３０１）。文書形式を受け取った分割単位指定部１１６は、分割単位取得部１１７に、指定された文書形式で分割可能な単位を要求する（Ｓ３０２）。ここで、分割可能な単位の要求を受けた分割単位取得部１１７は、文書形式一覧表１２０を参照し、文書形式５０１に対応する選択可能な分割方法５０２を読み込む（Ｓ３０３）。

次に、選択可能な分割方法５０２を読み込んだ分割単位取得部１１７は、その分割方法５０２の一覧を分割単位指定部１１６に渡す（Ｓ３０４）。一方、分割単位指定部１１６は、受け取った分割方法の一覧を画面表示し、分割方法及び分割単位を電子文書生成装置１００の利用者に入力するよう要求する（Ｓ３０５）。図８に示す画面例では、分割方法として「行」が入力され、分割単位として「１２」行が入力されている。

その後、分割単位指定部１１６は、入力された分割単位を電子文書形式指定部１１１に渡す（Ｓ３０６）。

分割単位を受け取った電子文書形式指定部１１１は、送信先指定部１１８に、電子文書形式と、分割単位を渡す（Ｓ３０７）。一方、分割単位を受け取った送信先指定部１１８は、図８に示す画面で分割単位毎の送信先の入力を利用者に要求する（Ｓ３０８）。図８に示す画面例では、各分割単位に対して電子メールの送信アドレスが指定されている。

次に、送信先指定部１１８は、入力された送信先を電子文書形式指定部１１１に渡す（Ｓ３０９）。最後に、電子文書形式指定部１１１は、受け取った文書単位の送信先を送信先一覧表１２１に保存する（Ｓ３１０）。

尚、この段階では、図６に示す送信先一覧表の文書番号６０１にシーケンシャル番号が保存され、送信先６０２に電子メールの送信アドレスが保存されるが、生成文書名６０３は空欄となっている。

次に、上述の電子文書生成処理（図２に示すＳ２０４）の詳細な処理を、図４を用いて説明する。

図４は、第一の実施形態における電子文書生成処理の詳細な処理を示すフローチャートである。まず、電子文書形式指定部１１１が、文書読込部１１２に文書形式と分割単位とを指定し、読み込み対象である紙文書の読み込みを要求する（Ｓ４０１）。一方、要求を受けた文書読込部１１２は、紙文書読み込み処理を行い（Ｓ４０２）、分割単位分のデータを読み込むと（Ｓ４１３）、次の処理に移る。

尚、図８に示す画面例では、分割単位として１２行が指定されているので、紙文書読み込み処理の結果受け取った論理単位カウンタの合計が１２行分になると読み込む。そして紙文書処理読み込み処理から受け取った文書データを分割単位分のデータとして保持し、次の処理に移る。

次に、文書読込部１１２は、読み込んだ分割単位分のデータを、電子文書生成部１１３に渡す（Ｓ４０３）。一方、電子文書生成部１１３は、分割単位分のデータを電子文書の文書形式と共に部分データ変換部１１４に渡す（Ｓ４０４）。分割単位分のデータを受け取った部分データ変換部１１４は、分割単位分のデータを指定された文書形式の電子文書の一部である部分データに変換する（Ｓ４０５）。

第一の実施形態では、指定された文書形式がSpreadsheetMLである場合を例に説明しているので、変換結果の部分データはOffice Open XML仕様で定義されているワークシート７０７に相当する。このワークシート７０７はXML形式のデータであり、行を表現するrow要素、列を表すcol要素などで記述されている。

尚、部分パートとしてSpreadsheetMLのワークシートパートを使って説明したが、他の文書形式の場合も、文書形式に相当する部分データとして生成される点が異なる他は同様の処理となる。

その後、部分データ変換部１１４は、変換結果の部分データを電子文書生成部１１３に渡す（Ｓ４０６）。一方、部分データを受け取った電子文書生成部１１３は、文書形式を指定し、テンプレート取得部１１５に電子文書の生成時に使用するテンプレート１４１のテンプレート名を要求する（Ｓ４０７）。

要求を受け取ったテンプレート取得部１１５は、文書形式一覧表１２０を参照し、指定された文書形式に対応するテンプレートのテンプレート名を取得する。更に、テンプレート取得部１１５は、記憶装置１４０からテンプレート名に該当するテンプレート１４１を読み込む（Ｓ４０８）。そして、読み込んだテンプレート１４１を電子文書生成部１１３に渡す（Ｓ４０９）。

この例では、文書形式がSpreadsheetMLの場合であるテンプレート（図７）が電子文書生成部１１３に渡される。

これにより、電子文書生成部１１３は、テンプレートに、部分データ変換部１１４から受け取った部分データをSpreadsheetMLのワークシート７０７として追加する。その後、電子文書生成部１１３は、合成された結果のデータを記憶装置１４０に生成文書として保存する（Ｓ４１０）。

生成文書を保存した後、電子文書生成部１１３は、生成文書の文書名を、送信先一覧表１２１の生成文書名６０３の欄に書き込む（Ｓ４１１）。読み込む文書があれば、上述のＳ４０２〜Ｓ４１１の処理が繰り返される（Ｓ４１２）。

尚、第一の実施形態では、テンプレートを使って部分データから文書全体を生成する例を説明したが、同様な文書生成を、テンプレートを使わずに行っても良い。
次に、上述の紙文書読み込み処理（図４に示すＳ４０２）の詳細な処理を、図１１、図１２を用いて説明する。
図１１は、第一の実施形態における紙文書読み込み処理の詳細な処理の流れを示すフローチャートである。
まず、文書読込部１１２が、読み込み対象の紙の記述内容から、ビットマップイメージを生成する（Ｓ１１０１）。
次に、文書読込部１１２は、OCR機能、図形認識機能、表認識機能などを用い、ビットマップイメージを、各文書形式を構成する文書の論理的な構成要素に変換する（Ｓ１１０２）。尚、各構成要素は、紙の上での座標データを持つ。
図１２は、各文書形式でどのような変換規則を用いるのかを記述した文書形式別変換規則の例である。
図１２（ａ）、（ｂ）、（ｃ）はそれぞれ、文書形式がSpreadsheetML、WordprocessingML、PresentationMLだった場合の変換規則の例である。
ここで、変換対象１２０１欄は、変換対象のデータ、変換先構成要素１２０２欄は、変換後のデータである。尚、これらの変換は、市販されているＯＣＲソフトウェアなどですでに実現されており、必ずしもこの例のとおりに変換する必要はない。
次に、文書読込部１１２は、分割単位カウンタを０に初期化（Ｓ１１０３）後、変換結果を先頭から読み込み、Ｓ１１０５からＳ１１０８の処理を繰り返す（Ｓ１１０４、Ｓ１１０９）。まず、文書読込部１１２が縦方向、上から順番に次の構成要素を読み込む（Ｓ１１０５）。読み込んだ構成要素が、分割単位と一致した場合、文書読込部１１２が分割単位カウンタに１加算する（Ｓ１１０７）。次に、文書読込部１１２は、構成要素を文書データとしてメモリなど記憶装置に保存する（Ｓ１１０８）。尚、図８に示す画面例では、分割単位として行が指定されているので、分割単位カウンタで行数をカウントする。

［第二の実施形態］
次に、図面を参照しながら本発明に係る第二の実施形態を詳細に説明する。第二の実施形態では、第一の実施形態で説明した電子文書生成装置１００の分割単位指定部１１６で指定する分割単位を読み込んだデータの値の条件で指定できるものである。

図１０は、第二の実施形態における設定画面例を示す図である。この画面は、電子文書形式指定部１１１、分割単位指定部１１６、送信先指定部１１８で、利用者が電子文書の文書形式、分割単位、送信先を指定する際に提示される。

これにより、第二の実施形態における電子文書生成装置１００の構成は、図１に示した第一の実施形態１の構成に、分割条件判断部が追加される。

尚、電子文書送信処理（図２）及び分割形式決定処理の詳細な処理（図３）は、第一の実施形態と同様である。ただし、分割条件判断部の追加により、電子文書生成処理２０４は、図９に示すように判断処理が追加される。

図９は、第二の実施形態における電子文書生成処理の詳細な処理を示すフローチャートである。図９に示すＳ９０３において、分割条件判断部が文書読込部１１２が読み込んだデータの内、図１０に示す設定画面で装置利用者が指定した選択条件に合致するものだけを分割単位として電子文書生成部１１３に渡す。

これ以外の処理（Ｓ９０１、Ｓ９０２、Ｓ９１４、Ｓ９０４〜Ｓ９１３）については、Ｓ９０５、Ｓ９０６、Ｓ９０８に加えられた分割方法を除いて、第一の実施形態の電子文書生成処理の詳細な処理（図４）と同様であるため、説明を省略する。

第二の実施形態では、図１０に示すように、分割単位の選択条件として、表の列の値を指定している。尚、選択条件は、生成する文書の文書形式がWordprocessingMLならば章の名前、PresentationMLならばスライドのタイトルなど、読み込むデータに対応した指定が可能である。

［他の実施形態］
また、本発明は、以下の処理を実行することによっても実現される。即ち、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェア（プログラム）を、ネットワーク又は各種記憶媒体を介してシステム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ等）がプログラムを読み出して実行する処理である。

Claims (14)

1. 文書を読み込み、当該文書の電子文書を生成する際に、生成する電子文書の文書形式を、複数の文書形式から選択する文書形式選択手段と、
   前記選択された文書形式に対応した分割方法を取得する分割方法取得手段と、
   前記取得された分割方法における分割単位を指定する分割単位指定手段と、
   前記分割方法取得手段で取得した分割方法と、前記分割単位指定手段で指定された分割単位とに基づき、前記文書を読み込む文書読込手段と、
   前記文書読込手段で読み込んだ分割単位分のデータから前記選択された文書形式の電子文書を生成する電子文書生成手段と、
   前記電子文書を送信する電子文書送信手段と
   を有することを特徴とする電子文書生成装置。
2. 前記複数の文書形式は、少なくとも、表形式、テキスト文書形式、プレゼンテーション形式のいずれか２つを含むことを特徴とする請求項１に記載の電子文書生成装置。
3. 前記分割方法は、表の行、テキスト文書の章、プレゼンテーションのスライドのいずれかであり、前記分割単位は、表の行の数、テキスト文書の章の数、プレゼンテーションのスライドの数のいずれかであることを特徴とする請求項１又は請求項２に記載の電子文書生成装置。
4. 前記分割方法取得手段は、複数の文書形式と前記文書形式毎の分割方法が記載されたテーブルから、前記選択された文書形式に対応する分割方法を取得することを特徴とする請求項１乃至３の何れか１項に記載の電子文書生成装置。
5. 前記文書読込手段で読み込んだデータの内、条件に合致するデータを選択する分割条件判断手段を更に有することを特徴とする請求項１乃至４の何れか１項に記載の電子文書生成装置。
6. 前記条件は、表の列の値、文書の章の名前、プレゼンテーションのスライドのタイトルであることを特徴とする請求項５に記載の電子文書生成装置。
7. 文書形式選択手段が、文書を読み込み、当該文書の電子文書を生成する際に、生成する電子文書の文書形式を、複数の文書形式から選択する文書形式選択工程と、
   分割方法取得手段が、前記選択された文書形式に対応した分割方法を取得する分割方法取得工程と、
   分割単位指定手段が、前記取得された分割方法における分割単位を指定する分割単位指定工程と、
   文書読込手段が、前記分割方法取得工程で取得した分割方法と、前記分割単位指定工程で指定された分割単位とに基づき、前記文書を読み込む文書読込工程と、
   電子文書生成手段が、前記文書読込工程で読み込んだ分割単位分のデータから前記選択された文書形式の電子文書を生成する電子文書生成工程と、
   電子文書送信手段が、前記電子文書を送信する電子文書送信工程と
   を有することを特徴とする電子文書生成方法。
8. 前記複数の文書形式は、少なくとも、表形式、テキスト文書形式、プレゼンテーション形式のいずれか２つを含むことを特徴とする請求項７に記載の電子文書生成方法。
9. 前記分割方法は、表の行、テキスト文書の章、プレゼンテーションのスライドのいずれかであり、前記分割単位は、表の行の数、テキスト文書の章の数、プレゼンテーションのスライドの数のいずれかであることを特徴とする請求項７又は請求項８に記載の電子文書生成方法。
10. 前記分割方法取得手段は、複数の文書形式と前記文書形式毎の分割方法が記載されたテーブルから、前記選択された文書形式に対応する分割方法を取得することを特徴とする請求項７乃至９の何れか１項に記載の電子文書生成方法。
11. 分割条件判断手段が、前記文書読込工程で読み込んだデータの内、条件に合致するデータを選択する分割条件判断工程を更に有することを特徴とする請求項７乃至１０の何れか１項に記載の電子文書生成方法。
12. 前記条件は、表の列の値、文書の章の名前、プレゼンテーションのスライドのタイトルであることを特徴とする請求項１１に記載の電子文書生成方法。
13. コンピュータを、請求項１乃至６の何れか１項に記載の電子文書生成置が有する各手段として機能させるためのコンピュータプログラム。
14. 請求項１３に記載のコンピュータプログラムを格納した、コンピュータ読み取り可能な記憶媒体。

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